Нотариальная палата рк реферат

Обновлено: 11.07.2024

Нотариат представляет собой систему органов, а также должностных лиц, которым в соответствии с Законом и иными нормативно-правовыми актами РК предоставлено право совершать нотариальные действия . В эту систему входят нотариусы, работающие в государственных нотариальных конторах или занимающиеся частной практикой, а также долж­ностные лица органов исполнительной власти и консульских учреждений и другие должностные лица, которые действующим законодательством наделены правом в исключительных случаях совершать нотариальные действий.

Полномочия органов, входящих в систему нотариата, раз­личны. В полном объеме нотариальные действия совершают нотариусы, как работающие в государственных нотариальных конторах, так и частнопрактикующие. Однако следует отметить, что ведение наследственных дел возложено на государственных нотариусов, и только в случае отсутствия в нотариальном округе государственной нотариальной конторы. наследственные дела передаются частнопрактикующему нотариусу . Несколько уже крут полномочий должностных лиц консульских учреждений РК. Должностные лица органов исполнительной власти совершают лишь несколько нотариаль­ных действий и только в случаях отсутствия в населенном пунк­те нотариуса.

вой дисциплины, осуществляет другие организационные и кон­трольные функции.

На вершине системы - Министерство юстиции РК. В него состав входят отделы нотариата, которые вырабаты­вают стратегию развития нотариата, разрабатывают методиче­ские указания и инструкции по специальным вопросам и осу­ществляют контроль за нотариальной деятельностью.

Членство в нотариальной палате является обязательным для нотариусов, занимающихся частной практикой.

Права, обязанности и ответственность нотариуса.

Статья 6 Закона предусматривает, что нотариальной деятель­ностью вправе заниматься гражданин РК, получивший лицен­зию на право этой деятельности. Данное требование не распро­страняется на должностных лиц.

Лицензия на право нотариальной деятельности выдается уполномоченными на то органами юстиции, в течение месяца после сдачи квалификационного экзамена на основании решения ква­лификационной комиссии.

Порядок выдачи лицензии устанавливается Министерством юстиции РК. Отказ в выдаче лицензии может быть обжалован в суде.

Гражданин, получивший лицензию, но не приступивший к работе нотариуса в течение трех лет, допускается к должности нотариуса только после повторной сдачи квалификационного экзамена.

Лицензия на право нотариальной деятельности — это доку­мент, дающий право имеющему его лицу быть претендентом на замещение вакантной должности нотариуса и после успешного прохождении конкурса по замещению вакантной должности нотариуса заниматься нотариальной деятельностью. Лицензия выдается соискателю на основе квалификационного экзамена, который проводится соответствующей комиссией, создаваемой при Министерстве юстиции РК.

Регулирование числа должностей нотариусов позволяет обеспечить строгое соблюдение законности при совершение ими нотариальных действий, поскольку нотариус не станет со­вершать незаконные действия, хотя бы в силу угрозы увольне­ния от должности.

При установлении численности нотариусов основным кри­терием должна быть реальная потребность данного региона в определенном количестве нотариусов, способных обеспечить надлежащее нотариальное обслуживание.

Закон четко регламентируют основания прекращения но­тариусами нотариальной деятельности. Нотариус, зани­мающийся частной практикой, слагает полномочия по собст­венному желанию либо освобождается от полномочий в случаях:

- осуждения его за совершение умышленного преступления (после вступления приговора в законную силу);

- ограничения дееспособности или признания недееспособ­ным в установленном законом порядке;

и в других случаях, предусмотрен­ных законодательными актами РФ.

Орган юстиции совместно с нотариальной палатой прини­мает решение о передаче документов, хранящихся у нотариуса, чьи полномочия прекращаются, другому нотариусу.

Нотариус беспристрастен и независим в своей деятельности и руководствуется Конституцией РК, Законом РК о нотариате, за­конодательными актами РК а также международными договорами.

Нотариусу при исполнении служебных обязанностей, а так­же лицам, работающим в нотариальной конторе, запрещается разглашать сведения, оглашать документы, ставшие им извест­ными в связи с совершением нотариальных действий, в том числе и после сложения полномочий или увольнения..

Сведения (документы) о совершенных нотариальных дейст­виях выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов след­ствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитраж­ного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами.

Следовательно, совершая нотариальные действия, нотариус в одинаковой мере обязан соблюдать права любой из обратив­шихся к нему сторон; он не вправе отстаивать интересы кого-либо в ущерб другого. При этом он не может преследовать личных целей. Никто не вправе вмешиваться в выполнение нотариусом своих профессиональ­ных обязанностей.

Все сведения, касающиеся совершенного или совершае­мого нотариального действия, в том числе и оформления на­следственных прав, охраны наследственного имущества, нота­риальные документы или их копии, могут быть выданы толь­ко лицам, от имени или по поручению которых эти действия совершались или совершаются нотариусом. Если лицо, со­вершившее нотариальное действие, дает доверенность друго­му лицу на получение данных сведений в нотариальной кон­торе, то нотариус не вправе отказать в ее выдаче доверенному лицу.

В соответствии со ст. 20 Закона нотариальный округ (терри­тория деятельности нотариуса) устанавливается в соответствии с административно-территориальным делением РК.

Нотариус должен иметь место для совершения нотариальных действий в пределах нотариального округа, в который он назна­чен на должность.

Каждый гражданин для совершения нотариального действия вправе обратиться к любому нотариусу, за исключением случа­ев, предусмотренных Законом.

Совершение нотариусом нотариального действия за преде­лами своего нотариального округа не влечет за собой признания недействительности этого действия.

Нотариус вправе выехать в другой нотариальный округ для удостоверения завещания в случае тяжелой болезни завещателя при отсутствии в нотариальном округе в это время нотариуса.

Каждый нотариус должен иметь рабочее место в пределах своего нотариального округа, которое должно быть доступно для всех граждан, желающих попасть к нему на прием.

Каждый гражданин может обратиться к любому нотариуса с просьбой о совершении нотариального действия, за исключени­ем случаев, когда законодательством РФ или международными договорами строго определено место совершения нотариального действия.

Необходимость выезда нотариуса в другой нотариальный ок­руг допускается законодательством только в случаях отсутствия в нем нотариуса или крайней необходимости.

Нотариус сам составляет проект сделки, или к нему прихо­дят уже с готовым проектом, чтобы он его удостоверил. И в том, и в другом случае нотариус отвечает за то, чтобы условия договора соответствовали закону и не противоречили ему. Со­ставив проект сделки или принимая готовый проект, нотариус должен его зачитать сторонам, разъяснить условия и последст­вия совершаемой сделки, чтобы правовая неосведомленность не причиняла ущерба любой из сторон сделки. При составлении проекта сделки нотариус каждый пункт сделки оговаривает с клиентом.

Нотариус обязан отказать в совершении нотариального дей­ствия в случае его несоответствия законодательству РК или международным договорам.

Нотариус должен разъяснить физическим и юридическим лицам их права и обязанности, которые возникнут у них после совершения нотариального действия, предупредить о последст­виях их совершения. Он должен разъяснить гражданам их право согласиться с совершением нотариального действия или отка­заться от него до тех пор, пока этот документ не будет подписан сторонами, разъяснить им права на свободное волеизъявление при совершении нотариального действия, а также их обязанно­сти после совершения нотариального действия строго выпол­нять обязательства и условия, которые оговорены, например, в договоре, поскольку их невыполнение влечет гражданско-право­вые последствия.

Чтобы юридическая неосведомленность клиента не могла быть использована ему во вред, нотариус обязан предупреждать его о возможных последствиях совершаемых нотариальных дей­ствий.

Содержание любого нотариального действия, совершенного нотариусом, не подлежит разглашению. Копии документов, хранящихся у нотариуса, могут быть выданы только лицам. принимавшим участие в совершении нотариального действия, или тем, в отношении кого они были совершены. Исключение в этом случае представляет завещание — сведения о нем могут быть разглашены только после смерти завещателя. Сотрудники нотариальной конторы также должны соблюдать тайну совер­шения нотариального действия: если по их вине будет разгла­шено содержание нотариальных действий или содержание до­кументов станет известно посторонним лицам, то ответствен­ность за это несет непосредственно нотариус.

Никто не вправе потребовать от нотариуса объяснений, при каких обстоятельствах составлялся документ, чем аргументиро­вал обратившийся необходимость составления документа.

Нотариус, принимая документы для совершения нотариаль­ных действий, проверяет их соответствие законодательным ак­там РК, сверяет их с личностью обратив­шегося и только после этого, если нет нарушения законодатель­ства, удостоверяет документ. Но если хотя бы одно из вышепе­речисленных требований нарушено, нотариус обязан отказать в совершении нотариального действия, вынеся при этом поста­новление об отказе в совершении нотариального действия с указанием причин отказа. Гражданин, получивший отказ нота­риуса в совершении нотариального действия, вправе обратиться в суд.

Нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, в случае совершения действий, противоречащих зако­нодательству РК, несет ответственность в установленном законом порядке.

Нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, за совершение действий, противоречащих законода­тельству РК, несет дисциплинарную, гражданскую или уголов­ную ответственность в зависимости от тяжести последствий правонарушения.

Страхование деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой

Ст. 16 Закона предусматривает обязательное страхование профессиональной деятельности нотариуса, занимающегося ча­стной практикой. Без заключения договора страхования своей деятельности нотариус не вправе выполнять свои обязанности.

Практика показывает, что нотариус не всегда может распо­лагать достаточными средствами для возмещения ущерба.

Организует страхование нотариальной деятельности нотариальная палата. Договор страхования сохраня­ется на весь срок выполнения обязанностей нотариуса.

Суть страхования — обеспечить экономиче­ские гарантии клиента от неправомерных действий нотариуса.

В соответствии со ст. 17 Закона предусмотрены должности -стажера нотариуса и помощника нотариуса. Назначение на должности стажера и помощника нотариуса в государственной нотариальной конторе производится органом юстиции.

Стажером нотариуса может быть назначено только лицо с высшим юридическим образованием. Ни стажер, ни помощник нотариуса не вправе самостоятельно со­вершать нотариальные действия. Они имеют право вести кон­сультационную работу, готовить проекты нотариальных доку­ментов, посылать запросы, вести делопроизводство и т.п. Одна­ко подписывать все без исключения нотариальные документы имеет право только нотариус.

Финансирование нотариальной деятельности

В ст. 30 Закона определено, что за совершение нотари­альных действий, составление проектов документов, выдачу ко­пий (дубликатов) документов и выполнение технической работы нотариус, работающий в государственной нотариальной конто­ре, взимает государственную пошлину по ставкам, установлен­ным законодательством РК.

Нотариус, за­нимающийся частной практикой, взимает плату по тарифам, соответствующим размерам государственной пошлины, преду­смотренной за совершение аналогичного действия в государст­венной нотариальной конторе. В других случаях тариф опреде­ляется соглашением между физическими и (или) юридическими лицами, обратившимися к нотариусу, и нотариусом. Получен­ные денежные средства остаются в распоряжении нотариуса.

Нотариальное действие признается совершенным после уп­латы государственной пошлины или суммы согласно тарифу.

За нотариальные действия, совершаемые вне рабочего места нотариуса, государственная пошлина или тариф взимаются в полуторакратном размере.

Кроме того, при выезде нотариуса для совершения нотари­ального действия вне места своей работы заинтересованные фи­зические и юридические лица возмещают ему фактические транспортные расходы.

Из полученного дохода нотариус, занимающийся частной прак­тикой, уплачивает арендную плату за свое рабочее помещение и производит другие расходы, оплачивает труд своих помощни­ков, производит страховые взносы, перечисляет членские взно­сы и другие обязательные платежи в нотариальную палату и т.п. С оставшейся суммы нотариус, занимающийся частной практи­кой, платит подоходный налог как физическое лицо и произво­дит другие обязательные платежи, а все остальное поступает в его собственность.

Нотариус, занимающийся частной практикой, имеет право открыть расчетный и другие счета, в том числе валютный, в лю­бом банке, соблюдая банковское законодательство. Необходи­мость иметь валютный счет обусловливается тем, что к нотариу­су могут обратиться и иностранные граждане, которые оплату за совершение нотариальных действий могут производить в любой валюте.

И нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, и нотариус, занимающийся частной практикой, долж­ны иметь еще и депозитные счета. Во-первых, для совершения конкретного нотариального действия - принятия в депозит де­нежных сумм; во-вторых, для обеспечения заключения сложных сделок— договоров купли-продажи недвижимости, автотранс­портных средств, договоров залога и т.п.

Государственные нотариальные конторы, перечисляя взи­маемую государственную пошлину в местный бюджет, финан­сируются в централизованном порядке из федерального бюдже­та Российской Федерации. Кроме того, органы местной власти имеют право дополнительно выделять из поступающей в мест­ный бюджет государственной пошлины средства государствен­ным нотариальным конторам на их материально-техническое обеспечение и дополнительную оплату труда государственных нотариусов.

Работа содержит 1 файл

Реферат по дисциплине.docx

Реферат по дисциплине

В жизни общества немаловажное значение имеет система нотариата, главной задачей которого является закрепление реально приобретаемых прав в особой юридической форме, а задачей нотариуса является создание формально действительного документа с повышенной доказательной силой.

Система нотариата имеет целью обеспечить правовую защиту прав участников рынка недвижимости, стабильность и бесспорность отношений собственности на недвижимость. При этом нотариус признается публичным должностным лицом, вовлеченным в систему оказания государственной юридической помощи.

За годы своего становления и развития независимый нотариат Республики Казахстан зарекомендовал себя как высокоорганизованная и ответственная корпорация и представляет собой на сегодняшний день один из важнейших социальных институтов.

Нотариат в Республике Казахстан - это законодательно закрепленная система защиты прав и законных интересов физических и юридических лиц путем совершения нотариальных действий, направленных на удостоверение прав и фактов, а также на осуществление иных задач, предусмотренных Законом Республики Казахстан “О нотариате”.

Правом совершать нотариальные действия в случаях и пределах, установленных Законом, обладают:

1) нотариусы, работающие в государственных нотариальных конторах (государственные нотариусы), и нотариусы, занимающиеся частной практикой (частные нотариусы);

2) должностные лица аппаратов акимов городов районного значения, поселков, аулов (сел), аульных (сельских) округов, уполномоченные на совершение нотариальных действий

3) лица, исполняющие консульские функции от имени Республики Казахстан;

4) иные лица, уполномоченные Законом на совершение нотариальных действий.

Нотариальная деятельность - это совершение нотариусом и иными уполномоченными лицами нотариальных действий, предусмотренных Законом РК “О нотариате”.

В осуществлении нотариальной деятельности нотариусы и другие уполномоченные на совершение нотариальных действий лица независимы и подчиняются только закону. При этом они руководствуются Законом РК “О нотариате” и другими нормативными правовыми актами, а также международными договорами, ратифицированными Республикой Казахстан, регулирующими такую деятельность.

Нотариусом может быть:

• гражданин Республики Казахстан;

• имеющий высшее юридическое образование;

• прошедший аттестацию в аттестационной комиссии юстиции;

• прошедший стажировку у нотариуса сроком не менее одного года;

• получивший лицензию на право занятия нотариальной деятельностью.

Нотариусом не может быть лицо:

• имеющее не погашенную или не снятую в установленном законом порядке судимость;

• признанное в установленном порядке недееспособным либо ограниченно дееспособным;

• в отношении которого прекращено уголовное дело по не реабилитирующим основаниям;

• прекратившее нотариальную деятельность ввиду отзыва лицензии, либо увольнения с должности государственного нотариуса за допущенные им нарушения законодательства Республики Казахстан при совершении нотариального действия, в течение трех лет после наступления таких событий.

Лицензия на право заниматься нотариальной деятельностью (лицензия нотариуса), выданная Министерством юстиции Республики Казахстан по итогам аттестации, уполномочивает частного нотариуса на совершение нотариальных действий.

Министерство юстиции Республики Казахстан ведет Государственный реестр лицензий на право занятия нотариальной деятельностью и публикует в ведомственном печатном органе сведения о лицах, которым выданы лицензии на осуществление нотариальной деятельности, с указанием:

1) фамилии, имени, отчества нотариуса;

2) даты выдачи лицензии, и ее номера.

Кроме того, действие лицензии нотариуса может быть приостановлено решением Министерства юстиции Республики Казахстан на основании заявлений граждан, представлений территориальных органов юстиции, нотариальных палат, органов прокуратуры, следствия, дознания, а также налоговых служб сроком до шести месяцев в следующих случаях:

1) возбуждения искового производства по отзыву лицензии на право занятия нотариальной деятельностью;

2) привлечения нотариуса в качестве обвиняемого по уголовному делу;

4) нарушения нотариусом территории деятельности, определенной ему в соответствии с настоящим Законом;

5) нарушения нотариусом законодательства Республики Казахстан при совершении нотариальных действий.

Отзыв лицензии нотариуса осуществляется решением суда по иску аттестационной комиссии юстиции, либо органов прокуратуры, либо Министерства юстиции Республики Казахстан, либо Республиканской нотариальной палаты в случаях:

1) неоднократного нарушения частным нотариусом Кодекса чести нотариуса;

2) неоднократного нарушения нотариусом законодательства Республики Казахстан при совершении нотариальных действий либо нарушения законодательства, причинившего ущерб интересам государства, физических и юридических лиц;

3) не устранения причин, по которым приостановлено действие лицензии;

4) установления факта предоставления нотариусом недостоверной или умышленно искаженной информации в документах, явившихся основанием для выдачи лицензии;

5) трехкратного приостановления действия лицензии;

6) отрицательного результата аттестации.

Действие лицензии нотариуса прекращается в случае отзыва лицензии, а также по решению Министерства юстиции Республики Казахстан в случаях:

1) подачи заявления нотариусом по собственному желанию;

2) изменения нотариусом гражданства или выезда за пределы Республики Казахстан на постоянное место жительства;

3) смерти нотариуса;

4) осуждения нотариуса за совершение преступления - после вступления приговора в силу;

5) вынесения в отношении нотариуса постановления о прекращении уголовного дела по не реабилитирующим основаниям;

6) признания нотариуса недееспособным либо ограниченно дееспособным в установленном законодательством порядке;

7) невозможности исполнения нотариусом своих профессиональных обязанностей по состоянию здоровья (на основании медицинского заключения);

8) признания нотариуса безвестно отсутствующим или объявления умершим.

По законодательству Республики Казахстан существует 2 вида нотариусов:

• Государственный нотариус (должен соответствовать требованиям, Закона, за исключением требования о получении лицензии нотариуса. Имущественную ответственность за нотариальные действия несет территориальный орган юстиции. Государственная нотариальная контора является структурным подразделением территориального органа юстиции, не имеет прав юридического лица и действует на основании положения, утвержденного этим органом. Государственные нотариальные конторы дислоцируются в районах (городах) Республики Казахстан);

• Нотариус, занимающийся частной практикой. Это - гражданин, занимающийся нотариальной деятельностью без образования юридического лица на основании лицензии, застраховавший свою гражданско-правовую ответственность по обязательствам, возникающим вследствие причинения вреда в результате совершения нотариальных действий, вступивший в члены нотариальной палаты и прошедший учетную регистрацию в территориальном органе юстиции.

Кроме того, нотариус, занимающийся частной практикой, вправе иметь расчетный счет и открывать иные счета в банковских учреждениях, нанимать и увольнять помощников, технических работников согласно трудовому законодательству, распоряжаться доходом, полученным от совершения нотариальных действий, выступать в судах от своего имени и совершать другие действия в соответствии с законодательством Республики Казахстан).

История возникновения и развития нотариата в Казахстане. Понятие нотариата и нотариальной деятельности. Действие лицензии и основания для ее прекращения. Права и обязанности нотариуса. Основные положения о нотариальной палате Республики Казахстан.

Подобные документы

Основные полномочия нотариальной палаты. Анализ руководящих органов некоммерческой организации, основанной на обязательном членстве нотариусов. Суть научно-консультативного совета, в состав которого входят ведущие специалисты в области нотариата.

реферат, добавлен 27.01.2015

Изучение правовых основ организации и деятельности нотариата в России и Германии. Систематизация признаков нотариальной палаты, позволяющих ее квалифицировать как юридическое лицо с особым статусом. Противоречивые формулировки, путающие правоприменителя.

статья, добавлен 21.01.2022

Характеристика структуры и нормативно-правовой базы деятельности нотариальной конторы. Основные функциональные обязанности и деятельность нотариуса. Брачный договор: общее понятие, содержание. Характеристика студента по результатам преддипломной практики.

отчет по практике, добавлен 22.01.2012

Изучение нотариальной деятельности по охране прав граждан и юридических лиц, их законных интересов. Прототипы государственного и частного нотариата в Древнем Риме. Появление института нотариата в России. Нормы, регулирующие нотариальную деятельность.

реферат, добавлен 24.06.2010

Изучение общих принципов организации и функционирования нотариальной конторы. Ознакомление с документацией, должностными обязанностями частного нотариуса, перечнем его действий и принципами нотариальной деятельности по реализации наследственных прав.

отчет по практике, добавлен 16.05.2014

Определение значения нотариата, как органа превентивного правосудия, превентивной защиты путем обеспечения доказательственной базы участникам правоотношений. Анализ возможности предоставления доказательств нотариусом, в том числе через интернет.

статья, добавлен 18.10.2021

Место и значение нотариального права в правовой системе Российской Федерации. Уникальность института нотариата, анализ его правовой природы и основных функций. Предупредительный характер деятельности нотариата. Характеристика видов нотариальный действий.

реферат, добавлен 02.02.2015

Рассмотрено основные системы нотариата в настоящее время - латинского и англосаксонского типа. Определение статуса и должности нотариуса. Этический кодекс нотариусов Европы, его цели и задачи. Процесс передачи государством властных полномочий нотариусам.

статья, добавлен 29.01.2019

История правоохранительных органов Республики Казахстан. Понятие налоговой системы и пути ее формирования. Органы финансовой полиции, юстиции. Развитие таможенного дела. Характеристика нотариата, адвокатуры, прокуратуры. Понятие судебной системы.

дипломная работа, добавлен 06.06.2015

Основные мировые системы нотариата, использование его в системе госрегулирования правоотношений в РФ. Субъекты и виды нотариальной деятельности. Правила удостоверения нотариусом договора купли-продажи части недвижимого имущества. Сделки с жилыми домами.

Содержание

Нотариальное делопроизводство в РК:
А) нотариальное делопроизводство;
Б) печать нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий;
В) журналы регистрации и реестр;
Г) номенклатура нотариальных дел и наряды;
Д) единая информационная система нотариата ЕНИС.
2. Выбрать правильный вариант ответа.

Прикрепленные файлы: 1 файл

нотариат.doc

студентки ___ курса колледжа имени Кумаша Нургалиева

Бакиной Анны Александровны

Домашний адрес: ВКО, Глубоковский район,

п. Белоусовка, ул. Терликпаева 4-2

Дата выполнения работы: 10.11.2013 г.

А) нотариальное делопроизводство;

Б) печать нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий;

В) журналы регистрации и реестр;

Г) номенклатура нотариальных дел и наряды;

Д) единая информационная система нотариата ЕНИС.

2. Выбрать правильный вариант ответа.

Нотариальное производство это своего рода нотариальный процесс, определяющий порядок рассмотрения и ведения нотариусом дел на всех стадиях, от начала до стадии обжалования. Итак, нотариальное производство включает:

  • ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, то есть порядок ведения реестра регистрации нотариальных действий, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах);
  • ведение канцелярии и нотариального архива.

В связи с тем, что все нотариальные действия совершаются от имени Республики Казахстан, формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, а также формы актов, запрещений, исполнительных надписей устанавливаются единые для всех нотариусов и утверждаются Министерством юстиции Республики Казахстан. Нотариальные документы изготавливаются по установленным формам на чистых листах бумаги, личных бланках или бланках государственной нотариальной конторы и обязательно скрепляются печатью нотариуса. В нотариальном производстве используются бланки установленного образца, имеющие учетную серию и номер, выполненные с применением полиграфических степеней защиты, для оформления различных нотариальных действий.

При изготовлении таких бланков для нотариальных документов применяются следующие степени защиты:

Для учета документов и контроля за их использованием нотариальные конторы и частные нотариусы должны вести следующие журналы:

- журнал входящей корреспонденции. Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштриховывание не допускаются. Исправление должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре составляется акт об этом и приобщается к данному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркиваются, оставление пустых мест недопустимо.

После обязательной регистрации в реестре отдельные совершаемые нотариусами нотариальные действия записываются и в другие книги учета. Поступившие к нотариусам различные заявления, имеющие отношение к тем или иным совершаемым ими нотариальным действиям, также регистрируются в специальных книгах в хронологической последовательности в день их поступления. Принимая на хранение документы, нотариус составляет их опись, которая подписывается гражданином, сдавшим документы на хранение, и нотариусом, Данная опись скрепляется со свидетельством о принятии документов на хранение.

Нотариальные документы являются окончательно оформленными после совершения нотариусом удостоверительной надписи и подписания им документа. Только после этого нотариальное действие регистрируется в реестре. Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной конторы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса.

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе составляется своя номенклатура, но ее основой является примерная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течение года возникает необходимость введения нового, не предусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи с чем, хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все документы до сдачи их в архив должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих сохранность.

По окончании года в нотариальной конторе производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердый переплет, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые становятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица.

На обложке наряда должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие необходимые надписи – о количестве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, светостойкими чернилами или тушью. При формировании нарядов необходимо соблюдать следующие правила:

  • помещать в наряды только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • группировать в наряды документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
  • раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;
  • в наряды не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
  • количество листов в наряде не должно превышать 250.

Как правило, наряды формируются по видам нотариальных документов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

На все заверенные в делопроизводстве нотариата наряды постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и наряды по личному составу, прошедшие экспертизу ценностей, составляются описи нарядов. Опись нарядов – это систематизированный перечень заголовок нарядов, раскрывающий состав и содержание нарядов.

Описи нарядов составляются отдельно на:

  • наряды постоянного хранения;
  • наряды временного (до 10 лет) хранения;
  • наряды временного (свыше 10 лет)
  • хранения;
  • наряды по личному составу.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи государственной нотариальной конторы нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны в установленные сроки сдать в госархив на хранение все наряды, внесенные в опись.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт в двух экземплярах, который рассматривается одновременно с описями нарядов и утверждается руководителем государственной нотариальной конторы или нотариусом, занимающимся частной практикой, после чего наряды, выделенные к уничтожению, уничтожаются.

В сегменте электронного реестра, доступном для других нотариусов, которые удостоверяют подлинность документов посредством ЕНИС, отражаются лишь даты, номера, тип действия и анкетные данные физических лиц, совершивших те или иные нотариальные действия.

Цель создания и внедрения ЕНИС заключается в обеспечении эффективной работы нотариусов и их взаимодействие с республиканской и территориальными нотариальными палатами, с МЮ РК, обеспечении населения качественными, правовыми нотариальными услугами, формирование своевременной и достоверной отчетности о нотариальных действиях.

Читайте также: