Реферат предварительное рассмотрение документов направление на исполнение

Обновлено: 02.07.2024

Организация работы с документами предполагает создание оптимальных ус­ловий для всех видов работ с документами, начиная с создания или полу­чения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или от­правления.

Движение документов в организации не может быть случайным, хао­тичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологи­ческой схемой движения документов по установленным пунктам обработ­ки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства техно­логической схемы.

Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

Требования, предъявляемые к документообороту:

- прямоточность движения документов (документ кратчайшим пу­тем попадает к исполнителю, возвратные перемещения докумен­тов исключены);

- распределение документов между руководителями и специали­стами согласно их функциональным обязанностям;

- необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены);

- единообразие маршрута движения документов и технических опе­раций с ними, однократность каждой операции.

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

Документооборот состоит из следующих документопотоков:

входящихдокументов (документы вышестоя­щих органов управления, подведомственных организаций, не­подчиненных учреждений, представлены постановлениями, ре­шениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявле­ниями граждан);

исходящих документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражда­нам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, за­ключений, справок и т.д.);

внутренних документов (обеспечивают решение задач в преде­лах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Годовой объем документооборота является исходной величиной для рас­чета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загру­женности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и спра­вочного аппарата.

Прием и обработка входящих документов

Делопроизводство координирует следующие этапы работы с доку­ментами:

прием и обработку документов;

рассмотрение документов руководителем (резолюция);

контроль исполнения документов;

отправку исходящих документов;

хранение и использование документов;

передачу на архивное хранение.

Обработкой корреспонденции занимается секретарь или служба ДОУ.

Вскрытие конвертов: не вскрывают конверты с пометкой "Лично" и адресованные общест­венными организациями.

Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов доку­мента и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреж­дение документа, то на нижнем поле последнего листа и в журнале (кар­точке) регистрации в графе "Примечание" делают соответствующую отметку и ставят в известность корреспондента.

Уничтожение конвертов: от поступившей корреспонденции конверты уничтожают, кроме тех случаев, когда по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. Сохраняют также конверты от пи­сем граждан.

Предварительное рассмотрение документов

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ:

Не подлежат регистрации службой ДОУ:

1. письма, присланные в копии для сведения;

2. рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;

3. первичные документы бухгалтерского учета;

4. учебные планы, программы, копии;

5. месячные, квартальные и другие отчеты;

6. формы статистической отчетности;

8. поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;

9. печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

10. телеграммы и письма о разрешении командировок;

11. научные отчеты по темам;

13. нормы расхода материалов.

Документы, указанные в п. З, 4, 6, 9, 13 Примерного перечня учитывают в библиотеке, бухгалте­рии и других службах организации.

Кроме того, документы распределяют на группы:

документы, адресованные руководству или без указания структурного подразделения; предложения, жалобы, заявления граждан;

документы, адресованные структурным подразделениям.

Для того, чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хорошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей, компетенцию руководителей и специалистов.

Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам работы организации. Пред­ложения, заявления и жалобы передают должностному лицу, в компе­тенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме (чаще всего руководителю).

Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с разным назначением: "К исполнению", "Срочно" и т.д. Удобно для этого использовать папки разных цветов.

Документы, не требующие принятия решения руководством, распре­деляют по структурным подразделениям, в зависимости от характера во­просов.

В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сор­тировку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.

На регистрируемых документах проставляют "отметку о поступле­нии документа в организацию", которая включает дату поступления и номер, проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа.

На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.

© 2014-2022 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.005)


Как все начиналось

  • на рассмотрение:
    • первому руководителю организации,
    • его заместителям,
    • руководителям структурных подразделений

    То есть одной из обязательных для службы делопроизводства становилась функция формирования документопотоков внутри организации, которую могли бы реализовывать специалисты-документоведы.

    См. ответ на вопрос про обращения граждан журнала № 1′ 2018

    Однако в Методических рекомендациях по внедрению ЕГСД 2 организация предварительного рассмотрения поступающих документов подробно не раскрывалась, а в государственном стандарте на оформление организационно-распорядительных документов той поры ГОСТ 6.39-72 правила оформления на поступившем документе отметки о предварительном рассмотрении не устанавливались, что не способствовало практическому внедрению данной делопроизводственной операции.

    Сыграл свою роль и субъективный фактор: первые лица организаций, да и их заместители не могли правильно воспринять тот факт, что сотрудники канцелярий, предварительно проставив отметку с наименованием подразделения или сотрудника-исполнителя, могли направлять поступившие документы на исполнение минуя руководителя (без его резолюции). Отметка о предварительном рассмотрении зачастую воспринималась как резолюция, несмотря на то что в отметке:

    • оформляется лишь направление документа (кому? – наименование подразделения или фамилия и инициалы конкретного исполнителя),
    • а указание по исполнению и сроки исполнения отсутствуют.

    Управленческий стиль руководителей, предусматривавший централизованное рассмотрение почти всей поступившей корреспонденции исключительно первым лицом организации, фактически стал препятствием рационализации документооборота за счет внедрения операции предварительного рассмотрения документов. Подтвердилось давнее правило: какова организация (в современных терминах – бизнес), таков и документооборот. Оптимизировать документооборот невозможно без оптимизации системы управления организацией.

    Что требуется теперь

    Предварительное рассмотрение документов сейчас официально включено в технологию делопроизводства федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) как обязательная операция, но ее сущность Правилами делопроизводства для ФОИВ не определяется:

    Пункт 14 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила делопроизводства)

    Пункт 14 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила делопроизводства)

    14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

    Профессиональные стандарты нашей сферы деятельности предусматривают, что эта делопроизводственная операция должна выполняться специалистами достаточно высокого уровня квалификации (см. Таблицу 1).

    Таблица 1. Профстандарты о предварительном рассмотрении входящих документов

    Цель предварительного рассмотрения поступающих документов определяется Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ:

    Пункт 3.4.3 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические указания).

    Пункт 3.4.3 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические указания).

    3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

    В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством. Документы, поступившие. по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

    Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю. или заместителям руководителя в соответствии с установленным. распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

    Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Его сущность проявляется лишь тогда, когда в организации имеется четкое представление о том:

    • какие виды и разновидности документов;
    • по каким вопросам;
    • кому (каким должностным лицам, в какие подразделения и каким специалистам-исполнителям);
    • с какой целью и
    • в какие сроки должны быть переданы, направлены на исполнение для подготовки ответа или принятия решения.

    Причем это направление документов должно осуществляться прежде всего по типовым, маршрутизируемым (настраиваемым в СЭД) схемам документопотоков. Схемы могут:

    • включаться в состав административных регламентов государственных органов и органов местного самоуправления;
    • разрабатываться как составная часть технологических и рабочих инструкций в любых организациях;
    • передаваться для реализации маршрутизации документов в информационной системе.

    Правила делопроизводства подтвердили необходимость предварительного рассмотрения документов, но в список реквизитов, которые могут быть оформлены на документе, отметка о предварительном рассмотрении опять включена не была. Отсутствует она и в стандартах на оформление документов: в действующем ГОСТ Р 6.30-2003 и в сменяющем его ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    Как организовать предварительное рассмотрение

    • оно осуществляется в день их поступления в организацию (в этот же день, как правило, происходит и регистрация входящих документов);
    • решение о направлении документа на исполнение принимается на основе анализа содержания и значимости для деятельности организации документа, а не на основе названия его вида или адресования;
    • на рассмотрение первому руководителю организации направляются документы:
      • поступившие из вышестоящих организаций, от контролеров и регуляторов;
      • по важным, принципиальным вопросам деятельности, исполнение которых требует решения руководителя;
      • в которых затрагиваются вопросы коррупции (фиксируются факты коррупции, склонения к ней и т.п.);

      Для организации такой работы требуется разработать Классификатор основных направлений / вопросов / участков деятельности организации (далее – Классификатор). Он может быть утвержден в статусе самостоятельного нормативно-технического документа и актуализироваться службой делопроизводства, а может быть оформлен в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству организации.

      Если в Инструкции по делопроизводству операция предварительного рассмотрения документов не предусмотрена или упомянута лишь в общем виде, то рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт для ее регламентации – Правила или Регламент предварительного рассмотрения поступающих документов, в котором дать ссылку на Классификатор основных направлений деятельности как на базовый справочник, который ведется самостоятельно.

      Итак, Классификатор основных направлений деятельности закрепляет организационные основы маршрутизации входящих документов по документопотокам. Его обычно разрабатывает служба делопроизводства в плановом порядке, т.е. в план работы подразделения включаются и разработка данного Классификатора, и его постоянная актуализация (по мере необходимости и обязательно 1 раз в квартал).

      Эта работа выполняется на основе изучения:

      • устава или положения об организации,
      • положений о должностях руководителей и приказа о распределении зон ответственности между ними,
      • положений о структурных подразделениях,
      • должностных регламентов и должностных инструкций сотрудников, списка сотрудников и иных имеющихся в организации классификационных справочников, а также
      • номенклатуры дел,
      • административных регламентов исполнения функций и реализации услуг, в которых имеются блок-схемы и примерные схемы движения документов, закрепляющих внутреннюю организацию и взаимодействие внутри организации и во внешней среде.

      Алгоритм разработки Классификатора вопросов и участков деятельности следующий (см. Таблицу 2):

      Классификатор для предварительного рассмотрения документов может быть также построен на базе классификаторов, которые в организации уже разработаны и используются для других целей (например, для бюджетирования, расчета себестоимости продукции и т.п.). Служба делопроизводства, взяв за основу систематизацию бизнес-процессов, может разработать свой Классификатор сначала до уровня конкретных структурных подразделений – исполнителей, а затем доработать его до уровня поступающих в организацию видов и разновидностей документов.

      Наименование функций в первой версии Классификатора можно указывать обобщенно, в последующих версиях они будут уточняться до уровня конкретного вопроса деятельности структурного подразделения организации. Индексация направлений и функций для управления документами может считаться необязательной, потому что для предварительного рассмотрения наибольшее практическое значение имеет идентификация документопотоков и индексация документов внутри них (например, по Классификатору видов и разновидностей документов, особенно если в СЭД она поддерживается отдельными счетчиками).

      Пример 1. Соотношение Классификатора основных направлений деятельности и Классификатора видов и разновидностей документов

      Для консалтинговой компании повторяющийся индекс 12 означает, что по Классификатору видов и разновидностей документов письма получили индекс 12, а в процессе регистрации конкретного письма к данному индексу будет системно добавляться его порядковый номер (переменная часть) по соответствующему журналу регистрации / счетчику СЭД. См. Таблицу 2.

      Таблица 2. Классификатор основных направлений деятельности

      • зон ответственности и участков деятельности;
      • выявленных видов и разновидностей документов, которые включаются в состав документальных фондов этих подразделений.

      Классификатор утверждается обычно приказом первого руководителя, в котором функция методического руководства его применением и ответственность за поддержание Классификатора в актуальном состоянии возлагается на службу делопроизводства:

      Пример 2. Распорядительная часть текста приказа об утверждении Классификатора основных направлений деятельности

      2. Возложить функции актуализации и методического руководства применением утвержденного Классификатора на начальника отдела ДОУ Семенова П.Р. (замещающий в случае временного отсутствия – главный специалист Бирюкова Т.А.)

      Предварительное рассмотрение документов осуществляет служба делопроизводства. Условиями эффективности этой процедуры являются достаточная квалификация сотрудников службы и наличие полномочий формировать документопотоки и маршрутизировать документы.

      Пример 3. Распорядительная часть текста приказа об организации предварительного рассмотрения документов

      2. Поручить начальнику отдела ДОУ Семенову П.Р. (замещающий в случае временного отсутствия – старший специалист Иванова И.А.) осуществление предварительного рассмотрения поступающих документов и направление их на исполнение должностным лицам в структурные подразделения и исполнителям Общества.

      3. Утвердить следующий состав атрибутов отметки о предварительном рассмотрении документов:

      • наименование должности лица либо структурного подразделения, которым поступивший документ направляется на исполнение или рассмотрение;
      • подпись сотрудника отдела ДОУ, принявшего решение о направлении документа;
      • дата предварительного рассмотрения.

      4. Установить место оформления отметки о предварительном рассмотрении – нижнее поле или левое поле поступившего документа рядом с заголовком.

      Официальное введение операции предварительного рассмотрения документов необходимо для того, чтобы перевести взаимодействие сотрудников в процессе исполнения документов на уровень нормативно установленной технологии и исключить субъективизм, излишние эмоции.

      Отметка о предварительном рассмотрении

      Предварительное рассмотрение документов – одна из операций делопроизводства, которая должна завершаться документированной отметкой.

      Отметка о предварительном рассмотрении поступивших документов в настоящее время является дополнительным реквизитом, правила ее оформления стандартами не установлены. Организации определяют их в Инструкции по делопроизводству или в самостоятельном Регламенте предварительного рассмотрения документов, реже – в приказе как в Примере 3 (см. его п. 3).

      Такая отметка может проставляться от руки или специальным штампом с датером:

      • на нижнем поле поступившего документа или
      • на левом поле документа рядом с заголовком к тексту.

      Она отражает результат предварительного рассмотрения и должна содержать (см. Примеры 4–7):

      • фамилию / должность лица либо наименование подразделения, которым документ направляется на рассмотрение или исполнение;
      • дату ее проставления и
      • подпись сотрудника службы делопроизводства.

      Пример 4. Отметка о предварительном рассмотрении,направляющая входящий документ на исполнение


      Пример 5. Отметка о предварительном рассмотрении,направляющая входящий документ на исполнение


      Чтобы отметка о предварительном рассмотрении не была слишком похожа на резолюцию, при направлении документов руководству организации, опыт лучших практик рекомендует указывать наименование должности в именительном падеже:

      Пример 6. Отметка о предварительном рассмотрении, направляющая входящий документ на рассмотрение непосредственно руководителю


      Пример 7. Отметка о предварительном рассмотрении, направляющая входящий документ на рассмотрение руководителю


      Отметку о предварительном рассмотрении нужно ставить на поле документа, чтобы она не занимала место, традиционно отводимое для резолюции – это дополнительно поможет быстро различать данные реквизиты.

      • дополнительные поля, в которых фиксируются атрибуты отметки о предварительном рассмотрении (в т.ч. возможность ее подписания простой электронной подписью сотрудника службы делопроизводства, поддерживаемой СЭД; могут применяться датер, счетчик);
      • связь с Классификатором основных направлений деятельности (вид поступившего документа, вопрос, исполнитель с дублером, а в случае необходимости и коды / индексы этих полей по классификатору).

      Если по результатам предварительного рассмотрения документ направлен не сотруднику организации, а подразделению, то, как правило, документ сначала попадает на стол к руководителю этого подразделения.

      Управленческое значение

      Классификатор основных направлений деятельности предоставляет руководству информацию для:

      • анализа объема и структуры документооборота, документального фонда;
      • анализа степени загруженности подразделений по вопросам и участкам деятельности;
      • выявления конкретных специалистов-исполнителей, которые решают вопросы окончательно и по существу;
      • обоснования выводов о развитии того или иного направления деятельности, обоснования решений об изменении оргструктуры.

      Внедрение операции предварительного рассмотрения документов является достаточно сложной и трудоемкой задачей для службы делопроизводства. Но опыт лучших практик рекомендует за нее взяться, если служба делопроизводства стремится управлять документами 3 , а ее сотрудники и руководитель соответствуют требованиям профессиональных стандартов.

      обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нер абочее время.

      Порядок обра ботки отправляемых документов. Д окументы, отправляемые

      организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники,

      сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в

      отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно

      экспедицией или сотрудниками с лужбы документационного обеспечения в

      Передача докумен тов внутри организации. Передача документов между

      структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей)

      структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное

      обеспечение. Докумен ты передаются с соответствующей отметкой в ре гистрационной

      Учет количества документов. Учет должен п роизводиться в комплексе с

      другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

      Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации

      (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются

      предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества докуме нтов за

      единицу учета принимается каждый экземпляр , в том числе размноженный и

      фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем

      индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в

      Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого

      массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по

      номенклатуре дел, классификатором корре спондентов, исполнителей и др. В индексе

      документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных

      частей: порядковый регистрационный н омер, индекс по номенклатуре дел, индекс п о

      используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга

      Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и

      использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-

      статистические, бухгалтерские, ( финансовые и др.), как создаваемые и используемые

      внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие и з

      вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации

      подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и

      создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые,

      Документы регистрируются в организации один раз: поступающие — в день

      поступления создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче

      Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения

      включает поста новку документа на контроль, проверку своевременного доведения

      документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.

      Контроль осуществляют руководите ли, служба докуме нтационного обеспечения и

      ответственные испо лнители. Контроль исполнения организаци онно-

      распорядительных документов осуществляется по поручению руководства

      организации специальной службой, входящей в состав управления делами,

      канцелярии, общего отдела или специально назначенным лицом. К онтроль

      исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-

      техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в

      Сроки исполнения документов и счисляются в календарных днях с даты

      подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других

      организаций, — с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в

      Типовой инструкции по де лопроизводству в министерствах и ведомствах Российской

      председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются

      руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в

      Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения

      или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения

      отмечаются н а документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре

      Службой контроля осуществляются с ледующие операции: формирование

      картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого

      документа в п одразделение-испол нитель; выяснение в структурном подразделении

      фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание

      подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение и нформации о ходе и

      результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке

      контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии

      оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с

      контроля по указанию руководителей; формирование картотеки и сполненных

      Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения с рока в

      следующем порядке: заданий последующих лет — не реже одного раза в год, заданий

      последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, заданий,

      поручений текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

      Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в

      соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях

      централизованно или децентрал изованно. Формированием дел в структурных

      подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за

      правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях

      осуществляется службой докумен тационного обеспечения или лицом, ответственным

      При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

      помещать в дело только исполне нные, прави льно оформ ленные документы в

      соответствии с заголовками дел по н оменклатуре; поме щать вместе все документы,

      относящиеся к разреше нию одного вопроса; помещать п риложения вместе с

      основными документами; группировать в дело докуме нты одного календарн ого года,

      за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы

      постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на

      общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,

      лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов .

      Номенклатура дел — это с истематизированный пер ечень заводимых в

      организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном

      порядке. Номе нклатура дел составляется в це лях обос нованного рас пределения

      документов и формирования де л, обеспечения п оиска документов и учета дел. Она

      является классификационным справочником и и спользуется при построении

      Номенклатура дел организации составляется службой документационного

      обеспечения на осн ове номенклатур дел с труктурных подразделений. При

      составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и

      примерными ном енклатурами дел , типовыми и ведомственными перечнями с

      В номенклатуру д ел включаются заголовки дел, отражающие все

      документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные

      и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру,

      должно име ть индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения

      (по классифи катору структурных подразделений) и порядкового номера дела в

      Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе

      итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений .

      Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении

      года. В зависимости от сроков хранения проводится полное ил и частичное

      оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу

      подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет

      дела, нумерацию листов в деле, составление листа — заверителя дела, составление в

      необходимых случаях внутренней описи документов, оформлен ие реквизитов

      обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются,

      листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

      На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и де ла по

      личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с

      приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. Надела

      временного хра нения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений

      составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным

      Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах.

      При передаче дел из структурного подразделе ния в ведомственный архив на всех

      экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о

      наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью

      количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих

      дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел,

      указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в

      Вместе с делами из структурных подразделений в ведомстве нный архив

      передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные

      журналы и другие ре гистрационные формы, которые включаются в опись ка к

      Документы служат для обмена и нформацией между организациями, для

      осуществления руководящей де ятельности внутри организации. Деятельность любой

      Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

      Первичная обработка документов

      В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

      Предварительное рассмотрение документов

      В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

      Централизованная - при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

      Децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

      Смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.

      Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

      При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

      • 01 - индекс структурного подразделения
      • 05 - номер дела по номенклатуре
      • 134 - порядковый номер документа по журналу регистрации

      В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

      В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов:

      При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом.

      Ниже представлен образец регистрационной карточки:

      Рассмотрение документов руководством

      После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

      Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

      Направление на исполнение

      Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

      Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

      Контроль исполнения

      Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

      Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

      Подшивка документов в дела

      В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

      Читайте также: