Реферат на тему сэд в отделе кадров

Обновлено: 04.07.2024

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

Содержание

Системы электронного документооборота
стр.
5
Функции систем электронного делопроизводства и документооборота
стр.
7
Виды систем электронного документооборота
стр.
12
Заключение
стр.
16
Используемые источники
стр.
18

Прикрепленные файлы: 1 файл

Системы электронного документооборота.doc

Российский Государственный Университет Туризма и Срвиса

РЕФЕРАТ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ: ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Выполнила: студентка 3 курса

Проверил: Ермаков С.А.

Москва 2013 г.

Системы электронного документооборота

Функции систем электронного делопроизводства и документооборота

Виды систем электронного документооборота

Документооборот – деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций. С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности.

Система (от греч. — целое, составленное из частей; соединение) — множество элемен тов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная. Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие.

В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин.

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует навыков и опыта.

2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов.

3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки, например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена документопоток. Для любой организации можно выделить три основных потока документов входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки. Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Система автоматизации документооборота или система электронного документооборота — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на читаемые человеком документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Общими возможностями СЭД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Информационные материалы, имеющие высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Системы электронного управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Основное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.

ФУНКЦИИ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов.

В первую очередь это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне.

Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат – отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних – протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

Позволяет формировать рабочие папки пользователя. Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.

Система осуществляет контроль исполнения документов. Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.

Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.

Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.

Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)

Учет номерных документов, формирование отчетности.

Возможность поиска документа по различным критериям. Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе.

С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая - защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..3
1. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ…………………………..5
1.1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СУД………………………………………………………5
1.2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА………………….6
1.3.КЛАССИФИКАЦИЯ СУД…………………………………………………. 8
2.ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ..11
3. ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА…………………………………………………….19
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….27
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….30
ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА……………..31

Содержимое работы - 1 файл

Батаева Эльмира Курсовая.doc

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

саратовский государственный технический университет

институт развития бизнеса и стратегий

Выполнила: студентка группы УПП 21

Проверила: к.э.н., доц. каф. ММЛ

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА……………..31

Основной целью данной работы является раскрытие понятия "системы электронного документооборота". Основой этой системы является документ. Документ - определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина- без паспорта, водителя - без водительских прав, туриста - без туристической визы, студента - без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.

Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем их функции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП также рассматривается в данной работе.

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СУД

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения будет идти речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC [2]:

"Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

Исторически, СУД являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь Системы управления документами.

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

-Функциональность и гибкость системы.

-Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).

-Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

-Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

-Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

-Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

-Открытость Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

-Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.).

1.3 КЛАССИФИКАЦИЯ СУД

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Ниже перечислены категории технологий СУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:

-Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum,

FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

-Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

-Системы управления контентом (от англ. content – содержание, суть): Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

-Системы управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

-Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства. Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл документа [6] состоит из двух основных стадий:

Стадия разработки документа, которая может включать: собственно разработку содержания документа; оформление документа; утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

Стадия опубликованного документа, которая может включать:

-активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения;

элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта,

водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента –

без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает

практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую

деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без

документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является

обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер

С развитием информационных технологий для документооборота

открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети

Интернет и ег о важным атриб утом - элект ронной почтой, проблема расстояния

перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ

приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы,

появилась другая – защита информации, которую содержит электронный

документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому

настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве,

культуре требует адекватной реакции со стороны и нформационных технологий.

Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и

информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие.

В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи.

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации

2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки:

соответствующей производительной вычислительной техники, высокой

пропускной способности коммуникационных линий, технологичности

3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки

(например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не

примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор,

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики

требует интенсификации и четкой организ ации всего предприятия , вплоть до

каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности,

прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как

катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и

эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного

1.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием

Для эффективного менеджм ента в деятельност и любого предприятия

информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаем ый и

управляемые процесс. Т иповым информационным объектом, фиксирующим и

регламентирующим деятельность на предприятии, является документ.

Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия

принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе

делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного

обмена – документопоток.Для любой организации можно выделить три основных

потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих

документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов,

учета, регистрации, контроля за исполнение м, формирования дел, организации

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой

государственной системой документационного обеспечения управления

(ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня

хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы

работы с документами. В то ж е время сегодня желательна детальная

регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная

до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного

обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией

модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а

также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим

местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию

документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию

документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в

управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации,

позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных

Электронный оф ис предполагает организацию работы групп пользователей

над совместным решением сложных распред еленных задач в электронных

компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня

существует большое число концепций построения электронного оф иса, в

частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию

“workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами,

необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно

пересылать документы из одного подразделения в друг ое без временных

задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль,

поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов.

Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми

человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов,

предлагаемых в бумажном виде. Классическими прим ерами являются письма и

факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства

к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии

оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR).

Последние достижения в этой области послуж или толчком к активному

внедрению технологий электронного доку ментооборота, в том числе и у нас в

стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.
Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Содержание

Работа содержит 1 файл

Курсовая 7 ксюше.doc

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОО ОБРАЗОВАНИЯ

Кафедра экономической теории и управления трудовыми ресурсами

Основы документооборота кадровой службы

Выполнила Батаева К.

Руководитель Макаркина М. А.

Дата сдачи на проверку

Оценка после защиты

1. Теоретические основы документооборота кадровой службы

1.1. Понятие документооборота

1.2. Основные правила организации делопроизводства в организации

1.3. Основные этапы документооборота

2.2. Анализ документооборота в кадровой службе

2.2 Этапы документооборота компании

2.3 Система электронного документооборота

2.3. Рекомендации повышения эффективности документооборота компании

1. Теоретические основы документооборота кадровой службы

1.1. Понятие документооборота

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Вся документация организации делится на три документопотока:

 входящие (поступающие) документы;

 исходящие (отправляемые) документы;

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

 входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

 в paботе, которые ждут его действий;

 на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

Составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является документооборот, цель которого – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документальное обеспечение которых как процесс включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели, поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. [10, с. 14]

ДОУ, ориентированное на принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, которые участвуют в этом процессе, как на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

- горизонтальные - связывают организации одного уровня;

- вертикальные - нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней;

- восходящие – входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций;

- нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту: документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота за определенный период времени (обычно за год) рассчитывается по формуле:

Уд = SBX + Исх. + Вн. (1.1)

где, Уд объем документооборота; SBX – объем входящих документов; Исх. – объем исходящих документов; Вн. – объем внутренних документов.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. [21, с. 29]

Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.

В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задачей совершенствования документооборота является организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей. [10, с. 18]

Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

1.2. Основные правила организации делопроизводства в организации

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).

В соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

 централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо – ответственный за делопроизводство;

 экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

 унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;

 открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);

 гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.

Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведётся в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых.

Кроме того, учёт документооборота позволяет:

 определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;

 определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

 разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

 установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

 рассчитать численность службы делопроизводства.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Читайте также: