Правовой режим почтовых рассылок реферат

Обновлено: 30.06.2024

Содержание
Работа содержит 1 файл

реферат.doc

  1. Введение. . . . 3 стр.
  2. Электронная почта. Общие характеристики. . 4 стр.

1.1. Стандарты электронной почты. . . 4-5 стр.

1.2. Почтовые программы. . . . 6-7 стр.

  1. Технология функционирования электронной почты. . 8 стр.

3.2. Безопасность электронной почты. . . .13-14 стр.

3.3. Этикет электронной почты. . . 15-17 стр.

6. Приложение. . . . 21-22 стр.

Интернет — последнее и важнейшее из достижений XX века. Он изменил мир и отразился на жизни каждого человека планеты, как бы далек тот ни был от компьютеров и компьютерных сетей. По своему воздействию на общество Интернет сопоставим с телефонной связью, телевидением, радио и печатной прессой вместе взятыми. Впрочем, это и не удивительно, ведь он уже впитал в себя все достижения человечества, как в информационной сфере, так и в коммуникационной отрасли.

Одной из основных услуг в Internet является всемирная система рассылки и получения электронной почты (E-mail). Поток информации на Internet состоит во многом из электронной корреспонденции, и многие люди, подключившись к Internet, пользуются в основном лишь этой услугой.

Иными словами, электронная почта — это оптимальный способ связи, если неудобно отрывать людей от срочных дел (в отличие от телефонного звонка, на который так или иначе приходится реагировать немедленно).

Важное достоинство электронной почты состоит в том, что удаленность адресата практически не играет никакой роли с точки зрения не только скорости доставки, но и ее стоимости, ведь оплачивается лишь время подключения провайдером к сети Интернет.

Современные люди любят общаться, а современная техника обеспечивает им такую возможность в разных обстоятельствах и на разных расстояниях. Человек становится все более зависимым от объема информационных потоков, поэтому актуальность проблемы развития коммуникаций все более усиливается.

2. Электронная почта. Общие характеристики

1.1. Стандарты электронной почты

Похожим образом устроена и электронная почта. Она использует два типа серверов. Один сервер отправляет исходящую почты независимо от ее происхождения — он использует протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, простой протокол передачи почты). Другой сервер принимает поступающую почту и следит за тем, чтобы она попадала к нужным адресатам. Этот протокол называется РОРЗ (Post Office Protocol, протокол почтового отделения).

SMTP — (англ. Simple Mail Transfer Protocol, простой протокол передачи почты) сетевой протокол, предназначенный для передачи электронной почты в сетях TCP/IP. Протокол был разработан для передачи только текста в кодировке ASCII, кроме того, первые спецификации требовали обнуления старшего бита каждого передаваемого байта. Это не дает возможности отсылать текст на национальных языках, а также отправлять двоичные файлы. Для снятия этого ограничения был разработан стандарт MIME, который описывает способ преобразования двоичных файлов в текстовые. В настоящее время большинство серверов поддерживают 8BITMIME, позволяющий отправлять двоичные файлы.

IMAP — (англ. Internet Message Access Protocol), интернет-протокол прикладного уровня для доступа к электронной почте. IMAP предоставляет пользователю богатые возможности для работы с почтовыми ящиками, находящимися на центральном сервере. Почтовая программа, использующая этот протокол, получает доступ к хранилищу корреспонденции на сервере так, как будто эта корреспонденция расположена на компьютере получателя.

1.2. Почтовые программы

Из множества программ электронной почты, работающих под управлением Windows в стандартах SMTP/POP3, можно назвать, например:

· Outlook Express, поставляется в составе операционной системы Windows, начиная с версии 950SR 2.5 и вместе с браузером Internet Explorer, начиная с версии 4.0;

· офисное приложение Microsoft Outlook (компьютерная программа — органайзер с функциями почтового клиента);

· компоненты электронной почты в составе программ-браузеров;

· The Bat молдавской компании RIT Research Labs;

· Mail, HotMail, Hotbox и другие бесплатные почтовые серверы в Интернете;

· Mozilla Mail организации Mozilla Foundation, новое название Sea Monkey;

· Eudora Mail компании Qualcornm (одна из первых e-mail программ) и многие другие.

Почти все эти программы выполняют следующие функции:

· отсылку и прием корреспонденции;

· чтение и сохранение корреспонденции;

· ввод адреса (адресов) корреспондента;

· ведение электронной адресной книги;

· комментирование и пересылку полученной корреспонденции другим абонентам;

· поиск нужной корреспонденции по заданным критериям;

· импорт (прием и преобразование текста в нужный формат) других файлов;

· отложенную отправку почты;

· рассылку корреспонденции по нескольким адресам;

· периодическую проверку новой почты;

· управление модемом для установления IP-соединения;

Переход от одной почтовой программы к другой возможен, но не всегда удобен. Проще всего сменить программу Outlook Express на любую другую, так как формат, в котором Outlook Express хранит данные, хорошо известен и накопившуюся корреспонденцию легко перенести в другую программу.

Принципы работы с электронной почтой практически не зависят от программы. Большинство пользователей начинает работу с электронной почтой, опираясь на программу Outlook Express или на одну из систем Web-mail. В дальнейшем подбираются более эффективные средства. В нашей компании используется почтовая программа The Bat (молдавской компании RIT Research Labs). Программа обладает рядом жизненно необходимых и просто удобных возможностей, значительно облегчающих работу с электронной почтой. (Приложение № 1)

3. Технология функционирования электронной почты

3.2. Безопасность электронной почты

Сервис электронной почты потенциально служит источником неприятностей двух видов: вирусов и спама. Сегодня электронная почта – это один из основных методов распространения вирусов. В частности, все описанные выше правила работы с вложениями ориентированы на то, чтобы избежать как собственно угрозы заражения, так и возможной ложной тревоги.

Эти меры можно разделить на три основные категории. Первая — это ограничение известности своего электронного адреса. Чтобы в почтовый ящик начал поступать спам, адрес должен попасть к спаммерам. Как правило, они заимствуют адреса из доступных источников. В частности, адрес может стать известным спаммеру:

Наконец, бывают ситуации, когда вопрос смены почтового ящика не актуален, а поток спама значителен. В этом случае на повестку дня встает использование фильтров. Определенный уровень защиты обеспечивают системы Web-mail, которые, как правило, отфильтровывают очевидный спам на уровне сервера.

3.3. Этикет электронной почты

По электронной почте приходится переписываться со знакомыми, малознакомыми и даже совсем незнакомыми людьми. Эффективность человеческого общения зависит от того, насколько участники общения соблюдают принятый этикет. Для разных видов общения принят разный этикет: то, что можно сказать с глазу на глаз, не всегда доверишь телефону и, тем более, бумаге. Есть свой этикет и у электронной почты.

Во-первых, в электронной почте нет гарантии тайны переписки. Послания защищены от чужих глаз не более, чем почтовые открытки, которые может прочесть почтальон или сортировщик почты. Никаких секретов по электронной почте передавать не стоит, потому что они могут попасть в любые руки.

С особой осторожностью отнеситесь к пересылке вложений. Потенциально любое вложение может оказаться вредоносной программой, и беспечность совершенно неуместна.

Электронная почта способна заменить собой множество факсов и обычную почтовую доставку; электронная почта намного дешевле, чем привычная бумажная почта и факсимильная связь, и при этом обеспечивает практически почти мгновенные коммуникации.

Как и в других видах компьютерной связи, главным моментом во всей системе является взаимодействие двух программ – почтового сервера и почтового клиента. Почтовый сервер обычно установлен у провайдера или в локальной сети компании адресата.

Почтовые клиенты – это программы с помощью которых пользователь может принимать и отправлять почту. Таких программ существует достаточно много, но принцип работы у всех одинаковый.

Электронное письмо приходит сразу же после отправления и хранится в почтовом ящике до получения адресатом. Кроме текста оно способно содержать графические, звуковые и видеофайлы, а также программы.

Не стоит также забывать про безопасность и следовать правилам, которые помогут избежать угрозы заражения.

Тем не менее, отправителю электронного (также как и обычного) письма целесообразно учитывать национальное законодательство получателя письма, особенно в деловой переписке, поскольку в разных странах электронные письма имеют разный правовой статус и могут порождать различные юридические последствия.

Помимо очевидных достоинств электронной переписки, следует сказать о некоторых ее недостатках. Один из них – это открытость. Современные технические и программные средства позволяют достаточно легко осуществлять мониторинг всей или части переписки любого пользователя. Явно или неявно подобное осуществляется в корпоративных системах под предлогом защиты конфиденциальной информации от утечки наружу (как будто нет других возможностей). Естественно, такая деятельность является незаконной во всех странах мира. В Европе и Америке известны случаи привлечения работодателей к ответственности за перлюстрацию электронной почты сотрудников. По законодательству США незаконный просмотр электронной почты влечет уголовную ответственность: штраф до 10000 долларов и/или один год лишения свободы.

Кроме того, целесообразно быть осведомленным и о правовом режиме подобных средств в стране получателя письма.

Вообще, правовую оценку почтовой корреспонденции нужно осуществлять не только по форме письма, но и по содержанию. Так, например, неосторожное высказывание в письме может служить причиной привлечения к ответственности вплоть до уголовной. Отправка письма с приложением компьютерного вируса также наказуема.

Как известно, в России строгость законов компенсируется необязательностью их исполнения, однако не стоит забывать, что не все получатели электронной корреспонденции думают также.

Непрошенная корреспонденция (спам)

Такова, видимо, российская специфика: если в чем-то мы быстро догоняем другие страны, так это часто в чем-то плохом. Даже если совсем недавно у нас этого не было вообще.

В последнее время спамеры осуществляют рекламные рассылки по различным базам адресов (предложения о покупках которых также навязчиво рекламируются). Процесс формирования подобных баз прост и автоматизирован: существующие программы (от бесплатных до ценой в 10 долларов) сканируют страницы сайтов и копируют с них все найденные электронные адреса. Переход с сайта на сайт (и внутри сайта) осуществляется по ссылкам. За пару часов работы такая программа способна собрать внушительную базу адресов: как абстрактных, так и по определенной тематике электронного каталога или поисковой машины.

Отечественное законодательство не предусматривает подобных санкций, но тоже позволяет вести борьбу со спамерами.

Указанный документ, как следует из его текста, описывает общепринятые нормы работы в сети Интернет, соблюдение которых является обязательным для всех пользователей. Действие этих норм распространяется на порядок использования ресурсов Сети.

Нормы содержат четкие правила в отношении электронных писем. Как средство защиты пользователя от ненужной или непрошенной информации (спама) являются недопустимыми.

3. Рассылка (иначе как по прямой инициативе получателя):

6. Размещение в любой конференции статьи, содержащей приложенные файлы, кроме случаев, когда вложения явно разрешены правилами данной конференции либо такое размещение было согласовано с владельцами или администраторами конференции предварительно.

7. Рассылка информации получателям, ранее в явном виде выразившим нежелание получать эту информацию, информацию данной категории или информацию от данного отправителя.

Кроме того, затрачиваемое время и ресурсы провайдера на обработку потока рекламных писем существенны, и он вправе поставить вопрос о возмещении его затрат в связи с подобной деятельностью спамера.

Россия впервые наказала спамера

20 июня 2004 года вступил в законную силу первый в истории России приговор лицу, рассылавшему спам. Судебное разбирательство, за ходом которого пристально наблюдали многие юристы, специалисты по информационным технологиям и широкая общественность, завершилось обвинительным приговором. Спамер был признан виновным в совершении деяния, предусмотренного статьей 273 Уголовного кодекса РФ, и приговорен к 1 году лишения свободы условно и уплате штрафа в размере 3.000 рублей.

В ходе следствия обвиняемый отрицал свою вину и отказывался давать показания. Однако собранные доказательства помогли установить степень его вины и вынудили Андросова во всем признаться во время суда. Учитывая факт признания обвиняемым своей вины и совершенного им преступления впервые, суд счел возможным назначить Андросову наказание в размере 1 года лишения свободы условно и штрафа в размере 3.000 руб.

Согласно заявлению пресс-службы Управления “К” МВД РФ, это первый случай, когда лицо, пострадавшее от рассылки спама обратилось в правоохранительные органы. Это также первое дело, когда лицо, ответственное за рассылку спама, было привлечено к уголовной ответственности.

Это дело может создать прецедент и помочь российским правоохранительным органам и судебной системе защитить общество от негативного воздействия спама.

Челябинское дело доказывает, что, вопреки распространенному мнению, российские правоохранительные органы могут успешно расследовать преступления в сфере информационных технологий. Правда, для этого им не всегда хватает правового базиса.

Вместе с тем, стоит отметить, что до судебного преследования спамеров, рассылающих рекламу по электронной почте, дело дойдет еще не скоро. Важно понимать, что незаконное проникновение в информационную систему частной компании и рассылка оскорбительных текстов и так является наказуемым деянием. Поэтому нельзя однозначно говорить, что челябинский суд совершил антиспамерскую революцию.

Рекламные рассылки — это совсем другое дело. Для того, чтобы начать преследовать почтовых спамеров, необходимо для начала дать непротиворечивое определение спаму, а потом еще и вписать это определение в концепцию существующего законодательства.

Источник: Вебпланета 23 16:49

Примечательно, что в Сети уже давно блуждает письмо такого содержания:

Уважаемый!

Своими действиями Вы причинили мне имущественный вред.

Вы обязаны возместить этот вред в полном объеме (п. 1 ст. 1064 ГК РФ).

Кроме того, Вы нарушили мое личное неимущественное право на беспрепятственное получение информации по электронной почте (ст. 150 ГК РФ), помешав мне своевременно воспользоваться услугой электросвязи, которую я оплатил.

Своими действиями Вы причинили мне нравственные страдания – моральный вред, который также обязаны компенсировать в денежной форме (ст. 151, Ю99ГКРФ).

Имущественный вред и размер компенсации морального вреда я оцениваю в сумме, эквивалентной 50 USD.

Добровольно уплатив эту незначительную сумму, Вы будете избавлены от необходимости предстать перед судом в качестве ответчика, возмещать судебные расходы состоящие из государственной пошлины и расходов, связанных с рассмотрением дела: сумм, подлежащих выплате за проведение экспертизы, назначенной судом, вызов свидетелей, а также расходов, связанных с исполнением судебного акта.

Вам надлежит перевести сумму, эквивалентную $ 50 этой компании.

Реквизиты для платежа: …

Если Вы в течение трех банковских дней не перечислите деньги, Вам будет предъявлен иск через Арбитражный суд Москвы (Новая Басманная ул., 10), который неизбежно будет удовлетворен, что подтверждается прецедентами.

В соответствии с этими нормами являются недопустимыми:

В случаях Вашего отказа возместить вред, уклонения от ответа либо получения настоящей претензии, если сведений для подачи искового заявления недостаточно (полного наименования Вашей организации, ФИО предпринимателя, юридического адреса, собственников имущества организации, их домашних адресов), будут предприняты меры по Вашему розыску и установлению необходимых сведений путем обращений в регистрационную палату, налоговую инспекцию Министерства по налогам и сборам РФ, органы милиции.

Для Вашего розыска могут быть привлечены также на коммерческой основе специализированные фирмы.

Все расходы по Вашему розыску будут осуществлены исключительно за Ваш счет (п. 2 ст. 15ГКРФ).

Реклама не должна распространяться способом, который осуществляется со злоупотреблением правом, влечет причинение имущественного вреда, нравственных страданий, нарушением неимущественных прав граждан. Эти требования установлены абзацем первым пункта 1 статьи 10 Гражданского Кодекса Российской Федерации и Вы допустили их нарушение.

В случае уклонения от добровольного возмещения вреда, Вы будете одновременно привлечены и к административной ответственности.

Вообще, борьбу со спамерами ведут и рядовые пользователи обычно это выражается в жалобах провайдеру отправителя, но бывают и более экстравагантные решения. В самом начале 2003 года по Сети блуждало письмо такого содержания:

Ура! В Москве появился бесплатный доступ в Интернет!

Настройки: тел ХХХ-ХХ-ХХ

На пуле стоит автомат, отслеживающий тип звонка – если голосовой, то Вас переключают на оператора, если модемный – автомат сам Вас переключит на модем. Удачи!

Указанные телефоны принадлежали ранее казавшейся респектабельной организации, измучившей впоследствии Рунет объемами своих спамерских рассылок.

Надо признать, месть спамеру оригинальна и жестока. Но неэффективна поскольку, звонки обрушились на рядовых сотрудников, а не на руководителя (заказчика рассылки).

Электронная корреспонденция

Тем не менее, отправителю электронного (также как и обычного) письма целесообразно учитывать национальное законодательство получателя письма, особенно в деловой переписке, поскольку в разных странах электронные письма имеют разный правовой статус и могут порождать различные юридические последствия.

Помимо очевидных достоинств электронной переписки, следует сказать о некоторых ее недостатках. Один из них - это открытость. Современные технические и программные средства позволяют достаточно легко осуществлять мониторинг всей или части переписки любого пользователя. Явно или неявно подобное осуществляется в корпоративных системах под предлогом защиты конфиденциальной информации от утечки наружу (как будто нет других возможностей). Естественно, такая деятельность является незаконной во всех странах мира. В Европе и Америке известны случаи привлечения работодателей к ответственности за перлюстрацию электронной почты сотрудников. По законодательству США незаконный просмотр электронной почты влечет уголовную ответственность: штраф до 10000 долларов и/или один год лишения свободы.

Осуществляют аналогичный контроль за почтой и государственные структуры разных стран 30 . Где-то для этого требуется решение суда, как для обычной почтовой корреспонденции, где-то осуществляется без подобных формальностей 31 .

Кроме того, целесообразно быть осведомленным и о правовом режиме подобных средств в стране получателя письма.

Вообще, правовую оценку почтовой корреспонденции нужно осуществлять не только по форме письма, но и по содержанию. Так, например, неосторожное высказывание в письме 32 может служить причиной привлечения к ответственности 33 вплоть до уголовной. Отправка письма с приложением компьютерного вируса также наказуема 34 .

Как известно, в России строгость законов компенсируется необязательностью их исполнения, однако не стоит забывать, что не все получатели электронной корреспонденции думают также.

Непрошенная корреспонденция (спам)

Такова, видимо, российская специфика: если в чем-то мы быстро догоняем другие страны, так это часто в чем-то плохом. Даже если совсем недавно у нас этого не было вообще.

пользователя, не только требует затрат времени на удаление, но и выливается в конкретные убытки, обусловленные приемом этой корреспонденции.

Парадокс, но в отличие от традиционной рекламы, когда за нее платит рекламодатель, при рассылке подобной почты платит (расплачивается) ее получатель и все провайдеры, через которых этот информационный поток проходит. Этим и объясняется большая популярность для рекламодателей подобных рассылок, получивших название - спам ( spam ).

Сам термин спам ведет свое происхождение от старой пародии (1972) английской группы Monty Python Flying Circus , в ней посетители ресторана (в меню которого все блюда готовились на основе мясных консервов) прежде чем сделать заказ, вынуждены были слушать хор викингов, воспевающий эти консервы ( spam ) 37 . Благодаря схожести в навязчивости рекламы, этот термин перекочевал в Интернет.

В последнее время спамеры осуществляют рекламные рассылки по различным базам адресов (предложения о покупках которых также навязчиво рекламируются). Процесс формирования подобных баз прост и автоматизирован: существующие программы (от бесплатных до ценой в 10 долларов) сканируют страницы сайтов и копируют с них все найденные электронные адреса. Переход с сайта на сайт (и внутри сайта) осуществляется по ссылкам. За пару часов работы такая программа способна собрать внушительную базу адресов: как абстрактных, так и по определенной тематике электронного каталога или поисковой машины.

Спасаясь от моря рекламной информации, со спамом ведут борьбу. В первую очередь провайдеры, поскольку наибольший вред спамеры наносят именно им, вынуждая оплачивать ненужный трафик и создавая перегрузку технических ресурсов, обрабатывающих подобную корреспонденцию. Для борьбы со спамом используются различные технические приемы. В то же время юридический анализ этого явления показывает, что и правовые методы борьбы со спамом тоже возможны.

Отечественное законодательство не предусматривает подобных санкций, но тоже позволяет вести борьбу со спамерами.

Начнем с того, что любой спамер. осуществляет подключение к Интернету на основе договора с провайдером на предоставление соответствующих услуг. Нарушение условий договора является основанием его расторжения по инициативе провайдера. В любом заключаемом договоре есть запрет на спамерскую деятельность либо ссылка на обязательное соблюдение общепринятых норм пользования сетью. Их обязательность также вытекает из признания этих норм обычаем делового оборота 38 .

Указанный документ, как следует из его текста, описывает общепринятые нормы работы в сети Интернет, соблюдение которых является обязательным для всех пользователей. Действие этих норм распространяется на порядок использования ресурсов Сети 39 .

Нормы содержат четкие правила в отношении электронных писем. Как средство защиты пользователя от ненужной или непрошенной информации (спама) являются недопустимыми.

3. Рассылка (иначе как по прямой инициативе получателя):

• использование безличных (ролевых) адресов иначе, как но их прямому назначению, установленному владельцем адресов и/или стандартами.

6. Размещение в любой конференции статьи, содержащей приложенные файлы, кроме случаев, когда вложения явно разрешены правилами данной конференции либо такое размещение было согласовано с владельцами или администраторами конференции предварительно.

7. Рассылка информации получателям, ранее в явном виде выразившим нежелание получать эту информацию, информацию данной категории или информацию от данного отправителя.

Все это позволяет провайдеру расторгнуть договор с пользователем-спамером. Аргументацию о том, что никакому пользователю связи на территории Российской Федерации не может быть отказано в доступе к услугам сети связи общего пользования (ч. 2 ст. 29 ФЗ О связи) нельзя признать убедительной, поскольку в данном случае со стороны пользователя имеется злостное нарушение правил оказания услуг связи, кроме того, расторжение договора провайдером не мешает пользователю заключить его с другим оператром связи.

Кроме того, затрачиваемое время и ресурсы провайдера на обработку потока рекламных писем существенны, и он вправе поставить вопрос о возмещении его затрат в связи с подобной деятельностью спамера.

Закон О рекламе распространяется на все виды рекламы кроме политической рекламы 41 и объявлении физических лиц, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности. В случае со спамом деятельность рекламодателя и рекламораспространителя почти всегда предпринимательская, но осуществляемая без надлежащей регистрации. Отсутствие регистрации может быть основанием привлечения к ответственности в соответствии со ст. 171 УК РФ (Осуществление предпринимательской деятельности без регистрации либо без специального разрешения (лицензии)).

Кроме того, законодательство о рекламе весьма непростое, и спамеры обычно, не утруждают себя его соблюдением. Ответственность за нарушение законодательства о рекламе предусмотрена ст. 14.3 КоАП (Нарушение рекламодателем, рекламопроизводителем или рекламораспространителем законодательства о рекламе).

Наконец, при большом желании действия спамера могут квалифицироваться как преступления и подпадать под определенные статьи УК РФ (например, ст. 274 Нарушение правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ или их сети, а если рассылается не реклама, а вирусная программа - то ст. 273 Создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ).

Несчитая нужным давать юридический анализ письма, следует отметить определенню эффективность подобных страшилок и даже случаи разового заработка на подобной деятельности. Если одни зарабатывают деньги спамом, то почему бы другим не зарабатывать деньги борьбой со спамом? Общество будет только благодарно (возможно, и тем и другим).

Вообще, борьбу со спамерами ведут и рядовые пользователи обычно это выражается в жалобах провайдеру отправителя, но бывают и более экстравагантные решения. В самом начале 2003 года по Сети блуждало письмо такого содержания:

Указанные телефоны принадлежали ранее казавшейся респектабельной организации, измучившей впоследствии Рунет объемами своих спамерских рассылок.

Надо признать, месть спамеру оригинальна и жестока. Но неэффективна поскольку, звонки обрушились на рядовых сотрудников, а не на руководителя (заказчика рассылки).

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

  • при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
  • при ведении бизнеса;
  • при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

  • коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
  • запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
  • претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
  • гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
  • информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
  • по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

  • правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
  • вежливое обращение;
  • грамотность, краткость и лаконичность информации;
  • указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

пример делового письма

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

образец письма генеральному директору

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

  • ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
  • невежливое обращение;
  • искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

  • используется как продольный, так и угловой бланк;
  • требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
  • отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
  • используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
  • применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

образец, как правильно оформить письмо в организацию

Образец с продольным бланком

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

Читайте также: