Порядок приема отправления дел и корреспонденции в суде реферат

Обновлено: 04.07.2024

Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в аппарат мирового судьи посредством почтовой, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными, принимаются, регистрируются и отправляются по назначению секретарем суда.

При обработке входящей корреспонденции секретарь суда вскрывает пакеты, проверяет комплектность и целостность документов и приложений к ним.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт (приложение N 2), один экземпляр которого направляется отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

Конверты от всех поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Все поступившие на судебный участок дела, материалы и документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы, за исключением предложений, заявлений и жалоб непроцессуального характера и запросов пользователей информацией (раздел 2.2 настоящей Инструкции), а также внепроцессуальных обращений (раздел 2.3 настоящей Инструкции), регистрируются в базе данных специализированного программного обеспечения автоматизации судебного делопроизводства (далее - СПО АСД) и формируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма N 1).

Учет входящей корреспонденции также ведется на бумажном носителе:

- либо в форме журнала учета входящей корреспонденции (форма N 1), который должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписью мирового судьи;

- либо в форме наряда, в котором хранятся реестры из электронного журнала входящей корреспонденции базы данных СПО АСД, распечатанные в конце рабочего дня или по мере необходимости в течение рабочего дня.

Указанные журнал или наряд должны быть предусмотрены Номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи.

При регистрации документа в правой нижней части лицевой стороны его первой страницы проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата поступления и регистрационный номер.

Поступившие телеграммы принимаются секретарем суда под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются (кроме поздравительных), а затем передаются на рассмотрение мировому судье и на исполнение.

По делам и заявлениям, присланным мировому судье по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной секретарем суда в день приема дела или заявления. По делам и заявлениям, принятым на приеме, дата поступления указывается днем их приема в соответствии с отметкой, сделанной лицом, осуществляющим прием.

Исковые заявления и другие документы, принятые работниками аппарата мирового судьи, не позднее следующего рабочего дня передаются секретарю суда для регистрации в журнале учета входящей корреспонденции.

Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

Все поступившие на судебный участок дела и корреспонденция после регистрации в базе данных СПО АСД и формирования в журнале входящей корреспонденции не позднее следующего рабочего дня после регистрации передаются для рассмотрения мировому судье под расписку в журнале (форма N 1) либо в распечатанном реестре из указанного журнала.

Дела об административных правонарушениях, поступившие к мировому судье одновременно с доставкой правонарушителей, подлежат немедленной регистрации в базе данных СПО АСД, журнале учета входящей корреспонденции (форма N 1), учетно-статистической карточке (форма N 7р) и передаются мировому судье немедленно после регистрации.

Не подлежат регистрации и передаются с отметкой о времени их поступления секретарю судебного заседания для приобщения к делу:

судебные повестки, возвращенные суду;

расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб).

Также не подлежат регистрации, а передаются мировому судье:

- обзоры печати, книги, газеты, журналы и др. издания;

- ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники;

- рекламные материалы, проспекты, прейскуранты;

- пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки;

- документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.).

Вся корреспонденция, подлежащая отправке, регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции (форма N 1а).

При использовании автоматизированного учета регистрационный журнал учета исходящей корреспонденции (форма N 1-а) формируется в электронном виде в базе данных СПО АСД с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

При регистрации исходящих документов проверяется правильность их оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

Исходящие служебные письма оформляются на бланках писем мирового судьи (приложение N 3) и подписываются мировым судьей.

Отправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и номера его телефона, которая располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.

При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении электронной почтой, факсимильной связью, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать порядковому номеру по журналу учета исходящих документов и номеру дела (материала) или номеру наряда, в котором эта переписка должна храниться. При этом исходящий номер по журналу и номер дела (материала) или наряда в документе указываются через дробь. Например: 345/2-17/13; 45/1-25/14; 25/5-99/14; 874/05-29, где первые цифры до дроби - исходящий порядковый номер по журналу (форма N 1а), а последующие - номер дела (материала) или наряда.

С отправляемого документа снимается копия и подшивается в соответствующее дело (материал) или наряд.

Дела, материалы, исковые заявления (материалы), исполнительные документы, судебные повестки, копии процессуальных документов направляются по почте либо курьерами.

Указанные документы относятся к разряду "Судебное" и направляются по почте заказными письмами и бандеролями с уведомлением о вручении в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221, и с учетом Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда "Судебное", утвержденных приказом ФГУП "Почта России" от 31.08.2005 N 343. Бланк уведомления о вручении прикрепляется к стороне письма, на которой указывается адрес. На адресной стороне заказных писем и бандеролей наносится штамп "Судебное".

Иная корреспонденция направляется по почте простыми письмами и бандеролями в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221, либо курьерами.

Вся корреспонденция, направляемая адресатам с курьерами, регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции (форма N 1а), а затем записывается в разносную книгу (форма N 4) и сдается получателям под расписку в этом журнале, либо получателем производится отметка на копии сопроводительного письма.

Телеграммы на отправку принимаются секретарем суда оформленными в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (в ред. постановлений Правительства РФ от 16.02.2008 N 93, от 03.06.2008 N 425, от 10.03.2009 N 219, от 31.01.2012 N 63).

Текст телеграммы должен быть предельно сжатым, без переноса слов, по возможности без союзов, предлогов, знаков препинания (если при этом не искажается его содержание).

Телеграммы составляются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается в телеграфное отделение, а второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле (наряде).

Если телеграмма адресуется более чем в 4 адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначенные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

от 29 апреля 2003 года N 36

Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде

(с изменениями на 22 декабря 2021 года)

Документ с изменениями, внесенными:

В документе также учтено:

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", определяющим основные положения организационного обеспечения деятельности судов в Российской Федерации,

2. Начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, председателям районных судов организовать изучение и обеспечить четкое исполнение основных положений и требований настоящей Инструкции, устанавливающих единую систему организации делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными документами.

УТВЕРЖДЕНА
приказом Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 29 апреля 2003 года N 36

ИНСТРУКЦИЯ
по судебному делопроизводству в районном суде

(с изменениями на 22 декабря 2021 года)

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда

Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению копий процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда.

Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

организует работу суда;

устанавливает правила внутреннего распорядка суда на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и осуществляет контроль за их выполнением;

осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе распределяет обязанности между работниками аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда или о привлечении их к дисциплинарной ответственности;

осуществляет иные полномочия по организации работы суда.

1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.

1.6. Задачи и функции отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам регламентируются положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент), а также положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего районного суда.

1.7. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

1.8. Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной суда и регламентом организации деятельности приемной суда, утвержденными председателем соответствующего суда (либо лицом, исполняющим его обязанности), на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции и Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

1.9. Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.

2.2. Работник отдела делопроизводства (общего отдела) вскрывает упаковочные материалы (конверты, пакеты, коробки и т.д.), проверяет соответствие присланных судебных дел (материалов), иной корреспонденции составу описи, а затем ставит на первой странице обложки судебного дела (материала, письма и т.п.) штамп, где проставляется дата и время поступления дела (материала, письма и т.п.) в суд, регистрационный номер документа по журналу (реестру) учета входящей корреспонденции.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.

В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в трех экземплярах (приложение N 2 к настоящей Инструкции), первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по назначению в соответствующее структурное подразделение суда для принятия решения, второй экземпляр направляется отправителю, а третий экземпляр остается в отделе делопроизводства для хранения в соответствующем наряде.

Конверты (пакеты и т.п.) от поступивших посредством почтовой связи исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

В случае если упаковочные материалы (конверты, пакеты и т.п.), поступившие посредством почтовой связи, документов содержат вложения нескольких самостоятельных исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов или иной корреспонденции, к одному из них должен быть приложен оригинал соответствующего почтового конверта (пакета и т.п.), к иным вложениям, содержащим документы по другим делам и материалам, - снятые ксерокопии конвертов (пакетов и т.п.).

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

2.3. Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие", обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие") и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции (форма N 1) в день их поступления, а в исключительных случаях - не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.

Реестры (журналы) входящей и исходящей корреспонденции (форма N 1 и форма N 1-а) заводятся заново в начале каждого календарного года, при использовании автоматизированного учета формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в отделе делопроизводства суда (форма N 7 р).

2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов, арбитражные решения третейского суда, образованного сторонами для разрешения конкретного спора, вместе со всеми имеющимися в распоряжении третейского суда материалами дела арбитража, направленные в суд для хранения, либо решение, постановление о прекращении арбитража и материалы дела постоянно действующего арбитражного учреждения, поступившие в порядке части 3 статьи 39 Федерального закона от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ "Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации" в реестр (журнал) учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.

2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, возвращенные в суд, а также исполнительные листы, возвращенные по требованию суда или с отметками судебного пристава-исполнителя;

уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).

4.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в судебный участок (судебные участки), принимаются, а также отправляются по назначению ответственным работником аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей).

4.2. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции, поступившей по почте, осуществляется канцелярией судебных участков.

4.3. Секретарь суда, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции, обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Пакеты вскрываются, не допуская повреждения содержимого, проверяется наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, дел и других материалов описи.

4.5. При регистрации входящей корреспонденции секретарь суда проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп, в нижнем правом углу, с указанием даты поступления материала и регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции (форма № 1), а при необходимости - часы и минуты.

4.6. Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, апелляционных, частных жалоб и представлений, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

4.7. Ошибочно доставленная корреспонденция незамедлительно пересылается по назначению с оставлением в наряде[10] соответствующих данных об этом.

4.9. Поступившие дела и иная корреспонденция, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).

Секретарь суда

Журнал учета входящей корреспонденции (форма № 1), штамп, дата поступления, регистрационный номер (в случае необходимости время)

Передача документов мировому судье не позднее следующего рабочего дня

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1) могут быть внесены дополнительные графы.

Пример: исполнено 28.08.2009 г., дело №2-38/2009

При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация может производиться не в одном общем журнале, а в нескольких журналах (форма № 1) по видам: корреспонденция по уголовным и гражданским делам, исполнительные документы и т. д.

Дела об административных правонарушениях, поступившие одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат предварительной регистрации в канцелярии судебных участков.

4.10. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

4.11. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа (дела и т.п.), входящий номер с условным обозначением (индекс) того судебного участка, в который документ должен быть передан.

Пример: 1/18, где 1 – номер судебного участка, 18 - входящий номер по журналу учета входящей корреспонденции (форма № 1).

Штамп ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу (в свободном от текста месте).

4.12. Не подлежат регистрации и передаются с отметкой о времени поступления их в адрес судебного участка для приобщения к делу:

а) судебные повестки, возвращенные мировому судье в связи с отсутствием адресата;

б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений, извещений должника о поступлении заявления о выдаче судебного приказа.

4.13. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

Исковые заявления и другие материалы, принятые помощником мирового судьи на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня передаются в канцелярию судебных участков для регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).

4.14. После учета с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления, вся корреспонденция передается не позднее следующего рабочего дня по назначению для рассмотрения.

4.15. Обработка исходящей корреспонденции производится секретарем суда.

Отправка по назначению дел и документов осуществляется через канцелярию судебных участков.

4.17. Документы передаются в экспедицию[11] оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

4.18. Оформляя документы для передачи, работник аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей) обязан проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (далее – Почтовые правила), написать на документе номер переписки, проверить наличие вложений в конверте.

На бланке уведомления о вручении в свободном поле под адресными данными судебного участка (судебных участков) проставляются необходимые реквизиты (номер дела, дата и время его рассмотрения) путем специального штампа либо нанесения работником аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей) рукописным способом.

4.19. Если разница между датой подписания документа и датой передачи в канцелярию судебных участков превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции и Почтовых правил, секретарь суда возвращает документы исполнителю на доработку.

4.20. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется канцелярией в соответствии с Почтовыми правилами.

Из судебного участка (судебных участков) документы для отправки передаются в канцелярию не позднее 12 часов 00 минут[12] и отсылаются по назначению в тот же день.

4.21. Документы, поступившие для отправки курьером, обрабатываются работниками канцелярии в соответствии с Инструкцией и доставляются по назначению.

4.22. Перед отправкой документов секретарь суда проверяет наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.

4.23. Заказные письма, бандероли[13] сдаются на почту по описи (форма № 3), в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается в канцелярии для справок, а возвращенный с почты передается с денежным отчетом консультанту (главному специалисту). Опись (форма № 3) подшивается в хронологическом порядке в соответствующий наряд.

4.24. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами либо доставляются курьером.

4.25. Судебные повестки и иные судебные извещения доставляются по почте или лицом, которому мировой судья (старший мировой судья) поручает их доставить[14]. Судебные повестки и копии процессуальных документов направляются по почте в соответствии с требованиями Почтовых правил.

4.26. Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма № 4) и передаются курьером получателю под расписку в этой книге с обязательной расшифровкой подписи.

4.27. При работе с подписанными документами не разрешается вносить в них исправления, делать какие-либо пометки.

4.28. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

В случае утраты документа исполнитель немедленно об этом докладывает мировому судье и главному специалисту (заведующему канцелярией).

4.29. Главный специалист (заведующий канцелярией) организует служебное расследование, о результатах которого информирует старшего мирового судью и мирового судью, к производству которого относится утерянный документ.

4.30. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе электронной почтой, регистрация которых производится в журнале (формы № 1-а), исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка хранится.

4.31. Исходящий номер[15] и дата на материалах, подлежащих отправке, проставляются с соблюдением следующих правил:

а) на сопроводительных письмах по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, находящимся в производстве, исходящий номер совпадает с номером дела;

б) на прочих материалах исходящий номер проставляется в соответствии с номером того наряда, в котором эта переписка должна храниться;

4.32. Служебные письма.

4.32.1. Служебные письма готовятся:

- как ответы по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции мирового судьи (мировых судей);

- как ответы на запросы вышестоящих инстанций и различных организаций;

4.32.2. Сроки подготовки ответных писем не должны превышать трех дней или же устанавливаются резолюцией[16] мирового судьи (старшего мирового судьи) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции мирового судьи (старшего мирового судьи).

4.32.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые мировым судьей, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.32.4. Текст письма излагается от 1-го или 3-го лица единственного числа.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст может содержать одну заключительную часть, в случае оформления реквизита, указанного в п. 4.42. Инструкции.

Не допускается переносить на следующую страницу текст, состоящий менее трех строк или размещать одну подпись документа.

4.33. Нумерация страниц.

4.34.1. Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.

4.34.2. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже; при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Управление Судебного департамента

в Белгородской области

Отдел по организационному обеспечению

деятельности мировых судей

Управление Судебного департамента

в Белгородской области

Начальнику отдела по организационному

обеспечению деятельности мировых судей

4.34.3. Если документ направляется руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Пример: Начальнику управления

в Белгородской области

4.34.4. При указании классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ.

Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) допускается классные чины не указывать.

4.34.5. Если документ адресуется нескольким однородным организациям, то они указываются обобщенно.

Председателям районных (городских) судов

Старшим мировым судьям

4.34.6. Почтовый адрес корреспондента пишется в полном соответствии с Почтовыми правилами и с обязательным указанием почтового индекса.

Министерство природных ресурсов

ул. Б. Грузинская, 4/6

4.34.7. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

ул. Садовая, д.5, кв.12,

Кировский район, г. Липки,

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.

4.34.8. Адрес не пишется на документах, направляемых в высшие государственные органы, федеральные министерства и ведомства, суды, а также в управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и другим постоянным корреспондентам.

4.35.1. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции.

4.35.2. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

4.36.1. Датой документа является день его подписания или утверждения, для протокола (общего собрания) - дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

4.36.2. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль, например: 05.07.2008. Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа.

4.36.3. В официальных документах преимущественно используется словесно-цифровой способ оформления даты.

Пример: 12 декабря 2008 года.

4.38. Утверждение и согласование.

4.38.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения[17] должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов, арбитражные решения третейского суда, образованного сторонами для разрешения конкретного спора, вместе со всеми имеющимися в распоряжении третейского суда материалами дела арбитража, направленные в суд для хранения, либо решение, постановление о прекращении арбитража и материалы дела постоянно действующего арбитражного учреждения, поступившие в порядке части 3 статьи 39 Федерального закона от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ "Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации в реестр (журнал) учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, исполнительные листы, возвращенные в суд;

Также не подлежат регистрации и передаются по принадлежности рекламные извещения, поздравительные письма.

2.7. Исключен с 21 октября 2019 года. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.10.2019 N 238.

2.8. При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается уполномоченным работником аппарата суда на информационных стендах, в информационных киосках и на официальном сайте суда.

В случае необходимости может быть использован соответствующий журнал формы N 2.

2.9. Документы, принятые работником приемной суда, подлежат регистрации в соответствующих подсистемах ГАС "Правосудие" (ПИ "Документооборот и обращения граждан", ПИ "Судебная корреспонденция" и др.), после чего формируется и распечатывается соответствующий реестр передачи документов (либо единый реестр учета входящей корреспонденции) и осуществляется передача в день приема по принадлежности под роспись лицу, непосредственно которому переданы документы, с указанием фамилии, инициалов и занимаемой им должности, а в исключительных случаях - не позднее 10.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией. В случае если работником приемной суда приняты документы по конкретному делу непосредственно в день, на который назначено рассмотрение соответствующего дела, данные документы подлежат передаче по принадлежности незамедлительно.

При передаче документов по принадлежности в иные структурные подразделения суда составляется реестр, который подписывается работником приемной суда и работником структурного подразделения суда, в которое передаются документы. Копия данного реестра после его подписания вместе с документами передается в соответствующее структурное подразделение суда, а оригинал хранится в приемной суда.

2.10. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы через приемную суда, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

2.11. При отправке по назначению судебных дел и других документов (в том числе при направлении по электронной почте, факсимильной связью), регистрация которых производится в журнале формы N 1-а (в реестре исходящей корреспонденции, формируемом автоматически в ПС ГАС "Правосудие"), исходящий номер на сопроводительных письмах должен содержать порядковый номер, соответствующие отметки о номере дела (материала) или номере наряда, по которым ведется данная переписка, производятся также в сопроводительном письме и в журнале (реестре).

2.12. Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих операций:

проверки наличия всех элементов почтового адреса в реквизите "Адресат" - фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) получателя, реквизитов почтового адреса в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи;

проверки соответствия даты, указанной на документе, дате поступления его в отдел делопроизводства (общий отдел); наличия указанных в документах приложений и подписей.

сортировки, адресования, фальцевания и вложения в упаковочные материалы (конверты, коробки и т.д.), в случае необходимости взвешивания, нанесения государственных знаков почтовой оплаты, проставления стоимости отправления, составления описи заказных почтовых отправлений (писем, бандеролей), упаковки и сдачи их на объект почтовой связи (отделение почтовой связи).

Судебные дела (материалы), документы направляются посредством почтовой связи (почтовой связи общего пользования, осуществляемой акционерным обществом "Почта России", государственными унитарными предприятиями, государственными учреждениями почтовой связи, а также иными операторами почтовой связи; специальной связи федерального органа исполнительной власти, осуществляющего управление деятельностью в области связи; федеральной фельдъегерской связи), нарочными (курьерами) или специализированными службами доставки.

Судебные дела (материалы) направляются по назначению в регистрируемых почтовых отправлениях (заказных бандеролях, посылках и т.д.) либо направляются курьерами.

Судебные извещения, вызовы (судебные повестки) направляются судом в заказных письмах с уведомлением о вручении, на лицевой стороне которого делается отметка "Судебное".

Копии судебных актов, исполнительные листы направляются судом в заказных письмах. При необходимости на письмах также проставляется отметка "Судебное". Ответы на обращения непроцессуального характера могут направляться судом в простых почтовых отправлениях.

Сдача почтовой корреспонденции судов в объекты почтовой связи (отделения почтовой связи) производится по формам списков, установленным организацией федеральной почтовой связи в части, касающейся оформления сопроводительных документов при приеме почтовых отправлений. Указанные списки составляются в двух экземплярах, один из которых с соответствующей отметкой объекта почтовой связи (отделения почтовой связи) подшивается в хронологическом порядке в наряд (наряды ведутся отдельно на бандероли, письма, посылки и т.д.).

Список отправляемой корреспонденции может формироваться с использованием программного изделия "Судебная корреспонденция" подсистемы "Судебное делопроизводство и статистика" ГАС "Правосудие" либо иных автоматизированных программ в электронном виде с последующим выводом на бумажный носитель (например, программных изделий автоматизированных информационных систем, обеспечивающих информационную и технологическую поддержку судопроизводства, сервисом "Личный кабинет" ФГУП "Почта России" и др.).

Судебные дела, материалы и иная корреспонденция, направляемые курьером (нарочным), записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма N 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

2.13. Судебные извещения, вызовы (судебные повестки) и копии судебных актов направляются судом посредством почтовой связи либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование судебного извещения или вызова о его вручении адресату в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Читайте также:

Порядок приема отправления дел и корреспонденции в суде реферат

УТВЕРЖДЕНАприказом Генерального директораСудебного департаментапри Верховном СудеРоссийской Федерацииот 29 апреля 2003 года N 36

1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

УТВЕРЖДЕНА
приказом Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 29 апреля 2003 года N 36