Роль доу в организации реферат
Обновлено: 05.07.2024
Пример готового реферата по предмету: Документационное обеспечение
Содержание
1. Законодательство Российской Федерации в области документационного обеспечения деятельности государственных органов
2. Некоторые проблемы и особенности документационного обеспечения управления органов государственной власти на примере Государственной думы
2.1. Задачи организации внутренней переписки с обменом электронными документами в Государственной Думе
2.2. Проблемы внедрения электронной цифровой подписи в Государственной Думе
Список использованной литературы
Выдержка из текста
Атрибуты чисто российской специфики (бартер, взаимозачеты), как показывает опыт нашей работы с рядом предприятий, в том числе и реального сектора), вполне можно учесть в финансовом планировании. Все дело в технологии бюджетирования, в его методическом обеспечении, особенно в тщательной проработке бюджетных форматов набора статей основных бюджетов (БДиР, БДДС и расчетного баланса).
К сожалению, наших руководителей западные методики бюджетирования не устраивают (в основном по форме бюджетов), то это вовсе не значит, что надо что-то менять и, по сути. При разработке технологии бюджетирования не стоит ориентироваться на форму № 2 (отчет о финансовых результатах) или форму № 4 (отчет о движении денежных средств).
Они для целей финансового планирования малопригодны. Их следует модернизировать, как с учетом специфики бизнеса компании, так и с учетом требований международных стандартов.
Для выявления различий между управлением и политикой представляется важным не смешивать лежащие в их основе отношения: политические властеотношения и управленческие отношения. Сфера политики определяется двумя важными факторами: во-первых, это сфера, где действует власть, во-вторых, политика — это сфера, где сталкиваются интересы больших групп населения. Управление же связано с исполнительно-распорядительной и судебной деятельностью. Не всякий управленческий процесс и управленческое отношение имеют политический характер.
Наиболее естественной и уже потому приоритетной сферой реализации положений и разработок науки организации является управление. Тесная и многообразная взаимосвязь понятий и категорий организации и управления, их семантические и синонимические переплетения, пересечения и соотношения в теории и практике формирования и развития социально-экономических процессов и систем обусловили необходимость определения места и роли организации в системе управления.
Мотивация в системе управления персоналом организации
При написании дипломного проекта были использованы следующие основные приемы и методы экономического исследования: программно-целевой, расчетно-конструктивный, монографический, экономико-математический, балансовый, сравнения и др.
Проведенные в последние годы избирательные кампании дали возможность исследовать содержание норм избирательного права и практику их применения в интересах обеспечения национальной безопасности. В научной литературе появились публикации Н.А. Алексеева, В.И. Бутаева, В.П. Заботина, С.Д. Князева, в которых проанализированы преступные посягательства в сфере выборов и обоснована необходимость совместной деятельности правоохранительных органов, служб безопасности и избирательных комиссий. Однако работы указанных авторов лишь частично затрагивают проблематику, связанную с темой данного исследования, в то время как вопросы, касающиеся обеспечения национальной безопасности в процессе организации и проведения выборов и правовой основы такой деятельности, требуют более основательной научной разработки.
Управленческая деятельность – один из важнейших факторов функционирования и развития предприятий в условиях рыночной экономики, а процесс управления является средством, при помощи которого руководство сплачивает воедино трудовые ресурсы, материалы, информацию и людей для достижения поставленных целей. Эффективный процесс управления обеспечивает оптимальное использование ресурсов, минимизирует потери производительности, нарушение взаимодействия подразделений и сбоев в коммуникационных каналах.Цель курсовой работы: оценить роль руководства в системе управления предприятием.
И, конечно же, важнейшее значение бухгалтерского учета состоит в том, что его результаты служат основой контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, связанной с предпринимательской деятельностью.
Организация является важной функцией управления, задачей которой является формирование структуры управления, а также обеспечение всем необходимым для работы — персоналом, материалами, оборудованием, финансовыми ресурсами и пр. Организовать — это означает разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также, установление взаимосвязи между разными видами работ.
Роль коммуникации в системе управления
Список использованной литературы
2.Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство, 2007, N 3.
3.Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. М.: Изд-во Эксмо, 2005.
4.Варадинов Н.В. Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел. СПб., 1857.
5.Делопроизводство: Учебник / Под общей ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2004. 544 с.
6.Замыцкова О.И. Делопроизводство: уч. пособие.- Ростов Н/Д: Феникс, 2001.
7.Зиновьева Н.Б. Документоведение. М.: ИПО Профиздат, 2009. 208 с.
8.Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267 с.
Управленческая деятельность подразумевает создание разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухгалтерского учета и оперативного управления. Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий и организаций различных форм собственности, созданных с различными целями, которые становятся объектами и субъектами передачи информации. В свою очередь, результатом отражения информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.
Документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт. Документ — результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. [1, с. 7]
Документы служат носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени управленческих работников. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования значительна и постоянно возрастает. [2, с. 5]
Эффективность деятельности любого учреждения в большой степени зависит от рациональной организации работы с документами в ней — правильности и точности их оформления, соответствия принятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения.
Управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до их передачи на государственное хранение или уничтожения. [3, с. 3]
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).
- Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
- Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
- Систематизация архива документов (экспертиза ценности, классификация, контроль обращения, ведение фонда).
Рост масштабов деятельности постоянно ставит вопрос об повышении эффективности ДОУ. Основные проблемы, возникающие при этом, можно охарактеризовать как:
1) нарушение целостности представления деловых процессов, повышение количества нештатных ситуаций;
2) недостаточная координация деятельности структурных подразделений и подчиненных организаций, снижение качества управления и способности поддерживать внешние контакты;
3) падение производительности труда (ощущение недостатка в ресурсах: трудовых, материально-технических, коммуникационных, информационных и т. д.)
В рамках современных концепций ДОУ важно учитывать ряд вопросов, определяющих эффективность их реализации, — технических, технологических, нормативно-правовых и организационных. Технические вопросы, определяющие формирование соответствующей инфраструктуры (компьютерные сети, программные комплексы, коммуникации и т. д.), во многом уже решены и определяются лишь финансовыми возможностями организаций. Технологические проблемы в основном также решаемы имеющимися средствами (СASE, CALS, workflow и др.). Существенные проблемы возникают при подготовке нормативно-правовой базы и особенно в решении организационных вопросов. Необходимо наличие квалифицированных (и понимающих необходимость перемен) исполнителей, а самое главное — руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами — документы изготавливают сами их авторы. [4, с. 64]
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. К технологическим функциям следует отнести:
− осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
− регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
− ведение информационно-справочной работы по документам организации;
− машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
− копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
− разработка и проектирование бланков документов;
− подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
− подготовка к докладу руководству поступающих документов;
− организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
− регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
− организация хранения документов в структурных подразделениях;
− организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
− повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
− организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
− организация делопроизводства по обращениям граждан;
− разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
К контрольным функциям относят:
− контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
− контроль за сроками исполнения документов;
− осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
− организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
− обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
− обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
− разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
− проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
− проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. [5, с. 21]
Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения управления. В связи с этим основными принципами ДОУ становятся:
− высокое качество документов;
− оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и т. д);
− оперативность в составлении и прохождении документов.
Успешной реализации данных принципов способствуют следующие организационные меры:
− внедрение компьютерных сетей и современных сетевых технологий;
− распределение обязанностей между сотрудниками предприятия;
− оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой.
Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность. [6]
Основные термины (генерируются автоматически): документ, делопроизводственная служба, CALS, вид работ, документационное обеспечение управления, организация работы, управленческая деятельность.
Похожие статьи
Документационное обеспечение управленческой.
Ежедневно в практической деятельности решается огромное количество вопросов, непосредственно связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов. Эффективная организация работы с документами.
Теоретические основы эффективного функционирования системы.
документационное обеспечение, документационное обеспечение управления, документ, делопроизводственная служба, уровень работников, совершенствование форм, регистрация документов, орган управления.
К вопросу о структуре службы документационного обеспечения.
Именно эти подразделения составляют стандартную службу документационного обеспечения управления [5]. В
Если годовой оборот документов в организации составляет менее 10 тыс., то служба ДОУ не требуется, обработку документов способны вести один-два секретаря.
Законодательная база деятельности службы.
Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления.
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах.
Направления совершенствования документационного.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.
‒ несовершенство локальной нормативной базы, регулирующей сферу работы с документами
Достоинства и недостатки профессионально ориентированных.
- правильная организация работы службы ДОУ
Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления.
документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.
Совершенствование документооборота как фактор эффективности.
Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия.
Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация.
Документационное обеспечение управленческой.
Ежедневно в практической деятельности решается огромное количество вопросов, непосредственно связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов. Эффективная организация работы с документами.
Теоретические основы эффективного функционирования системы.
документационное обеспечение, документационное обеспечение управления, документ, делопроизводственная служба, уровень работников, совершенствование форм, регистрация документов, орган управления.
К вопросу о структуре службы документационного обеспечения.
Именно эти подразделения составляют стандартную службу документационного обеспечения управления [5]. В
Если годовой оборот документов в организации составляет менее 10 тыс., то служба ДОУ не требуется, обработку документов способны вести один-два секретаря.
Законодательная база деятельности службы.
Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления.
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах.
Направления совершенствования документационного.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.
‒ несовершенство локальной нормативной базы, регулирующей сферу работы с документами
Достоинства и недостатки профессионально ориентированных.
- правильная организация работы службы ДОУ
Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления.
документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.
Совершенствование документооборота как фактор эффективности.
Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия.
Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация.
Похожие статьи
Документационное обеспечение управленческой.
Ежедневно в практической деятельности решается огромное количество вопросов, непосредственно связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов. Эффективная организация работы с документами.
Теоретические основы эффективного функционирования системы.
документационное обеспечение, документационное обеспечение управления, документ, делопроизводственная служба, уровень работников, совершенствование форм, регистрация документов, орган управления.
К вопросу о структуре службы документационного обеспечения.
Именно эти подразделения составляют стандартную службу документационного обеспечения управления [5]. В
Если годовой оборот документов в организации составляет менее 10 тыс., то служба ДОУ не требуется, обработку документов способны вести один-два секретаря.
Законодательная база деятельности службы.
Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления.
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах.
Направления совершенствования документационного.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.
‒ несовершенство локальной нормативной базы, регулирующей сферу работы с документами
Достоинства и недостатки профессионально ориентированных.
- правильная организация работы службы ДОУ
Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления.
документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.
Совершенствование документооборота как фактор эффективности.
Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия.
Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация.
Документационное обеспечение управленческой.
Ежедневно в практической деятельности решается огромное количество вопросов, непосредственно связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов. Эффективная организация работы с документами.
Теоретические основы эффективного функционирования системы.
документационное обеспечение, документационное обеспечение управления, документ, делопроизводственная служба, уровень работников, совершенствование форм, регистрация документов, орган управления.
К вопросу о структуре службы документационного обеспечения.
Именно эти подразделения составляют стандартную службу документационного обеспечения управления [5]. В
Если годовой оборот документов в организации составляет менее 10 тыс., то служба ДОУ не требуется, обработку документов способны вести один-два секретаря.
Законодательная база деятельности службы.
Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления.
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах.
Направления совершенствования документационного.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.
‒ несовершенство локальной нормативной базы, регулирующей сферу работы с документами
Достоинства и недостатки профессионально ориентированных.
- правильная организация работы службы ДОУ
Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления.
документ, специальное делопроизводство, документационное обеспечение управления, курс, курсовая подготовка, технология работы, работа, специалист, высшее образование, компьютерное делопроизводство.
Совершенствование документооборота как фактор эффективности.
Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия.
Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация.
1. Роль ДОУ в современных организациях. Делопроизводственные службы и их место в системе управления.
2. Организационно-правовые документы службы ДОУ. Функции службы ДОУ.
3. Организационные формы службы ДОУ.
Задачи изучения темы:
1) дать представление об организационных формах делопроизводства;
2) рассмотреть типовые задачи и численный состав службы ДОУ;
3) выяснить делопроизводственные и организационные функции службы ДОУ;
4) определить назначение, содержание Положения о службе ДОУ.
Текст лекции:
1. Эффективность документационного обеспечения управления зависит от работы делопроизводственной службы. Обобщенно можно назвать такое подразделение службой ДОУ.
Служба ДОУ – самостоятельное структурное подразделение организации, осуществляющее функции документационного обеспечения управленческой деятельности и подчиненное непосредственно руководителю организации. Делопроизводство ведется в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера, содержания деятельности, компетенции, поэтому наличие такой службы желательно.
Сегодня служба ДОУ может иметь разные названия:
· управление информационно-документационного обеспечения;
· управление документационного обеспечения;
В организациях небольшого масштаба возможно совмещение нескольких служб в одном структурном подразделении, в маленькой фирме всю работу с документами выполняет секретарь.
В федеральных органах исполнительной власти (министерства, федеральные службы, федеральные агентства) в структуру делопроизводственной службы (управление делами), как правило, входит:
1) приемная министра;
2) секретариат министра;
3) секретариаты заместителей министра;
4) секретариат коллегии;
Канцелярия состоит из структурных подразделений:
2) бюро учетно-справочной работы;
3) сектор, отвечающий за работу с письменными обращениями;
4) бюро правительственной переписки;
5) группа печати и тиражирования документов;
6) отдел контроля;
7) отдел автоматизации (компьютерный центр);
В секретариате готовятся документы к докладу, ведется работа с документами, поступающими на имя руководства.
Инспекция при министре контролирует исполнение правительственных документов, распорядительных документов федеральных органов власти.
Секретариат коллегии отвечает за техническое и документационное обеспечение заседаний коллегии.
В исполнительных органах власти и местного самоуправления создаются общие отделы. Структура такой службы может быть следующей:
2) протокольный отдел;
4) отдел обработки корреспонденции;
5) отдел по работе с обращениями граждан.
Важно в функции какого-то подразделения включить обязанности по совершенствованию документационных процессов и внедрению технических средств.
2. К организационно-правовым документам службы ДОУ относятся:
· положение о службе делопроизводства;
· инструкция по делопроизводству;
· Табель унифицированных форм документов (может быть приложением к инструкции по делопроизводству);
· Альбом унифицированных форм документов (может быть приложением к инструкции по делопроизводству);
· должностные инструкции на каждого сотрудника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием;
· номенклатура дел и другие нормативные акты.
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы подразделения. Типовое положение о службе ДОУ содержится в приложении к ГСДОУ.
Положение о службе ДОУ имеет структуру текста:
1) общие положения;
2) цели и задачи;
7) взаимоотношения (служебные связи);
8) организация работы;
9) дополнения и изменения.
Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:
1) документирование управленческой деятельности;
2) работа с документами;
3) организационные виды работ.
Положение о службе ДОУ закрепляет функции данного подразделения:
· перечисляются основные направления деятельности;
· указывается периодичность выполнения работ.
В состав типовых входят:
1) технологические функции;
2) организационные функции;
3) контрольные функции;
4) методические функции;
К технологическим функциям следует отнести:
1) осуществление экспедиционной обработки;
2) регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;
3) ведение информационно-справочной работы по документам организации;
5) копирование, тиражирование, рассылка документов;
6) подготовка документов к отправке.
Организационные функции:
1) подготовка документов к докладу;
2) организация работы архива;
3) повышение квалификации работников делопроизводственной службы;
4) разработка (совместно с другими соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами и др.
Контрольные функции:
1) контроль за качеством оформления документов;
2) контроль за сроками исполнения документов;
3) контроль за делопроизводством в структурных подразделениях;
4) обобщение информации о ходе и результатах исполнения документов;
5) систематическое информирование руководителя организации о работе подразделения;
6) контроль за хранением документов и оперативным использованием документной информации.
Методические функции:
1) разработка номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и других нормативно-методических документов;
2) проектирование Табеля и Альбома унифицированных форм документов;
3) участие в проведении экспертизы ценности документов и др.
Должностной и численный состав службы ДОУ включает три категории работников:
3) технические исполнители.
Наименования должностей и квалификационные требования к работникам установлены Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.
К категории руководителей относятся должности:
1) управляющий делами;
2) заведующий канцелярией;
3) заведующий общим отделом;
4) заведующий протокольным отделом;
5) начальник секретариата;
6) заведующий экспедицией и др.
В категорию специалистов отнесены должности:
2) помощник руководителя;
3) инспектор по контролю за исполнением поручений;
5) секретарь коллегии и др.
Технические исполнители составляют следующую категорию служащих:
4) технический секретарь;
7) секретарь руководителя и др.
3. Создание службы ДОУ сопровождается выбором ее организационной формы. Существуют три организационные формы:
1) Централизованная. В этом случае операции по работе с документами осуществляются одним специализированным структурным подразделением или секретарем фирмы. Централизованная форма организации службы ДОУ удобна для небольших организаций.
2) Децентрализованная. Данная форма предполагает создание в каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центрального подразделения делопроизводства выполняет всю работу с документами. Данная организационная форма используется в учреждениях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения.
3) Смешанная. Такая организационная форма делопроизводственной службы является наиболее распространенной. Часть операций выполняется центральной службой, а какие-то виды работы с документами ведутся в структурных подразделениях.
Выбранная организационная форма службы ДОУ закрепляется в положении о данном структурном подразделении, инструкции по делопроизводству организации.
Выводы по теме:
1) Основные требования к службам документационного обеспечения содержит ГСДОУ.
3) На организационном уровне при создании службы ДОУ важно решить следующие вопросы:
· выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;
· разработка организационной структуры службы ДОУ и определение ее конкретного наименования;
· разграничение функций между структурными подразделениями и должностными лицами службы делопроизводства;
· нормирование труда работников службы ДОУ, определение ее численного и должностного состава;
· выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в инструкции, стандартах по делопроизводству;
· рациональная организация рабочих мест, их автоматизация;
· повышение общей культуры работы с документами.
4) Важной составляющей работы службы ДОУ является создание информационно-справочных массивов, баз данных, содержащих полную информацию о документах. Одна из основных функций данного подразделения заключается в обеспечении быстрого поиска сведений о том, где находятся нужные документы, как организован ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти ту или иную необходимую для управления информацию.
Для функционирования информационно-поисковой системы (ИПС) службе ДОУ необходимо обеспечить:
· регистрацию и индексацию документов в организации;
· формирование и постоянную актуализацию информационно-поисковых массивов (ИПМ) – баз данных;
· получение на основе данных в составе ИПС достоверных сведений о документах организации, в том числе состоящих на оперативном хранении.
Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в оперативной деятельности по документационному обеспечению управления организацией, учреждением, органом государственной власти или местного самоуправления.
Служба ДОУ решает задачу оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документационной информации. Данное подразделение осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами организации.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Цель работы - изучить службу документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения), ее структуру, состав, проанализировать деятельность.
Содержание работы
Введение ………………………………………………………………….стр.3
1. Структура службы ДОУ в организации ………………. ……….стр. 5
2. Состав ДОУ в организации ………………………………. стр.8
3. Анализ деятельности службы ДОУ …………………………………стр.10
4. Список использованной литературы………………………………стр 18
Файлы: 1 файл
Реферат.docx
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет социального управления
Кафедра управления персоналом, документоведения и архивоведения
Гулиева Эллада Алигусейн кызы
ФОРМИРОВАНИЕ КАДРОВОГО РЕЗЕРВА
Тема: Служба ДОУ в организации: структура, состав и анализ деятельности.
Реферат студентки 6-го курса заочного отделения
по дисциплине: Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления
Специальность 350800
Документоведение и документационное обеспечение управления
Москва 2013
Содержание
Введение ………………………………………………………………….стр. 3
1. Структура службы ДОУ в организации ………………. ……….стр. 5
2. Состав ДОУ в организации ………………………………. стр.8
3. Анализ деятельности службы ДОУ …………………………………стр.10
4. Список использованной литературы………………………………стр 18
Введение
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня, как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).
В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".
В последние годы значительно возрос интерес к рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использованию современных средств организационной и вычислительной техники, издано значительное число пособий, освещающих организацию
делопроизводства не только в государственных, но и коммерческих организациях.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Цель работы - изучить службу документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения), ее структуру, состав, проанализировать деятельность.
1. Структура службы ДОУ в организации
Установление оптимальной организационной структуры служб ДОУ производится исходя из содержания возложенных на данное подразделение задач по документационному обеспечению управления предприятием на основе сведений о типовых организационных структурах, представленных в ГСДОУ. Как следует из приложения ГСДОУ, типовая организационная структура службы ДОУ определяется в зависимости от принадлежности предприятия (организации, учреждения) к той или иной функциональной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспечения управления соответствующими предприятиями (организациями, учреждениями).
Так, в министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются:
— секретариат (приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
— инспекция при министре (руководителе ведомства);
— канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);
— отдел по работе с письменными обращениями;
— отдел совершенствования работы с документами;
— архив.
На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других аналогичных учреждениях функции службы ДОУ возлагаются на отдел ДОУ (канцелярию). В состав отдела ДОУ (канцелярии), как правило, включаются:
— секретариат;
— экспедиция;
— подразделение по учету и регистрации документов (делопроизводство);
— машинописное бюро;
— копировально-множительное бюро;
— подразделение по контролю за исполнением документов;
— подразделение совершенствования работы с документами;
— подразделение по работе с письменными обращениями;
— архив.
Наконец, в негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах, в том числе совместных, кооперативах и т. п.), а также в органах местного самоуправления и общественных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются:
— секретариат;
— канцелярия;
— группа контроля за исполнением документов;
— протокольная группа;
— группа совершенствования работы с документами;
— группа по работе с письменными обращениями;
— машинописное бюро;
— копировально-множительное бюро;
— архив.
В условиях малого предприятия (организации, учреждения) с численностью работников до 100 чел. задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо.
Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия представлена на рис. 1.
Рис.1 Примерная организационная структура службы ДОУ
предприятия с численностью работников свыше 100 чел.
2. Состав ДОУ в организации
Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.
Проанализировав принятую в стране классификацию, видно, что преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.
Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.
Для эффективной организации работы службы ДОУ и в целом аппарата управления большое значение имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).
Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда, например такие, как Межотраслевые нормы времени на работы по набору и верстке текста на персональных компьютерах, Нормы времени и выработки на основные виды работ и др.
Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ - эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ.
Формирование штата работников службы ДОУ в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой - необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов. Поэтому, крайне необходимо четко и правильно рассчитать численность работников службы ДОУ для эффективного ведения делопроизводства и функционирования организации.
3. Анализ деятельности службы ДОУ стр.10
Для нормальной работы любой организации необходима систематизация, в том числе в области работы с документами. Отлаженная систематизация позволит организации не только сделать работу более управляемой, но и исключит зависимость процесса работы от конкретных исполнителей. Помимо этого на каждую организацию возложены определенные обязательства по сохранности своего документационного фонда. Для того, чтобы работа в организации была слаженной, во многих учреждениях, предприятиях , организациях имеются специальные службы ДОУ.
Служба документационного обеспечения управления (СДОУ) - это обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу по организационному обеспечению делопроизводства.
Основной задачей службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, необходимой для осуществления возложенных на них функций.
Функции структурных частей СДОУ.
Функции контроля: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов; ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности оформления исходящих и внутренних документов, приём поступающей корреспонденции; сортировка её на регистрируемую и не регистрируемую; распределение документации по структурным подразделениям, ведение количественного учёта документов; отправка исходящей корреспонденции; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам; осуществление контроля за своевременным использованием документов; проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о ходе исполнения документов и поручений, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив; анализ и обобщение исполнения.
Функции секретаря приемной : предварительное рассмотрение и подготовка к передаче руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний; организация без документационного обслуживания работы руководства, приём заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству; передача писем, заявлений, жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения; извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб; организация приёма посетителей.
Читайте также: