Реферат комплектование и экспертиза ценности документов

Обновлено: 30.06.2024

Комплектование государственных архивов российской федерации и экспертиза ценности документов ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

В результате освоения материалов данной главы студент должен: знать

• основные принципы комплектования документами государственных архивов Российской Федерации;
• основные принципы экспертизы ценности документов; уметь
• применять полученные знания для оценки степени полноты и информативности государственных архивов Российской Федерации;

• базовыми методами комплектования и экспертизы ценности документов.

Комплектование государственных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации

Архивы не только хранят документы, но и постоянно пополняются новыми материалами. Такое пополнение — одна из важнейших задач архивов. Этот процесс носит постоянный характер, поскольку жизнь и деятельность человеческого общества непрерывно порождает все новые массы документов, а эти документы (или, точнее, их важнейшая часть) рано или поздно должны поступить на хранение в архивы.

Комплектование — систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем, т. е. в соответствии с установленным для данного архива составом документов, который определяется на основании признаков классификации документов АФ РФ.

Сведения о порядке и источниках комплектования государственных архивов необходимы не только для профессиональных архивистов, но и для историков, работающих в архивах. Для тех, кто ищет и использует архивные документы, эти сведения имеют эвристическое значение, т. е. помогают лучше оценить состояние Источниковой базы, но своей теме и более целенаправленно и эффективно вести поиск документов.

Все архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся.

Некомплектующиеся архивы (так называемые исторические) хранят только непополняемые архивные фонды, состоящие из документов недействующих (т.е. прекративших свое существование) фондообразователей.

Некомплектующиеся архивы могут пополняться за счет единичных поступлений, например, в результате дарения отдельных документов или документальных комплексов [1] , приобретения отдельных документов, передачи документов и фондов из другого архива в порядке уточнения профильной или фондовой принадлежности. Но такие поступления являются скорее исключением из правила, и поэтому комплектование в деятельности исторических архивов занимает весьма скромное место.

Комплектующиеся архивы постоянно и систематически пополняются документами действующих, а также прекращающих свое существование учреждений, организаций и предприятий, а также физических лиц, чьи личные архивы после смерти или при жизни владельцев поступают в установленном законом порядке на государственное хранение. Поэтому в деятельности комплектующихся архивов все работы, связанные с комплектованием, играют весьма значительную роль.

С точки зрения историка, тем более архивиста, сохранение документов всегда желательно. Мечта историка — сохранить все документальные свидетельства жизни общества. Но эта мечта абсолютно несбыточна.

Объемы документов, ежегодно создающихся в процессе деятельности как государственных, так и негосударственных учреждений и организаций, а также отдельных лиц, чрезвычайно велик и, главное, постоянно нарастает.

Согласно подсчетам Федерального архивного агентства России, объем документов, образующихся в деятельности только государственного управления, составляет ориентировочно 250 млрд листов в год. В результате выборочных обследований органов государственного управления установлено, что ежегодно наблюдается прирост объемов их документации в пределах 8—15%.

Совершенно очевидно, что сохранять весь этот океан документов нереально. Даже если половину территории страны покрыть архивохранилищами, а половину населения сделать архивистами, рано или поздно хранилища переполнятся, а архивисты перестанут справляться с потоком поступающих документов.

Поэтому комплектование государственных архивов документами (которые, по определению, входят таким образом в состав АФ РФ и в силу этого подлежат постоянному, т. е. вечному хранению) — это разумный компромисс между задачей наиболее полного сохранения документальной информации о жизни и деятельности общества и возможностью постоянного хранения лишь небольшой части непрерывно создающихся документов.

Такой компромисс должен опираться на научную теорию и эффективные методики.

В дореволюционной России все архивы были ведомственными. Поэтому массовое уничтожение документов, хранящихся в ведомственных архивах, сдерживалось только законодательными нормами Общего учреждения министерств и Общего учреждения губерний и ведомственными инструкциями, а также правом губернских ученых архивных комиссий (в тех 40 губерниях, в которых к 1917 г. они существовали) отбирать на хранение из подлежащих уничтожению дел местных учреждений документы, представляющие исторический интерес.

Но со временем буквальное применение норм декрета стало препятствием для эффективного комплектования государственных архивов документами действующих и в особенности упраздняемых учреждений, организаций и предприятий. Необходимость принятия на хранение материалов упраздненных в 1957 г. отраслевых министерств (в связи с созданием совнархозов) подтолкнула советских архивистов к разработке методов, существенно облегчающих этот трудоемкий процесс.

К началу 1960;х гг. советское архивоведение разработало принцип, в соответствии с которым все действующие учреждения, организации и предприятия были разделены на три категории.

Первую составили учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежали обязательному приему в государственные архивы.

Во вторую были включены учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежали лишь выборочному приему. Из документов многих однотипных учреждений, действовавших на одной территории, отбирались на хранение либо лишь одного, либо нескольких (лучших, худших и средних по степени сохранности и упорядоченности) фондов. Для этой группы применялась также видовая выборка, т. е. прием в государственные архивы лишь некоторых наиболее информативных видов документов, создававшихся в процессе деятельности данных учреждений.

И, наконец, третью группу составили учреждения, организации и предприятия, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов.

В эту группу попали организации и предприятия местного значения, организации, деятельность которых достаточно полно отражена в документации вышестоящих учреждений, и т. д.

Были составлены примерные списки источников комплектования, которыми и должны были руководствоваться государственные архивы. Таким образом, процесс отбора на государственное хранение целых документальных фондов был существенно упрощен и унифицирован, а субъективизм при таком отборе максимально ограничен.

Одновременно для облегчения и унификации отбора документов в пределах фондов (учреждений, вошедших в первую и вторую группы) были разработаны примерные отраслевые перечни документов (т.е. перечни документов, образующихся в однотипных учреждениях, организациях и предприятиях) с указанием сроков их хранения (в ведомственных архивах). В этих перечнях наиболее важные и информативные документы выделены как документы постоянного хранения [3] .

Таким образом, выделение из общего потока делопроизводственной документации документов, подлежащих приему в государственные архивы и, соответственно, постоянному хранению, было существенно облегчено и унифицировано.

Эта система успешно действовала до 1991 г.

Преобладающая часть экономики страны стала негосударственной. На негосударственные организации и предприятия прежняя система комплектования уже не распространялась.

Многочисленные ликвидации учреждений и разгосударствление предприятий вызвали массовый приток в государственные архивы документации учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемников.

Возросла самостоятельность многих государственных учреждений, ставших в результате самостоятельными источниками комплектования.

Многие вновь возникавшие учреждения, организации и предприятия оказались недолговечными. В то же время без документов этих организаций и предприятий история страны будет не только не полной, но и существенно искаженной.

Выявление новых (негосударственных) источников комплектования и установление договорных отношений с потенциальными фондообразователями стало одной из важнейших задач комплектования государственных архивов.

Процесс комплектования государственных архивов документами АФ РФ в настоящее время включает:

— определение источников комплектования, т. е. совокупности юридических лиц (государственные, муниципальные, негосударственные организации) и физических лиц (граждане), чьи документы поступают (полностью или частично) или могут поступить на хранение в архив;
— определение состава документов, подлежащих хранению в архиве (эта задача решается в ходе экспертизы ценности документов);

организацию комплектования, которая предполагает распределение документов, но сети архивов (в целях достижения их наиболее полной концентрации) и осуществление системы мероприятий по своевременному приему-передаче документов в архив (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук 1 . П. 4.1).

Источниками комплектования архива могут быть все государственные и негосударственные учреждения, организации и предприятия, а также отдельные лица, в процессе деятельности которых образуются документы АФ РФ, т. е. документы, заслуживающие в силу их ценности постоянного (вечного) хранения.

Государственные учреждения и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Их документы подлежат передаче на постоянное государственное хранение в сроки, установленные российским законодательством, и согласно специальной процедуре.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора (по результатам экспертизы их ценности), передавая документы безвозмездно или за плату.

Кроме того, архив может по своей инициативе создавать документы, отражающие исторически значимые явления и процессы (так называемое инициативное документирование), например, записывая воспоминания или интервью участников событий (Правила. П. 4.2).

Отнесение юридических или физических лиц к источникам комплектования архива производится на основании следующих критериев.

Для организаций принимается во внимание их функционально-целевое назначение и масштаб деятельности (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема), а также полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций (Правила. 11. 4.2.1).

До 1991 г. в качестве одного из решающих критериев выступал уровень подчиненности учреждения. В современных условиях этот критерий не всегда отражает реальное значение учреждения, поэтому первостепенное значение приобретает место учреждения в отраслевой системе. Для негосударственных организаций главным критерием оказывается масштаб их деятельности, место в соответствующей отрасли и, конечно, длительность существования.

Для граждан подобными критериями являются их вклад в развитие науки, культуры и других областей деятельности; роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни страны и общества; родственные, дружеские, творческие связи, место работы, занимаемая должность; типичность архивных документов для данного времени (документы.

В советское время для физических лиц официально также декларировались подобные критерии, но на практике преобладали формальные признаки. Так, например, в государственные архивы автономных республик, краев и областей гарантированно принимались личные архивы героев социалистического труда, бывших руководителей местных органов власти и крупных предприятий, в архивы литературы и искусства — членов творческих союзов и т. д. В современной России эти признаки также продолжают действовать, поскольку занимаемая должность, почетные звания, членство в творческих союзах и т. д. позволяют формально гарантировать роль того или иного лица в жизни общества и масштаб его деятельности. Но наряду с ними все чаще принимаются во внимание и те содержательные критерии, которые сформулированы в действующих нормативно-методических документах.

Списки источников комплектования, составленные архивами на основе выше перечисленных критериев, а также на основании примерных и отраслевых (ведомственных) списков и согласовываются с Федеральной архивной службой России (для федеральных архивов) или с органами управления архивным делом субъектов РФ (для соответствующих региональных государственных, а также муниципальных архивов), а для организаций РАН — с Экспертно-проверочной комиссией Архива РАН.

В архиве, принимающем на хранение различные виды документации, кроме общего списка организаций — источников комплектования, ведутся самостоятельные списки организаций — источников комплектования научно-технической документацией, а также списки организаций — источников комплектования аудиовизуальными документами (Правила. II. 4.2).

Государственные организации — источники комплектования архива, имеющие право депозитарного хранения документов сверх установленного срока, также включаются в список юридических лиц — источников комплектования архива. Архив вправе вести также список возможных источников комплектования. В него вносятся негосударственные организации и физические лица, с которыми пока нс заключены соглашения (договора) о передаче документов на постоянное хранение в архив, но заключение таковых целесообразно.

Уточнение и переутверждение (пересмотр) списков источников комплектования осуществляется в случаях:

— передачи организации в число источников комплектования другого архива;
— создания, реорганизации, ликвидации организации;
— отказа негосударственных организаций и физических лиц от сотрудничества с архивом (расторжение договора);
— исключения организации из списка источников комплектования архива, если в процессе ее деятельности перестали образовываться документы АФ РФ.

При приеме документов в государственный архив возможно их поступление полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы. При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием) или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений учреждения, организации, предприятия через год после их завершения делопроизводством. В государственный архив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах (в соответствии со ст. 22 действующего Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным государственным архивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в государственный архив сдаются их описи и НСА к ним.

Списки источников комплектования должны постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редакциях списков источников комплектования архивов вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное собрание, вместо Совета Министров СССР — Правительство РФ , вместо исполкомов — мэрии и префектуры. Но принцип составления списков остался прежним.

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) — источников комплектования — ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества.

Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию –

обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт

общественного сознания и научно й культуры нашего времени, связанных с

попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического

развития и использовать опыт прошлого в практической дея те льности, является

интерес к архивам и ретроспективной документной информа ции.

Бурный 20;век значительно пополнил архивы страны. Развитие архивного

В настоящее время архивоведение в ;России рассматривается как

самостоятельная научная дисциплина, объектом изучения которой являются

динамичная структура сложного историко-культурного процесса. Помимо этого

большое внимание уделяется экспертизе ценности документов. Во все х архивах

страны ведется – помимо реставрационной – большая научно-исследовательская

работа: публикуются описи, справочники и ;путеводители по ;архивным фондам,

а;также систематически издаются комплексы исторических источников.

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на

основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков

хранения докумен тов и отбора их на госуда р ственное хранение .

ценности документа – отбор докумен тов на государственно е хранение или

установление сроков их хранения на о снове принятых критериев.

В архивном дел е это один из основных и наиболее ответственных процессов

работы с документами, заключающийся в их и с точниковедческой оценке, в

результате которой осуществляются комплектование государственных

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью

документов как источников информации. Одни докумен ты несут ценную

информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии

народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить

источниками изучения различных областей знания и отраслей государс тв енной и

общественной жизни. Информационное з начение других документов не выходит з а

рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и

хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной

деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований

невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение

Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют

значение и первичные источники информации — документы, которые могут быть

уничтожены. Следовательно, значение информации п редопределяет возможнос ть и

длительность использов ания документов и обус лов ливает в связи с этим

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, как ие документы с

наибольшей пол нотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки,

общества, а та кже и отдельных граждан необходимой ин форм ацией.

Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы,

содержащие ценную научную информацию, по истечении с роков возможного их

использования в оперативной деятельности учреждений п ос тупают на вечное

хранение в государственные архивы. Материалы же справочного

информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в

течение сроков возможного их использования, после ч его уничтожаются.

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению [1] ;

подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

Для того, чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

Функциями ЭК являются:

-организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

-рассмотрение проектов номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу для передачи на архивное хранение;

-рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих передаче в архив и по истечении временного срока хранения.

Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения.

Экспертиза ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводиться ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

1 этап. Первоначально экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило, 4-й квартал текущего года).

2 этап. При завершении дел в делопроизводстве (обычно 1-й квартал следующего года) документы, образовавшиеся в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

3 этап. На основном этапе экспертизы ценности проводится полистный просмотр документов перед формированием их в дело. Проводит эту работу делопроизводитель учреждения, и это очень важный момент, так как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Итак, весь массив документов разделен на основные группы:

1) дела постоянного хранения;

2) дела по личному составу;

3) дела временного срока хранения (до 10 лет);

4) дела прошлых лет на уничтожение по истечении сроков хранения.

Целесообразно начинать экспертизу с документов 3-й группы для исключения ошибок формирования дела в течение года. Экспертиза проводится путем полистного просмотра документов, не допускается проводить экспертизу только по заголовку на обложке дела. Содержание документов дела должно соответствовать заголовку дела.

Документы 1-й и 2-й групп также просматриваются полистно, проводится научно-техническая обработка дела и оформление обложки в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, т.е. проводится подготовка дела к архивному хранению.

Документы 4-й группы отбираются для уничтожения в соответствии с номенклатурами дел прошлых лет. Отправной датой для решения об окончании срока хранения конкретного дела является 1 января текущего года.

На 1 января 2006 года подлежат уничтожению дела с документами:

-2004 года со сроком хранения 1 год и ДМН;

-2002 года со сроком хранения 3 года;

-2000 года со сроком хранения 5 лет;

-1995 года со сроком хранения 10 лет.

Научно-техническая обработка документов, подлежащих передаче в архив

Научно-техническая обработка дел, подлежащих постоянному и длительному хранению, а также для их дальнейшего использования, осуществляется в соответствии с правилами. Предусматривается целый комплекс работ по оформлению дела:

1. Полистный просмотр документов дела.

2. Формирование дела в соответствии с правилами.

3. Удаление копий, дубликатов, металлических скреплений, черновиков, ремонт поврежденных документов.

4. Вложение чистого бланка листа-заверителя в конец дела.

5. Переплет дела типографским способом или подшивка дела (формата А4 на 4 прокола). Для подшивки необходимо использовать хлопчатобумажные нитки. Дела постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой, верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая (1,5-2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Такой способ подшивки предохранит нитки от истирания и придаст более эстетичный вид делу. Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю обложки.

6. Нумерация листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела все листы, кроме листа-заверителя, нумеруются порядковой нумерацией. Нумеровать необходимо простым карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне. В случае, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

7. Составление листа-заверителя. В листе-заверителе оформляется итоговая запись о количестве пронумерованных листов в деле цифрами и прописью. Ошибки в нумерации устраняются несколькими способами: пропущен номер – допускается отметка о пропущенном номере; не пронумерован лист – допускается употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б,); продублирован номер – допускается зачеркнуть ошибочный номер и рядом поставить правильный. Лист-заверитель подшивается в конце дела (в случае, если дело уже прошито или переплетено, лист-заверитель можно наклеить на внутреннюю сторону обложки).

8. Оформление обложки дела.

Обложка дела при оформлении дела должна соответствовать установленной форме:

-полное название учреждения в именительном падеже (в скобках указывается сокращенное название);

-индекс дела (переносится из номенклатуры дел);

-заголовок дела (переносится из номенклатуры дел и может уточняться);

-срок хранения (переносится из номенклатуры дел);

-крайние даты определяются по первому и последнему документам в деле;

-номера документов в деле;

-номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей);

-количество листов в деле (переносится с листа-заверителя).

Результаты проведенной экспертизы ценности документов подлежат

-на документы постоянного хранения (составляется опись № 1);

-на документы по личному составу (составляется опись № 2);

-на дела временного срока хранения, отобранные к уничтожению, составляется акт о выделении к уничтожению;

-включенные в акт документы уничтожаются централизованно в установленном порядке, под контролем делопроизводителя или специалиста, ответственного за архив. Не допускается уничтожение документов с истекшим сроком хранения непосредственно в структурных подразделениях.

Управленческая документация не может быть сдана в макулатуру и должна быть обязательно уничтожена. Использование таких документов для хозяйственных нужд запрещается. Возможны различные способы уничтожения документов: сжигание, утилизация, химическая обработка. В акте делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов.

Читайте также: