Реферат основные требования к составлению плана дел список каждодневных дел составление расписания
Обновлено: 02.07.2024
Список дел на день — это то, с чего, по сути, и начинается . Это самый простой и самый старый способ планирования, который остается популярным во всем мире.
Почему? , своей доступности: для его использования достаточно найти обрывок бумаги и карандаш. , список дел — это то, что интуитивно понятно каждому и не требует предварительного обучения.
Как вести список
Для начала пару слов о том, как работать с уже готовым списком дел на день. На самом деле, здесь всего два принципа:
, так он помогает ни о чем не забыть (увы, но человеческая память — штука не очень надежная). , он наглядно показывает, какие дела уже сделаны, а какие еще нет. Ну, а , список постоянно напоминает нам, что нужно работать (а не смотреть, допустим, сериалы).
Список можно носить с собой в кармане, повесить его на стену или на холодильник — это уже дело вкуса. В наше высокотехнологичное время также очень удобно держать свой список дел в смартфоне.
Принцип № 2. Выполненные дела помечают или удаляют. Их можно вычеркивать, стирать, отмечать галочками
И еще один важный момент: работа со списком дел — это привычка, которую нужно выработать. В самом начале мы можем забывать вычеркивать завершенные дела, забывать заглядывать в список, отвлекаться от своих занятий Это нормально: нашему мозгу требуется время, чтобы привыкнуть к новому стилю работы и мышления.
Помимо этого, потребуется время, чтобы выработать собственные методы работы со списком дел. Каждый человек решает свои задачи, поэтому и планировать их он должен . А чтобы найти оптимальный для себя способ планирования, придется немного поэкспериментировать.
Как составить список дел на день
Насколько продуктивным будет наш день, зависит от многих факторов: сложности решаемых задач, самочувствия, самодисциплины. Однако хороший план — это уже половина успеха, поскольку он позволяет нам правильно распределять силы и прикладывать их именно там, где это необходимо.
1. Найдите свое идеальное время для планирования
Любители иногда спорят, когда лучше планировать день: утром или вечером. Однако у каждого из этих подходов есть свои плюсы и минусы.
Некоторые специалисты по (например, Алан Лакейн и Глеб Архангельский) рекомендуют совмещать оба подхода. То есть, вечером подвести итоги дня и наметить задачи на завтра, а утром уточнить детали и внести в список дел необходимые коррективы.
Мы советуем попробовать все три варианта и выбрать тот, который окажется удобным именно для вас.
2. Начинайте с главного
Определите самые важные дела и поставьте их в начало списка. Старайтесь выполнить их в первую очередь.
Если вдруг пойдет не так (отключат свет, приедут гости, пропадет настроение), вы хотя бы успеете сделать самое главное.
3. Устанавливайте лимиты времени
Некоторые задачи в нашем списке можно выполнять сколь угодно долго. Например, мы можем целый день писать курсовую, создавать сайт или наводить порядок в гараже. Даже элементарная уборка в комнате иногда способна растянуться на несколько часов. И в этом случае до других дел руки могут так и не дойти.
Для установки лимитов времени удобно использовать таймер (например, в смартфоне).
4. Обращайте внимание на формулировки задач
Хорошо сформулированная задача отвечает следующим требованиям:
Перечисленные правила не являются аксиомами, но их соблюдение повышает вероятность того, что дела будут выполнены.
5. Разделяйте гибкие и жесткие задачи
Задачи в вашем списке могут быть двух видов — гибкие и жесткие. Гибкие — это дела, которые можно выполнить в любой момент: полить цветы, написать статью, починить утюг. Жесткие — это дела, которые нужно выполнять в строго определенное время: сесть на автобус в 12–40, забрать ребенка из садика в 17–30, сходить в театр в 20–00.
Эти два вида задач лучше записывать отдельно:
6. Отделяйте обязательное от необязательного
- Задачи, которые обязательно нужно сделать сегодня.
- Задачи, которые желательно сделать сегодня.
- Задачи, которые можно без проблем отложить.
Этот прием помогает не паниковать обилия задач, не тонуть в мелочах и не упускать ничего важного.
7. Группируйте схожие задачи
Чаще всего задачи группируют по видам деятельности или месту их выполнения (офис, кухня, гараж). Также удобно объединять в серию мелкие дела (которые требуют менее 5 минут), и выполнять их все скопом.
8. Дробите большие задачи
Особо крупные дела лучше делить на отдельные этапы (подзадачи):
, так мы планируем сам процесс выполнения крупной задачи. , маленькие дела нам выполнять психологически проще, чем большие.
Разделение задач на подзадачи называется декомпозицией или каскадированием.
Каким может быть список?
У списка дел на день есть множество разновидностей как простых, так и довольно сложных. В этом разделе мы собрали семь наиболее популярных вариантов.
1. Обычный список
Здесь все просто: записываем дела, которые нужно сделать, и выполняем их в произвольном порядке. Такой список требует меньше всего времени на составление, однако к нему, разумеется, можно применить все перечисленные в этой статье приемы.
2. Метод Шваба
Суть этого метода в том, чтобы сперва составить список дел, а потом перенумеровать их в порядке важности. Давайте для примера проделаем эту манипуляцию с нашим первоначальным списком:
Задачи выполняют по порядку начиная с первого номера. Рассказывают, что за эту простую идею американский магнат Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.
3. Метод трех результатов
Суть его в том, чтобы определить три результата, которых мы хотим достичь за день, и сосредоточиться в первую очередь именно на них. И желательно, чтобы эти результаты были связаны с крупными жизненными целями.
Остальные дела в списке тоже, разумеется, выполняются. Эти дела даже могут быть важными и срочными, но при этом мы всегда должны держать в голове намеченные на день результаты. Такой подход заставляет человека всегда помнить о своих целях и стремиться к их достижению.
Метод трех результатов составляет основу системы Agile Results.
4. Метод
Он заключается в том, чтобы планировать только 9 дел за один раз:
- 1 важную задачу.
- 3 задачи средней степени важности.
- 5 второстепенных задач.
Вот как это выглядит:
В первую очередь стараются выполнить важные дела, потом переходят к пятерке второстепенных.
5. Техника Pomodoro
Особенность этого метода не в самом списке (он может быть каким угодно), а в том, как мы работаем с делами. Алгоритм следующий:
Технику Pomodoro можно совмещать с любым из перечисленных в этом разделе методов.
6. Матрица Эйзенхауэра
Суть метода в том, чтобы сортировать дела по важности и срочности. Для этого потребуется начертить вот такую табличку:
Дела обычно выполняют в следующем порядке: A -> C -> B -> D. Главное внимание следует уделять делам из квадрата B, поскольку они оказывают самое большое влияние на нашу жизнь. В дальнейшем квадраты можно не подписывать, а просто делить лист на четыре части.
7. Метод Альпы
Этап 1. Составить список дел.
Этап 2. Оценить, сколько времени потребуется на каждую задачу и на все задачи в целом.
Этап 3. Подсчитать, сколько вообще времени у нас сегодня есть (при этом 40% времени закладывают в резерв на непредвиденные обстоятельства).
Этап 5. В конце дня следует подвести итоги и перенести невыполненные задачи на завтра.
Метод Альпы подходит тем, кто испытывает хронический дефицит времени и готов бороться за каждую минуту.
И напоследок
Как вы заметили, все приемы и техники в этой статье мы разбирали на примере бумажных списков. В планировании дел на бумаге нет ничего плохого: это максимально доступный и вполне рабочий вариант. Однако мы все же рекомендуем подумать об использовании для компьютеров или смартфонов.
У электронных списков есть несколько серьезных преимуществ перед бумажными:
- Их легко исправлять и редактировать.
- Задачи в них можно как угодно менять местами, сортировать, группировать и фильтровать по различным признакам.
- Программы позволяют настраивать повторение задач, чтобы они сами в нужный день появлялись в вашем списке.
- Если потребуется, программа напомнит вам о задаче в определенное время.
Сегодня существует огромный выбор программ и сервисов для планирования дел, поэтому вы сможете подобрать тот вариант, который максимально отвечает вашим вкусам и потребностям.
Наша жизнь испещрена множеством поставленных перед нами задач. Это рутинные, повседневные обязательства, а также задачи, направленные на исполнение желаний, воплощение той или иной мечты.
На самом деле, не многие составляют подобные списки. Проматывается время принятием безуспешных решений относительного того, за что взяться и с чего следует начать. Хаос порождает эмоциональное напряжение, влекущее угрызения совести из-за бездеятельности.
Планировать свою деятельность нас не учили в школах, вузах. Планы курсовых, дипломных работ, рефератов или же отчетов, зачастую, составляются постфактум, после написания основной их части. Такой план воспринимается как обязательная часть оформления научной доработки и не более того.
В то же время, постановка задач – дело нехитрое. Ставить задачи умеют все, лишь только делает это каждый по своему, и далеко не все поставленные задачи реализуются. Некоторые выполняются, некоторые остаются за гранью реальности, независимо от обстоятельств.
Предлагаю разобраться, что же тут не так?
Подумайте, чем отличаются эти две задачи:
Что легче реализовать? Почему? Как вы узнаете о том, что получили желаемое?
Начнем с того, что задача должна быть конкретной и четкой. Если она порождает тревогу, – вы исчерпаете практически весь ресурс не на ее выполнение, а на успокоение и составление путей для уклонения от таковой.
Что означает выучить английский? На каком уровне следует общаться и какое количество слов необходимо знать, чтобы утверждать о владении иностранным языком? Постановка такой цели, на самом деле, неэффективна из-за своей абстрактности и неконкретности. С чего следует начать и что делать? Как узнать о достижении желаемого.
Такую цель следует тщательно структурировать и детализировать конкретными задачами. Если разбирать упомянутый пример, то, для начала, следует определить желаемый уровень знания английского языка. Предположим, наш начальный уровень – Intermediate (B1). Таким образом, мы сужаем задачу и делаем ее более конкретной.
Но и этого не достаточно. Далее следует разбивать основную задачу на еще более мелкие: ежедневно запоминать 20 новых слов; по вторниках и субботах разбирать по одной серии англоязычного сериала с субтитрами и т.д. Чем конкретнее будет задача, тем быстрее и проще ее можно будет реализовать.
Устанавливайте своим задачам сроки исполнения. Это мотивирующий фактор деятельности. Если вам нужно поужинать, – вы понимаете, что вам хватит 20-30 минут, а сделать это следует до 19.00.
А до скольких часов вы должны изучать английский? Наш мозг, не чувствуя временных ограничений, будет выполнять задачу с проволочкой. Мозговые процессы построены таким образом, что мозг приложит больше усилий для реализации поставленной задачи, когда воспримет ее как реальную.
Если вам 48 лет и вы никогда не занимались спортом, но при этом решили стать чемпионом по боксу, то, думаю, такая цель, в связи с ее объективной нереалистичностью, непременно претерпит фиаско. Задачи должны учитывать наши возможности.
Сравним два примера задач:
— развить экстрасенсорные способности.
Основная задача планирования – обеспечить кругозор и структурирование всех факторов, всей входящей информации. Разбивка же на подзадачи есть важным условием достижения глобальных целей.
Поставленные цели должны отвечать таким критериям: конкретность, измеримость, реалистичность, актуальность, привязка к срокам выполнения.
К нечетким и малоэффективным задачам можно отнести такие: похудеть, заработать много денег, мотивировать персонал, повысить уровень продаж. Все они слишком обобщены для реализации себя. Лишь после конкретизации они способны привести к ожидаемым результатам.
Планируйте от большего до малого, от продолжительного до быстротечного, от целей в жизни до планов на день. Планы оберегают нас от хаоса. А человек, имеющий цель и план ее достижения, всегда найдет возможность добиться желаемого.
Основные требования к формированию дел в учреждениях, организациях и на предприятиях. Оформление дел: нумерация листов дела, составление заверительной надписи и внутренней описи документов, оформление обложек дел постоянного и временного хранения.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 09.06.2014 |
| Размер файла | 28,2 K |
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
РЕФЕРАТ НА ТЕМУ:
(по дисциплине “Основы делопроизводства”)
Выполнил: студент ФБиЭ
гр. ГУ -31 Убушаева А.А
Глава 1. Формирование дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
1.1 Признаки заведения дел
1.2 Основные требования к формированию дел
Глава 2. Оформление дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
2.1 Нумерация листов дела
2.2 Составление заверительной надписи и внутренней описи документов
2.3 Оформление обложек дел постоянного и временного хранения
Список используемой литературы
Введение
Оформление дела -- это подготовка дела к хранению в соответствие с установленными правилами.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив. дело нумерация заверительный опись
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Оформление дел - полное или частичное, производят в зависимости от роков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела ременного хранения (до 10 лет включительно).
Полное оформление дела включает в себя:
· составление заверительной надписи;
· составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
· переплет или подшивку;
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Если документы последовательно день за днем не приводить в определенную систему, не формировать в дела по определенным признакам, то при необходимости разыскать нужные будет крайне трудно. Это происходит и в тех случаях, когда дела формируются по принципу "так удобно в практической работе". При этом забывают, что такой подход влечет за собой неразбериху в формировании дел, затрудняет поиск и учет документов не только в делопроизводстве, но и в архиве организации. Чтобы избежать этого, каждому специалисту, в том числе и ответственному за архив организации, необходимо знать признаки заведения дел, используемые при формировании документов в дела, основные требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле.
Глава 1. Формирование дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
1.1 Признаки заведения дел
Признаки заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.
Документы формируются в дела по следующим признакам:
1. Номинальный - соединение в дела документов, имеющих одно и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.). Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности", "Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия", "Акты проверок кассы".
2. Предметно-вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание. Например: "Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)", "Анализы финансово-хозяйственной деятельности предприятия".
3. Авторский - формирование в деле документов одного автора. Например: "Протоколы заседаний квалификационной комиссии предприятия", "Протоколы заседаний аттестационной комиссии предприятия", "Правила внутреннего трудового распорядка предприятия", "Планы предприятия по труду".
4. Хронологический - формирование в деле документов за определенный период. Например: "Отчеты предприятия о работе с кадрами за 2001 год", "Штатное расписание предприятия на 2002 год".
5. Корреспондентский - объединение в одном деле переписки с определенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами). При этом необходимо учитывать некоторые требования.
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами (как правило, более трех) их названия в заголовке дела не перечисляются.
"Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей", "Переписка по вопросам основной деятельности".
При переписке с группой однородных корреспондентов их названия в заголовке дел указываются обобщенно: "Переписка с иностранными фирмами о сотрудничестве", "Переписка с финансовыми органами о ведении оперативно-бухгалтерского учета".
При формировании в деле переписки с одним - тремя корреспондентами они все перечисляются в заголовке: "Переписка с Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь о применении налогового законодательства".
6. Географический - формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны с определенной территорией: "Отчеты предприятий Брестской области о работе с кадрами за 2001 год", "Переписка с предприятиями-поставщиками Витебской области о поставке комплектующих изделий", "Документы об участии в торгово-промышленной выставке в г. Москве (переписка, программы, обзоры и др.)".
Дело, сформированное по одному какому-либо из вышеназванных признаков, будет ограничено только обозначением этого одного признака. В практике при формировании дел пользуются, как правило, не одним, а несколькими признаками.
В организации в дело сформированы такие документы, как отчеты. Сразу же возникают вопросы: чьи отчеты? о чем они? за какой период?
Если при формировании документов в дела используется авторский признак (чьи отчеты?), предметно-вопросный (о чем?), хронологический (за какой период?), то сформированное дело и его заголовок позволят получить более полное представление о составе и содержании этих отчетов.
Так будет выглядеть заголовок дела, сформированного по номинальному признаку в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и географическим признаками: "Переписка с филиалом предприятия в г. Молодечно об утверждении и уточнении балансов и отчетов".
Чем больше вышеназванных признаков используется при формировании документов в дела, тем легче и результативнее вся последующая работа с документами не только в делопроизводстве, но и в архиве организации.
Это связано с тем, что в архив передаются дела структурных подразделений, сформированные с соблюдением требований номенклатуры дел. Сформированные в делопроизводстве дела в последующем включаются в архиве в соответствующие описи дел без дополнительной работы по проведению экспертизы их ценности.
1.2 Основные требования к формированию дел
При формировании дел в делопроизводстве организации необходимо также соблюдать и определенные правила.
1. Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.
Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел (для этих целей в номенклатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении резервные индексы).
2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела.
Наиболее наглядно это требование прослеживается на примере формирования дел с приказами. В номенклатуру дел организации, как правило, включается несколько дел с приказами в зависимости от сроков их хранения. Так, предусматривается отдельное формирование дел с приказами руководителя по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам.
При формировании приказов, распоряжений, указаний, поступивших от вышестоящих организаций, рекомендуется отдельно группировать документы, относящиеся непосредственно к деятельности данной организации, и те, которые присланы для сведения.
С учетом данного требования подлинники документов необходимо формировать в дела отдельно от их копий.
В связи с этим при составлении номенклатуры дел предусматриваются самостоятельные дела для этой категории документов. Если, например, в отделе кадров предусмотрено формирование подлинников приказов по личному составу, то в бухгалтерии может быть заведено аналогичное дело с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по личному составу. Копии".
3. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.
Так, например, проекты приказов (распоряжений) формируются в самостоятельные дела. В соответствии со ст. 20 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного 15 августа 1988г. начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР (далее - Перечень 1988г.), предусмотрен срок хранения проектов приказов - 1 год.
Вместе с проектами приказов в дело подшиваются и отдельные листы, на которых излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов. Это требование относится и к формированию других категорий дел. Так, утвержденные штатные расписания формируются отдельно от их проектов и переписки по утверждению штатов.
4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа.
Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.
5. В деле формируются документы только одного делопроизводственного (календарного) года.
Исключение составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения. Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения данного вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы данного лица в организации.
Так, если дело было сформировано в делопроизводстве за период с 2000 по 2001 год, оно должно быть включено в годовой раздел описи дел за 2000 год.
6. В каждом деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм.
В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости - и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел.
По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Количество дел (томов, частей)" указывается количество томов заведенного дела (2 тома; 3 тома и т.д.).
7. Приложения к документам, независимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым относятся.
Приложения большого объема могут составлять отдельный том. В этом случае на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.
Заведующий архивом организации при приеме дел в архив проверяет правильность оформления документов, наличие подписей, даты и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для оформления в соответствии с действующими требованиями.
9. В дела должны формироваться только исполненные документы.
номер дела, в котором будет храниться документ; дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя; дату.
В том случае, если вопросы, изложенные в документе, решены в ходе личных или телефонных переговоров, об этом также делается на документе соответствующая отметка об исполнении.
При формировании документов в деле следует учитывать, что документы внутри дел располагаются в определенном порядке.
Глава 2.Оформление дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
2.1 Нумерация листов дела
Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.
Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.
Листы внутренней описи нумеруют отдельно.
Нумерацию листов производят в развернутом виде.
В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается.
Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается.
Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.
Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.
Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ, каждый в отдельности.
Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.
Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.
20, 20а, 206, 21, 22 и т.д.
При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.
Любые особенности нумерации оговаривают в заверительной надписи дела.
2.2 Составление заверительной надписи и внутренней описи документов
Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой.
Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе.
Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы
пропущенные номера_________________ + листов внутренней описи_________________________
- Для учеников 1-11 классов и дошкольников
- Бесплатные сертификаты учителям и участникам
Описание презентации по отдельным слайдам:
Организация планирования, основные требования, предъявляемые к содержанию и структуре планов
Организация планирования заключается: в выработке управленческого решения на основе обобщения сборе согласованных в установленном порядке предложений заинтересованных органов подготовке и последующем согласовании с ними проекта плана утверждении его руководителем и доведении до заинтересованных органов
Для того чтобы планирование было эффективным, мероприятия должны отвечать следующим требованиям по содержанию и порядку представления: быть обоснованными и реальными; носить комплексный характеру; иметь наступателыюсть; соблюдать преемственность; иметь конкретность; быть относительно стабильными.
Проект плана должен: оценивать ритмичность выполнения запланированных мероприятий; предусматривать равномерное распределение нагрузки между заинтересованными органами и подразделениями.
Формируются согласно структуре, определенной соответствующим нормативным правовым актом (иным актом управления). При необходимости если действующими актами управления структура предложений в проект плана не установлена, она может быть разработана субъектом планирования. Представляются соответствующему субъекту планирования после их обязательного письменного согласования Предложения в проект плана
Форма проекта плана Должна полно и ясно отражать основные планируемые и контролируемые параметры — содержать позиции о мероприятиях, сроках их выполнения, исполнителях, а при необходимости — показателях и индикаторах, имеющих целеполагающее или ориентирующее значение, источниках и суммах финансирования, механизме контроля выполнения мероприятий плана, другую значимую информацию. Проект плана согласуется заинтересованными органами (подразделениями).
Планы утверждают: планы МВД России; планы подразделений МВД России, находящихся в ведении Министра, подразделений МВД России, ответственность за деятельность которых несут первый заместитель и заместители Министра: планы работы на год; иные планы; планы научно-исследовательской деятельности; планы главных управлений МВД России; планы министерств внутренних дел по республикам, главных управлений, управлений МВД России по иным субъектам РФ; планы структурных подразделений главных управлений МВД России по федеральным округам, управлений на транспорте МВД России, линейных управлений МВД России; планы структурных подразделений министерств внутренних дел по республикам, главных управлений, управлений МВД России по иным субъектам РФ; планы территориальных органов МВД России на районном уровне; планы структурных подразделений территориальных органов МВД России на районном уровне.
Планы работ ОВД по федеральным округам планы работ территориальных органов на районном уровне; Планы работы коллегий всех уровней управления; Планы служебных командировок сотрудников МВД России всех уровней; Планы профессионального обучения, повышения квалификации, дополнительного профессионального образования и учебных сборов сотрудников ОВД России — территориальными органами МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях. В зависимости от периода планирования ведомственным нормативным правовым актом установлены сроки подготовки и утверждения планов
После утверждения планов их копии в пятидневный срок направляются субъектом планирования в органы, организации и подразделения для реализации, а также в подразделения системы МВД России, являющиеся субъектами контроля исполнения мероприятий плана.
Читайте также: