Управление коммуникациями проекта реферат

Обновлено: 02.07.2024

Основными критериями успеха в бизнесе являются профессиональное управление и обеспечение эффективной работы персонала. Для этого требуется правильно обнаружить, спроектировать, реализовать и совершенствовать бизнес-процессы, что обеспечивает более эффективное ведение хозяйственной и организационно-административной деятельности предприятия. В этих условиях современные информационные технологии (ИТ) и создаваемые на их основе информационные системы становятся эффективным инструментом для достижения стратегических целей и устойчивого развития компаний и организаций.

Информационные технологии проникают во все сферы жизнедеятельности человека. Все отрасли человеческой деятельности поддерживаются, автоматизируются с помощью большого количества различных информационных систем или программных продуктов, имеющих различные назначения, функциональность, специфику разработки и внедрения. Информационные системы, автоматизирующие те или иные аспекты человеческой деятельности, требуют, как и любые другие объекты инженерии, проработанного, методологически выверенного подхода к созданию и запуску в эксплуатацию. Основными вопросами при создании информационных систем являются агрегация требований к создаваемой системе, координация работы всех участников процесса создания системы и аспекты разработки программного обеспечения создаваемой системы.

Зачастую цели, результаты и условия реализации ИТ-проектов различны и , можно говорить , о возникающих проблемах в их многообразии и сложности, но основные причины объясняются недостатками планирования или ошибками в процессе организации коммуникаций между отдельными участниками проекта, проектной командой и ее спонсорами, при этом редкая неудача заключается в технической стороне вопроса.

В любом проекте взаимодействуют люди и, анализируя результаты исследований, становится понятно, что без хорошо отлаженного взаимодействия заинтересованных сторон все усилия по реализации проекта, тем более такого, в котором задействовано большое количество людей или даже компаний, могут оказаться тщетными. Особенно это актуально для такой сложной области как информационные технологии. Это может касаться как общения внутри команды проекта, так и общения с внешними участниками. Положительного эффекта от эффективных коммуникаций можно добиться на различных стадиях проекта, грамотно их организовав.

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием информационными связями) – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации [1].

Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это достигается использованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектом.

Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта [2].

В качестве основных потребителей информации проекта выступают:

- проект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту;

- заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта;

- поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудовании и т. п., необходимых для выполнения работ;

- проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию;

- непосредственные исполнители работ на местах.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает следующие процессы:

- отчетность о ходе выполнения проекта, обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;

- документирование хода работ сбор;

- обработка и организация хранения документации по проекту.

План коммуникаций является составной частью плана проекта [3]. Он включает:

- план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;

- план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки;

- детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;

- план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;

- методы обновления и совершенствования плана коммуникаций. План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

1. Внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);

2. Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);

3. Письменные и устные;

4. Вертикальные и горизонтальные.

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний. Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.

Процессы управления коммуникациями проекта предусматривают создание необходимых связей между людьми и информацией, которые требуются для успешного осуществления коммуникаций. Все, кто так или иначе вовлечен в проект, должны хорошо понимать, насколько коммуникации отражаются на протекании проекта в целом.

1. Заренков, В. А. Управление проектами : учеб. пособие. – 2 –е изд. / В. А. Заренков. – М. : АСВ, 2006.

2. Нанасов, П. С. Управление проектом : учеб. пособие / П. С. Нанасов. – М. : АСВ, 2002.

3. Мазур, И. И. Управление проектами : учеб. пособие / И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге; под общ. ред. И. И. Мазура. – М. : Омега-Л, 2005.

Управление коммуникациями проекта - это осуществление всей деятельности по организации связи и общения как между продавцом и покупателем, так и между сотрудниками фирмы. Общение и отношения между сотрудниками фирмы - это основная задача, которая ставится в управлении коммуникациями проекта, так как работа сотрудников совместно напрямую зависит от психологического состояния людей. Умение осуществлять правильное управление коммуникациями проекта есть одно из главных требований к менеджеру проекта.
Цель данного реферата рассмотреть понятия управление взаимодействиями и информационными связями.

Содержание работы

Введение…………………………………………………………..3
1. Процессы управления коммуникациями……………………..4
Сбор и распределение информации……………………………..7
Отчетность о ходе выполнения проекта………………………. 8
Документирование хода работ…………………………………. 8
2. Информационные технологии управления проектами……. 10
Заключение………………………………………………………..13
Список литературы……………………………………………….

Файлы: 1 файл

Федеральное Государственное Бюджетное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального Образования

Московский Государственный Университет Пищевых Производств

Выполнил: Образцова А. А.

Проверил: Тульская Н. С.

1. Процессы управления коммуникациями……………………..4

Сбор и распределение информации……………………………..7

Отчетность о ходе выполнения проекта………………………. 8

Документирование хода работ…………………………………. 8

2. Информационные технологии управления проектами……. 10

В настоящее время самым прогрессивным подходом для ведения маркетинга является управление проектом. Проект - это совместная работа людей по достижению определенной цели, ограниченная по времени и средствам.

За любой проект отвечает человек, на которого ложиться вся ответственность по ведению его до конечной цели - это менеджер по проекту. Он должен следить за такими понятиями как - управление коммуникациями проекта, комбинирование всех действий сотрудников, задействованных в проекте, осуществление заинтересованности в проекте, а так же точное совпадение по срокам.

Цель данного реферата рассмотреть понятия управление взаимодействиями и информационными связями.

1. Процессы управления коммуникациями

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) - управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации .

В проектах под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные, используемые для планирования, управления и контроля. Проектная информация может принимать различные формы: отражать совместную установку целей, вытекать из интерпретации проектных контрактов, состоять из прямых указаний к выполнению работ, в совокупной или кодированной форме содержать данные о самом проекте и о его существовании. Существует необходимость централизованного фиксирования любой проектной информации, обозначения ее в зависимости от ее содержания, распределения в соответствии с задачами и централизованного ее администрирования. Информация представляет возможность сотрудничества между внешними и внутренними субъектами, вовлеченными в осуществления данного проекта. С ее помощью участвующие в проекте узнают, какие работы, кем и в какое время должны быть выполнены. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена регулярно, своевременно, единообразно, понятно, правдиво, подробно, по назначению и в удобной форме.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

1. Внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.).

2. Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения).

3. Письменные и устные.

4. Вертикальные и горизонтальные.

В процессе управления информации используются: телефон, факс, письмо, совещание, доклад, электронная почта, телекоммуникации, видеоконференции, телетекстовые устройства.

Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта. Схема обмена информацией внутри организации представлена на рис.1.

Рис.1. Схема информационного обмена в организации

В качестве основных потребителей информации проекта выступают:

1. Проект - менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту.

2. Заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта

3. Поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т.п., необходимых для выполнения работ.

4. Проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию.

5. Непосредственные исполнители работ на местах.

Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

1. Планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).

2. Сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.

3. Отчетность о ходе выполнения проекта - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.

4. Документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

Планирование системы коммуникаций

План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:

1. План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.

2. План распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки.

3. Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.

4. План ввода в действие тех или иных видов коммуникаций.

5. Методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.

Сбор и распределение информации

Существует формальная информация (возникает внутри организационных структур проекта) и неформальная информация (возникает за их пределами и может относиться как к самому проекту, так и к событиям, лежащим за его рамками).

Поток информации может двигаться в вертикальном (между начальником и подчиненным), горизонтальном (между стоящими на одной ступени иерархической лестницы) и диагональном (между начальником и подчиненными за пределами отделов) направлениях.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.

Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется:

1. Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания

2. Доступностью технологий.

3. Квалификацией и подготовленностью кадров.

Отчетность о ходе выполнения проекта

Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает:

1. Информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей.

2. Информацию об отклонениях от базовых планов.

3. Прогнозирование будущего состояния проекта.

Документирование хода работ

Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.

Документирование результатов хода работ включает в себя:

1. Сбор и верификацию окончательных данных.

2. Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ.

3. Архивирование результатов с целью дальнейшего использования.

Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.

Таким образом, управление коммуникациями проекта должно быть нацелено на групповое взаимодействие в рамках управления проектом и включать:

1. информацию проекта, т.е. собранные, обработанные и распределенные данные, включающие в себя как исходные данные, так и получаемые в результате прямых расчетов, аналитической обработки, экспертных оценок и пр.;

2. средства обработки информации, включающие в себя информационные технологии, базирующиеся на современных программных средствах;

3. средства коммуникации, ориентированные на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации и базирующиеся на современных средствах связи и передачи данных.

2. Информационные технологии управления проектами

Большинство коммуникационных процессов в рамках проекта подразумевают использование компьютеров и средств связи. Более того, можно утверждать, что от момента зарождения и до наших дней развитие методов управления проектами и их практическое применение во многом определялось развитием информационных технологий.

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, накопления, хранения, передачи, обработки, контроля информации, основанные на использовании средств компьютерной техники, коммуникаций и новейших технологий преобразования информации.

Информационная система управления проектом - организационно- технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Многие аналитические средства подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.

С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и Web-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.

Содержание работы

1.Процессы управления коммуникациями. 4

2. Планирование коммуникаций. 9

3. Средства коммуникации. 12

Список литературы. 29

Содержимое работы - 1 файл

реферат.docx

1.Процессы управления коммуникациями. 4

2. Планирование коммуникаций. 9

3. Средства коммуникации. 12

Список литературы. 29

Цель данного реферата рассмотреть понятия управление взаимодействиями и информационными связями.

Управление коммуникациями проекта – это область знаний, включающая в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта. Процессы управления коммуникациями проекта предусматривают создание необходимых связей между людьми и информацией, которые требуются для успешного осуществления коммуникаций. Менеджеры проектов могут тратить чрезмерно много времени на коммуникации с командой проекта, участниками проекта, заказчиком и спонсором. Все, кто так или иначе вовлечен в проект, должны хорошо понимать, насколько коммуникации отражаются на протекании проекта в целом. На рис. 1 приводится общая схема процессов управления коммуникациями проекта, а на рис. 2 показана диаграмма зависимостей этих процессов и их входы, выходы и другие процессы из данной области знаний. Процессы управления коммуникациями проекта включают в себя следующие элементы:

1 Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации.

2 Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.

3 Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ. Эта информация включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса и прогнозирование.

4 Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем.

Эти процессы взаимодействуют как друг с другом, так и с процессами в других областях знаний. В зависимости от потребностей проекта в каждом процессе могут принимать участие один или несколько человек или групп. Каждый процесс имеет место по крайней мере один раз в ходе каждого проекта, а если проект разделен на фазы – то в одной или нескольких фазах проекта. Хотя в данном руководстве процессы представлены как дискретные элементы с четко определенными интерфейсами, но на практике они могут накладываться друг на друга и взаимодействовать между собой; такие наложения и взаимодействия здесь не описаны.

Рисунок 1. Общая схема управления коммуникациями проекта

Примечание: Показаны не все взаимодействия процессов и не все потоки данных между процессами.

Рисунок 2. Диаграмма зависимости процессов для процесса управления коммуникациями проекта

Навыки коммуникации связаны с коммуникациями управления проектом, но это не одно и то же. Искусство коммуникации – весьма обширная область, включающая в себя разнообразные знания, в том числе:

Модели отправитель-получатель. Цепочк и обратной связи и препятствия при коммуникации.
Выбор способа связи. Решение, как именно будет осуществляться коммуникация: письменно или устно, в виде неофициальной записки или официального отчета, лично или по электронной почте. Выбор способа связи для передачи информации зависит от ситуации.
Стиль письма. Действительный или страдательный залог, структура предложения и лексика.
Способ представления. Стиль оформления основного текста и применение визуальных средств.
Методы ведения собраний. Подготовка повестки дня и урегулирование конфликтов.

На базовой модели коммуникации (рис. 3) показано, как происходит передача и прием идей или информации между двумя сторонами, обозначенными как отправитель и получатель. Основными элементами данной модели являются:

Рисунок 3. Коммуникации – Базовая модель.

В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта; например: каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче информации проекта существует во всех проектах, информационные потребности и методы ее распространения могут сильно отличаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.

В большинстве проектов основная часть планирования коммуникаций выполняется на самых ранних фазах проекта. Однако результаты данного процесса планирования регулярно пересматриваются на протяжении всего проекта и, при необходимости, изменяются, чтобы они сохраняли свою актуальность.

Часто планирование коммуникаций тесно связано с факторами внешней среды предприятия и влиянием организации на проект, поскольку от организационной структуры проекта очень сильно зависят требования к коммуникациям проекта.

Рисунок 4. Планирование коммуникаций: входы, инструменты и методы, выходы.

2.1 Планирование коммуникаций: входы

1 Факторы внешней среды предприятия

2 Активы организационного процесса

3 Описание содержания проекта

4 План управления проектом

Ограничения. Ограничения – это факторы, которые могут ограничить возможности выбора для команды проекта. Примером таких ограничений может быть размещение членов команды в разных городах, несовместимые версии программного обеспечения для коммуникации или ограниченные технические возможности средств коммуникации.
Допущения. Конкретные допущения, затрагивающие планирование коммуникаций, определяются отдельно для каждого проекта.

2.2 Планирование коммуникаций: инструменты и методы

1 Анализ требований к коммуникациям

Менеджер проекта должен рассматривать количество потенциальных каналов или путей коммуникации в качестве показателя сложности коммуникаций проекта.

Общее количество каналов коммуникации равно n(n-1)/2, где n = количество участников проекта. Таким образом, получается, что в проекте, в котором 10 участников, количество потенциальных каналов коммуникации будет равно 45. Следовательно, ключевым элементом в планировании коммуникаций проекта является определение того, кто с кем будет взаимодействовать и кто какую информацию будет получать, и наложение соответствующих ограничений. Обычно для определения требований к коммуникациям проекта необходима следующая информация:

Организационные диаграммы
Соотношение между организацией проекта и распределением ответственности между участниками проекта
Службы, подразделения и специальности, принимающие участие в проекте
Количество людей, задействованных в проекте, с учетом места их размещения
Внутренние информационные потребности (например, обмен информацией внутри организаций)
Внешние информационные потребности (например, коммуникации со СМИ или подрядными организациями)
Информация об участниках проекта.

Методологии передачи информации между участниками проекта могут существенно различаться. Например, команда управления проектом может использовать самые разные способы коммуникации, от кратких обсуждений до полноценных совещаний, от обычных письменных документов до материалов (например, расписаний или баз данных), доступных через Интранет.

Читайте также: