Виды организационных документов реферат

Обновлено: 04.07.2024

1 Введение
2 Основная часть
1 Цель и назначение организационных документов
2 Виды и разновидности организационных документов
3 Особенности оформления организационных документов
3 Заключение
Список использованной литературы

Содержимое работы - 1 файл

курсовая ДОКУМЕН.docx

  1. Введение
  2. Основная часть
    1. Цель и назначение организационных документов
    2. Виды и разновидности организационных документов
    3. Особенности оформления организационных документов

    Список использованной литературы

    В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

    Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы.

    Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, т.е. элементами, которые позволяют надлежащим образом подготовить и идентифицировать документ, которые придают информации правовую или иначе говоря юридическую силу.

    В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно- распорядительными документами (ОРД). В составе ОРД различаются три группы:

    • Организационные
    • Распорядительные
    • справочно-информационные документы

    Более подробно остановимся на организационных документах.

    Организационными документами называется комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия.

    К организационным докуметам относятся документы, которые определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений. Это уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания и т.д.

    Тема моей курсовой работы является актуальной, т.к.организационной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

    Целью моей курсовой работы является охарактеризовать назначение, виды и разновидности организационных документов, а также изучить особенности их оформления.

    2. Основная часть

    2.1. Цель и назначение организационной документации

    Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

    • создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы
    • установление ее структуры
    • определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС)
    • регламентацию деятельности структурных подразделений и работников
    • формирование совещательных органов управления
    • регламентацию деятельности аппарата управления
    • лицензирование деятельности (в необходимых случаях)
    • установление режима работы и системы охраны
    • организацию труда работников и оценка труда работников
    • реорганизацию
    • ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

    Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационных документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

    К организационным документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению) ; должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

    Организационные документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационного документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

    Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

    Организационные документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационных документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационные документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы и их утверждение.

    Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационных документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

    Разрабатываются организационные документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

    Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно- правового документа является дата его утверждения.

    2.2. Виды и разновидности организационных документов

    Деятельность любого предприятия первоначально регулируют организационно - правовые документы, к которым относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

    Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению) .

    Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

    Актуальность данной темы велика, так как управленческие процессы и их документационное обеспечение в любой организации требуют обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных и иных правовых актов, принимаемых компетентными государственными органами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы общегосударственного (межотраслевого) действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы, в том числе с документной информацией.

    Содержание

    Введение……………………………………………………………………………. 3
    Теоретическая часть.
    Задание 1. Организационные документы как составная часть системы документации ……………………………………………………5
    Понятие и функции организационных документов……………………. 5
    Виды организационных документов………………….………. ….……..…8
    Заключение………………………………………………………………………. 23
    Список использованных источников информации. 25
    Задание 2. Презентация по теме теоретической части. ………………………. 27
    Практическая часть. ….…………

    Работа содержит 1 файл

    Документооборот.рdocx.doc

    ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ЗДРАВООХРАНЕНИЮ

    И СОЦИАЛЬНОМУ РАЗВИТИЮ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    ИНСТИТУТ МЕНЕДЖМЕНТА И ИНФОРМАТИКИ

    КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

    Студент 6 курса

    Зубарев Сергей Вячеславович

    Форма обучения: заочная

    Теоретическая часть.

    Задание 1. Организационные документы как составная часть системы документации ……………………………………………………5

      1. Понятие и функции организационных документов……………………. 5
      2. Виды организационных документов………………….………. ….…….. …8

      Список использованных источников информации. . 25

      Задание 2. Презентация по теме теоретической части. ………………………. 27

      Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационных документов, создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

      Актуальность данной темы велика, так как управленческие процессы и их документационное обеспечение в любой организации требуют обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных и иных правовых актов, принимаемых компетентными государственными органами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы общегосударственного (межотраслевого) действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы, в том числе с документной информацией.

      Однако наряду с этим важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления.

      Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры.

      Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками.

      Документационное обеспечение является основной обеспечивающей функцией управления. От того, как оно организовано, во многом зависит эффективность управленческой деятельности. В свою очередь, порядок работы с документами в конкретной организации напрямую связан с организацией управления и зависит от структуры аппарата управления, компетенции и функций органов управления, структурных подразделений и т. д. Поэтому в состав нормативной и методической базы документационного обеспечения управления относят и те локальные акты, которые регулируют организацию управленческой деятельности конкретной фирмы, учреждения.

      Организационные документы как составная часть системы документации

        1. Понятие и функции организационных документов

        Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий – это функция организации системы и процессов управления.

        Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

        Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

        Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

        Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов организационных документов. Они подразделяются по:

        • содержанию информации (отражают основные функции управления)

        • происхождению (служебные и личные)

        • месту составления (внешние и внутренние)

        • способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)

        • форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)

        • количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов).

        Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно документов, создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

        Организационно документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

        К организационным документам относят:

        - положение об организации;

        -положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

        - структура и штатная численность;

        - инструкции по определенным направлениям деятельности;

        - должностные инструкции работников;

        - правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

        Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.

        Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

        Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

        - положение об отделе кадров;

        - структура и штатная численность аппарата Министерства;

        - инструкция о ведении бухгалтерского учета;

        - должностная инструкция референта;

        Функции организационных документов:

        • организационная – организационные документы устанавливают или упорядочивают действия участников правовых отношений;
        • информационная – определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
        • правовая – организационные документ может являться письменным доказательством и быть источником права;
        • коммуникативная – организационные документы являются средством обмена информации;
        • управленческая – организационный документ выступает как средство управления деятельностью.

        С точки зрения срока действия организационно документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

        Особенностью организационных документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

        Таким образом, можно сказать, организационные документы – это документы реализующие нормы административного права и являющиеся правовой основой деятельности организации. Для детального понимания понятия организационные документ стоит рассмотреть каждый вид отдельно.

        1.2 Виды организационных документов

        Одни компании определяют организационные документы как вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, другие вкладывают в определение иной смысл, полагая, что организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения.

        Организационные документы также определяют как комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

        В состав организационных документов также включают различные группы документации.

        Назначение и состав организационно-правовой документации
        Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:
        * создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
        установление ее структуры;

        Вложенные файлы: 1 файл

        организационно-правовые документы.docx

        Понятие, функции и виды организационных документов.

        Организационно-правовые документы: понятие, оформление, виды

        Назначение и состав организационно-правовой документации

        Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

        * создание организации, включая выбор ее организационно- правовой формы;

        установление ее структуры;

        определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);

        регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

        формирование совещательных органов управления;

        регламентацию деятельности аппарата управления;

        лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

        установление режима работы и системы охраны;

        организацию труда работников и оценка труда работников;

        ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

        Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

        К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

        Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

        Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

        Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

        Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

        Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

        Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

        Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

        2 Характерные черты ОПД

        Документам организационно - правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках акционерного общества осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

        1. Подготовка организационно - правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

        2. Ведение организационно - правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.

        3. Организационно - правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно - правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

        4. Организационно - правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

        5. Для абсолютного большинства организационно - правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

        6. Общие требования к оформлению организационно - правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и тому подобное).

        3. Виды организационно-правовых документов

        Деятельность любого предприятия первоначально регулируют организационно - правовые документы, к которым относятся:

        Устав - свод правил, регулирующих деятельность предприятия, его взаимоотношения с другими организациями, предприятиями, фирмами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании предприятия.

        Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, комплектацию, обязанности и организацию работы системы предприятия.

        Инструкции - правовые акты, издаваемые или утверждаемые в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые, технологические и иные стороны деятельности предприятия.

        Штатное расписание - организационно - правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений (при наличии таковых) предприятия, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

        Правила внутреннего трудового распорядка - документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности предприятия.

        Должностные инструкции - документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) предприятия конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

        организационный правовой документ управление

        Примеры оформления организационно- правовых документов

        Пример расчета штатной численности структурного подразделения бухгалтерии по нормам за год /Участок-Учет основных средств/

        Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

        К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное расписание , должностная инструкция. Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, и положения, изложенные в них, являются обязательными для исполнения.

        Организационные документы проходят обязательную процедуру утверждения. В зависимости от вида документа они могут утверждаться вышестоящей организацией, руководителем данной организации, руководителем структурного подразделения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением). Датой организационного документа является дата его утверждения. Бланк организационного документа должен иметь обязательный набор реквизитов: название организации или подразделения(если документ утверждает руководитель подразделения), наименование вида документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Текст организационных документов содержит пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

        Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с юристом.

        Устав- документ, регулирующий взаимоотношения граждан, организаций, учреждений с другими организациями, обществами и гражданами в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Структура устава и его содержание определяются разработчиком и включают следующие разделы:

        - общие положения (указываются задачи и цели организации);

        - организационное единство (перечисляются структурные подразделения и их взаимосвязи);

        - регламент деятельности (содержатся сведения о формах управления, правах и обязанностях должностных лиц);

        - финансово-материальная база (указываются источники финансовых ресурсов, порядок распоряжения средствами);

        - отчетная и ревизионная деятельность;

        - порядок ликвидации и ответственность за дела организации. Кроме перечисленных в устав могут быть включены и другие разделы в соответствии со спецификой деятельности организации.

        Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти; уставы общественных организаций- съездами этих организаций; уставы государственных предприятий и учреждений- вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы частных предприятий утверждаются их коллективами и регистрируются вышестоящими административными органами (областными, краевыми, городскими, районными).

        При оформлении Уставов используются:

        • наименование министерства или ведомства;

        • наименование вида документа (устав);

        • регистрационный номер документа;

        • место составления или издания документа(город);

        Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, дату регистрации, государственный регистрационный номер и заверяется печатью регистрирующего органа.

        Положение- документ, определяющий задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы учреждения, предприятия или его подразделения. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях. Текст положения организации включает следующие разделы.

        4.Права и обязанности.

        6.Взаимоотношения и связи.

        7.Контроль, проверка и ревизия деятельности.

        8.Реорганизация и ликвидация.

        Положение об организации утверждается вышестоящей организацией.

        Текст положения о подразделении включает следующие разделы:

        4.Права и обязанности.

        Положение оформляется на общем бланке организации.

        Положение о структурном подразделении подписывает его руководитель, вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик; положение согласовывается с юридическим отделом.

        Положение учреждения утверждается вышестоящей организацией.

        При оформлении положения используют следующие реквизиты:

        • наименование структурного подразделения;

        • гриф утверждения документа;

        • наименование вида документа (положение);

        • регистрационный номер документа;

        • место составления или издания документа (город);

        • заголовок к тексту;

        • гриф согласования документа;

        • визы согласования документа.

        Договор (контракт)- документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких- либо отношений (характера сделки, условий и сроков поставки, транспортировки, оплаты, гарантий и т.п.).

        Договорные отношения могут быть установлены путем представления одной из сторон проекта договора (контракта). Получив проект, другая сторона рассматривает его и при отсутствии возражений подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

        Составными частями договора (контракта) являются:

        • заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на покупку, контракт о техническом содействии и т.п.);

        • дата, место составления, номер;

        • наименование сторон (полное и сокращенное название фирм);

        • условия и сроки (поставки, перевода, хранения, упаковки, рекламы, реализации и т.п.);

        • условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

        • порядок сдачи и приема выполненных работ;

        • ответственность сторон (в том числе за невыполнение принятых обязательств);

        • юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские реквизиты, номера телефонов, факсов);

        • подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

        Штатное расписание- документ, содержащий перечень должностей сотрудников предприятия, учреждения, фирмы; сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы.

        Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия и согласовывается с главным бухгалтером. Штатное расписание утверждается руководителем предприятия. В грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы, на грифе утверждения ставится гербовая печать или печать организации. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. В заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание.

        Ответственность за подготовку штатного расписания несет отдел кадров.

        Приложение 4.Штатное расписание.

        Должностная инструкция- документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции. Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

        • Для учеников 1-11 классов и дошкольников
        • Бесплатные сертификаты учителям и участникам

        Понятие организационно-правовой документации и его виды

        Список использованной литературы

        Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

        Значение работы с организационно-правовой документацией предприятия заключается в том, что она позволяет системно рассмотреть структуру предприятия, изучить его функции, понять цели которое оно стремится достичь.

        Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

        Понятие организационно-правовой документации и его виды

        Организационные правовые документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

        Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение. Организационные документы определяют:

        - организационно-правовую форму организации, структуру управления;

        - штатную численность, состав (номенклатуру) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей;

        - полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;

        - правомочия совещательных органов управления организации;

        - регламент деятельности аппарата управления организации;

        - режим работы и системы охраны;

        - организацию и оценку труда работников;

        - правила реорганизации организации;

        - порядок ликвидации организации.

        Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

        Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

        Документам организационно – правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках акционерного общества осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

        1. Подготовка организационно – правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

        2. Ведение организационно – правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.

        3. Организационно – правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно – правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

        4. Организационно – правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

        5. Для абсолютного большинства организационно – правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

        6. Общие требования к оформлению организационно – правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и тому подобное).

        Деятельность любого предприятия первоначально регулируют организационно – правовые документы, к которым относятся: Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

        Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

        Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ.
        Устав должен содержать следующие реквизиты:

        · Наименование вида документа;

        · Место составления или издания документа;

        · Гриф утверждения документа;

        · Подпись лица, утверждающего документ.

        Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

        Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

        Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

        Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

        · Наименование структурного подразделения;

        · Наименование вида документа;

        · Гриф утверждения документа.

        Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
        Текст Положения включает следующие разделы:

        Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству) Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

        Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: должен, следует, необходимо, и т.д.

        Инструкция содержит следующие реквизиты:

        · наименование вида документа;

        · заголовок к тексту;

        На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

        Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
        Основные разделы текста должностной инструкции:

        В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

        Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

        В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

        В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
        Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

        Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

        · наименование вида документа;

        Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
        Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

        Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

        Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

        · организация работы предприятия;

        · взаимные обязанности работников и администрации;

        Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

        учет разработка регламент организационный документ

        Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

        К организационно-правовым документам относят:

        Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационно-правовых документов является дата утверждения. Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа. Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста и проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

        Правильное оформление организационно-правовой документации упрощает работу фирмы и делает ее более устойчивой. Организационно-правовые документы обеспечивают исполнение задач и функций предприятия, организацию его работы. Без грамотной организации организационно-правовой документации продолжительное существование фирмы невозможно.

        Список использованной литературы

        1. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие. – М., – 2008

        2. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. - СПб.: Питер, 2007

        3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: Интел-Синтез, 2003.

        4. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 2000.

        Читайте также: