Внутренние документы организации реферат

Обновлено: 05.07.2024

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Понятие организационно-правовой документации и его виды

Список использованной литературы

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

Значение работы с организационно-правовой документацией предприятия заключается в том, что она позволяет системно рассмотреть структуру предприятия, изучить его функции, понять цели которое оно стремится достичь.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Понятие организационно-правовой документации и его виды

Организационные правовые документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение. Организационные документы определяют:

- организационно-правовую форму организации, структуру управления;

- штатную численность, состав (номенклатуру) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей;

- полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;

- правомочия совещательных органов управления организации;

- регламент деятельности аппарата управления организации;

- режим работы и системы охраны;

- организацию и оценку труда работников;

- правила реорганизации организации;

- порядок ликвидации организации.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Документам организационно – правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках акционерного общества осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

1. Подготовка организационно – правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

2. Ведение организационно – правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.

3. Организационно – правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно – правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

4. Организационно – правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

5. Для абсолютного большинства организационно – правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

6. Общие требования к оформлению организационно – правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и тому подобное).

Деятельность любого предприятия первоначально регулируют организационно – правовые документы, к которым относятся: Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ.
Устав должен содержать следующие реквизиты:

· Наименование вида документа;

· Место составления или издания документа;

· Гриф утверждения документа;

· Подпись лица, утверждающего документ.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

· Наименование структурного подразделения;

· Наименование вида документа;

· Гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
Текст Положения включает следующие разделы:

Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству) Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: должен, следует, необходимо, и т.д.

Инструкция содержит следующие реквизиты:

· наименование вида документа;

· заголовок к тексту;

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:

В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

· наименование вида документа;

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

· организация работы предприятия;

· взаимные обязанности работников и администрации;

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

учет разработка регламент организационный документ

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относят:

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационно-правовых документов является дата утверждения. Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа. Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста и проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

Правильное оформление организационно-правовой документации упрощает работу фирмы и делает ее более устойчивой. Организационно-правовые документы обеспечивают исполнение задач и функций предприятия, организацию его работы. Без грамотной организации организационно-правовой документации продолжительное существование фирмы невозможно.

Список использованной литературы

1. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие. – М., – 2008

2. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. - СПб.: Питер, 2007

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: Интел-Синтез, 2003.

4. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 2000.

Введение
Внутренние документы
Организационные документы
Устав
Структура и штатная численность
Штатное расписание
Должностная инструкция
Распорядительные документы
Приказ
Распоряжение
Протокол
Информационно-справочные документы
Акт Докладная записка Объяснительная записка
Документы по личному составу
Трудовой договор
Приказ по личному составу
Доверенность
Приложения
Заключение
Список литературы

Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия

формат pdf
размер 1.52 МБ
добавлен 29 июня 2009 г.

Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса. "Омега-Л", 2007. - 117с. К читателям Основные направления работы кадровой службы Ведение кадровой документации Планирование и организация работы по обеспечению кадрами Кадровые документы Документы, определяющие структуру и штат предприятия Локальные нормативные акты Документы на прием, перевод, увольнение сотрудников Колле.

Контрольная работа - Организация исполнения внутренней документации организации

формат docx
размер 50.55 КБ
добавлен 07 января 2012 г.

БГАУ/Башкирия/Уфа, асс. Гарифуллина А.Ф., 25 стр. - 2 курс Дисциплина - "Делопроизводство" Организационные документы предприятия Служебные документы предприятия Распорядительные документы предприятия Введение, заключение.

Курсовая работа - Делопроизводство в кадровой работе

формат doc
размер 82.54 КБ
добавлен 28 ноября 2011 г.

РАНХИГС, РФ, 2011, 42 стр. Ведение кадровой документации. Законодательные основы кадрового делопроизводства. Правила оформления кадровых документов. Хранение документов. Документационное обеспечение управления кадрами. Классификация документов. Документы, необходимые для организации кадровой работы. Документирование трудовой деятельности сотрудников организации (предприятия). Содержание, введение, заключение, библиографический список, приложения.

Курсовая работа - Документ: понятие и основные требования его составления и оформления

формат docx
размер 64.5 КБ
добавлен 10 ноября 2010 г.

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер. Каждому человеку хотя бы один раз в течение своей жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.

Курсовая работа - Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций

формат doc
размер 40.9 КБ
добавлен 03 ноября 2010 г.

Курсовая работа. Создание комплекса документов средствами MS Word на примере предприятия

формат doc
размер 8.25 МБ
добавлен 27 июня 2010 г.

Реферат - Документирование управленческой деятельности

формат doc
размер 181.5 КБ
добавлен 21 января 2011 г.

Реферат - Документы Древнерусского государства

формат doc
размер 24.35 КБ
добавлен 24 ноября 2010 г.

ОГУ Факультет экономики и управления. Работа остоит из 3 пунктов на 15 листах. В работе описываются основные документы древней Руси (берестяные грамоты, Устав, летописи и былины). Работа защищена на "отлично".

Реферат - Классификация документов

формат doc
размер 41.44 КБ
добавлен 27 января 2012 г.

СПбГУКиТ, Санкт-Петербург, 28 стр., 4 курс, заочное отделение, 2011г. Дисциплина "Документирование управленческой деятельности" Способы классификации документов Группы документов Учредительные документы Организационные документы Распорядительные документы Документы по личному составу Финансово-бухгалтерские документы Справочно-информационные документы Плановые документы Отчетные документы Официально-личные документы Введение, заключение, прило.

Реферат - Особенности делопроизводства бухгалтерии предприятия

формат docx
размер 1.28 МБ
добавлен 31 мая 2010 г.

Бухгалтерские документы и их назначение. Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов. Бухгалтерские документы и документооборот. Список литературы. Институт текстильной и легкой промышленности ГОУ ВПО АлтГТУ им. И. И. ПОЛЗУНОВА специальность - 080502 5 курс/10 семестр, 19 стр. Преподаватель- Головина С. В.

Правильно организованный документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам относятся электронные файлы и бумажные носители.

1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения;

2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени.

Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

К таким принципам организации документооборота относятся;

- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ)[1];

- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

- маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

- организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

- исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

- снижение уровня подписания документов.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

ДВИЖЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа.

3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа руководителем.

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Внутренние документы организации перечень:

Внутрикорпоративные документы:

Решения (протоколы) о утверждении внутренних документов;
Решение (протокол о назначении единоличного органа управления (директора, президента, главы, председателя и проч.).

Здесь мы не указали протоколы (решения) нужные при создании и регистрации организации, потому как предполагается что они уже есть, коли организация работает.
Опционально можно еще предусмотреть положение о порядке созыва высшего органа управления (собрания учредителей, акционеров, членов, пайщиков и т.д. с соответствующими протоколами об их утверждении.
Положение о направлении информации, тоже утвержденное высшим органом управления

Бухгалтерские внутренние документы:

Положение об учетной политике (сей документ как правило разрабатывают сами бухгалтера, сообразуясь с дальнейшей работой вверенной компании);

Опционально может быть еще положение о распределении прибыли, дивидентов, формировании фондов – резервного, капитального и прочих.

Перечень внутренних трудовых (кадровых) документов*:

Штатное расписание (можно взять типовую форму Т3);
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК);
Положение об оплате труда (гл. 21 ТК РФ);
Перечень нормативных актов по труду (ст. 212 ТК РФ);
Комплект правовых актов по труду в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК);
Трудовые договора (ст. 57 ТК РФ), включая трудовой договор с директором (примечание: раньше если учредитель ООО и директор совпадали в одном лице, то трудовой договор не требовали, поскольку нельзя самому с собой подписать договор, о том кстати было немало разъяснений и Минтруда, и Минфина, однако сейчас государственная бюрократическая мысль движется по тому пути, что все таки когда учредитель и директор совпадают, то договор все равно должен быть);
Перечень профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
Перечень инструкций по охране труда (постановление 1/29);
Документы, подтверждающие страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 212 ТК РФ);

Программы (ст. 225 ТК):

программа вводного инструктажа;
программа первичного инструктажа на рабочем месте

Инструкции:

должностные инструкции на директора и сотрудников (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
инструкция по охране труда;
инструкция по пожарной безопасности;

Журналы:

журнал регистрации вводного инструктажа (ст. 225 ТК);
журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (225 ТК);
журнал учета несчастных случаев на производстве (ст. ст. ст.228 — 231 ТК РФ);
журнал учета инструкций по охране труда для работников постановление 1/29 от 13 01 2003);
журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников (постановление 1/29 от 13 01 2003);

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

Локальные приказы и постановления учредителей по труду и охране труда:

приказ о разработке (утверждении) перечня профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда;*
приказ о назначении ответственного за инструктаж по охране труда и ведение журналов инструктажей* (* можно объединить);
приказ об утверждении ежегодного графика отпусков;
приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек;
решение (протокол) об утверждении программы вводного инструктажа;**
решение об утверждении программы первичного инструктажа на рабочем месте;**
решение об утверждении инструкций по охране труда для сотрудников** (** можно объединить)

Опционально (эти внутренние документы организации могут быть, а могут и не быть в зависимости от конкретной специфики и(или) желания, но все равно мы посчитали нужным дополнить ими свой перечень):

Как видите ничего такого экстраординарного. При должной усидчивости и минимальных навыках работы на ПК вы вполне можете составить требуемый перечень внутренних документов своей организации.

В случае использования микропредприятием типового трудового договора такие внутренние документы организации как правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и ряд прочих локальных трудовых (кадровых) документов, входящих в обязательный перечень, могут не составляться.

В деятельности любой фирмы или учреждения одним из основных вопросов является формирование организационного единства, структуры, слаженной работы. Для этого важно правильно распределить права, обязанности и ответственность среди подразделений и отдельных сотрудников. Это делается на основе внутренних документов компании: распоряжений, приказов и решений.

Распорядительные внутренние документы

Работа фирмы определяется различными нормативными документами. Часть из них регламентируют отношениям компании с государством, контрагентами, партнёрами. В этих случаях правила осуществления деятельности устанавливаются принятыми государством законодательными актами или подписанными договорами.

Основой деятельности предприятия могут считаться следующие документы:

Внутренние распорядительные, к числу которых относятся приказы, распоряжения и решения.
Организационные, например, штатное расписание или должностные инструкции.

Кроме этого, в работе активно используются внутренняя информационная документация, примерами которой являются письма или служебные записки.

Приказ

Обычно он издаётся руководителем компании. Однако, если речь идёт об отдельном структурном подразделении, то приказ может быть оформлен его руководителем.

Его издание возможно в том случае, если власть в организации принадлежит единоличному руководителю. Когда она осуществляется коллегиальным органом, то результатом его деятельности является принятие решения.

Существует две основных разновидности приказов:

Могут быть изданы приказы, утверждающие различные организационные моменты фирмы (например, регламенты, положения и инструкции).

Как правило, они документально подтверждают приём на работу, дисциплинарные меры, поощрения, премирование и другие действия такого рода.

Приказ оформляют на специальном фирменном бланке. В нём указываются наименование фирмы и её реквизиты, а также название вышестоящего органа и место оформления документа.

При составлении приказа, относящегося к основной сфере деятельности компании, нужно учитывать следующее:

Он должен состоять из констатирующей и распорядительной частей.
Документ может быть инициативного характера или для выполнения указаний органа власти или вышестоящей организации. Эти приказы отличаются по своему содержанию.
В инициативном документе в первой части указывают цели и задачи, для обязательного исполнения, а также контрольные сроки. Если основанием является приказ вышестоящей организации, то необходимо указать его реквизиты.

Распорядительная часть оформляется следующим образом.

Создание и оформление приказа

При описании действий, обязательных для выполнения, используется неопределённая форма глагола.

В обязательном порядке указывается срок исполнения каждого пункта. Это можно сделать в списке или в отдельном абзаце по отношению ко всему перечню.

Принято согласовывать этот документ с теми подразделениями, к которым он относится. Важно, чтобы он был составлен грамотно с юридической точки зрения, в полном соответствии законодательству и внутренним нормативным актам предприятия.

Распоряжение

Если организацией руководит коллегиальный орган, то он принимает важнейшие решения. В процессе работы часто возникает необходимость выполнять оперативное управление. Для таких случаев предусмотрено распоряжение — внутренний документ, который подписывается главой коллегиального органа. Распоряжения относятся к текущим документам, которые регулируют ежедневную деятельность предприятия.

Использовать такую форму издания регламентирующих документов могут руководитель предприятия и его заместители в пределах установленной для них компетенции.

Сфера действий распоряжения — это оперативно-хозяйственная деятельность предприятия или организации. Как правило, они относятся к конкретным вопросам и имеют ограниченный срок действия.

Указания, содержащиеся в распоряжениях являются обязательными для выполнения.

Использование распоряжений принято регламентировать следующим образом.

Распоряжение должно заверяться печатью

Если речь идёт о руководителе небольшой фирмы, то в таком случае только он один имеет право давать указания. Обычно он издаёт приказы для решения вопросов, которые относятся к основной деятельности предприятия. Распоряжения относятся к вопросам оперативно-хозяйственной или информационно-методической сферы.

Для фирм средней или большой величины разделение происходит по другому принципу. В такой ситуации автором приказов является директор. Они относятся к деятельности всей компании. Его заместители издают только распоряжения, которые относятся к их сфере компетенции.

При издании приказов или распоряжений имеют место следующие этапы:

После прохождения всех рассмотренных этапов приказ или распоряжение приобретает юридическую силу и становится обязательным для исполнения.

Решение

Если организацией, учреждением или фирмой руководит коллегиальный орган, то его указания оформляются посредством решений.

Можно выделить два их основных типа:

для обеспечения руководства кампанией;
решения органов власти или вышестоящих организаций.

Обычно их оформляют на специально подготовленных бланках. На них указывают:

название юридического лица;
вид документа (в данном случае речь идёт о решении);
место, где происходило оформление;
предусмотрены графы для указания индекса и даты оформления решения.

Оформление внутренних документов

Текст этого документа должен состоять из двух частей. Первая из них является констатирующей. В ней указывают причины издания документа и задачи, которые он должен решать. Если решение принято для обеспечения исполнения других документов, то нужно указать их названия и другие реквизиты.

Обычно указания формулируются в виде нескольких пронумерованных пунктов. При этом указывают исполнителя и лицо, которое будет отвечать за исполнение указаний.

Документ становится обязательным для исполнения при условии подписания председателем и секретарём.

В некоторых случаях заинтересованных лиц знакомят с решением под роспись.

Секретарь проставляет дату и номер документа.

Контроль исполнения и подшивка в соответствующие дела осуществляется секретарём.

При издании приказов или распоряжений, относящихся к хозяйственной жизни предприятия, то их регистрирует служба ДОУ (документального обеспечения управления). Она также обеспечивает контроль за исполнением документов. Если речь идёт о приказах, относящихся к работе персонала, то их регистрирует и хранит отдел кадров.

Как, сколько времени и где хранить внутренние документы

Срок хранения распорядительных документов по основной деятельности компании регламентирован на законодательном уровне. Для каждого вида он разный. Все они должны быть подшиты в дела и находиться в службе ДОУ. Если речь идёт о кадровых приказах, то в этом случае необходимо обеспечить сохранность на протяжении 75 лет. С ними работает отдел кадров предприятия. В тех случаях, когда в уведомительных целях, в подразделения отправляют копии распорядительных документов, то их хранят не менее одного года или дольше, если есть такая необходимость.

Создание, распостранение и хранение распорядительных документов — важная часть работы организации. Она должна выполняться в соответствии с установленными правилами и регламентом.

Какие еще есть документы управления вы узнаете из видео

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Читайте также: