Реферат актуальные проблемы делопроизводства

Обновлено: 05.07.2024

Проблемы современного делопроизводства затрагивают один из самых важных процессов любой организации, а именно документирование управленческой деятельности. Документированная информация составляет основу управления. Как считают ученые-документоведы, в документах сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документирование связана деятельность всех работников аппарата управления – от рядового исполнителя до руководителя.

Содержимое работы - 1 файл

реферат Доу.docx

В современном мире информация играет решающую роль в ведении бизнеса. Именно информация позволяет более оперативно принимать решения, осуществлять коммерческую деятельность, получать прибыль и минимизировать потери. Поэтому вся информация, необходимая для эффективного управления должна быть полной, доступной и достоверной.

Любая организация в процессе своего существования не раз сталкивается с необходимостью представления информации в виде специальных документов, необходимых для нормального функционирования всех управленческих процессов предприятия. Так как организации бывают различного вида (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, муниципальные учреждения), то состав управленческих документов зависит в первую очередь от специфических особенностей самого предприятия.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Данное документирование образует, своего рода, базу управленческих документов организации. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Факторы, влияющие на состав управленческих документов.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением и унифицированных систем документации.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

В составе организационно- распорядительных документов можно выделить:

- Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении учреждения, должностная инструкция работнику.

- Распорядительные документы: приказ, распоряжения, указание, инструкция.

- Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

Для того чтобы определить какие факторы могут повлиять на состав управленческих документов, рассмотрим основные вид.

1. Учредительные документы (устав и договор), составляемые при создании учреждения

Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности

Статья 52 ГК РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

В уставе организации должны определяться:

наименование юридического лица,
место его нахождения,
порядок управления деятельностью,
а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

В уставах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

В уставе акционерного общества должны быть отражены:

В соответствии с Законом об обществах с ограниченной ответственностью, устав общества с ограниченной ответственностью должен содержать:

полное и сокращенное фирменное наименование общества;
сведения о местонахождении общества;
сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
сведения о размере уставного капитала общества;
сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
права и обязанности участников общества;
сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

Уставы акционерного общества и общества с ограниченной ответственностью могут содержать и иные положения, не противоречащие федеральному законодательству.

2. Структура и штатная численность.

Значимость данной формы выражается в том, что структура позволяет определить состав сотрудников предприятия, а также их соподчиненность, что в свою очередь позволяет дифференцировать управляющее воздействие, делегировать полномочия на руководителей структурных подразделений, организовать цепочку контроля и ответственности.

Структурное подразделение предприятия выделяется для решения определенных задач, выполнения каких-либо функций и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач. Можно сказать, что весь штат предприятия организовывается в определенную структуру, состоящую из подразделений в определенной соподчиненности. Необходимость такого структурирования предприятия обусловлена задачами оптимизации управления на предприятии: делегирования части функций от высшего руководства компании менеджерам среднего звена, определения круга подчиненных данных менеджеров.
Можно выделить различные виды структурных подразделений: управление, служба, отдел, отделение и т.д. При определении структуры руководителю предприятия необходимо самостоятельно решить, какие наименования использовать, т.к. каких-либо нормативных требований на этот счет законодательством РФ не предусмотрено. Нормативы штатной численности предприятия также определяются самостоятельно. Важно учитывать, что дробление структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к "размыванию" ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. С другой стороны, нецелесообразно создавать и слишком крупные подразделения из нескольких десятков человек с одним руководителем без определения внутренней структуры, т.к. это затруднит управление данным подразделением.

Еще одной особенностью для всех организаций является постоянство состава работников. В некоторых организациях коммерческая деятельность носит сезонный характер, и руководителям выгоднее нанимать работников и тем самым расширять штат в определенное время года, когда по тем или иным причинам ему нужно временно создать дополнительное рабочее место. В этом случае в структуре организации необходимо предусмотреть изменения исходя из особенностей каждого сезона.

Помимо всего прочего в данном документе прописывается заработная плата каждого работника. Трудовым договором руководитель закрепляет за работником ставку начисления заработной платы, поэтому еще одним фактором, влияющим на состав данного управленческого документа, является то, каким образом начисляется заработная плата работника, является она фиксированной или сдельной, в каком объеме и каким образом начисляется премия.

3. Правила внутреннего трудового распорядка.

Одним из документов, регламентирующих трудовые отношения у работодателя, являются правила внутреннего трудового распорядка. С помощью правил в организации определяют трудовой режим, внутренний распорядок работы, порядок применения к работникам мер поощрений и взысканий, устанавливают права, обязанности и ответственность сторон трудового договора , а также прочие условия труда.

Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются и составляются организацией самостоятельно, исходя из специфики работы кадровой или юридической службой предприятия, и могут являться приложением к коллективному договору. Существует нормативная база, помогающая в разработке правил внутреннего трудового распорядка.
Правила внутреннего трудового распорядка должны отражать специфику работы организации и обозначить как можно больше типичных ситуаций, возникающих в процессе работы.

Во внутренних правилах запрещено прописывать условия, ухудшающие положение работников.
Содержание правила внутреннего трудового распорядка обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых правил. Рекомендуемая структура документа:

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в т.ч., повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:

увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;

совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;

Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.

Основные принципы современного делопроизводства

на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;

на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;

на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.

Многие вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации[1].

Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деловой деятельности организации выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки. Кстати, такой метод назначения сроков хранений намного легче автоматизировать.

Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.

Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности

Основная роль документов в современном капиталистическом обществе – служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.

Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.

Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени. Чтобы иметь возможность доказать целостность и аутентичность определенных видов документов, необходимо не только сохранить сам документ, но и вспомогательную документацию и метаданные, документирующие этапы жизненного цикла документа.

существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;

стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;

существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

Россия сейчас находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.

В этой связи представляет особый интерес совместный технический отчет ANSI/AIIM TR31 Американского национального института стандартов ANSI и Ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM, в котором были намечены пути совершенствования законодательства и предложены основные принципы, при соблюдении которых можно доказать целостность и аутентичность электронных документов. В разработке стандарта приняли участие ведущие специалисты из государственных ведомств, представители бизнеса и юристы.

Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:

управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;

Зарубежный опыт показывает, что использование ЭЦП окупается при оперативной работе с ответственными электронными документами. Использование ЭЦП для менее значимых документов (включая внутреннюю переписку, которая ведется в рамках защищенной корпоративной СЭД) считается неоправданным. Применение ЭЦП при работе с документами постоянного и длительного (свыше 7–10 лет) срока хранения в настоящее время не рекомендуется, поскольку технологии обеспечения длительной проверяемости ЭЦП еще не отработаны.

Опыт также показывает, что для автоматизации массовых рассылок извещений и других подобных документов необходимо, по мере возможности, отказаться от использования подлинных подписей и печатей на таких документах. В этом плане интересен опыт Евросоюза, где соответствующие европейские директивы запрещают национальным правительствам требовать наличие личных подписей на электронных счетах и счетах-фактурах.

Сегодня известны два основных метода организации хранения электронных документов (которые могут использоваться и в комбинации). Первый метод предусматривает хранение документов на съемных носителях, предпочтительно, на носителях однократной записи типа WORM (CD, DVD и т.п.). При использовании второго метода документы онлайн хранятся в системах электронного документооборота или электронных архивах (ЭА). В этом случае защита целостности и аутентичности обеспечивается средствами СЭД/ЭА.

Оперативное использование электронных документов

К настоящему времени уже известен интересный практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало определенные трудности. Из всего массива проблем стоит обратить внимание на несколько наиболее актуальных.

Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:

Содержание

Введение стр.3
Основная часть стр.4
Список литературы стр. 16

Вложенные файлы: 1 файл

Проблемы традиционного делопроизводства и способы их разрешения.doc

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Кафедра логистики и организации перевозок

Реферат на тему

Проблемы традиционного делопроизводства и способы их разрешения

Преподаватель: Шурпатов И.Г.

Основная часть стр.4

Список литературы стр. 16

В данной работе я бы хотела рассмотреть проблемы современного делопроизводства и какими путями на мой взгляд их можно избежать.

обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;
интеграция государственных информационных систем и ресурсов;
увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;
совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;

Основные принципы современного делопроизводства

на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно- распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.

Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности

электронные документы легко модифицируются, легко копируются;
существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;
стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;
существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:

разработка соответствующей законодательно-нормативной базы;
управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;
использование программных и аппаратных средств защиты, включая ЭЦП и шифрование.

В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве.

Н.А. Храмцовская

обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;
интеграция государственных информационных систем и ресурсов;
увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;
совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;

Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г ., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.

Основные принципы современного делопроизводства

на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности

электронные документы легко модифицируются, легко копируются;
существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;
стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;
существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:

разработка соответствующей законодательно-нормативной базы;
управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;
использование программных и аппаратных средств защиты, включая ЭЦП и шифрование.

Оперативное использование электронных документов

документы, содержащие исходную информацию, которая затем вводится в базу данных;
записи в базе данных;
таблицы в базе данных;
формы ввода-вывода, связи и т.д.;
журналы аудита и т.п.;
база данных целиком;
создаваемые на основе базы данных выходные документы;
документация, описывающая базу данных;
программное обеспечение и документация к нему.

Принципы регистрации документов. В XX в. многие западные страны отказались от традиционного для нашей страны принципа строгой регистрации документов. Сегодня наблюдается, с одной стороны, возврат к регистрационной системе (т.к. регистрация является естественной функциональной возможностью любой СЭД), с другой – отказ от ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.

Стандарты в области делопроизводства и документооборота. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.

Стандарты рассматривают следующие вопросы:

требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота; какую информацию эти документы должны содержать; какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);
требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;
требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;
требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;
требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;
инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы (модели) метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы (модели) уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.

Кратко- и среднесрочное хранение и уничтожение документов

Одним из направлений развития СЭД является дальнейшее расширение их возможностей организации хранения и уничтожения документов. Уже сегодня действующее российское законодательство устанавливает для некоторых видов электронных документов весьма длительные сроки хранения. Для исполнения этих требований СЭД должны иметь соответствующие функциональные возможности.

Все более востребованы системы, поддерживающие работу с различного рода досье, которые в большом количестве создаются и коммерческими, и государственными организациями. Это мировая тенденция (сегодня требования к ведению досье стали закладываться в новые версии государственных требований к системам электронного документооборота развитых стран мира).

Программа хранения и определения судьбы документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным требованиям, определяя:

сроки хранения документов,
действия с документами по истечении сроков хранения, такие как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям и т.д.
меры, принимаемые в тех случаях, когда необходимо приостановить уничтожение документов.

Даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера нашей профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий. Сделать это непросто, но и награда, как правило, немаленькая: это и более интересная, более заметная для руководства работа, и существенно более высокая зарплата.

Читайте также: