Реферат служебная переписка на предприятии

Обновлено: 05.07.2024

Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется.

Подготовка письма включает следующие стадии:

— изучение существа вопроса;

— сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;

— подготовка проекта письма;

— согласование проекта (при необходимости);

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал. Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.

Письмо должно имеет реквизиты:

В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Необходимо придерживаться доброжелательного и вежливого тона, использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. В переписке используется следующие формы изложения:

от первого лица единственного числа (прошу);
от первого лица множественного числа (просим);
от третьего лица единственного числа (организация просит);
от третьего лица множественного лица ( трудовой коллектив просит);

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем

Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

Просим оказать содействие…
Прошу Вас…
Просим принять участие…
Прошу довести до сведения…
Просим выслать в наш адрес…

Письмо-запрос — представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения:

Просим предоставить…
Просим отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения:

Прошу высказать Ваше мнение о…
Прошу Вас дать поручение разработать…
Просим Вас выразить письменную поддержку…
Надеемся на плодотворное сотрудничество…

Сопроводительное письмо — сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов:

Направляем информацию…
Представляем на утверждение…
Посылаем литературу…
Высылаем план…

Гарантийное письмо — составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы:

Оплату гарантируем…
Качество услуг гарантируем…
Предприятие гарантирует…

Подтверждаем…
Организация подтверждает…
С благодарностью подтверждаем…

Письмо-извещение – сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов:

Сообщаем…
Доводим до вашего сведения…
Ставим Вас в известность…

Письмо–напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. В этих письмах используются такие модели:

Письмо-приглашение и письмо–поздравление — может адресоваться конкретному должностному лицу или нескольким лицам. Они могут начинаться словами:

Эти письма могут оформляться на любом формате, с использование любого шрифта и цвета.

Циркулярные письма — это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительный характер. Письма оформляются не менее чем в 2-х экземплярах.

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства, историк рассматривает документ как исторический источник, кибернетик-документалист видит в нем носителя информации вообще, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Существуют различные определения письма как документа. Так или иначе служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу на том основании, что все они служат средством общения между юридическими и физическими лицами и при этом пересылаются от автора адресату.

1. История делового письма

Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата. Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса.

2. Служебные письма

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, - пересылкой почтой. Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. В письмах используют следующие формы изложения текста:

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

· письмо оформляется на должностном бланке;

· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Там же.

3. Классификация документов составляющих служебную переписку

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Существует множество способов классификации служебных документов. Вот, например, некоторые из них.

1). По содержанию (важнейший вид классификации) - это могут быть документы

по административным вопросам;

вопросам материально-технического снабжения;

внешнеторговой деятельности и т.д.;

2). По происхождению документы делятся на официальные и личные.

Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.).

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

3) По месту составления документы делятся на:

внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и

внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.

2. документопоток внутренних документов , то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Служебное письмо (1)

. учреждениями, частными лицами. 1 Служебное письмо – это обобщенное название различных . Это объясняется тем, что служебное письмо является единственным видом документа, . , решение, распоряжение и т.д. Но служебное письмо в то же время является единственным .

Служебное письмо (2)

Служебные письма, договор транспортной экспедиции

1. Служебные письма. Классификация корреспонденции. Язык и стиль деловой корреспонденции Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию .

Состовление и оформление служебного письма

. служебного письма……………………………………………….4 3.Текст служебного письма…………………………………………………..5 4.Виды служебных писем…………………………………………………….7 5.Выводы………………………………………………………………………10 6.Список используемой литературы………………………………………. 11 Введение Служебные письма .

Виды служебных писем, порядок их оформления

. написании служебных писем. Понятие и функции служебных писем Служебное письмо – . , дисциплинирует исполнителя. Служебные письма выполняют различные функции . и стилю изложения служебных писем. Служебные письма оформляются на бланке письма в соответствии с .

Несмотря на интенсивное развитие компьютерных и телекоммуникационных технологий письменная корреспонденция остаётся основной формой коммуникации между деловыми партнёрами.
Актуальность курсовой работы объясняется тем что, переписка играет роль своеобразной визитной карточки организации, влияя на её имидж и показывая уровень культуры управленческого труда. В связи с этим в служебных письмах особое внимание уделяется вопросам этики и специфике делового стиля письма.

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3
I ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО И ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ
БАЗА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ…………………..………………………6
1.1 Определение, назначение и способы передачи
делового письма……………………………………………………………..6
1.2 Нормативно-методическая база деловой переписки…………………..9
II КЛАССИФИКАЦИЯ И ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ
ДЕЛОВОГО ПИСЬМА………….……………………..………………. 15
2.1 Классификация, виды и разновидности деловых
писем……………………………………………………………..………….15
2.2 Общие требования к подготовке и оформлению делового письма…..25
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………35
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………..37

Файлы: 1 файл

деловое письмо.docx

I ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО И ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ

БАЗА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ…………………..………………………6

1.2 Нормативно-методическая база деловой переписки…………………..9

II КЛАССИФИКАЦИЯ И ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ

2.1 Классификация, виды и разновидности деловых

2.2 Общие требования к подготовке и оформлению делового письма…..25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………..37

Актуальность курсовой работы объясняется тем что, переписка играет роль своеобразной визитной карточки организации, влияя на её имидж и показывая уровень культуры управленческого труда. В связи с этим в служебных письмах особое внимание уделяется вопросам этики и специфике делового стиля письма.

Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.

Цель курсовой работы – провести анализ служебной переписки, определить разновидности делового письма, а также порядок подготовки и оформления служебного письма.

Для достижения поставленной цели необходимо решить определенные задачи:

исследовать деловое письмо его функции и назначение, а также способы его передачи;
проанализировать нормативные акты, составляющие методическо-правовую базу деловой переписки;
рассмотреть порядок подготовки и оформления делового письма.

Объектом исследования является совокупность требований и норм, предъявляемых как к деловой переписке в целом, так и к подготовке и оформлению делового письма.

Предметом исследования в курсовой работе является деловое письмо.

При выполнении курсовой работы был использован теоретический метод исследования, который выразился в изучении нормативно-правовых актов: Федеральных законов: Федеральный закон от 27 июля 2006 г., № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральный закон от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации" и др., учебной литературы: Андреева В.И.: Делопроизводство: организация и ведение., Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., Анодина Н.Н. Деловая переписка: Учебно-практическое пособие. В пособии особое внимание уделяется тексту письма, приводятся примеры составления писем, рассмотрены правила оформления делового письма согласно ГОСТ Р 6.30-2003, и т.д., а также изучение журнальных статей ведущих специалистов таких как кандидат исторических наук, доцент, зам. Директора ВНИИДАД Янковой В.Ф и специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Кожановой Е.Н., что позволило глубже понять назначение, структуру и актуальность делового письма.

Структурно курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемых источников и приложений.

Введение, где говориться об актуальности курсовой работы, а также поставлены цели и определены задачи для исследования темы курсовой работы.

проанализированы классификация, виды и разновидности деловых писем. Исследованы правила оформления бланка письма, расположение реквизитов на бланке.

В заключении подведены общие итоги о значимости деловой переписки в деятельности организации и о значении правильного и грамотного оформления делового письма.

Работа дополнена приложением для наглядного изучения некоторых пунктов курсовой работы. В приложении показаны: бланк письма с угловым расположением реквизитов, бланк письма с продольным расположением реквизитов, а также угловой бланк письма с нанесенными реквизитами.

I ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО И ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

1.1 Определение, назначение и способы передачи делового письма

Служебное письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте, и служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Т.е. деловое письмо – это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации составляемых организацией и направляемых адресату по почтовой и факсимильной связи, электронной почте.

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно- аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат поручений, не обязывают действовать строго определённым образом, как распорядительные документы; они сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, т.е. выступают только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определённых видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса – необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль

Деловое письмо выполняет ряд важных функций:

информационная функция (в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей);
организационная функция (с помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности);
коммуникативная функция (обеспечивает внешние связи организаций);
юридическая функция (содержание письма используется в качестве свидетельства (или доказательства) при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений);
воспитательная функция (письмо требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа).

Способы передачи документа могут быть разными: в системе электронного документооборота между обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного предприятия и почтой, электронной почтой, по телеграфу, по факсу, в случае если переписка осуществляется между разными предприятиями.

Все зависит от практики, сложившейся в организации, от уровня технического оснащения.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая и электронная связь.

Телеграмма – документ, который отличается от других документов способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телекс – разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной связи. Телексная связь отличается быстротой передачи информации.

Факс – получаемая на бумажном носителе копия документа.

Факс, как способ передачи информации очень удобен, так как очень быстро можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления.1

Особых требований к передаваемому документу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Электронная переписка стала обычаем делового документооборота. E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций. У большинства организаций есть сайты, но работники ведут переписку с личных почтовых ящиков, что не очень хорошо. Наибольшее доверие вызывают почтовые адреса: с названием сайта организации, содержащие имя, фамилию, инициалы, должность отправителя.

Так же нужно обратить внимание на настройку подписи. Она должна быть небольшой и информативной.

Как и бумажное деловое письмо, электронное письмо имеет собственные реквизиты. Стандарта для данного вида переписки в данное время нет, но правила вежливости к получателю требуют указания: имени отправителя, темы письма, текста письма.

1.2 Нормативная база делопроизводства

Работа с документами на предприятии основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Очень важно, чтобы текст официального документа не допускал нескольких толкований. Основные его особенности: точность, исключающая возможность каких бы то, ни было неясностей, и стремление к выражению мысли единообразным способом.

Под законодательной и нормативно-методической базой деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и обработки документов.

Этот комплекс включает:

федеральные законы;
нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ;
нормативно-правовые акты субъектов РФ;
государственные стандарты;
межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами.3

Увеличение доли электронных документов в общем документообороте, возрастание количества деловой переписки, которая ведется в электронной форме, сделали актуальным вопрос об удостоверении подобных документов. Разработанные законодательные нормы направлены на придание юридической силы документам на различных носителях.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. 3

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. 4

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 6

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. 7

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. 8

В письмах используют следующие формы изложения текста:

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

письмо оформляется на должностном бланке;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 11

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый". 12

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. 13

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. 14

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. 15

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата,регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

_____
1 Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
2 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
3 Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.
4 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
5 Там же.
6 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
7 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
8 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
9 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.20.
10 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 11 Там же.
12 Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
13 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
14 Там же.
15 Там же.

Виды служебных писем

Классификация служебных писем

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка "Лично" на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу).

Читайте также: