Законодательное регулирование делопроизводства реферат

Обновлено: 05.07.2024

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства. Цель написания курсовой: Знать законодательную и нормативно-методологическую базу делопроизводства, основные принципы организации унификации и стандартизации, применяемые в делопроизводстве, познакомиться общероссийскими классификаторами. Уметь использовать в своей дальнейшей профессиональной деятельности пользоватьсязаконодательной и нормативно-методологической базой делопроизводства. Владеть ключевыми понятиями: государственное регулирование делопроизводства, нормативно-методологическая база делопроизводства, унификация, стандартизация, унифицированные системы документации (УСД), Единая Государственная Система Документационного Обеспечения Управления (ЕГСДОУ)

1. Современное государственное регулирование делопроизводства

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

1.1 Законодательное регулирование делопроизводства

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

Основными из них являются:

Документирование информации - обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством РФ, в том числе он имеет право:

- назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими;

- установить в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

- определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организация и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных) направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законов законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональный качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов.

В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.

Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями (Приложение А).

Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.

1. Государственная архивная служба России, и её органы занимаются сбором и хранением документов. Кроме того, как центральный орган федеральной исполнительной власти, то есть ведомство, несет ответственность за рационализацию делопроизводства в стране.

Она разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях записи. Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения.

Местные архивные органы и государственные архивы также выполняют соответствующие задачи в области управления документацией, особенно по внедрению новых нормативов и методических разработок и контролю за их соблюдением.

2. На комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации возложена в свою очередь ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации, общая координация проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов.

Таким образом, Архивная служба и Комитет по стандартизации являются основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном масштабе. Как правило, они действуют в тесном контакте при решении всех основных вопросов управления документацией и совершенствования делопроизводства. Им принадлежит определение совершенствования документации и организации работы с ней.

В любой организации должно быть четкое разграничение функций и обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией. В структуре работников должна быть учтена численность сотрудников делопроизводителей службы по отношению к общей численности работников, или по количественным нормам выработки в единицу времени.

Подготовка собственных нормативных и методических документов по этому направлению руководства документацией, а также координация, экспертиза и утверждение работ сторонних организаций в течение последних десятилетий закреплены за Государственным комитетом по труду и социальным вопросам ( в настоящее время - Министерство труда).

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные Номенклатуры дел, описи дел и т.д.). 1

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

3. ГОСТ Р 6.30—2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы акты, письма и др., используемые в деятельности:

• федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации включая субъекты Российской Федерации, имеющие на ряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

4. Основные правила работы ведомственных архивов: Правила условно можно разделить на две части. В первой

(разд. 2—4) детально освещены делопроизводственные вопросы:

требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

порядок формирования дел в делопроизводстве;

. организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

порядок выделения документов к уничтожению;

подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (разд. 5—14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

5. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72);

• Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г] № 152);

• Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССМ и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984г. № 189/11-64>;]

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров.

Последний нормативный документ нужен для работы с кадровой документацией.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятия фирм независимо от форм собственности.

Пакет общегосударственных нормативно-методических документов необходимо иметь каждой делопроизводственной служи как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству конкретной организации.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению, Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Эта норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранения в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Законодательное регулирование делопроизводства

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты нормативно-методические документы общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация документирования и работы с документами находится в настоящее время в Российской Федерации в стадии становления.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (далее — ГКРФ), который определил правовые основы деятельности юридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности.

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик".

В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизация и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере — стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:

• правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов.

В 1990-е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Росархив в соответствии с Положением о нем имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.

Таким образом, законодательное регулирование самых разных аспектов работы с документами содержится в целом ряде правовых актов. В действующее законодательство включено значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре текста.

Наряду с законодательной регламентацией нормы работы с документами затрагиваются в целом ряде указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства РФ. Эти подзаконные акты устанавливают нормы работы с документами, которые не нашли отражения в законодательных актах.

Характерной чертой современности является создание законодательной основы сбора, обработки, использования, сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренном изменении государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов. Вместе с тем заметно меняется отношение в обществе к организации информационных ресурсов. Управленцы проявляют всевозрастающий интерес к проблемам законодательного регулирования и обеспечения их деятельности. Практические работники самых разнообразных управленческих систем приходят к осознанию того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние на результативную работу во всех отраслях человеческой деятельности.

Нормативно-правовое регулирование делопроизводства

На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенции.

Постановлением Правительства РФ утверждены правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, где определен процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен Порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в Минюсте России. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.

Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также архивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 1960-х гг. С 1987 г. много лет действовали Основные правила работы ведомственных архивов, которые представляли собой базовый нормативно-методический определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий кормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т.е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в Связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

• правила формирования дел в делопроизводстве;

• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

• подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

• порядок выделения документов к уничтожению;

• оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

• порядок передачи дел из делопроизводства в архив. Весьма существенные изменения в Основных правилах (по сравнению с редакцией 1987 г.) связаны с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

В состав Основных правил включены унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.

Также правила содержат методику работы с документами в архиве организации. Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения. Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативным Документом общего действия и устанавливают сроки хранения документов, которые возникают в результате документирования однотипных функций (например, таких, как организация системы управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учет и отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.).

Организации, не имеющие ведомственных перечней, при определении сроков хранения своих документов пользуются типовым перечнем.

Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации, созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках. В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации.

Унифицированная система банковской документации :

• платежная документация по безналичным расчетам через банки;

• документации по кредитным операциям банков;

• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

• документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

• выходная документация банков;

• документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;

• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

• отчетная бухгалтерская документация, бюджетных учреждений и организаций;

• учетная бухгалтерская документация.

Унифицированная система отчетно-статистической документации :

• документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

• документация по статистике труда;

• документация по статистике финансов;

• документация по социальной статистике;

• документация по статистике промышленности;

• документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

• документация по статистике капитального строительства;

• документация по статистике внешнеэкономических связей;

• документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

• отчетная бухгалтерская документация;

• регистры бухгалтерского учета;

Унифицированная система документации по труду:

• документация по состоянию рынка труда;

• документация по трудовым отношениям;

• документация по повышению квалификации работников органов по труду;

• документация по охране труда;

• документация по минимальным потребительским бюджетам;

• документация по обращениям в органы по труду.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Список использованной литературы

1. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года 28).

2. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.

3. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 года 68. - М.: Росархив, 2001.

4. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт,1998.

5. Кузнецова Т.В. Журналу Делопроизводство - 10 лет//Трудовое право, 2007, 9

6. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. ЗАО Юстицинформ. 2005.

специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются

требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных,

отраслевых и республиканских нормативных и методических документов.

Общие требования к документам и службам документ ационного обеспечения

являются нормативно-методической базой для совершен ствования на единой основе

документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем

унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы

документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения

Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания

государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам

документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику

республики (отрасли), а также отраслевых унифиц ированных систем документации,

типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты,

организующие документационное обеспечение управления.

В настоящее время регламентация процесса документирования, организации и

технологии системы делопроизводства в организациях государственной и муниципальной

сферы управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование,

стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов

общегосударственного действия. Нормативно-правовую базу делопроизводства в

современной России составляет совокупность законодательных актов Российской

Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов,

регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой

документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях

Исходным правовым актом, определяющим Государственную политику в сфере

информационно-документационного обмена, является Конституция Российской

Федерации. Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с

документами, является положения о работе с конфиденциальными сведениями,

касающимися персонала органов государственной власти и органов местного

самоуправления. В конституции запи сано:«Каждый имеет право свободно искат ь,

получать , передавать производить и распространять информацию любым законным

индивидуальные коллективные обращения в государственные органы и органы местного

Виды правовых акт ов, регламентирующих документационное обеспечение

управления, разнообразны. К ним могут относиться федеральные законы, указы

Президента РФ, правов ые акты п алат Федерального Собрания, постановления

правительства, государственные стандарты, нормативные акты субъекта Российской

Федеральные законы регламентирующие документационное обеспечение

- федеральный закон «Об информации. Информационных технологиях и о защите

конституции РФ) Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с

документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с

осуществлением права на поиск, получение , передачу, производства и распространения

- федеральный конституционный закон « О Государственном гербе Российской

использования официального государственного символа – Государственного герба

Российской Федерации – на бланках. Иных документах и печатях государственных

органов. В документировании Государственной управленческой деятельности широко

- постановление правительства РФ «Об упорядочении изготовления.,

использования, хранения и уничтожения печатей и бланков воспроизведения

правовой акт устанавливает, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением

Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и

штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные в установленном порядке

лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и

технологических возможностей для изготовления указ анного вида продукции на

должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением

герба Российской Федерации осуществляется по з аказам федера льных орга нов

государственной власти и иных государственных органов. Организаций и учреждени й., а

также органов, организаций и учреждений, независимо от формы собственности,

наделенных отдельными государственно-властными полномочиями .

1-ФЗ. Этот закон определяет правовые условия использования э лектронной цифровой

подписи в электронных документах, при соблюдении которых она признается

равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носите ле. Действие

закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско -

правовых сделок и других предусмотренных законодательством Российской Федерации

20 февраля 1995 г. № 24 – ФЗ Этот закон регулирует отношения, возникающие при

формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания и

использования документированной информации и информационных технологий, а также

при защите информации и субъектов, участвующих в информационных процессах. В

соответствии с этим законом владелец информационных ресурсов несет юридическую

ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном

законодательством РФ . Статья 5 закона устанавливает, что документирование

информации является обязательным условием включения информации в информационные

ресурсы. В законе определена терминология, имеющая отношение к документированной

информации, утвержден правовой режим создания, хранения, и использования

информации, порядок ее документирования и доступа к ней.

определено полномочия Государственных органов и должностных лиц по обеспечению

сохранения и защиты Государственной тайны, с одержится перечень сведений,

представляющих Государственную тайну, порядок их засекречивания и рассекречивания,

- указ Президента РФ «О б утверждении перечня сведений конфиденциального

от 24 января 1998 г. №61- порядок исполнения положения Закона о государственной

- постановление Правительства РФ «Об обеспечении доступа к информации о

деятельности П равительства Российской Федерации и федеральных органов

Этим постановление утвержден перечень сведений о деятельности Правительства

РФ и федеральных органов исполнительной власти, обязательное размещение в

Законодательными актами Р оссийской Федерации регулируются требования к

документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф,

стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (ю ридической

силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации.

Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы

документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при

составлении и оформлении управленческих документов.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное

количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к

документированию различных направлений деятельности государственных и

негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их

содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать

действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания

Делопроизводство: его законодательное и нормативно-методическое регулирование ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РЕФЕРАТ

По Документационному обеспечению управления

на тему: «Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование «

Введение

Законодательное регулирование делопроизводства Нормативно-правовое регулирование делопроизводства Нормативно-методическое регулирование делопроизводства Список использованной литературы

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т. е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

Законодательное регулирование делопроизводства

* правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

* общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

В 1990;е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Росархив в соответствии с Положением о нем имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.

Нормативно-правовое регулирование делопроизводства

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также архивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 1960;х гг. С 1987 г. много лет действовали Основные правила работы ведомственных архивов, которые представляли собой базовый нормативно-методический определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий кормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т. е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в Связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.

* требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

* правила формирования дел в делопроизводстве;

* организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

* подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д. ), составление и оформление описей, передача дел в архив;

* порядок выделения документов к уничтожению;

* оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

* порядок передачи дел из делопроизводства в архив. Весьма существенные изменения в Основных правилах (по сравнению с редакцией 1987 г.) связаны с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

Унифицированная система банковской документации:

* платежная документация по безналичным расчетам через банки;

* документации по кредитным операциям банков;

* документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

* документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

* выходная документация банков;

* документация по безналичным расчетам через банки — внутрибанковские формы документов;

* документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;

* документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых

* отчетная бухгалтерская документация, бюджетных учреждений и организаций;

* учетная бухгалтерская документация.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

* документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

* документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

* документация по статистике труда;

* документация по статистике финансов;

* документация по социальной статистике;

* документация по статистике промышленности;

* документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

* документация по статистике капитального строительства;

* документация по статистике внешнеэкономических связей;

* документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

* отчетная бухгалтерская документация;

* регистры бухгалтерского учета;

Унифицированная система документации по труду:

* документация по состоянию рынка труда;

* документация по трудовым отношениям;

* документация по повышению квалификации работников органов по труду;

* документация по охране труда;

* документация по минимальным потребительским бюджетам;

* документация по обращениям в органы по труду.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

1. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года 28).

3. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 года 68. — М.: Росархив, 2001.

4. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт, 1998.

5. Кузнецова Т. В. Журналу Делопроизводство — 10 лет//Трудовое право, 2007, 9

6. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. ЗАО Юстицинформ. 2005.

Читайте также: