Срок хранения рефератов в вузе

Обновлено: 30.06.2024

Срок хранения курсовых работ, дипломных работ, учебных журналов, отчетов по практике, сводных ведомостей в архиве колледжа.

Ответы на вопрос:

Инструкция о порядке учета, хранения, выдачи, списания и уничтожения курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ

Инструкция № 2 от 21.04.2011 г.

1 Общие положения

1.1 Настоящая Инструкция разработана на основании Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", норм действующего законодательства Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления, типового перечня документов с указанием сроков хранения, нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (Росархив) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

1.2 Настоящая инструкция определяет порядок учёта, хранения, выдачи, списания и уничтожения курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ в ОГУ.

2 Порядок учёта и хранения курсовых и дипломных проектов (работ)

2.1 Курсовые проекты (работы) хранятся на кафедрах в течение одного года, после чего списываются по акту и уничтожаются в порядке, установленном разделом 4 настоящей Инструкции.

2.2 Курсовые проекты (работы) принимаются на хранение лицом, ответственным за делопроизводство кафедры, от преподавателя, ведущего учебную дисциплину, или руководителя проекта (работы) в двухнедельный срок после защиты.

Курсовые проекты (работы), переданные преподавателем или руководителем проекта (работы) для хранения на кафедре, регистрируются в журнале регистрации контрольных и курсовых работ.

2.3 Курсовые проекты (работы) хранятся в недоступном для посторонних лиц месте: в шкафу, сейфе и т. д., которые закрываются на ключ.

2.4 Выпускные квалификационные работы после защиты хранятся в архиве университета в течение пяти лет, после чего уничтожаются по акту в порядке, установленном разделом 4 настоящей Инструкции. Выпускные квалификационные работы, отмеченные первыми премиями на конкурсах и имеющие перспективу их внедрения в производство, хранятся постоянно.

2.5 Выпускные квалификационные работы передаются в архив лицом, ответственным за делопроизводство, по акту приема-передачи в течение месяца после их защиты.

2.6 Хранение графической части выпускных квалификационных работ архитектурно-строительного факультета творческих специальностей допускается в электронном виде.

Выпускные квалификационные работы и их графическая часть после защиты принимаются заведующим соответствующей кафедры в электронном виде на дисках формата CD или DVD. Диски регистрируются в журнале учета электронных документов. Электронные носители информации (диски) должны находиться в индивидуальных упаковках, быть подписаны и пронумерованы согласно регистрации в журнале.

Хранение электронных носителей производится в недоступном для посторонних лиц месте: в шкафу, сейфе и т. д., которые закрываются на ключ. Ответственное лицо — заведующий кафедрой.

По истечении срока хранения электронные носители информации уничтожаются в порядке, установленном разделом 4 настоящей Инструкции.

Графическая часть выпускных квалификационных работ, отмеченная первыми премиями на конкурсах и имеющая перспективу внедрения, хранится на кафедре на материальном носителе.

3 Порядок выдачи курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ

3.1 Курсовые проекты (работы) выдаются:

для использования студентами на основании заявления студента с визой руководителя его проекта (работы) и с разрешения заведующего кафедрой;

для использования работниками ОГУ — преподавателями на основании служебной записки с разрешения заведующего кафедрой;

во временное пользование сторонним организациям на основании письма руководителя организации по согласованию с заведующим кафедрой и разрешения проректора по учебной работе.

3.2 Курсовые проекты (работы) выдаются на сроки, не превышающие один месяц. По согласованию с заведующим кафедрой срок выдачи для сторонних организаций может быть увеличен.

3.3 Выпускные квалификационные работы выдаются:

для использования студентами на основании служебной записки с визой заведующего кафедрой и с разрешения проректора по учебной работе;

для использования преподавателями и работниками с визой заведующего кафедрой и разрешения проректора по учебной работе;

во временное пользование для сторонних организаций на основании письма-запроса руководителя организации по согласованию с заведующим кафедрой и с разрешения ректора или проректора по учебной работе.

3.4 Выпускные квалификационные работы выдаются на срок до трёх месяцев для использования студентами, работниками университета.

3.5 Выдача выпускных квалификационных работ во временное пользование сторонним организациям оформляется актом на срок до трёх месяцев. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся в архиве университета, другой выдается получателю. Акт подписывается ректором университета или проректором по учебной работе и руководителем организации-получателя, подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

4 Порядок списания и уничтожения курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ

4.1 Курсовые проекты (работы) и выпускные квалификационные работы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

4.2 Для организации проведения работы по экспертизе ценности документов (выделения на уничтожение) в университете созданы экспертная комиссия университета (ЭК университета) и экспертная комиссия структурного подразделения (ЭКсп). Экспертные комиссии осуществляют свою деятельность в соответствии с Положением "Об экспертных комиссиях" от 13.01.2010 г. № 02-Д, введенным в действие приказом ОГУ от 28.01.2010 г. № 30.

Списание курсовых проектов (работ) производится по акту установленного образца (см. Положение "Об экспертных комиссиях" от 13.01.2010 г. № 02-Д), который согласуется на заседании экспертной комиссией структурного подразделения.

Списание выпускных квалификационных работ производится по акту, согласованному на заседании экспертной комиссией университета.

Заседания экспертных комиссий протоколируются (см. Положение "Об экспертных комиссиях" от 13.01.2010 г. № 02-Д).

4.3 Курсовые проекты (работы) и выпускные квалификационные работы, выделенные к уничтожению, расшиваются, освобождаются от металлических предметов (скребок, скоб), перемешиваются и сдаются в хозяйственный отдел университета. На акте "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению" ставится виза работника, принявшего документы. Переработанный материал сдается в приемный пункт макулатуры, передача оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи и вес бумажной макулатуры. Приемо-сдаточные накладные хранятся в управлении бухгалтерского учета и отчетности университета.

4.4 Погрузка и вывоз переработанного материала в приемный пункт макулатуры организуется работниками хозяйственного отдела.

4.5 Срок хранения документов/информации в электронном виде аналогичен сроку хранения таких же документов (информации) на бумажном носителе. После истечения срока хранения диски подлежат уничтожению. Уничтожение CD и DVD дисков осуществляется в соответствии с положением "О порядке хранения и уничтожения носителей персональных данных" и оформляется актом (приложение).

4.6 Списание выпускных квалификационных работ, хранящихся на электронных носителях, производится по акту установленного образца, согласованному на заседании экспертной комиссией университета. Уничтожение происходит в присутствии представителя архива и осуществляется путем переламывания информационного носителя (диска) и вывоза остатков в качестве бытового мусора.

5.1 Ответственность за надлежащее хранение и своевременное списание выпускных квалификационных работ, находящихся в архиве университета, несет заведующий архивом.

5.2 Ответственность за надлежащее хранение и своевременное списание курсовых проектов (работ), находящихся на кафедре, несет заведующий кафедрой.

2 Порядок учёта и хранения курсовых и дипломных проектов (работ)

3 Порядок выдачи курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ

3.1 Курсовые проекты (работы) выдаются:

для использования студентами на основании заявления студента с визой руководителя его проекта (работы) и с разрешения заведующего кафедрой;
для использования работниками ОГУ — преподавателями на основании служебной записки с разрешения заведующего кафедрой;
во временное пользование сторонним организациям на основании письма руководителя организации по согласованию с заведующим кафедрой и разрешения проректора по учебной работе.

3.3 Выпускные квалификационные работы выдаются:

для использования студентами на основании служебной записки с визой заведующего кафедрой и с разрешения проректора по учебной работе;
для использования преподавателями и работниками с визой заведующего кафедрой и разрешения проректора по учебной работе;
во временное пользование для сторонних организаций на основании письма-запроса руководителя организации по согласованию с заведующим кафедрой и с разрешения ректора или проректора по учебной работе.

4 Порядок списания и уничтожения курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ

Заседания экспертных комиссий протоколируются (см. Положение "Об экспертных комиссиях" от 13.01.2010 г. № 02-Д).

5 Ответственность

Последнее обновление: 23.11.2020
Ответственный за информацию: Сергеева Ольга Геннадьевна, отдел документационного обеспечения и контроля исполнения документов, начальник отдела (тел.37-52-59)

За время обучения каждый студент пишет большое количество учебных работ: рефераты, контрольные, курсовые и дипломные. Электронный документооборот внедряется в учебный процесс постепенно и в большинстве государственных вузов всё ещё требуется распечатывать эти работы. После защиты и выставления оценки они хранятся в университете ещё несколько лет. Мы расскажем о продолжительности хранения ВКР и других работ.

Доверь свою работу кандидату наук!

Узнать стоимость бесплатно

Советы по учёбе и другая интересная информация представлены в нашем образовательном телеграм-канале. А в специальной группе мы собрали акции и скидки.

Сроки хранения ВКР и других типов работ в высшем образовании

Расскажем о порядке хранения ВКР и других учебных работ в вузе.

Сколько лет хранят дипломные работы

Во время защиты выпускной квалификационной работы её печатный вариант находится у секретаря экзаменационной комиссии, чтобы члены при необходимости могли ознакомиться с текстом диплома. После того, как студенты выступили и получили оценки, дипломы сдают ответственному за их учёт и хранение сотруднику кафедры (обычно это лаборант или ассистент).

ВКР хранятся в его кабинете в специально оборудованном сейфе или шкафу. Срок хранения дипломных работ в вузе обычно прописывается в специальном положении и составляет 5 лет. После истечения срока дипломы утилизируют.

В некоторых случаях хранение дипломных работ на кафедре продолжается 1-2 года, а после этого периода ВКР передают в университетский архив, где они находятся ещё 3-4 года.

Организация хранения ВКР в архиве зависит от конкретного вуза

Срок хранения курсовых работ в вузе

Срок хранения курсовых работ в большинстве учебных заведений меньше, чем срок хранения ВКР. Обычно они хранятся в течение года, хотя в некоторых вузах и колледжах этот период составляет 3 года.

В архив их, как правило, не передают, они лежат на кафедре.

Сроки хранения рефератов

Срок хранения контрольных

С контрольными и другими проверочными работами ситуация аналогичная. Педагог, по дисциплине которого студент выполнял задания, хранит контрольную в течение текущего семестра или учебного года.

Как можно получить работу

Тема диплома перекликается с курсовой, а электронный вариант вы удалили? Выход есть. Если вам понадобилось ознакомиться с текстом курсового проекта или ВКР в течение срока их хранения, сделать это можно по письменному заявлению. Обучающийся пишет его в свободной форме и указывает:

тип работы и предмет, по которому он её готовил;
год её написания.

Документ визирует заведующий кафедрой и после этого можно обратиться к лаборанту или преподавателю, которые отвечают за хранение работ.

Обратите внимание, что получить таким образом можно только свои работы, чужой диплом или курсовую вам вряд ли покажут.

Если же вам понадобились реферат или контрольная, обратитесь напрямую к тому педагогу, которому вы их сдавали.

Архив – последняя точка на пути учебной работы. А если проблемы возникли ещё на этапе её написания, их поможет решить студенческий сервис. Его эксперты умеют готовить любые типы работ: лабораторные, контрольные, дипломы и диссертации.

Карина – противоречивая натура: любит фильмы Ларса фон Триера и песни Михаила Шуфутинского. В активе – два высших образования и тысяча прочитанных книг.

Образование, наука, культура

Один экземпляр автореферата и диссертации

(при принятии Минобрнауки России решения о снятии диссертации с рассмотрения по заявлению соискателя ученой степени, а также при отрицательном решении по результатам защиты диссертации)

Организация, на базе которой создан диссертационный совет

В течение 10 лет

п. 27, п. 43 и абз. 2 п. 44 Положения, утв. Приказом Минобрнауки России от 10.11.2017 N 1093

Второй экземпляр аттестационного дела соискателя ученой степени

Журналы регистрации выданных дипломов об ученых степенях и их дубликатов

Организации, на базе которых был создан диссертационный совет

Постоянно (хранятся как документы строгой отчетности)

п. 31 Порядка, утв. Приказом Минобрнауки России от 14.01.2019 N 2н

Журналы регистрации выданных аттестатов об ученых званиях и их дубликатов

Организации, представившие соискателей к присвоению ученого звания

Постоянно (хранятся как документы строгой отчетности)

п. 31 Порядка оформления и выдачи аттестатов о присвоении ученых званий профессора и доцента, утв. Приказом Минобрнауки России от 16.08.2019 N 611

Неполученные квалификационные аттестаты

В течение 3 лет с даты их изготовления

абз. 4 п. 6 Порядка, приведенного в приложении N 5 к Приказу Минэкономразвития России от 29.05.2017 N 257

Протокол проведения квалификационного экзамена, включая запись видеоизображений пункта приема квалификационного экзамена в период проведения квалификационного экзамена на электронном носителе

В течение 3 лет

п. 35, абз. 7 п. 36 Порядка, приведенного в приложении N 2 к Приказу Минэкономразвития России от 29.05.2017 N 257

Индивидуальное задание претендента

Второй экземпляр аттестационного дела вместе с экземпляром диссертации (при положительном решении по результатам защиты диссертации)

Образовательные организации высшего образования; образовательные организации дополнительного профессионального образования; научные организации, на базе которых создан диссертационный совет, в котором проводилась защита диссертации

В течение 10 лет

п. 33 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.09.2013 N 842

Первый экземпляр аттестационного дела и диссертация (при отрицательном решении по результатам защиты диссертации)

- отложившиеся до 1945 г. включительно;

Высшие учебные заведения

письмо Росархива от 05.12.2008 N 4/2191

- дела лиц, утвержденных в ученом звании профессора, отложившиеся до 1991 г. включительно;

- аналогичные дела, отложившиеся после 1991 г.;

- дела лиц, утвержденных в ученых званиях доцента и старшего научного сотрудника (вне зависимости от периода утверждения)

Протоколы заседаний комиссии по отбору граждан

Образовательные учреждения среднего профессионального образования

До окончания обучения в образовательном учреждении всех лиц, поступивших на основании отбора граждан в соответствующем году

п. 13 Порядка отбора лиц для приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования, интегрированным с образовательными программами основного общего и среднего общего образования, утв. Приказом Минкультуры России от 25.11.2013 N 1950

Документ включен в перечень актов, на которые не распространяется механизм "регуляторной гильотины", в части федерального государственного надзора в сфере образования

Копии протоколов заседаний комиссии по отбору граждан либо выписки из протоколов заседаний комиссии по отбору граждан

В течение всего срока хранения личного дела обучающегося, поступившего в образовательное учреждение на основании результатов отбора граждан (хранятся в личном деле)

Книги оперативного учета бланков свидетельств о государственной аккредитации, временных свидетельств о государственной аккредитации и приложений к ним

Организации, осуществляющие образовательную деятельность по основным общеобразовательным программам, по основным профессиональным образовательным программам

п. 12 Порядка, утв. Приказом Минобрнауки России от 07.04.2014 N 275

Личные дела поступающих на обучение по дополнительным предпрофессиональным программам в области физической культуры и спорта

Не менее 3 месяцев с начала объявления приема в образовательную организацию

абз. 2 п. 13 Порядка, утв. Приказом Минспорта России от 12.09.2013 N 731

В течение 5 лет

п. 5 Требований к рецензируемым научным изданиям для включения в перечень рецензируемых научных изданий, в которых должны быть опубликованы основные научные результаты диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук, утв. Приказом Минобрнауки России от 12.12.2016 N 1586

Второй экземпляр акта о расследовании несчастного случая с обучающимся вместе с материалами расследования

Организации, осуществляющие образовательную деятельность

В течение 45 лет

п. 21, п. 22 и п. 24 Порядка, утв. Приказом Минобрнауки России от 27.06.2017 N 602

Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая, тяжелого несчастного случая либо несчастного случая со смертельным исходом с обучающимся с копиями материалов расследования

Второй экземпляр акта о расследовании несчастного случая, не связанного с образовательной деятельностью, вместе с материалами расследования

Свидетельства об обучении, не полученные выпускниками в год окончания образовательной организации

До их востребования

п. 7 Порядка, утв. Приказом Минобрнауки России от 14.10.2013 N 1145

Паспорт безопасности объекта (территории), признанный по результатам его актуализации нуждающимся в замене и (или) утратившим силу

Организации, являющиеся правообладателями объектов (территорий) в сфере культуры

В течение 5 лет

п. 49 Требований к антитеррористической защищенности объектов (территорий) в сфере культуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 11.02.2017 N 176

Протоколы заседаний аккредитационных подкомиссий

Образовательные (научные) организации, реализующие программы медицинского (фармацевтического) образования, в которых проводится аккредитация специалистов

В течение 6 лет

п. 20 Положения об аккредитации специалистов, утв. Приказом Минздрава России от 02.06.2016 N 334н

Экзаменационные листы вступительных испытаний по иностранному языку и философии

Образовательные организации высшего образования, имеющие лицензии на право осуществления образовательной деятельности по образовательным программам высшего образования - программам ассистентуры-стажировки

Не менее одного года (хранятся в личном деле поступающего)

абз. 2 п. 96 Порядка, утв. Приказом Минкультуры России от 09.06.2020 N 609

Информированные согласия об участии в социально-психологическом тестировании, направленном на профилактику незаконного потребления наркотических средств и психотропных веществ

Общеобразовательные организации и профессиональные образовательные организации

До момента отчисления обучающегося (хранение обеспечивает руководитель образовательной организации)

абз. 2 п. 14 Порядка проведения социально-психологического тестирования обучающихся в общеобразовательных организациях и профессиональных образовательных организациях, утв. Приказом Минпросвещения России от 20.02.2020 N 59

Информированные согласия об участии в социально-психологическом тестировании, направленном на профилактику незаконного потребления обучающимися наркотических средств и психотропных веществ.

Образовательные организации высшего образования, проводящие тестирование

До момента отчисления обучающихся (хранение обеспечивает руководитель образовательной организации)

абз. 2 п. 12 Порядка проведения социально-психологического тестирования обучающихся в образовательных организациях высшего образования, утв. Приказом Минобрнауки России от 20.02.2020 N 239

В процессе обучения каждый студент пишет курсовые и контрольные работы, выполняет тестовые и различные творческие задания, проводит научные исследования и защищает дипломную работу. Указанные письменные проекты неизбежны для учащихся СУЗов и ВУЗов. Они призваны не только проверить наличие соответствующих знаний и навыков, но и углубить их познания, повысить уровень профессиональной компетентности и пр.

Что происходит с курсовыми и дипломными работами после защиты?

Все студенческие проекты проходят ряд этапов: начиная от создания и заканчивая защитой. Но даже на этом жизнь письменной работы не заканчивается. После того, как автор защитил ее, наступает новый этап – хранения.

Написание, защита и хранение студенческого проекта

Да-да! Вы не ослышались и Вам не показалось. После защиты контрольная, курсовая или дипломная работа полежит обязательному хранению в образовательном заведении. Для этих целей при Вузе действует внутренний архив.

Порядок хранения курсовых и дипломных работ в СУЗах и ВУЗах

Любой официальный документ хранится сначала в том заведении, который его выдал или где его создали, а затем передается на дальнейшее хранение в местный архив. Аналогия прослеживается и в отношении курсовых, дипломных и научных работ.

Где хранятся студенческие работы?

Да, в городском архиве, Вы вряд ли найдете свой проект по истечении 10-20 лет с момента его создания. Но в образовательном заведении наверняка удастся восстановить основную часть работы.

Курсовые и дипломные работы подлежат обязательному хранению в течение 1 года с момента защиты на кафедре, к которой прикреплен учащийся. Далее все студенческие работы переносятся в архив при СУЗе и ВУЗе.

Срок хранении каждого проекта зависит от его вида. Согласно методическим рекомендациям Минобразования и науки РФ, средняя продолжительность хранения курсовых и дипломных работ составляет 4-5 лет с момента их защиты. В то же время каждое образовательное учреждение имеет право самостоятельно прописывать порядок хранения студенческих работ, при этом продолжительность нахождения исследований в архиве должна быть не менее рекомендованной.

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

Как и где хранятся студенческие работы?

После защиты курсовая работа сдается научным руководителем или студентом на кафедру, где наступает первый этап ее хранения. Здесь лаборанты должны подобрать подходящее место: недоступное для третьих лиц место, все проекты составляются в соответствии с определенной классификацией (по группам учащихся или по предметам) и пр.

По истечении 1 года все работы подлежат передаче в архив при образовательном заведении, где также работники должны обеспечить сохранность материала, его безопасность. Третьи лица не подпускаются к работам. Допуск к материалам возможен только с письменного разрешения руководства СУЗа или ВУЗа, научного руководителя и пр. Притом работа изучается строго на месте (непосредственно в архиве) и не подлежит выносу из здания/помещения. Копировать материал в 90% случаев запрещено.

После того, как работа пролежала в архиве (определенное время), она подлежит списанию. После этого проект может быть доступен выпускникам в качестве образца по выполнению курсового или дипломного проекта. Лучшие материалы, соответствующие всем заявленным требованиям ВУЗа, могут быть трансформированы в методическое пособие или образцовый вариант.

Студенческие работы и Антиплагиат.ВУЗ

Все курковые и дипломные работы, научные статьи подлежат обязательной проверке на плагиат. В 99% случаев Вуз предпочитает осуществлять поверку оригинальности текста по программе Антиплагиат.ВУЗ.

Проверка работы студента через систему Антиплагиат

Команда ОЦ Дисхелп готова помочь в выполнении курсовых и дипломных работ по всем направлениям профессиональной подготовки. У нас трудятся высококвалифицированные специалисты: педагоги ВУЗов, ученые, практикующие специалисты и пр. Наши исполнители гарантируют высокое качество услуг, индивидуальный подход и конфиденциальность данных каждому клиенту. Все заказы сопровождаются заключением договора. Оформить заявку можно лично в офисе или дистанционно на нашем сайте.

Читайте также: