Служебная документация и правила ее оформления реферат

Обновлено: 05.07.2024

Реферат можно начать с характеристики официально-делового стиля русского языка, затем представить типы служебных документов.

Культура деловой речи.

Общая характеристика официально-деловой письменной и устной речи; языковые нормы.

Точность, ясность речи.

Точность словоупотребления; стилистическая оценка диалектизмов, жаргонизмов, заимствованных слов; точность словоизменения и формообразования; ясность синтаксических конструкций.

26. Богатство речи.

Лексика, полисемия, омонимия, синонимия, антонимия, паронимия; стилистические возможности словообразований; стилистическое использование частей речи; многообразие синтаксического конструирования.

Правильность речи.

Лексическая сочетаемость; правильное употребление фразеологизмов; грамматическая правильность речи; порядок слов в предложении.

Литературное произношение.

Понятие орфоэпии; стили произношения; особенности произношения иностранных слов, имён и фамилий.

Темы презентаций

1. Основные понятия фонетики.

2. Основные понятия морфемики русского языка.

3. Трудные случаи в орфографии.

4. Предлог, правописание предлогов.

5. Правописание гласных в корнях слов с чередованием.

6. Правописание приставок.

7. Правописание -н-нн- в различных частях речи.

8. Правописание о-е после шипящих и ц.

9. Союз, виды союзов.

11. Простое предложение.

13. Тексты разных видов.

Викторина по русскому языку

Фонетика, графика и орфография

2. В каких словах из приведённых букву е можно читать и как е, и как ё: берет, жилет, живет, запрет, скребет!

3. В старой орфографии (до 1918 года) для обозначения одного звука [’э] использовались две буквы — Е и э (ять). Так, слова: белизна, стрелять, беднота,

верить, жена, перина, темнота, медовый — записывались так: бэлизна, стрэлять,

бэднота, вэрить, жена, перина, темнота, медовый. Как в старой орфографии записывались слова: весло, стена?

4. Поставьте ударения в следующих словах: алфавит, водопровод, генезис, камбала, километр, коклюш, красивее, ломота, ломоть, мастерски, мизерный, мышление, немота, принудить, толика.

5. Написание одного из перечисленных ниже слов изменилось в процессе развития

языка под влиянием произношения. Какое это слово и от какого слова оно исторически происходит?

1) ходьба; 2) косьба; 3)судьба; А) просьба; 5) свадьба.

Морфемика и словообразование

6. Какие из приведённых ниже слов имеют одинаковую приставку.

1) подоконник, 2) подорожник, 3) подруга, 4) подлец, 5) подарок, 6) подагра.

7. Какие из приведённых названий частей дома исторически являются однокоренными с названиями частей тела? (усадьбы): 1) ворота, 2) крыльцо, 3) крыша, 4) окно, 5) наличник, 6) чердак, 7) черепица.

8. Какие из данных слов исторически произошли от общего корня?

1) очевидно, 2) заочный, 3) воочию, 4) разочароваться, 5) очутиться, 6) очки.

9. В каких словах выделяется окончание -ий:

1) меньший, 2) вороний, 3) тихий, 4) учений, 5) не убий?

10. Какое из этих прилагательных имеет нулевое окончание? 1) отчий; 2) беличий; 3) колючий; 4) дремучий; 5) певчий.

Лексика и фразеология

13. Подберите русские эквиваленты к следующим иноязычным пословицам:

а) когда свинья в желтых шлёпанцах вскарабкается на грушу (болгарск.)

б) жить как петух на откормке (франц.)

в) промокший пудель (немецк.)

г) покупать зайца в мешке (чешск.)

д) когда на ладони вырастут волосы (польск.)

14. В русской поэзии XIX века тогдашняя столица России могла называться Петербургом, Петроградом или Петрополем. Эти слова передают одно и то же значение (‘город Петра’) на трёх разных языках. Каких?

Морфология и синтаксис

16. В каких предложениях казалось и кажется являются вводными словами и требуют обособления?

1. Казалось всё словно застыло.

2. Всё казалось словно застыло.

3. Мне всё кажется, что я здесь уже был.

4. Он кажется тут лишний.

5. Он тут кажется лишним.

17. В каких предложениях из перечисленных представлено составное глагольное сказуемое:

1) Иван будет работать. 2) Иван хочет работать. 3) Иван поехал работать. 4) Иван стал учителем?

18. Какие глаголы из приведенного списка являются двувидовыми (то есть могут употребляться в значении как совершенного, так и несовершенного вида): велеть, просить, простить, казнить, ранить?

19. У какого из следующих прилагательных краткая форма мужского рода образуется с отклонением от общего правила? Образуйте эту форму.

1) достойный: 2) спокойный; 3) стройный; 4) случайный: 5) буйный.

20. До орфографической реформы 1917—1918 гг. каждое прилагательное имело в именительном падеже множественного числа две разные формы, например: новые учебники, но: новыя книги; старые ботинки, но: старыя письма и телеграммы; светлые классы, но: светлыя окна. Как до орфографической реформы записывались словосочетания красивые вазы, просторные поля и деревянные столы?

Ответы:

1. Н. М. Карамзин, предположительно в 1797 году.

4. Алфави́т, водопрово́д, ге́незис, ка́мбала, киломе́тр, коклю́ш, краси́вее, ломо́та, ломо́ть, мастерски́, мизе́рный, мышле́ние, немота́, прину́дить, толи́ка.

5. Свадьба (древнерусск. Сватьба) от сватать (древнерусск. Сватати)

6. 2) подорожник, 3) подруга, 5) подарок.

7. 1) ворота, 4) окно, 5) наличник, 7) черепица.

8. 1) очевидно, 2) заочный, 3) воочию, 6) очки.

9. 1) меньший,3) тихий.

13. а) Когда рак на горе свистнет / после дождичка в четверг

б) Кататься как сыр в масле / жить как у Христа за пазухой

в) Мокрая курица

г) Покупать кота в мешке

д) После дождичка в четверг / когда рак на горе свистнет

14. Петербург – по-немецки; Петроград – по-старославянски (по-русски); Петрополь – по-гречески.

16. 1. Казалось, всё словно застыло.

2. Всё, казалось, словно застыло.

4. Он, кажется, тут лишний.

17. 2) Иван хочет работать.

18. Велеть, просить, казнить, ранить?

19. 1) Достойный – достоин.

© 2014-2022 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.007)

Цели обучения — познакомить студентов:

с основными понятиями делопроизводства;
с правилами составления документов;
с правилами составления электронных бланков документов.

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

на внешние, входящие в систему;
внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

управленческая,
экономико-статистическая,
научно-техническая,
юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

полнота информации для принятия управленческого решения;
оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

состояние системы или
принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

регистрация первичной информации или принятого решения,
передача,
обработка,
хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
Путь движения документа должен быть кратчайшим.
Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы – государственные стандарты,
Нормативные документы
Классификаторы
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению (служебные, личные);
по сложности (простые, сложные);
по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
по форме (типовые, индивидуальные);
по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

устав предприятия;
описание его структуры;,
штатное расписание;
правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

приказы,
распоряжения и
решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
трудовые книжки,
индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
личные дела,
лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Содержание
Введение……………………………………………………………………. …. 3
1. Понятия………………………………………………………………………. 4
2.1. Документ…………………………………………………………………..4
2.2. Служебный документ………………………………………………….….5
2. Виды и классификация документов………………………………………….6
3.3. Классификация документов по определенным признакам…………..…6
3.4.Классификация документов, предложенная М.В. Стенюковым…….…8
3.5. Дополнительные признаки классификации документов выделеные в учебном пособии "Курс делопроизводства" М.В. Кирсановой……….10
3.6. Дополнительные признаки классификации документов выделеные в учебном пособии "Современное делопроизводство" Березина Н.М…10
3.7. Классификация служебных документов …………………………. …10
3.Оформление служебных документов…………………………………….…14
3.1.Правило оформления
Заключение…………………………………………………………………….…16
Список использованной литературы…………………………………………. 17

Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации ипередачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация стала важнейшим ресурсом общества. Поэтому актуальной является проблема служебной документации, рассматриваемая нами в настоящем исследовании.
Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Большаячасть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

1. Понятия
Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение сдругими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств: зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.
Между тем по мереразвития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими.
С появлением письменности человечество перешло к основныминформационным технологиям. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.
Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства.

1.1Документ
Латинское слово "documentum” произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю”, что означает "свидетельство”, "доказательство”.
В России термин "документ” был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство”. На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ” выделялось прежде всего его правовое значение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почтине употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт”, "дело”, "бумага”.
Документ:
1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь.
2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующая о личности предъявителя.
3. Письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах.

Что такое служебная записка

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Правила составления служебных записок

Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.

Как написать служебную записку

И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.

Читайте также: