Реферат виды распорядительных документов

Обновлено: 02.07.2024

Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации. В системе коллегиальных… Читать ещё >

Система распорядительной документации ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

Назначение и состав распорядительной документации

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т. е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты, действующие на республиканском уровне, — акты, издаваемые Президентом Республики Беларусь, Правительством республики, органами республиканской исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов республики, — областей, городов республиканского значения, а также их территориальных образований;

правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами исполнительной власти);

правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами республиканской исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Республики Беларусь;

акты межведомственного характера;

акты, регулирующие отношения органов республиканской исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации (8, "https://referat.bookap.info").

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопроса (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п. ). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует правительство, представительные органы местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют министерства, администрации территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решения издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Организационно - распорядительные документы – это документы, в которых фиксируется решения административных и организационных вопросов, вопросов управления и обеспечения деятельности органов власти, организаций и должностных лиц.
Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.
Цель работы – изучение роли распорядительных документов в процессе функционирования организации.
Цель работы раскрывает ряд задач:
1) определить назначение и роль распорядительных документов в управлении;
2) описать основные виды распорядительных документов и правила их подготовки и оформления.
Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.

Файлы: 1 файл

Распорядительные документы.doc

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Цель работы – изучение роли распорядительных документов в процессе функционирования организации.

Цель работы раскрывает ряд задач:

определить назначение и роль распорядительных документов в управлении;
описать основные виды распорядительных документов и правила их подготовки и оформления.

Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.

Назначение и роль распорядительных документов в управлении

Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам - в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;
они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

- по организационным вопросам - создание, реорганизация, ликвидация фирмы или структурного подразделения, определение прав и обязанностей должностных лиц, подведение итогов деятельности фирмы, организации;

- в области планирования - определение порядка и сроков оставления планов, утверждение планов, изменение плановых показателей;

- в области производства - проведение мероприятий по внедрению научно - технического прогресса, выпуску новой продукции или оказания новых услуг;

- в области капитального строительства - определение объектов и целевого назначения капитальных вложений, утверждение технико- экономических обоснований, утверждение цен;

- в области финансов и кредитов - повышение рентабельности, эффективности использования основных фондов, банковских кредитов;

- по вопросам труда и заработной платы - должностные оклады и ставки, поощрения и наказания, командировки.

Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Основные виды распорядительных документов, правила их подготовки и оформления

Основными видами распорядительных документов являются: постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.

Эти виды будут рассмотрены ниже.

Схема подготовки распорядительных документов следующая:

1) всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

2) согласование текста и его подписание;

3) обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа.

Подготовка распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических сотрудников.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительным документам по данному или аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а так же о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение проекта. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Полностью подготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем.

Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

По содержанию приказы делятся на два вида: приказы по основной деятельности (по организации работы, финансированию, планированию, отчетности); приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод сотрудников). Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, подготовка проекта приказа, согласование проекта, подпись руководителя.

Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами.

Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

1) изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;

2) подготовку текста документа;

3) согласование текста документа;

4) подписание приказа;

5) доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу.

Текст приказа состоит из двух частей:

1) констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;

2) распорядительной. Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается.

Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия.

Подписывает приказ руководитель организации.

Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ.

Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.

Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом “Согласование”.

Реквизиты приказа: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование вида документа - ПРИКАЗ; дата, номер; место составления; заголовок; текст; подпись; визы согласования.

С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки.

Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы.

Констатирующая часть текста пишется полностью.

Приказы оформляются на общих бланках.

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован.

Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д.

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным.

Вложенные файлы: 1 файл

Делопроизводство на ПК.doc

МБОУ СОШ №63 г.Тольятти

Распорядительные документы и их виды

содержанию информации (отражают основные функции управления)

происхождению (служебные и личные)

месту составления (внешние и внутренние)

способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)

форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)

количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)

Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно- распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Организационно- распорядительная документация.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительны ми документами (ОРД). В составе ОРД различаются три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

К организационным относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, к распорядительным – постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.

Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

Основные документы управления (ОРД) и их составление.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и так далее.

По содержанию приказы делятся на два вида: по личному составу и приказы основной деятельности.

Это правовой акт, издаваемый единолично либо Президентом Российской Федерации, либо единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи. В зависимости от освещения хода заседания протоколы могут бать краткими и полными. В кратких указывается только повестка дня, фамилии докладчиков, выступающих в принятии решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений, позволяют судить не только о характере самого совещания, но и о деятельности организации в целом.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; приводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов

Документ, содержит описание событий или фактов, установленных лично подписавшими его лицами. Акт может иметь несколько подвидов: акт приема работы по контракту, акт приемки-передачи документов, акт списания, коммерческий акт и так далее.

Акт составляет комиссия, которая постоянно действует или назначена по указанию руководителя. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним документом, он должен содержать юридический адрес.

В вводной части указывается основание его составления, далее указывается состав комиссии, инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, иногда могут быть указаны должности.

В основной части акта указываются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста может быть указано количество экземпляров и место их нахождения. Акт подписывается председателем и членами комиссии. Для рядов актов необходимо заверение печатью, после чего они обретают юридическую силу.

Документ, адресованный руководителю организации, содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса, с выводами и предложениями составителя. Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она подписывается составителем. Внешние докладные записки подписываются руководителем организации.

Докладная записка содержит заголовок к тексту, который раскрывает его содержание. В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом написания.

Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами.

Контракт (договор) – документ, фиксирующий соглашение двух сторон об установлении каких – либо отношений и регулирующий эти отношения. Контракт заключается между отдельными гражданами и организациями. Контракт, заключаемый, организациями называется коммерческим. Существует несколько видов контрактов: о поставке продукции, о займе, о покупке или продаже и так далее. В контракте определяются права и обязанности сторон, а также характер сделки. Контракты хранятся три года после истечения срока договора, контракты с иностранными партнерами не менее 10 лет. Контракты имеют следующие реквизиты: название и заголовок документа; дата, место составления, номер документа; наименование сторон; предмет контракта; условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; а также условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета; порядок сдачи-приема выполненных работ; ответственности сторон, в том числе за невыполнение принятых обязательств; гарантии и страхование; порядок разрешения спора; юридические и почтовые адреса сторон, банковские реквизиты, номеров телефонов, факсов; подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровки подписей; дата подписания документа; печати сторон, заключающих контракт.

Документ содержит описание или подтверждение, той или иной информации служебного характера. Справка составляется по запросу или указанию вышестоящего органа управления или должностного лица. Если в справку включены несколько вопросов, то текст разделяют на несколько разделов, число которых определяется числом вопросов. Содержит следующие реквизиты: адрес организации (место составления), название документа, дата, номер документа, текст, подпись вышестоящих органов, печать.

Документ, дающий право совершение каких – либо действий от лица доверителя. Доверенности хранятся три года.

Доверенность бывает двух видов: официальная и личная. Официальная доверенность выдается организацией второму лицу, для получения чего-либо у третьего лица. Документ выдается в единственном экземпляре и под расписку. Содержит следующие реквизиты: название документа; наименование организации и полный юридический адрес; дата выдачи документа и срок действия; номер; должность и инициалы лица, которому выдается доверенность; наименование документа, удостоверяющего личность этого лица; наименование организации, в которой должны быть совершены те или иные действия; образцы подписей получателя доверенности; подписи вышестоящих должностных лиц; печать организации.

Личная доверенность, выдается лицом доверителя, она связана с трудовыми отношениями, например: получение пенсий, стипендий, вкладов в банки. Содержит следующие реквизиты: название документа; текст доверенности; подпись (расшифровка подписи) доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать организации, в которой работает заверитель; дата удостоверения; подпись; печать.

Документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые к сотрудникам предприятия. Правила издаются по различным вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Например: Правила составления, адресования и оформления телеграмм на предприятиях.

Принимается высшими или другими центральными органами коллегиального управления с целью разрешения очень важных задач, стоящих перед организациями. Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Юридическими основаниями для издания постановлений служат законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы.

Правовой акт, принимаемый коллегиальными органами и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телефону и записываются получателем. В телефонограмме должно быть не более 50-ти слов. Используются специальные бланки для передачи телефонограмм. Составляется телефонограмма руководителем или по его поручению. Документ содержит следующие реквизиты: наименование фирмы; название документа; дата и время передачи; адресат; текст; подпись, указание должностей и Ф.И.О. лиц, принявших и передавших информацию; номера телефонов фирм, передавших и получивших информацию.

Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телеграфу. Оформляются по правилам установленными органами связи. Текст должен быть кратким, не допускаются повторения. Знаки препинания пишутся сокращенно (например: точка-тчк), союзы и предлоги опускаются. Перенос слов и исправления не допускаются. Телеграммы делятся на правительственные, срочные, обычные. Адрес, текст подпись печатаются с новой строчки. Цифровые данные пишутся словами.

Существуют следующие требования к оформлению организационно- распорядительных документов (ОРД).

Унифицированных формы документов применяют бумагу форматов: А3 – 297 х 420мм, А4 – 210 х 297мм, А5 – 148 х 210мм, А6 – 150 х 148мм. Организационно- распорядительные документы оформляются на бумаге форматом А4, А5.

Служебные документы составляются на бланках. Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию.

В данной контрольной работе будет рассмотрены распорядительные документы. Они являются очень важным звеном в сфере управленческо-хозяйственной деятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией, причем это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………. 4
Глава 1:Цель и назначение распорядительных документов, виды распорядительных документов…………………. 6
1.1Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения………………………………………………………….8
Вывод к главе……………………………………………………………. 12
Глава2:Цель и назначение приказа по основной деятельности приложения к приказу об основной деятельности……………………………………………..13
2.2 Выписка из приказа…………………………………………………. 18
Вывод к главе……………………………………………………………. 19
Глава 3:Цель и азначение распоряжения, образец распоряжения и выписки из распоряжения…………………………………………. ……………….……21
Вывод к главе……………………………………………………………. 22
Глава4:Указание, решение, постановления…………. ………….……………25
4.1.Указание…………………………………………………………….…25
4.2.Решение…………………………………………………………..……25
4.3.Постановление…………………………………………………..…….27
Вывод к главе……………………………………………………………. 28
Глава5:Протокол.общего.собрания…………………..…………………….…..29
5.1.Для чего составляется протокол общего собрания. 31
5.2.Оформление протокола общего собрания……………………….…33
Вывод к главе……………………………………………………..……. 34
Глава6:.Выписка.из.протокола………………………………………………. 35
6.1.Цель и назначение протокола заседания…….…………….……….38
Вывод к главе……………………………………………………………. 39
Заключение…………………………………………………………………….…42
Список литературы………………………………………………………………44

Прикрепленные файлы: 1 файл

курсовая Юлии.docx

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Российской Федерации

Студентка группы ЮДВ-226

Мацкевич Юлия Валерьевна

Егоров Виктор Павлович

Глава 1:Цель и назначение распорядительных документов, виды распорядительных документов…………………. . . 6

1.1Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения…………………………………………………………. 8

Глава2:Цель и назначение приказа по основной деятельности приложения к приказу об основной деятельности……………………………………………. .13

2.2 Выписка из приказа…………………………………………………. 18

Глава 3:Цель и назначение распоряжения, образец распоряжения и выписки из распоряжения………………………………………….. .……………….……21

Глава4:Указание, решение, постановления…………. ………….…………… 25

4.1.Указание……………………………………………… …………….…25

4.3.Постановление………………………………… ………………..…….27

Вывод к главе…………………………………………………………… . 28

Глава5:Протокол.общего.собрани я…………………..…………………….…..29

5.1.Для чего составляется протокол общего собрания. . 31

5.2.Оформление протокола общего собрания……………………….…33

Вывод к главе……………………………………………………..……. ..34

6.1.Цель и назначение протокола заседания…….…………….……….38

Документы сопровождают любую часть нашей жизни: рождение, окончание школы, института, поступления на работу, выход на пенсию, фиксируют состояние нашего здоровья на протяжении всей нашей жизни.

На сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением и ведением определенных документов. Документы разнообразны: учредительные документы, устав фирмы, договора, ряд бухгалтерских документов, кадровых, организационно- распорядительных и т.д. Каждый из этих документов имеет определенное значение и несет в себе ряд функций. Поэтому у каждого документа есть свои правила работы с ним.

В сфере рыночной экономики очень важно правильно построить работу с документами, чаще всего успех фирмы зависит от правильно организованной службы делопроизводства. Для этого нам понадобится не только знание делопроизводства, но и знание, как грамотно оснастить рабочие места компьютерной техникой, выбрать прикладное ПО, и базу данных для хранения информации. На сегодняшний день в сфере делопроизводства идут глобальные изменения, связанные с внедрением новейший техники и технологии в обработку передачу и хранения документов, это более высокий уровень технологического процесса, позволяющий кардинально повысить производительность и качество делопроизводства. В связи с этим предъявляются более высокие требования к квалификации и уровню подготовки работников в сфере делопроизводства.

В данной контрольной работе будет рассмотрены распорядительные документы. Они являются очень важным звеном в сфере управленческо- хозяйственной деятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией, причем это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.

С помощью распорядительных документов:

· Совершенствуется организация управления

· Совершенствуются способы и средства осуществления основной деятельности

· Разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.

Поэтому актуальность данной темы высока, так как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью и т.д., на любом уровне, в том числе и на государственном, будет крайне затруднено.

В итоге можно сказать:

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать

деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

Глава 1.Цель и назначение распорядительных документов, виды распорядительных документов

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. 1

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

1.1 распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения

К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы,распоряжения , указания. 2

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). 1

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний,распоряже ний – включает следующие стадии:

Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
Сбор и анализ информации по вопросу.
Подготовка проекта распорядительного документа.
Согласование проекта документа.
Доработка проекта распорядительного документа по замечани 3 ям.
Принятие решения (подписание документа).
Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитическог о или информационного содержания, предложении, заклю чении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Подготовка проекта распорядительного документа: о формление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. При оформлении проекта документа на стандартном листе бумаги на верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). 4

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и выносят проект.

Читайте также: