Применение и внедрение гостов по делопроизводству реферат

Обновлено: 30.06.2024

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях.

Содержание

Введение……………………………………………………………………..3Унификация и стандартизация…………………………………………. 4
Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне……………………………………. 6
Государственные стандарты на документацию………………………….10
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации…………………………………………………..11
Ведомственные нормативные акты……………………………………. 12
Список использованной литературы……………………………………..14

Вложенные файлы: 1 файл

Гаврилов 3.docx

Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне……………………………………. 6

Государственные стандарты на документацию………………………….10

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации…………………………………………………. .11

Ведомственные нормативные акты……………………………………. 12

Список использованной литературы……………………………………..14

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

указы, распоряжения президента Российской Федерации, постановления и распоряжения правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
государственные стандарты на документацию;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления.
Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
законодательные акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в сфере документации;
нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

Унификация и стандартизация

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Объекты унификации:

1. форма документов и состав включаемых в нее реквизитов,

2. системы документации,

3. тексты документов,

4. виды и разновидности документов.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации.

Унификация документов проводится в целях:

сокращения количества применяемых документов,
типизации их форм,
снижения трудоемкости их обработки,
достижения информационной совместимости различных систем
документации по одноименным и смежным функциям управления,
более эффективного использования оргтехники.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт - РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон, а также государственные стандарты. Унификация и стандартизация тесно связаны. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Государственный комитет стандартов Совета Министров СССР по науке и технике постановлением N 435 от 4 сентября 1973 года одобрил "Единую государственную систему делопроизводства" (основные положения) и рекомендовал министерством и ведомством руководствоваться ей с целью усовершенствования делопроизводства в центральных аппаратах, а также в подведомственных им учреждениях, организациях и на предприятиях.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней. Основное назначение ЕГСД – способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления.

В рамках ЕГСД разработаны унифицированные системы документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиями, содержащая информацию необходимую для определенной сферы деятельности. В настоящее время действует 20 УСД. Среди них плановая, отчетно-статистическая, финансовая, организационно- распорядительная, по материально-техническому снабжению и др.

Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне

Документы, создаваемые и накапливаемые в деятельности организаций и учреждений, составляют основную часть ее информационных ресурсов.

Данный закон регулирует отношения, возникающие при:

осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство
и распространение информации;
применении информационных технологий;
обеспечении защиты информации.

Закон устанавливает принципы правого регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации:

поиск, получение, передача, производство и распространение информации законными способами;
ограничение доступа к информации устанавливается только федеральными законами;
свободный доступ к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, кроме случаев, установленных федеральными законами;
достоверность информации и своевременность ее предоставления;
недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия;
недопустимость установления нормативными правовыми актами каких-либо преимуществ применения одних информационных технологий перед другими.

Закон вводит классификацию информации в зависимости от порядка ее распространения:

информация, свободно распространяемая;
информация, предоставляемая по соглашению лиц;
информация, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению;
информация, распространение которой ограничивается или запрещается.

Закон так же определяет виды информации, на которые не может

быть ограничен доступ – нормативные правовые акты, информация о состоянии окружающей среды, информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, информация из открытых фондов библиотек, музеев и архивов.

Закон отдельными статьями определяет:

ограничения доступа к информации,
распространение информации или предоставление информации,
документирование информации.

Закон устанавливает, что информационные системы включают в себя государственные информационные системы, муниципальные информационные системы и иные информационные системы, а так же определяет полномочия государственных информационных систем и использование информационно- телекоммуникационных систем.

рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Закон определяет полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к государственной тайне, а также устанавливает перечень сведений, составляющих государственную тайну: в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики; в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Так же, законом установлены порядок и условия распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, определены органы защиты государственной тайны.

В условиях жесткой конкуренции необходимо сохранять сведения,

содержащие коммерческую тайну предприятия (организации). Условия

при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации.

С целью внедрения «Основ законодательства об архивном фонде

(утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) и указанным выше нормативным актом Федеральная архивная служба осуществляет государственное регулирование делопроизводства, межотраслевое организационно-методическое руководство, контроль за организацией документов в делопроизводстве, координацию развития государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Изображение герба субъектов Российской Федерации на бланках и

документах регламентируется нормативными актами субъектов Российской Федерации.

государственного языка в официальных документах.

специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются

требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных,

отраслевых и республиканских нормативных и методических документов.

Общие требования к документам и службам документ ационного обеспечения

являются нормативно-методической базой для совершен ствования на единой основе

документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем

унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы

документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения

Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания

государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам

документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику

республики (отрасли), а также отраслевых унифиц ированных систем документации,

типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты,

организующие документационное обеспечение управления.

В настоящее время регламентация процесса документирования, организации и

технологии системы делопроизводства в организациях государственной и муниципальной

сферы управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование,

стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов

общегосударственного действия. Нормативно-правовую базу делопроизводства в

современной России составляет совокупность законодательных актов Российской

Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов,

регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой

документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях

Исходным правовым актом, определяющим Государственную политику в сфере

информационно-документационного обмена, является Конституция Российской

Федерации. Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с

документами, является положения о работе с конфиденциальными сведениями,

касающимися персонала органов государственной власти и органов местного

самоуправления. В конституции запи сано:«Каждый имеет право свободно искат ь,

получать , передавать производить и распространять информацию любым законным

индивидуальные коллективные обращения в государственные органы и органы местного

Виды правовых акт ов, регламентирующих документационное обеспечение

управления, разнообразны. К ним могут относиться федеральные законы, указы

Президента РФ, правов ые акты п алат Федерального Собрания, постановления

правительства, государственные стандарты, нормативные акты субъекта Российской

Федеральные законы регламентирующие документационное обеспечение

- федеральный закон «Об информации. Информационных технологиях и о защите

конституции РФ) Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с

документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с

осуществлением права на поиск, получение , передачу, производства и распространения

- федеральный конституционный закон « О Государственном гербе Российской

использования официального государственного символа – Государственного герба

Российской Федерации – на бланках. Иных документах и печатях государственных

органов. В документировании Государственной управленческой деятельности широко

- постановление правительства РФ «Об упорядочении изготовления.,

использования, хранения и уничтожения печатей и бланков воспроизведения

правовой акт устанавливает, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением

Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и

штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные в установленном порядке

лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и

технологических возможностей для изготовления указ анного вида продукции на

должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением

герба Российской Федерации осуществляется по з аказам федера льных орга нов

государственной власти и иных государственных органов. Организаций и учреждени й., а

также органов, организаций и учреждений, независимо от формы собственности,

наделенных отдельными государственно-властными полномочиями .

1-ФЗ. Этот закон определяет правовые условия использования э лектронной цифровой

подписи в электронных документах, при соблюдении которых она признается

равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носите ле. Действие

закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско -

правовых сделок и других предусмотренных законодательством Российской Федерации

20 февраля 1995 г. № 24 – ФЗ Этот закон регулирует отношения, возникающие при

формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания и

использования документированной информации и информационных технологий, а также

при защите информации и субъектов, участвующих в информационных процессах. В

соответствии с этим законом владелец информационных ресурсов несет юридическую

ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном

законодательством РФ . Статья 5 закона устанавливает, что документирование

информации является обязательным условием включения информации в информационные

ресурсы. В законе определена терминология, имеющая отношение к документированной

информации, утвержден правовой режим создания, хранения, и использования

информации, порядок ее документирования и доступа к ней.

определено полномочия Государственных органов и должностных лиц по обеспечению

сохранения и защиты Государственной тайны, с одержится перечень сведений,

представляющих Государственную тайну, порядок их засекречивания и рассекречивания,

- указ Президента РФ «О б утверждении перечня сведений конфиденциального

от 24 января 1998 г. №61- порядок исполнения положения Закона о государственной

- постановление Правительства РФ «Об обеспечении доступа к информации о

деятельности П равительства Российской Федерации и федеральных органов

Этим постановление утвержден перечень сведений о деятельности Правительства

РФ и федеральных органов исполнительной власти, обязательное размещение в

Законодательными актами Р оссийской Федерации регулируются требования к

документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф,

стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (ю ридической

силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации.

Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы

документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при

составлении и оформлении управленческих документов.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное

количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к

документированию различных направлений деятельности государственных и

негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их

содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать

действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

1. Общие положения

- порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее - Стандарт);

- последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации", а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст.3953; 2016, N 15, ст.2066; N 27, ст.4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

- приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

- разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

2. Термины и определения

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

Национальный стандарт - документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации;

Оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

Подписание (документа) - выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

Реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст.2036; 2011, N 27, ст.3880; 2012, N 29, ст.3988; 2013, NN 14, ст.1668, N 27, ст.3463, N 27, ст.3477; 2014, N 11, ст.1098, N 26 (ч.I), ст.3390; 2016, N 1 (ч.I), ст.65, N 26 (ч.I), ст.3889).

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст.3448; 2010, N 31, ст.4196; 2011, N 15, ст.2038, N 30, ст.4600; 2012, N 31, ст.4328; 2013, N 14, ст.1658, N 23, ст.2870, N 27, ст.3479, N 52, ст.6961, 6963; 2014, N 19, ст.2302, N 30, ст.4223, N 30, ст.4243, N 48, ст.6645; 2015, N 1, ст.84, N 27, ст.3979, N 29, ст.4389, N 29, ст.4390; 2016, N 26, ст.3877, N 28, ст.4558, N 52, ст.7491, N 52, ст.7491; 2017, N 18, ст.2664, N 24, ст.3478, N 25, ст.3596, N 27, ст.3953, N 31, ст.4825, 4827, N 48, ст.7051; 2018, N 1, ст.66; N 18, ст.2572; N 27, ст.3956; N 30, ст.4546).

3. Общие требования к созданию документов

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

Размер шрифта - N 12-14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Нормативная база

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

входящий (поступающий в организацию);
исходящий (направленный из организации);
внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

разработка, оформление;
регистрация;
отправка.

учет и анализ объемов документооборота;
хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2020

В нем определены понятия, используемые в статье:

Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
Реквизит документа — элемент оформления документа.

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

номера страниц;
предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
абзацный отступ;
величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
выравнивание текста;
максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
правила выделения полужирным текстом;
оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

гриф ограничения доступа;
отметка об электронной подписи;
наименование структурного подразделения — автора документа;
наименование должности лица — автора документа.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2020 г.)

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Читайте также: