Отчетная документация в гостинице реферат

Обновлено: 02.07.2024

Отчетные документы за проживание в гостинице — это документация, подтверждающая факт нахождения в гостинице командировочного сотрудника в определенный период времени. Что относится к таким документам и как отчитываться за них работодателю, расскажем в нашей статье.

Что относится к отчетным документам

Каждый работник, отправленный в командировку на несколько дней, имеет право претендовать на возмещение своих затрат на жилье (ст. 168 ТК РФ). Отчетные документы для командировочных официально подтверждают приезд и отъезд работника в место пребывания во время поездки. Если работник остановился в гостинице, то он может предоставить в бухгалтерию для возмещения:

счет;
различные чеки;
отдельные квитанции.

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно будут такими:

арендный договор на срок пребывания;
акт оказания услуг.

Если работник будет проживать в служебной квартире, то оплату за нее производит непосредственно работодатель в безналичной форме.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации, как и в коммерческом учреждении, осуществляется на основании предоставленных командировочным сотрудником бланков строгой отчетности. Всю документацию впоследствии будет проверять налоговая, а значит, все расходные регистры должны быть официальными, с живыми подписями и печатями и корректно заполненными. Сотруднику бюджетного учреждения также важно помнить про лимит суммы, свыше которой он не может заплатить в сутки за жилье. Такой лимит устанавливается непосредственно руководством бюджетной организации и закрепляется в коллективном договоре и положении о командировках.

Какие документы должны дать в гостинице и когда

Оплата гостиницы в командировке может производиться работником за счет своих средств, которые ему потом возместят на рабочем месте, либо за счет предварительно выделенных денег на командировочные расходы (ПП РФ № 749 от 13.10.2008). Согласно ПП РФ № 1085 от 09.10.2015, все гостиничные услуги в обязательном порядке подтверждаются чеком или иным бланком строгой отчетности, следовательно, отель обязан предоставить счет или иной регистр, демонстрирующий факт проживания работника в командировке.

Таким образом, при выписке, то есть по завершении пребывания в отеле, сотрудник должен получить отчетную документацию, отражающую факт его проживания в установленный период времени. Если принимающая сторона осуществляет контрольно-кассовый расчет, то она предоставляет счет за гостиничные услуги. При этом в чек могут быть включены и дополнительные услуги (пп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ).

Не оплачиваются различные сервисы в номер, услуги баров, ресторанов и оздоровительных комплексов, мини-бар, если только иные условия не предусмотрены по предварительной договоренности с работодателем.

Если отель не использует ККТ, он может предложить командировочному самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (ваучеры, квитанции, гостиничные чеки), подтверждающие фактические расходы работника (Письмо Минфина РФ № 03-07-11/9440 от 25.02.2015).

Когда надо отчитаться работодателю

Оплата проживания в гостинице в командировке регулируется не только действующим законодательством, но и внутренними нормативами. Руководитель должен закрепить порядок направления в командировку, сдачи отчетности и возмещения расходов за поездку в коллективном договоре, положении о командировках и иными правовыми актами.

Служащий формирует и предоставляет работодателю авансовый отчет в течение трех дней по возвращении из командировки. В составе авансового отчета должен быть и счет (чек) от отеля. Бухгалтер примет бланк только в том случае, если он будет корректно заполнен. По общему правилу, в такие отчетные бланки должны быть включены следующие сведения:

наименование регистра;
серия документа;
шестизначный номер;
название гостиничной организации;
регистрационные реквизиты — ИНН, КПП и проч.;
адрес;
печать.

Отчетный бланк должен быть изготовлен в типографии или распечатан через специализированные сервисы или автоматизированные системы с учетом всех законодательных требований (ПП РФ № 359 от 06.05.2008).

Не допускается предоставление отчета, распечатанного из обычного документа без специальной верификации автоматизированных систем.

Что делать, если нет отчетных документов

Если по каким-то причинам работник не предоставил отчетные документы, то предприятие может сделать запрос в отель. Принимающая сторона, в свою очередь, должна выслать справку, в которой подтвердит, что сотрудник, находясь в командировке, проживал у них в определенный период времени. Такая документация хоть и вызывает зачастую вопросы у налоговой инспекции, все-таки является косвенным подтверждением расходов и может выступать основанием для взаиморасчетов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Отчетная документация сегодня важнейший критерий успешной работы сотрудника любой фирмы, компании или предприятия. Предоставляя требуемый объем документов работодателю, работник компании может подтвердить свое отсутствие или присутствие на том или ином мероприятии.

Актуальность темы определена тем, что отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченным планом или программой, а также служит в качестве основы для текущего планирования и различного рода корректировок планов.

В гостинице, так же как и в любом предприятии ведется документооборот. Администраторы оформляют различные акты, заявки, договора и прочее. Используется и документация при ведении номерного фонда, договора на оказание гостиничных услуг.

В каждой организации объем требуемой отчетной документации разный. Чаще всего от командируемого требуют кассовые чеки, счета, счета-фактуры.

Цель: Ведение отчётной документации помогает выяснить сведения о результатах деятельности организации за определенный период времени.

Работники гостиницы предоставят вам определенный пакет документации, а также необходимый чек и счет, помогут разобраться в правильности всех необходимых отчётных документов. Отчетная документация, чеки, квитанции должны подтверждать факт оплаты той или иной услуги. Это следует помнить при оформлении. Все документы, включая отчетные документы гостиницы, должны быть заверены печатью и подписью, иметь дату и, при необходимости, город вашего пребывания.

Задачи: Дать хорошую возможность корректировать деятельность организации и совершенствовать характер, содержание выполняемых работ, организационную структуру, кадровый состав организации, обеспечение ее необходимыми ресурсами.

Для чёткой организации работы приказом Министерства финансов РФ были утверждены формы документов строгой отчетности, которые использует в своей работе служба приема и размещения. Эти формы заполняются администратором, и передаются в виде отчета генеральному директору или в вышестоящий над гостиницей орган.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТЫ ОТЧЁТНОСТИ

1.1 Документы отчётности для физических лиц

Гостиничные чеки с подтверждением представляют собой документы, которые служат доказательством вашего проживания в отеле в течение любого периода времени.

Такой счет является доказательством заключения договора на предоставление услуг.

Счет-фактура – это документ, который гостиница выдаёт по факту оказания услуг. Он необходим для налогового учета НДС. То есть, на гостиницу возлагается обязанность оплатить НДС, а покупателю в свою очередь сумма этого налога может быть возмещена.

1.2 Документы отчётности для юридических лиц

Счет на гостиничные услуги
Счет-фактура
Акт выполненных работ

Первичный документ, согласно которому отображаются все виды выполненных работ, их общая стоимость, а так же начальные и конечные сроки. Акт заполняется в двух экземплярах и подписывается у заказчика и исполнителя, по одному акту остается у каждой из сторон.

Организация службы делопроизводства в гостинице. Местоположение и дизайн. Характеристика комфортности номеров. Правила предварительного заказа мест (бронирования). Порядок регистрации и размещения клиента. Предоставление услуг проживания и питания.

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	курсовая работа
Язык	русский
Дата добавления	23.12.2013
Размер файла	30,2 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО РЫБОЛОВСТВУ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"

Кафедра информационных систем и прикладной математики

РАСЧЕТНО-ГРАФИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

по дисциплине Электронный документооборот

Исследование документооборота в гостинице

Студент гр. ЭБ 3-211

Старший преподаватель кафедры ИСиПМ

Введение

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать приём и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

Объект работы - документооборот при приеме и выселении клиентов гостиницы.

Цель работы - исследование документооборота в гостинице.

1. Описание предприятия

Гостиница Меридиан (Мурманск) находится в самом центре города, в центре деловой и культурной жизни, на центральной площади Пять углов. Это крупнейший в городе гостинично-деловой центр, в котором располагаются ведущие компании Мурманска. В непосредственной близости от отеля Меридиан (Мурманск) находятся такие достопримечательности, как Ледовый дворец спорта, Областной Драматический театр, Художественный и Краеведческий музеи, филармония, Музей Декоративно-прикладного Искусства, Парк Победы, Рыбный и Торговый порты. В гостинице Меридиан (Мурманск) современный дизайн интерьеров прекрасно сочетается с достижениями современных технологий, создающих уют и комфорт для любого человека. Дизайнеры гостиницы постарались сделать помещение просторным, но чтобы при этом не пострадала функциональность гостиницы и им это прекрасно удалось. В связи с этим большое внимание в отеле уделено техническому оснащению в соответствии с международными стандартами.

В гостинице 155 номеров различной категории комфортности, включая эконом (одноместные комбинированные номера - блок из двух отдельных комнат с общим коридором и ванной комнатой, 16 кв. м, вид на центральную площадь города / на Кольский залив) - 24, стандарт (18 кв. м, вид на Кольский залив и на площадь "Пять углов") - 51, бизнес 1-мест. (18 кв. м, вид на Кольский залив и на площадь "Пять углов") - 36, 2-мест. номер (35 кв. м, вид на Кольский залив) - 3, люкс 1-комнатный (35 кв. м, вид на центральную площадь города / на Кольский залив) - 15, люкс 2-комнатный (35 кв. м, вид на центральную площадь города) - 7, апартамент 2-комнатный (64 кв. м, вид на центральную площадь) - 1, VIP-номер (115 кв. м, вид на центральную площадь города) - 1. В комнате: звуконепроницаемые окна, прикроватная тумбочка, постельное белье - 100% хлопок, платяной шкаф, просторный рабочий стол, телевизор, спутниковое телевидение (23 канала на русском, каналы на английском, немецком, итальянском, норвежском и финском языках), телефон с прямым выходом на междугородную и международную линию, Wi-Fi-доступ в Интернет. В ванной комнате: подогрев пола, душевая кабина, фен, косметические средства. К вашим услугам в гостинице "Меридиан": гостиница бронирование делопроизводство

-ресторан на 30 человек, коктейль-бар;

-банкетный зал, 343,7 м2, 180 человек (мультимедийный проектор, флипчарт, трибуна, персональный компьютер, система звукоусиления, система кондиционирования, система свето- и звукоизоляции, презентационное оборудование, оборудование для раздаточного материала);

-большой конференц-зал 1, 156 м2, 120 человек (мультимедийный проектор, 3 дополнительных монитора, флипчарт, трибуна, персональный компьютер, система звукоусиления, система кондиционирования, система свето- и звукоизоляции, презентационное оборудование, оборудование для раздаточного материала, система синхронного перевода);

-большой конференц-зал 2, 104 м2, 80 человек (персональный компьютер, мультимедийный проектор, экран, флипчарт, кондиционер);

-2 малых конференц-зала, 36 м2, 30 человек (персональный компьютер, мультимедийный проектор, экран, флипчарт, кондиционер);

-круглая гостиная, 36 м2, 10 человек (ноутбук, плазменная панель, маркерная доска, система кондиционирования);

Правильное ведение документации важно для любой организации, поскольку позволяет грамотно заниматься основной деятельностью и не бояться налоговых и прочих проверок. Отчетные документы готовятся в разнообразных видах и формах. Разновидности документации отличаются в зависимости от типа компании, рода ее деятельности и многих других факторов.

Общее понятие

Отчетный документ отражает комплекс показателей с результатами работы компании за выбранный период. В отчетности могут содержаться таблицы с бухгалтерскими, статистическими и другими данными. Отчет – это итог работы по учету сведений.

Отчеты составляются по формам, которые рекомендуют Минфин и служба Госстатистики. Они могут представлять собой сводки по конкретным отраслям, а также по территориальным участкам – районам, областям, по всей полноте хозяйства.

Отчетные документы могут классифицироваться по видам, периодам, объему данных, степени их обобщенности.

Разновидности

По видам отчетность делится на:

бухгалтерскую;
статистическую;
оперативную.

Бухгалтерская – это систематизированные данные об имуществе организации, ее финансах, результатах работы. Отчетные бухгалтерские документы готовятся по информации учетов.

Статистическая подготавливается по сведениям статистических, бухгалтерских и оперативных учетов.

Оперативная отчетность готовится по оперативным материалам за определенные временные интервалы – неделю, месяц, декаду и так далее. Эти сведения помогают вести оперативный контроль за рабочими процессами в организации.

Регулярность подготовки отчетных документов может быть:

внутригодовой – за день, пятидневку, декаду, месяц, квартал, полгода.
годовой – это сводка за год.

Внутригодовая статистическая отчетность является текущей, а бухгалтерская – промежуточной.

Степень обобщения сведений в отчетности может быть различной. В зависимости от этого показателя отчеты бывают:

первичными – они составляются непосредственно организацией;
сводными – готовятся вышестоящими учреждениями.

Любая отчетность должна представлять достоверные данные о деятельности организации, ее финансовом положении, результатах работы, любых изменениях этих сведений.

Внешний вид и содержание

Формы отчетных документов утверждаются государственными нормативами.

В каждой компании ведется внутренняя отчетность, в которой предоставляются сведения о выполнении планов, поручений руководства. Эти отчеты готовят специалисты различных отделов компании и предоставляют руководству. Такая документация может называться отчетом или справкой.

Отчеты внутри учреждений делаются в произвольной форме. Они подаются на бумажных листах или на бланках организации.

В отчете обязательны следующие данные:

название организации;
наименование структурного подразделения или отдела компании;
название документа;
его дата и номер;
заглавие;
непосредственно текст с результатами работы;
подпись;
утверждение или резолюция.

Текст отчета содержит полную информацию о совершенной работе, проведенном анализе итогов деятельности. Делаются выводы, при необходимости – вносятся предложения. Нередко к отчетам прилагают поясняющие записи. Дата отчета должна соотноситься с утверждением руководителем.

Служебные командировки

Отдельной разновидностью отчетности являются отчетные документы за проживание в гостинице в случаях служебных командировок специалистов.

В расходы на командировки входят траты на съем гостиничного номера. Согласно требованиям законодательства, компания обязана возместить сотруднику все расходы по оплате гостиничного номера.

Сотрудник, вернувшийся из командировки, предоставляет один из этих документов:

Какой из этих документов будет наиболее верным и не вызовет вопросов у налоговых органов?

Если в гостинице не применяется контрольно-кассовое оборудование, то сотрудник гостиницы должен оформить специальный бланк. Назвать его можно по-разному: квитанция, чек, ваучер.

Требования к бланкам

В каждой гостинице существует свой бланк, но оформленный по утвержденным требованиям. Отчетные документы за проживание отвечают таким требованиям:

на отчете содержатся реквизиты (наименование организации, ее номер, серия, адрес, ИНН, печать);
сам бланк изготавливается в типографии или с применением автоматизированных систем, защищенных от постороннего доступа и сохраняющих сведения в течение пяти лет;
документу присваивается номер и серия.

Если работник предъявил документ, не отвечающий утверждённым требованиям, а компания его приняла и провела, при появлении претензий со стороны налоговых сотрудников организация сможет отстоять свои затраты в суде.

Если в гостинице есть касса

Обычно в гостиницах есть контрольно-кассовая техника. Тогда отчетные документы за проживание не заполняются, а сотруднику выдается кассовый чек. Именно он говорит о факте регистрации и оплате гостиничного номера.

К чеку может прилагаться счет или другой документ, приводящий данные о регистрации определённого сотрудника.

Если сотруднику вместо чека выдали приходно-кассовый ордер, в такой ситуации при составлении отчетности могут быть проблемы со стороны налоговых специалистов. Конечно, компания может отстоять свои интересы в суде, но процедура эта не слишком проста.

Квитанции к ПКО также предоставляется как отчетные документы за проживание в гостинице. Они также принимаются и обычно не вызывают лишних вопросов. Квитанции считаются официальными документами, которые удостоверяют факт принятия денег гостиничной администрацией.

В случае отсутствия документов

Бывают и такие ситуации, когда сотрудник не предоставляет ни одного документа. Тогда бухгалтер запрашивает из гостиницы справку о проживании конкретного лица. А в самой компании должны быть сведения о периоде командировки данного сотрудника.

Подобные нюансы могут привести к спорам с сотрудниками налоговых органов, которые разрешаются в суде обычно в пользу организации.

Ситуации непредоставления документов могут объясняться тем, что сотрудник проживал не в гостинице, а в арендованной квартире. В этом случае компания оплачивает затраты на аренду жилья, сотрудник не несет никаких расходов, значит, они ему и не компенсируются.

Часто бухгалтеры задают вопрос – как же тогда учитывать затраты при налогообложении? Компания может указывать при налогообложении своей прибыли понесенные расходы на съем жилья, но только за тот период, когда в нем фактически проживал ее сотрудник. Затраты во все остальные периоды посчитаются необоснованными расходами и не будут приняты налоговыми структурами.

Подготовка отчетных документов – важный и ответственный момент в деятельности любой организации. Как правило, этим занимаются сотрудники бухгалтерии или руководители структурных отделов фирмы. При возникновении затруднений можно пользоваться услугами сторонних компаний.

Читайте также: