Окружение и участники проекта реферат

Обновлено: 06.07.2024

Проект имеет ряд свойств, о которых необходимо помнить для того, чтобы методически правильно организовать работу по его реализации:

· Проект не является жестким и стабильным образованием: ряд его элементов в процессе реализации могут переходить в состав проекта из внешней среды и обратно.

· Ряд элементов проекта могут использоваться как в его составе, так и вне его. Например, специалисты, одновременно работающие как над реализацией конкретного проекта, так и над решением некоторых других проблем ( в частности, над выполнением какого – то другого проекта).

· Рядовому сотруднику, участвующему в реализации конкретного проекта, обычно все равно, находится он или объект, с которым он работает внутри или вне этого проекта. Для него важно то, какую конкретную работу он выполняет и какое вознаграждение за нее получит. Совсем другое дело – ответственные исполнители проекта и руководители организаций, участвующих в проекте. Для них вопрос о том, где они находятся – вне или внутри проекта, – один из значимых факторов для их успешной работы по реализации проекта.

Окружение проекта представляет из себя сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Кроме того, большинство проектов сами воздействуют на окружающую среду, и это, в частности, наблюдается в инфраструктуре проекта.

Еще более важно то, что факторы окружения проекта сами изменяются во время осуществления проекта, особенно, если он длится несколько лет и осуществляется поэтапно. Это ведет к увеличению неопределенности и риска и бросает вызов менеджеру проекта и его команде.

В окружении проекта можно выделить два круга: среда предприятия, в рамках которого осуществляется проект, и внешняя среда или окружение самого предприятия.

1.4.1. Проект в среде предприятия

Проект можно рассматривать как кратковременную мини – организацию внутри предприятия. На проект оказывают влияние все подразделения предприятия, с которыми связан процесс его появления и реализации. Как правило, это подразделения из следующих сфер деятельности:

Руководство предприятия – исходя из стратегии организации определяет цели и основные требования к проекту.

Сфера финансов – определяет бюджетные рамки проекта, а также способы и источники финансирования.

Сфера сбыта – формирует требования и условия для проекта, связанные с рынком сбыта, поведением покупателей и действиями конкурентов.

Сфера изготовления – связана с рынком средств производства, необходимых для проекта.

Сфера материального обеспечения – связана с рынком сырья и полуфабрикатов и формирует требования к проекту, вытекающие из возможностей обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.

Сфера инфраструктуры – связана с рынком услуг и различных видов сервиса (реклама, транспорт, связь, телекоммуникации, информационное и инженерное обеспечение и т. д.).

Сфера очистки и утилизации промышленных отходов – связана с требованиями по охране окружающей среды и разумным использованием отходов производства.

Рис. 2 Окружение проекта в составе предприятия

1.4.2. Внешнее окружение проекта

· политические условия ( политическая стабильность, поддержка проекта правительством, уровень преступности и т. д.);

· экономические условия (тарифы и налоги, уровень инфляции, стабильность валюты, развитость банковской системы, уровень цен, состояние рынков и т. д.);

· социальные условия ( уровень жизни, уровень образования, отношение местного населения к проекту и т. д.);

· правовые условия ( законы и нормативные акты, права собственности и т. д.);

· культурные условия;

· природные и географические условия;

· используемая в проекте технология;

· потребители продукции проекта;

· факторы инфраструктуры.

1.4.3. Участники проекта

Помимо проектного коллектива к числу участников проекта относятся различные люди и организации из внешней среды, которые взаимодействуют с проектом на различных стадиях его осуществления. Необходимость изучения этих внешних участников проекта возникает в связи с тем, что наряду со спонсорами, владельцами и потребителями эти люди направляют всю работу менеджера проекта и его команды.

Для эффективной работы с внешними участниками проекта требуется:

1. Выявить всех участников, которые могут реально воздействовать на проект;

2. Провести классификацию участников по степени их воздействия на проект;

3. Установить приоритеты в требуемых связях с внешними участниками.

1.4.3.1. Выявление участников проекта:

· Инициатор проекта – в качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта. Он выдвигает главную идею, готовит предварительное обоснование и предложения по осуществлению проекта. Но деловая инициатива по осуществлению проекта в конечном счете принадлежит заказчику или владельцу проекта.

· Заказчик - будущий владелец проекта и потребитель его результатов. Он определяет основные требования к проекту и обеспечивает его финансирование за счет своих либо привлеченных от спонсоров или инвесторов средств. Он же заключает контракты с основными исполнителями проекта и управляет процессами взаимодействия между всеми участниками проекта.

· Инвесторы – банки, инвестиционные фонды, другие организации или физические лица, которые вкладывают средства в проект с целью получения на вложенные инвестиции максимально возможной прибыли. Инвесторы заключают соответствующие контракты с заказчиком, а затем контролируют их выполнение и осуществляют необходимые расчеты с другими участниками проекта по мере его реализации.

· Потребители конечной продукции проекта – это может быть как сам заказчик, так и различные организации и физические лица, являющиеся покупателями конечной продукции проекта. Они определяют требования к производимой продукции и оказываемым услугам. От их поведения зависит возмещение затрат и прибыль от проекта.

· Поставщики – организации, осуществляющие поставки для проекта материалов, оборудования, транспортных средств и т. д. на контрактной основе.

· Конкуренты основных участников проекта.

· Органы власти – представители местных, региональных и центральных органов власти, контролирующие выполнение определенных государственных и общественных требований к проекту.

· Лицензоры – организации, выдающие лицензии на право выполнения определенных видов работ и услуг, ведение торгов, на право владения земельным участком и т. д.

· Консалтинговые, инжиниринговые, юридические организации, вовлеченные в процесс осуществления проекта.

· Общественные группы и организации, население, чьи значимые интересы затрагивает реализация проекта.

Этот перечень участников не является исчерпывающим и может дополнятся другими позициями, которые важны для той или иной области проектной практики с учетом ее специфики.

1.4.3.2. Классификация участников по степени их воздействия на проект

После выявления основных участников проекта каждый из них может быть отнесен к одной из следующих категорий в соответствии с их возможностью влиять на проект:

· допускающие возможность влияния на них;

· требующие высокой признательности.

Внутри каждой категории участники также могут быть проранжированы по степени их возможного влияния на проект.

1.4.3.3. Установление приоритетов в требуемых связях с внешними участниками проекта

На основе проведенной классификации члены проектной группы могут выделить приоритеты в поддержании необходимых связей с внешними участниками проекта для обеспечения наилучших условий для его реализации и завершения.

Если проект имеет достаточно большой масштаб или связи с внешними участниками очень интенсивны, то для выполнения данной функции может быть выделена отдельная группа по внешним общественным отношениям.

Структура проекта призвана определить продукцию, которую необходимо разработать или произвести, связать элементы работы, которую надо выполнить, как между собой, так и с конечной целью проекта.

Формирование структуры начинается с разделения целей проекта путем декомпозиции на значительно меньшие блоки работ для достижения наиболее детализированных позиций, должны подлежать контролю. Построение дерева целей позволяет разбить общий объем работ по проекту на независимые блоки, поддаются управлению. Таким образом, устанавливается логическая связь между ресурсами и объемами работ, которые необходимо выполнить.

Процесс структуризации проекта может быть представлен в виде следующей совокупности стандартных шагов.

Определение проекта, подразумевает четкую формулировку характера, целей и содержания проекта, а также определение всех конечных продуктов проекта с их характеристиками. Процедура определения предполагает построение иерархии целей.

Уровень детализации. На этом этапе рассматриваются различные уровни детализации плана, определяется оптимальное количество уровней элементов структуры.

Структура процесса предполагает разработку схемы жизненного цикла проекта.

Организационная структура представляет собой организационную схему проекта по видам выполняемых функций, охватывает все группы участников или отдельных участников, занятых в проекте, включая лиц из внешнего окружения, заинтересованных в реализации проекта.

Структура продукта - это схема разбивки конечного продукта проекта на подсистемы или компоненты, включая материальное, программное, информационное обеспечение и, если необходимо, - территориальное деление.

Система бухгалтерских счетов организации предполагает разработку системы кодов, применяемых при структурировании проекта. Данная система должна основываться на существующем в организации плане бухгалтерских счетов и на системе внутреннего учета.

Структура разбиения проекта, сочетает результаты шагов с 3-го по 6-й в единую структуру проекта и обеспечивает основу для планирования, составления расписания, оценки, формирования бюджета, санкционирование работ и суммирования расходов, а также:

■ отражает установленные цели, помещая все основные виды деятельности, выполнение которых необходимо для достижения целей проекта;

■ фиксирует схему закрепления ответственности каждого отдельного внутреннего подразделения организации, ее партнеров или внешних поставщиков по обеспечению результатов конкретного пакета работ;

■ служит для контроля за расходами, соблюдением расписания обеспечивая основу для сбора информации о расходах в рамках системы бухгалтерской отчетности проекта;

■ вместе с матрицей ответственности структура разбивки проекта может использоваться для распространения информации о статусе проекта;

■ используется для идентификации проблем коммуникаций и позволяет проектной команде получить необходимые объемы финансирования расходов на распространение информации, поскольку команда во время работы над проектом должна планировать осуществление коммуникаций с различными структурами и организациями;

■ демонстрирует, каким образом будет осуществляться контроль за проектом, устанавливая общую структуру проекта и определяя, будет ли проект контролироваться с точки зрения конечного продукта или функциональных особенностей (проектирование, тестирование и др.).

Генеральный сводный план проекта, который в дальнейшем может подвергаться перманентной детализации в процессе поиска критического пути - оптимального пути к успеху проекта.

Матрица распределения ответственности. В результате анализа отношений между элементами структуры проекта и организационной структурой строится матрица, где элементы структуры проекта становятся строками, а элементы организационной структуры организации - столбцами. Уровни ответственности в матрице обозначаются с помощью условных обозначений или кодов.

В целом для структурирования проектов используется целый ряд специальных моделей:

■ структура потребляемых ресурсов;

Участники и окружение проекта

Участники проекта - это люди или организации, которые привлечены к выполнению проекта, а также те, кто

зависит или заинтересован в результатах проекта, его успешном выполнении.

Среди участников проекта особенно выделяют команду управления проектом - менеджера проекта и функциональных менеджеров как членов команды проекта, непосредственно занятых его управлением. В небольших проектах команда управления проектом может включать практически всех членов команды проекта.

В зависимости от типа проекта количество участников может колебаться от одного до нескольких десятков или даже сотен.

Команда проекта должна четко определить состав участников, их потребности и ожидания для того, чтобы впоследствии управлять проектом, воздействуя на эти ожидания для достижения успеха проекта. Достаточно часто определения всех участников проекта является непростой задачей.

Ключевые участники любого проекта представлены в табл.1.

№ п/п	участник проекта	Определение и функции
1	2	3
1.	Менеджер проекта	Лицо, ответственное за управление проектом.
2.	Инвестор	Субъект инвестиционной деятельности, осуществляющий вложение собственных, заемных или привлеченных средств в форме инвестиций и обеспечивает их целевое использование.
3.	Заказчик	Инвесторы или любые другие физические и юридические лица, уполномоченные инвесторами осуществлять реализацию проекта, не вмешиваясь при этом в предпринимательскую или любую другую деятельность участников проекта, если иное не предусмотрено договором между ними.
4.	Потребитель	Лицо или организация, которая использует продукт проекта.
5.	Исполняющая организация / исполнитель	Организация, чьи сотрудники непосредственно привлечены к выполнению проекта.
6.	Проектировщик	Лицо или организация, осуществляющая разработку всех проектных решений.
7.	Поставщик	Лицо или организация, занимающаяся материально техническим обеспечением проекта.
8.	Подрядчик	Организация, проводящая строительно-монтажные работы, осуществляет наладку и пуск оборудования, производственные испытания перед сдачей готовых объектов в эксплуатацию.

Управление проектами требует привлечения индивидуумов и групп, которые имеют закрепленную договорными соглашениями или законом заинтересованность в управлении проектом или в его результатах. До сих индивидуумов и групп, связанных с различным организационным окружением, относятся:

■ высшее руководство организации, в которой внедряется проект;

■ руководители функциональных служб организации;

■ менеджеры, которые занимаются реализацией конкретного пакета работ проекта;

■ члены проектной команды;

■ покупатели, группы потребителей;

■ поставщики, подрядчики и субподрядчики;

■ государственные учреждения местного и государственного уровней, органы судебной, законодательной и исполнительной власти;

■ политические партии и общественные организации;

В целом окружения проекта, составной частью которого является и организационное окружение, может быть представлено следующим образом (рис.2).

Рис. 2 – Окружение проекта.

Основные заинтересованные лица относятся к проектной команды и формируют организационную инфраструктуру ее поддержки. Они имеют не только договорные или правовые обязательства по отношению к проектной команды, наделенные необходимыми полномочиями, они также несут ответственность за управление ресурсами в соответствии с графиком работ, обусловленным уровнем затрат и целями. Основные заинтересованные лица имеют такие функции и полномочия:

■ руководство членами проектной команды;

■ размещения ресурсов, которые должны использоваться при проектировании, разработке и создании результатов проекта;

■ налаживание и поддержание связей со всеми заинтересованными лицами;

■ формирование условий принятия решений по разработке и реализации стратегий по согласованию с ресурсами проекта;

■ использование личного примера с целью создания культурной среды проекта для того, чтобы выявить и реализовать лучшие профессиональные и человеческие качества команды менеджмента и персонала проекта;

■ осуществление постоянного контроля за внедрением проекта по его соответствия плану-графику, уровню расходов и техническим характеристикам и, где это необходимо, проведения перераспределения ресурсов в соответствии с результатами проведенных наблюдений;

■ периодическая оценка результативности и эффективности деятельности проектной команды с учетом его обязанностей и полномочий.

■ управления второстепенными заинтересованными лицами.

Второстепенные заинтересованные лица способны в значительной степени влиять на проект и его результаты как в положительном, так и в негативном отношении.

Фактически руководитель проекта может использовать только личные связи, собственные знания, силу убеждения - любые, но главное действенные средства воздействия с целью установления тесного и эффективного сотрудничества с второстепенными заинтересованными лицами. К важнейшим особенностям деятельности последних относятся:

■ отсутствие ограничений на то, с кем и как они могут вести переговоры с целью влияния на проект;

■ наличие в них реального интереса, поскольку проект и его результаты могут касаться сферы их собственной деятельности;

■ их нахождения в кругу заинтересованных лиц зависит от того, позволит им такое участие получить определенные преимущества в достижении собственных целей, совпадающих с целями проекта;

■ возможность объединяться с другими заинтересованными лицами на временной или условной основе для обеспечения собственных интересов, которые заключаются в содействии или противодействия проекта;

■ проявление их влияния на проект имеет различные формы (политическое давление, юридические и правовые меры, кампании в СМИ, общественное влияние, использование экспертного мнения и др.)

■ способность самостоятельно решать, принимать им ответственность за свои стратегии и действия.

Одной из составляющих задачи идентификации заинтересованных лиц проекта является сбор информации о последних. Анализ слабых и сильных сторон заинтересованных лиц имеет важное значение в деле разработки стратегии проекта. Основываясь на понимании стратегий и задач внешнего окружения проекта, проектная команда может успешно прогнозировать его возможной поведение и обеспечить разработку конкретных контрстратегий отношении тех лиц, которые имеют собственные интересы, которые могут помешать интересам проекта.

В конечном итоге за большого количества участников и разнообразие их целей и интересов удовольствие надежд участников проекта может быть сложным. Как правило, разногласия между участниками должны решаться в пользу потребителей продукта проекта. Но это не значит, что надежды других участников должны игнорироваться. Поиск компромисса между различными ожиданиями является концептуальной основой управления проектами, поскольку направлена на решение конфликтных ситуаций.

3. Жизненный цикл проекта

Понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для менеджера, поскольку определение именно текущей стадии реализации проекта формирует задачи и виды деятельности руководителя проекта, методики и инструментальные средства, которые должны быть использованы.

Жизненным циклом проекта или проектным циклом является отрезок времени между началом проекта и его завершением.

Началом проекта можно считать момент зарождения идеи или момент начала ее реализации.

Например, в инвестиционном проектировании началом проекта принято считать момент, с которого на проект начинают расходоваться средства.

Конец проекта может быть определен по-разному, а именно:

■ введение проектируемого объекта в эксплуатацию;

■ достижения проектом намеченных результатов;

■ прекращения финансирования потребностей проекта;

При конструировании и документальном описания модели жизненного цикла проекта используют три основных параметра:

1) количество основных фаз и подфаз с их определениями;

2) определение последовательности базовых фаз и подфаз, возможности их сочетания, перекрытия, повторение и соотношение с процессом выполнения проекта;

3) количество и расположение пунктов принятия решений (одобрения, продолжить / прекратить, продолжать / приостанавливать).

Следует различать жизненный цикл проекта и жизненный цикл продукта проекта.

Каждая фаза жизненного цикла проекта характеризуется достижением одного или нескольких результатов.

Результат - это продукт работы, который можно измерить; детальный проект или рабочий прототип. Результаты, а значит и фазы проекта, являются элементами последовательной логики, разработанной для правильного определения продукта проекта.

Каждая фаза, как правило, разбивается на отдельные работы, чтобы обеспечить лучшую управляемость. Большинство таких работ относятся к основному продукту фазы и название фазы соответствует названию своего основного продукта. Так, название фазы проектирования полигона твердых бытовых отходов является производной от названия основного продукта - полигона твердых бытовых отходов.

Большинство фаз жизненного цикла проекта имеют следующие схожие характеристики:

■ стоимость и количество участников на старте небольшие, но растут в конце и резко уменьшаются перед завершением проекта;

■ вероятность успешного завершения проекта на старте маленькая, но растет по мере реализации проекта

■ способность заказчика повлиять на результаты и стоимость проекта самая высокая на старте и уменьшается в процессе выполнения проекта, поскольку в конце стоимость внесении изменений и исправления ошибок значительно возрастает.

Универсального подхода к разделению проекта на фазы не существует. Руководители проектов разбивают жизненный цикл проекта на этапы по-разному. Наиболее традиционным является выделение в проекте четырех общих фаз жизненного цикла проекта: инициация, планирование, внедрение и контроль, завершение.

Фаза инициации: Проекты инициируются в результате возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако в условиях ресурсного дефицита невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Поэтому приходиться делать выбор. Одни проекты выбирают, другие - отрицают. Решение принимают, исходя из наличия ресурсов, в первую очередь, из финансовых возможностей, сравнительной эффективности проектов, важности выполнения одних потребностей и игнорирования других.

Решение по отбору проекта для реализации тем важнее, чем масштабнее предполагается проект, поскольку крупные проекты определяют направление деятельности на будущее и связывают имеющиеся финансовые и трудовые ресурсы. Определяющим показателем здесь является альтернативная стоимость инвестиций.

Для сравнительного анализа проектов на данном этапе применяют методы проектного анализа, включающие в себя финансовый, экономический, коммерческий, организационный, экологический анализ рисков и другие виды анализа проекта.

В целом фаза инициации отмечена созданием идеи проекта, проведением оценки возможностей, осуществлением предварительного технико-экономического обоснования (ПТЭО).

Фаза планирования. Планирование в том или ином виде осуществляется в течение всего срока реализации проекта.

В самом начале жизненного цикла проекта разрабатывают неофициальный предварительный план - информация о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана.

Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяют ключевые моменты - так называемые вехи проекта, формулируют задачи и их взаимную зависимость. Именно на этом этапе используют системы для управления проектами, предоставляющие руководителю набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, средства назначения и гистограммы нагрузки ресурсов.

Фаза внедрения и контроля. После утверждения формального плана на менеджера проекта возлагается задача по его реализации.

В процессе реализации проекта руководители обязаны постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работы и сравнении их с плановыми показателями.

Поскольку отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда, задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач за счет выделения на них большего объема ресурсов.

Фаза завершения. Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончания проекта бывает внезапным и преждевременным, как в случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику.

Несмотря на вариант завершения проекта, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий. Конкретный характер этих обязательств зависит от характера самого проекта. Если в проекте было использовано оборудование, надо провести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. В случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют результаты условиям подряда или контракта. Возможно, возникнет необходимость в составлении окончательных отчетов или организации промежуточных отчетов в виде архива.

С позиций финансового учреждения в жизненном цикле проекта выделяется гораздо больше этапов. Всемирный банк более основательно подходит к детализации жизненного цикла проекта и различает следующие этапы:

Ближнее окружение проекта

К ближнему окружению проекта могут, к примеру, относиться следующие факторы:

руководство предприятия, которое определяет цели и основные требования к проекту. Руководство предприятия обобщает отдельные рекомендации экспертов и разрабатывает стратегию развития организации. К этому добавляется собственные требования руководства, например:

– требования к результатам проекта,

– требования к реализации проекта,

– методика и порядок корректировки цели и требований к

проекту со стороны отделов и специалистов предприятия и др.;

сфера финансов, которая определяет бюджетные рамки проекта, а также способы и источники финансирования проекта;

сфера сбыта, которая формирует требования к проекту, связанные с рынком сбыта, потребностями покупателей, наличием и действиями конкурентов;

сфера изготовления, которая может предъявлять требования по:

– отказу от некоторых технологических процессов,

– использованию определенной технологии и оборудования,

– загрузке простаивающих участков производства,

– согласованию требований к проекту с возможностями

рынка средств производства и др.;

сфера материального обеспечения, которая предъявляет требования к проекту, связанные с возможностью обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам;

сфера инфраструктуры, которая связана с рынком услуг и различного сервиса и выдвигает требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному, различным видам инженерного и другого обеспечения;

сфера очистки и утилизации промышленных отходов, которая предъявляет требования к охране окружающей среды и рациональному использованию отходов производства.

Дальнее окружение проекта

Помимо факторов ближнего окружения (среды предприятия), на реализацию проекта влияют факторы, образующие его дальнее окружение.

Политические факторы:

- поддержка проекта правительством,

- торговый баланс с участвующими

- участие в военных союзах.

- виды ответственности и имущественные права, в особенности право на землю,

- тарифы и налоги,

- уровень инфляции и стабильность валюты,

- развитость банковской системы,

- степень свободы предпринимательства и хозяйственной

- развитость рыночной инфраструктуры,

- состояние рынков: сбыта, инвестиций, средств производства, сырья, материалов, рабочей силы и др.

Общество, его характеристики и факторы:

- условия и уровень жизни,

- свобода перемещений (въезд и выезд из страны),

- трудовое законодательство, запрещение забастовок,

- здравоохранение и медицина, условия отдыха,

- общественные организации, средства массовой информации,

- отношение местного населения к проекту.

- законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот.

- уровень развития фундаментальных и прикладных наук,

- уровень информационных технологий и компьютеризации,

- уровень производственных технологий,

- история, культурные традиции, религия,

- уровень требований к качеству результатов и условий труда.

Природные и экологические факторы:

- климатические условия: температура, осадки, влажность,

ветры, высота над уровнем моря, сейсмичность, ландшафт и топография и др.,

- расположение и связь с транспортными сетями,

- стандарты по качеству воздушного пространства, водных

источников и почвенного покрова,

- санитарные требования к окружающей среде,

- законодательство по защите окружающей среды,

- характеристика состояния и тенденций развития экологической системы.

Характеристики и факторы инфраструктуры:

- средства транспорта, связи и коммуникации,

- сети ЭВМ и информационные системы,

- логистика и материально-техническое снабжение,

Внутренняя среда проекта

На проект, особенно на процесс его успешной реализации, существенное влияние оказывает внутренняя среда проекта:

- обеспечением стандартных условий жизни для участников проекта,

- уровнем заработной платы,

- предоставляемыми коммунальными услугами,

- предоставляемыми социальными услугами (школы, детские сады, медобслуживание, отдых и т.д.),

- условиями труда и техники безопасности,

- страхованием и социальным обеспечением и др.;

- экологическое воздействие результатов проекта на окружающую среду,

- уровень компьютеризации и информатизации проекта,

- организация, и система документации проекта и др.

Длинный перечень факторов окружения проекта демонстрирует, как глубоко простираются связи проекта с его окружением. Однако степень влияния этих факторов для различных проектов различна. В табл. 1.1 приведены экспертные данные о степени влияния факторов окружения проекта для основных типов и видов проектов сопоставимых масштабов.

Каждый проект несет в себе признаки открытой социально-экономической системы и поэтому нужно рассматривать, а также управлять им, учитывая окружение, в котором он реализуется. Проект и его окружение не только связаны между собой, не только взаимно влияют друг на друга, но и взаимно адаптированы. То, что хорошо и эффективно работает в одном проекте и в определенном окружении, может оказаться неэффективным в другом проекте и другом окружении. Многие проекты сталкиваются с трудностями и теряют ожидаемую эффективность из-за того, что их цели, организационное построение и методы управления несовместимы или конфликтуют с ключевыми элементами окружения.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3
1. СУЩНОСТЬ ПОНЯТИЯ ОКРУЖАЮЩАЯ СРЕДА ПРОЕКТА И ЕГО УЧАСТНИКИ 4
2. ВНЕШНЕЕ ОКРУЖЕНИЕ ПРОЕКТА И ФАКТОРЫ, ВОЗДЕЙСТВУЮЩИЕ НА НЕГО 8
3. ВНУТРЕННЕЕ ОКРУЖЕНИЕ СО СВОИМ КОМПЛЕКСОМ ФАКТОРОВ 11
4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ МЕЖДУ ПРОЕКТОМ И ДЕЙСТВУЮЩИМИ ЛИЦАМИ, ФАКТОРАМИ ЕГО ОКРУЖЕНИЯ 12
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 14
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 15

Вложенные файлы: 1 файл

Окружение проекта.docx

1. СУЩНОСТЬ ПОНЯТИЯ ОКРУЖАЮЩАЯ СРЕДА ПРОЕКТА И ЕГО УЧАСТНИКИ 4

2. ВНЕШНЕЕ ОКРУЖЕНИЕ ПРОЕКТА И ФАКТОРЫ, ВОЗДЕЙСТВУЮЩИЕ НА НЕГО 8

3. ВНУТРЕННЕЕ ОКРУЖЕНИЕ СО СВОИМ КОМПЛЕКСОМ

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ МЕЖДУ ПРОЕКТОМ И ДЕЙСТВУЮЩИМИ ЛИЦАМИ, ФАКТОРАМИ ЕГО ОКРУЖЕНИЯ 12

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 15

Проект и его окружение не только связаны между собой, не только взаимно влияют друг на друга, но и взаимно адаптированы. То, что хорошо и эффективно работает в одном проекте и в определенном окружении, может оказаться неэффективным в другом проекте и другом окружении. Многие проекты сталкиваются с трудностями и теряют ожидаемую эффективность из-за того, что их цели, организационное построение и методы управления несовместимы или конфликтуют с ключевыми элементами окружения.

Успех проекта зачастую определяется не столько логическим или эффективным распределением ролей, обязанностей и ресурсов, сколько созданием наиболее работоспособной структуры связей различных внутренних частей проекта с внешними его участниками.

Таким образом, проект всегда реализуется в окружении некоторой динамической среды, которая оказывает на него определенное воздействие. Проект нельзя отделить от окружающих его условий и их развития. Следовательно, необходимо заранее учитывать непосредственное окружение проекта и воздействие дальних факторов.

1. СУЩНОСТЬ ПОНЯТИЯ ОКРУЖАЮЩАЯ СРЕДА ПРОЕКТА И ЕГО УЧАСТНИКИ

Под окружающей средой проекта следует понимать совокупность факторов и объектов, непосредственно не принимающих участия в проекте, но влияющих на него и осуществляющих взаимодействие с ним и отдельными его элементами. При этом обычно выделяют непосредственное окружение проекта, то есть факторы и объекты, непосредственно взаимодействующие с проектом, а также дальнее окружение проекта, то есть факторы и объекты, взаимодействующие с проектом посредством других, входящих в непосредственное окружение.

Окружающая среда проекта рассматривается как источник рисков, при этом риск может рассматриваться и как опасность, и как возможность, но в любом случае как отклонение. В структуре дальнего окружения проекта принято выделять внешние факторы воздействия.

В структуре непосредственного окружения проекта действуют поставщики продукции, работ и услуг, а также потребители прямых или побочных результатов проекта. Если проект реализуется в рамках устойчивого организационно-структурного образования (например, предприятия), то его подразделения, непосредственно не участвующие в проекте, следует рассматривать как объекты непосредственного окружения проекта.

В рамках самого проекта, а также его окружения следует выделять участников проекта, т.е. субъектов деятельности, подвергаемой проектному управлению [1].

Состав участников проекта, их роли, распределение обязанностей, прав и ответственности зависят от типа, вида, масштаба, сложности, а также жизненного цикла проекта. Структура участников проекта не является стабильным во времени состоянием. Между проектом и окружающей его средой происходит постоянное взаимодействие и обмен материальными, финансовыми, энергетическими и информационными ресурсами с изменением состава участников, их ролей, системы взаимодействия между ними. На рисунке 1.1 представлено окружение проекта как системы.

Рис. 1.1 – Окружение проекта

Участники проекта — основной элемент его структуры, так как именно они обеспечивают реализацию его замысла.

В зависимости от типа проекта, в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда сотен) организаций. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его судьбу.

Все эти организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта.

Наиболее активными непосредственными участниками проекта выступают:

1. Инициатор – это субъект (физическое или юридическое лицо), являющийся носителем основной идеи проекта и инициативы его реализации.

2. Заказчик – это субъект деятельности, заинтересованный в достижении основной цели и результатов проекта. Заказчик определяет основные требования и рамки проекта, обеспечивает его финансирование, заключает контракты с другими участниками, несет ответственность за результаты проекта.

3. Инвестор – это участник, осуществляющий финансирование проекта и заинтересованный в достижении его финансовых результатов. Инвестор вступает в контрактные отношения с заказчиком, осуществляет расчеты с другими участниками по мере выполнения проекта.

4. Руководитель проекта (проект-менеджер) – это участник, которому делегированы полномочия по управлению деятельностью, направленной на достижение целей проекта. Он несет ответственность перед заказчиком за достижение целей проекта.

5. Команда проекта – это совокупность участников, действующих под руководством проект-менеджера для достижения целей проекта. Состав и обязанности команды зависят от масштабов, сложности и других характеристик.

6. Контрактор – участник проекта, берущий на себя обязательства по выполнению отдельных работ, предоставлению продукции или услуг. Контрактор может выступать как подрядчик (исполнитель работ), поставщик (продукции, основных средств или ресурсов) или консультант.

7. Субконтрактор – участник проекта, берущий на себя обязательства перед контрактором за выполнение отдельных работ, предоставление продукции или услуг. Субконтрактор (субподрядчик) выступает как косвенный участник проекта, работая через контрактора.

8. Проектировщик - юридическое лицо, выполняющее по контракту

проектно-изыскательские работы в рамках проекта. Вступает в договорные отношения с генконтрактором проекта или непосредственно с заказчиком

9. Генеральный подрядчик - юридическое лицо, чье предложение принято заказчиком. Несет ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом. Подбирает и заключает договоры с субподрядчиками на выполнение отдельных работ и услуг.

10. Поставщики - субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе - материалы, оборудование, транспортные средства и др.

11. Лицензоры/Лицензирующие организации - организации, выдающие лицензии на право владения земельным участком, ведения торгов, выполнения определенных видов работ и услуг и т. п.

12. Органы власти - сторона, удовлетворяющая свои интересы путем получения налогов от участников проекта, выдвигающая и поддерживающая экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.

13. Владелец земельного участка - юридическое или физическое лицо,

являющееся владельцем участка земли, вовлеченного в проект.

14. Производитель конечной продукции проекта осуществляет эксплуатацию созданных основных фондов и производит конечную продукцию.

15. Потребители конечной продукции - юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями конечной продукции, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них.

16. Общественные организации – слои населения, объединенные по интересам.

17. Конкурент - сторона, которая всегда не заинтересована в успешном осуществлении проекта [3].

2. ВНЕШНЕЕ ОКРУЖЕНИЕ ПРОЕКТА И ФАКТОРЫ, ВОЗДЕЙСТВУЮЩИЕ НА НЕГО

Внешнее окружение проекта оказывает влияние на проект, как через предприятие, так и непосредственно. Причем, чем больше масштаб проекта, тем сильнее влияние на него факторов внешнего окружения.

Во внешнем окружении ближнее окружение – это среда предприятия, в рамках которого осуществляется проект, и дальнее окружение – окружение самого предприятия.

Дальнее окружение характеризуется следующими тремя факторами:

1) медленно меняется;

Управление связями проекта с дальним окружением осуществляется путем постоянного мониторинга за дальним окружением, прогнозированием его поведения (построением моделей изменений) и разработкой комплексов

мероприятий, которые помогут избежать (ослабить) ущербы от этих изменений [2].

Дальнее окружение составляют:

1. Политические характеристики и факторы:

- поддержка проекта правительством;

- участие в военных союзах.

2. Экономические факторы:

- структура национального хозяйства;

- уровень инфляции и стабильность валюты.

3. Общество - его характеристики и факторы:

- условия и уровень жизни;

- здравоохранение и медицина, условия отдыха;

- общественные организации, пресса, телевидение;

- отношение местного населения к проекту.

4. Законы и право:

5. Наука и техника:

- уровень развития фундаментальных и прикладных наук;

- история, культурные традиции, религия;

- уровень требований к качеству результатов и условий труда.

7. Природные и экологические факторы:

-естественно-климатические условия: температура, осадки, влажность;

- законодательство по защите окружающей среды.

8. Характеристики и факторы инфраструктуры:

- средства транспорта, связи и коммуникации;

- сырье и услуги и другие.

Перечисленные характеристики дальнего окружения проекта могут рассматриваться и как источники рисков для проекта. Поэтому при рассмотрении составляющих дальнего окружения необходимо анализировать

их и оценивать как вероятность наступления и величину ущерба.

Ближнее окружение более подвижно по сравнению с дальним и характеризуется следующими тремя факторами:

2) тесно связано с проектом;

3) проект может влиять на ближнее окружение и формировать его под себя.

Управление связями проекта с ближним окружением осуществляется путем постоянного учета интересов всех участников, составляющих (формирующих) ближнее окружение, и разработкой комплексов мероприятий, которые помогут согласовать интересы участников и цели проекта. Ближнее окружение включает в себя:

1. Руководство предприятия определяет цели и основные требования проекта, а также порядок их корректировки.

2. Сфера финансов определяет бюджет проекта, его смету и источники финансирования.

3. Сфера сбыта определяется решениями покупателей и действиями конкурентов.

4. Сфера изготовления требует согласования требований к проекту с возможностями рынка средств производства.

5. Сфера материального обеспечения формирует требования к проекту, исходя из возможности обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.

6. Сфера инфраструктуры формирует требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному обеспечению, инженерному обеспечению.

Цель курсовой работы – изучить основы управления проектами.
Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:
рассмотреть понятие и классификацию проектов;
охарактеризовать участников и окружение проекта;
проанализировать жизненный цикл проекта;
раскрыть сущность и структуру управления проектами;
выявить функции управления проектами;
охарактеризовать основные процессы управления проектами.

Содержание

Введение 3
1. Проект как объект управления 5
1.1. Понятие и классификация проектов 5
1.2. Участники и окружение проекта 11
1.3. Жизненный цикл проекта 14
2. Основы управления проектами 19
2.1. Сущность и структура управления проектом 19
2.2. Функции управления проектом 24
2.3. Процессы управления проектом 27
Заключение 30
Список использованных источников 32

Прикрепленные файлы: 1 файл

управление проектам КУРСОВАЯ.doc

С точки зрения использования результатов проекты можно разделить на:

исследовательские – направленные на дополнительное исследование проблемных ситуаций;
пилотные – направленные на разработку новых решений и их апробацию с целью выявления технологических проблем;
модельные – направленные на обобщение опыта и оптимизацию процессов производства и управления;
внедренческие – направленные на достижение экономического эффекта от внедрения отработанных модельных технологий.

Также существуют и другие классификации типов проектов.

Каждый вид проектов имеет свои особенности, ограничения и требования по внедрению, которые необходимо учитывать при разработке структуры проекта.

1.2. Участники и окружение проекта

Участники проекта – основной элемент его структуры, т. к. именно они обеспечивают реализацию его замысла.

Главный участник – Заказчик – будущий владелец и пользователь результатами проекта. Он определяет основные требования к проекту и обеспечивает его финансирование за счет своих либо привлеченных от спонсоров или инвесторов средств. Под этим может пониматься как одна организация, так и несколько, объединивших свои усилия, интересы и капиталы для реализации проекта и использования его результатов. Заказчиками могут быть инвесторы, а также иные физические и юридические лица, уполномоченные инвесторами осуществлять реализацию проектов.

Инвесторы – банки, инвестиционные фонды, другие организации или физические лица, вкладывающие средства в проект. Если инвестор и заказчик не одно и то же лицо, инвестор заключает договор с заказчиком, контролирует выполнение контрактов и осуществляет расчеты с другими участниками проекта.

Спонсор (куратор) проекта – лицо, которое осуществляет не только финансовую поддержку, но также любую административную или организационную поддержку проекта. Как правило, спонсором проекта является менеджер высшего звена организации, исполняющей проект. Спонсор определяет приоритеты проекта и обеспечивает его ресурсами; организует взаимодействие с функциональными подразделениями; рассматривает и утверждает запросы на изменение. Во внутренних проектах спонсор несет ответственность за результаты проекта.

Проектно-сметную документацию разрабатывают специализированн ые

проектные организации, обобщенно называемые Проектировщиком. При этом ответственной за выполнение всего комплекса проектных работ является одна организация, называемая Генеральным проектировщиком.

Материально – техническое обеспечение проекта (закупки и поставки) обеспечивают организации-поставщики, которые можно объединить названием Поставщик.

Подрядчик (Генеральный подрядчик, Субподрядчик) – юридическое лицо, несущее ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом.

Лицензиар – юридическое или физическое лицо, обладающее правом использования научно-технических достижений, выполнения определенных видов работ, владения земельным участком и т. д.

Не существует четких правил, регламентирующих, на каком этапе проекта должен появиться тот или иной его участник. Так, если проектная фирма в роли архитектора начинает свое участие в проекте только на этапе детального проектирования, то для проведения базового проектирования заказчик может привлечь группу экспертов.

Для управления проектом создается команда во главе с Руководителем проекта (Проект-менеджером). В команду входят полномочные представители всех участников проекта для осуществления функций согласно принятому распределению зон ответственности. Следующий способ образования команды проекта заключается в формировании ведущими участниками проекта – заказчиком и подрядчиком (кроме них могут быть и другие участники) своих собственных групп, которые возглавляют руководители проекта, соответственно от заказчика и подрядчика. Эти руководители подчиняются единому руководителю проекта. В зависимости от организационной формы реализации проекта руководитель от заказчика или подрядчика может являться руководителем всего проекта. Руководителю проекта делегируются полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта. Конкретный состав полномочий руководителя проекта определяется контрактом с заказчиком.

В качестве участников проекта могут также выступать органы власти, консалтинговые, инжиниринговые, юридические, общественные организации, собственники земли. Перечень участников не является исчерпывающим и может дополняться другими позициями, которые важны для той или иной области применения управления проектами.

Однако их состав, роли, распределение функций и ответственности зависят от типа, вида, масштаба и сложности проекта, а также от фаз его жизненного цикла. В зависимости от этих условий число участников может быть различным, кроме того, он может меняться на протяжении жизненного цикла проекта.

Проект можно рассматривать как кратковременную мини- организацию внутри предприятия. На проект оказывают влияние все подразделения предприятия, с которыми связан процесс его появления и реализации. Как правило, это подразделения из следующих сфер деятельности: руководство предприятия, сфера финансирования, сфера сбыта, сфера изготовления, сфера материального обеспечения, сфера инфраструктуры, сфера очистки и утилизации промышленных отходов

Внешнее окружение проекта оказывает влияние на проект как через предприятие, так и непосредственно. Причем, чем больше масштаб проекта, тем сильнее влияние на него факторов внешнего окружения. К наиболее существенным факторам внешнего окружения проекта относятся: политические условия, экономические условия, социальные условия, правовые условия, культурные условия, природные и географические условия, используемая в проекте технология, потребители продукции проекта, конкуренты, факторы инфраструктуры.

1.3. Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта может определяться или формироваться уникальными аспектами организации, отрасли промышленности или используемой технологии. Поскольку каждый проект имеет определенное начало и конец, конкретные результаты и действия, имеющие место в этом промежутке, широко варьируются для каждого проекта. Жизненный цикл обеспечивает базовую структуру для управления проектом, независимо от включенных в него конкретных работ.

Жизненный цикл проекта обычно определяет следующее:

какие работы должны быть проведены в каждой фазе,
в какой момент каждой фазы должны быть получены результаты,
кто участвует в каждой фазе,
как контролировать и подтверждать каждую фазу.

Независимо от размеров и степени сложности, все проекты могут быть представлены в виде жизненного цикла со следующей структурой:

начало проекта;
организация и подготовка;
выполнение работ проекта;
завершение проекта.

Данная обобщенная структура жизненного цикла часто упоминается при обмене данными с вышестоящим руководством или другими органами, которые менее осведомлены о деталях проекта. Данное представление высокого уровня может дать основу для сравнения проектов, даже если они разнородны по своей природе.

Обобщенная структура жизненного цикла, как правило, отображает следующие характеристики:

Стоимость и вовлечение персонала в проект невелики в начале, достигают пикового значения по мере выполнения работ и стремительно падают на этапе завершения проекта.
Влияние заинтересованных сторон проекта, риск и неопределенность имеют наибольшие значения в начале проекта. Эти факторы уменьшаются по ходу проекта.
Способность влиять на конечные характеристики продукта проекта без существенного влияния на стоимость имеет наивысшее значение в начале проекта и уменьшается по мере продвижения проекта к завершению. Стоимость изменений и коррекции ошибок, как правило, существенно возрастает по мере приближения к завершению проекта.

В контексте обобщенной структуры жизненного цикла возможно определить необходимость более эффективного контроля над промежуточными результатами. В частности, такой дополнительный уровень контроля может потребоваться для крупных и сложных проектов. В некоторых случаях работы, выполняемые для достижения цели проекта, могут выиграть за счет их формального разделения на фазы.

Структура фаз позволяет разделить проект на логические подгруппы для более легкого управления, планирования и контроля. Количество фаз, необходимость в них и степень налагаемого контроля зависят от размера фаз, сложности и потенциального влияния на проект. Независимо от количества фаз, составляющих проект, все фазы имеют схожие характеристики:

При последовательном выполнении фаз завершение фазы сопровождается определенного рода передачей полученного продукта в качестве результата фазы. Такое завершение фазы представляет собой естественную точку для переоценки предпринимаемых усилий и, при необходимости, для изменения или досрочного завершения проекта. Эти точки называются выходами фаз, контрольными событиями, воротами фаз, воротами решений, воротами этапов, точками критического анализа или точками остановки.
Как правило, работы фазы имеют свойства, которые отличают ее от других фаз. При этом могут привлекаться разные организации и использоваться разные наборы навыков.
Для успешного достижения главного результата или цели фазы требуется дополнительная степень контроля. Повторение процессов во всех пяти группах процессов обеспечивает такую дополнительную степень контроля и определяет границы фазы.

Несмотря на то, что многие проекты могут иметь схожие названия фаз со схожими результатами, лишь немногие из них идентичны. Некоторые проекты состоят всего из одной фазы, в других проектах может содержаться множество фаз. Разные фазы, как правило, имеют различную продолжительность или длину.

Описания фаз жизненного цикла проекта могут быть очень общими, или, наоборот, детальными, включающими входные и выходные формы документов, графики, контрольные формы, процедуры.

Последовательность фаз, определяемая жизненным циклом проекта, обычно предполагает передачу технологий. Обычно результаты предыдущей фазы утверждаются перед началом исполнения последующей. Однако иногда, когда риски не слишком велики, последующие фазы начинаются еще до завершения предыдущих. Такая практика наложения фаз называется скоростным проходом.

Не существует единого способа для определения идеальной структуры проекта. Несмотря на общепринятую отраслевую практику стремления к использованию предпочтительной структуры, проекты в одной и той же отрасли (или даже в одной и той же организации) могут существенно отличаться друг от друга. Некоторые организации вводят правила, стандартизирующие все проекты, тогда как другие позволяют команде управления проектом выбирать наиболее подходящий вариант для каждого конкретного проекта. Например, одна организация может расценивать изучение выполнимости проекта как обычную предпроектную работу, другая может считать его первой фазой проекта, а третья может выделить изучение выполнимости в отдельный автономный проект. Аналогично, одна команда проекта может разделить проект на две фазы, тогда как другая команда проекта может принять решение об управлении всеми работами в единой фазе. Многое зависит от характера конкретного проекта и стиля работы команды проекта или организации.

Читайте также: