Проблемы в управлении проектами реферат

Обновлено: 05.07.2024

1. История проектного управления в России и в мире

Рис. 1. Основные этапы развития Управления проектами в СССР.[7, с.105]

2. Современные концепции управления проектами

Заключение

Искусство эффективного управления во многом определяется способностями и талантами руководителя. Однако управление все в большей степени основывается и на научных подходах. Сегодня менеджер уже не может полагаться лишь на мнения, суждения, разговоры. Необходимо использовать системные подходы к подготовке и принятию решений, которые включают в себя методики и средства для сбора, обработки и анализа информации, позволяющие смоделировать развитие ситуации и предвидеть последствия. Моделирование и системный анализ имеют решающее значение в превращении разрозненной информации в знания, имеющие практическое значение.
Принятие любых управленческих решений, как правило, связано с неопределенностью, которая всегда присутствует при реализации проектов. Причиной неопределенности может быть невозможность определить точные сроки выполнения исследования в проекте по разработке нового продукта; или нестабильность в поставках материалов и комплектующих в строительном проекте; неясный уровень спроса в маркетинговом проекте; неопределенность с финансированием в государственной программе и т.д. Обычно, все виды неопределенности, которые могут иметь место в проекте, в той или иной степени проявляются. Менеджер начинает чувствовать невозможность целенаправленно планировать и управлять деятельностью.
Именно в этой ситуации имеет смысл задуматься об использовании более формализованной системы планирования и управления проектами. Кроме того, то, что не имело смысла без компьютера (зачем тратить время, разрабатывать план, если любое вмешательство внешнего хаоса сделает этот план ненужой бумажкой уже через неделю), начинает иметь смысл с использованием компьютера. Имея информационную модель проекта, менеджер, по-существу, получает возможность постоянно иметь актуальный план работ, соответствующий текущей ситуации и текущему уровню неопределенности.

Список использованных источников

1. Арчибальд Р.Д. Управление высокотехнологичными программами и проектами. — М.: ДМК Пресс, 2006. — 472 с.
2. Балашов, А. И. Управление проектами: учебник для бакалавров / А. И. Балашов, Е. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко; под ред. Е. М. Роговой. — М. : Издательство Юрай, 2013. — 383 с.
3. Бэгьюли Ф. Управление проектом. — М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. — 208с.
4. Гапоненко С. А. Триада концепций управления проектами как эффективный механизм инновационного менеджмента предприятия / Гапоненко С. А. // Актуальные вопросы экономических наук. 2013. № 29-2.
5. Грей К.Ф., Ларсон Э.У. Управление проектами. Практическое руководство. — М.: Дело и сервис, 2003. — 784 с.
6. Зернин Е.А. Современные технологии управления проектами в научной и производственной сфере. Зернин Е.А., Томас К.И., Моисеенко М.В. Инженерный вестник Дона. 2015. Т. 36. № 2-2. С. 69.
7. Конспект лекций по курсу: Управление проектами (УП). Подг. Синенко С.А. – М., 2009 – 345с.
8. Малюк В. И., Немчин А. М. Производственный менеджмент: учеб.пособие. СПб.: Питер, 2008. – 324c.
9. Масловский, В. П. Управление проектами: конспект лекций / В. П. Масловский. — Красноярск : ИПК СФУ, 2008. – 179с.
10. Полковников А., Эффективное управление проектами. Начальный курс. А. Полковников. – М.: 1998. – с.92.
11. Управление проектами как современная концепция развития бизнеса. Рудой Д.В. В сборнике: начало в науке Материалы Всероссийской научно-практической конференции школьников, студентов, магистрантов и аспирантов. ответственный редактор Р.Р. Ахунов. г. Уфа, Респ. Башкортостан, РФ, 2014. С. 170-172.
12. Чурилов А. А. Понятие, роль и актуальность проектного управления в России [Текст] / А. А. Чурилов // Молодой ученый. — 2013. — №3. — С. 299-301.

Содержание работы

1. СУЩНОСТЬ ПРОЕКТА 3
2. КЛАССИФИКАЦИЯ ТИПОВ ПРОЕКТОВ 7
3. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА 10
4. МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ 13
5. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В УСЛОВИЯХ ГЛОБАЛЬНОГО КРИЗИСА 15
6. ПРОБЛЕМЫ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ 18
7. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ 21
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 23

Файлы: 1 файл

Реферат_управление проектами.doc

1. Сущность проекта

В зарубежных странах для обозначения данного процесса проектирования использовался другой термин – designing (дизайн, проектирование здания, разработка изделия), а понятие project (проект) трактуется более широко.

В самом общем виде проект (англ. project) – это «что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие. С точки зрения системного подхода, проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное – результат при участии ряда ограничений и механизмов.

США, Институт Управления Проектами (PMI) определяет: проект - некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта.

Великобритания, Английская Ассоциация проект-менеджеров определяеть: проект – это отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов.

Инвестиционный проект понимается как инвестиционная акция, предусматривающая вложение определенного количества ресурсов, в том числе интеллектуальных, финансовых, материальных, человеческих, для получения запланированного результата и достижения определенных целей в обусловленные сроки. Финансовым результатом инвестиционного проекта чаще всего является прибыль/доход, материально-вещественным результатом – новые или реконструированные основные фонды (объекты) или приобретение и использование финансовых инструментов или нематериальных активов с последующим получением дохода.

В том случае, когда в качестве результатов реализации проекта выступают некоторые физические объекты (здания, сооружения, производственные комплексы), определение проекта может быть конкретизировано следующим образом: Проект – целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание или модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.

Рисунок 1 – Общие признаки проекта

Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Серийный же выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от наличия и величины спроса. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако в последнее время проектный подход все чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Например, проекты увеличения производства до указанного уровня в течение определенного периода, исходя из заданного бюджета, или выполнение определенных заказов, имеющих договорные сроки поставки.

Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько его требуется для получения конечного резуль тата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней. Более того, проект часто становится основной формой деятельности фирмы.

Управление проектом (project management) – деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам и ресурсам, а также качеству конечных результатов проекта.

Основная задача управления проектом: обеспечение выполнения выбранных параметров, отслеживание их значений и своевременная корректировка работы участников проекта.

Цель (миссия) и стратегия проекта.

Различают генеральную цель (говорят также – миссию) проекта от целей первого (и, возможно, последующих) уровней, а также подцелей/задач, действий и результатов.

Миссия – это генеральная цель проекта, четко выраженная причина его существования. Она детализирует статус проекта, обеспечивает ориентиры для определения целей следующих уровней, а также стратегий на различных организационных уровнях. Говорят также, что миссия – это главная задача проекта, с точки зрения его будущих основных услуг или изделий, его важнейших рынков и преимущественных технологий.

Стратегия проекта – центральное звено в выработке направлений действий с целью получения обозначенных миссией и системой целей результатов проекта.

Общие требования к инвестиционным проектам.

Инвестиционный проект должен содержать в себе:

изменения как основное содержание проекта; под изменениями в проекте понимается замена одного решения другим при разработке и реализации проекта в связи с воздействием внешних и внутренних факторов. Соответственно и источники изменений делятся на внешние и внутренние;
ограниченную во времени цель;
ограниченную временную продолжительность проекта;
бюджет проекта;
ограниченность требуемых ресурсов;
новизну;
комплексность;
правовое и организационное обеспечение проекта;
разграничение с другими намерениями и видами деятельности.

Итак, в современном понимании проекты – то, что изменяет наш мир: строительство жилого дома или промышленного объекта, программа научно-исследовательских работ, реконструкция предприятия, создание новой организации, разработка новой техники и технологии, сооружение корабля, создание кинофильма, развитие региона, – это всё проекты.

2. Классификация типов проектов

Проекты могут различаться по сфере предложения, предметной области, масштабам, длительности, составу участников, сложности и др. характеристикам. Для удобства анализа проектов их можно классифицировать по различным критериям:

Класс. По составу и структуре проектов и его предметной области проекты разделяются на монопроекты, мультипроекты, мегапроекты.
Тип. По основным сферам деятельности, в которых осуществляется проект, выделяют технические, организационные, экономические, социальные и смешанные проекты.
Вид. По характеру предметной области проекты подразделяются на: инвестиционные, научно-исследовательские, учебно-образовательные, смешанные.
Масштаб. По размерам самого проекта, количеству участников и степени влияния на окружающий мир проекты делят на: мелкие, средние, крупные и очень крупные проекты.
Длительность. По продолжительности периода осуществления проекты подразделяются на: краткосрочные, среднесрочные и длительные проекты.
Сложность. По степени сложности: простые, сложные и очень сложные.

Малые проекты невелики по масштабу, просты и ограничены объемами. Так, в американской практике:

капиталовложения: до $10-15 млн.;
трудозатраты: до 40-50 тыс. человеко-часов.

Примеры типичных малых проектов: опытно-промышленные установки, небольшие (часто в блочно-модульном исполнении) промышленные предприятия, модернизация действующих производств.

Малые проекты допускают ряд упрощений в процедуре проектирования и реализации, формировании команды проекта (можно просто кратковременно перераспределить интеллектуальные, трудовые и материальные ресурсы). Вместе с тем затруднительность исправления допущенных ошибок в связи с дефицитом времени на их устранение требует весьма тщательного определения объемных характеристик проекта, участников проекта и методов их работы, графика проекта и форм отчета, а также условий контракта.

Мегапроекты – это целевые программы, содержащие множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами и отпущенным на их выполнение временем. Такие программы могут быть международными, государственными, национальными, региональными (например, развитие свободных экономических зон), межотраслевые (затрагивать интересы нескольких отраслей экономики), отраслевые и смешанные. Как правило, программы формируются, поддерживаются и координируются на верхних уровнях управления: государственном (межгосударственном), республиканском, областном, муниципальном и т.д.

Мегапроекты обладают рядом отличительных черт:

высокой стоимостью (порядка $1 млрд. и более);
капиталоемкостью – потребность в финансовых средствах в таких проектах, как правило, требует нетрадиционных (акционерных, смешанных) форм финансирования, обычно силами консорциума фирм;
трудоемкостью – 2 млн. человеко-часов на проектирование, 15-20 млн. человеко-часов на строительство; длительностью реализации 5-7 и более лет;
необходимостью участия других стран;
отдаленностью районов реализации, а следовательно, дополнительными затратами на инфраструктуру;
влиянием на социальную и экономическую среды региона и даже страны в целом.

Краткосрочные проекты обычно реализуются на предприятиях по производству новинок различного рода, опытных установках, восстановительных работах. На таких объектах заказчик обычно идет на увеличение окончательной (фактической) стоимости проекта, против первоначальной, поскольку более всего он заинтересован в скорейшем его завершении.

Бездефектные проекты в качестве доминирующего фактора используют повышенное качество. Обычно стоимость бездефектных проектов весьма высока и измеряется сотнями миллионов и даже миллиардами долларов (например, атомные электростанции).

Международные проекты обычно выделяются значительной сложностью и стоимостью. Их отличает также важная роль в экономике и политике тех стран, для которых они разрабатываются. Эти проекты обычно основаны на взаимодополняющих отношениях и возможностях партнеров. Нередко для решения задач таких проектов создаются совместные предприятия, объединяющие двух или более участников для достижения некоторых коммерческих целей под определенным совместным контролем. При этом каждый партнер вносит свой вклад и определенным образом участвует в прибылях.

Носов Сергей Иванович – профессор кафедры Управления проектами и программами Capital Group Российского экономического университета имени Г. В. Плеханова.

Ошуркевич Виктория Михайловна – студент магистратуры Российского экономического университета имени Г. В. Плеханова.

Аннотация: В статье рассмотрены понятия проекта и управления проектом, анализируются специфичные для России проблемы управления проектами, выделено отсутствие сформированной школы в области профессионального управления проектами. Для решения проблемы неуспешных проектов автором предложено внедрение корпоративной системы управления проектами, включающая в себя внедрение программного обеспечения, обучение сотрудников проектному управлению и повышение мотивации персонала.

Ключевые слова: Управление проектами, проблемы управления проектами, программное обеспечение, мотивация персонала, квалификация сотрудников.

Современное развитие России сложно представить без проектного управления. Предпосылки возникновения системы управления проектами возникли еще в 30-е годы 20-го века. В этот период в СССР были реализованы такие масштабные проекты, как план ГОЭЛРО, Днепрогэс, развитие металлургии, машиностроения, производственное строительство, создание территориально производственных комплексов. Однако в мировое сообщество проектного менеджмента Россия вошла лишь с приходом рыночных отношений в начале 90-х годов. Все общемировые тенденции развития управления проектами стали так или иначе проявляться и в нашей стране: происходил обмен знаний и опыта с зарубежными странами, изучались последние практики в области управления проектами, вырабатывались оригинальные управленческие подходы и средства. В России проектный менеджмент за последние 20 лет прошел путь от применения элементов управления проектами для отдельных проектов до создания интегрированных систем управления проектно-ориентированными компаниями и программами. Применение современных инструментов управления проектами поможет улучшить экономическую ситуацию в стране, инвестиционный климат, повысить прозрачность государственного аппарата, улучшить качество жизни граждан.

Ключевыми его характеристиками являются ограниченность во времени, наличие ограничений по ресурсам, наличие уникальной цели. Вышеупомянутое определение кратко излагает основные проблемы и непосредственные задачи в управлении проектами. Невозможно добиться успеха проекта без должного внимания к времени, ресурсам и уникальности, несмотря на наличие квалифицированных сотрудников и современных методик. Этим во многом обусловлен такой большой процент провала проектов в России: часто допускаются перерасходы бюджета в разы, задерживаются сроки ввода в эксплуатацию, а результаты проекта не удовлетворяют заказчика [2, с. 128]. Именно поэтому на стадии инициации так важно учесть все аспекты проекта, точно определить цель, бюджет, возможные риски, используя актуальные инструменты и методы планирования.

Специфичной для России проблемой в управлении проектами является отсутствие сформированной школы в области управления проектами. После распада СССР весь научно-практический потенциал, накопленный в области программно-целевого управления был разрушен, а полноценного научного и практического диалога между Россией и представителями национальных и международного сообществ в сфере проектного менеджмента не сложилось, так как, по сути, этот диалог превратился в одностороннее распространение и продвижение зарубежных подходов и тенденций. Профессиональное управление проектами трудно представить без специально обученных специалистов. Управление проектами можно рассматривать как интегрированный взаимосвязанный процесс. Менеджеру проекта необходимо управлять такими процессами, как управление стоимостью, качеством, рисками, сроками и другими. Для этого необходимо обладать специальными знаниями. На сегодняшний момент во всем мире насчитывается более 600 000 профессионалов в области управления проектами, получивших степень PMP (Project Management Professional), однако в России такой степенью обладают только лишь 1000 человек. Успешная сдача экзамена PMP свидетельствует о том, что менеджер проектов владеет глобальным языком управления проектами, умеет применять на практике знания, навыки, инструменты и методы управления проектами. Это позволяет осуществлять проекты в срок и в рамках бюджета, достигая назначенных целей. Малое количество отечественных квалифицированных кадров в области управления проектами приводит к тому, что в России полноценного развития в данной области не происходит.

В 2003 году был выпущен стандарт OPM3 по оценке зрелости управления проектами в организациях, позволяющий компаниям оценить уровень своей зрелости, понять, на какой стадии развития она находится и выбрать оптимальный путь развития данной компании. В модели зрелости Гарольда Керцнера существует пять уровней развития компании [3, с. 20]:

Уровень 1 – общий язык (терминология). Данный уровень характеризуется тем, что организация приходит к решению об углубленном изучении основных знаний и терминологий в сфере управления проектами.
Уровень 2 – общие процессы. Компания начинает понимать необходимость разработки определенных процессов, которые смогут в дальнейшем повторить успех одного проекта при выполнении других.
Уровень 3 – единая методология. Организация начинает использовать эффект синергии, при объединении методологий различных успешных проектов в одну, ключевое значение в которой занимает управление проектами. Эффект синергии упрощает управление различными процессами, так как используется единая сводная методология.
Уровень 4 – Бенчмаркинг. Компания понимает, что для сохранения лидерской позиции среди конкурентов нужно постоянно улучшать корпоративные процессы. Для этого должен постоянно проводиться Бенчмаркинг.
Уровень 5 – непрерывное улучшение. Этот уровень характеризуется умением компании оценивать информацию, полученную в ходе бенчмаркинга, и умением грамотно использовать данную информацию для саморазвития.

Первый опыт использования бенчмаркинга на чувашском Заводе электроники (ЗЭиМ) был удивительным. У завода были большие финансовые трудности, отставание по многим показателям (производительность труда, выработка на одного человека) было колоссальным. Внедрение бенчмаркинга на заводе проходило тяжело — приходилось обучать людей и просто объяснять, зачем все это нужно. В качестве источников используют открытые отчеты западных и российских компаний, отраслевые отчеты, Интернет. Информацию собирают во время поездок в российские и западные компании. Например, на заводе работают над повышением производительности труда, используя опыт Volvo. Активно перенимая чужой опыт, ЗЭиМ при этом делится и своим.

Рисунок 1. Меры и инструменты решения проблем проектного менеджмента.

1. Внедрение корпоративной системы управления проектами (КСУП)

Основная задача КСУП – это повышение эффективности предприятия, его рентабельности. Внедрение КСУП направлено на стандартизацию и поддержку проектной деятельности предприятия, оно позволяет компаниям ввести единое информационное и терминологическое пространство. Корпоративная система управления проектами – комплексный подход и ее внедрение обычно происходит поэтапно. Зачастую выделяют три составные части КСУП:

Методология по управлению проектами - единые корпоративные правила по управлению проектами. Она содержит все процедуры и шаблоны нормативных документов по управлению проектами.
Проектный офис, проектный комитет - внутрикорпоративные структуры, отвечающие за процессы управления проектами внутри организации и принятие ключевых решений в ходе реализации проектов.
Информационная система управления проектами (ИСУП) - единое информационное пространство, которое необходимо для автоматизации процессов в управлении проектами. ИСУП обеспечивает эффективное планирование и контроль выполнения работ по проекту, объединяет данные по проектам. При рассмотрении ИСУП прежде всего встает вопрос, какое программное обеспечение выбрать. Основными ПО на данный момент являются MS Project Server, Oracle Primavera, HP Project, Portfolio Management Center и другие.

Большая часть российских специалистов по управлению проектами являются приверженцами зарубежных разработок, которые не учитывают российскую хозяйственную специфику. Это не позволяет им быть полноценными участниками интеллектуального диалога. Поэтому одной из актуальных задач развития управления проектами в России будет разработка и продвижение отечественных программных продуктов. Инвесторы, как частные, так и государственные, не имеют интереса к тому, чтобы вкладывать средства в разработку конкурентоспособного программного обеспечения, предпочитая пользоваться готовыми зарубежными ПО, усиленно продвигаемыми в России.

Одна из самых успешных российских разработок в области управления проектами - Spider Project. Команда Spider Project утверждает, что методы и алгоритмы, используемые в данном продукте, были созданы еще в Советском Союзе и учитывают особенности российской экономики. Среди преимуществ использования Spider Project можно выделить такие как: наименьшая длительность планов проектов по сравнению с зарубежными аналогами, что позволяет снизить стоимость проекта; возможность планирования сроков выполнения работ исходя из их объемов и производительности назначенных ресурсов; расчет трендов вероятностей успеха; использование поточной диаграммы; возможность создания типовых проектов; встроенное руководство по управлению проектами, полностью охватывающее международные стандарты и учитывающее специфику управления проектами в России [5, с. 12].

2. Обучение проектному управлению

Задача перехода к проектному управлению и внедрению КСУП всегда исходит от топ-менеджмента, акционеров или первого лица предприятия, и успех всего проекта во многом зависит именно от их действий. На данный момент квалификация менеджеров проектов часто не отвечает международным требованиям к компетентности управляющих проектами. В связи с этим возникает потребность в обучении сотрудников и в повышении общей грамотности компании в части управления проектами. Роль руководителя проекта отличается от роли функционального руководителя или руководителя операционной деятельности. Последние могут быть профессионалами в одной области, в то время как, в связи с уникальностью проектов, руководитель проектов должен владеть междисциплинарными знаниями и навыками. Помимо отраслевых навыков и знаний общего менеджмента, менеджер проекта должен обладать компетенциями в знаниях (то, что он знает об управлении проектами); компетенциями в исполнении (то, что он способен достичь, применяя знания об управлении проектом); личными компетенциями (то, как он ведет себя во время исполнения проекта). Для эффективного выполнения проекта квалификация руководителя проекта должна соответствовать требованиям проекта.

Если у членов команды управления проектом нет единства в понимании, что представляет собой проектное управление, корпоративная система управления проектами, в чем основная цель их проекта, то это может привести к срыву сроков и даже полному фиаско проекта. Поэтому на стадии инициации проекта руководителю часто необходимо провести общее собрание, на котором он мог бы ответить на возникающие вопросы, рассказать о целях, пригласить внешнего эксперта для проведения семинаров по внедрению КСУП.

3. Повышение мотивации сотрудников

Для эффективного руководства необходимо грамотное управление сотрудниками, чтобы они желали работать, четко понимали поставленную задачу и имелись методы воздействия на них для получения наилучшего результата. Формирование нового поколения участников проекта, адаптированных к условиям рыночной экономики, сочетающих стратегический подход с высоким профессионализмом, умеющих эффективно действовать в кризисных ситуациях невозможно без эффективной системы мотивации, обеспечивающих повышение результативности их деятельности. Мотивирование сотрудников поможет избежать срывов сроков проекта, превышения бюджета.

Руководитель может применять как материальные стимулы к труду (заработная плата, поощрительные выплаты, оплата транспорта), так и нематериальные (награды, возможность самовыражения, повышения квалификации, карьерного роста) [1, с. 89]. Для создания эффективной мотивационной деятельности участников проекта можно предложить нижеследующие рекомендации, которые включают в себя этапы, приведенные на рисунке 2.

Рисунок 2. Процесс внедрения эффективной системы мотивации участников проекта.

Учет индивидуальных потребностей участников проекта, изменение кадровой политики, разработка объективных критериев для оценки результативности деятельности сотрудников, разработка индивидуальных планов развития, построение системы повышения квалификации, положительно повлияет на эффективность работы участников проектов, их конкурентоспособность на рынке, снижение текучести кадров.

В заключении хотелось бы отметить, что Россия имеет грандиозный потенциал для развития собственной системы управления проектами. Заимствование зарубежных практик сильно тормозит развитие отечественной области проектного управления, а развитие собственных методологий могло бы существенно повысить эффективность управления проектами в России. Внедрение КСУП, повышение квалификации управленческого аппарата и налаживание системы мотивации позволят российским компаниям:

более эффективно распределять ресурсы и управлять трудозатратами;
контролировать проект на всех его стадиях;
четко делегировать полномочия, начиная от менеджера проекта;
анализировать различные потоки данных и принимать решения, опираясь на полученную информацию;
анализировать риски и минимизировать возможность их возникновения;
создавать такие условия для команды проекта, при которых все участники будут заинтересованы в достижении наилучших результатов.

Крайне важно не забывать и о развитии отечественных институтов в управлении проектами. Многие зарубежные страны привлекают иностранных специалистов для улучшения своих методологий и повышения квалификации сотрудников за счет обмена опытом. Работая с иностранными коллегами, у российских специалистов появится возможность избежать множества ошибок и вывести проектное управление на один уровень с европейскими странами.

Только применение совокупности данных мер поможет отечественному управлению проектами шагнуть вверх, ведь проекты – это в перспективе все то, что нас будет окружать, а грамотное управление поможет добиться всех поставленных целей в кратчайший срок и с минимумом затрат.

Как показывает практика, определенные проблемы возникают в ходе реализации любого проекта. Некоторые из них имеют четкую структуру, выраженный характер и различные возможности их решения; другие, напротив, не имеют структуры, их характер определить невозможно, и, соответственно, у них нет решений. В действительности, в ходе управления проектом редко бывает достаточно информации или времени для того, чтобы объективно, с полной уверенностью выявить сущность возникающих проблем, а, следовательно, выбранный метод их решения может оказаться малоэффективным. В связи с этим первым этапом решения проблем, возникающих в ходе управления проектом, является их определение. В статье предлагается решение некоторых, наиболее острых проблем. В зависимости от своей сущности эти проблемы могут приводить к срыву проекта посредством перерасхода средств, задержек в выполнении, а также получению иного результата и полного краха проекта.

1. Ветлужских Е. Система вознаграждения: Как разработать цели и KPI. – М. : Альпина Паблишер, 2013. - 217 с

3. Деминг Э. Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами. – М. : Альпина Бизнес Букс, 2007. – 418 с.

5. A guide to the project management body of knowledge. PMBOK guide. 5th edition. – Project Management Institute, 2013. – 616 с.

В настоящее время проектный подход становится все масштабнее и наблюдается все большее его проникновение в управленческую практику. Достаточно много организаций начинает рассматривать себя через призму проектно-ориентированной деятельности. При этом наблюдается рост потребности в профессиональных руководителях проектов, так как все заинтересованные стороны ожидают от проекта достаточно высоких положительных результатов.

В практике управления проектами есть множество примеров, когда в ходе реализации проектов были допущены перерасходы в разы, а ввод их в эксплуатацию был задержан на несколько лет, через короткий промежуток времени эти проекты становились национальными символами и считались наиболее успешными. Но достаточно часто встречаются проекты, которые завершаются с превышением бюджета, с нарушением сроков, неудовлетворенностью заказчика полученным результатом. Часть из проектов останавливаются на полпути и заканчиваются крахом.

Рис. 1. Проблемы и их решения в управлении проектами.

Разрешением таких проблем является внедрение программного обеспечения и повышение квалификации управленческого аппарата.

Программное обеспечение (ПО) управления проектами позволяет снизить рутинность работы и максимально облегчить и ускорить обработку данных и отчетов в ходе работы над проектом. Компьютер поможет в составлении планов, сетевых диаграмм, подготовке отчетов и во многом другом. Но, несмотря на много положительных моментов, следует отметить главный недостаток - ПО не сможет за вас управлять проектом.

Большинство существующих программных средств предлагают планирование проектов по собственным методикам, зачастую не соответствующим общепринятым (стандартным) для проектного менеджмента — это и порождает множество серьезных проблем, таких как срыв сроков, перерасход бюджета и т.д.

Даже применение ПО от лидеров сегмента — MS Project, Primavera, не страхует от возможных проблем, ведь это всего лишь инструменты, эффективно работающие в руках профессионала, а не искусственный интеллект, решающий все ваши проблемы [2].

Понимание алгоритмов, лежащих в основе ПО, или хотя бы поверхностное знание методик, применяемых в управлении проектами, поможет вам избежать множества проблем.

Следующим способом решения выше обозначенных проблем является активное использование системы вознаграждения. Чаще всего в российских компаниях используется стандартная система вознаграждения: в небольших по длительности проектах (например, до шести месяцев) сотрудники поощряются за выполнение проекта в срок, а при более долгосрочных проектах – за завершение каждого этапа и всего проекта в срок. Причем за выполнение первого этапа проекта размер вознаграждения обычно меньше, чем за завершение всего проекта. Например, если проект состоит из трех этапов, а общее вознаграждение составляет 100%, то за завершение первого этапа выплачивается 20% от общей суммы вознаграждения, 30% – за второй и этап и за завершение всего проекта – остальные 50%.

При этом используются два варианта взаимосвязи с вознаграждением:

вариант жесткий (одноуровневый): если этап (проект) выполнен в срок, менеджер получает вознаграждение, если нет – наказывается и остается без премии. Такой вариант используется в проектах, имеющих жесткие сроки выполнения (например: Олимпиаду нельзя перенести, все строительные объекты должны быть сданы вовремя).
вариант более мягкий: разрабатывается таблица с пороговым значением, при котором уже возможна выплата вознаграждения.

Участники проектов вознаграждаются при достижении поставленных целей всей командой проекта, а также за выполнение в срок своих операций.

Преимущество такой системы вознаграждения: сбалансированность, комплексность, прозрачность и понятность. Однако, несмотря на все плюсы данной системы вознаграждения, следует выделить проблемы, которые возникают при использовании данной системы вознаграждения.

Чтобы получить вознаграждение, каждый менеджер проектов при оценке длительности работ закладывает достаточный (не всегда необходимый) временной резерв на непредвиденные обстоятельства, а также запас по бюджету. Причем, если даже проект можно завершить раньше срока, менеджеры этого не делают, т.к. не получают за это дополнительного поощрения и опасаются того, что в следующий раз руководство, скорее всего, сократит планируемую длительность проекта. И если даже сотрудник (участник проекта) выполнил свою операцию раньше срока, это никак не поощряется руководителем, разве что он может нагрузить его дополнительной работой. Поэтому сотруднику нет никакого смысла завершать свою операцию раньше срока. То же самое с бюджетом, нет никакого резона его экономить.

Свое негативное влияние оказывает и так называемый студенческий синдром: большинство людей склонны откладывать выполнение задания до последнего. Исследования показали, что менее трети задания обычно выполняется в первые две трети срока, отведенного на него, и две трети – за последнюю треть срока. Кроме того, сотрудников постоянно отвлекают на выполнение новых заданий, а многозадачность, как известно, ведет к увеличению длительности выполнения проекта. Чтобы быть хорошим в глазах руководителя, сотрудник просто обязан брать и выполнять новые задания, в результате – он перегружен, что часто приводит к стрессу и в конечном итоге еще к большему увеличению длительности проекта. Поэтому проекты редко выполняются досрочно. Если бы некоторые этапы проекта завершались сотрудниками досрочно, то возникающий запас времени мог бы использоваться на непредвиденные обстоятельства, которые всегда могут возникнуть на завершающих этапах проекта [1].

А так получается, что существует постоянный конфликт между целями компании: удовлетворением требований клиента и руководства, достижением большего результата за минимальные сроки и деньги и личными целями каждого члена команды - личной успешностью (а для этого нужно закладывать запас времени, не сдавать работу досрочно, укладываться в бюджет, но ни в коем случае не экономить, брать новые задания, чтобы быть хорошим в глазах руководителя и т.д.). Формируется определенный стереотип поведения, выгодный сотруднику. Получается, что вроде все работают хорошо с точки зрения индивидуального результата, но нужных результатов для бизнеса нет [3].

В настоящее время квалификация управленческого персонала на промышленных предприятиях не отвечает международным требованиям к компетентности специалистов по управлению проектами. В связи с этим возникает необходимость обучения сотрудников предприятий проектному менеджменту. С учетом вступления России во Всемирную торговую организацию, перехода предприятий России на международную систему финансовой отчетности повышается необходимость создания на каждом предприятии отдела управления проектами, отвечающего за вопросы анализа и мониторинга инвестиционных проектов развития.

Уникальность проекта диктует необходимость владения междисциплинарными знаниями и навыками, в отличие от руководителя функциональной организации, который может являться профессионалом только в одной области.

Рис. 2. Качественные соотношения динамики требований проекта и квалификации руководителя проекта.

Введем предположение, что по мере выполнения проекта его требования сначала возрастают за счет постоянного уточнения и детализации требований к продукту, услуге, цели проекта. Затем, достигнув максимального уровня, состав и уровень требований стабилизируются и некоторое время могут оставаться неизменными, определяясь требованиями к качеству проекта. Далее, при завершении проекта, его требования естественным образом снижаются (в принципе, до нулевого уровня к завершению проекта). Вместе с тем с развитием технологий требования каждого следующего проекта больше, чем у предыдущих подобных ему проектов в той же прикладной области. Введенное предположение верно не для всех проектов - требования к проекту могут уменьшаться или оставаться постоянной величиной [2; 3].

Квалификация же руководителя проекта в большей степени определяется личностными характеристиками. В каждый конкретный момент своей жизни руководитель проектов должен принимать решение: либо повышать свою квалификацию, либо остаться на прежнем уровне. В принципе, может существовать и третий вариант - деградация, но такие ситуации мы рассматривать не будем. Однако важно принимать во внимание, что при современных темпах развития технологий, оставаясь на прежнем уровне развития, человек в каком-то смысле деградирует в своем профессиональном развитии.

Возникновение тех или иных проблем в процессе выполнения проекта — нормальное явление. Существует немало разнообразных методов их структуризации и разрешения. Выбор наиболее эффективного метода зависит от множества разных обстоятельств. Главное — работать над разрешением проблем систематически и организованно. Накопленный опыт позволяет выявить обычные ошибки при решении проблем:

Таким образом, в данной статье мы рассмотрели решение некоторых проблем, возникающих в ходе управления проектом. Появление их нельзя считать чем-то необычным или неестественным – без них не обходится ни один проект, однако умение вовремя определить проблему, выявить причины ее возникновения и устранить их и является основным достоинством проектного менеджера.

Рецензенты:

Демченко А.Ф., д.э.н., профессор кафедры экономики, финансов и менеджмента Воронежского филиала Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, г. Воронеж.

Трещевский Ю.И., д.э.н., профессор, заведующий кафедрой экономики и управления организациями Воронежского государственного университета, г. Воронеж.

Предлагаю задаться вопросом: связано ли явление проблем управления с проектной деятельностью? Какие точки соприкосновения с проблемами возникают в практике решения проектных задач? Если задуматься об этом основательно, то может оказаться, что ситуации, диагностируемые в качестве проблем в проектах, на самом деле не носят характер таких очевидных затруднений, поскольку проблемный и задачный контекст часто вступают между собой в противоречие.

Из-за каких проблем возникают проекты?

В самом начале наших рассуждений предлагаю обратить внимание на две статьи, опубликованные на нашем сайте. Во-первых, это материал, посвященный методике Паттерн. В ее первых двух разделах выполнено краткое обоснование проблемно-ориентированного подхода в управлении. Во-вторых, в статье о создании дерева целей проекта мы говорили о том, что проблемы, цели и задачи являются двигателями развития бизнеса. В ней был рассмотрен феномен проблемно-целевого ромба как некой модели, в которой проектная парадигма управления активно участвует. И мы вновь возвращаемся к данному вопросу, но несколько с иных позиций.

Напомню, что под проблемой предложено понимать такую неопределенность или противоречие, которое возникает на уровне менеджмента, а устранение его не может достигаться в рамках действующей управленческой концепции. И какое бы решение, исходя из существующей модели, не было бы принято, противоречие или неопределенность не устраняются. Ниже вашему вниманию предложена визуальная схема основного отличия проблемы от корректируемого затруднения. Для выхода из кризисной ситуации нужно изменить саму концепцию управления, принципиальные, фундаментальные подходы к его построению. Значит, требуются стратегические преобразования, а постановка проектной задачи начинает носить программный характер.

С учетом описанного выше явления можно сделать вывод: источниками проектов являются, с одной стороны, цели и задачи развития бизнеса сообразно этапу жизненного цикла компании. С другой стороны, двигателем уникальных задач выступает корневые затруднения или, иными словами, проблемы управления. Примерами таких задач можно назвать реорганизацию системы управления, реинжиниринг бизнес-процессов, трансформацию корпоративной культуры и т.п.

Поэтому вовремя сформулировать накапливаемую проблему, поставить на ее основе комплекс преобразующих целей, выработать целую программу проектных мероприятий – сущностный аспект стратегического управления. Все эти действия формируют комплекс внешних по отношению к проекту источников. Однако противоречие или неопределенность относятся к проектам не только как инициирующий их фактор, остановка деятельности может возникнуть и внутри их реализации. Данный вопрос мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Ошибки реализации проектов и сопутствующие проблемы

Специалисты и руководители, работающие в проектной сфере, неизбежно сталкиваются с ситуацией провала проектов, срывов в достижении намеченных результатов: полных или частичных. На эту тему проводился целый ряд исследований. Распространена позиция Всемирного банка, Институт экономического развития которого по итогам наблюдений за инфраструктурными проектами сделал определенные выводы. Их суть состоит в том, что проблемы возникают из-за ролевой неопределенности среди участников. Роли заказчика, руководителя проекта, подрядчиков устанавливаются расплывчато, и это влечет негативные последствия. Кроме того, разграничения ответственности в достаточной степени не производится.

Обратите внимание: ни недостаток выделяемых финансовых ресурсов, ни уровень технологического развития не обозначены источниками ключевых затруднений. Акцент именно на несовершенстве управления. В принципе, вся проблематика, которую можно выявить в крупных проектах, хоть и в меньших масштабах, может быть перенесена на простые задачи. Интересны также исследования, которые были проведены PM Network в 1998 г., повторены в 2005 г. и в более позднее время. Они свидетельствуют, что 46-48% проектов имеют проблемы и чуть менее 28% не доводятся до результата вообще по тем же причинам.

Причины неудачи проекта больше всего похожи на симптоматику. Как правило, они находятся в функциональной плоскости управленческой концепции бизнеса. Причины носят более локализованный характер, чем проблемы, и тесно связаны с предметной областью развития конкретной компании с ее спецификой. Так, например, в IT-сфере, по данным исследований компании IBM, неудачи проекта автоматизации связаны в основном с недостаточностью дисциплины, ответственности и навыков проектного управления. Ниже приводится еще один пример анализа крупных IT-задач в связи с их неудачами, представленный в форме диаграммы. Если же рассматривать причины срывов в общем контексте, то чаще всего называются следующие моменты:

недостаточный уровень ресурсов;
неадекватные сроки исполнения;
неправильно сформулированные цели;
низкий уровень сплоченности команды;
поверхностное планирование;
неэффективные коммуникации;
изменение целей и задач проекта в момент его реализации;
конфликты между интересами функциональных подразделений и целью проекта.

Если причины неудачи проекта отражают симптомы возникшей проблемы, то ошибки, возникающие в ходе его планирования и реализации, собственно и приводят к ней. Промах никогда не совершается в единственном числе, их обычно наблюдается несколько. Комплексно сочетаясь, они и приводят к проблемной ситуации, когда противоречие или неопределенность становится фатальной действительностью. Ошибки принято делить на три группы.

Упущения, связанные с объектом управления. Менеджер берется за проектную задачу, не до конца понимая, в чем состоит его объект (цели, результаты, границы, планы и т.д.).
Просчеты, относящиеся к субъекту управления (ошибки в учете интересов участников, в организационной структуре и т.п.).
Ошибки, связанные с процессами проекта (оценка рисков, недоработки в коммуникациях и т.д.).

Читайте также: