Облачные системы управления отелем реферат

Обновлено: 30.06.2024

Хотите автоматизировать бизнес, избавится от ошибок персонала и получать больше прибыли? Тогда вам нужна облачная PMS-система.

PMS — система управления отелем или гостиницей, дающая возможность управлять номерным фондом, контролировать загрузки, бронировать номерной фонд.

В PMS содержится множество данных, которые зачастую нужно обработать быстро, поэтому важно, чтобы с ней было просто и удобно работать.

Главный элемент системы — шахматка бронирований номеров. Она похожа на таблицу: столбцы — календарные дни, строки — номера, собранные по категориям.

Для удобства различные цвета ячеек означают статусы номеров. Например, что номер забронирован, заселен, свободен.

Работа с бронями и гостями
Графики. Отчеты позволяют делать прогнозы доходов отеля и усовершенствовать рабочие процессы
Возможность быстрого просмотра свободных и зарезервированных номеров
Автоматизированная отправка данных для печати чеков
Автоматизация бухгалтерии
за 30 секунд
Возможность закрытия номеров на ремонт или обслуживание
Возможность введения скидок для постоянных покупателей
Контроль регистрации, заселения и выезда гостей (check-in, check-out).

Чтобы удостоверится в важности PMS-системы для ускорения процессов и бесперебойной работы, сравним отель, без такого ПО и отель, который его использует.

При расширении бизнеса растет количество персонала, комнат, обязанностей. Часто наступает момент, когда администратор просто не успевает все сделать, начинаются проблемы с гостями, качеством обслуживания, доходом, распределением сил.

Ведение записей может быть организовано в электронном виде (Google Таблицы, Excel), или даже в бумажном виде, но вы будете ежедневно терять деньги, не сможете контролировать номерной фонд удаленно, не сможете прогнозировать доход и количество свободных отелей, а также не исключены варианты утери данных.

Преимущества PMS-системы:

Многофункциональность. Можно управлять тарифами, гостями, качеством обслуживания, размещением, бронированием.
Ускорение регистрации гостей. Этот вопрос встает особенно остро при массовых и ночных заездах.
Техническая поддержка, которая поможет решить любой ваш вопрос.

Перед покупкой PMS системы уточните у разработчика, руководства компании следующие вопросы:

Бывают ли сбои и зависания и как часто?

Что приходится делать после сбоя? Долго ли восстанавливается система?

Кроме основной системы управления гостиницей некоторые активно-развивающиеся PMS позволяют подключить:

Облачная система управления гостиничным заведением дает неоценимую помощь, позволяет контролировать и управлять большинством процессов.

Облачная система управления гостиничным заведением – это программное решение, которое упрощает управление бизнесом. Для гостиницы она дает неоценимую помощь, позволяет контролировать и управлять большинством процессов.

Система хранится в сети интернет, а не на жестком диске компьютера. Отсутствует угроза потери информации в случае компьютерных поломок.

В ее компетенцию в первую очередь входят следующие важные задачи:

расчет стоимости услуг в зависимости от спроса;
подбор подходящих алгоритмов управления прибылью отеля;
оперативное соединение с отделом онлайн-бронирования;
взаимодействие с мобильными устройствами.

Эта функция позволяет классифицировать прибыль на основании Универсальной гостиничной системы бухучета – USAH. С ее помощью происходит вычисление среднего дневного курса, дохода за эксплуатацию номера отдельного и всех номеров в комплексе. Система также высчитывает уровень заполняемости.

Опция удобна гостиничным комплексам, которые работают сразу на несколько стран. Командам, которые работают в разных странах, всегда доступна одинаковая информация на понятном им языке. Эта мера помогает избежать путаницы. Полезна опция мультивалютности, при которой происходит ежедневный учет курса валют – счет выставляется на основании его балансировок.

Здесь происходит прогноз ежедневных доходов. За основу берется анализ и сравнительная характеристика с такими же временными периодами, аналогичными сезонами прошлых лет. здесь же происходит расчет зависимости спроса от установленной стоимости на услуги – графическим способом представляется коэффициент чувствительности каждого рыночного сегмента. Функция управления доходами также определяет общую задолженность перед гостиницей от гостей, которые в данный момент проживают, уже выехали или только собираются заехать.

Облачная система управления отелем самостоятельно управляет бронированиями. Эта функция исключает из цепочки помощь посредников в этом процессе.

Функция управляет всеми типами услуг, в том числе – пакетными, определяет тарифы, ведет контроль пребывания гостей в отеле. Эта же опция дает подробные сведения о ранних бронированиях.

Облачные системы управления отелем подбираются индивидуально для каждого заведения, учитываются все его особенности и требования. Эта современная система технологических решений для отелей пользуется широким спросом благодаря очевидным преимуществам использования.

Не нужно приобретать лицензию, специальное оборудование, иметь первоначальные инвестиции. Система имеет круглогодичную специализированную техническую поддержку от специалистов, возможность управления и просмотром функционала с любого устройства и из любой точки мира. В качестве оплаты – фиксированная сумма, вносимая ежемесячно, ее размер зависит от размера самого отеля.

Bnovo – функциональная PMS, которая постоянно совершенствуется, развивается и дополняется. Одно из преимуществ – предоставление удобного функционала для работы с бронированиями. Разработчик – российская компания, которая распространяет продукт на рынках России и Европы. Компания работает с 2012 года, самая низкая годовая оплата для отелей составляет 8, 5 тысяч рублей – плата не зависит от численности номеров в заведении гостеприимства.

Lite PMS – обеспечение от разработчиков из России, появилось в 2015 году. Позиционирует себя как система управления гостиничными заведениями разных категорий. Среди преимуществ – простой графический интерфейс, онлайн-оплаты бронирований без посредников, быстрая работа с переносных устройств и пр. Lite PMS – единственная система, базовые возможности которой предоставляются без платы. Минимальная годовая плата за применение функционала Lite PMS – 3,5 тысяч рублей, объем фонда номеров не имеет значения.

Mews Commander – разработка от одноименной компании из Чехии. Система генерируется с любым устройством, которое имеет выход в интернет. Достоинство – в легкой интеграции с платежными операторами, приложениями для быстрого обмена сведениями о состоянии гостиничных комнат. Интерфейс на русском языке формирует отчеты любого характера. Минимальный месячный тариф на обслуживание Mews Commander равен от 200 евро. Цена для каждого отеля – индивидуально, происходит расчет при запросе клиентом.

Newhotel Cloud PMS – продукт Newhotel Software, которая на рынке существует с 1984 года. Система адаптируется под все типы отелей и курортов, оперативно выполняет все виды базовых гостиничных операций. Тарифы на пользование системой не раскрываются компанией. Специалисты подчеркивают их индивидуальность в зависимости от типа отеля – цена выставляется гостиничному заведению после составления индивидуального предложения.

Clock PMS – разработка английской фирмы Clock Software, которая с 1996 года представляет на рынке свои услуги. Clock PMS внедряют в отелях 36 стран мира, а с 2013 года заведения гостеприимства из России получили возможность ей пользоваться, так как появилась техническая поддержка на русском языке. Эта система одна из самых дорогостоящих. Цена зависит от численности номеров. Так, за 1 год применения гостиница из 10 номеров заплатит около 540 долларов, за 30 номеров – порядка 840 долларов.

TravelLine: WebPMS – разработка для небольших гостиниц от компании из России TravelLine. Эта PMS-система отличается недорогим обслуживанием, имеет простой и удобный базовый функционал, интегрируется с прочими разработками за отдельную плату – к примеру, модулем онлайн-бронирований для сайтов гостиниц. Стоимость за пользование равна 14,5 тысяч рублей в год, включая скидку 20% за разовую оплату годового обслуживания.

Colibri PMS – онлайн-платформа управления объектами недвижимости. Это разработка канадских специалистов компании ColibriPMS Software появилась в 2006 году, а через два года стал доступен интерфейс системы на русском языке. Самая низкая стоимость годового обслуживания равна от 600 долларов, зависит от объема номеров в заведении гостеприимства.

Frontdesk24 – продукт российской компании, который существует на рынке второй год. Создана для автоматизации деятельности заведений гостеприимства. Помимо учета броней по номерам, ведет учет всей койко-мест в заведении. Стоимость обслуживания зависит от численности номеров в заведении размещения. К примеру, годовое обслуживание для мини-отеля на 10 номеров обойдется владельцу в 14 тысяч рублей, отеля на 30 номеров – 25 тысяч рублей.

HMS OtelMS – разработка от американской компании OtelMS LLC. Среди достоинств – прием оплаты с банковских карт, взаимодействие с Федеральной миграционной службой и создание всех типов базовых отчетов. Стоимость годового обслуживания равна 15 тысяч рублей, объем фонда номеров не учитывается.

PMS Cloud – разработка для гостиниц от шотландской компании PMS Cloud LP. Достоинство – в простом интерфейсе на русском языке. Система имеет 2-way совмещение с онлайн-системами бронирований, доступна под требования всех типов отелей. Стоимость обслуживания имеет зависимость от численности номеров: 360 долларов – за 10 номеров в год, 672 доллара – за 30 номеров.

PMS HotelCloud – разработка российских специалистов для предприятий индустрии гостеприимства. PMS HotelCloud обеспечивает полную автоматизацию процессов управления отельными службами. Годовое пользование системой составляет 9 тысяч рублей за 10 номеров, 27 тысяч рублей – за 30 номеров.

Resonline – продукт одноименной компании из России. PMS-система идеальна для небольших заведений индустрии гостеприимства. Годовое обслуживание за 10 номеров равно 22 800 рублей, за 30 номеров - 34 800 рублей.

Из краткой информационной сводки видно, что большинство систем имеют схожее предназначение и базовый функционал. Чем больше номеров имеет гостиничное заведение, тем сложнее будет построение такой системы, а требования к функционалу – шире и выше.

Набор функций в каждой облачной системе различается, но база – всегда идентична. Взвешенность решения – именно такого принципа придерживаются отельеры, которые выбирают PMS для постоянного и долгого использования. Детальное изучение разработок компаний, перенос функционала на конкретный отель – именно так выбирается инструмент управления отелем в каждом отдельном случае.

Облачная система отеля − решение, которое даёт возможность рационально управлять комплексом, работающим в сфере гостеприимства. Автоматизация предприятия, относящегося к гостиничному бизнесу, − одно из условий для достижения достойного уровня обслуживания. Правильно подобранная PMS-система управления гостиницей позволяет осуществлять контроль за всеми процессами.

Property Management System представляет собой программное решение, которое устанавливается на компьютеры и мобильные устройства, используемые персоналом отелей. Такие программы создаются в виде приложения с интуитивно понятным интерфейсом, применение которого открывает разнообразные возможности.

Основные инструменты программы

Особенности выбора облачной системы для управления отелем

Облачная система управления отелем − продукт, который станет основой основ отельного бизнеса. В силу этого подойти к выбору подходящего решения нужно взвешенно. В первую очередь ориентируйтесь на специфику гостиничного заведения.

Если гостиничный комплекс большой, то система получит сложную архитектуру, поскольку требования к функционалу изначально высоки. Мини-гостиницы и хостелы могут установить и успешно использовать в работе программу попроще, возможностей которой будет достаточно для покрытия потребностей небольшого отеля.

В зоне вашего внимания в обязательном порядке должен оказаться перечень возможностей, которые открывает перед вами PMS-система управления гостиницей. Набор функций у разных продуктов может отличаться, но в большинстве случаев вы можете выбрать систему управления отелем, позволяющую:

выставлять в открытый доступ номера, доступные к бронированию, предусматривать возможность их оплаты картой;
управлять процессами и операциями, которые происходят в гостиничном комплексе;
подготавливать платёжные документы и квитанции, подтверждающие бронирование;
формировать отчётности о работе отеля.

Основные функции инструментов управления

Таким образом, управление гостиницами посредством облака осуществляется комплексно. Вы контролируете процесс бронирования, имеете доступ к информации о номерном фонде, следите за бухгалтерскими операциями и проводите всестороннее администрирование.

Выбираем облачную систему отеля взвешенно − таким должен стать ваш девиз. Сейчас на рынке представлено много разработок − как российских, так и зарубежных. Bnovo Hotel, PMS Cloud, jПарус-Отель − программы отличаются между собой по возможностям, стоимости, специфике использования.

Почему на рынке много предложений, о чём это свидетельствует? Перечисленные выше и другие облачные системы управления отелями несовершенны, что подталкивает разработчиков к новым попыткам. Удачное программное решение предлагают вам специалисты компании MaxiBooking в Москве.

Преимущества облачной системы MaxiBooking

Важное достоинство нашей программы − универсальность. Представленная PMS-система управления гостиницей подходит для заведения любого масштаба. Даже если изначально вы владели небольшим мотелем, а потом расширились до крупного гостиничного комплекса, менять облачную систему вам не придётся. Независимо от количества номеров и спектра услуг можно использовать одну и ту же программу.

Также важным моментом является интеграция облачной системы с платёжными продуктами. Использование программы, разработанной MaxiBooking откроет перед вами широкие возможности для выведения бизнеса на качественно новый уровень. Этого можно достичь не только за счёт повышения сервиса в заведении сферы гостеприимства, но и с помощью инструментов планирования и прогнозирования.

Оцените широкие возможности нашей PMS-системы управления гостиницей прямо сейчас.

Дополнительные возможности систем позволяют гостиницам автоматизировать управление продажами и доступностью номерного фонда, а, следовательно, и доходами. Поэтому, когда руководитель решает купить систему управления отелем, чтобы увеличить прибыльность, то он с большей вероятностью остановится на продукте со следующими качествами:

обширные возможности в одном сервисе без необходимости интегрировать его с решениями других разработчиков,
высокое качество техподдержки, которая работает в любое время,
максимальная легкость настройки, простота использования в процессе обслуживания гостей,
быстрое обучение сотрудников работе в сервисе,
обоснованное соотношение функциональности и стоимости продукта.

Мы сравнили возможности сервисов, представленных на российском гостиничном рынке и выяснили, какую сумму необходимо вложить отелю до 30 номеров, чтобы автоматизировать свою работу.

1. Bnovo PMS – облачный сервис для автоматизации учета и обслуживания гостей и управления номерным фондом. Считается одним из самых функциональных в своем классе и насчитывает несколько тысяч пользователей.

Из очевидных преимуществ Bnovo PMS можно выделить:

Независимо от количества инструментов, пользователь работает в одном простом и понятном интерфейсе, не требующем специальных знаний.
возможность работы с различных устройств,
неограниченное количество рабочих мест,
возможность фиксировать большой объем информации о бронированиях и гостях в карточке бронирований.
Удобная шахматка: актуальные бронирования со статусами оплат, датами заездов и выездов, хранение данных о гостях в соответствии с 152 ФЗ.
Управление тарифами: условия применения тарифов, зависимые тарифы и ограничения и проч.
В Bnovo PMS также представлены модули Управления номерным фондом, Финансы и отчетность, Дела и другие.

Система позволяет вносить и удалять бронирования, переселять гостей, изменять даты и время заезда/выезда, видеть статус оплаты номера, добавлять метки и примечания к бронированиям и многое другое. Однако, данный функционал может быть не обязательно востребован для небольших объектов размещения.

Для анализа работы отеля есть отчет о движении денежных средств, отчет по загрузке отеля, ADR/RevPAR, доходность по номерам, эффективность каналов и другие показатели

Есть возможность интегрировать Bnovo PMS с сервисами регистрации гостей в МВД и управления бронированиями через менеджер каналов бронирования.

Модуль онлайн-бронирования предоставляет виджет бронирования — окно для создания бронирования, встроенное в сайт отеля. Пользователь имеет возможность управлять наличием и ценами в модуле прямо из Bnovo PMS. Стоимость покупки и обслуживания этого сервиса увеличивается в основном за счет привлечения сторонних продуктов. Для отеля до 30 номеров Bnovo PMS составит 16200 руб. (1350 руб. в месяц). Пакет Bnovo PMS + Channel Manager "OTA Gateway" + Модуль бронирования – 40 200 руб.

2. Travelline: WebPMS - одна из самых молодых систем управления отелем на российском рынке. Это облачный сервис, который сочетает в себе комплекс модулей.

Шахматка Travelline многофункциональна, содержит большой объем информации: от наличия и статуса номеров на текущую дату до оплат и задолженностей гостей. В сервисе можно формировать различные отчеты, которые позволяют анализировать не только работу самого объекта размещения, но и конкурентную среду.

Также сервис Travelline интегрирован не только с каналами, но и сервисами, закрывающие основные бизнес процессы в отеле:

Сервисы для постановки гостей на миграционный учет
Система электронных замков
Системы доступа к Wi-Fi в отеле
Аналитика от Hotel Advisors

Возможно, для оперативной работы администратора не хватит наглядности описания номеров, быстроты изменения категории номера и добавления услуг и скидок в одном окне бронирования.

Сервис интегрирован со множеством площадок бронирования через собственный менеджер каналов. Есть возможность подключить модуль онлайн-бронирования для сайта отеля — он платный, комиссия составит 4%-6% с продаж, что может значительно увеличить расходы на обслуживание сервиса в год.

Также отметить, что Travelline имеет собственное мобильное приложение с удобной шахматкой, а также службу поддержки 24/7.

Цена составляет около 68 тыс. руб. за комплекс*. Также надо учитывать постоянные расходы на модуль онлайн-бронирования. Все это делает сервис дорогостоящим и не всегда доступным для небольшой гостиницы.
(*стоимость рассчитана на отель в 30 номеров).

3. HMS OtelMS – облачное комплексное решение для автоматизации управления отелем. Насчитывает более 1000 пользователей. Преимущество этого продукта для небольшого объекта — приемлемая стоимость покупки и обслуживания.

Сервис позволяет автоматизировать бронирование, управление номерным фондом, управление тарифами и отчетностью, формирование и хранение истории гостей. Однако оперативную работу администратора может снизить однообразное цветовое решение календаря и окон бронирований, отсутствие условных обозначений и наглядного описания категорий номеров для прямой продажи. Также нет возможности быстро изменить бронирование, если гость корректирует свое решение в процессе запроса: администратору нужно заполнять данные заново либо сделать немало кликов, чтобы перейти к редактированию брони.

Длительным и трудоемким процессом станет начальная настройка сервиса под отель. А без этого невозможна корректная работа по продаже номеров и обучение персонала. Много времени может занять внесение изменений в данные о номерах, услугах, а самое главное — в тарифы, которые в условиях конкуренции на гостиничном рынке часто меняются ежедневно.

4. Контур.Отель — облачный сервис для автоматизации основных процессов ежедневной работы гостиницы. Включает управление номерным фондом, получение бронирований онлайн и регистрацию гостей в МВД в рамках одного окна.

Все модули сервиса предоставляются одним разработчиком. Для пользователей работает единая экспертная и техническая поддержка, доступная 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Модуль регистрации в МВД широко используется в том числе как отдельный продукт. Сама система управления достаточно молода и набирает функциональность. Насчитывает около 600 пользователей в РФ.

Преимущества сервиса Контур.Отель:

5. 1C: БИТ. Отель — решение для комплексной автоматизации процессов в гостинице, которое выбрали более 400 отелей в разных регионах России. Сервис локальный, и каждое рабочее место оплачивается дополнительно, что увеличивает стоимость и не позволяет работать с любого мобильного устройства.

Система интегрирована с продуктами бухгалтерского учета компании 1С, поэтому здесь в полной мере реализована возможность учета оплат, расчетов с гостями, формирования бухгалтерской и статистической отчетности.

У продукта две версии — Лайт и Профи. Чтобы приобрести для гостиницы только систему фиксации бронирований и оплат, подойдет версия Лайт за 18 тыс. рублей в год. Версия Профи позволяет интегрировать систему управления отелем с модулями для управления продажами и бронированиями сторонних разработчиков.

В системе есть множество функций по управлению бронированиями, выгрузке документации: множество полей для занесения информации о госте, контрагенте, источнике бронирования, тарифах.

Стоимость составляет около 88 тыс. рублей за комплекс: 1С Отель Профи 40 тыс. рублей + Интеграция 1С Отель Профи с Менеджером каналов бронирования 15 тыс. рублей + Менеджер каналов бронирования стороннего разработчика 15-36 тыс. рублей + Модуль онлайн-бронирования 18 тыс. рублей. Кроме того, будут расходы на закупку дополнительных рабочих мест и оплату обновлений. Все это делает данный сервис доступным и более актуальным для крупных гостиниц и санаториев, чем для небольших объектов.

Резюме

Познакомившись с несколькими комплексами по управлению отелем, можно сделать вывод, что в каждом из них есть множество необходимых и полезных функций. Чтобы принять верное решение о покупке того или иного сервиса, рекомендуем отельеру соотнести затраты на приобретение сервиса с его наполнением и возможным увеличением дохода после внедрения сервиса в процесс управления отелем.

Для удобства предлагаем диаграмму со стоимостью сервисов, а также таблицу с перечислением возможностей каждого из них.

Читайте также: