Сроки исполнения документов реферат

Обновлено: 05.07.2024

* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.

Кондратов М.И. стр. 4 2/7/17

ТЕМА: КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Роль и задачи контроля за исполнением документов

Осуществление руководителем подразделения ОВД контроля

Виды контроля

Обращения граждан в государственные и общественные органы с предложениями, заявлениями, жалобами - важное средство осуществления и охраны прав личности, укрепления связей государственного аппарата с населением, существенный источник информации, необходимой при решении текущих и перспективных вопросов государственного, хозяйственного и социально-культурного строительства. Являясь одной из форм участия трудящихся в управлении, обращения граждан способствуют усилению контроля народа за деятельностью государственных и общественных органов, борьбе с волокитой, бюрократизмом и другими недостатками в их работе.

Наиболее распространенным носителем информации в современном государственном аппарате является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становиться документом. Анализ функциональных обязанностей сотрудников внутренних дел показывает, что в числе профессиональных навыков, которые необходимы для их выполнения, важнейшими (до 80% времени сотрудников уходит на работу с документами) являются навыки по составлению, оформлению и изготовлению документов.

Роль и задачи контроля за исполнением документов

Документооборот-движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Контроль исполнения включает:

постановку документа на контроль, регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение документа в органе внутренних дел, обеспечивает возможность нахождения документа на любой стадии документооборота.

предварительную проверку и регулирование хода исполнения. Учет и обобщение результатов контроля исполнения.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделения

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – распоряжением руководителя, который их установил.

Осуществление руководителем подразделения ОВД контроля

Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль, который осуществляется начальником органа внутренних дел, руководителями подразделений и работниками канцелярии. Последние ежедневно по регистрационным журналам (карточкам) выявляют документы, не исполненные к установленному сроку, докладывают о них руководителю органа внутренних дел. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на особый (специальный) контроль. К ним относятся документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих органов внутренних дел, обязывающие в определенные сроки провести те или иные мероприятия, запросы депутатов, повторные жалобы, заявления граждан и некоторые другие. В органах внутренних дел разрабатываются и утверждаются перечни таких документов. Решение о взятии исполнения документа на специальный контроль принимает начальник органа внутренних дел при рассмотрении корреспонденции. Это решение оформляется проставлением на документе штампа "Взято на контроль" или индекса "К" на левом поле первого листа документа. В соответствии с этим решением работниками канцелярии на документ заполняется карточка, которая помещается в контрольную карточку. Работники канцелярии, ежедневно просматривая контрольную карточку, напоминают исполнителям за один-два дня до истечения срока о необходимости своевременного исполнения документа.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

формирование картотеки контролируемых документов

направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель

выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя

напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения

получение информации о ходе и результатах исполнения

запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения

снятие документов с контроля по указанию руководителей

формирование картотеки исполненных документов

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

Заданий последующих лет – не реже одного раза в год

Заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц

Заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре

Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса

Посещать приложения вместе с основными документами

Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел

Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения

Помещать в дело машинограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

По срокам исполнения

По видам документов

Указание на проведения определенных мероприятий

Документы, стоящие на контроле (особом контроле)

Указания вышестоящих подразделений МВД

Жалобы и заявления и предложения граждан

Письма, поступившие из других организаций

Запросы министерств и ведомств

По видам контроля

Первоначальный контроль (поступление документа, регистрация)

Промежуточный контроль (определение типа документа и сроков его исполнения, назначение исполнителя, заведение контрольной карточки)

Окончательный контроль (принятие решения по документу)

Приказ МВД РФ № 615 от 19 ноября 1996 г. " Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, учреждений, учреждений и организаций системы МВД России, с указанием сроков хранения".

Приказ МВД РФ № 150 от 1 марта 1999 г. " Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России".

Приказ МВД РФ № 790 от 22 июля 2000 г. "О внесении изменений и дополнений в нормативные правовые акты МВД России".

5.2.1. Сроки исполнения документов определяются руководителем службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) организации на основании сроков, установленных:

- организацией, направившей документ;

- распорядительным документом руководителя организации

- в резолюции руководителя организации или иным уполномоченным должностным лицом.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения устанавливаются актами Правительства, федеральных органов власти Российской Федерации и органов власти субъектов Российской Федерации.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются для организаций независимо от их организационно-правового положения и подчинения, формы собственности и направления деятельности.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации в резолюции.

В резолюции указание об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу или организации. В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.

При наличии нескольких исполнителей (или структурных подразделений), основным считается исполнитель, названный первым в резолюции. В этом случае подлинник документа направляется основному исполнителю (структурному подразделению), а остальные исполнители (структурные подразделения) получают копийные экземпляры документа.

5.2.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и обозначаются конечной датой:

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;

имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по обращениям граждан, поступившим в организацию и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

5.2.3. Изменение срока исполнения производится в следующем порядке:

типовые сроки - принятием нового правового акта;

индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Измененные сроки исполнения вносятся в РКФ документа.

Сроки исполнения документов, а также сроки подготовки (оформления), представления (отправки) закрепляются в Инструкции по документационному обеспечению управления, Табеле форм документов организации (приложение 2) или организационно-распорядительных документах.

5.2.4. При необходимости изменения индивидуального срока исполнения документа основной исполнитель представляет на имя руководителя организации мотивированную просьбу (предложение) о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

5.2.5. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

5.2.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, исполнитель обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы, который обязан принять эти документы для последующего контроля за ходом их исполнения.

5.2.7. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационно-контрольной формы. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Цель – изучение организации и технологии контроля сроков исполнения управленческих документов.

1. Изучить нормативные требования к организации контроля сроков исполнения документов;

2. Обосновать предложения по организации контроля сроков исполнения в конкретном учреждении;

3. Получить навыки ведения и заполнения папки-регистратора, РКК, справки о работе с документами, напоминания для проверки хода исполнения.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Для меня лично необходимо изучить данную информацию, так как эти знания очень полезны для высокоэффективной работы с документами. Без определенных сроков исполнения документов хаос будет присутствовать не только на рабочем месте, но и в голове.

Контроль сроков исполнения документов

Основные задачи службы контроля

В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;

выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят на себя руководителем, удостоверяющим документ. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективности.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п. или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Уровни контроля за документацией

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

контроль своевременности исполнения поручений и документов;

контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами.

Например, если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителями, которые их установили. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора.

Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые сроки исполнения документов закрепляются в Табеле документов и в инструкции по документационному обеспечению.

Организация контроля исполнения в условиях традиционной обработки документов

При проведении контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет – не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней, за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылается два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях. На рис. 1 представлен пример контроля исполнения поручений (информационный лист).

Документоведение Хрестоматия Часть 1. Сост. Царева Н.А., (Ч.3.стр.); Документоведение Хрестоматия Часть 3. Сост. Царева Н.А.

Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
2 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
3 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
4 Там же.
5 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.

В статье рассмотрим основные правила исчисления сроков, установленные различными нормативными актами, порядок исполнения документов, ограниченных определенными сроками, а также вопросы ответственности за нарушение сроков исполнения указанных документов.

ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА

Основные правила исчисления сроков для каждой сферы деятельности определены соответствующими кодексами, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, регулирующими данные сферы деятельности. В целом, эти правила имеют одинаковый подход к правовому регулированию. В связи с этим основными нормативными правовыми актами, в которых размещены положения, регулирующие исчисление сроков исполнения, являются:

Гражданский кодекс Российской Федерации (далее – ГК РФ);
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ);
Налоговый кодекс Российской Федерации (далее – НК РФ).

КОГДА НАЧИНАЕТСЯ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ?

Начало срока исполнения бумажного документа

Общепринятым способом фиксации поступления документов в организацию является учет входящей корреспонденции. Как правило, эта функция возложена на канцелярию, секретаря, помощника руководителя – должность ответственного зависит от системы делопроизводства организации. Однако сторона, которая отправляет в нашу организацию документ для исполнения, заинтересована в соблюдении нами срока исполнения, поэтому она также зафиксирует, когда именно передала нам документ. В связи с этим помните: в случае возникновения споров или конфликтов решающей будет не запись о поступлении документа в вашей книге учета входящей корреспонденции, а имеющаяся у отправителя отметка о получении адресатом документа. Это может быть:

дата, проставленная на втором экземпляре уведомления или заявления;
отметка на почтовом уведомлении о вручении;
информация, которую фиксирует курьерская служба.

Начало срока исполнения электронного документа

В случае обмена документами в электронной форме многое зависит от информационных систем, с помощью которых происходит обмен корреспонденцией (рис. 1). Большая часть государственных органов уже перешла на специальные системы электронного документооборота (далее – СЭД), сертифицированные надлежащим образом и позволяющие точно определять время поступления корреспонденции. Подобные системы есть у таможенных, налоговых органов, у кредитных организаций. В отношениях между организациями, в случае, если документ направляется с использованием СЭД, суды также принимают сведения из этих систем в качестве доказательства своевременной отправки документов[1].

Если стороны не имеют надежную, принятую и согласованную договоренность по обмену электронными документами, следует направлять документы в бумажном виде, а если необходимо – отправлять их дубликаты в электронном виде.

Если документы направили по электронной почте с использованием почтового сервиса (в тех случаях, когда это допустимо) главное – это возможность зафиксировать, что именно нужный документ был отправлен, и отправлен в определенное время. В случае, если дойдет до суда, такую услугу может оказать нотариус, имеющий право произвести действия по обеспечению доказательств путем осмотра электронной почты заинтересованного лица[2].

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ПО ГК РФ, КОАП РФ, НК РФ

Согласно ст. 190 ГК РФ по общему правилу установленный законом, иными правовыми актами, сделкой или назначаемый судом срок определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами, неделями, днями или часами. Срок может определяться также указанием на событие, которое должно неизбежно наступить. Согласно с. 191 ГК РФ, течение срока, определенного периодом, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено начало срока.

Аналогичным образом определены сроки и в КоАП РФ: они исчисляются часами, сутками, днями, месяцами, годами. Согласно части первой ст. 4.8 КоАП РФ течение срока, определенного периодом, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено начало срока.

Аналогичный подход используется и при исчислении сроков, установленных законодательством о налогах и сборах. Пункт 1 ст. 6.1 НК РФ гласит, что сроки, установленные законодательством о налогах и сборах, определяются календарной датой, указанием на событие, которое должно неизбежно наступить, или на действие, которое должно быть совершено, либо периодом времени, который исчисляется годами, кварталами, месяцами или днями.

Срок, исчисляемый днями, истекает в последний день установленного срока. Если окончание срока, исчисляемого днями, приходится на нерабочий день, то согласно ст. 193 ГК РФ последним днем срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Например, если окончание срока приходится на 29.02.2020, то последним днем исполнения будет 02.03.2020.

Стоит учесть, что в случае поступления к исполнению документов, которые подпадают в сферу налоговых правоотношений, следует обращать внимание, в каких днях исчисляется срок исполнения: в рабочих или календарных. Так, в п. 6 ст. 6.1 НК РФ установлено, что срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях. При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем. ГК РФ не содержит подобного толкования.

Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца, а если этот месяц не имеет соответствующего числа, срок истекает в последние сутки этого месяца. Например, если документ, поступивший 31.03.2020, должен быть исполнен в течение месяца, то срок его исполнения наступает 30.04.2020.

Срок, исчисляемый кварталом, согласно п. 4 ст. 6.1 НК РФ считается равным трем календарным месяцам, отсчет кварталов ведется с начала календарного года.

Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года. Например, если указано, что какое-либо действие должно быть совершено в течение года с момента вынесения предписания, то по предписанию, вынесенному 10.02.2019, последним днем срока будет 10.02.2020.

В п. 3 ст. 6.1 НК РФ разъяснено, что годом (за исключением календарного года) признается любой период времени, состоящий из 12 месяцев, следующих подряд. То есть в случае, когда срок исполнения равен году, а его течение началось с 01.04.2019, он окончится 31.03.2020.

[1] См., например, Определение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 22.06.2012 № ВАС-7317/12 по делу № А76-13438/2011, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.09.2019 № 09АП-45228/2019 по делу № А40-94418/2019 и т.д.

[2] См. ст. 103 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Судом Российской Федерации 11.02.1993 № 4462-1; в ред. от 27.12.2019).

Н.В. Сенаторова,
корпоративный юрист

Читайте также: