Выбор инструмента для эффективного планирования времени реферат
Обновлено: 05.07.2024
Время – самый бесценный и безвозвратный ресурс, который невозможно приостановить и отсрочить, с кем-то поделиться. Фактически оно управляет всем, задает темп и ритм жизни: одни куда-то спешат, ничего не успевая, другие – живут спокойно и размеренно.
Время – самый бесценный и безвозвратный ресурс, который невозможно приостановить и отсрочить, с кем-то поделиться. Фактически оно управляет всем, задает темп и ритм жизни: одни куда-то спешат, ничего не успевая, другие – живут спокойно и размеренно.
Почему одни успевают переделать массу дел: посетить занятия, сходить на работу, выполнить домашние обязанности, встретиться с друзьями, написать курсовую себе и другу, а другие вечно опаздывают, не соблюдают сроки и пр.? У всех в сутках 24 часа, так почему же кому-то их хватает, а кому-то нет? Секрет кроется в грамотном планировании.
Особенности планирования времени
На сегодняшний день существует целая наука, которая учит грамотно распоряжаться столь ценным ресурсом – тайм-менеджмент (искусство управления временем). При желании можно изучить это направление самостоятельно или посетить небольшие курсы и тренинги. Но специалисты Дисхелп готовы кратко рассказать об осиновых принципах планирования времени здесь и сейчас.
Чтобы преуспевать во всем и везде, необходимо заранее распределять дела, учитывая при этом их важность, затрачиваемое на выполнение каждого из них время, а также пользоваться рядом дополнительных инструментов: уметь грамотно распределять обязанности (делегирование полномочий), работа в команде и пр.
Главные вопросы тайм-менеджмента
Каждый индивид самостоятельно определяет, как он будет планировать драгоценное время: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Важно помнить одно правило: ежедневные планы – более точные, так как учитывают текущие обстоятельства и факторы, а долгосрочные (недельные, месячные) необходимо периодически корректировать с учетом возможностей и воздействия ряда параметров, форс-мажоров, важности дел и пр.
Нужна помощь преподавателя?
Мы всегда рады Вам помочь!
При планировании необходимо соблюдать определенные правила:
Таким образом, управление временем предполагает контроль над ним и умелое распределение дел с учетом возможностей, приоритетности дел.
Варианты грамотного планирования времени
На сегодняшний день существует 2 основных метода управления временем:
5 современных инструментов по планированию времени
Сейчас специалисты Дисхелп расскажут Вам о наиболее востребованных и популярных приемах и сервисах по грамотному управлении временем.
Сервис №1. Google календарь.
Компания Google имеет в своем арсенале немало полезных программ и приложений, одним из которых является календарь. Здесь можно вносить записи на ежедневной основе, тщательно планируя свой день. Интерфейс сервиса – простой, а дизайн – приятный.
Приложения компании Google
После запуска приложения предстанет календарь и дни недели, каждый из которых разбит по часам. Пользователь может вписать определенную цель, определив период напоминания о ней.
Сервис №2. Any.do
Это одно из простейших в эксплуатации приложений, доступное для различных устройств: компьютеров, сматрфонов и айфонов, планшетов. Достаточно скачать соответствующую программу на устройство и запись ее. Бесплатная версия – простейшая, а в платном контенте доступны различные инструменты: изменение дизайна, способ напоминания (текстовый, музыкальный и пр.).
Планируем время с помощью приложения Any.do
Сервис №3. Todoist.
Работа с приложением Todoist
Сервис №4. Evernote.
Evernote – небольшой электронный блокнот, список задач, который является очень простым в эксплуатации. Здесь пользователь может помечать каждую намеченную цель разными цветами, расставлять приоритеты. Более того, фиксировать дела можно при помощи набора текста, а также голосовыми заметками, подкрепляя фотографиями и иными картинками.
Пользуемся электронным блокнотом
Данное приложение отлично подойдет для студентов. Здесь можно к намеченным делам прикреплять различные файлы: word, excel, pdf и пр. Это очень удобно при выполнении курсовых, дипломных и иных работ.
Существует бесплатная и платная версия приложения. Пользоваться им можно на любом удобном устройстве, поддерживающем нужные форматы прикрепляемых документов.
Сервис №5. Wunderlist.
Wunderlist – это аналог программы Todoist, доступная пользователям на безвозмездной основе. Здесь достаточно стандартных и необычных опций: список дел, приоритетность задач, дизайны и стили оформления, настройка таймера реализации цели, настройка напоминаний и пр.
Используем приложение Wunderlist
Приложение доступно для пользования на различных устройствах: ПК, планшет, сматрфон, айфон. Единственным недостатком приложения является то, что разработчики не отрицают, что в перспективе не будут заниматься совершенствованием и поддержкой данного инструмента, а это значит, что оно может выйти из строя.
Если современные цифровые возможности Вам не по вкусу, то можно придерживаться стандартных способов: заведите ежедневник и записывайте список дел, формируйте распорядок дня с учетом ваших возможностей и желаний, необходимости и целесообразности. Обязательно выделяйте время на отдых, чтобы восполнить силы.
Для того чтобы отслеживать все те отдельные задачи, которые вы собираетесь выполнить в пределах каждой из зон деятельности, вам нужен подходящий инструмент для планирования и управления временем. Существует множество альтернатив: блокноты, органайзеры, “тайм-менеджеры”, календари, электронные планировщики и записные книжки. Как выбрать то, что подойдет именно вам?
Если в прошлом вы пытались пользоваться одним из таких инструментов для планирования времени, но отказались от него потому, что он не помогал вам, возможно, вы совершили одну из этих трех распространенных ошибок:
1. Вы не подобрали такой инструмент планирования времени, который был бы удобен и подходил лично вам.
2. Вы не потратили достаточно времени на изучение его особенностей и специфических функций и на то, чтобы научиться пользоваться ими.
3. Вы не сделали этот инструмент единственным местом регистрации своих планов, дел и встреч, чтобы полагаться только на него и доверять ему.
Хороший планировщик становится продолжением вас самих, поэтому вы должны выбрать его правильно. Чтобы выбрать инструмент планирования времени, прежде всего, задумайтесь о том, какие его особенности и качества вам бы понравились, посмотрите, что предлагает вам рынок, а затем приобретите что-нибудь из того, что вам понравилось, и попробуйте воспользоваться функциями этого инструмента, чтобы адаптировать его для своих целей.
Независимо от того, какой именно инструмент планирования времени вы выберете, очень важно, чтобы вы следовали правилу “исключительности выбора”: этот инструмент должен стать единственным и постоянным местом, где вы регистрируете все ваши дела, задачи и встречи. У вас одна жизнь – и у вас должен быть один планировщик времени. Когда у вас один планировщик в компьютере, другой – в сумке, а на холодильнике – календарь с заметками и напоминаниями, процесс планирования времени становится громоздким и сбивает вас с толку. Когда вы переносите информацию из одного места в другое, время от времени важные данные неизбежно теряются. Вы должны полагаться на один планировщик и хранить в нем информацию обо всех своих планах, делах и встречах. Поскольку идеального и совершенного инструмента для планирования времени не существует, вы должны выбрать такой планировщик, который подходит вам больше всего.
Есть четыре основных вида планировщиков:
• Настольные и настенные календари
• Специализированные планировщики в форме записной книжки (или на основе взаимозаменяемых бумажных бланков): блокноты, органайзеры, “тайм-менеджеры”
• Компьютерные программы для планирования времени
• Портативные электронные устройства: электронные планировщики, органайзеры и записные книжки.
Чтобы выяснить, которым из них вам стоит воспользоваться, начнем с оценки ваших индивидуальных склонностей и предпочтений.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Если вопреки вашим склонностям вам приходится пользоваться электронными системами планирования времени
Если вопреки вашим склонностям вам приходится пользоваться электронными системами планирования времени Даже если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа, вы можете решиться совершить путешествие в мир электронно-цифровых систем в том случае, когда другим
9 Выбор времени
9 Выбор времени Теперь, когда вы решили, что вы собираетесь делать и сколько времени это у вас займет, следующий вопрос, который вы должны себе задать – “Когда я собираюсь выполнять эту задачу? Я буду делать это на этой неделе или на следующей? Я собираюсь выполнять эту
Выбор места и определение времени переговоров
Выбор места и определение времени переговоров Заранее следует обсудить место ведения переговоров, определить состав делегации и выбрать руководителя. Все должны работать как команда для достижения общей цели. При выборе кандидатов следует руководствоваться не
Ресурсно-календарный график планирования времени
Ресурсно-календарный график планирования времени
Ресурсно-календарный график планирования времени Кто видел это, тот поймет. В "рабочей" части жизни я пользовался им от силы раза два, считая с самого момента изобретения. В отпуске этот гибрид графика Гантта и ресурсного графика становится просто незаменим. Иначе как
Выбор времени
Выбор времени Несколько событий омрачили предстоящий запуск iPod. В конце октября Intel объявила о намерении прекратить выпуск потребительской электроники. Эта компания славилась своими инженерными достижениями и маркетинговым мастерством… и все же признавала, что не
1. Стандарт планирования времени
Выбор времени рекламирования на ТВ
4.1. Этапы планирования мероприятий и выбор методов стимулирования
4.1. Этапы планирования мероприятий и выбор методов стимулирования Планирование мероприятий по стимулированию состоит из годового планирования комплекса маркетинговых коммуникаций с учетом мероприятий по стимулированию и планирования отдельных кампаний.Годовой план
1. Стандарт планирования времени
1.5. Возможности контроллинга как инструмента государственного планирования
1.5. Возможности контроллинга как инструмента государственного планирования В России наблюдается рост активности в сфере государственного планирования, проявляющийся как в расширении масштабов планирования, распространении его на разные сферы и уровни
Тайм-менеджмент как система управления временем………………..
Причины недостатка времени…………………………………………..
Анализ применения временного ресурса………………………………
Мероприятия, помогающие в рациональном использование времени…………………………………………………………………..
В нынешнем мире время становится самым значимым и бесценным ресурсом. Причем ресурсом весьма специфическим, так как время вернуть назад невозможно. Также, не стоит забывать, что время-величина постоянная, и каждый человек наделен им в одинаковой мере, 24 часа в сутках, не секундой больше.
Считаю, что каждый человек вне зависимости от своего социального статуса, будь то руководитель крупной организации или прoстой студент, сталкивался с проблемой недостатка времени. Неразрешенные вопросы, требующие нашего вмешательства все больше пугают сойти на нас лавиной неприятностей. Все это очень сильно давит на нас морально, в таких стрессовых ситуациях даже небольшая не удача может быть инструментом для расстройства психики. Ведь от сюда вытекают все проблемные ситуации в социуме.
Наше спасение - в специальных методиках управлением временем, называемых тайм-менеджментoм. Такие приемы применяют для помощи в управлении самим собой, организации, группой людей для бoлее разумного использования времени в процессе решения какой- либо задачи.
ГЛАВА 1.ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
Тайм-менеджмент как способ управления временем включает в себя ряд элементов, которые, использованные в совокупности дает сократить время, необходимoе для реализации разных производственных процессoв.
В управлении временем можно выделить следующие факторы:
- Анализ используемого рабочего времени;
- Формирование стратегии по итогам проведенного анализа;
- Постановка цели, которую планирует достичь начальник при использовании и управлении технологиями времени;
- Cпланирование рабочего времени и постановка приоритетов;
- Материализация- действия, соответствующие намеченному плану
- Создание методов борьбы с причинами уместного использования времени;
- Контроль результата цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. [1]
Несмотря на то, что тайм-менеджмент имеет довольно строгую систему, нельзя воспринимать его как аксиому, так как каждый человек уникальный, и в каждом конкретном случае можно разрешить проблему разумно. Поэтому самый эффективный способом тайм-менеджмент, персональный в каждом отдельном случае.
Анализ- процесс, позволяющий выявить нерациональное использование времени, его причины и выявить из них основные, которые не позволяют рационально использовать время.
Постановка цели - на этом этапе нужно решить для себя, для какой цели используется технология управления временем на данном предприятии для конкретного человека. Постановка цели должна помочь в дальнейшем находить какие-нибудь методы тайм - менеджмента и надо их применять в данной ситуации.
По тайм-менеджменту написано много книг и курсов. Ирония в том, что люди, которым необходим тайм-менеджмент, часто не могут выделить время на чтение толстых книг или многодневные тренинги по теме.
В статье я собрала советы и инструменты управления временем, которые использовала сама, и которые действительно принесли результат.
Планирование
Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.
Ставьте конкретные цели и задачи
Корректно описать свою цель — задача не из простых. Мне помогли с этим специальные техники тайм-менеджмента.
Декомпозиция
SMART
После того как вы разбили основную цель на задачи, чётко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:
- конкретной (Specific),
- измеримой (Measurable),
- достижимой (Attainable),
- актуальной или истинной (Relevant),
- ограниченной во времени (Time-based).
Фиксируйте план действий
Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.
Диаграмма Ганта
Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.
Елена Соловьева
Список задач (to-do list)
Долгосрочный список крупных задач. Запишите то, что планируете сделать в будущем, каких целей достичь, какие задачи для этого нужно выполнить. Поставьте предварительные сроки. Пополняйте этот список новыми идеями.
Годовой и месячный список. Укажите, какие задачи из вашего основного списка вы берете в разработку или продолжаете в следующем месяце, а какие в следующем году. Поставьте даты окончания для выбранных дел.
Список на день. Опишите, что и для какой задачи будете делать завтра. Проверьте, какие задачи выпадают на следующий день из месячного списка. Дополните его делами, которые появились сегодня. Проводите подобную корректировку вечером каждый день, чтобы утром не тратить на это время.
Опишите по методу SMART ваши цели. Сформулируйте задачи, на которые распадаются цели. Зафиксируйте письменно и поставьте дедлайны. Теперь у вас есть четкий план действий.
Расставляйте приоритеты
Что делать, если список задач получился очень большим? За что браться сразу, а что отложить? Изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела. Рассмотрим инструменты тайм-менеджмента для приоритизации.
АБВГД (ABCDE)
А, Б, В, Г, Д — уровни важности дел. Этот метод ещё называют АБВ (ABC). Всё зависит от того, сколько уровней вы введёте. Я считаю, что чем их больше, тем быстрее вы запутаетесь. Не усложняйте. Инструменты управления временем разработаны для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не наоборот.
Проанализируйте список задач и расставьте приоритеты от А до Д. Вы не можете приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока не закрыты все дела с более высоким приоритетом.
Задачи уровня А (A) самые важные, их невыполнение будет иметь самые серьёзные последствия для вашей жизни и работы. К примеру, обсуждение с подрядчиком сметы по мероприятию. Если вы этого не сделаете, рискуете не уложиться в бюджет.
Если А-задач слишком много, эксперты тайм-менеджмента рекомендуют поставить градацию А-1, А-2 и так далее. Я советую этого избегать как избыточного усложнения.
Задачи уровня Б (B) важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. К примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен, что вы не учли его предпочтений.
Выполнить задачи уровня В (C) желательно, но неприятных последствий они не имеют. К примеру, ужин с друзьями.
Дело уровня Г (D — delegate) смело делегируйте подчинённому, другу или коллеге, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для задач уровня А.
Остались задачи, которые попали на уровень Д (E — eliminate)? Откажитесь от них. Если дела оказались в этой категории, без них можно обойтись.
Матрица Эйзенхауэра
Метод назван в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который делил свои задачи на 4 категории:
- срочные, важные;
- важные, несрочные;
- срочные, неважные;
- неважные, несрочные.
Срочные и важные задачи (1) выполняйте сразу и самостоятельно. Они имеют большое влияние на будущее, делегировать их нельзя.
Важные несрочные дела (2) — самый комфортный режим работы. В нём вы можете планировать, взвешивать, рассчитывать и заниматься важными делами.
Старайтесь держаться в режиме 2. В нём вы полезны и эффективны.
Срочные и неважные задачи (3) делегируйте. Они отнимают много времени, но не приносят пользы.
Несрочные и неважные (4) вычёркивайте.
Обязательно приоритезируйте задачи, чтобы не делать одновременно несколько дел.
Курсы Нетологии
Soft Skills
Узнать больше
- Soft skills — это надпрофессиональные навыки, которые помогают любым специалистам в любой отрасли быть востребованными ?
- Сможете прокачать навыки, чтобы быстро решать задачи, убедительно аргументировать свою позицию, грамотно выстраивать коммуникацию — без лишних эмоций и стресса
Исполнение
Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?
Фокусируйтесь на главном
Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?
Делегируйте
При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.
Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.
Блокируйте раздражители
Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.
Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.
Не делайте несколько дел одновременно
На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:
- замедляемся,
- ошибаемся,
- стрессуем,
- перестаем чувствовать жизнь,
- начинаем забывать важные вещи,
- разрушаем отношения с близкими,
- становимся эмоционально нестабильными,
- теряем креативность.
Отдыхайте
Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.
Наведите порядок в электронной почте
Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:
Фильтруйте входящую информацию
Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.
Учитывайте свои биоритмы
У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.
Создайте комфортное рабочее место
Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.
Ограничьте свой перфекционизм
Контролируйте время
Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.
Ставьте дедлайны
Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.
Оставляйте запас времени
Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.
Заканчивайте задачу раньше срока
Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.
Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.
В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:
Планируйте перерывы каждые девяносто минут
Планируйте время ожидания
Анализируйте свой опыт
Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.
Мотивация
Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.
В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.
Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.
Читать также
Почему команда не укладывается в дедлайн и как этого избежать
курс
Управление
по agile: scrum, kanban, lean
Узнать больше
- Познакомитесь с опытом практикующих экспертов и евангелистов agile
- Сможете поменять стиль управления в бизнесе и донести ценность продукта до клиентов
- Научитесь управлять скоростью вывода продукта на рынок
Вывод
Чтобы повысить свою эффективность и успевать больше, необходимо:
- поставить чёткие цели и задачи,
- зафиксировать все пункты,
- расставить приоритеты.
Приступить к выполнению плана, придерживаясь рекомендаций:
- фокусироваться на важном,
- анализировать свой опыт и биоритмы и корректировать на основе этого планы,
- планировать отдых,
- навести порядок на рабочем месте: физическом и электронном,
- фильтровать окружающую информацию, контролировать время выполнения действий, останавливать в себе порывы перфекциониста.
Мотивировать себя продолжать:
Я прочитал множество книг по планированию/тайм-менеджменту и опробовал множество приложений по внедрению этих техник в жизнь (список в конце). И на общее обозрение выношу вытащенные из них инструменты планирования. Сама суть тайм-менеджмента сводится к тому, чтобы взять список своих дел, что-то с ними сделать и после получить прирост по времени (моё мнение).
Под инструментом тайм-менеджмента я подразумеваю некие действия со своими задачами, которые приводят к увеличение свободного времени или сокращению времени на задачу (что суть есть одно и тоже = высвобождение времени).
Я даже осмелюсь предложить наглядное неравенство:
Время затрачиваемое на задачу > время затрачиваемое на задачу — экономия времени от инструмента планирования.
И пример для наглядности:
поход в магазин за салфетками + поход в магазин за продуктами > поход в магазин за салфетками и продуктами — время на отдельный поход за продуктами
В данном случае инструмент планирования — группировка задач. Как видно из примера, мы экономим время на одевании + на дороге до магазина, отсюда количество времени, потраченного на эту задачу, реально сокращается. Подобные инструменты я стал искать и внедрять в свою жизнь.
Предлагаю вам свой список инструментов:
1. Хранилище задач
Место, в которое вы можете записать все ваши задачи, чтобы их не забыть. Чем больше ваших хороших идей вы сохраните в хранилище, тем больше шанс, что они не улетучатся из головы и претворятся в жизнь.
Примеры: записи на бумаге, блокнот-органайзер, электронный органайзер.
Прирост по времени за счет своевременной подготовки к делам, за счет уменьшения количества забытых дел и связанных с этим стрессов.
2. Распределение задач
Когда мы записали все свои задачи, то по сути получили просто свалку. Распределение задач по категориям позволяет понимать, как ту или иную задачу обрабатывать благодаря тому, что мы понимаем, в каком контексте она происходит.
Примеры: деление по сферам жизни (колесо судьбы), деление по месту (дом/работа), деление по одношаговым/многошаговым и актуальным/неактуальным (Getting Things Done).
3. Иерархия задач
Большинство желаемых нами результатов — многошаговые, при этом шаги должны выполнятся последовательно, для достижения сначала промежуточных целей, и только в конце цели основной. Иерархическое расписывание задач позволяет увидеть основные шаги и их взаимосвязь, чтобы в итоге правильно распределить ресурсы и время для достижения каждой подцели.
Примеры: логическое дерево, структура папок и подпапок операционной системы, структура задач в электронном органайзере.
Прирост по времени происходит за счет выбрасывания из жизни нереалистичных проектов или своевременной переделки существующих, так как благодаря иерархии еще на стадии прописывания крупных шагов можно увидеть нереалистичность проекта, сэкономив время на детальное планирование и уж тем более на практические попытки воплотить в жизнь.
4. Детализация задач
Как показывает практика, можно прописать цель проекта по SMART, можно иерархически расписать задачи, но только детализация по конкретным действиям позволяет реально оценить объем работ и требуемых ресурсов, которые необходимы для успеха проекта. Детализация усложняется тем, что со временем поступает новая информация по проекту и конкретные действия меняются.
Примеры: расписывание задачи по значимым действиям, по конкретным действиям, по возможным шагам.
Прирост по времени за счет отсекания проектов, которые сжирают слишком много ресурсов или за счет снижения приоритетности таких проектов. Еще увеличение времени при детализации происходит за счет своевременной подготовки, например продетализировав заказ вы понимаете, что затраченные на изготовление материалы + время не покроют сумму, предложенную вам, хотя на стадии переговоров эта сумма показалась вам огромной.
5. Приоритизация задач
Как только мы детализировано прописали свои задачи, приходит понимание, что всего не успеть. Как понять, что делать в первую очередь? Нужно расставить приоритеты, чтобы прибыльные проекты получили наши силы и внимание в первую очередь, а активности, которые тратят наши деньги и время попадали в конец списка.
Примеры: выбор приоритетов на основе ценности результатов, жизненных ценностей, срочности, удобства месту или окружению.
Прирост по времени за счет вкладывания в проекты, которые принесут больше денег/статуса/ресурсов, которые в свою очередь увеличат высвобождение времени. Например за счет покупки услуг нянечки, ускорения заключения сделок в связи со статусом и т.д.
6. Группировка задач.
Задачи удобнее делать, если они похожи или физически находятся рядом, группируя задачи таким образом, можно, поехав по магазинам, сразу купить все нужное или начав работать за компьютером сразу поработать над документами, разобрать почту и почистить виндоус, не отвлекаясь на другие дела. Группировка экономит время и силы.
Примеры: по месту реализации, по ситуации, в которой их нужно делать, по человеку, с которым эти задачи нужно выполнить, по схожести работы, которую нужно проделать. Прирост по времени за счет снижения затрат на дорогу/психологическую настройку на работу/человека.
7. Созадачность
Прирост по времени за счет выполнения 2-х задач одновременно.
8. Делегирование задач
Подумать над тем, какие задачи и каким образом можно передать другим всегда полезно, так как это может очень сильно сэкономить время в последствии. Важно помнить, что все делегированные задачи вам всё равно нужно контролировать.
Примеры: наём помощников, передача части работы коллегам, неисполнение задач, которые все равно сделают без вас.
Прирост по времени за счет выполнения этих задач другими людьми (при условии, что они будут выполнены не хуже вашего).
9. Обзор задач
Любой план должен соответствовать жизни, иначе он не только не способствует, но и мешает человеку. Поэтому периодический обзор своих задач позволяет скорректировать их с учетом изменений. Этот простой приём позволяет держать в актуальном состоянии ваш план, если вы этого не делаете, то любой долгосрочный план обречен на провал.
Примеры: выезд на природу с осмыслением жизни, чтение своих планов написанных на бумаге с оценкой их реалистичности и актуальности, задача в электронном органайзере, побуждающая уединиться и переоценить значимость ваших задач.
Прирост по времени за счет удаления неактуальных планов, которые были бы вами выполнены без реально на это нужды. Так же прирост за счет своевременного внесения задач, без которых ряд текущих проектов были бы приостановлены.
10. Фокусировка на задаче
Когда вы занимаетесь каким-то делом, ваш мозг настраивается на него, начиная выполнять его лучше и быстрее, но если вы параллельно делаете что-то еще, то этот эффект пропадает.
Собственно многозадачность вредит эффективности мышления, а фокусировка помогает быстрее и, что более важно — разностороннее решать задачи.
Примеры: ставить таймер на выполнение конкретной задачи, выключать телефоны пока выполняется определенная задача, говорить коллегам не отвлекать вас в определенное время.
Прирост по времени за счет ускорения выполнения задачи, благодаря использованию ресурсов мозга на полную без дробления этого ресурса на отвлечения.
11. Календарь событий
В нашей жизни есть достаточно событий, про которые лучше не забывать, начиная от назначенных встреч до дня рождения супруги или супруга. Чтобы не оказаться в неловкой ситуации и планировать свою занятость, лучше записывать все задачи с жесткими датами и временем в одно легкодоступное место.
Примеры: бумага с записями, картонный календарь на стене, календарь на смартфоне.
Прирост по времени за счет отсутствия потерь времени/репутации из-за подготовки к важным датам заранее.
12. Список ежедневных дел
Когда событий и дел в вашей жизни много, то сложно держать всё это в голове. Это часто приводит к ощущению, что вы постоянно не успеваете, что выливается в самобичевание и самоунижение. В разы удобнее понимать, что вам нужно сделать сегодня, чтобы выполнить все, что реально возможно, с учетом отдыха и времени на себя. Если у вас есть такой список на каждый день, то очень скоро вы начинаете реалистично оценивать, что можно от себя ждать, а чего не стоит и какой объем работ в сутки вам реально под силу.
Примеры: список в голове, список на бумаге, фильтр в электронном органайзере.
Прирост по времени за счет внутреннего спокойствия и одного места, в которое нужно заглядывать, чтобы оценить объём задач. Так же прирост достигается за счёт учёта списком дел просроченных задач, которые должны были быть выполнены.
13. Напоминания
Наш мозг не справляет с количеством всего, что нужно помнить и, порой, дело не в плохой памяти, а в том что, вы просто сконцентрированы на том, что делаете сейчас, что тоже хорошо. Напоминание позволит вам не забыть важную вещь, особенно если она связанна с конкретным временем.
Примеры: напоминание от друга, стикер с записью, напоминание на телефоне.
Прирост по времени за счет своевременного выполнения задачи, опоздание по которой грозит потерей времени/ресурсов/репутации.
Это полный список инструментов, которые я нашел для себя в тайм-менеджменте. Если вы можете предложить еще что-то по содержанию, то я с удовольствием дополню статью и, конечно же, отвечу на ваш комментарий.
Внедрение в жизнь
Мне кажется, первый принцип внедрения в жизнь — это удобство. Если что-то не удобно — привыкнуть к этому не возможно, а значит и в жизнь встроить тоже.
Для внедрения всех вышеперечисленных инструментов тайм-менеджмента в жизнь лучше всего подходят приложения, так как именно они позволяют расширить возможности мозга, которые всегда есть куда потратить.
1. Планирование
Знак: есть вдохновение (желание планировать довольно четко ощущается как внутреннее состояние)
Действие: внесение задач в свои проекты.
Награда: в списке дел на день/неделю появляются ясные задачи, которые хочется делать и результат от которых хочется получить.
2. Исполнение
Знак: с утра включив телефон — на виджете список дел.
Действие: начать выполнять дела.
Награда: приятный звук завершающейся задачи/осознание своей продуктивности.
Еще использовал давно опробованную хитрость: я хвалился всем о том, как я использую приложение (когда люди подбадривают тебя в ответ, это сильнейший способ закрепить привычку, при условии, что ты хвалишься реальными измеримыми результатами. Но если у тебя их нет — фиг тебе, а не похвала).
Я так же буду благодарен, если вы расскажете свои способы внедрения в жизнь технологий управления временем. Мне очень интересен ваш опыт!
С уважением, Голещихин Н.А.
Список книг:
Читайте также: