Требования предъявляемые к экономической информации реферат

Обновлено: 01.07.2024

Наличие информации представляет собой исходную базу управления любым объектом. Любая общественно-экономическая система для своего управления требует самой широкой информационной базы. Полная, достоверная и своевременная информация необходима для решения сложных задач управления, оказания услуг на современном уровне. От того, как организован сбор, обработка, распределение информации в целях обеспечения процесса принятия решений, в значительной мере зависит результативность внутреннего контроля, а также эффективность управления в целом.

Понятие “информация” произошло от латинского -слова “informatio”, означающего изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. Поэтому под информацией в широком смысле следует понимать сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессов.

Специалисты по управлению, в частности Кнорринг В. И., под информацией понимают совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте. При этом предполагается, что обмен сведениями (данными) может осуществляться между людьми, человеком и компьютером, а также между компьютерами [1, с.96].

Информация играет важную роль в обществе, она связывает между собой различные материальные и интеллектуальные виды деятельности людей и выступает важнейшим ресурсом жизнедеятельности. При этом характерной особенностью этого вида ресурсов, в отличие, например, от природных, является то, что он не только не убывает со временем, но и постоянно нарастает, создавая тем самым условия для накопления опыта, способствуя выработке и принятию эффективных управленческих решений.

Для современных условий развития информационных технологий характерно все более широкое использование высокоэффективных автоматизированных информационных систем, позволяющих существенно повышать уровень управления экономическими объектами. Современные информационные системы предоставляют возможность осуществлять сбор и хранение информации, оперативно и точно передавать ее по назначению, осуществлять ее обработку, выявлять отклонения от намеченных показателей, производить анализ данных. На этой основе появляется возможность поэтапно осуществлять систематический контроль за всеми участками деятельности банка, координировать и своевременно вносить соответствующие коррективы, отслеживая изменение условий внешней среды. Применение развитых информационных систем создает предпосылки для усиления централизации и оперативности контроля, перенесения на высший уровень руководства контрольных функций.

Коммерческие организации в силу своей деятельности могут располагать возможностями по накоплению информации, касающейся своей деятельности, а также функционирования многих других объектов и субъектов экономической и социальной жизни общества. Вместе с тем, потребности предприятий в информации продолжают неуклонно нарастать, и удовлетворение их происходит явно не в полной мере. Чем быстрее указанная проблема найдет свое решение, тем быстрее будут созданы условия для формирования устойчивой и надежной предпринимательской среды.

При организации информационной системы предприятий важно определить основные требования, предъявляемые к информации, необходимой для эффективного управления. Суть требований, которым, прежде всего, должна удовлетворять информация с управленческой позиции, состоит в следующем [1, c.97].

Информация должна быть надежной или достоверной. Информацию можно считать достоверной в том случае, если она не искажает истинного положения дел. На практике выполнение этого требования достигается за счет использования методологически правильной техники получения данных, а также путем перепроверки полученных сведений. Управленческие решения, принятые на основе недостоверной информации, скорее всего, будут ошибочными и, как следствие, будут вести к крупным потерям для экономического объекта.

Своевременность информации предполагает, что она сохраняет свою актуальность на тот момент, когда становится доступной для ее использования. Требования к актуальности существенно возрастают при работе в постоянно изменяющихся условиях. Временной период, в течение которого информация остается актуальной, зависит от природы принимаемых на ее основе решений, но в любом случае этот период должен быть меньше времени, которое отводится для принятия управленческого решения. С позиции управления в коммерческой организации нередко предъявляются повышенные требования к оперативности информации, поскольку для совершения многих видов операций необходимо иметь доступ к данным в режиме реального времени.

Полнота и регулярность получения сведений подразумевают систематическое поступление необходимого объема данных, а также должный уровень организации их хранения. Информация удовлетворяет требованию полноты, если ее достаточно для понимания и принятия на ее основе управленческих решений. Неполнота информации не только сдерживает принятие решений, но также может стать причиной управленческих ошибок.

Информация должна представлять ценность, то есть быть полезной, поскольку в противном случае она лишь отвлекает внимание, мешает в осмыслении сущности процессов, событий, операций. Ценность информации зависит от объема и значимости решаемых на ее основе задач [1, c.97].

Информация должна быть в достаточной степени подготовлена к применению, что позволяет своевременно и эффективно использовать ее для принятия управленческих решений. Выполнение этого требования обеспечивается за счет соответствующей обработки данных и представления их в доступной, легко читаемой форме (например, в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков).

Информация должна удовлетворять и такому важному требованию, как сопоставимость, без выполнения этого требования дальнейшая обработка данных становится бессмысленной. Сопоставимость данных достигается за счет использования единой методологической базы наблюдений и регистрации показателей во всех подразделениях банка, включая филиалы.

Выполнение большинства перечисленных требований может быть обеспечено лишь при наличии развитых информационных систем. Для этого важно постоянно расширять доступ к внешним источникам информации, используя все средства телекоммуникационных сетей, а также объединять внутренние источники информации едиными системами организации данных, например стандартами представления сведений и перечнем показателей, едиными системами передачи, позволяющими оптимизировать информационные потоки, санкционировать доступ сотрудников к тем или иным данным.

Вложенные файлы: 1 файл

Особенности экономической информации и требования к ней с позиций управления.doc

ВВЕДЕНИЕ

Экономическая информация - это совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и не производственной сферах. Экономическая информация включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления на определённый момент времени.

1. Понятие и сущность экономической информации

Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация – информация, характеризующая производственные отношения в обществе и представляющая собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях отраслевого и регионального управления.

Предметом дальнейшего рассмотрения будет управленческая и экономическая информация, важнейшими свойствами которой являются:

целевое назначение информации;
достоверность и полнота;
ценность и актуальность;
ясность и понятность;
скорость передачи и обработки.

Экономическая информация включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления на определенный момент времени. Экономическая информация отражает деятельность предприятий и организаций посредством натуральных, стоимостных и других показателей.

Для экономической информации характерны:

большие объемы;
многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);
многообразие ее источников и потребителей;
значительный удельный вес логических операций при ее обработке.

Эти свойства экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники и прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что в свою очередь требует умения определять структуру и объёмы перерабатываемой информации.

Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимается группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию. По структурному составу информационные совокупности можно разделить на:

Элементарными неделимыми единицами экономической информации являются реквизиты, выражающие определенные свойства объекта. Реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства описываемого объекта (время и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименование работы и т.д.). Реквизиты-основания дают количественную характеристику явлений, выраженную в определенных единицах измерения (сумма вклада в рублях, ставка налога в процентах и т.д.). Отдельно взятые реквизиты-признаки и реквизиты-основания экономического смысла не имеют, поэтому применяются только в сочетании друг с другом.

Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, образует показатель.

На основе показателей строятся документы. Документы, используемые в процессе управления, планирования и учета, могут включать один или несколько показателей с обязательным указанием лица, ответственного за содержащуюся в них информацию.

Перемещение документов и работа с ними в организации — ее документооборот. Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа (т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).

2. Классификация экономической информации

Экономическую информацию можно классифицировать по различным признакам:

1. По месту возникновения:

- Выходная информация - это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, подразделение.

Так же экономическая информация может быть:

- Внутренняя информация - возрастает внутри объекта;

- Внешняя информация - возрастает за пределами объекта.

2. По стадии обработки:

- Первичная информация - это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальных стадия;

Вторичная информация - это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной;

Промежуточная информация - это информация, которая используется в качестве исходных данных для последующих расчетов;

- Результатная информация - это информация, которая получается в процессе обработки первичной информации и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

3. По стабильности:

- Переменная информация - это информация, которая отражает физические количественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы;

Постоянная (условно постоянная) информация - это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

Постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например: табельный номер служащего, его профессия и т.д.
Постоянная нормативная информация - содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например: размер налога на прибыль.
Постоянная плановая информация - содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например: план выпуска телевизоров.

4. По способу отображения:

- Текстовая информация - это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых информация представляется на физическом носителе.

- Графическая информация - это графики, диаграммы, схемы, рисунки.

5. По функции управления:

- Плановая информация - это информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы. Например: план выпуска продукции.

- Нормативно-справочная информация - содержит различные нормативные и справочные данные, ее обновление происходит достаточно редко. Например: время, предназначенное для одной детали.

- Учетная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. Например: количество проданной продукции за месяц.

- Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий период времени. Например: количество изготовленных деталей за час, смену.

3. Особенности экономической информации и требования к ней с позиций управления

Ещё лет десять назад наиболее распространенным носителем информации являлась бумага, на которой печатаются газеты, журналы. В последнюю четверть века в связи с широким распространением ЭВМ наиболее распространенными носителями информации стали магнитные и оптические диски.

Передача информации осуществляется как путем пересылки носителя информации потребителю (например, доставка газет почтой), так и с помощью проводной и радиосвязи (телефон, радио, телевидение). В настоящее время все более широко используются спутниковые и оптоволоконные линии связи.

Целевое назначение информации является одной из важнейших ее характеристик, ибо она часто применяется в различных целях. Например, одни и те же данные могут быть использованы как для анализа хозяйственной деятельности предприятия, так и для её планирования.

Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел. Недостоверная информация может привести к неправильному пониманию или принятию неправильных решений.

Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполнота информации сдерживает принятие решений или может повлечь ошибки.

Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью. Актуальную информацию важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях. Если ценная и актуальная информация выражена непонятными словами, она может стать бесполезной. Информация становится ясной и понятной, если она выражена языком, на котором говорят те, кому предназначена эта информация.

И последняя характеристика - скорость передачи и обработки информации. Она зависит от быстродействия используемых технических средств и систем.1

Для передачи и обработки информации важное значение имеет ее объем, который зависит от количества передаваемых знаков (символов).

Изучение экономической информации в различных аспектах дает возможность выявить состав информационных совокупностей и их структуру, закономерности преобразования, объемно-временные и качественные характеристики (полноту, достоверность, своевременность, точность), а также способы их получения, обработки, защиты и последующего использования.

Нынешнее состояние экономики России делает своевременную и точную информацию наиважнейшим фактором, определяющим успех практически любого бизнеса. По некоторым оценкам западных специалистов, в случае раскрытия служебной информации средней западной фирмы она просуществовала бы всего несколько дней. В то же время своевременная информация может принести миллионную прибыль. Для подтверждения этого факта достаточно вспомнить о строжайшем запрете на использование конфиденциальной или даже просто необщедоступной информации при игре на Нью-Йоркской фондовой бирже.

Экономическая информация – совокупность данных (сведений), используемых при осуществлении функции организационно-экономического управления экономикой государства и его отдельными звеньями.

Экономическую информацию классифицируют: по месту возникновения (входящая, исходящая), по участию в процессе обработки/хранения (исходная, производная, хранимая без обработки, промежуточная, результативная), по отношению к функциям управления (плановая, прогнозная, нормативная, конструкторско- технологическая, учетная, финансовая и др.).

Выделяют ряд особенностей, влияющих на организацию автоматизированной обработки.

ЭИ специфична по форме представления. Она непременно отражается на материальных носителях в виде первичных и сводных документов, для повышения достоверности передача и обработка ведется лишь юридически оформленной информации, то есть при наличии подписи на традиционных или электронных документах (требует специальных средств и организационных мероприятий).
ЭИ объемна. Качественное управление экономическими процессами невозможно без детальной информации о них. Совершенствование управления, возрастание объемов производства в материальной и нематериальной сферах сопровождается увеличением информационных потоков (требует возрастающей производительности средств обработки и каналов связи).
ЭИ циклична. Для большинства производственных и хозяйственных процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти процессы (однажды созданные программы обработки информации могут многократно использоваться и тиражироваться).
ЭИ отражает результаты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных показателей. При этом используются количественные величины (их удобно обрабатывать).
ЭИ специфична по способам обработки. В процессе обработки преобладают арифметические и логические (например, сортировка или отбор) операции, а результаты представляются в виде текстовых документов, таблиц, диаграмм и графиков (дает возможность ограничиться определенным кругом проблемно ориентированных программных средств).

Наиболее важными требованиями, предъявляемыми к экономической информации, являются: корректность, полезность, оперативность, точность, достоверность, достаточность.

Корректность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Ценность (или полезность) информации проявляется в том случае, если она способствует достижению стоящей перед потребителем цели. Ценность информации - это свойство относительное: одна и та же информация имеет разную ценность для разных потребителей. С течением времени ценность информации уменьшается - она стареет. Однако старит информацию не само время, а появление новой, которая уточняет и дополняет ее, дает новое сочетание сведений.

Современная экономика немыслима без информации. Тысячи предприятий, миллионы налогоплательщиков, триллионы рублей, биржевые котировки, реестры акционеров – все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы,

принять правильное решение. Информация является одним из основных ресурсов и должна планироваться в масштабах всего предприятия, информационная система должна проектироваться независимо от текущего состояния и структуры предприятия.

Современный специалист-экономист должен уметь принимать обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными знаниями, такими как основы менеджмента, основы внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление, налогообложение он должен владеть информацией по построению информационных систем.

Согласно существующей классификации проектов, создание ЭИС относится к техническим инновационным проектам, поскольку здесь главной целью является разработка и применение новых технологий. По классу и масштабам среди разработок ЭИС распространены мелкие и средние монопроекты (95% общего числа разработок). Создаваемые в рамках данных проектов ЭИС – это, в основном, автоматизированные банковские системы для мелких и средних банков, системы автоматизации торговых предприятий, бухгалтерские информационные системы и автоматизированные системы управления предприятиями и организациями, системы обмена данными и аналитические информационные системы рынка ценных бумаг, информационные системы для налоговых и страховых учреждений. В не зависимости от направления ЭИС к ней применяются соответствующие требования, рассмотрение которых является целью данной контрольной работы.

1.1.Понятие экономической информации, её классификация и структура.

Будучи достаточно сложным процессом, автоматизация любой деятельности человека при решении практических задач должна иметь научное - прежде всего методологическое - обеспечение. Наукой, изучающей наиболее общие закономерности внедрения средств автоматизации (компьютеризации) во все сферы жизни общества и последствия этого, является информатика. B рамках этой научной дисциплины автоматизация профессиональной деятельности определяется как процесс создания, внедрения и использования технических, программных средств и математических методов, освобождающих человека от непосредственного участия в получении, преобразовании и передаче энергии, материалов и (или) информации в профессиональной деятельности.

Весьма важными и особенно интересными для широкого круга специалистов в области организационного управления представляются особенности автоматизации управленческой деятельности как процесса создания, внедрения и использования технических, программных средств и математических методов, предназначенных для автоматизированного сбора, хранения, поиска, переработки и передачи информации, используемой при управлении эргатическими системами, в ходе реализации новых информационных технологий управления. Целью автоматизации управленческой деятельности является повышение эффективности управления (качества управленческих решений, оперативности, производительности управленчёского труда и т. д.).

В качестве объекта информатики выступает автоматизированная информационная система, представляющая собой совокупность технических программных средств и организационных мероприятий, предназначенных для автоматизации информационных процессов в профессиональной деятельности. Основным техническим средством АИС является ЭВМ.

Создание новых информационных технологий и внедрение их в профессиональную деятельность является одной из основных задач информатики. Именно поэтому в качестве предмета информатики целесообразно рассматривать информационные технологии, определяющие рациональные способы разработки и применения АИС.

Каждая АИС обеспечивает реализацию некоторой информационной технологии переработки информации в процессе профессиональной деятельности. Таким образом, в качестве задач информатики можно рассматривать создание новых информационных технологий и реализующих их АИС или перенесение известных информационных технологий из одной области человеческой деятельности в другую.

Все задачи, входящие в СППО, можно классифицировать по нескольким признакам:

характеру переработки информации;

Необходимость приведенной ниже классификации определяется различием требований, предъявляемых к задачам каждого класса.

Основным классификационным признаком, по которому все задачи, входящие в СППО, подразделяются на два различных класса, является характер переработки информации. B зависимости от характера переработки информации задачи бывают информационные и расчетные.

Информационной задачей называется элемент специального прикладного программного обеспечения ЭВМ (программа на ЭВМ), алгоритм переработки информации которого не приводит к созданию новой информации, отличной от исходной. Примером информационных задач могут служить задачи: поиска информации, хранящейся в памяти ЭВМ, оформления (печати) бухгалтерских и управленческих документов, нанесения обстановки на карту и т. д. Таким образом, информационные задачи осуществляют процессы сбора, хранения, поиска информации и преобразования ее из одного вида в другой без изменения существа этой информации и без создания новой информации.

Информационные задачи являются в настоящее время одними из самых простых, имеющими хорошо развитые средства создания, и достаточно эффективными элементами СППО при автоматизации деятельности должностных лиц. Они позволяют полностью исключить или значительно упростить прежде всего рутинные процедуры в деятельности должностных лиц (хранение, поиск, сортировка информации, составление документов и их тиражирование и т. д.) и тем самым сократить необходимое количество персонала, занятого в основном технической деятельностью (машинистки, делопроизводители, работники библиотек, архивов и т. д.).

Расчетной задачей называется элемент специального прикладного программного обеспечения ЭВМ (программа на ЭВМ), алгоритм переработки, информации которого приводит к созданию новой информации, непосредственно не содержащейся в исходной. K расчетным задачам относятся задачи: анализ итогов хозяйственной деятельности, расчета показателей эффективности экономической операции, расчета заработной платы сотрудников и т. д.

В свою очередь, расчетные задачи подразделяются на вычислительные задачи и математические модели.

Вычислительной задачей называется расчетная задача, алгоритм переработки, информации которой построен без использования методов математического моделирования. Обычно алгоритмы вычислительных задач известны до начала их разработки и, как правило, нормативно закреплены в приказах, наставлениях, справочниках, государственных стандартах т. п. Примерами вычислительных задач являются задачи: расчета подоходного налога, расчета показателей финансовой отчетности, расчета нормативного расхода средств, подведения итогов работы фирмы и т. д.

Математической моделью (ММ) называется расчетная задача, алгоритм переработки, информации которой основан на использовании тех или иных методов математического моделирования. Классификацию элементов СППО по назначению и уровню применения приведем для тех задач, которые используются в целях автоматизации управленческой деятельности.

По назначению информационные и расчетные задачи подразделяются на штатные и исследовательские.

Штатной называют информационную или расчетную задачу, официально включенную в типовой цикл управления организацией и используемую должностными лицами органов управления в процессе служебной деятельности.

Штатные информационные и расчетные задачи (ИРЗ) бывают одноуровневые (используемые в звеньях управления одного уровня, например - задачи предприятия) и многоуровневые (используемые в звеньях управления нескольких уровней, например - на предприятии, объединении и в министерстве).

Основными особенностями штатных ИРЗ, непосредственно следующими из их назначения, являются высокая достоверность результатов расчетов и оперативность их получения. Кроме того, штатные задачи должны обеспечивать простоту и удобство общения с пользователем в процессе его работы на ЭВМ.

Исследовательской называется информационная или расчетная задача, используемая должностными лицами при проведении научно-исследовательских работ, обосновании перспективных программ развития, прогнозирования экономических ситуаций и т. п. Как правило, исследования проводятся с использованием математических моделей.

Исследовательские модели не имеют жестких требований по оперативности работы, поэтому они позволяют обеспечить широкий учет различных факторов при моделировании. Кроме того, исследовательские задачи должны обеспечивать легкость изменения (при необходимости) алгоритма своей работы в ходе исследований. При этом трудно обеспечить простоту и удобство работы с задачей. Исследовательские задачи в ряде случаев могут рассматриваться в качестве прототипов штатных задач, хотя это возможно далеко не всегда.

Читайте также: