Реферат на тему язык деловых бумаг

Обновлено: 04.07.2024

Деловые бумаги занимают все большее место в жизни современного человека. Поступает ли он в учебное заведение или на работу, меняет ли документы, размещает информацию, совершает крупные покупки, он обращается к деловым бумагам, которые составляются от руки или заполняются на соответствующих бланках. Однако, как показывают наблюдения, выпускники школ зачастую затрудняются в оформлении простейших деловых документов.

В программе по русскому языку выделяется ограниченное количество часов на работу с деловыми бумагами, относящимися к официально-деловому стилю речи, и нет возможности на практике отработать навык грамотного безошибочного составления документов. Следовательно, данная работа является актуальной, так как умение создавать деловой документ в современной жизни - необходимое требование времени. Новизна проекта состоит в том, что в нашей школе нет такого пособия, в котором бы находилась вся полезная информация о деловых бумагах. Я решила сделать такие образцы, чтобы учителя и ученики могли без труда и в одном источнике информации найти все, что касается деловых бумаг.

Цель работы: сформировать умение составлять и оформлять различные документы, необходимые в повседневной жизни. Для реализации данной цели необходимо было решить следующие задачи:

  • проанализировать литературу по данной теме и грамотно использовать ее;
  • изучить уровень умений школьников составлять деловые бумаги;
  • создать образцы деловых бумаг для учащихся.

Гипотеза: если будут созданы образцы деловых бумаг, то в дальнейшем они помогут ученикам в оформлении деловых бумаг.

Объект исследования: деловой стиль речи.

Предмет исследования: учебники риторики, справочная, специальная литература и интернет-ресурсы.

Практическое значение: образцы деловых бумаг могут использоваться на уроках русского языка, русского родного языка, а также всеми, кто желает научиться правильно оформлять деловые бумаги.

Деловые бумаги – документы, оформленные с учетом соответствующих норм и правил, служащие доказательством чего-либо, подтверждающие право на что-либо и имеющие юридическую силу. Документы являются основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации.

Виды деловых бумаг:

  • Личные документы (заявление, резюме, автобиография).
  • Административно-организационные документы (инструкция, договор, контракт, положение).
  • Распорядительные документы (приказ, указание, распоряжение)
  • Информационно-справочные документы (протокол, служебная записка, объяснительная записка, докладная, протокол, акт).
  • Деловые письма (сопроводительные, гарантийное, информационное)
  1. Заявление — документ, содержащий просьбу, жалобу или предложение лица (работника, потребителя, клиента). В заявлении может выражаться просьба принять на работу или уволить с работы, предоставить отпуск и т. д. В зависимости от того, кто его подал, заявления бывают личными (пишутся от руки в одном экземпляре) и служебными (от организаций и учреждений, которые, как правило, пишутся на готовых бланках). Заявление может быть написано заявителем от руки либо отпечатано на листе формата A4. Для написания заявления могут использоваться специально разработанные бланки (формы). Наименование адресата (лицо или организация, на имя которого подается заявление) указывается в правом верхнем углу листа. Если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже, например: "В финансовый отдел НПО "Квант""; если это название должностного лица - в дательном падеже, например: "Директору школы № 12 И.А. Иванову".
  1. Автобиография - документ, содержащий жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим. Адресат – учреждение (работодатель), учебное заведение и т. п.

Автобиография составляется от первого лица в произвольной форме, собственноручно с обязательным освещением следующих вопросов:

  • Дата и место рождения, социальное происхождение, гражданство.
  • Пребывание в учебных заведениях (где и когда учился). Полученное образование, специальность.
  • Начало трудовой деятельности, переход с одной работы на другую (когда, где, кем работал).
  • Служил ли в рядах Вооружённых сил (когда, где, кем).
  • Участие в общественной жизни. Награды, поощрения (если есть).
  • Семейное положение, краткие сведения о ближайших родственниках.
  • Другие сведения (по усмотрению составителя). (Приложение 2).
  1. Доверенность – документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность.

Общие правила оформления личной доверенности:

Составляется, как правило, от руки, но обязательно содержит следующие реквизиты:

  • Наименование документа.
  • Дата.
  • Основная часть, в которой указывается доверитель, доверенное лицо и вид действия по договорённости.
  • Подпись и расшифровка подписи доверителя.
  • Подпись должностного лица, заверившего документ.
  • Печать организации, в которой доверитель учится или работает, или жилищно-эксплуатационной организации по месту жительства
  1. 4. Резюме - документ, предъявляемый лично или отправляемый/высылаемый при трудоустройстве и содержащий краткие сведения о биографических данных, образовательной подготовке, профессиональной деятельности, некоторых умениях и навыках, а также личных качествах человека. Адресат – потенциальный работодатель. Резюме – это своего рода визитная карточка, аттестующая претендента на вакантную должность.

Текст резюме составляется в произвольной форме, однако содержательная часть должна отражать следующие основные сведения:

  • Фамилия, имя и отчество автора резюме (в именительном падеже).
  • Домашний адрес.
  • Контактная информация: номер телефона и/или другая информация, с помощью которой можно оперативно связаться с автором, например, номер факса, E-mail, и др.
  • Дата и место рождения.
  • Гражданство.
  • Семейное положение, наличие детей, их возраст.
  • Цель. В данном пункте указываются конкретная цель, которую преследует автор, подавая резюме, например: трудоустройство на должность начальника отдела сбыта с окладом не менее 30 000 руб.
  • Образование. Сведения о полученном образовании излагаются в обратном хронологическом порядке. В этом пункте указывается не только основное образование, полученное в среднем или высшем учебном заведении, и специальность, которой автор овладел по окончании учебного заведения, но и дополнительное образование, полученное на специальных курсах.
  • Опыт работы. Сведения о трудовой деятельности (место работы и занимаемая должность) излагаются также в обратном хронологическом порядке.
  • Дополнительные сведения. В этой графе может быть указана любая информация, характеризующая автора резюме: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, а также сведения, которые могут позитивно заинтересовать работодателя или агентство, например: личностные качества, готовность к работе с ненормированным рабочим днем и командировками, наличие деловых связей и др.
  1. Объяснительная записка - документ, содержащий информацию должностного лица вышестоящему должностному лицу. В зависимости от коммуникативной ситуации выделяется две разновидности объяснительных записок:
  2. Сопроводительный документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (отчёта, плана, проекта и т. д.) Другое название этой деловой бумаги – пояснительная записка.
  3. Самостоятельный документ, содержащий указание причин, приведших к каким-либо нарушениям:

- к невыполнению какого-либо задания, поручения;

- к нарушению трудовой или производственной дисциплины.

В любом случае текст объяснительной записки должен содержать убедительные аргументы. (Приложение 5).

  1. Служебная записка. Докладная записка.Композиция и информативно-смысловая модель докладной записки и служебной записки в принципе аналогичны. Разница же в их информативном содержании обусловлена различием социального статуса и роли составителя этих служебных записок.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. цель докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение, поэтому текст докладной записки четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. (Приложение 6).

на знание деловых бумаг и умение их оформлять

Среди учащихся 9-х классов опрос показал, что 24% из 100 не знают, что такое резюме и не смогут его написать, 21% не знают, что такое доверенность, 19% не знают, что такое апелляция, 14% не умеют писать автобиографию, 11% не знают, что такое протокол, 4 % не знают, как написать служебную и докладную записку. С заявлением плохо знакомы 3%, с объявлением – 2%, с объяснительной – 2 %.

Тем самым опрос показал, что большинство учеников не умеют составлять деловые бумаги и даже не знают значения некоторых из них.

Итак, я изучила и проанализировала уровень умений учащихся составлять деловые бумаги и пришла к выводу, что учащиеся не умеют составлять деловые бумаги. Изучила справочную и специальную литературу по данной теме. Составила презентацию и образцы деловых бумаг, которые помогут в дальнейшем учащимся без труда и в одном источнике информации найти все, что касается деловых бумаг школьника. При составлении деловых бумаг необходимо помнить, что их оформляют, учитывая такие стилевые особенности:

  • Текст документа должен быть изложен кратко, ясно, конкретно и логично (без лишних слов и выражений). Язык документа должен быть предельно точным.
  • В документах не допускаются вычеркивания исправления.
  • Каждый вид деловой бумаги составляется по общепринятой форме и в определенной последовательности.
  • Стандартизованность (обилие устойчивых оборотов (штампов): по истечении срока, в установленном порядке, обжалованию не подлежит и т. д.).
  • Отсутствие эмоциональности, экспрессивности.
  • В деловых бумагах при обращении к одному лицу местоимение "Вы" пишется с большой буквы. (Также с большой буквы пишутся все формы притяжательного местоимения: Ваш, Вам, Вашего, и т. д.)

Культура речи — это важнейший признак культурного, образованного человека. Такой человек должен уметь мыслить и выражать свои мысли правильно, точно, красиво.

Итак, уметь писать деловые бумаги — это значит быть культурным человеком и уметь непосредственно применять в практической жизни полу­ченные знания.

1.Акишина, А.Этикет русского письма / А. Акишина, Н. Формановская.– М.: Русский язык, 1991.

2.Аксёнова,А.К. Методика обучения русскому языку в коррекционной школе. – М.: “Владос”, 2000.

  1. Андреев, В. Деловая риторика: Практический курс общения, делового и ораторского мастерства. – М.,1995

4.Ахбарова, Г.Х., Спиригайло Т.О. Деловое письмо: пособие для учителей. – М.: Просвещение, 2005.-103с.

5.Бебешина, Н.Н., Свириденков В.П. Развитие речи на уроках русского языка в 5-8 классах вспомогательной школы. – М.: “Просвещение”, 1978.

6.Введенская, Л., Павлова, Л.Г., Кашаева, Е.Ю. Русский язык и культура речи. Учебное пособие для вузов. Ростов-на-Дону: “Феникс”, 2000.

7.Власенков, А.И., Рыбченкова, Л.М. Русский язык: грамматика, текст, стили речи: учебное пособие для 10-11 классов общеобразовательных учреждений.- 11-е изд.- М: Просвещение, 2005.-350с.

от ученика 9 - 6 класса

Прошу Вас зачислить меня в 10 класс гуманитарного (химико-биологического и др.) профиля с 1 сентября 2020 года.

6 июля 2020 года (подпись)

ученика 9 - 6 класса

Прошу Вас зачислить меня в 10 класс гуманитарного (химико-биологического и др.) профиля с 1 сентября 2020 года.

6 июля 2020 года (подпись)

Я, __________________, родился _________ года в пос. Бернгардовка Всеволожского района Ленинградской области.

С ____ по ____г. учился в средней школе № 2 пос. Бернгардовка. Окончил 10 классов.

С ____ по ____ г. проходил службу в рядах Вооруженных Сил СССР на территории Ленинградского военного округа.

С _____ по ____ г. учился в Ленинградском кораблестроительном институте. Имею специальность инженера по радиоэлектронным системам.

С ____ по ____ г. работал в должности инженера, затем старшего инженера отдела электронных приборов НПО "Гранит" (г. Санкт-Петербург). С ____ г. перешел на преподавательскую работу в Государственную Морскую Академию им. адмирала С.О. Макарова (г. Санкт-Петербург). В ____ г. защитил диссертацию на соискание ученой степени кандидата технических наук. В настоящее время работаю старшим преподавателем кафедры радиоэлектроники в Государственной Морской Академии им. адмирала С.О. Макарова.

Проживаю по адресу: _____________________________________

Женат. В брак вступил в ________ г. Жена _________(фамилия до замужества __________) Елена Степановна, ______г. рождения.

Дети: сын Алексей, _____ г. рождения, дочь Мария, _____г. рождения.

ДОВЕРЕННОСТЬ (на получение зарплаты)

(место и дата выдачи доверенности прописью)

Я, гр. ______________________________________________________________, проживающая(ий) по адресу: ________________________________________, доверяю гр. ______________________________________________________________________, проживающей(ему) по адресу: ______________________________________________,

получить в кассе _____________________________________________, находящегося

по адресу: _______________________________________________________________,

причитающуюся мне заработную плату за ____________________________________

(период времени прописью)

________________________________, расписаться за меня и совершить все действия, связанные с выполнением этого поручения.

"___"__________ 200_ года настоящая доверенность удостоверена мною, _____________________________, нотариусом _______________________________

(наименование нотариальной конторы, №., дата выдачи лицензии)

Доверенность подписана гр. ________________________________________ в моем присутствии. Личность доверителя установлена, дееспособность его проверена.

Взыскано по тарифу: ___________________________________ руб.

Нотариус: __________________________ (подпись)

Резюме

Иванов Иван Иванович

Контактная информация

Дата и место рождения: ______________________

Цель

Соискание вакансии: начальник охраны (трудоустройство по специальности)

Желаемая зарплата: от 40000 рублей

Опыт работы

03.2000 г. по настоящее время. Фирма "ПЛЮС"

Должность: начальник охраны

Обязанности: руководство личной охраной в количестве 20 человек, предупреждение правонарушений на территории частной собственности.

Контроль за работой технических средств охраны.

Образование

2001 г. - Курсы по маркетингу предприятий малого бизнеса при учебном центре "Знания", Санкт-Петербург.
2000 г. - Курсы английского языка при СПбГУ.
1995 г. - Санкт-Петербургский инженерно-экономический институт, экономический факультет. Диплом экономиста по специальности "Планирование народного хозяйства"

Навыки, знания языков

(MS Word, MS Excel, Internet)

работа с оргтехникой

(копир, принтер, факс)

Хобби

Средства слежения, наблюдения, скрытые видео

и аудио - записывающие устройства, графологическая экспертиза.

от родителей ученицы класса 9-6

Моя дочь, _____________________, ученица класса_____ отсутствовала на занятиях в школе ______, по причине плохого самочувствия.

6 февраля 2020 года (подпись)

Образец 2. Начальнику экономического отдела

Я, ____________________________, опоздала на работу в связи с тем, что на улицах города сложилась аварийная ситуация из-за сильного снегопада.

6 февраля 2020 года (подпись)

(должность и ФИО)

о замене компьютера

Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время я располагаю устаревшей моделью компьютера, которая имеет ненадёжные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о замене компьютера.

(должность и ФИО)

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, ________, продавец-консультант, _______________, отсутствовала на рабочем месте с ____ до ____ч. Прошу принять меры и наложить на ________________ дисциплинарное взыскание.

Председателю апелляционной комиссии

(наименование органа и ФИО председателя )

(ФИО ученика полностью)

Апелляция

Объявление

Порода: мостино. Отзывается на кличку Рэм. Окрас рыжий. Особые приметы: красный ошейник с цепочкой. Помогите вернуть друга!

о заседании малого педагогического совета

В понедельник, 25 декабря в 16.00 часов, состоится заседание малого педагогического совета в кабинете № 315. Явка всех педагогических работников обязательна.

Название работы: Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки

Предметная область: Архивоведение и делопроизводство

Описание: Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции К сожалению составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Структурные ошибки. Синтаксические ошибки.

Дата добавления: 2015-03-17

Размер файла: 38.17 KB

Работу скачали: 43 чел.

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки.

К языковым средствам и стилю изложения информации в деловом письме предъявляются следующие стандартные требования:

  1. точность изложения информации,
  2. стандартизация и унификация языковых и текстовых средств,
  3. нейтральный тон изложения,
  4. официальность и строгость языка и стиля делового письма (максимально строгое и сдержанное изложение информации, что в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств),
  5. лаконичность (письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится),
  6. полнота информации (документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию),
  7. ясность,
  8. однозначность используемых слов и терминов,
  9. логичность,
  10. объективность,
  11. текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Язык официальных документов – это набор клише, штампов, стандартов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:

в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,

во второй части – предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Их можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

- Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

- Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

- Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте.

Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

- Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

- Неправильное использование слов и терминов.

- Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.

Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

- Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

- Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов- синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.



Введение

1. История формирования делового стиля

2. Основные черты официально–делового стиля


Как следует из анализа текстовых, синтаксических и лексических особенностей рассмотренных в этой главе жанров деловой письменности, все они имеют ряд отличительных характерных черт.

Лексика

Грамматика

Синтаксис

3. Языковые нормы в официально–деловом стиле речи

Лексические нормы

Грамматические нормы

Синтаксические нормы


Не менее важную роль, чем правильное употребление слов, в документах играет четкость синтаксической организации текстов. Нарушения синтаксических норм русского литературного языка не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста.
Нарушение порядка слов, рассогласование подлежащего со сказуемым определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения и целый ряд других ошибок часто делают высказывание маловразумительным и сумбурным, не отвечающим базовому требованию, предъявляемому к языку деловых бумаг, требованию точности, не допускающей инотолкования.
Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения. Например:
Установление стандарта социальных норм площади жилья в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.05.97г. № 621 и решением городской думы, в пределах которых осуществляется предоставление компенсаций (субсидий) по оплате жилья коммунальных услуг в размерах.
(в пределах чего?)
Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только , но и ; как. так и. ; если. то; такой же. как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.

Рубрикация


Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки – арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами.
Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:
1. Общие положения.
2. Обязанности.
3. Права.
При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например:
1. Общие положения.
1.1. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.
1.2. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, подчиняется непосредственно начальнику службы радиационной безопасности.
При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться:
1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.
При формально–логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки.
Заглавие документа – его обязательная принадлежность: Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.
Только в деловой переписке не указывается название документа.
Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.
В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется. Однако он совершенно необходим в коммерческой переписке:
О поставке груза по контракту №.
Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип документа. Например:

Журнал регистрации входящих документов

4. Культура составления документа

Заключение


Составление текста делового документа – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научится писать деловые документы правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально–делового стиля речи. Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, с уважением относится к нашим предкам, веками отшлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловых документов – вот та задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

Содержание

Введение……………………………………………………………………. стр. 3
§1. Особенности официально-делового составления служебных документов……………………………………………………………………стр. 3
§2. Правила оформления документов…………………………………. стр. 9
Заключение………………………………………………………………….стр. 13
Библиографический список………………………………………………..стр. 15

Работа состоит из 1 файл

Русский язык и культура речи.doc

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Гикст Дарья

студентка 1 курса группы ММ-111

ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ:

ОСОБЕННОСТИ СОЗДАНИЯ И

по русскому языку и культуре речи

§1. Особенности официально-делового составления служебных документов…………………………………………………… ………………стр. 3

§2. Правила оформления документов…………………………………. стр. 9

Библиографический список………………………………………………..стр. 15

Таким образом, в сфере деловых отношений общение ведется не только по модели человек — человек, но и по моделям человек — коллектив, коллектив — коллектив.

Реальный, живой человек здесь тоже выступает в особой роли — он рассматривается партнером по коммуникации в отвлечении от его индивидуальных особенностей, склонностей, черт, т. е. абстрактно. Учитываются только данные, которые являются значимыми для понимания ситуации. Такой подход необходим для того, чтобы при рассмотрении бесчисленного множества конкретных ситуаций не утонуть в мелочах и подробностях, не имеющих отношения к существу дела и в конечном счете все равно не оказывающих влияния на принятие решения.

Деловое общение стремится свести отношения к однотипным, т. е. стандартным ситуациям, тем самым создается стандартизованная речевая манера официального стиля.

§1. Особенности официально-делового составления служебных документов

Жанры официально-делового стиля в значительной степени определяют форму и содержание текста. В официально-деловом стиле регламентируется не только собственно форма (композиция и использование тех или иных слов и выражений), но и состав элементов содержания, которые носят название реквизитов. Так, в доверенности необходимы такие реквизиты, как:

1) указание полного имени того, кто доверяет (т. е. поручает вместо себя произвести какие- либо действия);

2) указание данных документа, подтверждающих его личность;

3) указание полного имени того, кому доверяют (т. е. того, кто будет совершать порученные ему действия);

4) указание данных документа, подтверждающих его личность,

5) указание, какие именно действия поручается выполнить доверенному лицу,

6) указание на то, кто выступает в роли свидетеля, подтверждающего правильность данных сведений (учреждение, обычно печать отдела кадров).

Все элементы содержания и формулировки документа этого типа столь определенны и постоянны, что основные компоненты текста могут быть представлены в почти готовом виде.

Безусловно, не все деловые бумаги подчиняются столь жесткой регламентации. Можно назвать группу документов, в которой обязательным элементом является только оформление заголовка (например, объяснительная записка), в других определяются лишь основные содержательные элементы и их последовательность (например, заявление, деловое письмо).

Выбрав жанр документа, человек определяет свои дальнейшие действия: он:

2) либо составляет текст по определенной модели;

3) либо, написав заголовок, обозначающий жанр документа, вынужден сам подыскивать необходимые слова и работать над композицией текста.

Только на первый взгляд кажется, что именно третий тип деловых текстов удобен и привлекателен, поскольку предоставляет автору свободу. На самом деле, при работе именно над таким типом текста интеллектуальные затраты наиболее значительны: необходимо самостоятельно подбирать синтаксические конструкции, подыскивать лексику и обороты для формулировок. Тексты-трафареты и тексты-модели вызывают трудности только на первых порах, пока идет знакомство с образцом и его освоение, — чем чаще мы обращаемся к ним, тем проще и быстрее идет их создание (или восприятие информации, которую они передают); этот процесс настолько программируем и поддается контролю, что может быть даже перепоручен машине — компьютеру.

Жанры, которые были названы, — это жанры канцелярско-административного подстиля, наиболее широко используемой в повседневной практике разновидности официально-делового стиля. Наряду с ним выделяются и другие — законодательный подстиль, дипломатический подстилъ.

Формирование разновидностей официально-делового языка было продиктовано спецификой общения в разных областях деловой жизни: законодательный подстиль обслуживает сферу правовых отношений между гражданами, дипломатический — межгосударственные отношения, административно-канцелярский — деловые отношения между учреждениями, организациями и гражданами.

Выражение эмоциональности в канцелярском подстиле носит специфичный и завуалированный характер, хотя составителям служебных документов нередко приходится давать оценку действиям другого предприятия или организации, объяснять собственное поведение, предупреждать и даже обвинять. При этом используются такие, например, формы: К сожалению, должны сообщить Вам; несмотря на неоднократные напоминания; данные Вами обещания не выполняются; вынуждены напомнить Вам и т. п.

Такая черта, как объективность, безусловно, наиболее ярко проявляется в лексике. Потребность продемонстрировать независимость содержания от настроения, чувств, эмоций продиктовала отказ от средств выражения экспрессии. В деловом стиле не используются слова и выражения, содержащие какой-либо намек на неформальные отношения общающихся, в нем недопустимы диалектизмы, жаргонизмы, просторечные слова. Их использование свидетельствует о низком культурном уровне автора официального письма или документа.

Состав литературной лексики, используемой в официальном стиле, имеет свои особенности: разговорная лексика, которая используется в ситуации дружеского общения, исключается, а в книжной заметную роль играет своеобразный пласт так называемых канцеляризмов, в числе которых есть и архаизмы.

Читайте также: