Требования к языку и стилю документов реферат
Обновлено: 02.07.2024
Языком делового общения, используемым в делопроизводстве, является официально-деловой стиль. Деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.
Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения по существу, являются юридические лица – организации, учреждения, предприятия, должностные лица, персонал организации. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов.
Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации: официальный характер информации; адресность информации; повторяемость информации; тематическая ограниченность.
В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработаны такие языковые средства и способы выражения, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ним.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.
Употребление языковых формул. Одной из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентации служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.
Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентами текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность. Например:
Владение деловым стилем – это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Широкое использование таких конструкций объясняется тем, что при наличии довольно распространенных предложений в деловой речи исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.
Ограниченное употребление глаголов в личной форме. Письменному деловому общению свойствен неличный (безличный) характер изложения текста, т. е. употребление глаголов в форме 1-го и 2-го лица ограничено, а глаголы в форме 3-го лица, как правило употребляются в неопределенно-личном значении. Например:
Этим же объясняется и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:
Построение предложений. Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, имеющих обособленные обороты. Например:
Широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены.
Ограниченная сочетаемость слов в деловой речи способствует типизации содержания, выражаемого в тексте, как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа.
Конструкции с отглагольным существительным. В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия и полузнаменательного глагола вместо простой глагольной формы.
Сокращенные слова. Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.
Различаются два основных вида сокращенных слов:
1) лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или путем сочетания частей слов: СНГ, ОПС, зам., автокапремонт и др.;
2) графические сокращения – применяемые в письменной речи сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж-д, экз. и др.
Аббревиатуры функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.
Различают следующие типы аббревиатур:
1) инициальные сокращения – сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие. Они в свою очередь подразделяются на:
а) буквенные (при чтении произносятся буквы) – МЧС, ЖСК, АКБ и т. д.;
б) звуковые (при чтении произносятся звуки) – ГОСТ, ГАИ, ТЭО, ТЭЦ, ДЭЗ и т. д.;
в) буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть звуками) – ГУВД, ТОО, НИОКР и т. д.;
2) слоговые сокращения – образованные из частей, слогов слов: зампред, главбух, завгар, Саржилстрой и т. д.;
3) частично сокращенные слова образованные из части или частей слов и полного слова– Мослесопарк, Москоллектор, хозрасчет, рембаза.
4) усечения: зам., зав., спец., пред.;
5) телескопические сокращения – образованные из начала и конца составляющих слов: рация (ра(ди-останция), бионика (био(логия и элекро(ника)
6) сокращения смешанного типа – ВНИИторгмаш, СаргорБТИ и т. д.
Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий. Родовые наименования пишутся со строчной буквы. Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются ли они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами. Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и срочными буквами, если образованы от нарицательного слова.
Первая часть аббревиатур смешанного типа, образованных частично из начальных букв и усеченных слов, пишется заглавными буквами, вторая часть – строчными, а аббревиатуры, образованные из усеченных слов (полных слов) и из начальных букв пишутся следующим образом: в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные – строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, все буквы первой части строчные, а буквы второй части – заглавные.
При употреблении графических сокращений следует помнить, что они не должны оканчиваться на гласную. Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются.
Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком тексте.
При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать: удобно ли такое сокращение для произношения, запоминания; не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием организации, фирмы, торговым наименованием и т. д.
Употребление прописных и строчных букв. В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.
Все слова с прописной буквы пишутся в названиях органов исполнительной власти: Правительство Российской Федерации; Коллегия Правительства Российской Федерации; Правительство Саратовской области и т. д.
Наименование федеральных органов исполнительной власти и их сокращенное наименование должно соответствовать Распоряжению от 6 августа 2004 года Администрации Президента Российской федерации № 1363 и Аппарата правительства Российской Федерации № 1001 и оформляться в соответствии с таблицей 1.
Таблица 1. Наименование федеральных органов исполнительной власти.
Названия органов судебной власти принято писать так:
Конституционный Суд Российской Федерации;
Верховный Суд Российской Федерации;
Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.
Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей субъектов федерации в составе Российской Федерации.
В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:
Конституция Российской Федерации;
Декларация прав и свобод человека и гражданина;
Основы законодательства Российской Федерации;
распоряжение Президента Российской Федерации (Правительства Российской Федерации).
С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:
Президент Российской Федерации;
Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;
Советник Президента Российской Федерации;
Председатель Правительства Российской Федерации;
Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
Председатель Конституционного Суда Российской Федерации;
Председатель Верховного Суда Российской Федерации;
Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
Министр (наименование министерства) Российской Федерации;
Председатель Государственного комитета Российской Федерации по (наименование комитета);
Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.
Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской федерации.
Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:
начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;
начальник контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;
генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации;
первый заместитель (заместитель) Министра (наименование министерства) Российской Федерации;
председатель Комитета Российской Федерации по (наименование комитета);
генеральный директор Российского (наименование) агентства;
глава администрации Саратовской области;
губернатор (наименование области);
мэр (наименование города);
премьер правительства Москвы;
председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации;
член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации.
Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы.
С прописной буквы, в кавычках, пишутся такие наименования как: Герой Российской Федерации, Герой советского союза, Почетные звания Российской Федерации.
В официальной и деловой корреспонденции рекомендуется употреблять полные и как исключение, сокращенные названия центральных органов исполнительной власти. Выбранный вариант полного или сокращенного написания названия центральных органов федеральной исполнительной власти следует использовать по всему документу.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Глава 17 Фотосъёмка официальных мероприятий
Глава 17 Фотосъёмка официальных мероприятий Фотосъёмка официальных мероприятий требует от фотографа, признаем без лишней скромности, довольно высокой квалификации и профессионализма. От вас не требуется походить на Индиану Джонса или Лару Крофт; вам не придётся мокнуть
51. Порядок истребования документов. Выемка документов и предметов
51. Порядок истребования документов. Выемка документов и предметов Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу (его представителю)
55. Проведение официальных и неофициальных приемов
55. Проведение официальных и неофициальных приемов В сфере предпринимательства принято проводить официальные и неофициальные приемы. Неофициальными приемами считаются деловые завтраки и обеды.Завтраки принято назначать с 8 часов утра. Они длятся примерно один или
3. Язык и стиль официальных писем
3. Язык и стиль официальных писем Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии,
7. Обеспечение безопасности должностных и официальных лиц
7. Обеспечение безопасности должностных и официальных лиц Все большее количество известных и богатых людей и членов их семей становятся объектом угроз со стороны террористов, похитителей, недовольных сотрудников и сумасшедших. В результате этого как никогда раньше
10. Ваш язык
10. Ваш язык Присмотритесь к успешным командам (проектная она или нет – не имеет значение) и обратите внимание на то, как сотрудники в них соотносят себя с остальной частью коллектива. В слабых командах ее члены приписывают себя все незначительные победы, прославляя свое
Язык тела
Язык тела Нужно не только слушать, но и наблюдать за мимикой и жестами собеседника – не затем, чтобы делать ему замечания, но опять-таки затем, чтобы правильно сформулировать следующий вопрос. Заинтересованность собеседника в том направлении, которое принял разговор,
Визуальный язык
Визуальный язык Овладение эффективными методами и применение их в работе – основная тема этой книги. Другая тема – визуальный язык и его воздействие на мыслительные способности, когда вы начинаете работать и думать в этих категориях. На протяжении 38 лет мы с моими
Язык действий
Язык действий Коучинговая коммуникация продуктивна, если по ее окончании клиент готов применять на практике приобретенные знания и навыки. После того как человек создал визуальный образ цели и детально представил результат, у него появляется естественное стремление
Визуальный язык
Визуальный язык В школе мы узнали, что для успешной жизни в социуме нужно научиться читать, писать и считать. И именно этому в основном посвящены первые семь лет государственного образования. В мире производства, где каждый рабочий функционирует как стандартный винтик
1. Язык успеха
1. Язык успеха Подумайте, прежде чем говорить, потому что ваши слова и влияние посеют в сознании другого человека семена успеха или неудачи. Наполеон Хилл Если бы красноречие выставлялось на торги на Нью-Йоркской фондовой бирже, то каждый аналитик с Уолл-стрит прикупил бы
Попридержите язык
Попридержите язык Какой из органов чувств играет самую важную роль в общении? Наверное, вы уже поняли, что это не рот, а уши. Не умея внимательно слушать, мы не сможем никого и ни в чем убедить.Судите сами:? Только слушая другого человека, вы получаете о нем информацию,
Читайте также: