Реферат на тему руководитель проекта

Обновлено: 06.07.2024

Руководитель проекта — лицо, назначенное исполняющей организацией руководить командой и отвечающее за достижение целей проекта. Роль руководителя проекта отличается от роли функционального руководителя или руководителя операционной деятельности. Как правило, функциональный руководитель сосредоточен на обеспечении надзора за функциональным или бизнес-подразделением, а руководители операционной деятельности несут ответственность за обеспечение эффективности бизнес-операций.

В зависимости от организационной структуры руководитель проекта может быть подотчетен функциональному руководителю. В других случаях руководитель проекта может быть одним из нескольких руководителей проектов, подотчетных руководителю портфеля или программы, который несет ответственность за проекты в масштабах предприятия. В структуре такого типа руководитель проекта тесно сотрудничает с руководителем портфеля или программы для достижения целей проекта и обеспечения соответствия плана управления проектом общему плану программы. Руководитель проекта также тесно сотрудничает с другими ролями, такими как бизнес-аналитик, менеджер по обеспечению качества и эксперты по предметной области.

Сферы ответственности и компетенции руководителя проекта

В общем, руководители проектов отвечают за удовлетворение потребностей: потребностей задач, потребностей команды и индивидуальных потребностей. Так как управление проектом — важная стратегическая дисциплина, руководитель проекта становится связующим звеном между стратегией и командой. Проекты крайне необходимы для роста и выживания организаций. Проекты создают ценность в форме улучшенных бизнес-процессов, обязательны для разработки новых продуктов и услуг и облегчают реагирование компаний на изменения окружающей среды, конкуренцию и рыночные условия. Роль руководителя проекта, таким образом, становится все более и более стратегической. Тем не менее, понимание и применение знаний, инструментов и методов, признанных в качестве хорошей практики, недостаточно для результативного управления проектом. В дополнение к отраслевым навыкам и знанию общего менеджмента, необходимым для проекта, результативное управление проектом требует наличия у руководителя проекта следующих компетенций:

Компетенции в знаниях — то, что руководитель знает об управлении проектом.
Компетенции в исполнении — то, что руководитель проекта способен сделать или достичь, применяя свои знания об управлении проектом.
Личностные компетенции — то, как руководитель проекта ведет себя во время исполнения проекта или связанной с ним деятельности. Личная результативность охватывает установки, основные личностные характеристики и лидерские качества — способность руководить командой проекта при достижении целей проекта и уравновешивании ограничений проекта.

Навыки межличностного общения руководителя проекта

Руководители проектов выполняют работу с помощью команды проекта и других заинтересованных сторон. Результативные руководители проектов характеризуются сбалансированным соотношением этических принципов, навыков межличностного общения и концептуального мышления, которые помогают им анализировать ситуации и взаимодействовать подходящим образом.

Личность руководителя в значительной степени определяет успех проекта. В то же время его возможности сильно зависят от его позиции в организации и в команде проекта. Поэтому рекомендуется права и ответственность руководителя зафиксировать письменно, чтобы избежать споров по этому поводу.

Позиция менеджера проекта в разных организациях и разных проектах может варьировать в пределах от представителя проектной группы до полноправного руководителя проекта. В первом случае он представляет проект во внешней среде, а внутри команды остается исполнителем проекта, как и все другие. Во втором крайнем случае он имеет такие же полномочия по отношению к подчиненным ему работникам проекта, как и линейные руководители, и несет всю ответственность за работу и результаты проекта.

Очень важно для успеха проекта, чтобы цели руководителя проекта были идентичны целям проекта, что, к сожалению, не всегда имеет место. Если существуют большие ножницы между личными целями руководителя и целями проекта, то такой работник непригоден для этого поста.

Задачи руководителя проекта весьма обширны:

► уточнение заданных целей в отношении требований по качеству, срокам, издержкам, ресурсам и т.д.;

► фиксация согласованных целей в проектном задании и получение утверждения со стороны заказчика;

► проверка реализуемости целей проекта;

► согласование организационной структуры проекта и порядка его выполнения;

► организация системы планирования, управления и информации в соответствии с видом и масштабом проекта;

► контроль и управление проектом;

► принятие решения по альтернативам, касающимся как предмета, так и процесса выполнения проекта;

► подготовка и принятие принципиальных решений, например по приостановке работ;

► обеспечение требуемыми ресурсами;

► руководство работниками и их мотивация;

► делегирование задач и постановка задач контрагентам;

► координация всех участников проекта как внутри проекта, так и во внешней среде;

► периодическое информирование руководства предприятия и заказчика в соответствии с установленными сроками или в связи с потребностями проекта.

Все эти задачи руководитель проекта может успешно решать только в том случае, если он располагает полной поддержкой вышестоящего руководства.

Права руководителя проекта в отношении выбора работников и принятия решений, распорядительные права – как дисциплинарные, так и предметные – должны быть не только четко и недвусмысленно определены, но, как уже указывалось выше, лучше всего, чтобы они были письменно зафиксированы.

Риск и ответственность руководителя проекта порой могут быть гораздо выше, чем у линейного руководителя, поскольку ему приходится часто принимать решения в условиях неопределенности. Он отвечает за последствия своих решений, действий и бездействия. Основными областями ответственности руководителя проекта являются результаты, персонал, сроки, материальные ресурсы и бюджет проекта.

Помимо этого к руководителю проекта предъявляется ряд специальных требований. Он является посредником между исполнителями проекта и руководством организации или заказчиком, а также другими заинтересованными сторонами. Для этого ему требуется умение и способность вести за собой людей и обеспечивать кооперацию. Он должен иметь достаточную профессиональную квалификацию по предметной части проекта, чтобы хорошо понимать его содержание. Наконец, он должен владеть методологией управления проектами.

От руководителя проекта требуется также, чтобы он располагал качествами лидера, что предполагает, прежде всего, выраженный кооперативный стиль руководства. Чтобы каждый работник проекта работал с полной отдачей сил, оптимально использовал свой потенциал и способности, руководитель проекта должен уметь мотивировать работников и создавать условия, в которых работник будет чувствовать себя комфортно. Для этого надо предоставить ему возможность работать достаточно самостоятельно. При этом он должен чувствовать поддержку руководителя проекта и руководства организации, а задачи проекта должны быть для него интересны.

Профессиональная квалификация руководителя проекта охватывает все знания, опыт и способности, относящиеся к предмету проекта. Желательно, чтобы он был профессионалом в предметной части проекта, и уж в любом случае он не должен быть в ней дилетантом. Конечно, как правило, у него будут узкие специалисты по отдельным задачам проекта, но без глубокого понимания существа проекта успешно руководить проектом практически невозможно.

Наконец, руководитель проекта должен обладать необходимой квалификацией в области проектного менеджмента. Для этого он должен быть знаком с методологией и техникой управления проектами и иметь практический опыт проектной работы. Он, как главный ответственный за проект человек, должен чувствовать себя уверенно в этой области, чтобы работа над проектом шла организованно и могла быть успешно завершена.

Выбор руководителя проекта представляет собой сложную задачу, тем более что он основан больше на характеристиках личности, чем на содержании работ проекта.

Желательные характеристики личности

руководителя проекта:

гибкость и приспособляемость;
предпочтение инициативы и лидерства;
напористость, уверенность, способность убеждать, свободное владение речью;
честолюбие, активность, сильная воля;
эффективность в качестве коммуникатора и интегратора;
широкий спектр личных интересов;
стабильность, энтузиазм, воображение, естественность;
способность сбалансировать технические решения с факторами времени и стоимости, а также человеческим фактором;
высокая организованность и дисциплинированность;
в большей степени генералист, чем специалист;
способность и желание посвящать большую часть своего времени планированию и контроллингу;
способность выявлять проблемы;
готовность принимать решения;
способность поддерживать должный баланс в использовании времени.

Любое предприятие и каждый руководитель проекта были бы счастливы иметь хотя бы 70 – 80 % приведенных качеств.

Обычно руководители больших структурных единиц организации не принимают участия в рутинной работе своих сотрудников. Что касается руководителя проекта, то он, как правило, лично участвует в выработке проектных решений, что необходимо, поскольку он должен непосредственно влиять на результаты проекта. Эффективность его влияния обеспечивается только в случае непосредственного участия в работе над проектом, поскольку результаты проекта гораздо менее предсказуемы, чем результаты деятельности линейного руководителя. Это не означает, что менеджер проекта должен в большом объеме заниматься деталями, но в решении принципиальных вопросов ему следует участвовать.

Чтобы удовлетворять многочисленным требованиям, руководитель проекта должен как минимум иметь хорошее здоровье и должен суметь его сохранять. Это непросто, поскольку длительность рабочей недели у него зачастую может превышать 60 часов. Кроме того, его обязанности могут требовать длительного пребывания вдали от дома. Исследования показали, что в США в период выполнения больших проектов по созданию ракет и космических систем частота разводов среди руководителей проектов и ведущих специалистов проектных команд была вдвое выше, чем в среднем по стране. В качестве характерных признаков трудоголизма у них были отмечены следующие:

каждую пятницу они считали, что у них есть два дополнительных рабочих дня до понедельника;
5 часов вечера они рассматривали как середину рабочего дня;
они не находили времени для отдыха;
уходя домой, они всегда брали с собой работу;
они всегда брали работу с собой, отправляясь в отпуск.

Выбор и назначение руководителя проекта является сложной и ответственной обязанностью высшего менеджмента организации. Если человек проявил качества потенциального руководителя проекта, то у руководства организации имеется ряд альтернатив:

Повысить ему зарплату и разряд и поручить ему руководящую работу в сфере управления проектами.
Перевести индивидуума на руководящую работу в сферу управления проектами без всяких изменений зарплаты и разряда. Если за три – шесть месяцев он продемонстрирует успешную деятельность, ему повышают зарплату и разряд.
Производят небольшое повышение зарплаты при том же разряде или повышение разряда с сохранением прежней зарплаты с оговоркой, что при успешной работе он получит соответствующее повышение зарплаты и разряда.

Многие руководители организаций не без оснований считают, что если работник входит в сферу управления проектами, то у него только две дальнейших траектории – вверх или за дверь. Если ему повысили зарплату и разряд, а он провалил дело, то для него нет места в исходной линейной структуре. Поэтому большинство руководителей, да и работников тоже, предпочитают второй из вышеназванных вариантов, поскольку он обеспечивает большую безопасность для обоих. Конечно, работник может не захотеть вернуться обратно с клеймом провалившегося руководителя проекта. Многие компании не осознают, пока не оказывается слишком поздно, что выдвижение в руководители проекта основано на другом пакете критериев, чем выдвижение в линейные руководители. Первое основано прежде всего на коммуникативных способностях, в то время как второе – на технических знаниях и умениях. Впрочем, по мнению автора, это справедливо и для обычного выдвижения работника на должность руководителя.

Несмотря на существование проектных офисов и на то, что в мире медленно растет понимание ценности и необходимости этой профессии – все равно иногда происходит интересный сбой матрицы, и со стороны заказчика тебе выдают так называемого “руководителя проекта со стороны заказчика”. Это правильно и логично при работе на внешних проектах, на внутренних же вызывает недоумение, так как в 99% случаев РМ от бизнеса оказывается просто представителем заказчика и выполняет только эту функцию.

Однако в сильно запущенных ситуациях, когда представитель заказчика рвется что-то решать, ставить задачи проектной команде и делать прочие приличествующие РМу вещи, приходится происходящее как-то останавливать и пересматривать зоны ответственности вместе с заказчиком и спонсором.

Это долго, противно и отнимает кучу времени, и в большинстве случаев на выходе ни к чему не приводит, так как выясняется, что поруководить-то представитель заказчика хотел, а вот нести за все это ответственность – не очень.

Я для себя придумала маленький предупреждающий лайфхак для таких случаев, и регулярно его использую.

Заключается он в том, что при первых признаках попытки выйти за рамки работы представителя заказчика я сажусь и пишу вежливое письмо заказчику с просьбой обозначить, ожидает ли он от своего представителя полноценной работы РМа либо его миссия – это донести до проектной команды позицию заказчика, обеспечить коммуникацию на стороне заказчика и проч. В письме я пишу, что не настаиваю на своей роли как РМа и готова быть просто исполнителем со стороны ИТ, однако в таком случае ожидаю, что руководитель проекта со стороны заказчика возьмет на себя все проектное управление. Затем в письмо вставляется блок с описанием роли руководителя проекта (см.ниже), слегка адаптированный под текущий проект.

По факту этот блок – это бизнес-адаптированный пересказ PMBOK (очень короткий), цель которого – дать понять, что роль РМа – это огромный объем работы и ответственности, а не возможность поруководить окружающими.

В большинстве случаев заказчик это читает, осознает, что его представитель хорош, но со всем этим вряд ли справится (и правильно, он талантливый бухгалтер, а не РМ), и либо корректирует его роль до какой-то более узкой либо предлагает решить самому представителю, возьмется он за указанный объем или нет. Забавно, но пока никто не взялся за 4 года использования этого подхода.

Блок с описанием роли руководителя проекта:

Мое понимание роли руководителя проекта полностью базируется на стандарте PMI и включает как минимум следующие вещи:

Выполнение ведущей роли в проекте вместо ожидания того, что кто-то напишет план/позовет на встречу или организует ее/сделает оценку рисков или заинтересованных сторон проекта. Управление проектом предполагает то, что руководитель проекта берет на себя ответственность за организацию всех процессов проектного управления и “закрытие” всех областей. В том числе:
- Управление интеграцией – организует единое место доступа к документации, листы рассылки, общие почтовые ящики, информированность команды об апдейтах документации и проч. Работает с изменениями и контролем требований. Готовит всю документацию, понимает и фиксирует ограничения проекта, приоритезирует их.
- Управление объемом – организует сбор требований (именно организует, а не делает), предоставляет всю запрошенную информацию либо организует других для ее предоставления, а не выполняет переадресацию и не присылает отписки. Организует разработку и упорядочивание кусков работы, которые должны привести к результату проекта, оценку их трудоемкости и необходимых для этого ресурсов.
- Управление сроками – планирует проект, инициирует встречи и обсуждение длительности работ, сроков и проч. Строит прогнозы, предлагает варианты убыстрения, понимая и давая понять остальным, чем придется для этого пожертвовать.
- Управление стоимостью – оценивает и планирует стоимость работ, управляет бюджетом, контролирует расходы.
- Управление качеством – определяет критерии приемки проекта (в каком случае заказчик посчитает, что проект успешен? В каком так посчитают остальные? В каком случае у людей не встанут все процессы?), обеспечивает своевременный контроль и корректирующие либо предупреждающие действия.
- Управление персоналом – разумно планирует объем работ на человека, оценивает его компетенции, назначает ему задачи и контролирует выполнение. Разрабатывает схему мотивации, ведет список участников с ролями, ответственностью и проч. Контролирует доступность ключевых участников проекта, строит партнерские отношения с участниками вместо того, чтобы действовать с позиции “я начальник, а вы работайте”. Защищает команду от внешнего воздействия и давления по сроками или объему, сначала пропускает “через себя” и коммуницирует менеджменту, если это невозможно, предлагает варианты.
- Управление коммуникациями – планирует коммуникации (кто, когда, как часто и каким образом будет узнавать о ходе проекта) и, собственно, коммуницирует со всеми заинтересованными лицами, приходит к ним раньше, чем они приходят к нему. При необходимости ищет контакты в других компаниях, организует обмен опытом, командировки и проч.
- Управление рисками – идентифицирует и оценивает риски, организует для этого соответствующие активности, планирует предупреждение рисков и работу с ними. Вовлекает команду в оценку и поощряет за это.
- Управление закупками – определяет и планирует закупаемый объем услуг в рамках проекта. Ищет поставщиков, организует контрактные процедуры (в том числе тендеры и проч.), управляет взаимоотношениями с поставщиками.
- Управление заинтересованными лицами – работает со всеми стейкхолдерами, управляет их ожиданиями, коммуницирует с ними. Старается улучшить отношения, обеспечить поддержку проекта, снизить негатив (если он есть). Обеспечивает “покупку” проекта, взаимодействует с заказчиком и спонсором.
Проактивность – не ожидает того, что кто-то что-то сделает за него, и проект выполнится просто силой приказа за подписью генерального директора. Всегда движется на два шага впереди проекта, строит прогнозы, учитывает все нюансы происходящего. На 100% знает что происходит сегодня и планирует, что будет происходить через один-два-пять месяцев. Вовремя поднимает флажок, если видит какую-то угрозу, организует необходимый ответ. Открыт для всех предложений, оценивает их применимость, постоянно улучшает работу.
Профессиональная и социальная ответственность – работает не только “на проект”, но и понимает его ценность для бизнеса, то, от каких других возможностей компания отказалась ради этого проекта, Создает позитивный образ руководителя проекта и двигает проектное управление в компании. Создает задел для развития продукта проекта, планирует будущее, операционные затраты, обслуживание и проч. Не боится коммуницировать все это менеджменту и команде проекта.

Еще раз повторюсь, что вышеописанное не предполагает, что руководитель проекта выполняет всю работу по проекту, но он ее полностью организует. Фактически – “склеивает” проект из кусков в единое целое и контролирует соответствие этого целого обозначенный целям проекта и потребностям заказчика.

В структуре такого типа руководитель проекта тесно сотрудничает с руководителем портфеля или программы для достижения целей проекта и обеспечения соответствия плана управления проектом общему плану программы. Руководитель проекта также тесно сотрудничает с другими ролями, такими как бизнес-аналитик, менеджер по обеспечению качества и эксперты по предметной области.

Сферы ответственности и компетенции руководителя проекта

Роль руководителя проекта, таким образом, становится все более и более стратегической. Тем не менее, понимание и применение знаний, инструментов и методов, признанных в качестве хорошей практики, недостаточно для результативного управления проектом. В дополнение к отраслевым навыкам и знанию общего менеджмента, необходимым для проекта, результативное управление проектом требует наличия у руководителя проекта следующих компетенций:

Компетенции в знаниях — то, что руководитель знает об управлении проектом.
Компетенции в исполнении — то, что руководитель проекта способен сделать или достичь, применяя свои знания об управлении проектом.
Личностные компетенции — то, как руководитель проекта ведет себя во время исполнения проекта или связанной с ним деятельности. Личная результативность охватывает установки, основные личностные характеристики и лидерские качества — способность руководить командой проекта при достижении целей проекта и уравновешивании ограничений проекта.

Навыки межличностного общения руководителя проекта

Проектная деятельность особенно в последнее десятилетие приобрела огромное значение в работе большинства организаций, в том числе и в системе государственного управления: развитие деятельности строится с учетом современных подходов, стандартов организаций и управления. Для успешной реализации любого проекта необходимо подобрать соответствующих профессионалов и создать команду единомышленников. В ходе построения системы управления проектом крайне важной задачей является формирование ролевой структуры, распределение полномочий и закрепление ответственности среди участников команды проекта. В рамках управления проектами существуют различные функции, которые распределяются по реализующим их ролям, например, руководитель проекта (РП), администратор проекта (АП) и другие. Попробуем раскрыть эти две ключевые проектные роли и понять функционал каждой из них.

Руководитель проекта

Руководитель проекта (РП, менеджер проекта, project manager, РМ) – лицо, на которое возлагается персональная ответственность за оперативное управление проектной командой и проектом в разрезе областей знаний (управление рискам, коммуникациями, бюджетом, сроками и др.) для достижения целей, показателей и результатов проекта. Чтобы проект стал успешен, руководитель проектов обеспечивает:

видение проекта как объекта управления, понимание его особенностей;
анализ, учет интересов и управление отношениями со стейкхолдерами проекта;
снижение неопределенности уникальной задачи за счет процедуры планирования;
ресурсную базу проектных мероприятий;
защиту проектных решений и отчетность перед куратором и заказчиком;
привлечение проектных групп и отдельных исполнителей к выполнению работ;
контроль за ходом выполнения работ;
анализ проектных событий на предмет своевременности, качества, отклонений;
составление прогнозов и коррекцию планов;
завершение проекта и архивирование документации.

Действия руководителя проекта связаны, в первую очередь, с куратором, который и вовлекает будущего проектного руководителя в процесс инициирование проекта. Куратор всегда заинтересован при наименьших усилиях получить лучший результат. Поэтому ему нужен разумный и результативный руководитель проекта.

Руководитель проекта – это не столько должность, сколько роль, которую берет на себя сотрудник или внешнее лицо, призванное реализовать уникальную задачу. Нужно учитывать, что функциональный работник зачастую выступает руководителем проекта и даже не одного.

Если такое происходит, то и потребность в профессиональных руководителях проекта также усиливается. Соответственно, появляются выделенные штатные единицы со всеми вытекающими: профессиональный профиль, должностная инструкция, система оплаты труда и т.д. По конкретному проекту полномочия ответственность описываются в локальных документах.

Должностные обязанности руководителя проекта

Подготовка проекта:

определение и согласование с заинтересованными сторонами ключевых параметров проекта: целей, показателей, результатов и др.
выявление рисков и возможностей проекта
оценка трудовых и стоимостных затрат на реализацию проекта
разработка и утверждение паспорта проекта
оценка сроков достижения целей разработка и составление плана проекта, определение контрольных точек

Работа с ресурсами проекта:

формирование, управление, развитие проектной команды
разработка и управление реализацией плана коммуникаций участников проекта
разработка и мониторинг достижения показателей эффективности проектной команды
реализация системы стимулирования и мотивирования проектной команды

Управление реализацией проекта:

оперативное управление проектом, контроль своевременного и качественного выполнения работ
управление изменениями в проекте: корректировка плана работ и согласование вносимых изменений заинтересованными сторонами проекта
обеспечение своевременного предоставления информации всем участникам проекта
организация разработки и согласования документов по проекту на всех фазах жизненного цикла Обеспечение своевременной передачи результатов проекта заказчику

Для роли руководитель проекта очень важны такие личные качества как: нацеленность на результат, коммуникативность, гибкость клиентоцентричность, эмоциональный интеллект и прагматичность.

Чтобы полноценно выполнять обязанности, руководитель проекта должен уметь:

Быстро переключаться между проектными событиями, расставляя приоритеты, учитывая различные стороны проекта: финансовую, экономическую, технологическую и функциональную.
Легко переходить от локальных, очень конкретных вопросов задачного контекста на тактический и стратегический уровень функций управления, проявляя порой недюжинную эрудицию и интеллектуальную гибкость.
Проявлять гибкость при взаимодействии с разными участниками проекта, выстраивая гармоничное взаимодействие между интересами индивидуальных исполнителей и всей команды, между стейкхолдерами разных уровней и ценностных ориентаций.
Проявлять эмоциональный интеллект, сплачивая команду и не идти на поводу у различного рода манипуляций.
Быть готовым предъявлять высокие требования к результатам и получать в самый важный момент результат, сильно отличающийся от идеального.
Держать общую ценность и цели в фокусе внимания команды с тем, чтобы она регулярно мобилизовалась на едва различимый изначально успех.
Быстро восстанавливаться после стрессов и добиваться успеха.

Должностные обязанности руководителя проекта включают большой блок работ по документальному обеспечению и проведению совещаний. Высокий уровень управления процессами в организации предусматривает большое количество документации и регламентов. Руководитель проектов оказывается в непростой ситуации: совместить рутинную работу по документообороту и заниматься развитием проекта очень непросто. Очень важно вовремя осознать свой уровень погруженности в документооборот и рутинные задачи и предпринять необходимые действия по решению возникающей проблемы. В такой момент руководитель должен задуматься о введении роли Администратор проекта.

Администратор проекта

С момента появления администратора в команде с руководителя проекта спадет определенная нагрузка. Особенно это ценно для руководителей проектов, которые являются функциональными сотрудниками служб управления или линейных производственных подразделений.

Практика свидетельствует, что администратор проекта играет роль помощника руководителя проекта, координатора большого числа вопросов, включая координацию команды. По факту администратор проекта – лицо, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проектной деятельности, делопроизводство, формирование и хранение архива проекта.

Исходя из масштаба деятельности, потребности проекта фиксируются должностные обязанности и соответствующие им функции.

Ключевые роли администратора проекта:

осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя проекта и рабочих органов проекта;
обеспечивает ведение мониторинга реализации проектов и формирование отчетности по проекту;
обеспечивает учет методических рекомендаций по организации проектной деятельности и требований в отношении применения автоматизированной информационной системы проектной деятельности;
выполняет иные функции, принимаемыми решением руководителя проекта.

Квалифицированный администратор проектов способен вести не один проект и выступать помощником у нескольких руководителей проектов.

Типовые должностные обязанности администратора предусматривают:

помощь в организации совещаний, подготовку и согласование итоговых протоколов, контроль извещений и исполнения решений совещаний;
уведомление и сбор отчетов исполнителей;
консолидацию отчетной информации от исполнителей;
помощь руководителю проекта в подготовке справок, презентаций и отчетов;
подбор информации для отчетов на проектном комитете;
составление регистров и реестров учета, форм мониторинга и анализа (рисков, показателей) согласно требованиям регламентов;
оформление актуализированного плана-графика проекта;
организация командировок и прием участников проекта;
координация совещаний рабочих групп;
исполнение прямых поручений PП в рамках подведомственной проектной деятельности;
коррекцию календарных планов, ресурсной базы и сроков;
выполнение коммуникационных процедур, рассылку документации по проекту заинтересованным сторонам;
иные формы документационного обеспечения процессов управления проектом.

Функции и должностные обязанности администратора проектов требуют определенного личностного и профессионального профиля должности. Как правило, это молодой специалист с высшим образованием. Он должен владеть основами делопроизводства, проектного менеджмента, быть опытным пользователем офисных приложений.

Как грамотно распределенный функционал АП может повлиять на повышение эффективности работы РП

Грамотный руководитель проекта сможет переложить на окружающих максимум текущих задач, высвобождая время для решения ключевых вопросов. Администратор проекта как раз и сможет взять на себя рутину и администрирование некоторых процессов.

Функции, которые нужно делегировать администратору проекта для совместного построения эффективной работы:

Формирование и обновление реестра контактов. Оперативное формирование реестра контактов участников проекта (с указанием их ролей и должностей, руководителей, короткого описания) — основная задача Администратора проекта. Крайне важно, чтобы все участники проекта могли в любой момент найти нужную информацию о контактах участников команды. А дополнительное ведение информации Нелишним будет указать и дни рождения сотрудников — поможет планированию мотивационных мероприятий.
Кодирование. Администратор проекта должен разработать систему кодирования документов, которые находятся в рабочих папках и ознакомиться команду с правилами кодировки. Очень важно, чтобы каждый участник команды в любой момент мог найти необходимый актуальный документ.
Создание и ведение архива. Администратор проекта поддерживает в актуальном состоянии рабочую область проекта. Структура архива должна быть максимально простой. Документы внутри архива должны быть распределены по интуитивно понятным папкам, в соответствии с заданными правилами кодирования в наименованиях. Администратор проекта должен быть единственным участником, который вносит документацию в архив.
Организация и протоколирование совещаний. План проведения регулярных совещаний должен быть заблаговременно подготовлен минимум на месяц вперед. Перед совещанием о нем заранее оповещаются все участники, формируется повестка, которая направляется участникам минимум за сутки до совещания. В ходе совещания составляется протокол, формулировки которого согласуются сразу. Безусловно, в случае необходимости резервируется время для формулирования особого мнения или уточнения деталей, однако принципиальные вопросы должны решаться на месте, а решения должны тут же фиксироваться в протоколе. Поручения из протоколов сразу же заносятся в Журнал — один из основных инструментов управления. Ведение этого журнала можно возложить на администратора проекта: именно он будет напоминать исполнителям о том, что подходит срок исполнения поручения, отслеживать выполнение, получение документов и тд. Руководитель проектов подключается лишь тогда, когда поручения не выполнены.
Сбор и обработка табелей учета рабочего времени. Однако опыт показывает, что грамотное использование данного инструмента помогает руководителю проекта понимать ситуацию с загрузкой команды, эффективностью отдельных сотрудников, а также позволяет с цифрами в руках обосновывать дополнительную потребность в человеческих ресурсах. На основании табеля учета рабочего времени администратор проекта может проанализировать ситуацию с переработками и потерями рабочего времени и поделиться своими наблюдениями с руководителем проекта. .
Разработка отчетных форматов. Администратор проекта может предложить несколько вариантов отчетных форматов уже на основании своего опыта и наблюдений для оценки ситуации на проекте, при этом отразить в ней наиболее важную информацию. Составление отчетов вручную поможет понять источники данных и порядок их обновлений. В дальнейшем можно будет предложить более сложный дизайн. По прошествии некоторого времени можно будет понять какую часть работы можно было бы автоматизировать и поставить задачу программистам.
Контроль предоставления регулярной отчетности в проектную команду, интеграция отчетов Данная задача коррелирует с задачей ведения Журнала: в данном случае отчет является результатом поручения о его подготовке. Администратор проекта направляет автоматически повторяемое уведомление о подготовке и отправке отчета, вносит соответствующий пункт в Журнал, а затем контролирует предоставление информации, необходимой для формирования сводных отчетов по проекту. В случае если отчет в срок не пришел (либо пришел, но в некорректном формате), вопрос эскалируется на руководителя проекта. В случае своевременного предоставления отчета дальше начинается работа руководителя проекта по оценке статуса выполнения работ исполнителями.
Разработка и актуализация календарно-сетевого графика проекта. На первом этапе работы над проектом роль планировщика задач может взять на себя администратор проекта. Для этого нужны базовые знания и навыки работы в соответствующих программных продуктах.

Вывод

Руководителю проекта полезно знать о том, какие обязанности он может возложить на администратора, а какие сохранить у себя. Усиленная концентрация на результатах подотчетных задач, несомненно, комфортнее, так как соответствует позиции проектного лидера.

Наталья Карташева,
Эксперт Центра оценки и кадрового развития

Читайте также: