Виды ответственных должностных лиц реферат
Обновлено: 06.07.2024
Деяния, ответственность за которые предусмотрена в главе 30 УК, представляют особую опасность. Эти преступления совершаются лицами, занимающими должности в государственном аппарате или органах местного самоуправления, и поэтому их преступная деятельность не только причиняет ущерб гражданам, обществу или государству, но и дискредитирует власть, подрывает ее авторитет, порождает недоверие к органам власти в глазах населения и тем самым влияет на снижение эффективности деятельности аппарата государственной власти. Кроме того, существует непосредственная связь коррумпированной части чиновничества с организованной преступностью. Определенная часть должностных лиц, злоупотребляя своими должностными полномочиями, участвует в криминализации российской экономики, отмывании денег, добытых преступным путем, а также способствует сокрытию организованной преступности от ее разоблачения правоохранительными органами.
Преступлениями против государственной власти, интересов государственной службы и службы в органах местного самоуправления являются деяния, совершенные государственными служащими и муниципальными служащими с использованием своих служебных полномочий и посягающие на нормальную деятельность органов государственной власти или органов местного самоуправления.
Глава 30 УК включает 9 составов преступлений, посягающих на единый родовой объект — нормальную деятельность органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, а также нормальную деятельность соответствующих органов в Вооруженных Силах РФ, других войсках и воинских формированиях РФ (примечание к ст. 285 УК).
УК РФ рассматривает должностные преступления в качестве особого вида преступных посягательств как с точки зрения объекта, так и субъекта. Должностные преступления, а по новому Уголовному кодексу преступления против государственной власти, интересов государственной службы и службы в органах местного самоуправления (глава 30 УК РФ), - деяния, посягающие на нормальную, регламентированную законом деятельность государственного аппарата, совершаемые должностными лицами с использованием служебного положения. Это деяния лиц, которые вследствие предоставленных им государством полномочий в области управления находятся в особом положении по отношению как к государству, так и к гражданам.
Объект исследования – уголовное право РФ. Предмет исследования – законодательство в области злоупотребление должностными полномочиями.
Целью работы является изучение преступлений, связанных со злоупотребление должностными полномочиями. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: рассмотреть понятия и признаки должностного лица, изучить классификацию преступлений по Уголовному Кодексу России, совершаемые должностными лицами.
Работа включает введение, основную часть из двух глав, глоссарий, заключение, в котором подводится итог, а также приложения.
1 Понятие должностного лица
1.1 Должностное лицо: понятие, признаки
Должностное лицо — лицо, осуществляющее по назначению или по результатам выборов функции представителя власти или временно или постоянно занимающее в госучреждениях, партиях, общественных учреждениях, организациях должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей, либо выполняющий их по специальному полномочию.
Понятие должностного лица дается в примечании 1 к ст. 285 УК. Должностными лицами являются: а) государственные служащие, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющие функции представителя власти, и б) государственные служащие, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющие организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственном органе, органе местного самоуправления, в государственном или муниципальном учреждении либо в Вооруженных Силах РФ, других войсках и воинских формированиях РФ 1 .
В современных исследованиях круг тех, кого следует считать должностными лицами и число признаков, их характеризующих, значительно расширились. Так, Ю.Н. Старилов называет восемь признаков должностного лица. По его мнению, должностное лицо - это гражданин Российской Федерации, который занимает должность в государственных органах и/или органах местного самоуправления, в государственных и муниципальных учреждениях и т.д.; реализует властные полномочия; представляет государство и муниципальные образования; имеет, как и все государственные и муниципальные служащие, права, обязанности, ограничения и запреты по службе; может применять меры принуждения; реализует полномочия по наложению дисциплинарных взысканий; может издавать административные акты; осуществляет контрольно-надзорные полномочия; может быть субъектом повышенной юридической ответственности 1 .
При анализе перечисленных признаков напрашивается вывод о том, что многие из них присущи всем категориям государственных служащих, они слабо связаны между собой и неясно, обладает должностное лицо всей совокупностью этих признаков или их частью. Очевидно также, что множественность признаков существенно расширяет границы понятия “должностное лицо”.
В связи с этим уместно обратиться к трактовке понятия должностного лица в законодательстве. Понятие “должностное лицо” весьма часто встречается в различных законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации: в Конституции, в Кодексе законов о труде, Таможенном кодексе, Уголовном кодексе и др. Однако бесспорного и общепризнанного определения как этого понятия, так и существенных признаков должностного лица в законодательных актах не приводится.
В УК РФ в примечании к ст. 285 “Злоупотребление должностными полномочиями” понятие “должностное лицо” трактуется следующим образом: “Должностными лицами. признаются лица, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющие функции представителя власти либо выполняющие организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях, а также в Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках и воинских формированиях Российской Федерации”.
В приведенном определении можно выделить три основные группы признаков должностного лица: 1) признаки, характеризующие временные рамки правомочности осуществления определенной деятельности; 2) признаки, указывающие на характер выполняемых функций; 3) признаки, раскрывающие место осуществления указанных функций.
Некоторые авторы, обращая внимание на необходимость полного и объемного толкования используемых в уголовном законодательстве терминов, отмечают, что данное определение трудно признать удачным, ибо такие признаки должностного лица, как “представитель власти”, “административно-хозяйственные обязанности”, “организационно-распорядительная деятельность”, посредством которых раскрывается исследуемое понятие, сами требуют толкования. При определении должностного лица, по мнению Ю.Н. Старилова, целесообразнее было бы использовать такие научные категории, как функции, права, обязанности, полномочия, компетенция, ограничения, запреты, ответственность. Функции должностных лиц определяют то, чем занимаются эти служащие. Полномочия устанавливают объем реализации определенных функций, а также то, какими методами гарантируется выполнение функций должностного лица. Компетенция - это пределы ведения должностных лиц в конкретном государственном органе, то есть, как правило, характеристика не самого должностного лица, а должности, которую он занимает 1 .
К представителям власти относятся работники государственных органов, наделенные правом в пределах своей компетенции предъявлять требования, а также принимать решения, обязательные для исполнения гражданами или предприятиями, учреждениями, организациями независимо от их ведомственной принадлежности и подчиненности (депутаты, руководящие работники местной администрации, судьи, прокуроры, следователи, сотрудники милиции, государственные инспекторы и контролеры и др.).
Организационно-распорядительные обязанности связаны с функциями по осуществлению руководства трудовым коллективом, участком работы, производственной деятельностью отдельных работников (подбор и расстановка кадров, планирование работы, организация труда подчиненных, поддержание трудовой дисциплины и т.п.). Такие функции, в частности, осуществляют руководители министерств, государственных комитетов, ведомств, их структурных подразделений и т.д.
Под административно-хозяйственными обязанностями понимаются полномочия по управлению или распоряжению государственным, кооперативным или общественным имуществом: установление порядка его хранения, переработки, реализации, обеспечения контроля за этими операциями и т.д. Такими полномочиями в том или ином виде и объеме могут обладать начальники хозяйственных, тыловых, финансовых и других подобных подразделений и их заместители, ведомственные ревизоры и контролеры и т.д.
Похожие страницы:
Злоупотребление должностными полномочиями. Понятие должностного лица (1)
. Название дисциплины Уголовное право Тема Злоупотребление должностными полномочиями. Понятие должностного лица. Фамилия студента Спиренкова Имя студента .
Должностное лицо как субъект преступления (2)
. ней содержалось много изменений: в определении понятия должностного лица акцентировала специфика не места его . аппарата управления в целом. Злоупотреблением должностными полномочиями следует считать такие действия должностного лица, которые совершены с .
Должностные лица таможенных органов РФ
. служащие несут за совершение должностных преступлений (злоупотребление должностны-ми полномочиями - ст. 285 УК РФ . . Раздел 2. Должностные лица таможенных органов РФ. §1. Правовой статус должностных лиц таможенных органов РФ. 1.1. Понятие государственного .
Понятие и сущность финансового контроля (2)
. нарушениях в финансово-хозяйственной деятельности предприятия, злоупотреблениях должностных лиц. 3. В порядке контроля за выполнением . (исключение элементов дублирования и параллелизма полномочий и функций государственных органов внутреннего финансового .
Понятие и сущность финансового контроля на предприятии (1)
. власти и их должностными лицами в соответствии с их полномочиями при наличии . части определения таких ключевых понятий, как вид, форма, . его осуществления, способствующих снижению злоупотреблений должностных лиц, сохранности и рациональному использованию .
ГОСТ
Понятие должностного лица
Определение понятия должностного лица вытекает из норм главы 30 Уголовного кодекса РФ По данной теме мы уже выполнили курсовую работу 296 ст УК РФ подробнее , так как именно нормы уголовного права регламентируют данное понятие в силу наличияглавы о должностных преступлениях.
В частности, под должностным лицом понимается лицо, которая постоянно и временно или по специальному полномочию реализует функции в сфере представительства власти, а также выполняют организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в различных органах, в том числе и сфере вооруженных сил.
Данное положение позволяет выделить ряд специфических признаков, свойственных должностному лицу:
- особый характер выполнения лицом своих функций, то есть наличие у него особых полномочий, прав и обязанностей;
- специфическое правовое регулирование деятельности должностного лица;
- особый перечень органов, в которых могут работать должностные лица.
Не любые работники госорганизаций являются должностными лицами, а только те из них, которые соответствуют указанным выше требованиям.
Так как должностное лицо является представителем власти, соответственно, оно обладает специфическими полномочиями. Должностное лицо имеет ряд специфических обязанностей в силу тех правомочий, которыми он владеет. Так, должностные лица имеют право принимать решения, которые обязательны для граждан, круга общественных отношений, организаций, других субъектов.
В рамках своей компетенции должностные лица имеют право принимать специфические акты по вопросам своего ведения. Кроме того, исходя из тех полномочий, которые реализуют органы, должностные лица обладают рядом особых, специфических полномочий, так, например, сотрудник полиции имеет право проверять документы, удостоверяющие личность лица.
Готовые работы на аналогичную тему
Все лица, которые выполняют технические или производственные функции, даже если имеют отношение к перечисленным органам или их имуществу, не являются должностными. Закон предусматривает реализацию административно-хозяйственных функций должностными лицами, однако договор о полной материальной ответственности между работником и работодателем не является основанием предположить, что данное лицо является должностным.
Категории должностных лиц
Как понятно из определения, указанное лицо должно занимать определенную должность государственной или муниципальной организации, также в вооруженных силах и иных информированиях, например, в железнодорожных войсках, во внутренних войсках МВД РФ По данной теме мы уже выполнили реферат Министерство внутренних дел РФ подробнее . Те лица, которые занимают должности в общественных организациях, в коммерческих объединениях, не могут быть отнесены к должностным.
Нужно отметить, что должностные лица разделяется на четыре категории:
- 1 категория - те должностные лица, которые занимают государственные должности РФ,
- 2 категории – должностные лица на уровне субъекта федерации,
- 3 уровень - должности на уровне муниципального образования,
- 4 категория - иные должностные лица.
Первые три категории характеризуется некоторыми общими признаками, например, данное лицо, занимающее должность, должно достигнуть возраста 16 лет, быть физическим, вменяемым, деликтоспособным. Однако в отношении ряда лиц могут устанавливаться особые требования, например касающиеся возраста, так например, на должность судьи может быть назначено лицо не моложе 25 лет.
По нормам Уголовного кодекса РФ По данной теме мы уже выполнили курсовую работу Уголовное право подробнее за совершение должностных преступлений несут ответственность только должностные лица, в случае организованной преступности подстрекателями, пособниками могут быть и иные категории лиц, не являющихся должностными. Их действие лежит квалифицировать по соответствующей статье Уголовного кодекса РФ, предусматривающие соучастие.
Распорядительные документы. Их виды, особенности текста и оформления.
ГЛАВА II. Унификация и стандартизация управленческих документов….…7
ГЛАВА III. Распорядительные документы и требования к составлению
3.1. Назначение и состав распорядительной документации…………………. 8
3.2. Процедура издания распорядительных документов в условиях
3.3. Процедура издания распорядительных документов в условиях
3.4. Составление и оформление распорядительных документов…………. 13
3.4.2. Приказ, требования к составлению и оформлению…………………….15
Рис. 2. Стадии процедуры издания распорядительных документов в условиях
Рис. 4. Стадии процедуры издания распорядительных документов в условиях
Рис. 6. Основные реквизиты приказа на угловом бланке……………………..27
Представленная работа посвящена теме: «Распорядительные документы. Их
В управлении, как и в других областях человеческой деятельности,
существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные
специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения
Некоторые функции являются типовыми, присущими любому
аппарату управления (например, организационно-распорядительную
Все формы управленч еской деятельности находят отражение в
соответствующих докум ентах, которые выступают способом и средством
реализации возложенных на аппарат управления функций.
Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным
образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате
реализуются на основе использования документов, относящихся к различным
Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве
разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от
конкретной деятельности того или иного учреждения, его м асштабности,
места в системе федерального управления и ряда других причин.
Однако в любой организации используют документы, отражающие
организационную, распорядит ельную и исполнительскую деятельность.
Их совокупность составляет систем у организационно-распорядительной
документации. Государственный стандарт определяет организационно-
распорядительные документы как письменные документы, в которых
фиксируются решения адм инистратив ных и организационных вопросов, а
также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования
деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их
ГЛАВА I. Осно вные пол о жен ия по доку ментиро ванию
Документирование управленческой деятельности охватывает все
процессы, относящиеся к записи ( фиксации ) на различных носителях и
оформлению по установленным правилам информации, необходимой для
осуществления управленческих действий. Документирование
осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные
документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а
также на искусственных языках с использованием новых носителей
(перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).
Со став управ ленче ских доку ментов определяется к о мпетенцией и
ф ункциями организации, порядк ом решения вопро сов, объемо м и харак теро м
взаимо св язей с другими организациями и закрепляет ся в табеле доку мент ов.
Единство правил доку ментирования управленч е ских действий на всех
уровнях управления обе спе чивается применением Г о с у дарственной системы
доку ментационног о обе спе чения управ лением (ГС ДО У) и унифициров анных
У н ифицированные системы доку ментации – эт о к омплек с
взаимо увязанных доку ментов, соз данных по единым правилам и
требованиям, содержащих информацию, необ х о димую для управления в
определенной сфере деятельности. УС Д предназн а чены для использ ования,
как с по мощью средств вычислительной те хники, так и при традиционных
У прав ленческие доку менты по наименованию, форме и со став у
реквизитов до лжны соо тветствов а ть УС Д, т ребов аниям Г С ДО У , поло жениям
(уставам) об организации, другим норма тивным доку ментам, со держащим
правила доку ментирования. В соответствии с действ ующим
зак оно да тельством и к омпетенцией органы управления издаю т следующие
распорядительные доку менты: решения, по становления, распоряжения,
Р ешения, пост ановл ен ия и прика зы издаю т во всех случаях, к ог д а
необ х о димо принять нор ма тивный или индивидуальный ак т по о сновным
вопрос ам к о мпетенции органи зации. Р аспоряж ения и указания издаю тся по
опера тивным вопро сам и для организации исполнения по становлений,
Совм е стные распорядительные док у менты организ аций, из дающих
о динак овые по форме документы (приказы, пост анов ления и др.),
оформляю тся как совме стное решение, к от орое имеет правов ую силу
распорядительног о документа в каждой организации, принимавшей этот
Дове дение до све дения подв едо м ств енных организ аций, ст р укт урных
по драз делений доку мент ов выше ст о ящих органов или документ ов других
организаций о суще ств ляется в форме, установленной авт оро м доку мента.
Если спо соб не указан, организация решает это т вопро с само сто ят ельно.
Прот ок ольные решения к оллег иальных органов могут дово диться до
сведения испо лнителей в фор ме, установленной по ло жением об этих орг анах.
Распорядительный док умент мо ж ет быть о тменен (изменен)
распорядительным доку мент о м с амой организации или выше ст о ящей.
Действие распорядительног о документа мо ж ет быть прио становлено
Проекты док у ментов , за т рагивающих интере сы др угих организаций,
должны предв арительно сог ласовыва ться с этими организациями. В случае
разног ласий к про ек т у прилаг аются замечания и ли форму лировка с ути
Х о д обсу ждения вопро сов и решения, принимаемые на зас ед аниях
к оллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксир ую тся в
проток олах. Прот ок олы оформляю тся на о сновании записи х о да заседаний,
стенограмм, зв ук овых записей (текст ов докладов; выступлений, справок,
проектов пост ановления или решений, пове стки дня, списк ов приг лашенных
и др.). Если х о д зас е дания стенографир у ется, текст стенограммы
расшифровывается, пе ча тает ся, зав еряется и храни тся вме сте с про ток оло м.
В пределах своей к омпетенции организации всех уровней управ ления
могут направ лять письма при о с уще ств лении оперативных связей с
выше ст о ящими о траслев ыми и ф ункциональными органами,
по две до мственными и другими организациями и отдельными гражданами.
Письма, как правило, должны со ставляться в т о м случае, к ог да невоз мо жен
или затру днен бездок ументный обмен информацией: устные раз ъяснения,
указания (личные или по телефону), инст р уктиров ание и т .д. При
необ х о димо сти сро чной переда чи инфор мации сост ав ляются тел е граммы и
те лефон ограммы, документ передается чере з мо демную связ ь, по факс у или
Организации на о сновании поло жений о них и других акт ов,
определяющих их к о мпетенцию, издаю т и иные доку менты: планы работ ,
отчеты, прейскуранты, стандарты, уст авы, поло жен ия, правила и др.
Проект управленче ск ого док умента долж ен быть сог ласован с исполнителями
(ав торами текста), рук ово дителями заинтересованных структ урных
Внутреннее сог ласование проекта доку мента должно прово диться в
по драз делениями, совеща тельными органами и при необ х о димо сти с
• с работник ами, ответственными за разрешение ф ункциональных
• с финансовым по дразделением или г лавным б ухгалтером
• с заме стителем председа теля к оллегиальног о органа или
заме стителем рук ово дителя организации, ведающими вопро сами,
Внешнее сог ласование в зависимо сти от со держания доку мента
• с по дчиненными организациями, а т акж е непо д чиненными, к ог да
по сле дние выст упают об язанной стороной в прав оотношениях, воз никаю щих
вследств ие из дания правовог о акта, или к ог д а со держание документа
• с организациями и на учно-произво дственными объ единениями,
занимающимися исследов аниями в той об ласти, к к оторой и меет отношение
• с обще ственными организациями – при необ х о димости или в
• с органами, осуще ств ляющими госу дарственный надве до мтвенный
к онтроль (над зор) в опре деленной об ласти (санит арный, противопо жарный и
• с выше ст о ящими органами общей или отраслевой к о м петенции в
случае, к ог да зак онода тельство м предусма тривается возмо жно сть совершения
управленческих действий тольк о с разрешения этих органов.
У прав ленческий док умент по дписыв ается или утверждает ся
рук ово дителем организации или замещающим ег о должностным лицо м в
соответствии с его к омпетенцией, уст анов ленной прав овыми ак тами: уставом
или по ло жением об организации, ст р ук турно м по драз делении, до лжностной
инструкцией, приказо м о распределении обязанностей и т .п. Две или более
по дписи ст ав ятся в то м случае, е сли за со держание док у мента отв етственны
Доку менты денежног о, мат ериального и кредитног о харак тера,
служащие основанием для приема и выда чи денег , тов арно-ма териа льных и
других ценностей, а также из меняющие кредитные и расчетные
об яза тельств а с другими организациями, по дписываю т
рук ово дитель организации и г лавный б ухгалтер (б ухгалтер).
Совместные док у менты н е ск о льких организаций по дписывают р ук ово дители
Доку менты, с ост ав ленные к о миссией, по дписыв ают все члены
к о миссии. Решения (по становления) к оллегиальных органов по дписываются
председа телем и секрет арем. Распоряжения, изд аваемые рук ово дителем
к оллегиальног о орган а в е динона чальном порядк е, имеют о дну по дпись.
Право под писи распорядительных документ ов в форме указаний или
распоряжений мож ет пре до ставляться заме стителю р ук ово дителя, г лавно му
инженер у , рук ово дителям структ урных по дразделений.
Утверждаемые доку менты (инст р укции, поло жения, уставы и др.)
по дписыв ает должностно е лицо, о тветственное за их по дг о т овку .
Прот ок ол по дписыв аю т предсе да тельств ующий на заседании
к оллегиальног о орган а (сов ета, к оллегии, собрания, совещания) и секрет арь.
Доклады, докладные записки, справки и другие доку менты
инфор мационног о, справо чного или аналити ческ ого характера могут быть
по дписаны исполнителем, е сли разрешаемые в них вопрос ы не вых одя т за
пределы ег о прав и к омпетенции, установленных до лжно стной инструкцией.
С уществ уют т акж е доку менты-прило ж ения. Они могут быть т ре х
видов: утверждаемые или вво димые в действие соо тветств ующим
распорядительным документ о м (прилож ения к правовым актам, имеющие
само сто ятельное зна чение); по ясняющие или дополняющие со держание
друг ого док у мента; направляемые с письмо м в др угие организации.
На прило жениях к распоряди тельны м доку ментам и прило жениях,
дополняющих или поясняющих содержание друг ого доку мента, в право м
При рассылке прилож ений без распорядительных док у мент ов на
прило ж ениях про ставляется гриф утверждения с указанием наименования
распорядительног о доку мента, его да ты и номера. Со став реквизитов и
порядок оформления документ ов-прило ж ений должны соответствова ть
требованиям унифицированной системы док ументации, к к оторой относитс я
В целях сокращения к оличе ств а применяемых ф орм док у ментов
министерства и ве до мства разра ба тывают отраслевы е т аб ели доку мент ов,
необ х о димых и до ста то чных для реа лизации функций и зада ч организаций. В
табель вклю чаю тся доку менты как традиционные, так и создав аемые
средств ами вычислительной техники. Табель по дписыв ается ответственным
за ег о со ставление и утверждается р ук ово дителем ве до мства. Ведение табеля,
вне сение в него изменений осуще ств ляется служ бой доку ментационног о
обеспечения. Со став ление доку мент ов, не указанных в табеле, за прещается.
Г ЛАВ А II. У нификация и стандартизац ия управленческих доку мент о в.
У н ификация доку мент ов заклю чает ся в уст анов лении единообразия
со става и фор м управ ленче ских док у ментов, фик сирующих о с уще ств ление
о дно типных управленч е ских функций. Стандартизация док умент ов – это
форма юридиче ск ого закрепления проведенной унифик ации и уровня ее
об яза тельности. У ст анов лены следующие ка тег ории стандарт ов:
г о с у дарственные ст андар ты (ГОСТ), отраслевые ст андар ты (ОСТ),
ре спу б лик анские ст андар ты (Р СТ). У нифик ация доку ментов прово дит ся в
целях сокращения к олич е ств а применяемых доку мент ов, типизации их фор м,
повышения ка че ств а, снижения т р у до емк ости их обраб о тки, достижения
инфор мационной совм е стимос ти различных систем док у ментации по
о дноименным и смежным ф ункциям управления, более эффективног о
• разработк у унифицированной системы доку ментов едения (УС Д),
к от орая осуще ств ляется министерствами и ве до мств ами, отв етственными за
• внед рение меж о трасле вых (м ежведо м ств енных) УС Д в рамк ах
• в ед ение УС Д и Отраслевог о классифика тора техник о-эк оно миче ск ой
В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.
Почему важно распределить ответственность?
Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).
- не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
- выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.
Стандарты для управления документами
Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:
В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:
- всех участников процесса создания документов;
- лиц, участвующих в управлении документами;
- всех пользователей документных систем.
Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).
В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).
Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.
Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности
Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:
1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).
2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).
3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).
Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).
Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.
Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа
В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?
На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).
Создание документов (документирование)
Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:
- качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
- своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.
Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:
- документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
- в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
- между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.
Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).
В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:
1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.
2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.
3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.
Исполнение документов (поручений)
Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:
1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.
2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.
Резюме
3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.
Читайте также: