Организация делопроизводства в организации в рб реферат

Обновлено: 05.07.2024

Нормы Инструкции по делопроизводству распространяются на все организации независимо от формы собственности (государственные, частные) и организационно-правовой формы (ООО, УП и т.д.) . Соответственно, правила делопроизводства, закрепленные в данной Инструкции, необходимо соблюдать всем организациям.

Ограничение сферы применения норм Инструкции по делопроизводству установлено, например :
— для документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию;
— обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

При работе с данными документами необходимо руководствоваться актами, непосредственно регламентирующими вопросы документирования и организации работы с ними. Лишь в той части, которая не урегулирована этими актами законодательства, следует применять нормы Инструкции по делопроизводству.

При оформлении каких документов необходимо соблюдать требования Инструкции по делопроизводству?

Соблюдать требования Инструкции по делопроизводству необходимо при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации . Соответственно, нормы данной Инструкции распространяются на приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др.

Что касается, например, договоров, отчетно-статистической, расчетно-денежной, научно-технической, медицинской документации, то при подготовке и оформлении данных документов соблюдать нормы Инструкции по делопроизводству не требуется. Однако на такие документы распространяются требования Инструкции по делопроизводству в части организации работы с документами . Например, необходимо осуществлять их регистрацию, учет, контроль исполнения, а также хранение по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству.

Корректно ли оформление бланка для письма на одном языке с угловым расположением реквизитов?

Нет, некорректно. Бланк для письма должен оформляться на двух языках с продольным расположением
реквизитов . Данное требование распространяется на все организации независимо от формы собственности.

Напомним, что при продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей .

Какие риски несет организация при несоблюдении требований, установленных Инструкцией по делопроизводству?

Основными рисками, которые несет организация при несоблюдении Инструкции по делопроизводству, являются:
— материальные и временные затраты на устранение нарушений, выявленных контролирующими органами. Например, если имеющиеся бланки для письма и общие бланки разработаны с нарушениями, организации придется разрабатывать и тиражировать новые;
— недействительность документа при отсутствии обязательных реквизитов. Какие реквизиты документов относятся к обязательным, отражено в схеме .

Какие функции возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ)? Какое наименование она может носить и обязательно ли ее создание в организации?

На службу ДОУ возлагается выполнение следующих функций :
— организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации;
— контроль за соблюдением установленных правил работы с документами;
— методическое руководство работой с документами;
— обучение работников основам делопроизводства;
— внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами.

Служба ДОУ может называться по-разному: управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.
Она может состоять из нескольких подразделений. Ее структура, задачи, функции закрепляются в положении
о службе ДОУ .

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников). Права, обязанности и ответственность данных работников определяются их должностными инструкциями .

В чем особенности электронного документа?

Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением :
— изображения Государственного герба Республики Беларусь;
— оттисков печатей и штампов.

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей :

1) общей — это непосредственно сам документ со всеми его реквизитами, за исключением даты документа, регистрационного индекса, резолюции, отметки о поступлении и других реквизитов, которые формируются после подписания документа электронно-цифровой подписью (далее — ЭЦП);

2) особенной — это ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания (дата документа, регистрационный индекс и др.).

Обратите внимание!
Должность, собственное имя, отчество (если таковое имеется) и фамилия владельца ЭЦП, подписывающего электронный документ, должны соответствовать указанным в общей части .

В каких форматах должны создаваться электронные документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота госорганов?

Такие документы должны создаваться в одном из следующих форматов :
— Portable Document Format / A (PDF/A);
— Office Open XML (DOCX);
— OpenDocument Format (ODT).

Данный перечень является закрытым. То есть в других форматах создавать и передавать электронные документы в госорганы не допускается.

управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Цель реферата - систематизация знаний о современном документировании


4. Объяснить как проводится подготовка документации по трудовым

Объект исследования - документационное управление деятельности.

Предметы исследования – современное делопроизводство.


1.1. История развития системы государственного делопроизводства в

(предположительно в XVII в.) и относится к про цессу решения (производства)

появлялись документы, которые закрепляли достигнутую договоренность,

В России к началу XVII в. первым сложилось приказное делопроизводство.

Приказами в то время именовались орга ны государственной власти. Документы

имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, бо лее прогрессивное по

сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения,

ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях

были созданы канцелярии, существовала должность секретаря, по явилась

журнальная форма регистрации документов. В нача ле XIX в. коллегии были

заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась

единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки

служебных документов, началось внедрение механизации конторско го труда.

В годы советской власти процесс делопроизводства был адаптирован к

централизованному управлению народным хозяйством. Был установлен единый

порядок документирования, внедрены стандартные требования к форм е и

структуре документов, установлен типовой состав их информационных эле -

ментов. Была предпринята попытка внедрения Единой госу дарственной системы

Делопроизводство в Беларуси – это важная сторона деятельности каждой компании, которая заключается в правильном движении документации. Стандарты делопроизводства регламентируется государством.

Виды делопроизводства:

  • кадровое делопроизводство;
  • финансовый документооборот;
  • делопроизводство материальной части.


Как определяется объем документооборота?

Любая организация отвечает за документы от их создания или получения до помещения в архив или отправки контрагенту. Под объемом документооборота понимают совокупность документов, поступающих в компанию и создаваемых в рамках ее деятельности. Отчет о документообороте периодически создается в каждой организации. Частота формирования отчета зависит от внутренних правил компании.

При подсчете учитывается:

  • исходящая документация;
  • входящая документация (с учетом запросов и обращений граждан/клиентов);
  • копии бумаг (тираж следует пометить отдельно).

Оставь заявку на обратный звонок!

Делопроизводство в Беларуси 2020

Нормативно-правовой базой делопроизводства и документальной фиксации управленческих процессов входит: Конституция Республики Беларусь, законодательные и иные акты (Указы Президента РБ и Правительства РБ).

В компании также разрабатываются свои правила, которые регламентируют создание, оформление, ведение, хранение документов.

Конкретные алгоритмы ведения и рекомендации по делопроизводству описаны в следующих документах:

Инструкция по делопроизводству в организации


За оформление делопроизводства в РБ несет ответственность руководитель фирмы. Вопросами контроля за соблюдением делопроизводственных норм занимаются работники Государственной архивной службы, которая является подразделением Министерства юстиции.

Рекомендации по делопроизводству

Ответственность

Организация делопроизводства (создание инструкции по делопроизводству, следование правилам обращения с бумагами и хранение документации) – это зона ответственности руководителя компании. При назначении нового руководителя, его предшественник должен передавать все дела, для чего составляется акт передачи.

Совет. Назначьте ответственного за документы по делопроизводству и соблюдение инструкции в организации. Он разрабатывает номенклатуру дел на год. Указывает в ней основные направления работы компании и срок хранения дел.

Отвечающий за делопроизводство в компаниях составляет номенклатуру на будущий год. К первому января номенклатуру следует заверить подписью, экспертной комиссией и руководителем организации.
В организациях делопроизводство контролирует экспертная комиссия, которая создается специально для этих целей. Она состоит минимум из 3 человек: председателя, главного бухгалтера и лица, отвечающего за делопроизводство. Состав утверждает приказом директор компании. Председателем комиссии назначается заместитель директора компании. Полномочия комиссии регулирует специальное положение. Каждый год комиссия отбирает документы для отправки в архив. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Документы

Документы в делопроизводстве в Беларуси, относящиеся к номенклатуре:

  • Учетно-регистрационные формы (книги, журналы);
  • Справочные картотеки;
  • Документы, созданные как результат временной деятельности комиссий, советов и т.д.

К номенклатуре не относится периодика, сборники нормативно правовых актов, вспомогательная документация.

Все документы в организациях хранятся в архиве: постоянно или временно сроком до 10 лет. Здесь же хранятся кадровые документы сотрудников, на протяжении 75 лет. Ответственного за архив назначает руководитель организации.

Документы после получения/создания регистрируют в специальных журналах. Это касается фирм и организаций с объемом документов до 600 в год.

Журнал учета входящей документации содержит сведения о:

  • дате поступления и индексе документа;
  • адресате;
  • краткой сути документа;
  • кому адресован документ;
  • расписке в получении;
  • отметке об исполнении/

Журнал учета исходящих документов содержит сведения о:

  • дате отправки и индексе документа;
  • адресате;
  • краткой сути документа;
  • отметке об исполнении.

Резюме

Чем крупнее ваша фирма или организация, тем сложнее бизнес-процессы в ней. И каждый документ – это отражение работы всей компании. Если у вас работают несколько отделов – то участки делопроизводства и ответственные в них свои.

Проверяющие из контролирующих органов запрашивают разные пакеты документов. А без порядка в ведении делопроизводства организации бумаги теряются. Это грозит дополнительными тратами на восстановление документов и штрафами. Например, за неправильную работу с обращениями граждан штраф составляет от 4 до 20 б.в., за уничтожение документов можно получить административный штраф от 10 до 35 б.в., за нарушения в отношении хранения документов в архиве предусмотрен штраф до 20 б.в.

В начале 2009 года произошло событие, значимое для работников службы ДОУ, кадровых служб организаций. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 была утверждена Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

До утверждения Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее - Инструкция) организации руководствовались нормами Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь 1 , которая действовала без изменений с 1995 года (далее - Примерная инструкция по делопроизводству). С принятием нового нормативного правового акта Примерная инструкция по делопроизводству утратила силу.

Общие требования к порядку документирования и организации работы с документами в республиканских и местных органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности устанавливаются республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

Характеристика положений инструкций

Разработчики Инструкции постарались в максимальной степени учесть современные реалии, которые в определенной степени затрудняли применение действовавшей ранее Примерной инструкции по делопроизводству (существование различных организационно-правовых форм юридических лиц, внедрение в делопроизводство информационных технологий и т.д.).

В полной мере нормы Инструкции распространяются лишь на систему организационно-распорядительной документации, тогда как в отношении документов, относящихся к иным системам, ее нормы должны применяться в части организации общего порядка работы с документами (регистрация и учет, контроль исполнения, систематизация, хранение, передача в архив и т.д.), то есть практически по всем аспектам работы с документами, за исключением оформления.

Инструкция и государственный стандарт

Новшества в порядке ведения кадровой документации

Работникам кадровых служб необходимо обратить внимание на то, что по сравнению с Примерной инструкцией по делопроизводству в новую Инструкцию не включены нормы, определяющие порядок формирования личных дел работников, потому как данный вопрос урегулирован Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

В части порядка работы с кадровой документацией Инструкция не привнесла каких-либо значительных изменений и дополнений. Так, сохранились устоявшиеся правила составления и оформления распорядительных документов по личному составу, порядок их отдельной регистрации от распорядительных документов по основной деятельности и др.

В части формирования распорядительных документов по личному составу в дела Инструкцией уточнены некоторые аспекты. Так, уточнен и дополнен перечень категорий приказов и распоряжений по личному составу, формируемых раздельно. Согласно Инструкции, в зависимости от сроков хранения, раздельно должны группироваться приказы и распоряжения:

· о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);

· о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках (длительностью не более месяца в пределах Республики Беларусь).

Подобное деление, по сути, обусловлено нормами Перечня типовых документов с указанием сроков хранения 3 .

Коснулись новшества и порядка оформления локальных нормативных правовых актов. Так, теперь в организациях возможно применение сквозной нумерации пунктов в сложных документах, объединение пунктов в главы и т.д., что установлено для оформления документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь.

Порядок работы с электронными документами

Можно отметить, что и в новой Инструкции вопросы работы в делопроизводстве с документами в электронном виде максимально не урегулированы. Ряд норм, заложенных в Инструкции по вопросам работы с документами в электронном виде, носит общий, рамочный характер. В частности, отсутствуют единые стандарты и нормативные правовые акты, устанавливающие форматы хранения электронных документов, системы электронного документооборота, единый формат электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), унифицированные форматы коммуникативного обмена в электронном виде и т.д.

Бесплатно скачать Реферат: Анализ Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Читайте также: