Реферат технология работы с документами

Обновлено: 04.07.2024

Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомендуется… Читать ещё >

Технология работы с документами. Организация документооборота ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

Содержание

  • Введение
  • 1. Организация работы с документами
  • 2. Организация документооборота и его основные этапы
    • 2. 1. Прием и обработка входящих документов
    • 2. 2. Рассмотрение документов руководством (резолюция)
    • 2. 3. Работа с исходящими документами

    Цель работы. В данной работе мы рассмотрим технологию работы с документами и организацию документооборота с учетом действующих нормативных актов.

    Задачами работы является рассмотрение следующих вопросов:

    порядок работы с документми, организация такой работы;

    порядок работы с входящими и исходящими документами;

    специфика рассмотрения документов руководителем.

    1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

    Организация работы с документами это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. В общем массиве документов организации прослеживаются обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц.

    Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласование, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т. д.

    От четкой организации документационного процесса зависит оперативность работы. Задержка исполнения документов может сделать информацию неактуальной, а значит бесполезной.

    Хорошая организация ДОУ дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя конкретного работника, так и руководителя. Необоснованная задержка документа руководителем ставит в сложное зависимое положение исполнителя и задерживает окончание работы.

    Основные виды работ можно представить в виде таблицы (см. табл. 1).

    Таким образом, организация работы с документами или управление документацией это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами (11, "https://referat.bookap.info").

    Составление проекта документа обязательно обязательно не используется

    Согласование проекта документа со специалистами возможно возможно не используется

    Печать и проверка правильности оформления документа обязательно обязательно не используется

    Подписание, утверждение документа руководителем обязательно обязательно не используется

    Прием, сортировка, обработка поступающих документов обязательно возможно обязательно

    Рассмотрение документов руководителем (резолюция) возможно не используется возможно

    Контроль исполнения возможно возможно возможно

    Исполнение документов обязательно возможно обязательно

    Текущее хранение и использование обязательно обязательно обязательно

    Формирование дел обязательно обязательно обязательно

    Передача на архивное хранение или уничтожение документов возможно возможно возможно

    Таблица 1. Основные виды работ по организации документопотока

    2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ

    Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные акты и методические пособия, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.

    Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.

    Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.

    К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

    Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.

    ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации документооборота. Рассмотрим этапы документооборота.

    Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех вашего бизнеса. Цель данной работы состоит в том, чтобы помочь работникам делопроизводственных служб лучше вести работу с документами.

    В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

    Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

    К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

    Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

    Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

    Выбор данной темы обосновывается тем, что в современном мире большую роль играют документы и, очень важно правильно организовать работу с ними.

    Практически любая библиотека может предложить вам широкий выбор литературы по данной теме.

    При написании данной работы я не встретила никаких трудностей.

    Глава 1. Документационное обеспечение организации

    Делопроизводство – это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами.

    Документом может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов.

    Документы организаций являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

    Порядок ведения делопроизводства определяется инструкцией, в которой учитывается специфика работы конкретной организации. Она разрабатывается на основе типовой инструкции и включает в себя правила составления и оформления документов организации, технологию работы с документами, образцы наиболее часто употребляемых в организации документов.

    Инструкция по ведению делопроизводства вводится в действие приказом руководителя организации и является нормативным документом.

    При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление, оформление и работу с управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов.

    За нарушение этих правил, должностные лица, специалисты и служащие аппарата управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

    Управленческие документы по наименованию, форме и содержанию реквизитов должны соответствовать ГСДОУ (государственной системе документационного управления), унифицированной системе документации, государственным стандартам на документацию, положению (уставу) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

    Раздел: Экономика
    Количество знаков с пробелами: 23569
    Количество таблиц: 0
    Количество изображений: 1

    Организация документооборота.Документооборот – это движение документов внутри предпри­ятия и между предприятиями с момента их регистрации до сдачи на хранение или уничтожение.

    Поступающие на предприятие документы называют входящими,а документы, отправляемые предприятием, - исходящими.

    Поступающиена предприятие документыпроходят в службе ДОУ предварительную обработку, включающую вскрытие конверта, первичный осмотр и регистрацию. После регистрации они передают­ся руководству на рассмотрение.

    Затем службой ДОУ входящие документы с резолюцией руково­дства ставятся на контроль исполнения и направляются конкретным исполнителям. Конверты уничтожаются только в том случае, если ре­квизиты отправителя есть на самом документе. Обработка и передача документов должны осуществляться в день поступления документа в службу ДОУ.

    Документы, подлежащие отправкево внешние организации, сортируются службой ДОУ, конвертуются, оформляются как почто­вое отправление и сдаются в отделение связи. На заказную коррес­понденцию и почтовые отправления за границу составляется, датиру­ется и подписывается опись содержимого конверта.

    Исходящая почта должна обрабатываться и отправляться в день ее регистрации. Внутренние документы передаются исполнителям под расписку с внутренней регистрацией.

    Служба ДОУ ведет систематический учет обрабатываемых доку­ментов, включая все их виды и количество размноженных экземпля­ров. Результаты учета документооборота периодически обобщаются и доводятся службой ДОУ до сведения руководства для упорядоче­ния документооборота, сокращения почтовых затрат или совершен­ствования работы с документами.

    Регистрации подлежат все документы, требующие учета или ис­полнения. Для этого по каждому виду документов ведутся специаль­ные журналы или картотеки регистрации. Например, для писем - журнал регист­рации исходящих писем и журнал регистрации входящих писем.

    Номера для исходящих документов, как правило, составные: например: Исх. № 218/12 – 36 от 28.12.2009, где 218– порядковый номер в журнале регистрации, 12– номер раздела в но­менклатуре дел, 36 – номер подразделения-отправителя документа.

    Для внутренних документов используется простая порядковая нумерация, например: Исх. № 38 от 26.03.2009, где 38 – порядковый номер документа в течение календарного года.

    При значительных объемах корреспондентских потоках входящей документации целесо­образно использовать регистрационно-контрольные картотеки.

    Фиксация на регистрационно-контрольной карточке (РКК) сведений, резолю­ций, факта исполнения поручений и т.п. значительно ускоряет процесс поиска документов и упрощает контроль их исполнения в больших массивах документов.

    При ведении журналов возникает необходимость в создании дополнительных регистрацион­ных форм для контроля исполнения.

    При использовании для регистрации РКК необходи­мость повторного учета исключается, РКК может быть размножена в нескольких экземплярах для создания справочных кар­тотек в разных разрезах: по адресам, по подразделениям, по пробле­мам, по регионам.

    Журнал регистрации исходящей документации оформляется как табличный документ, например, со следующими графами:

    Журнал регистрации входящей документации может иметь следующий вид:

    Контроль исполнения документов.Контроль исполнения документов осуществляется службами ДОУ и включает:

    · постановку документа на контроль;

    · проверку своевременного доведения документа до исполни­теля;

    · промежуточную проверку хода исполнения;

    · учет и обобщение результатов контроля;

    · информирование руководства о положении дел.

    Основная цель контроля исполнения документов – обеспечение своевременного и качественного проведения работ и исполнения по­ручений, содержащихся в документе. Служба ДОУ контролирует только сроки исполне­ния поручений и пунктов организационно-распорядительных доку­ментов, а контроль содержания осуществляют руководители подраз­делений.

    Сроки для исполнения поручений по основной деятельности и смежным вопросам устанавливаются руководителями. Изменение сроков исполнения возможно только с разрешения руководителя их установившего.

    Проверка хода исполнения поручений осуществляется:

    1) для заданий на последующие годы – не реже 1 раза в год;

    2) для заданий в течение года – не реже 1 раза в месяц;

    3) для заданий текущего месяца – один раз в 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

    Дело – это папка с документами, имеющая на лице­вой стороне регистрационный номер, название, указание на при­надлежность, год начала комплектования и срок хранения содер­жащихся в ней документов.

    Формирование дел – это отбор документов по определенным признакам и подшивка их в папки с названием дело. Документы мо­гут отбираться и группироваться по различным признакам. Обычно используются следующие признаки: номинативный (по названиям докумен­тов), предметный, проблемный, отраслевой, территориальный (по городам и административно-территориальным единицам), географический (по странам), авторский или хроно­логический.

    Если разнородных документов недостаточно для формирования специальных папок, то можно дополни­тельно перечислить временно включаемых в дело документы, например:

    Документы о приеме и сдаче имущества

    (распоряжения, ведомости, акты, описи, накладные)

    Рекомендуется группировать в папках документы одного календар­ного года исполнения, а для документов со сроками исполнения в по­следующие годы – использовать отдельные папки. Все документы в них должны иметь подпись, номер и дату регистрации, отметку об испол­нении и направлении на хранение в дело №.

    Запрещается подшивать в дело неисполненные или не закончен­ные в производстве документы, разрозненные экземпляры из ком­плектов, дублирующие друг друга документы и документы, подле­жащие возврату.

    Приложения, независимо от даты их утверждения или регистра­ции, присоединяются к документам, с которыми они пересылались по почте или для пополнения которых они предназначались.

    Разработку номенклатуры дел осуществляет специалист, ответст­венный на предприятии за организацию работы с документами. В номенклатуру дел включаются только папки с регистрируемыми документами. Подборки технической документации, печатные и рек­ламные издания, справочные материалы хранятся отдельно в биб­лиотеках или конструкторских архивах. В номенклатуре проставляется на­именование каждого дела, его регистрационный номер, количество томов и срок их хранения. Номенклатура дел закладывает основу формирования, нумерации и систематизации всех последующих дел, утверждается руководи­телем предприятия и действует в течение года. В последующем она может корректироваться.

    Для упрощения ориентации в массиве хранимых дел номенкла­тура дел разбивается на нумеруемые разделы, объединяющие папки с документами определенных подразделений или видов деятельности. Номер раздела учитывается при нумерации папок с документами и включается в состав регистрационного индекса документов.

    Действующая номенклатура дел уточняется в конце каждого го­да, переоформляется и вновь утверждается руководителем предпри­ятия. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если предприятие по статусу должно сдавать документы и материалы о своей деятельности в ведомствен­ный или Центральный государственный архив, то номенклатура дел предприятия один раз в 5 лет согласовыва­ется с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) этих организаций.

    Подготовка документов к архивному хранению.Документы по срокам хранения делятся на следующие группы:

    1) с кратким (до 3 лет) сроком хранения и подлежащие уничтоже­нию;

    2) со средним сроком хранения (до 10 лет);

    3) с длительным сроком хранения (свыше 10 лет).

    Отбор документов на хранение или уничтожение производится по результатам экспертизы их ценности экспертной комиссией пред­приятия, назначаемой приказом директора. Комиссия в своей работе руководствуется положением об Архивном фонде Российской Феде­рации, правилами работы ведомственных архивов, типовым переч­нем сроков хранения документов, номенклатурой дел и положением об экспертной комиссии предприятия. Экспертиза ценности докумен­тов проводится ежегодно с постраничным просмотром дел. При по­страничном просмотре из всех дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, неоформленные копии, черновики и доку­менты со сроком хранения, не соответствующим сроку хранения де­ла. Документы с более длительными сроками хранения, чем данное дело, переносятся в соответствующие папки. Отдельные документы и дела с истекшими сроками хранения отбираются для уничтожения. По результатам экспертизы составляются описи делвременного и долговременного хранения, а также актыо выделении делк унич­тожению, формы которых унифицированы. Описи делрас­сматриваются на заседании экспертной комиссии предприятия, со­гласовываются с экспертными комиссиями архивов и вместе с актами на уничтожение документов утверждаются в 3 экземплярах руково­дителем предприятия. Один экземпляр передается в архив, второй прилагается к протоколу заседания экспертной комиссии как основа­ние, третий остается в качестве контрольного экземпляра в службе документационного обеспечения управления предприятия.

    Различают полное и частичное оформлениесдачи дел на хране­ние. Полное оформление установлено только для дел долговремен­ного и постоянного хранения. Оно предусматривает нумерацию лис­тов в деле арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графи­товым карандашом, переплет документов в твердую обложку из кар­тона и прошивку ее суровой нитью на 4 прокола с закреплением кон­цов сургучной печатью, внесение уточнений в реквизиты обложки и составление заверительной надписи.

    Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Такие дела допускается хранить в стандарт­ных скоросшивателях, листы можно не нумеровать, а заверительной надписи не составлять. По согласованию с архивом вместе с деламив архивы сдаются регистрационные карточки на документы.

    * Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.

    Содержание:

    Виды обработки документов.

    Докладная записка (внутренняя).

    Служебное письмо (внешнее)

    Список используемой литературы:

    Введение.

    Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.

    Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

    Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых с целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с документацией регулируются специальными Федеральными законами. Например закон РФ "О стандартизации" от 10 июня 1943 г. №5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий фи предпринимателей, общественных объединений, и определенные меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.

    Цель данной работы рассмотрев лишь некоторые аспекты делопроизводства, такие как виды обработки документов, а также правила оформления докладной записки (внутренней) и служебного письма (внешнего) в соответствии с ГОСТ-ом

    Виды обработки документов.

    Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Документооборот можно разделить не следующие этапы:

    • экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

    • предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

    • рациональной движение документов внутри организации

    • обработка исполненных и отправленных документов.

    Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.). при получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично", документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или "шахматки", вычеркивая из них использованные номера Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.

    Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение управления. При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность; и новизна поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д.. на стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям.

    При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

    Процесс регистрации - снятия с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

    Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа; автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполн), номер дела (куда помещен документ после исполнения).

    Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная.

    Передача документов внутри организации между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.

    Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.

    Докладная записка (внутренняя).

    Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй - излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

    Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки (внутренние) оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизит бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

    Пример оформления внутренней докладной записки.

    Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

    Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

    Служебное письмо (внешнее)

    Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в группу документов является пересылка их по почте.

    Различают различные виды писем: дадим краткую характеристику некоторым. Циркулярные письма: обычно выделяет вышестоящая организация и они касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер.

    Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий.

    Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

    Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при выполнении коммерческой сделки.

    Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма-приглашения и т.д.

    Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую конструкцию.

    Ряд требований к оформлению писем отражен в данном макете письма.

    Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, проводящую доводу, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.

    Заключение

    Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

    В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

    В работе были рассмотрены также такие виды документов как докладная записка (внутренняя) и служебное письмо (внешнее) и даны примеры их оформления в соответствии с требованиями ГОСТа. Но к служебному письму, в качестве примера, в работе представлен лишь макет, т.к. существует большое количество видов служебных писем и каждое имеет свои особенности, но порядок их оформления должен отвечать тому ряду требований, что приведены в макете.

    В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

    Список используемой литературы:

    1. Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-Дону, 1997 с. 52-58.

    2. Кирсанова М.В.,Аксенова М. Курс делопроизводства М.: Инфра-М, 1997 с.141-142.

    3. Организация работы с документами: учебник /В.А.Кудряев и др. - М. Инфра-М, 1998. С. 44-47, с.183-186

    Читайте также: