Реферат на тему система дело
Обновлено: 02.07.2024
· Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
· Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
· Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.
Для руководителей различных уровней:
· быстрый поиск документов;
· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
· сокращение сроков подготовки и согласования документов;
· удобная работа над проектами документов;
· получение сводных отчетов и журналов;
· возможность делегирования полномочий.
Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:
· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
· отслеживание хода исполнения резолюций;
· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);
· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Работа с входящими и исходящими документами
· Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
· Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.
· Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.
· Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.
· Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.
Работа с внутренними документами организации
· Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
o изменение проекта с хранением предыдущих версий;
o согласование и утверждение проекта документа;
o регистрация документа, созданного на основе проекта.
· Формирование поручений по документам;
· Управление прохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый из его пунктов могут иметь собственные иерархические деревья резолюций, каждая из них со своими исполнителями и контролерами.
· Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
· Контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера - возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб.
· Управление доступом к документам.
· Создание и хранение шаблонов документов.
Обеспечение информационной безопасности
· Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.
· Протоколирование действий пользователей.
· Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование.
· Заверение прикрепленных к РК файлов, ЭЦП, а также проверка ЭЦП прикрепленных файлов;
· Вынесение резолюций по документу, контроль исполнения
· Согласование и подписание проектов документов
· Заверение ЭЦП файлов, прикрепленных к РК проектов документов, а также проверка их ЭЦП.
· Поиск документов и резолюций по значениям их реквизитов;
· Получение отчетности о внутреннем и внешнем документообороте.
В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция к внедрению безбумажных технологий обработки информации.
Электронный документооборот существенно повышает эффективность работы управленческого и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки, согласования, визирования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешними корреспондентами / адресатами. Кроме этого, происходит значительное сокращение потребления бумаги и расходных материалов, снижаются потребности в копировально - множительной технике и в обслуживающем ее персонале.
Применение электронного представления документов требует адекватного средства удостоверения информации, содержащейся в документе. Таким средством является электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог традиционного рукописного заверения бумажного документа (подписи).
В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только удостоверяет личность человека, подписавшего документ, но и гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены никакие изменения.
Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП на файл документа, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документа адресату.
Технология работы с опцией "ЭЦП и шифрование".
Секретный ключ записывается на носитель: электронную таблетку Touch Memory или электронный ключ EToken, передаваемый лично пользователю. Секретный ключ может быть дополнительно защищен паролем пользователя (на случай потери носителя).
На основании открытого ключа формируется сертификат открытого ключа. Сертификат открытого ключа используется для проверки подлинности ЭЦП.
Создание секретных ключей пользователей и их сертификатов осуществляются администратором Центра управления ключевой системой (ЦУКС), представляющего собой комплекс программного обеспечения и устройства записи / чтения носителей ключей, входящий в комплект поставки опции.
ЦУКС является корпоративными центром управления ключевой системой, его деятельность распространяется только на собственную организацию, филиалы и дочерние организации. При необходимости, сертификаты, выданные ЦУКС, могут быть подписаны и вышестоящим Удостоверяющим Центром. ЦУКС функционирует на автономном компьютере, в целях безопасности не подключенном ни к какой линии связи.
Администрирование ЦУКС не требует специальной подготовки. Вся необходимая информация представлена в документации системы ДЕЛО.
Варианты поставки и инсталляции опции "ЭЦП и шифрование".
Опция "ЭЦП и шифрование" предлагается в 3-х различных вариантах поставки:
· Только проверка подписи. Пользователь может проверять подписи других пользователей, но сам подписывать документы не может. Для рабочих мест этих сотрудников не требуется использование аппаратных средств.
Используемое специальное программное обеспечение.
Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Работа надпроектами документов
Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:
2. изменение проекта с сохранением предыдущих версий;
3. согласование проекта документа;
4. утверждение проекта документа;
5. регистрация документа, созданного на основе проекта.
При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.
Таблица № 1. Функции системы автоматизации делопроизводства
Работа с взаимосвязанными документами
По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:
· около 15% всех документов безвозвратно теряется;
· до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;
· для каждого документа создается в среднем 19 его копий.
| Не автоматизированная технология | Автоматизированная технология |
| ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта) | автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам |
| ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров | автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов |
| ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения | автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту |
| размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям | автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети |
| ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников | автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети |
| многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений | однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений |
| ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений | автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа |
| почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров | автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии |
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России. Поэтому она полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных стандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформализованные) и приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных предприятий и учреждений.
Также масштабирование системы обеспечено применением следующих технологий:
| Работа в Интернет / Интранет сетях | Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс. Он обеспечивает простой и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. |
| Распределенный электронный документооборот | Система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически правомочными электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все нормы отечественного делопроизводства. Конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными криптосредствами. |
| Поддержка больших массивов документов | Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими количествами документами. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД. |
API предоставляет возможность контролируемого доступа к хранимым данным в режиме их чтения другими программами. Такие программы при необходимости могут быть разработаны силами заказчика, если требуется расширение потребительских свойств системы, например:
· для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;
· для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
· для доступа к данным системы через INTERNET (INTRANET);
· для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.
Система "ДЕЛО-Старт" в качестве СУБД использует MSDE (Microsoft Data Engine).
* - В качестве СУБД используется MSDE (Microsoft Data Engine), которая входит в комплект поставки.
** - оперативный контроль исполнения документов может осуществляться двумя способами:
· в режиме поиска по реквизитам резолюции.
9. Структура системы "ДЕЛО"
На рисунке 1. приведена структура системы "ДЕЛО" и ее опций.
Рис. 1. Структура системы "ДЕЛО" и ее подсистем.
В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.
ТРЕБОВАНИЯ К СЕРВЕРАМ
Усредненные характеристики сервера:
· процессор Pentium IV и выше;
· оперативная память не менее 512 Мб;
· свободное место на винчестере определяется документооборотом организации. Вычисляется из расчета 50 Мб на системные нужды плюс по 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Минимальный стартовый размер БД – 50 Мб.
ТРЕБОВАНИЯ К РАБОЧИМ МЕСТАМ
Полнофункциональный клиент
Рекомендуемая конфигурация рабочего места:
· процессор Pentium II и выше;
· оперативная память не менее 128 Мб;
· свободное место на жестком диске от 200 Мб;
· монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов
Автоматизация делопроизводства турфирм средствами программ электронного документооборота
- формат docx
- размер 1.68 МБ
- добавлен 26 марта 2011 г.
Введение. Информация в туристической отрасли. Программное обеспечение офиса туристического предприятия России. Проблемы внедрения системы документооборота. Тенденции и критерии для отбора СЭД. Обзор российского рынка СЭД. Применение информационного подхода к выбору программы для автоматизации деятельности турфирмы. Поиск и отбор информации о вариантах. Заключение. Источники и литература.
Контрольная работа - Система автоматизации делопроизводства Дело
- формат doc
- размер 797 КБ
- добавлен 21 февраля 2011 г.
Курсовая работа - Автоматизация процессов делопроизводства
- формат docx
- размер 1.02 МБ
- добавлен 31 августа 2011 г.
Курсовая работа - Использование электронной почты для организации электронного документооборота
- формат doc
- размер 215.5 КБ
- добавлен 06 февраля 2012 г.
Курсовая работа - Организация работы с конфиденциальными документами
- формат doc
- размер 175 КБ
- добавлен 24 января 2011 г.
Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства Особенности организации работы с конфиденциальной информацией Порядок создания конфиденциального делопроизводства Нормативные документы для функционирования конфиденциального делопроизводства Система электронного конфиденциального документооборота Защита и обработка конфиденциальных документов
Реферат - Автоматизация делопроизводства
- формат doc
- размер 73.5 КБ
- добавлен 14 мая 2010 г.
Аспекты внедрения автоматизированных систем документооборота и делопроизводства Проблема информированности Организационные проблемы Психологические проблемы Проблема кадров Автоматизация делопроизводства
Реферат - Делопроизводство и персональный компьютер
- формат docx
- размер 36.48 КБ
- добавлен 22 июля 2010 г.
КузГПА, 4 курс. Принципы автоматизации делопроизводства. Системы управления электронными архивами. Принципы технологии электронного документооборота. Системы управления документооборотом на основе web-технологий. Использование электронной почты. Система корпоративного электронного архива. 16стр.
Реферат - Системы электронного документооборота
- формат doc
- размер 151 КБ
- добавлен 14 ноября 2011 г.
2010 год. 20 стр. 15 источников. Содержание: Принципы организации системы комплексной автоматизации документооборота и деловых процессов(САДП) Состав и содержание операции автоматизированного планирования, контроля и управления деловыми процессами Состав функций и характеристика компонентов автоматизированной системы документооборота Использованная литератураrn
Химич Ю. СЭД: методика внедрения, автоматизация, программные технологии, управление корпоративными системами
- формат doc
- размер 709.5 КБ
- добавлен 17 ноября 2011 г.
- М., 2010. - 26 с. СЭД (методика внедрения) Информационное обследование и анализ Тематический анализ и оптимизация документооборота Разработка и настройка СЭД Опытно-промышленная эксплуатация Промышленная эксплуатация Управление проектом Список систем электронного документооборота Источники Внедрение системы СЭД (автоматизация) Основные задачи автоматизации документооборота Методы автоматизации СЭД Список систем электронного документооборота Ме.
Хорошавина Г.Д. Основы делопроизводства и документооборота в организациях, предоставляющих юридические услуги
- формат doc
- размер 911 КБ
- добавлен 03 декабря 2010 г.
В учебном пособии излагаются основные сведения и рекомендации по организации единого порядка документооборота и ведение делопроизводства в организациях, предоставляющих юридические услуги. Материалы пособия подготовлены на основе новейшей нормативной базы в области делопроизводства. Предназначено для студентов вузов и учащихся колледжей и может быть полезно специалистам в решении практических вопросов по упорядочению процессов документирования де.
Читайте также: