Реферат основные типы служебных документов

Обновлено: 04.07.2024

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступ­ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд фак­торов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации деловая переписка делится на внут­реннюю и внешнюю. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной органи­зации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документа­цию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении. Документы, которыми обмениваются организации, называют официаль­ными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению доку­ментов.

В зависимости от того, к какой сфере деятельности относит­ся документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По срокам исполнения документы делят на срочные, второ­степенные, итоговые и периодические, а по критерию первичнос­ти происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа1.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак — форму отправления официально-деловой коррес­понденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существуют электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс использу­ются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправле­ниями.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составля­ют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектами как в рамках всего государства, так и в рамках отдельной организации. Этот тип документов в свою очередь представлен комплексом систем, основными из которых являются:

— информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

— документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

— документация по материально-техническому обеспе­чению;

Эти и другие системы документации отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТом и стандартами.

Далее более подробно будут рассмотрены системы докумен­тации, включающие наиболее часто используемые виды слу­жебных документов и официальных писем.

Структура и содержание служебных документов

Распорядительные документы

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы позво­ляют управлять объектами по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы отно­сятся к нормативно-правовым актам. С помощью распоряди­тельных документов решаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресат — конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работ­ники.

В связи с особой ролью, которую играют распорядитель­ные документы в системе управленческой документации, необходимо дать более подробную характеристику требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов — при­дание юридической силы действию руководителя. Поэтому язык и стиль этого типа документации отличаются жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок: освободить от занимаемой должности. ; контроль за исполнением возложить на. ; создать комиссию в составе. ; установить причины нару­шения. ; назначить. на должность. и т. п. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

Текст распорядительных документов (постановление, при­каз, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически после­довательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многознач­ных ссылок.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распоряди­тельного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии. В целях. Во исполнение. Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утвержде­нии инструкций, актов и т. п.

Распорядительная часть документа содержит перечень ме­роприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от треть­его лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.

Рассмотрим примеры документов, входящих в систему рас­порядительной документации.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполни­тельной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнитель­ными органами субъектов Российской Федерации в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом ПОСТАНОВЛЯЕТ, например:

В целях повышения собираемости налогов Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: .

Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:

Государственный комитет Российской Федерации по стандар­тизации и метрологии ПОСТАНОВЛЯЕТ: .

В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Приказ — распоряжение руководителя, основной распоряди­тельный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются при­казы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Приказы оформляются на специальном блан­ке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Об увеличении уставного капитала общества

Затем идет распорядительная часть документа, которая в свою очередь делится на две части.

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то в тексте есть только распорядительная часть.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами, без разрядки, с но­вой строки, от края левого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия распорядительного характе­ра, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

1. Создать комиссию в составе.

2. Назначить Н.Н. Ковалева председателем комиссии.

Если же задание или действие предполагает конкретного ис­полнителя, соответствующий пункт документа должен начинать­ся с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например:

1. Директору Института современных технологий управления Дорохову М.И. подготовить предложения по составу группы ад­министративного управления создаваемого подразделения.

2. Бухгалтерии университета открыть отдельный расчетный счет Института современных технологий управления.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр. Например:

Срок представления 25.06.2010.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполне­нием распорядительных документов.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Контроль за исполнением приказа возложить на первого проректора

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично Пре­зидентом Российской Федерации, а также единолично руково­дителем, главным образом коллегиального органа управления, в целях разрешения оперативных вопросов. В существующей практике распоряжения издаются также руководителями пред­приятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же пра­вилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что

в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяю­щее вводную и распорядительную части.

Указание— правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организа­ции. Как правило, указания составляются и оформляются ана­логично приказам, но ключевыми в тексте указания являются слова ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, в зависимости от содер­жания указания.

Руководителям органов охраны природы

республик в составе Российской Федерации,

краев, областей, автономных образований,

городов Москвы и Санкт-Петербурга

В этом случае рассылка указаний осуществляется по списку.

Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как и заголовок к тексту приказа. Текст указания в боль­шинстве случаев имеет вступительную часть, раскрывающую цели и причины его издания. Последний пункт распорядитель­ной части — пункт о контроле за исполнением указания.

Содержание
Введение……………………………………………………………………. …. 3
1. Понятия………………………………………………………………………. 4
2.1. Документ…………………………………………………………………..4
2.2. Служебный документ………………………………………………….….5
2. Виды и классификация документов………………………………………….6
3.3. Классификация документов по определенным признакам…………..…6
3.4.Классификация документов, предложенная М.В. Стенюковым…….…8
3.5. Дополнительные признаки классификации документов выделеные в учебном пособии "Курс делопроизводства" М.В. Кирсановой……….10
3.6. Дополнительные признаки классификации документов выделеные в учебном пособии "Современное делопроизводство" Березина Н.М…10
3.7. Классификация служебных документов …………………………. …10
3.Оформление служебных документов…………………………………….…14
3.1.Правило оформления
Заключение…………………………………………………………………….…16
Список использованной литературы…………………………………………. 17

Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации ипередачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация стала важнейшим ресурсом общества. Поэтому актуальной является проблема служебной документации, рассматриваемая нами в настоящем исследовании.
Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Большаячасть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

1. Понятия
Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение сдругими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств: зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.
Между тем по мереразвития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими.
С появлением письменности человечество перешло к основныминформационным технологиям. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.
Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства.

1.1Документ
Латинское слово "documentum” произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю”, что означает "свидетельство”, "доказательство”.
В России термин "документ” был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство”. На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ” выделялось прежде всего его правовое значение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почтине употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт”, "дело”, "бумага”.
Документ:
1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь.
2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующая о личности предъявителя.
3. Письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах.

Жизнедеятельность любой организации начинается с разработки организационно-правовых документов. С помощью этих документов реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними.

Файлы: 1 файл

Рассмотрим основные виды служебных документов.doc


Рассмотрим основные типы служебных документов.

Жизнедеятельность любой организации начинается с разработки организационно- правовых документов. С помощью этих документов реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними.

Введение организационно-правовых документов в действие осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (утверждение отдельных видов документов может осуществляться постановлением, решением, приказом или распоряжением соответствующего органа (должностного лица).

Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших.

Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

Общие требования к оформлению организационно-правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы. Среди наиболее распространенных организационно-правовых документов следует выделить устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальном органе) организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.

Нормативные правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.

Нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими органами государственной власти или одним из них по согласованию с другими.

Подготовка акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений с учетом их функций и компетенции или на специально создаваемые рабочие группы. В подготовке акта принимает обязательное участие юридическая служба.

Срок подготовки проекта акта не должен превышать 1 месяца. В процессе работы должна быть изучена нормативно-правовая база по этому вопросу, практика применения соответствующих нормативно-правовых актов, научная литература, материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических опросов, если таковые проводились.

Структура нормативно-правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

Для разъяснения целей и мотивов принятия акта в проект дается вступительная часть (преамбула). Положения нормативного характера в преамбулу не вносятся.

Нормативные предписания излагаются в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами без точки и заголовков. Пункты, в свою очередь, могут подразделяться на подпункты, имеющие буквенную или цифровую нумерацию. Для полноты изложения вопроса могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов со ссылками на эти акты и официальный источник их опубликования.

Одновременно с подготовкой проекта акта продумываются предложения об изменении, дополнении или признании утратившим силу ранее изданных актов, их частей или отдельных положений. Указание на отмену, изменение или дополнение включается в текст акта. В случае, если эти изменения или дополнения носят значительный характер, разрабатывается новый акт.

Служебные записки, дайджесты, обзоры: являются информационно -аналитическими документами.

Необходимость в составлении служебной записки возникает, как правило, в тех случаях, когда руководитель того или иного уровня начинает испытывать нехватку свежей оперативной и конкретной информации о состоянии дел на порученном ему участке. Или - когда его интересует всего лишь ход решения небольшой, но важной проблемы. Как правило, этот документ служит для сжатого, почти фрагментарного освещения вполне конкретных служебных вопросов, раскрытия их действительного состояния.

Среди характерных особенностей, отличающих служебную записку, следует выделить малые сроки подготовки, ограниченный контингент составителей документа, небольшой объем текста, актуальность включенной в нее информации. Служебная записка не является фрагментом доклада или другого более объемного документа, это - самостоятельный документ.

Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические, записки о состоянии дел за конкретный период времени.

В деловой среде все большее значение в последнее время приобрели сравнительно новые виды информационно-аналитических документов -дайджесты и обзоры (ревю).

Особенность этих документов состоит в том, что они представляют собой сжатое изложение той или иной темы и готовятся в короткие сроки. При составлении этих видов документов необходимо указать в обязательном порядке тему, объем, привлекаемые (из числа доступных и предпочтительных по тем или иным причинам) источники, сроки подготовки, наличие аналитической части, ее объем, основные акценты в ней, особенности оформления, количество экземпляров.

Важно раскрыть тему так, чтобы с помощью подготовленного документа руководитель мог найти ответы на абсолютное большинство вопросов по данной проблематике. Особое значение приобретают наглядные материалы: графики, схемы, выводы и т.д.

Документами переговорной и совещательной деятельности являются протокол ы (а также стенограммы) и доклады (содоклады).

Протокол - основной документ регистрации совещательной и переговорной деятельности, представляющий собой оформленную в соответствии с установленными правилами полную и точную письменную информацию о порядке проведения конкретного служебного мероприятия (заседания, совещания, собрания, переговоров и т.д.).

Протоколированию в обязательном порядке подлежат следующие сведения: время, дата и место проведения мероприятия, количество участников , результаты голосования предложения по повестке дня, порядок обсуждения повестки дня, особые мнения по выработке постановлений (решений) по вопросам повестки дня, реплики, справки, замечания, другая значимая информация о ходе мероприятия.

Дополняющими материалами к протоколу являются тексты (тезисы) докладов, содокладов и выступлений, данные мандатной комиссии о составе участников, списки участников мероприятия, справочно-статистические и информационно-аналитические документы, проекты и окончательные тексты постановлений и решений, соглашений и договоров, другие рабочие материалы, содержащие полезную информацию.

Той же цели - фиксированию состоявшегося события (мероприятия) служит и стенограмма - дословная запись всех выступлений участников совещаний, собраний, заседаний. Благодаря ей , можно при необходимости восстановить ход обсуждения того или иного вопроса, уточнить позиции участников обсуждения.

Доклад как вид служебного документа отличается от всех других тем, что предназначен для устного прочтения, поэтому в процессе его подготовки следует прежде всего ориентироваться на аудиторию, которой предназначено выступление, и интонацию, которой вы собираетесь воспользоваться. Полезно было бы также ответить себе на следующие вопросы: почему пригласили именно вас? каковы возможности восприятия аудиторией излагаемой вами информации? нужны ли наглядные пособия в качестве аргументов вашего повествования? И т.д. Для надежности и полноты выражения предполагаемой темы опытные ораторы советуют составлять конспект выступления.

Кроме того, документы учреждений, организаций и предприятий принято различать:

по количеству отраженных в тексте вопросов:

документы простые и сложные: под простыми понимают документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). Такие документы легко обрабатываются, регистрируются, контролируются.

В сложных документах отражается несколько вопросов. Это влечет за собой значительные трудности в работе с ними и в делопроизводстве, и в архиве. Необходимо стремиться к сокращению числа сложных документов и замене их простыми. Практика показывает, что в большинстве случаев подготовка сложных документов не вызывается необходимостью;

документы индивидуальные, создаваемые по произвольной форме, например личного характера;

документы типовые, представляющие собой текст-образец, на основе которого строятся тексты документов аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок (примером могут служить типовые номенклатуры дел для однородных предприятий);

трафаретные, когда часть текста документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация). Трафаретные тексты фиксируются, как правило, на бланках;

по средствам фиксации:

документы рукописно- печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом);

графические (чертежи, схемы, графики, рисунки); фотокинодокументы, позволяющие запечатлеть явления и процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной;

звуковые, получающие все большее распространение в последнее время, особенно в целях документирования заседаний коллегиальных органов;

по стадиям создания :

документы принято делить на оригиналы (подлинники) и копии.

Под оригиналом понимается документ, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором. Если оригинал составлен по определенной форме и подписан соответствующими должностными лицами, то его называют подлинником. Оригиналы, или подлинники, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. При этом каждый из экземпляров имеет одинаковую юридическую силу. Примером могут служить договоры, заключаемые несколькими сторонами.

Копия - это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала (подлинника), засвидетельствованное в установленном порядке.

Различают несколько видов копий. Наиболее распространенными являются вып иски - копии, воспроизводящие часть текста документа, и отписки - полные копии отосланных документов, подшиваемые в дела учреждения-отправителя. Как правило, отпуск создается одновременно с подлинным документом. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Правильность отпуска удостоверяется пометкой "верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

Особый вид копий представляет собой дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. Обычно дубликат выдается в случаях утери владельцем подлинного документа (паспорта, удостоверения и т.д.).

Я, Браилко Александра Сергеевна, представляю вашему вниманию доклад на тему: Юридическая сила-основное свойство служебного документа.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Цель данного докладазаключается в исследование юридической силы документа как основного свойства служебного документа.

Для достижения цели поставленные следующие задачи:

· Определение сущности служебного документа.

· Рассмотрение классификации служебных документов.

· Исследование документообразующих признаков.

· Рассмотрение реквизитов служебных документов, обеспечивающих юридическую силу.

Методом исследованияв данном докладе послужит работы по делопроизводству и документационному обеспечению управленческой деятельности таких авторов, как В.И.Андреева, М.И.Басаков, М.В.Кирсанова, Т.В.Кузнецова, М.Ю.Рогожин, П.В.Сотов, М.В.Стенюков и др. Нормативно-правовую базу исследования составили: Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ, Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Документирование управленческой власти

Сущность служебного документа

Слово "документ" происходит от латинского documentum, что означает "поучительный пример, способ доказательства". В русский язык слово "документ" вошло в обиход в петровскую эпоху; документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.

Классификация служебных документов

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

1. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

- Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

- Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

2. По сфере использования:

3. По способу фиксации информации:

– письменные (рукописные и печатные);

– фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

– электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.

4. По месту составления:

– внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;

– входящие документы, поступившие в организации;

– исходящие документы, отправляемые из организации.

5. По содержанию:

– простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

– сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

6. По степени гласности:

– обычные (открытые, несекретные);

– секретные документы с грифом ограничения доступа;

Секретные документы могут иметь следующие грифы:

– для служебного пользования (ДСП) – служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;

– конфиденциально – информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;

– коммерческая тайна (КТ) – информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.

7. По форме изложения:

– индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

– трафаретные – структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

8. По стадиям создания:

– черновик – предварительная редакция документа;

– отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

– автограф – документ, написанный рукой автора.

9. По юридической значимости:

– подлинник или оригинал – документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;

– копия документа – точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления – ксерокс, факс, фотокопия);

– дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

10. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;

11. По срокам хранения:

– документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

– документы, имеющие длительные сроки хранения – свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

– документы временного хранения – до 10 лет;

12. По происхождению:

– служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);

– личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).

лексико-грамматических, композиционных и технических параметров.


1) устранить погрешности, оставшиеся после авторской доработки;

3) проверить фактический материал и избавить рукопись от неточностей;

В практическом редактировании, то есть конкретном воплощении

результатов редакторского анализа, обычно применяется выработанная

опытом система правки. Видный специалист по литературному

редактированию профессор К.И. Былинский выделил четыре основные вида:

Она является самостоят ельным видом редакторской работы. Ее следует

отличать от корректорской выч итки, которой заканчивается подготовка

обозначения и сокращения, привест и в единую систем у все ссылки и сноски

Правка-вычитка применяется при подг отовке к выпуску переиз даний, а

также документальных материалов разного характера. Этому виду правки

подвергаются: официальные материалы, произведения писателей-классиков,

Применяется, когда по тем или иным причинам необходимо уменьшить


Сокращению подвергаются такие тексты, в которых есть длинноты,

ненужные повторы, однотипные факты, мелкие подробности.

Иногда редактору бывает необходимо изложить материал на строго

установленном числе листов, строк или знаков (например, в энциклопедиях,

справочниках, периодических изданиях). Редактор должен оставить только

В сокращенном виде могут издаваться произведения классиков

литературы, изучаемые в средней школе, а также хрестоматии.

Такое исправление рукописи, которое позволяет считать ее

При правке-обработке используется весь комплекс операций:

уточняются фактические данные, исправляются композиционные недочеты,

устраняются логические неувязки и совершенствуется языковая сторона

произведения (устраняются все лексические и стилистические недочеты).

Все серьезные изменения, вносимые в текст редактором, необходимо

согласовать с автором. В ином случае, сотрудник обрабатывает материал

самостоятельно, стараясь сохранить авторский слог (стиль), исправляя

только то, что противоречит нормам языка и искажает мысль.

Применяется при подготовке к печати рукописей тех авторов, которые

слабо владеют литерат урным языком. Правка-переделка широко

используется в редакциях газет, особенно в отделах писем, так как

материалы, присылаемые читателями, по разным причинам бывает трудно

Разновидностью правки-переделки является так называемая

"литературная запись". Это запись рассказа бывалого человека о своей

жизни, работе, успехах. На основе этих рассказов литератор-редактор в

содружестве с автором-рассказчиком создает литературное произведение.


Или литературные работники сами подбирают литературный материал и

пишут необходимый текст, который согласуется с этим лицом. Если под

таким материалом подписывается не работник газеты, а лицо,

завизировавшее текст, то это называется "заавторством" ["ghost-writing"].

"Заавторство" выражается не только в том, что на основании

письменных материалов или устного рассказа статью пишет журналист, а

подписывает ее другое ли цо, но и в том, что он включает в нее свой взгляд на

вещи, выдает свое мнение за авторское, т.е. за мнение того, кто подписал

Редакционно-техническая обработка всех текстов издательского

оригинала пр и подготовке его к производству, в процессе которой устраня ют

орфографические и пунктуационные ошибки, устанавливают единообразное

написание сокращений, названий и других элем ент ов текста, проверяют

систему выделений, ссылок, правильность нумерации, обращают вним ание

редактора на незамеченные им см ысловые, фактические, стилистические

ошибки. Вычитку обычно осуществляет корректор-вычитчик или

Совокупность корректурных исправлений и сам процесс исправления

ошибок и устранения технических недочетов в корректурно м оттиске набора

и печатной форме, включающий чтение корректурных оттисков и

 устранение ошибок наборщика, искажающих оригинал (пропуски,

Для документов официально-делового стиля комплекс мер, связанных с

редактированием, имеет специфику, которая определяется рядом факторов.

Первым из них является ч резвычайная многожанровость

функционального стиля, связ анная с функциональной дифференциацией

документов. Это, безусловно, сказывается на вариативности лингвистических

средств, которые в них используются. Словом, ред актирование ю ридических,

Читайте также: