Реферат на тему формирование дел доу

Обновлено: 05.07.2024

В управленческой деятельности МДОУ можно выделить два направления документопотока: внешний и внутренний. Документооборот включает в себя обработку входящих документов, их регистрацию, передачу документов внутри ДОУ, а также обработку, регистрацию и отправку исходящих документов.

Вложение	Размер
dokumentooborot_v_dou.doc	46 КБ

Предварительный просмотр:

Внешняя информация включает директивные и нормативные документы, которые поступают в ДОУ извне.

Внутренняя информация включает организационно-распорядительные, а также кадровые документы, которые ДОУ, во главе с его руководителем, разрабатывает, издает и ведет самостоятельно.

Внутренний документооборот включает следующие виды документов:

- Организационная документация – документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции и проч.);

- Распорядительная документация – документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения и проч.);

- Информационно-справочная документация содержит ин формацию о фактическом положении дел в учреждениях и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, протоколы, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению;

- Стратегические документы – это документы, определяющие стратегический и тактический план развития ДОУ: общеобразовательная программа ДОУ; бюджетная смета.

- документы по личному составу;

- предложения, заявления, жалобы граждан;

Содержательная часть Устава заключает в себе следующие основные разделы:

цели и предмет деятельности;

организация образовательного процесса;

участники образовательного процесса;

финансовая и хозяйственная деятельность;

реорганизация и ликвидация.

В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и штатная численность.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав ДОУ с указанием фонда заработной платы. указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Правила внутреннего трудового распорядка. Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь ДОУ, который сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.

Структура этого документа следующая:

- основные обязанности работников;

- рабочее время и его использование;

- поощрения за успехи в работе;

- взыскания за нарушения трудовой дисциплины;

Стандартизирующие документы – документ, описывающий процессы, связанные с основной деятельностью ДОУ. Существуют следующие виды стандартизирующих документов:

1. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы ДОУ в целом.

2. Инструкция – это нормативный документ, с пошаговым описанием определенного небольшого процесса, действия.

3. Правовое положение педагогического, административного и обслуживающего персонала регламентируется должностными инструкциями, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкция состоит из следующих разделов:

- общие положения – устанавливается сфера деятельности данного работника, порядок его назначения и увольнения, замещение по должности. Здесь также перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться в своей деятельности специалист;

- функции определяются направления деятельности работника;

- должностные обязанности – определяются направления деятельности работника;

- права определяются права, предоставляемые работнику ДОУ для выполнения возложенных на него обязанностей;

- ответственность устанавливаются виды ответственности за неисполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав;

- взаимоотношения, связи по должности устанавливается круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные взаимоотношения.

Распорядительные документы – документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ДОУ.

1. Приказ – это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов. Все приказы фиксируются в книге приказов. Книга приказов – один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.

Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.

Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д.

Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

2. Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Операционные документы – это документы, которые служат для упорядочивания операционной деятельности ДОУ. К операционным документам относятся: служебные записки; протоколы; отчеты; письма и т.д.

Взаимоотношения между дошкольным образовательным учреждением и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними.

Планирование деятельности. Программа развития ДОУ включает в себя:

1. Визитная карточка МДОУ.

2. Информационная справка.

3. Анализ учебно-воспитательной работы.

4. Концепция и ее основные положения.

5. План действий на три ближайших года.

6. Критерии оценки проделанной работы.

7. Перспективы развития.

8. Структура и содержание программы.

9. Приложения, касающиеся:

- системы лечебно-профилактических мероприятий и физкультурно-оздоровительной работы;

- составления графика заболеваемости детей и приведения показателей состояния здоровья;

- характеристики социума и контингента;

- составления режима дня, если он составляется с учетом специфики работы ДОУ;

- качественного состава педагогического коллектива;

- оценки уровня работы ДОУ по итогам анкетирования родителей и рейтинговой оценки работы учреждения управлением образования;

- оценки личностно-профессиональных качеств педагогов;

- описания форм работы с родителями;

- анализа диагностики готовности детей к обучению в школе, приведения справки на выпускников;

- анализа выполнения программы за предшествующие три года.

Ежегодно в образовательную программу вносятся коррективы в зависимости от выбранных на год задач и произошедших изменений (предметно-развивающая среда, качественный состав воспитанников и преподавателей).

В годовом плане работы определяется система проведения педагогических советов, тематика которых должна быть актуальна для ДОУ, отражаются его особенности и приоритетные направления работы. Решения педагогических советов должны иметь сроки и исполнителей, а выполнение решений – контролироваться и доводиться до сведения педагогического коллектива, что может быть представлено в виде справок или выписок из протоколов заседаний. Книга протоколов педагогических советов должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами, а материалы проведенных советов полностью сохраняются. Годовой план работы ДОУ согласовывается в управлении образования и утвержден заведующим. В годовом плане обычно отражаются:

- расстановка кадров на учебный год;

- анализ работы коллектива за прошедший учебный год, где дается оценка выполненных задач;

- формы работы по этим задачам;

- методические разработки педагогов по выбранным направлениям;

- анализ повышения квалификации (КПК, семинары, консультации) педагогических работников за прошедший год;

- изменения в предметно-развивающей среде ДОУ;

- участие в окружных и городских мероприятиях;

- качественная оценка выполнения программы по поставленным задачам, как по возрастам, так и по учреждению в целом;

- данные обследования детей на предмет готовности к обучению в школе по линиям развития ребенка;

- запланированные годовые задачи и мероприятия.

Можно с уверенность сказать, что важнейшим направлением совершенствования делопроизводства в большинстве ДОУ является разработка инструкции по делопроизводству, которая четко и подробно установит единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в ДОУ, а так же должностная инструкция делопроизводителя, устанавливающая сотрудника ответственного за делопроизводство и разграничивающая его права и обязанности. Эти документы помогут решать учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью ДОУ.

Общие правила по формированию дел и их классификация: исполненные документы, приложения, документы постоянного и временного хранения, приказы и отчеты по кадрам. Вопросно-логическая последовательность и вопросно-хронологический принцип формирования дел.

Рубрика	Производство и технологии
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	04.03.2014
Размер файла	16,2 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

Формирование дел -- это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дела формируются все документы, отложившиеся в процессе деятельности организации (входящие, исходящие и внутренние). Дела в организации заводятся, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января) и представляют собой обычные папки-скоросшиватели. Документы в них подшиваются по мере создания (получения) и исполнения.

Где должны вестись дела в организации и кто отвечает за правильное формирование дел? Ответ на этот вопрос зависит от принятой в организации системы делопроизводства.

Основная часть

В небольших, как правило, бесструктурных организациях применяется централизованная система делопроизводства, при которой дела оформляются, ведутся и хранятся в одном месте (например, у секретаря). При децентрализованной системе делопроизводства, применяемой в большинстве организаций, дела оформляются, ведутся и хранятся в структурных подразделениях. Перечень дел, которые заводятся в структурных подразделениях, закрепляется в номенклатуре дел организации.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ответственные за делопроизводство лица, назначаемые руководителями этих подразделений. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой документационного обеспечения управления (канцелярией, секретарем и др.) или лицом, ответственным за делопроизводство.

При формировании дел необходимо соблюдать ряд общих правил.

1. В дело должны помещаться только исполненные документы. Неисполненные документы должны храниться в рабочей папке исполнителя.

3. Приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся. При большом объеме приложений их допускается группировать в отдельные тома.

4. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в дела раздельно. Например, в разные дела будут формироваться:

· приказы по основной деятельности (срок хранения - постоянно или 10 лет), по личному составу 75-летнего срока хранения, по личному составу 3-летнего срока хранения;

· годовой, квартальные и месячные отчеты по кадрам;

· первые экземпляры приказов по личному составу и копии приказов по личному составу и т.д.

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы следует перегруппировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

1. В дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел.

2. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

3. Дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см). Если количество листов в деле превышает эту цифру, то дело разбивается на тома.

4. Документы внутри дела следует располагать в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании. Хронологическая последовательность означает, что документы в деле располагаются в порядке возрастания дат. Например, в дело с перепиской по учету и распределению кадров, которое ведется в отделе кадров, первым должен быть подшит документ, датированный январем, под ним - датированный февралем, мартом, апрелем и т.д.

Однако в процессе ведения дела удобнее подшивать документы в обратном порядке по мере их поступления: вначале более ранний, сверху - следующий по хронологии и т.д. Такой порядок допускается при формировании дела в течение года. По окончании делопроизводственного года дела временного срока хранения (до 10 лет включительно), которые не передаются на хранение в архив организации, можно оставлять в таком виде. Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, которые подлежат передаче на дальнейшее хранение в архив организации, по окончании делопроизводственного года необходимо переформировать в соответствии с установленными требованиями.

Вопросно-логическая последовательность предполагает группировку в деле документов, связанных с решением одного вопроса. Например, в деле с перепиской вместе должны быть подшиты письмо-запрос и письмо-ответ независимо от того, включались ли в это дело еще какие-либо документы в период между отправкой запроса и получением ответа. Если переписка по этому же вопросу продолжалась в течение года, то все соответствующие письма должны быть подшиты вместе с первоначальным запросом и ответом.

Как правило, при формировании дел применяется комбинированный вопросно-хронологический принцип.

Формирование в дела некоторых видов документов имеет свои особенности. дело документ отчет формирование

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Протоколы (например, заседаний квалификационной комиссии, аттестационной комиссии и др.) располагаются в хронологическом порядке по номерам, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). При большом объеме таких документов их группируют в отдельное дело и систематизируют по номерам протоколов заседаний.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. В крупных организациях с большим количеством работников и структурных подразделений лицевые счета могут формироваться в дела в пределах года по структурным подразделениям, а в них - по алфавиту фамилий.

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в хронологическом или алфавитном порядке. При этом отдельно группируются предложения и заявления по улучшению работы организации (документы постоянного срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5 лет).

Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

Уже отмечалось, что дела в организации заводятся, как правило, в начале делопроизводственного года. Вместе с тем может возникнуть ситуация, когда в течение года (например, в марте, июле и т.д.) появляется новая группа документов по какому-либо вопросу, а в номенклатуре дел соответствующее дело не предусмотрено. В этом случае независимо от времени появления документов заводится новое дело, а в номенклатуру дел вносится соответствующее дополнение.

По окончании делопроизводственного года сформированные дела хранятся в структурных подразделениях вплоть до передачи их в архив организации или уничтожения.

дело документ отчет

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости-- и соответствующего государственного архива. При их формировании необходимо:

соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать его в документы одного календарного года;

исключение составляют: переходящие; судебные; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, документы депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина документ как способ доказательства.

Содержание

Введение
1. Формирование дел
2. Оформление дел
3. Составление описей дел постоянного и долговременного хранения
4. Оперативное хранение и использование документов
5. Передача дел на архивное хранение
Список литературы

Вложенные файлы: 1 файл

документообесп.docx

1. Формирование дел

2. Оформление дел

3. Составление описей дел постоянного и долговременного хранения

4. Оперативное хранение и использование документов

5. Передача дел на архивное хранение

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.

1. Формирование дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел, как правило, должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. При территориальной разобщенности структурных подразделений организации дела формируются канцелярией структурного подразделения или лицами, ответственными за делопроизводство.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством и контролем работников архива организации, а при необходимости и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы; помешать в дело документы, которые по своему содержанию и наименованию соответствуют наименованию дела по номенклатуре:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела:

каждый документ, помещаемый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и настоящей Типовой инструкции, неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, незаверенные копии, дублетные экземпляры, черновики;
в дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; личные дела: документы учебных заведений; истории болезней;
каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины).

Приложения, независимо от даты их составления, формируются вместе с документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный том дела, о чем в основном документе делается отметка.

Документы внутри дел располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Документ-ответ располагается после документа- запроса. Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто его готовил и отправлял.

Распорядительные документы, протоколы, положения и т.п. группируются в дела по видам, внутри дел - по хронологии и по номерам, с относящимися к ним приложениями. Материалы, связанные с подготовкой указанных документов, формируются в отдельные дела, внутри дела систематизируются по номерам документов.

Приказы по личному составу, о награждении и поощрении группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Утвержденные планы и отчеты, сметы, лимиты, титульные списки должны храниться в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. Например: отчет за 1997г., составленный в 1998г., необходимо поместить в дело за 1997г.; план на 1998г., составленный в 1997г., помещается в дело за 1998г.

Проекты планов, отчетов, смет и других документов группируются в дела отдельно от основных документов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

2. Оформление дел

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Сотрудник, ответственный за формирование дел в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела согласно номенклатуре.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, в них не проводить пересистематизацию документов внутри дел, листы дела не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;
составление, в необходимых случаях внутренней описи дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются в прочную картонную обложку в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. Перед подшивкой документов удаляются все металлические скрепления. Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки, вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

На обложку каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подлежащих хранению в архиве следующие реквизиты:

название организации;
название структурного подразделения, где сформировалось дел;
делопроизводственный номер (индекс);
номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела и номер статьи по перечню;
архивный шифр дела (ф.№, оп.№, д.№).

Реквизиты оформляются следующим образом:

Наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. При изменении наименования организации или преобразовании в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке под старым названием пишется и новое наименование. Наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой (или штатным расписанием, если нет структуры).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения и по личному составу проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных, согласованных ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ и утвержденных руководителем организации. До утверждения и согласования описей шифр проставляется карандашом.

На обложке дела обязательно указывается дата дела – годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются цифрами, название месяца пишется словами. Год пишется полностью – из четырех цифр.

Для протоколов датой является дата утверждения (если они утверждаются, например протокол ЦЭК, ЭК) или дата составления первого и последнего протокола. Если в деле сгруппированы протоколы с одинаковой датой, то дату можно указать так: Протоколы заседания ГЭК института от 25 мая 2001.

Датой дел с личными карточками работников является год увольнения этих работников. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица на которого заведено личное дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Все листы дела, кроме внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, причем вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные документы в историческом и художественном плане (рукописи) не подшиваются, а вкладываются в конверт.

Содержание:
1. Введение
2. Формирование дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
2.1. Признаки заведения дел
2.2. Основные требования к формированию дел
2.3. Основные принципы расположения документов в деле
2.4. Оформление дел
3. Заключение
4. Список использованной литературы

Работа содержит 1 файл

Формирование и оформление дел.docx

Формирование и оформление дел.

Введение
Формирование дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
1. Признаки заведения дел
2. Основные требования к формированию дел
3. Основные принципы расположения документов в деле
4. Оформление дел
1. Введение
В течение года в учреждениях, организациях, на предприятиях образуется огромное количество документов, которые, во-первых, необходимо упорядочить для использования в текущем делопроизводстве, во-вторых, обеспечить их оперативный поиск (как в процессе текущей деятельности, так и через много лет). В этих целях, прежде всего, документы приводят в определенную систему. Первым шагом к систематизации является группировка (формирование) документов в первичные комплексы – дела.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Отсутствие определенной системы формирования дел крайне затрудняет их поиск и учет документов не только в делопроизводстве, но и в архиве организации. Чтобы избежать этого, каждому специалисту, в том числе и ответственному за архив организации, необходимо знать признаки заведения дел, используемые при формировании документов в дела, основные требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле.
1. Формирование дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
2.1. Признаки заведения дел

Признаки заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, т. е. совокупность составных частей, реквизитов документа.

Документы формируются в дела по следующим признакам:

5. Корреспондентский - объединение в одном деле переписки с определенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами). При этом необходимо учитывать некоторые требования:

Дело, сформированное по одному какому-либо из вышеназванных признаков, будет ограничено только обозначением этого одного признака. В практике при формировании дел пользуются, как правило, не одним, а несколькими признаками.

2.2 Основные требования к формированию дел

При формировании дел в делопроизводстве организации необходимо также соблюдать и определенные правила.
1. Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.
Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел.

2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела.

Наиболее наглядно это требование прослеживается на примере формирования дел с приказами. В номенклатуру дел организации, как правило, включается несколько дел с приказами в зависимости от сроков их хранения. Так, предусматривается отдельное формирование дел с приказами руководителя по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам. Это требование относится и к приказам по личному составу (срок хранения которых 75 лет или 3 года).

В этих же целях при формировании приказов, распоряжений, указаний, поступивших от вышестоящих организаций, рекомендуется отдельно группировать документы, относящиеся непосредственно к деятельности данной организации, и те, которые присланы для сведения.

С учетом данного требования подлинники документов необходимо формировать в дела отдельно от их копий. В связи с этим при составлении номенклатуры дел предусматриваются самостоятельные дела для этой категории документов. Если, например, в отделе кадров предусмотрено формирование подлинников приказов по личному составу, то в бухгалтерии может быть заведено аналогичное дело с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по личному составу. Копии".

С учетом этого требования годовые планы и отчеты формируются отдельно от квартальных и месячных планов и отчетов.

В порядке исключения допускается временное формирование в течение делопроизводственного года в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года документы расформировывают в отдельные дела по срокам хранения согласно номенклатуре дел.

3. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.

Так, например, проекты приказов (распоряжений) формируются в самостоятельные дела.

Вместе с проектами приказов в дело подшиваются и отдельные листы, на которых излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов. Это требование относится и к формированию других категорий дел. Так, утвержденные штатные расписания формируются отдельно от их проектов и переписки по утверждению штатов.

4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа.

Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

5. В деле формируются документы только одного делопроизводственного (календарного) года.

Исключение составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно- регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения.

6. В каждом деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм. В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости - и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел.

7. Приложения к документам, независимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым относятся.

Приложения большого объема могут составлять отдельный том. В этом случае на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.

9. В дела должны формироваться только исполненные документы.

При формировании документов в деле следует учитывать, что документы внутри дел располагаются в определенном порядке.

2.3. Основные принципы расположения документов в деле

1. Вопросно-логический - когда документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса.

В связи с этим в деле вначале помещают основной документ (инициативный) и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологической последовательности располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса.

2. Хронологический - при соблюдении этого принципа в деле формируются документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц). Как говорилось выше, в деле группируются, как правило, документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел.

Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах постоянного хранения.

3. Нумерационный - данный принцип используется в том случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.).

Поскольку регистрация документов осуществляется в течение делопроизводственного года, в наступившем году заводятся дела, в которых документы вновь располагаются с первого номера. Особо следует обратить внимание на формирование документов, в основном приказов (распоряжений), протоколов, состоящих из нескольких томов. В заголовках таких дел указываются номера документов, сформированных в данном томе.

4. Алфавитный - при использовании этого принципа документы в деле группируются в алфавитном порядке - по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др. Этот принцип применяется при формировании в дела, прежде всего лицевых счетов работников на выдачу заработной платы, обращений граждан.

Так, обращения граждан могут располагаться в делах в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения или дополнительные документы подшиваются к данной группе документов. В течение года дела с обращениями граждан можно формировать и по фонологическому принципу. По окончании года их переформировывают по алфавитному принципу, что облегчает в дальнейшем поиск документов, поступивших от конкретного заявителя.

В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

Читайте также: