Компьютерные системы в оргтехнике реферат

Обновлено: 05.07.2024

Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины.

Глава 3. Классификационные системы

1. Основные смысловые вариации понятия системы

Человек либо сталкивался с системами, либо созидал их, либо подвергал нещадным разрушениям. Прежде всего, следует уточнить, что мы понимаем под системой.

2. Характеристика основных определений системы

Как известно, наука предъявляет очень жесткие требования к понятиям, требует их четкости и однозначности. “Понятие - мысль, фиксирующая признаки отображаемых в ней предметов и явлений.

2.1. Подходы к понятию системы

Подход к объекту как к комплексу взаимодействующих частей Во-первых, как отметил Берталанфи, понятие системы не есть «нечто преходящее или некий итог последних технических достижений… понятие системы так же старо.

2.2. Кибернетические и математические определение системы

В силу специфики кибернетики и математики - наук, изучающих формальные и количественные связи, свойства системы определяются как формальная взаимосвязь между наблюдаемыми признаками и свойствами. Так считают М. Месарович и Я. Такахара.

2.3. Дескриптивный и конструктивный подходы к определению системы

Существуют два принципиально разных подхода к определению системы: дескриптивный и конструктивный. Рассмотрим их специфику. Дескриптивный подход основывается на признании того, что системность свойственна действительности.

Как считает Т.А. Акимова с некоторой условностью все понятия «системы можно поделить на три группы: 1 группа это понятие системы - объект исследования и управления. Определение, принадлежащие к первой группе.

? разработка функциональной модели системы средствами BPwin;

1.2 Разработка функциональной модели системы средствами BPwin

На современном рынке CASE-средств, BPwin, разработанный фирмой Logic Works, входит в число лучших на сегодняшний день. САSЕ-средство верхнего уровня BPwin поддерживает методологии IDЕF0 (функциональная модель), IDEF3 (Workflow Diagram) и ОРД (Dataflow Diagram).

1. Структура системы управления Государственной налоговой службой

Решая задачу информатизации Государственной налоговой службы, нужно знать, какие функции она выполняет, на каком уровне и как осуществляется взаимодействие между уровнями иерархии.

1.Документация системы качества образовательного учреждения

5.1 СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Система управления электронными документами - это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов. Создание электронных документов.

1.2. Системы и виды наказаний несовершеннолетних

Согласно постановлению Пленума Верховного Суда СССР «О практике применения судами законодательства по делам о преступлениях несовершеннолетних и о вовлечении их в преступную и иную антиобщественную деятельность от 03 декабря 1976 г.

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

Цель работы - рассмотреть основные средства офисной оргтехники и возможности их эффективного применения

Содержание

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ОФИСНОЙ ТЕХНИКИ

2. СРЕДСТВА ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ, ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ И ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.2 СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.3 СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

3. СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1 СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.2 СРЕДСТВА ОПЕРАТИВНОЙ ПОЛИГРАФИИ

4. СРЕДСТВА АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ

5. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ В ОРГТЕХНИКЕ

5.1 СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

5.2 КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ

Вложенные файлы: 1 файл

делопроизводство.doc

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ОФИСНОЙ ТЕХНИКИ

2. СРЕДСТВА ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ, ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ И ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.2 СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.3 СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

3. СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1 СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.2 СРЕДСТВА ОПЕРАТИВНОЙ ПОЛИГРАФИИ

4. СРЕДСТВА АДМИНИСТРАТИВНО- УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ

5. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ В ОРГТЕХНИКЕ

5.1 СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ И ДОКУМЕНТАМИ

5.2 КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ АДМИНИСТРАТИВНО- УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ

Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Цель работы - рассмотреть основные средства офисной оргтехники и возможности их эффективного применения.

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ОФИСНОЙ ТЕХНИКИ

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

С чего начинается любой бизнес, и большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой фирмы, и производственной, и коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насышенной именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г. показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55% - бумажная информация составляет 50 - 95% и только 5% всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50% информации в электронный формат. В целом в этих фирмах 92% информации хранится на бумаге, 5% - на микрофильмах, 2% - на магнитной ленте и 1% - на дисках. При этом, по оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа.

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф , диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор,

штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

Ниже рассмотрены технические средства механизации делопроизводства и средства и дминистративно-управленческой связи, составляющие основное ядро средств офисной оргтехники.

2. СРЕДСТВА ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ, ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ И ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Этот недавно еще незаменимый вид конторского оборудования все более вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами.

Пишущие машинки должны обеспечивать:

высокую производительность труда при минимальных затратах;

высокое качество печати;

максимальное количество одновременно получаемых копий;

Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые не удобные в работе.

Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12) Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается, а производительность труда значительно увеличивается.

Электронные пишущие машинки, обладая всеми достоинствами электрических, имеют еще и память (например, Роботрон С6130 имеет память емкостью 6500 зн., Евмолпия - 402000 зн.), что приближает их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные текстышаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для вводавывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.

Канцелярские пишущие машинки настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные.

Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механическими.

К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения относятся: пишущие машинки с шрифтом для слепых, наборнопишущие машины и автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующего тиражирования, стенографические машины (Стеноки) и приставки для формирования стенографических отчетов о совещаниях, плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей на чертежи (МПК1, Ротринг) и др.

Кроме того, пишущие машинки различаются по конструкции печатающих механизмов и шрифтоносителей. Например: шрифтоносителями у них могут быть: литерные рычали, сферические (шаровые) головки, литерные диски ("ромашки"). Рычажные машинки весьма инерционны, скорость печати у них не превышает 1015 зн,/с. "Шары" и "ромашки" обеспечивают скорость до 40 зн./с, у них проще смена шрифтов, они более бесшумны.

Это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстоых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.

Функциональные возможности оргавтоматов шире, нежели у электронных пишущих машинок:

большие объемы оперативной памяти (до 1000 страниц текста);

емкая внешняя память (мегабайты);

более удобное редактирование, приближающееся к возможностям компьютерных редакторов.

Широко используются такие оргавтоматы: Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и 2301.

Следует особо отметить целесообразность применения диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2 3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонномашинописные бюро.

2.2 СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

Тележки универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.

Чаше других используются тросовые и ленточные конвейеры.

Грейферные транспортеры тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.

Основные службы — файловая служба и служба печати — обычно предоставляются сетевой операционной системой, а вспомогательные, например служба баз данных, факса или передачи голоса, — системными сетевыми приложениями или утилитами, работающими в тесном контакте с сетевой ОС. Вообще говоря, распределение служб между ОС и утилитами достаточно условно и меняется в конкретных реализациях ОС. При… Читать ещё >

Компьютерные сети в оргтехнике ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

Содержание

Введение
Обмен данными Физическая структуризация сети Сетевые службы
Заключение
Список литературы

При разработке сетевых служб приходится решать проблемы, которые свойственны любым распределенным приложениям: определение протокола взаимодействия между клиентской и серверной частями, распределение функций между ними, выбор схемы адресации приложений и др.

Одним из главных показателей качества сетевой службы является ее удобство. Для одного и того же ресурса может быть разработано несколько служб, по-разному решающих в общем-то одну и ту же задачу. Отличия могут заключаться в производительности или в уровне удобства предоставляемых услуг. Например, файловая служба может быть основана на использовании команды передачи файла из одного компьютера в другой по имени файла, а это требует от пользователя знания имени нужного файла. Та же файловая служба может быть реализована и так, что пользователь монтирует удаленную файловую систему к локальному каталогу, а далее обращается к удаленным файлам как к своим собственным, что гораздо более удобно. Качество сетевой службы зависит и от качества пользовательского интерфейса — интуитивной понятности, наглядности, рациональности.

Заключение

Существует ряд веских причин для объединения отдельных персональных компьютеров в ЛВС. Во-первых, совместное использование ресурсов позволяет нескольким ПК или другим устройствам осуществлять совместный доступ к отдельному диску (файл-серверу), дисководу CD-ROM, стримеру, принтерам, плоттерам, к сканерам и другому оборудованию, что снижает затраты на каждого отдельного пользователя. Во-вторых, кроме совместного использования дорогостоящих периферийных устройств ЛВС позволяет аналогично использовать сетевые версии прикладного программного обеспечения. В-третьих, ЛВС обеспечивают новые формы взаимодействия пользователей в одном коллективе, например при работе над общим проектом. В-четвертых, ЛВС дают возможность использовать общие средства связи между различными прикладными системами (коммуникационные услуги, передача данных и видеоданных, речи и т. д. ).

Список литературы

В.Л. Бройдо, Вычислительные системы сети и телекоммуникации 2-е издание, БХВ-Питер, 2004;702стр.

Д.В. Иртегов, Введение в сетевые технологии. Учебное пособие, БХВ-Питер, 2004г-557стр.

К. Закер, Компьютерные сети, модернизация, поиск неисправностей, БХВ-Питер, 2004г-988стр (7, "https://referat.bookap.info").

Н.В. Максимов, И. И. Попов , Компьютерные сети, Форум, 2005г-226стр.

Э. Таненбаум, Архитектура компьютера 4- издание, Питер, 2006г-697стр.

Александр Заика, Компьютерные сети, Олма-Пресс, 2006г-55 -445стр.

Н.В. Максимов, И. И. Попов , Компьютерные сети, Форум, 2005г-89 c-226стр

Александр Заика, Компьютерные сети, Олма-Пресс, 2006г- 255 — 445стр.

К. Закер, Компьютерные сети, модернизация, поиск неисправностей, БХВ-Питер, 2004г-102 — 988стр.

Д.В. Иртегов, Введение в сетевые технологии. Учебное пособие, БХВ-Питер, 2004г-360с -557стр.

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

Содержание

Введение 3
Глава 1. Средства изготовления, хранения, транспортирования и обработки документов 5
1.1. Средства составления и изготовления документов 5
1.2. Средства хранения документов 7
1.3. Средства транспортирования документов 10
1.4. Средства обработки документов 12
Глава 2. Средства копирования и размножения документов 16
2.1. Классификация средств 16
2.2. Средства копирования документов 17
2.3. Средства оперативной полиграфии. 18
Глава 3. Средства административно-управленческой связи 21
3.1. Классификация систем администратировно-управленской связи. 21
3.2. Система передачи недокументированной информации 22
3.3. Системы передачи документированной информации 26
Глава 4. Компьютерные системы в оргтехнике 32
4.1. Система управления электронными документами 32
4.2. Компьютерные системы административно-управленческой связи 33
Заключение 34
Список литературы 35

Работа состоит из 1 файл

Предметы оргтехники.doc

3.3. Системы передачи документированной информации

Передачу документированной текстовой информации по телефонным каналам часто называют дейтефонной связью. Телетайпы могут соединиться между собой как непосредственно, так и через коммутатор. Непосредственное соединение телетайпных аппаратов целесообразно при передаче информации на небольшие расстояния между жестко фиксированными абонентами (внутрифирменная связь). При передаче информации на значительные расстояния телеграфную связь можно организовать включением аппаратуры в единую государственную систему абонентского телеграфирования. Телеграфной связью пользуются комерчиские учреждения, банки, биржи, страховые компании, информационные агенства, частные и государственные фирмы.

Существенным недостатком телеграфной связи является низкая достоверность передачи информации. Поэтому при передаче информации по телеграфным каналам связи следует принимать меры по повышению достоверности. Такими мерами могут быть:

использование информационной обратной связи;
использование решающей обратной связи;
передача контрольных сумм и чисел;
применение корректирующих кодов с автоматическим обнаружением и исправлением ошибок.

Дейтефонная связь использует для передачи информации телефонные каналы связи, а в качестве приемопередающей аппаратуры может использоваться как обычная телетайпная аппаратура совместно с модемами, так и специальная аппаратура. Примерный состав и назначение аппаратуры абонента дейтефонной связи следующие:

телефонный аппарат – для первоначального вызова абонента;
фотосчитывающее устройство – для автоматического считывания информации с перфоленты при передаче;
перфоратор ленты – для регистрации принятой информации на перфоленту;
модем – для согласования приемопередающей аппаратуры с телефонным каналом связи;
устройство защиты от ошибок – обеспечение достоверности передачи информации;
принтер, телетайп.

Преимущества систем дейтефонной связи перед телетйпными:

более высокая скорость передачи данных;
более высокая достоверность передачи информации;
возможность использования имеющейся широко разветвленной сети телефонных каналов связи;
возможность в ряде случаев благодаря частотному разделению каналов по одной паре проводов одновременно передавать информацию от нескольких абонентов, в том числе от абонентов дейтефонной, факсимильной и телефонной связи.

Факсимильная связь сейчас очень сильно распространена. Ее назначение – передача на расстояние информации в виде текстов, чертежей, рисунков, схем, фотоснимков и т.п. По существу, факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов.

Для организации факсимильной связи используют чаще всего телефонные каналы, реже – телеграфные каналы и радиоканалы связи. Важное достоинство факсимильной связи – полная автоматизация передачи, включая считывание информации с документов. Скорость передачи информации довольно высокая, достоверность передачи благодаря большой избыточности передаваемой информации хорошая.

Факсимильные аппараты, выпускаемые в настоящий время, отличаются способом воспроизведения изображения, видом развертки и разрешающей способностью. По способу воспроизведения факсимильные аппараты классифицируются следующим образом:

фотографические – лучше других передают полутона и имеют высокую разрешающую способность (до 10 точек/мм), но используют дорогую фотографическую бумагу;
электрохимические – не передают полутонов;
электромеханические – использование обычной бумаги, простота конструкции;
термографические – недорогие, имеют достаточно хорошие характеристики: 7-10 точек/мм, 20-40уровней серого;
электрографические;
струйные;
лазерные.

Согласно классификации МККТТ факсимильные аппараты делятся на четыре группы (табл. 3.1.).

Таблица 3.1. Группы факсимильных аппаратов

Факсимильные аппараты имеют следующие сервисные возможности:

Факсимильные сервис-системы. Подключение факсимильного аппарата к имеющимся системам факс-сервиса позволяет существенно расширить объем сервисных услуг.

За рубежом факсимильные системы более развиты, чем у нас. В большинстве гостиниц, аэропортов, фойе многих учреждений и других общественных местах устанавливаются необслуживаемые кабины с факсимильными аппаратами. Они работают по тому же принципу, что и таксофоны. Часто факсимильные кабины имеют две телефонные линии, позволяющие одновременно передавать факс и вести разговор. Широко используются радиофаксы. Существуют и интеллектуальные сотовые радиотелефоны-факсы, имеющие свои компьютеры - электронные секретари (PDA).

Глава 4. Компьютерные системы в оргтехнике

4.1. Система управления электронными документами

Система управления электронными документами – это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Создание электронных документов. Создание простых текстовых документов может выполняться на пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в ПК с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати. Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнять на ПК, оснащенной сканером и набором программ текстового редактирования или настольной издательской системы.

Хранение электронных документов. Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных.

Манипулирование электронными документами. Основными функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование.

4.2. Компьютерные системы административно- управленческой связи

Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Для компьютера следует использовать высокоскоростные модемы, ибо они, кроме всего прочего, существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи.

существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств;
интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера;
наличие большеобъемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию;
разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу;
контроль прохождения корреспонденции;
подробная статистика работы с факсом и т.п.

Заключение

В данной работе я рассмотрела предметы оргтехники и их применение. В вышесказанном видно, что офисная организационная техника очень разнообразна по своему составу: это и средства изготовления, хранения, транспортирования и обработки документов, и средства копирования и размножения документов, средства административно-управленческой связи, а также компьютерные системы. Использование оргтехники повышает производительность труда и эффективность работы персонала, приводит к верным решениям вопросов, так как можно быстро получить необходимую информацию и без задержек.

В условиях современного бизнеса ни одна фирма, даже самая маленькая, не может обойтись без компьютера, принтера и другой оргтехники. Безотказная и удобная оргтехника – одно из минимальных условий для успешной деятельности персонала и всей организации.
Офисная организационная техника - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Содержание работы

Введение
1. Технические средства для эффективной работы офиса
1.1 Персональный компьютер
1.2 Устройства ввода и вывода информации
1.3 Средства связи
Заключение
Примечание
Библиографический список

Содержимое работы - 1 файл

КОМПЬЮТЕРНАЯ ТЕХНИКА СОВРЕМЕННОГО ОФИСА. РСХТ..doc

Федеральное Государственное Образовательное Учреждение

Среднего – профессионального образования

ТВОРЧЕСКАЯ РАБОТА:

Выполнила : Студентка Б - 41

Содержание

офисный техника электронный документ

1. Технические средства для эффективной работы офиса

1.1 Персональный компьютер

1.2 Устройства ввода и вывода информации

1.3 Средства связи

Офисная организационная техника - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже много лет назад и захватила умы многих специалистов, деловой мир еще и сегодня насыщенной именно бумажной информацией. В связи с этим актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

1. Технические средства для эффективной работы офиса

Ни у кого не вызывает сомнений, что обстановка, в которой проходит рабочий день, оказывает непосредственное влияние на общее состояние, настроение, умственную работу человека. Специалисты-психологи считают, что для максимально успешной работы, приносящей радость, необходимо создать на рабочем месте деловую, но вместе с тем уютную атмосферу. Современный офис — это место, с которого начинается фирма. Поэтому от того, как будет выглядеть офис, насколько правильно и эстетично оформлена приемная, в немалой степени зависит успех в заключении договоров и контрактов и, в конечном итоге, успех организации.

К офисной технике или оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи 6 .

Работа в любом офисе требует использования различного технического оборудования, которое существенно облегчает и ускоряет трудовой процесс. В связи с этим каждый работник, в первую очередь, должен иметь четкое представление о компьютерах, системах связи и их разновидностях, печатной и копировально-множительной технике.

Офисное оборудование можно классифицировать на следующие основные группы:

1. Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации.

2. Печатное и множительное оборудование.

3. Средства обработки документов.

4. Демонстрационная видеотехника.

5. Системы связи.

6. Системы безопасности и их обеспечение.

Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации, как правило, есть в каждом современном офисе. В зависимости от специфики работы офиса составные комплектующие элементы подобного оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису и его филиалам 7

Для каждого отдельного случая это своя информационно-вычислительная система с использованием компьютеров, терминалов, серверов, а также средств, обеспечивающих их взаимную связь между собой.

1.1. Персональный компьютер

После надежности эргономичность — самый важный критерий для офисных и других компьютеров. Следовательно, офисный компьютер должен быть прежде всего тихим и занимать как можно меньше места.

Системный блок — это блок, в котором содержится все необходимое для работы компьютера и, конечно, системная программа (система), поэтому он так и называется. Практически все секретари могут отличить корпус системного блока midi-tower от mini-tower. Обычно строить офисную конфигурацию компьютера начинают с корпуса. Подбирать корпус надо по принципу: чем меньше — тем лучше.

Монитор предназначен для вывода текстовой и графической информации на экран. Это устройство отображения визуальной (зрительной) информации. Иногда мониторы называют дисплеями, реже — видеотерминалами. Обычно так называют монитор, значительно удаленный от других частей компьютера. Он является одной из основных частей компьютера и от его характеристик в значительной степени зависит удобство использования компьютера. Монитор совместно с видеоадаптером и набором соответствующих программ-драйверов образует видеоподсистему. Программы-драйверы — это своего рода переводчики, которые сообщают системе, какой именно монитор будет работать с данной системой 9 .

Монитор для современного офиса — это 17(21)-дюймовый LCD дисплей, обеспечивающий отличное качество изображения в комфортном для работы разрешении 1024х768. Такие мониторы обеспечивают:

- компактность по сравнению с мониторами на основе электронно-лучевой трубки самых последних моделей;

- безопасность, так как такие мониторы практически не нагрева ются во время работы и поглощают гораздо меньше озона;

- эргономику, так как изображение на экране монитора намного четче, чем у названных мониторов, следовательно, глаза пользователей будут меньше уставать;

- невысокую цену, LCD монитор сегодня не роскошь, а средство визуального отображения информации. В настоящее время его цена почти вплотную приблизилась к цене хороших моделей на базе ЭЛТ.

Клавиатура предназначена для ввода-вывода требуемой информации, индикации работоспособности клавиатуры, а также для выполнения основных и вспомогательных функций. Следовательно, клавиатура — автономное устройство, предназначенное для ввода символов и управляющих воздействий в персональный компьютер.

Графический указатель — мышь — предназначен для ввода графической информации в компьютер. В настоящее время наибольшее распространение получили оптико-механические, оптические и лазерные мыши. К клавиатуре, мыши и джойстику для работы в офисе не предъявляется никаких особых требований. Для работника лучше иметь эргономическую клавиатуру, то есть разработанную с учетом анатомического строения человеческой кисти.

Все перечисленное ранее — это обязательный набор, без которого сама работа с компьютером становится невозможной. Но существует еще и масса дополнительных внешних устройств: принтеров, сканеров, емких внешних дисководов, модемов и др. Их присутствие не является обязательным для компьютера, но они делают работу персонала несколько более комфортной.

1.2 Устройства ввода информации

Основным устройством ввода текстовой и графической информации является сканер. Сканером называется устройство, позволяющее вводить непосредственно с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий и другой графической информации. Классификацию сканеров можно провести по следующим признакам:

А. кинематическому механизму сканера;

Б. типу вводимого изображения;

В. особенностям программного и аппаратного обеспечения сканера.

Сканеры по механизму движения подразделяются на два основных типа: ручной и настольный. Тем не менее существуют также комбинированные устройства, которые сочетают в себе возможность настольных и ручных устройств.

Ручные сканеры. Для того чтобы ввести в компьютер какой-либо документ при помощи этого устройства, надо без резких движений провести сканирующей головкой по соответствующему изображению. Равномерность перемещения сканера существенно сказывается на качестве вводимого в компьютер изображения. Современные ручные сканеры обеспечивают автоматическую склейку вводимого изображения, т. е. формируют целое изображение из отдельно вводимых его частей.

Настольные сканеры. Настольные сканеры называют и страничными, и планшетными, и даже автосканерами. Существуют три разновидности настольных сканеров: планшетные, рулонные и проекционные. Основным отличием планшетных сканеров является то, что их сканирующая головка перемещается относительно бумаги с помощью шагового двигателя. Эта конструкция позволяет сканировать не только отдельные листы, но и страницы журнала. Работа рулонных сканеров отдельные листы документов протягиваются через устройство, при этом осуществляется их сканирование. Таким образом, сканирующая головка остается на месте, а уже относительно нее перемещается бумага. В этом случае копирование страниц книг и журналов невозможно. Третья разновидность настольных сканеров — проекционные сканеры, которые больше всего напоминают своеобразный проекционный аппарат. Вводимый документ кладется на поверхность сканирования изображением вверх, блок сканирования находится при этом сверху 16 . Перемещается только сканирующее устройство. Основной особенностью данных сканеров является возможность сканирования трехмерных предметов.

К печатному оборудованию, то есть устройствам вывода информации относятся принтеры различного вида. Широкие возможности управления шрифтом, которые предлагаются пользователю современных принтеров, позволяют легко выделить наиболее важные части печатного текста.

Множество моделей принтеров можно разделить на три большие группы: матричные принтеры с жестким воздействием на бумагу; лазерные; струйные принтеры с мягким воздействием на бумагу.

Читайте также: