Программное обеспечение управленческой деятельности реферат

Обновлено: 02.07.2024

Современные информационные системы, обеспечивающие управленческую деятельность, основаны на компьютерных технологиях. Информационная технология предполагает наличие объекта воздействия (данных на материальном носителе), целенаправленного изменения какого-либо его свойства, соответствующих методов преобразования. Конкретное воплощение информационной технологии выражается прежде всего в выборе и реализации методов преобразования, т. е. системы средств и методов их использования.

В этом отношении, как показано на рис. 5.1, конкретная информационная технология для своей реализации предполагает наличие:

комплекса соответствующих технических средств, выполняющих процесс преобразования;

системы средств управления техническим комплексом (для вычислительной техники это программные средства);

организационно-методического обеспечения, увязывающего осуществление всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного процесса в рамках обеспечения определенной функции управленческой деятельности.

Для каждого конкретного информационного процесса требуется отдельная технология со своей технической базой, системой управления техническими средствами и организационно-методическим обеспечением. Но управленческая деятельность основана на одновременной реализации различных информационных технологий в соответствии с последовательностью и

Рис. 5.1. Структура компьютерной информационной технологии

содержанием отдельных этапов процесса принятия решений (сбор, накопление, регистрация, передача, хранение, копирование, упорядочивание, поиск, содержательная обработка, представление, выдача и защита данных). Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности базируются на совместном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

В связи с этим очень часто под современными или новыми информационными технологиями понимаются компьютерные информационные технологии.

Центральным компонентом компьютерных информационных технологий, обеспечивающим эффективное использование средств вычислительной техники в управленческой деятельности, является соответствующее программное обеспечение.

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства служат для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. Их состав представлен на рис. 5.2.

Рис. 5.2. Состав системного программного обеспечения

Тестовые и диагностические программы служат для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем и, возможно, устранения выявленных неисправностей.

С помощью антивирусных программ выявляются и по возможности устраняются вирусные программы, нарушающие нормальную работу вычислительной системы.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие функции:

тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;

обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;

реализацию эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

Классификация операционных систем представлена на рис. 5.3.

Командно-файловые процессоры (оболочки) позволяют организовать систему взаимодействия пользователя с вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей (например, Norton Commander или Windows до версий 3.11).

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности включают в себя компоненты, показанные на рис. 5.4.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Они содержат:

настольные издательские системы.

Рис. 5.3. Классификация операционных систем

Посредством систем подготовки табличных документов обработки финансово-экономической информации обрабатываются числовые данные, характеризующие различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составляются соответствующие управленческие документы и информационно-аналитические материалы. В их состав входят:

универсальные табличные процессоры;

специализированные бухгалтерские программы;

специализированные банковские программы (для внутрибанковских и межбанковских расчетов);

специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

Системы управления базами данных предоставляют возможность создавать и хранить массивы данных большого объема, а также манипулировать ими. Разные системы этого класса различаются способами организации хранения данных и обработки запросов на поиск информации, а также характером имеющихся в базе данных.

Личные информационные системы служат для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и по существу выполняют функции секретаря. Они, в частности, позволяют:

планировать личное время на различных временных уровнях и своевременно напоминать о наступлении запланированных мероприятий;

формировать персональные или иные картотеки с возможностью автоматической выборки необходимой информации;

соединять по телефонным линиям, вести журнал телефонных переговоров и выполнять функции, характерные для многофункциональных телефонных аппаратов;

создавать персональные информационные блокноты для хранения разнообразной личной информации.

С помощью систем подготовки графических материалов удается квалифицированно подготовить графические и текстовые материалы к демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно подключение к традиционным графике и тексту таких форм информации, как видео- и аудиоинформация, что позволяет говорить о реализации гипермедиа технологий.

Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при выполнении сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений служат для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления дают возможность применять так называемые CASE-технологии (Computer Aid System Engineering), ориентированные на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих различный юридический статус и форму собственности. Появление подобных производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения.

Содержание

Введение.
Глава 1. Управленческая деятельность и информационное обеспе-чение управления.
1.1. Управленческая деятельность.
1.2. Информационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Организация информационного обеспечения.
Глава 2. Документационное обеспечение работы руководителя.
2.1. Системы документации.
2.1.1. Организационно-правовая документация.
2.1.2. Распорядительная документация.
2.1.3. Справочно-информационная документация.
2.2. Порядок движения документов в организации.
2.2.1. Экспедиционная обработка поступающих документов.
2.2.2. Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ.
2.2.3. Организация рационального движения документов внутри организации.
2.3. Организация секретарской деятельности.
Глава 3. Программное обеспечение управленческой деятельно-сти.
Глава 4. Системы управления базами данных.
4.1. Понятие и классификация современных систем управления баз данных.
4.2. Основные функции систем управления базами данных.
4.3. Типовая организация современных СУБД.
Заключение.
Список использованной литературы.

Работа состоит из 1 файл

контрольная информационные технологии1.doc

Должностная инструкция секретаря включает в себя следующие разделы:

Примерная схема рабочего дня секретаря:

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 10 мин до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест, привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.

10. Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.

12. Подшивка исполненных документов в дела.

13. Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.

Вторая половина дня:

15. Продолжение работы с посетителями и телефонных переговоров.

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доклад руководителю об исполненных документах, получение от него обработанных им документов.

18. Обработка и отправка исходящих документов.

19. Планирование мероприятий на следующий день.

Окончание рабочего дня:

20. Просмотр своего дневника и информация соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.

21. Если руководитель остался работать после окончания рабочего дня – обеспечение его свей необходимой информацией, материалами.

22. Приведение в порядок своего рабочего места.

3. Программное обеспечение управленческой деятельности.

Современные информационные системы, обеспечивающие управленческую деятельность, основаны на компьютерных технологиях.

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства служат для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. Их состав представлен на схеме 3.

Текстовые и диагностические программы

Командно-файловые процессоры (оболочки)

Схема 3. Состав системного программного обеспечения.

Текстовые и диагностические программы служат для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем и устранения выявленных неисправностей.

С помощью антивирусных программ выявляются и по возможности устраняются вирусные программы, нарушающие нормальную работу вычислительной системы.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие функции:

 тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;

 обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;

 реализацию эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

Командно-файловые процессоры (оболочки) позволяют организовать систему взаимодействия пользователя вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей (например Norton Commander).

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности включают в себя компоненты, показанные на схеме 4.

Схема 4. Состав прикладного программного обеспечения.

Системы подготовки секстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Они содержат:

- настольные издательские системы.

Посредством систем подготовки табличных документов обработки финансово-экономической информации обрабатываются числовые данные, характеризующие различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составляются соответствующие управленческие документы и информационно-аналитические материалы.

Системы управления базами данных предоставляют возможность создавать и хранить массивы данных большого объема, а также манипулировать ими.

Личные информационные системы служат для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и по существу выполняют функции секретаря.

С помощью систем подготовки графических материалов удается квалифицированно подготовить графические и текстовые материалы к демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях.

Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов при выполнении сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений служат для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления дают возможность применять CASE-технологии, ориентированные на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

4. Системы управления базами данных.

4.1. Понятие и классификация современных систем управления баз данных.

Системой управления базами данных (СУБД) называют программную систему, предназначенную для создания на ЭВМ общей базы данных для множества приложений, поддержания ее в актуальном состоянии и обеспечения эффективного доступа пользователей к содержащимся в ней данным в рамках предоставленных им полномочий. СУБД предназначена, таким образом, для централизованного управления базой данных как социальным ресурсом в интересах всей совокупности пользователей.

В настоящее время практически невозможно представить информационную поддержку современного учреждения без применения профессиональных СУБД. Системы управления базами данных можно классифицировать, используя различные признаки:

1) по используемому языку общения:

- замкнутые – имеют собственные самостоятельные языки общения пользователей с БД, они обеспечивают непосредственное общение с системой в режиме диалога, позволяют работать без программистов;

2) по выполняемым функциям:

- операционные – иные виды обработки по получению информации, не хранящейся в явном виде в БД;

- информационные – позволяют организовать хранение данных, поиск и выдачу нужных данных из БД и поддерживать их целесообразность и актуальность;

3) по сфере применения:

- универсальные – настраиваются на любую предметную область путем создания соответствующей БД и прикладных программ;

- проблемно-ориентированные – ориентации на определенные процедуры обработки данных, присущих конкретной области применения;

4) по допустимым режимам работы:

4.2. Основные функции систем управления базами данных.

1. Управление данными во внешней памяти.

Функция управления данными во внешней памяти включает в себя обеспечение необходимых структур внешней памяти, как для хранения непосредственных данных, так и для служебных целей.

2. Управление буферами оперативной памяти.

СУБД обычно работают с базами данных значительных размеров; по крайней мере, этот размер превышает доступный объем оперативной памяти. Понятно, что если при обращении к любому элементу данных будет производится обмен с внешней памятью, то вся система будет работать со скоростью внешней памяти. Единственным способом реального увеличения этой скорости является буферизация данных в оперативной памяти.

3. Управление трансакциями.

Трансакция – это последовательность операций над БД, рассматриваемых СУБД как единое целое. Либо трансакция успешно выполняется, и СУБД фиксирует изменения БД, произведенных ею, во внешней памяти, либо ни одно из этих изменений никак не отражается в состоянии БД. Понятие трансакции необходимо для поддержания логической целостности БД.

4. Журнализация и восстановление БД после сбоев.

Одно из основных требований к СУБД – надежное хранение данных во внешней памяти. Под надежностью хранения понимается то, что СУБД должна быть в состоянии восстановить последнее согласованное состояние БД после аппаратного или программного сбоя. Наиболее распространенный метод – это ведение журнала изменений базы данных.

5. Поддержание языков БД.

Для работы с БД используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных. В ранних СУБД поддерживалось несколько специализированных по своим функциям языков. В современных СУБД обычно поддерживается единый интегрированный язык, содержащий все необходимые средства для работы с БД, начиная от ее создания обеспечивающий базовый пользовательский интерфейс с базами данных.

4.3. Типовая организация современных СУБД.

Организация типичной СУБД и состав ее компонентов соответствуют набору функций. Логически в современной СУБД можно выделить внутреннюю часть – ядро СУБД, компилятор языка БД, подсистему поддержки времени выполнения, набор утилит.

Ядро СУБД отвечает за управление данными во внешней памяти, управление буферами оперативной памяти, управление трансакциями и журнализацию.

Читайте также: