Судебная экспертиза документов реферат

Обновлено: 19.05.2024

Под судебно-технической экспертизой документов понимаются все разновидности экспертных исследований, целью которых является установление способа изготовления документа или нанесения текста и удостоверительных знаков, выявление подделок, решение вопросов о свойствах материалов и инструментов, используемых для письма, и установление их групповой принадлежности, общности источника происхождения или тождества [Лисиченко В.К. Криминалистическое исследование документов. - К., 1971. - С.77.].

Под документом в его судебно-техническом значении понимаются предметы, на которых языковыми знаками отражены мысли человека, события и факты. Материалы документа - это вещества и орудия запечатления (фиксации) их. Под содержанием документа понимаются сведения об обстоятельствах, с наличием которых в праве связаны определённые юридические последствия. Назначение и производство судебных экспертиз [Пособие для следователей, судей и экспертов. - С.62.].

Предмет данной экспертизы составляют факты, связанные с исполнением документов, отождествлением материалов документов и средств их изготовления и устанавливаемые на основе специальных познаний в предусмотренном законом порядке. При этом специальные познания базируются на данных криминалистической техники, синтезирующей положения и методы физики, химии, технических и технологических наук.

В предмет технико-криминалистической экспертизы документов не входит установление подлинности или поддельности (подложности) документов. Эти понятия включают две стороны: техническую и юридическую. Эксперт-криминалист решает только технические, а следователь и суд - юридические вопросы, связанные с подлогом документов.

Все вопросы, решаемые вышеуказанной экспертизой, подразделяются на идентификационные, диагностические и классификационные.

Идентификационные исследования проводятся с целью отождествления: конкретных технических средств, используемых для изготовления документов либо их фрагментов; целого по его частям; материалов, использованных для изготовления документа; исполнителя машинописного документа.

Диагностические исследования направлены на установление: способа изготовления документа либо его фрагментов, факта и способа изменения первоначального содержания документа; первоначального содержания документа; давности изготовления документа, в том числе хронологической последовательности нанесения пересекающихся штрихов; источника происхождения документа по признакам, характеризующим условия хранения либо использования.

В криминалистической практике встречаются также классификационные задачи, когда для следствия важно установить, например, тип, систему, модель пишущей машины или электрографического аппарата, класс и потребительское назначение бумаги, использованной для изготовления документа.

В отношении одного и того же документа или фрагмента одновременно могут ставиться и решаться как идентификационные, так и диагностические вопросы. Судебно-техническая экспертиза документов [Общая часть (методическое пособие для экспертов, следователей и судей). - М., 1986. - С.48.].

Возникающие в следственно-судебной практике вопросы по своему содержанию предопределяют применение в настоящее время трех видов данной экспертизы: исследование реквизитов документов, оттисков печатных форм, материалов документов.

Каждый вид экспертизы решает своеобразные задачи, определяющие содержание вопросов, которые ставятся перед экспертами.

Совершенствование судебно-технических исследований документов производится в следующих направлениях: исследование новых объектов, возникновение которых обусловлено общим развитием промышленного производства и научно-техническим прогрессом; выявление особенностей новых методов в исследовании традиционных объектов; совершенствование методов исследования традиционных объектов путем создания для этих целей комплексных методик, включающих неразрушающие методы, позволяющие получить количественные характеристики этих объектов; разработка экспресс методов исследования.

Осмотр документов следует производить за письменным или рабочим столом. Документы нужно размещать на чистом листе бумаги. Руки должны быть чистыми, чтобы на документах не оставалось каких-либо пятен. Если предполагается, что на документах находятся пальцевые отпечатки, например, на анонимных письмах, при осмотре на руки следует надеть резиновые перчатки [Осмотр документов (методическое пособие). - К.: НИИСЭ, 1967. - С. 3.]. Осмотр производится при неярком, но в тоже время достаточно интенсивном освещении. Для осмотра документа следует применять лупу и светофильтры. Иногда возникает необходимость указать присутствующим при осмотре лицам на те или иные детали. Для этой цели следует пользоваться спицей, спичкой и прочими предметами. Результаты следственного осмотра, производимого в присутствии понятых, фиксируются в протоколе.

Объектами судебно-технического исследования документов являются, главным образом, документы - вещественные доказательства.

С появлением цифрового документа подделок стало не просто больше. К подделкам, подчисткам, старению, травлению. добавились более изощренные, уже цифровые, фейки. Понятно, что и выявлять их стало сложнее. При этом документ как был, так и остаётся основным доказательством в судах различного уровня и систем.

Так, арбитражные суды, которые в основном имеют дело с экономическими спорами, часто вынуждены проверять документы по заявлениям сторон дела об их фальсификации.

Во всех этих случаях суд обязан проверить заявления о фальсификации доказательств. Основной способ проверки — назначение судебной технической экспертизы документов.

Что такое техническая экспертиза документов? Когда её назначают? Что является объектом технической экспертизы? Какие методики используют эксперты? Какие вопросы целесообразно задать экспертам?

Что такое техническая экспертиза документов?

Техническая экспертиза документов — один из самых распространённых видов криминалистических исследований. Это процессуальное действие, в основе которого лежат методы и средства, специально разработанные криминалистикой, а также заимствованные из химии, физики, полиграфии, других естественных и технических наук.

Судебно-техническую экспертизу документов проводят в государственных и негосударственных экспертных учреждениях, а также частными экспертами. Чаще всего её назначают в гражданском и арбитражном процессах для анализа договоров, завещаний, дарственных и других документов. Техническая экспертиза документов может идти в комплексе с судебно-почерковедческой и финансовой экспертизой.

Процессуальным документом, на основании которого проводят судебную техническую экспертизу документов, служит определение суда, постановление следователя или лица, производящего дознание.

Эксперту предоставляют документ (-ты) и образцы для сравнительного исследования.

Эксперт должны обладать специальными познаниями в области судебно-технической экспертизы документа. Кроме того, в некоторых случаях он должен иметь профильное специальное физико-химическое образование со знанием методики работы газохроматографа или познания в области компьютерной техники.

Техническую экспертизу документов назначают, чтобы установить:

способ изготовления документов;
давность (абсолютную и относительную) изготовления документа или его фрагментов и реквизитов (экспертиза печати и подписи);
давность изменений, внесённых в документ.

Какие задачи решает эксперт при производстве СТЭД?

Эксперты решают две группы задач: диагностические и идентификационные.

Идентификационные задачи

Сравнительное исследование
Установление тождества между единичными, индивидуально определенными объектами (средства печати, орудия письма и прочие технические средства, применяемые при изготовлении документа) в соответствии с их отображением в документе
Установление принадлежности элементов к документу
Установление общности (источника) происхождения документа в зависимости от условий производства, хранения и применения

Диагностические задачи

Установление способа изготовления документов, включая отдельные реквизиты
Определение способа и факта изменений, внесённых в документ
Установление вида, рода и первоначального содержания
Определение невидимого и слабо видимого текста, выцветшей, залитой, зачеркнутой записи; возраст документов.

Объекты технической экспертизы документов

Это вещественные и собранные по делу сведения.

письменные документы, исследованию в которых подлежат в первую очередь их реквизиты (записи, оттиски печатей и штампов, машинописные тексты, пометки и пр.);
материалы, из которых они выполнены (бумага, краски, клеи и пр.);
следы, оставленные орудиями письма и иными приспособлениями (печатями, штампами, полиграфическими машинами и т.п.);
остатки травящих веществ, использованных для удаления текста и др.

Какие документы отдают на техническую экспертизы чаще всего?

— личные: паспорт, водительские документы, дипломы;

— справочно-удостоверительные: справки об учебе, наличии детей, зарплате, месте работы и пр.;

— денежные, т.е. отражающие операции по приходу и выплате наличных денег: приходные и расходные ордера, кассовые книги, платежные ведомости и т.п.;

— отражающие движение материальных ценностей: накладные, учетные журналы, путевые листки и т.д.

Объектами технико-криминалистической экспертизы документов являются и технические средства, которые используются при выполнении документов — пишущие машинки, удостоверительные печатные формы и т.п., а также материалы документов — бумага, красящие вещества, клеи и др.

Какие вопросы задают эксперту при назначении технической экспертизы?

С помощью чего сделаны записи, например, пишущим прибором, при помощи копировально-множительной техники или используя монтаж?

Каким пишущим прибором сделаны записи?

Сделана ли подпись с проведённой предварительно технической подготовкой или с помощью специального штампа-факсимиле?

Существуют ли в рукописи изменения: дописки, дорисовка некоторых штрихов, дорисовка одних штрихов поверх других штрихов?

Выполнены ли все фрагменты одного письма одинаковыми материалами?

Существуют ли в документе такие изменения, как подчистка, травление и т.п.?

Был ли подвержен документ воздействию термических факторов или воздействию воды, другой жидкости?

Подчищался ли текст документа, если да, то тогда необходимо определить какие записи, в том числе буквы или цифры, а также целые слова изменены путем подчистки?

Производилось ли исправление изначального текста с использованием вклейки, и если да, то что в тексте было изменено таким образом?

Одно или различные технические средства, такие как пишущая машинка, принтер и т.п., использовались для печати документа или его частей?

Имела ли место дописка каких — либо штрихов, цифр, значков, знаков или слов, после того времени, как документ был составлен?

Что по времени выполнилось ранее — сам текст или имеющийся оттиск печати, который пересекается со штрихами текста?

Что по времени было выполнено ранее — сам текст или подпись на документе?

Каким способом: кустарным или заводским сделана печать, штамп или какой — либо оттиск, поставленные на документе? Если на документе есть оттиск штампа или печати, то каким способом это было сделано? Это может быть копирование, рисование и т.п.

Методы технической экспертизы документов

Методика производства технических экспертиз подразумевает комплексный подход. Это значит, что до начала исследования физико-химическими методами (например, с использованием газохроматографа) эксперт обязательно устанавливает наличие или отсутствие признаков агрессивного воздействия. Если он установил таковые признаки, то дальнейшее исследование физико-химическими методами не имеет смысла.

Физико-химическое исследование предусматривает использование специальных знаний в области химии, а техническое исследование предусматривает использование специальных знаний в области технико-криминалистического исследования документов.

Арсенал технических средств и методик в сфере технико-криминалистического исследования документов разнообразен. Эксперты-техники применяют для исследования документов различные устройства: от простейших светофильтров до сложнейших микроскопов и хромотографов.

Мы рекомендуем ознакомиться с нашими статьями:

Что такое судебная экспертиза, кто ее назначает, кто проводит и что делать, если выводы экспертизы кажутся сомнительными - все это в нашем обзоре.

Понятие судебной экспертизы

Судебная экспертиза представляет собой самостоятельную и специфическую разновидность исследования в ходе судебного разбирательствах.

Официальное определение следующее: судебная экспертиза – это процессуальное действие, состоящее из проведения исследований и дачи заключения экспертом по вопросам, разрешение которых требует специальных знаний в области науки, техники, искусства или ремесла и которые поставлены перед экспертом судом, судьей, органом дознания, лицом, производящим дознание, следователем, в целях установления обстоятельств, подлежащих доказыванию по конкретному делу.

Основания для назначения судебной экспертизы

Правом назначения судебной экспертизы в гражданском процессе обладают в гражданском процессе и арбитражном процессе – судьи, в уголовном процессе – судьи, следователи, дознаватели.
Признав необходимым проведение экспертизы, соответствующее лицо выносит постановление либо определение о ее назначении судебной экспертизы, которое имеет обычную структуру и состоит из трех частей - вводной, описательной и резолютивной.

Во вводной части указывается дата и место вынесения постановления (определения), кем вынесено, по какому делу. В наименовании документа должен быть назван вид (род) экспертизы, особо оговорено, если она является дополнительной, повторной, комиссионной или комплексной. В описательной части приводятся основания назначения экспертизы, т.е. кратко излагается сущность дела и указывается, для установления каких обстоятельств и какие именно специальные знания требуются. Если экспертиза является дополнительной или повторной, то это тоже должно быть аргументировано.

В определении о назначении экспертизы суд должен мотивировать выбор эксперта (экспертного учреждения), в том числе указать причины, по которым суд отклоняет кандидатуры экспертов или экспертных учреждений, предложенные лицами, участвующими в деле, а также указать обстоятельства, подтверждающие (документально) наличие у назначаемого эксперта специальных знаний по вопросам, касающимся рассматриваемого дела, а если экспертиза будет проводиться в судебно-экспертном учреждении - наличие в этом учреждении необходимых для проведения назначенной экспертизы специалистов и условий.

В резолютивной части фиксируется решение о назначении экспертизы, указывается, кому она поручается, и приводятся вопросы, ставящиеся на разрешение эксперта. Вопросы должны быть сформулированы четко и недвусмысленно, в соответствии с принятыми рекомендациями. В этой же части постановления называются также материалы, предоставляемые в распоряжение эксперта (объекты исследований).

Методы судебной экспертизы

по степени общности и субординации (в иерархическом порядке);
по целевому назначению и результатам;
по характеру получаемой информации (по изучаемым свойствам, признакам объектов экспертизы);
по стадиям экспертного исследования, для которых они предназначены (предварительная стадия, раздельная стадия, сравнительная стадия, стадия оценки и формирования выводов).

объем выявляемой информации и её значимость для решения поставленной задачи;
возможность сохранения объекта для дальнейших исследований, т.е. недеструктивность метода;
чувствительность метода и объем необходимых для проведения исследования материалов (например, расходных, дефицитных, ценных);
универсальность (возможность проведения качественного и количественного анализов и получение разнокачественной полезной информации);
надежность метода: возможность получения достоверных и воспроизводимых результатов при многократном его применении.

Назначение и производство судебной экспертизы

основания для назначения экспертизы,
фамилия, имя, отчество эксперта или наименование учреждения, в котором должна быть проведена экспертиза,
вопросы, поставленные перед экспертом,
перечень материалов, предоставляемых в распоряжение эксперта,
запись о разъяснении эксперту его прав и обязанностей,
предупреждение об ответственности эксперта за дачу заведомо ложного заключения.

представлять свои вопросы;
знакомиться с определением (постановлением) о назначении;
обжаловать определение (постановление);
ходатайствовать о проведении экспертизы в конкретной организации;
предлагать и отклонять кандидатуры экспертов;
присутствовать при экспертизе;
знакомиться с выводами экспертов.

По данной причине целесообразно перед постановкой вопросов эксперту проконсультироваться со специалистом в соответствующей области научных знаний.

Итоговый круг вопросов формулирует судья. При этом он вправе отклонить вопросы сторон, поставить свои вопросы, перефразировать вопросы сторон.
После вынесения определения о назначении экспертизы суд, как правило, приостанавливает производство по делу, в этом случае лица, участвующие в деле, и суд не вправе совершать каких-либо процессуальных действий, не связанных с проведением данной экспертизы; все ожидают заключения эксперта.

Порядок проведения судебной экспертизы

Экспертиза проводится экспертами судебно-экспертных учреждений по поручению руководителей этих учреждений или иными экспертами, которым она поручена судом. Экспертиза проводится в судебном заседании или вне заседания, если это необходимо по характеру исследований либо при невозможности или затруднении доставить материалы или документы для исследования в заседании. Как правило, избирается второй путь, что позволяет эксперту более качественно подойти к составлению текста экспертного заключения. Лица, участвующие в деле, вправе присутствовать при проведении экспертизы, за исключением случаев, если такое присутствие может помешать исследованию, совещанию экспертов и составлению заключения.

Вознаграждение за выполнение экспертизы выплачивается либо стороной, которая ходатайствовала о её проведении, либо из бюджета, если экспертиза была назначена по инициативе суда.

Заключение эксперта

время и место производства судебной экспертизы;
основания производства судебной экспертизы;
сведения об органе или о лице, назначивших судебную экспертизу;
сведения о государственном судебно-экспертном учреждении, об эксперте (фамилия, имя, отчество, образование, специальность, стаж работы, ученая степень и ученое звание, занимаемая должность), которым поручено производство судебной экспертизы;
предупреждение эксперта в соответствии с законодательством Российской Федерации об ответственности за дачу заведомо ложного заключения;
вопросы, поставленные перед экспертом;
объекты исследований и материалы дела, представленные эксперту для производства судебной экспертизы;
сведения об участниках процесса, присутствовавших при производстве судебной экспертизы;
содержание и результаты исследований с указанием примененных методов;
оценка результатов исследований, обоснование и формулировка выводов по поставленным вопросам.

В случае выявления нарушений требований закона, заключение эксперта признаётся недопустимым доказательством и не используется при аргументации тех или иных обстоятельств.

Дополнительная экспертиза

недостаточной ясности заключения эксперта (экспертов);
недостаточной полноты выводов, изложенных в заключении эксперта (экспертов);
возникновения новых вопросов по ранее исследованным обстоятельствам судебного дела.

Производство дополнительной судебной экспертизы поручается тому же или другому эксперту.

Повторная экспертиза

возникновения сомнений в обоснованности заключения эксперта;
наличия противоречий в выводах эксперта (экспертов).

Производство повторной судебной экспертизы, назначенной в связи с возникшими сомнениями в правильности или обоснованности ранее данного заключения по тем же вопросам, поручается другому эксперту или другой комиссии экспертов.

В определение (постановление) о назначении повторной судебной экспертизы включаются те вопросы, которые были предметом первоначальной экспертизы, но их решение вызвало сомнение, а также другие дополнительные вопросы, возникшие к моменту назначения такой экспертизы в отношении тех же объектов исследования (например, о правильности и научной обоснованности конкретного метода исследования; о несоответствии исходных данных и выводов эксперта и т.п.).

В случаях, если сомнение в обоснованности и правильности вызывают лишь некоторые выводы эксперта, то на разрешение повторной экспертизы нет необходимости ставить все ранее поставленные вопросы.

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Новоуренгойский филиал Профессионального образовательного обеспечения

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Выполнила обучающаяся гр. Б-264 ___________ Сиялова София Геннадьевна

Оценка за выполнение и защиту реферата ______________

г. Новый Уренгой, 2021

1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие экспертизы ценности документов

1.2 Задачи экспертизы

1.3 Экспертиза ценности документов в архиве

2 ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Устойчивая государственность просто не могла существовать без письменности, документа как основы управления и права. Наконец, государственный аппарат для своего нормального функционирования должен обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация какое-то время сохранялась. Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Бурный 20 век значительно пополнил архивы страны. Развитие архивного дела стало задачей государственного масштаба.

1 ЭКСЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие экспертизы ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Либо, экспертиза ценности документа – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке, в результате которой осуществляются комплектование государственных архивов полноценными документами и формирование.

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их возникновения.

Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации — документы, которые могут быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет возможность и длительность использования документов и обусловливает в связи с этим продолжительность их жизни.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы. Материалы же справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются.

Экспертиза ценности документов проводится:

· в делопроизводстве организации;

· в архиве (архивной службе) организации;

1.2 Задачи экспертизы

В учреждении документы, содержащие ценную научную информацию, составляют сравнительно небольшую часть. Отношение же их удельного веса к общему объему документации колеблется. В крупных центральных учреждениях с большим объемом документооборота возникает больше документов оперативного значения, поэтому процент документов постоянного хранения снижается, а в небольших учреждениях, повышается. При проведении экспертизы, прежде всего, обращается внимание на выявление и отбор документации научного значения.

Первой и основной задачей экспертизы является установка документов, которые несут ценную информацию, и отбор их для передачи в государственные архивы. С целью её разрешения изучению подвергаются как документы отдельных учреждений, так и комплексы документов учреждений определенных ведомств.

Изучение документальных фондов позволяет выявить примерно две основные группы документов: имеющих научную ценность и имеющих справочное значение. Документы научной ценности во всех учреждениях ведомств подвергаются сравнительному анализу, они сопоставляются друг с другом, в результате чего осуществляется окончательный отбор их в государственные архивы. Задача отбора документов в государственные архивы требует все стороннего изучения функций, учреждений, в деятельности которых они образовались. Задачи и функции учреждений, масштаб деятельности, компетенция и другие факторы помогают определить ту роль, которую выполняют учреждения в ведомственной или отраслевой системе, и, учитывая ее, распределить учреждения на группы по степени их значимости. Такой подход к экспертизе ценности документов вызван неравно ценностью их как источников информации. Он облегчает проведение экспертизы и позволяет установить очередность в проведении экспертизы каждой группы фондов и в целом способствует большей ее целенаправленности и планомерности.

С отбором документов в государственные архивы связано решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы должны поступать определенные категории документов. Иными словами, экспертизой определяется состав документов архивного фонда, соответствующих профилю каждого государственного архива. Определение места хранения той или другой документации (плановой, отчетной) вызвано наличием в фондах учреждений, взаимосвязанных в управлении, большого количества вполне идентичных документов и документов с повторяющейся информацией. При централизованной системе управления одни и те же документы могут быть не только в фонде учреждения, их создавшего, но и в фондах подчиненных, соподчиненных и вышестоящих учреждений одной, а иногда и разных систем. Экспертизой устанавливается, в составе каких фондов с учетом поступления их в определенный государственный архив (союзного, республиканского, местного значения) документы с повторяющейся информацией должны быть сохранены и в составе каких – выделены к уничтожению.

Вторая задача экспертизы – определение сроков хранения документов. Задача эта менее сложная. Разрешается она изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основе соответствующих правовых норм – государственной и общественной жизни, а также многолетнего опыта работы учреждений и архивов по использованию документов.

Третья задача экспертизы – установление степени сохранности документов ив случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.

Документы подвергаются экспертизе и в других целях. В государственных и ведомственных архивах необходимость рассмотрения документов с точки зрения их значения возникает при публикации документов, создании различного рода справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т. п. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие поступающих материалов профилю архива-приемщика. Проводится экспертиза и при покупке документов. Приобретая документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки.

При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Особенно это важно в связи сростом числа учреждений, организаций и предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел.

Поэтому одна из существенных задач экспертизы на современном этапе - изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны. Сохранение оптимального объема ГАФ — проблема большого научного значения, которая должна решаться совместными усилиями архивистов, источниковедов и историков, а также специалистов других отраслей знаний.

1.3 Экспертиза ценности документов в архиве

Экспертиза ценности в архиве проводится: при поступлении документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; поза явлениям негосударственных юридических и физических лиц — собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда. Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории организации (биографии физического лица) и архивного фонда, состава и содержания его документов. Для работы с документами объёмных, сложных и нескольких однородных фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению.

Каждая единица хранения просматривается визуально и полистно; фоно документы прослушиваются. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документовпри наличии виз, резолюций, помет и правок текста.

Расшивка и переформирование дела осуществляется, как правило, при наличии в нем более половины документов временного хранения.

Документы, содержащие ординарную (повседневную), повторяющуюся информацию, однородного происхождения и формы, создающиеся в больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в архив выборочно. Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи.

2 ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ

Перечни документов – систематизированные списки видов и категорий документов, содержание нормативные указания о сроках их хранения. Перечни относятся к основным справочным пособиям по экспертизе. Они ориентируют в сроках хранения документов, облегчают отбор документов на хранение.

Перечни ограничивают архивиста от односторонней, субъективной и в отдельных случаях даже предвзятой оценки значения документов, регламентируют сложный процесс экспертизы и облегчают ее проведение,

Если исходить из целевого назначения, то можно выделить 2 группы перечней: первая группа - перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов документов, ко второй группе - перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной сдаче в Государственные архивы.

По характеру документации перечни обеих групп можно подразделить на перечни типовых документов, которые образуются при выполнении общих для всех учреждений функций, и на перечни документов конкретных учреждений и ведомств: статистика, БТИ, налоговая, таможня и т. д.

Теория и практика архивного дела – разрабатывает принципы отбора организации материалов, подлежащих архивному хранению, способы хранения, обеспечивающие полную сохранность материалов, систему научно-справочного аппарата (НСА), формы и методы всестороннего использования документов.

Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

Определение ценностных приоритетных документов осуществляется через систему принципов, критериев, методов.

Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

2) Галахов В.В., Коренев И.К. Секретарское дело. – М.: Проспект, 2017.

3) Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. – Пенза: ПГУ, 2018.

4) Ларьков Н.С. Документоведение. – М.: Восток-Запад, 2016.

5) Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2018.

Читайте также: