Техники самоменеджмента в управлении временем реферат

Обновлено: 02.07.2024

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Содержание

1. Основные методы тайм-менеджмента

1.1. Анализ использования временного ресурса

1.2. Планирование времени

1.3. Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени

2. Основные принципы тайм – менеджмента

Вложенные файлы: 1 файл

Microsoft Word Document (7).doc

ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И ПРАВА

Факультет рекламы, маркетинга и управления

по дисциплине: Планирование карьеры

на тему : Основные принципы и методы тайм-менеджмента

Выполнила: студентка 4курса

Принял: Науменко С.С.

1. Основные методы тайм-менеджмента

1.1. Анализ использования временного ресурса

1.2. Планирование времени

1.3. Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени

2. Основные принципы тайм – менеджмента

Тайм-менеджмент (англ. time management) или управление временем -технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Эффективный тайм – менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.

Согласно принципам тайм – менеджмента, все дела в плане желательно разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения, дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем, для эффективного тайм – менеджмента, нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены.

Вторая группа составляемого плана, – это важные, но не требующие немедленно исполнения, дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.

Третья группа плана для личного тайм – менеджмента состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, – они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную, деятельность.

Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм – менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам тайм – менеджмента, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения.

Кроме того, правила тайм – менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы.

К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм – менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких – то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное.

Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность – гарантия успешности любого начинания. К тому же, она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Стоит ли говорить, что планирование по правилам тайм – менеджмента существенно поднимает шансы стремительного продвижения по карьерной лестнице? Поднимает, конечно. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует руководствоваться максимумом основных принципов тайм – менеджмента.

1. Основные методы тайм-менеджмента

Одним из родоначальников тайм-менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть знаменитого Генри Форда, который ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время сборки автомобилей и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

1.1 Анализ использования временного ресурса

Рассмотрим методики классического тайм-менеджмента. Первым шагом любого руководителя, который серьезно занялся данной проблемой, должен стать анализ использования временного ресурса. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. При использовании с этой целью компьютера можно использовать такие программы как Visual TimeAnalyzer. С ее помощью можно сэкономить время и получить графическое изображение своей работы. Также расходуемое время можно учитывать в таблицах, в которых должны быть указаны следущие параметры:

• вид деятельности – для определения вида деятельности;

• время начала и окончания соответствующего вида деятельности;

• длительность сответствующего вида деятельности – для определения необходимого для данного вида деятельности времени.

В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны использования временного ресурса. Для этого необходимо ответить на некоторые вопросы, такие как:

- была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с определением приоритетов);

- были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);

- было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации);

- был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

1.2 Планирование времени

Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

2) Во-вторых, следует учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

3) В-третьих, не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

4) Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение недорешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

Быть организованным, независимо от того, относится ли это к окружающему пространству или к вашему времени, - означает быть подготовленным. Это значит чувствовать себя собранным, контролировать ситуацию, быть готовым использовать все доступные возможности и справляться с любыми неожиданностями, которые создает жизнь на вашем пути. Мы живем в сложном, быстро развивающемся мире, который полон бесконечных возможностей.

Актуальность планирования личного времени как способа повышения эффективности работы определяется тем фактом, что многие менеджеры, управляющие определенными субъектами, недостаточно организованы, обязаны, не могут рационально использовать рабочее время и т. д. Это особенно касается молодых менеджеров. Успех их карьеры во многом будет зависеть от их самоорганизации.

Самоменеджмент - это прежде всего самоорганизация, способность контролировать себя, управлять процессом управления в самом широком смысле слова - во времени, в пространстве, в общении, в деловом мире. Руководитель должен иметь возможность работать, чтобы эффективность была максимальной.

Нелегко овладеть этой наукой, и молодой лидер должен начать с самообразования, и недостаточно просто приобрести знания, нам также необходимо практическое применение. Самоменеджмент - это очень тяжелая работа, поэтому нужно быть готовым к самосовершенствованию.

Мы должны научиться планировать свое рабочее время. Планирование предназначено для обеспечения экономического использования наиболее ценных активов - времени, а именно:

или использовать время, доступное для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);
или достичь своих целей с наименьшим возможным использованием времени (минимальный критерий).

Цель работы – рассмотреть техники самоменеджмента в управлении временем, а также изучить правила повышения эффективности персонального менеджмента.

Фрагмент работы для ознакомления

1 Понятие самоменеджмента

Самоменеджмент - последовательное и целенаправленное управление собственными ресурсами, что подразумевает четкое планирование рабочего и свободного времени менеджера. [3]

Главная цель самоменеджмента - рационально использовать в повседневной практике те методы работы, которые делают оптимальное и содержательное использование своего времени, поддерживают свою власть среди подчиненных и улучшают их личные и профессиональные качества.

Менеджер, использующий самоуправление, обязан четко планировать свой рабочий день следующим образом:

2 Техники самоменеджмента в управлении временем

Лотар Зайверт - руководитель Института стратегии и эффективного использования времени (Германия) определил самоуправление как последовательное и целенаправленное использование проверенных и методов работы в повседневной практике, чтобы оптимально и осмысленно использовать свое время. [5]

Начнем, прежде всего, с основных принципов самоменеджмента:

1. Самопроизвольность. Принцип фундаментальный и обеспечивает появление эффекта в контролируемой системе. При определенных условиях этот принцип позволяет не только учитывать огромные скрытые возможности любых социально-экономических систем, но и передавать им большинство функций, в том числе самоменеджмент. Учет этого принципа требует определенности в поведении менеджеров и самих исполнителей процесса. Параллельные процессы и сам эффект дают благоприятные возможности для реализации функции самоуправления.

Таблица 1 - Техники самоменеджмента в управлении временем

3 Правило повышения эффективности персонального менеджмента

Существуют ли какие-либо правила для повышения эффективности самоменеджмента?

Да, такие правила существуют, и они довольно просты:

Не приниматься за множество дел в течение одного дня. В текущий день планировать 2-3 первоочередных и 4-5 менее важных дел.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Самоменеджмент - ключевой метод, принадлежащий немногим, и это неудивительно, потому что ни в школе, ни в университете мы не учили, как устанавливать профессиональные цели и достигать их, организовывать нашу работу, правильно использовать время и эффективно сотрудничать с коллегами или развивать навыки общения. Уже будучи сотрудниками или руководителями различных предприятий, приходит осознание того, что неорганизованный стиль работы слишком дорог (если вы считаете деньги и время и нервы).

Список литературы [ всего 7]

Джулия Моргенстерн Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. - М., 2011. - 264 с.
Ильин Е.П. Мотивация и мотивы. - СПб., 2003. - 512 с.
Касьянова Н.М. Самоменеджмент как эффективная технология развития профессионально-личностного потенциала руководителя/Н.М. Касьянова//Актуальные вопросы современной науки. — 2010. — № 16. — С. 136-142.
.

Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.

* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.

Управление организацией в наше динамичное время представляет собой сложную работу, которую нельзя выполнить успешно, руководствуясь простыми сухими заученными формулами. Руководитель должен сочетать понимание общих истин и значимости многочисленности вариаций, благодаря которым ситуации отличаются одна от другой. Руководитель должен понимать и учитывать критические факторы или составляющие организаций (внутренние переменные), а также силы, воздействующие на организацию из вне (внешние переменные), а также учитывать влияние организации на общество.

Широкое распространение получила точка зрения, что существует применимый к любой организации процесс управления, заключающийся в реализации функций, которые должен выполнять каждый руководитель.

Сила современного менеджмента, его ядро, состоит с одной стороны, в том, что он берёт своё начало от человека, его потребностей и целей, от превращения знаний, опыта и достижений научно технического прогресса в производительную силу. С другой стороны, движущая сила современного менеджмента, как видимая, так и невидимая заключается в созидательном применении информационных технологий. Системный подход в самоменеджменте помогает объяснить новые результаты и возникающие противоречия; раскрыть сложные системные основания в их формировании и развитии; преодалевать рамки узко психологического рассмотрения. В системном подходе суть самоменеджмента состоит в том, что с одной стороны он является функцией самоорганизованной системы, с другой системообразующим фактором психических и социально-психологических процессов. С помощью самоменеджмента через феномены взаимодействия и взаимоотношения реализуются и раскрываются взаимосвязи основных и социально-психологических явлений, личности и коллектива, личности и деятельности, коллектива и деятельности. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Самоменеджмент также можно рассматривать с позиции саморегуляции. Саморегуляция своей целью имеет приведение себя в норму, нормальное состояние, поддержание, в том числе автоматически, постоянства или же изменение по требуемому порядку либо по инициативе самого менеджера, либо адаптивного типа, которое по сути своей сводится к простому приспособлению к имеющейся обстановке. Поведение и деятельность это проявление осознанно- произвольной саморегуляции. Психическая саморегуляции входит почти в любую систему, имеющая отношение к управлению возможностями и ресурсами человека. Это регулирование психической активности затрагивает в осознаваемой и неосознаваемой форме все процессы и реакции организма, в том числе и неподдающиеся контролю сознания. Особенность личной саморегуляции в том , что этот процесс осуществляется одновременно с социальной регуляцией личности со стороны общества. Управление, регулирование, и саморегуляции направлены на стабилизацию, сохранения системы, и являются упорядочивающими воздействиями. Социальные процессы упорядочиваются не только с помощью регуляторов извне, но и благодаря саморегуляции, самоменеджмент.

1.1 Самоменеджмент с позиции теоретических подходов

Управленческие воздействие имеет субъект и объект воздействия. Руководитель, овладевая психотехнологиями управления собой, воздействует на окружающую среду: энергию, информацию, материю, изменяет время и пространство. Руководитель, управляя собой, влияет на системы, находящиеся с ним во взаимодействии. Служащий со своей сложной мотивацией и поведением, является системообразующим ресурсным элементом предприятия. Индивид является недетерминированной системой с многомерностью параметров сложностью строения и сложностью языка описания, многоцелевой направленностью поведения, нелинейностью, в которой все решает фактор неопределенности. Фактор неопределенности свойственен многим руководителям, госслужащим, и связан он не только с параметром внешней среды, но и с внутренним состоянием системы. Свойства присущие руководителю, как недетерминированной системе, находящиеся в развитии, не поддаются полному анализу. Открытость антропогенной системы вызывает в ней состояние неравновесности. Значение системного подхода заключается и том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации и целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля. Саморегуляции поведения обеспечивает имманентной саморегуляцией сознания, наличием самосознания.

1.2 Функции, цели, задачи самоменеджмента

Самоменеджмент – это последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Самоменеджмент, а более правильно самоуправление – самостоятельность и личное управление самим собой. Эффективное самоуправление связано как с человеческой природой, так и организацией, социальным управлением. Роль, место в структуре, масштабы участия, ресурсоёмкость отношений и т.д. каждой сущности определяется самоменеджментом, временно обеспечиваются и контролируются. Задачей самоменеджмента является осуществление оптимальной деятельности , в том числе профессиональной , которая включает в себя самооценку, самоконтроль, составление программы действий , технологий, обеспечение новых характеристик личности менеджера и др. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни.Каждому человеку вообще и в особенности тому, кто готовит себя к работе организатора-менеджера или уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию направленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо-таки захлестывает, можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день, выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций. Многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности, а не на его результаты.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3
1. Сущность и цели самоменеджмента 4
2. Необходимость использования самоменеджмента 5
2.1 Причины дефицита времени 5
2.2 Анализ использования рабочего времени 6
3. Правила и функции самоменеджмента 7
3.1 Постановка цели 8
3.2 Планирование 8
3.3 Принятие решений 10
3.4 Организация и реализация 12
3.5. Контроль 14
3.6. Информация и коммуникация 14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 16
ЛИТЕРАТУРА 17

Работа содержит 1 файл

самоменеджмент реферат.docx

3.3. Принятие решений.

Принятие решений допускает выбор первоочередных заданий и дел. Принять решение — значит установить приоритетность. Основная проблема руководителей заключается в том, что они пытаются сразу выполнить слишком большой объем работы и распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущихся необходимыми дела.

Очередность выполнения заданий можно определять, пользуясь следующими критериями и методами:

Чтобы применить анализ АБВ, необходимо следовать следующим правилам:

составить список всех будущих заданий;
систематизировать их по степени важности и установить очередность;
оценить задачи в соответствии с категориями А, Б, В;
задачи категории А руководитель должен выполнять сам;
задачи категории Б следует перепоручить;
задачи, которые остались, подлежат обязательному перепоручению.

Ускоренный анализ по принципу Дуайта Эйзенхауэра (президент США в 1953 — 1961 гг.) является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать преимущество. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Все дела подразделяются на 4 группы:

срочные (важные дела) — их необходимо выполнять самому руководителю;
срочные (менее важные дела) — их нужно делегировать;
менее срочные (важные задачи) — их необязательно выполнять сразу, но выполнять их нужно самому;
менее срочные (менее важные задачи) — от их выполнения можно воздержаться [5].

Делегирование является ключевой деятельностью менеджера. Под делегированием в общем значении понимается передача заданий своему подчиненному из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегировано. Передача задачи или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Отказ от делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время, необходимое для выполнения своих непосредственных обязанностей. Делегирование помогает руководителю освободить время для более важной задачи и снизить загруженность, а также способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно влияет на мотивацию труда сотрудников. Для того чтобы успешно осуществлять делегирование, необходимо подобрать нужных сотрудников, четко распределить сферу ответственности, координировать выполнение порученной задачи и осуществлять контроль рабочего процесса и результатов, пресекать попытку обратного или следующего делегирования. Не менее важно стимулировать и консультировать подчиненных, давать им оценку. Делегировать следует рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение цели, руководство сотрудниками, задача высокой степени риска [3].

3.4. Организация и реализация.

Правила начала дня:

начинать день с позитивным настроением;
начинайте работу по возможности в одно и то же время;
повторный обзор плана дня, составленного накануне;
сначала — ключевые задания;
приступать без раскачивания;
согласовать план дня с секретарем (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных препятствий);
утром заниматься сложными и важными делами, потому что позже менеджер обычно бывает занят текущими делами.

Правила основной части дня:

логичная подготовка работы;
влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;
перепроверять весь комплекс работ с точки зрения необходимости отдельных работ;
отклонять дополнительно возникающую безотлагательную проблему;
избегать незапланированных импульсивных действий;
вовремя делать паузу и соблюдать размеренный темп;
небольшие однородные задания выполнять серией (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью);
рационально завершать начатое (отвлечение и следующее возвращение к работе требуют некоторого времени, потому начатое дело нужно или доводить до конца, или прерывать в нужный момент);
использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;
работать антициклично (т. е. в начале дня целесообразнее заниматься важнейшими заданиями, а в более беспокойный период — делами менее важными);
выкраивать спокойное время для восстановления сил;
контролировать время и планы.

Правила завершения рабочего дня:

завершить начатые небольшие дела;
контроль над результатами и самоконтроль;
составить план на следующий день;
каждый день должен иметь свою кульминацию[2].

Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Все перечисленные выше функции самоменеджмента будут не настолько эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задания:

осмысление физического состояния;
сравнение запланированного с достигнутым;
корректировка но установленным отклонениям.

Необходимо регулярно, через одинаковые промежутки времени, проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и свое время и составлять листок дневных препятствий. Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задания. Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить, не может отказаться от самоконтроля [5].

3.6. Информация и коммуникация.

Это важнейшая фаза, потому что все другие фазы нуждается в ней. На самом деле руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо для эффективной работы. Для того чтобы экономить свое время, руководителю необходимо разработать рациональный подход к получению, обработке и использованию информации.

Это важно для руководителя, поскольку рационализация чтения помогает ликвидировать потери времени на бессистемное чтение. Рациональное чтение предполагает, прежде всего, определение того, надо ли этот материал читать вообще, и если надо, то в каком объёме. Читать можно быстрее, если избавиться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения [7].

Рациональное проведение совещаний.

Повестку дня рационально составлять с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечать время в соответствии с его значимостью.

После совещания необходимо контролировать, выполняются ли принятые решения. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Переговоры по телефону.

Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Чтобы не тратить слишком много времени на телефонные переговоры, перед тем, как звонить, нужно наметить ход беседы. Если же звонят не по делу, нужно как можно скорее окончить разговор [8].

Рациональное ведение корреспонденции.

Для этого нужно:

Подготовить стандартные ответы
Стараться писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг
Своевременно уничтожать архивы
Доверять секретарю разбор почты.

Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени [6].

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

3. Дедлайны

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

7. Сделайте это завтра

8. Деление большой задачи

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Читайте также: