Реферат на тему оформление текстовых документов
Обновлено: 05.07.2024
Рекомендуемый шрифт основного текста Times New Roman № 14.
Размер полей: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.
Межстрочный интервал: основного текста, в заголовках разделов и подразделов – полуторный. Основной текст от заголовков отделяется одной свободной строкой.
Абзацы в тексте начинают отступом от левого края, равным 15 мм.
Нумерация страниц должна быть сквозной, первой страницей является титульный лист. Номер страницы проставляется в правом нижнем углу. На титульном листе номер не ставится.
Основную часть текстового документа разделяют на разделы и подразделы. Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа. При небольшом объеме текста раздела допускается не переносить следующий раздел на новый лист.
Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанными с абзацного отступа. Введение, заключение, содержание и список источников не нумеруются в заголовках. Названия введения, содержания, заключения, списка источников оформляются посередине страницы симметрично тексту. После последней цифры номера подраздела точка не ставится, например: 4.2, 4.3. Двухзначная нумерация является предельной.
Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Заголовки следует выполнять без точки в конце, жирным шрифтом. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Заголовки разделов выполняются прописными буквами, размер шрифта – № 14. Заголовки подразделов выполняются строчными буквами (первое слово начинается с прописной), размер шрифта - № 14. Не допускается переносить текст без заголовка на следующий лист.
Переносы слов в текстовом документе не допускаются.
В случае цитирования или ссылок на источники, использованные при выполнении работы, должны быть сноски. В документе могут быть использованы внутритекстовые и подстраничные сноски. Внутритекстовые ссылки - это ссылки на источник, приводимые непосредственно в строке после текста, к которому относятся. Ссылка проставляется в тексте в круглых скобках, где указывается номер источника, под которым он значится в списке и в необходимых случаях, страницы, например: … (18, с.148).
Допускается использование постраничных сносок (располагающихся внизу страницы, под строками основного текста в отчерченном колонтитуле) со сквозной нумерацией, размер шрифта - № 10.
Пример подстраничной сноски:
Только эстетическое измерение, по словам Маркузе, по-прежнему сохраняет свободу выражения, позволяющую писателю и художнику называть людей и вещи своими именами, то есть, давать название тому, что не может быть названо другим способом. "Протест против неясного, скрытого, метафизического характера универсалий техногенного мира, настойчивое требование знакомой и безопасной надежности здравого и научного смысла до сих пор обнаруживают нечто от той первобытной тревоги, которая именно и направляла зафиксированную в письменных источниках философскую мысль в ее эволюции от религии к мифологии и от мифологии к логике, а защищенность и безопасность по-прежнему составляют важнейшуючасть интеллектуального багажа человечества". 1 ____________________ 1. Маркузе Г. Одномерный человек // Эрос и цивилизация. Одномерный человек. М.,2002. С. 471. |
В тексте документа могут быть приведены перечисления, которые выполняются с абзацного отступа. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, арабскую цифру, после которой ставится круглая скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать буквенные обозначения русского алфавита, после которых ставится круглая скобка.
В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:
- применять без числовых значений математические знаки, например > (больше), 3 , вычисляют по формуле
где m – масса образца, кг;
V – объем образца, м 3 .
Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяются запятой.
Формулы, помещенные в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).
В математических формулах точка, как знак умножения, не ставится перед буквенными символами (17R; 15D), после скобки ( )d и перед скобкой 2(а+в). Точка ставится между дробями ( ) и перед числом ( ).
Не допускается в одну строку с формулой, непосредственно за ней, писать единицу физической величины. Единица физической величины должна быть указана во фразе, предшествующей формуле или в расшифровке символов.
После определения всех исходных данных пишется формула с подставленными вместо символов цифровыми значениями величин и полученным результатом с указанием единицы измерения. Однотипные расчеты сводятся в таблицу.
Общие стандантные положения и требования к оформлению документов. Требования к текстовым документам, содержащим, сплошной текст. Изложение текста документов. Оформление иллюстраций и приложений. Построение таблиц. Подготовка документов на компьютере.
Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
Вид | контрольная работа |
Язык | русский |
Дата добавления | 04.02.2009 |
Размер файла | 38,5 K |
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
2.2. Требования к текстовым документам, содержащим, в основном, сплошной текст………………………………………………………………….. 6
2.3. Изложение текста документов…………………………………… 9
2.4. Оформление иллюстраций и приложений…………..…………… 16
2.6. Подготовка документов на компьютере ………………..………… 20
1. ВВЕДЕНИЕ.
Актуальность выбранной темы состоит в том, что надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности. издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).
Задачей данной работы является изучение основных требований, предъявляемых к тексту документа. Текст - главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. [2]
2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ.
2.1. Общие положения.
Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).
Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).
Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например, эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.
Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:
- машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);
- рукописным - чертежным шрифтом по ГОСТ 2.304 с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм. Цифры и буквы необходимо писать четко черной тушью;
- с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004);
- на магнитных носителях данных (ГОСТ 28388).
Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:
- типографским - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
- ксерокопированием - при этом рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;
- на магнитных носителях данных.
Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.
Расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк - не менее 3 мм.
Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.
Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15 - 17 мм).
Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графика) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.
Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графика) не допускаются.
После внесения исправлений документ должен удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным ГОСТ 13.1.002.
Для размещения утверждающих и согласующих подписей к текстовым документам рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения в соответствии с разделом (Требования к оформлению титульного листа и листа утверждений) настоящего стандарта.
Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.
К текстовым документам рекомендуется выпускать лист регистрации изменений в соответствии с ГОСТ 2.503 и ГОСТ 21.101. [5]
2.2. Требования к текстовым документам, содержащим, в основном, сплошной текст.
Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы.
При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют отдельно. Всем частям дают наименования и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части, к этому обозначению добавляют порядковый номер, например:
Всем книгам дают наименование и присваивают порядковый номер.
Листы документа нумеруют в пределах каждой части, каждую часть начинают на листах с основной надписью по форме ГОСТ 2.104 и форме 3 ГОСТ Р 21.1101.
Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.
[5] - Секретарская работа: Учебное пособие./ Под ред. Камаева В.Д. - М.: Гуманит. изд-во центр ВЛАДОС, 2006. -640 с.
Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:
1 Типы и основные размеры
1.1. > Нумерация пунктов первого раздела документа
2 Технические требования
2.1 > Нумерация пунктов второго раздела документа
Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:
3 Методы испытаний
3.1 Аппараты, материалы и реактивы
3.1.1. > Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа
3.2 Подготовка к испытанию
3.2.1. > Нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела документа
Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.
Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.
Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.
Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.
Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.
Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.
Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.
Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.
Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3,4 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела - 2 интервала, при выполнении рукописным способом - 8 мм.
Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).
В документе (части, книге) большого объема на первом (заглавном) листе и, при необходимости, на последующих листах помещают содержание, включающее номера и наименования разделов и подразделов с указанием номеров листов (страниц).
Если документ разбит на части (книги), то в конце содержания первой части (книги) перечисляют обозначение и наименование (при наличии) остальных частей (книг). Содержание включают в общее количество листов данного документа (части, книги).
Слово "Содержание" записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы.
В конце текстового документа перед листом регистрации изменений допускается приводить список литературы, которая была использована при его составлении. Выполнение списка и ссылки на него в тексте - по ГОСТ 7.32. Список литературы включают в содержание документа.
Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная.
Допускается вместо сквозной нумерации страниц применять нумерацию страниц в пределах каждого раздела документа следующим образом:
раздел страница [2]
2.3. Изложение текста документов.
Полное наименование изделия на титульном листе, в основной надписи и при первом упоминании в тексте документа должно быть одинаковым с наименованием его в основном конструкторском документе.
В последующем тексте порядок слов в наименовании должен быть прямой, т.е. на первом месте должно быть определение (имя прилагательное), а затем - название изделия (имя существительное); при этом допускается употреблять сокращенное наименование изделия.
Наименования, приводимые в тексте документа и на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.
Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.
При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова "должен", "следует", "необходимо", "требуется, чтобы", "разрешается только", "не допускается", "запрещается", "не следует". При изложении других положений следует применять слова - "могут быть", "как правило", "при необходимости", "может быть", "в случае" и т.д.
При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например "применяют", "указывают" и т.п.
В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе.
Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком литературы) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.
В тексте документа не допускается:
- применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
- применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
- применять произвольные словообразования;
- применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
- сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц, и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.
В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:
- применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово "минус");
- применять знак "O" для обозначения диаметра (следует писать слово "диаметр"). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак "O";
- применять без числовых значений математические знаки, например > (больше),
Изложение текста и оформление работ следует выполнять в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32 - 2001
1 Текст работ следует печатать, соблюдая следующие требования:
· текст набирается шрифтом Times New Roman кеглем не менее 12, строчным, без выделения, с выравниванием по ширине;
· абзацный отступ должен быть одинаковым и равен по всему тексту 1,27 см;
Прикрепленные файлы: 1 файл
Правила оформления текстовых документов ГОСТ.rtf
Правила оформления
текстовых документов по ГОСТ 7.32 - 2001
Изложение текста и оформление работ следует выполнять в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32 - 2001
1 Текст работ следует печатать, соблюдая следующие требования:
· текст набирается шрифтом Times New Roman кеглем не менее 12, строчным, без выделения, с выравниванием по ширине;
· абзацный отступ должен быть одинаковым и равен по всему тексту 1,27 см;
· строки разделяются полуторным интервалом;
· поля страницы: верхнее и нижнее не менее 20 мм, левое не менее 30 мм, правое не менее 10 мм;
· полужирный шрифт не применяется;
· разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах, применяя шрифты разной гарнитуры;
· введение и заключение не нумеруются.
2 Основную часть работы следует делить на разделы и подразделы:
· разделы и подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений;
· нумеровать их следует арабскими цифрами;
· номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой;
· после номера раздела и подраздела в тексте точку не ставят;
· разделы и подразделы должны иметь заголовки;
· заголовки разделов и подразделов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая;
· если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой;
· переносы слов в заголовках не допускаются;
3 Нумерация страниц текстовых документов:
· страницы работ следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту работ;
· титульный лист включают в общую нумерацию страниц работ;
· номер страницы на титульном листе не проставляют;
· номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки.
Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.
Общие моменты
С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:
- ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
- ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.
Дополнительно в этой сфере приняты:
На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.
Способы оформления
Разрешается заполнять документацию:
- машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
- рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
- применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
- на электронных носителях информации.
Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.
Техническое оформление: общие требования
Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:
Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95
Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019
Высота символов — не менее 2,5 мм
· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;
· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.
Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм
Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм
Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм
От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм
Интервал между строками — не менее 8 мм
· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;
· допускается использование двойного межстрочного интервала.
· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;
· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.
· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;
· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.
При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.
Относительно копий в ГОСТ 2.105-95 заявлено, что их (здесь и далее приведены выдержки из текста):
выполняют одним из следующих способов:
- типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
- ксерокопированием — рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;
- светокопированием;
- микрофильмированием;
- на электронных носителях данных.
В национальном стандарте на этот счет добавлены способы изготовления электронных копий:
- сканированием исходного бумажного документа;
- конвертированием или трансформированием ТДЭ из одного формата в другой или из одной схемы данных в другую;
- цифровым копированием.
Отдельно следует выделить установленные стандартами требования к текстовым документам, касающиеся структуры последних. Они могут состоять из:
- частей с присвоенным наименованием и обозначением. За исключением первой, каждой из них присваивается порядковый номер;
- книг, у которых тоже есть номера и наименования;
- разделов. Обязательно проставляется номер каждого, отделенный точкой от основного названия. Точка в конце названия не используется, перенос слов не допускается. Начало каждого раздела оформляется на новом листе;
- подразделов. Первая цифра обозначает принадлежность к конкретному разделу, вторая — порядковый номер конкретного подраздела.
Что касается нумерации, ЕСКД при оформлении документов позволяет сделать ее как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.
Чего делать нельзя
Внимательно посмотрите требования ЕСКД к содержанию и оформлению документации. В документах содержится исчерпывающий список того, что нельзя употреблять в тексте. Так, недопустимо:
- применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
- применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
- применять произвольные словообразования;
- применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
- сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.
Помимо этого, требования ЕСКД 2020 года запрещают:
- ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел;
- перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра;
- писать математические знаки без числового сопровождения;
- указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.
Любой элемент текста следует оформлять в соответствии с правилами, отклонение от обязательных требований не допускается.
Пример выполнения текстового документа
(ФСБУ 5/2019, ФСБУ 25/2018, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 27/2021).
Успейте записаться, пока есть места! Старт уже 1 марта, программа здесь.
Читайте также: