Изъятие бухгалтерских документов работниками контролирующих и правоохранительных органов реферат

Обновлено: 02.07.2024

Изъятие ― это принудительное лишение организаций, предприятий и учреждений независимо от формы собственности возможности пользоваться и распоряжаться бухгалтерскими документами.

Когда первичный документ является письменным свидетельством, доказательством какого-либо действия в процессе учета, то его изъятие может отрицательно сказаться на деятельности хозяйствующего субъекта, а несвоевременное изъятие может привести к уничтожению документов. Процесс по организации подготовки изъятия бухгалтерских документов можно разделить на три этапа: 1) подготовительный этап ― определение перечня бухгалтерских документов, подлежащих изъятию, их местонахождения и хранения; оформление документа, подтверждающего основание изъятия (постановление); 2) основной этап ― осмотр документов, подлежащих изъятию; оформление процесса изъятия; снятие главным бухгалтером копий с изымаемых документов; 3) заключительный этап ― организация доставки и хранения изъятых документов. Документы, которые могут быть изъяты: первичные документы, денежные документы, планы, сметы, справочные материалы и расчеты, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Бухгалтерских документов могут быть изъяты правоохранительными и контролирующими органами: 1) до возбуждения уголовного дела; 2) после возбуждения уголовного дела. Большую сложность представляют изъятие документов и получение необходимых сведений из банковских учреждений. Законодательство предусматривает, кроме изъятия, такой способ получения документов для ознакомления с ними, как истребование документов. Истребование оформляется письменным запросом. До возбуждения уголовного дела изъятие документов может быть оформлено актом, запросом или протоколом. Результаты изъятия оформляются соответствующим документом, который должен соответствовать следующим требования: 1) указываются дата и время изъятия; 2) указываются должность лица, производящего изъятие, и присутствующие при этом лица; 3) правовые основания изъятия бухгалтерских документов; 4) перечисляются изымаемые документы, их номер, дата, количество листов; 5) каждая страница протокола (акта) об изъятии подписывается участниками изъятия и присутствующими лицами, допущенные исправления, изменения, дополнения, вносимые в текст акта, оговариваются и подтверждаются подписями; 6) даются письменные объяснения по всем зафиксированным в документе об изъятии фактам нарушений и злоупотреблений.

Объяснение, написанное на отдельном листе, прилагается к протоколу, как неотъемлемая его часть. После возбуждения уголовного дела изъятие осуществляется в ходе осмотра места происшествия, обыска и выемки, личного обыска. Для изъятия документов необходимо наличие постановления, вынесенного следователем. В постановлении о производстве выемки необходимо расписаться главному бухгалтеру. Обыск в жилище может производиться только на основании судебного решения. Знание сотрудниками контролирующих и правоохранительных органов порядка изъятия бухгалтерских документов позволяет своевременно и на законном основании получить их.

Любой предприниматель, длительное время осуществляющий свою деятельность на территории России, может столкнуться с изъятием документов организации контролирующими и правоохранительными органами.

Изъятие документов — это всегда нештатная ситуация для руководителя и главного бухгалтера. Поэтому основания изъятия и порядок проведения, требования законодательства, а также способы минимизации ущерба от изъятия документов знать надо.

Изъятие документов может быть произведено при осуществлении таких видов деятельности, как:

— в ходе административного и уголовного процесса.

Порядок изъятия документов строго регламентирован действующим законодательством. Отметим основные положения, которые должен знать каждый предприниматель.

Действиях налоговых органов во время контрольной деятельности

Порядок изъятия документов налоговыми органами определяется только Налоговым кодексом РФ, и описан на сайте ФНС России.

В рамках контрольной деятельности налоговые органы имеют право производить выемку документов у налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента при проведении налоговых проверок в случаях, когда есть достаточные основания полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены ( пп. 3 п. 1 ст. 31 НК РФ ).

Выемка документов производится на основании постановления о производстве выемки, изъятия документов и предметов. Постановление должен быть подписано должностным лицом налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку ( п. 1 ст. 94 НК РФ ), руководителем (заместителем) налогового органа, вынесшим решение о проведении проверки. В противном случае постановление может быть признано в суде недействительным.

Помимо отметки руководителя инспекции (его заместителя) об утверждении постановления в этом документе должны быть указаны:

дата его составления;
фамилия, имя, отчество, должность инспектора, который вынес постановление, и наименование налогового органа, в котором он работает;
полное наименование организации (ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков), в которой проводится выемка документов, ее ИНН и КПП;
мотивы проведения выемки документов;
описание изымаемых документов (наименование и иные реквизиты);
дата, подпись, Ф.И.О. ответственного лица организации, получившего документ (для представителя также указывают наименование и иные реквизиты документа, подтверждающего его полномочия).

В Налоговом кодексе прямо установлено, что обстоятельства, послужившие основанием для выемки документов, должны быть обоснованы и мотивированы ( п. 1 ст. 94 НК РФ ). Однако проверяющие зачастую игнорируют данный факт и указывают в постановлении лишь то, что у инспекции есть основания для предположения об угрозе уничтожения, сокрытия, изменения или замены документов.

В постановлениях об изъятии можно увидеть следующие обстоятельства, отмечаемые инспекторами:

воспрепятствование налогоплательщиком доступу должностных лиц налогового органа , проводящих выездную налоговую проверку, на его территорию или в помещение;
необеспечение налогоплательщиком должностным лицам налогового органа, проводящим выездную налоговую проверку, возможности ознакомиться с подлинниками документов на своей территории при проведении проверки по месту его нахождения (месту нахождения филиала, представительства, иного обособленного подразделения);
уклонение налогоплательщика от представления в налоговый орган оригиналов документов для ознакомления с ними, если выездная проверка проводится на территории ИФНС;
отказ налогоплательщика от представления заверенных надлежащим образом копий запрашиваемых документов.

Суды не одобряют такой подход и указывают, что при вынесении мотивированного постановления недостаточно формального указания на наличие оснований для производства выемки документов. Инспекции следует именно обосновать свои действия. Под обоснованием в данном случае понимаются конкретные обстоятельства, факты, свидетельствующие о намерении налогоплательщика уничтожить, скрыть или подменить документы.

Изъятие документов в порядке налогового контроля называется выемкой ( ст. 94 НК РФ ). Выемка не может быть произведена вне рамок выездной налоговой проверки ( п. 1 ст. 94 НК РФ ), и возможна, если налогоплательщик в рамках выездной налоговой проверки не представил налоговому органу затребованные должностным лицом налогового органа документы в 5-дневный срок.

Порядок проведения выемки документов:

до начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности;
представитель ФНС предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно;
при отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, д олжностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно , избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов;
изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества, индивидуальных признаков.

Существует ряд правил проведения выемки:

не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время (согласно ст. 5 УПК РФ ночным временем считается период с 22.00 до 6.00 по местному времени);
выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов;
не подлежат изъятию документы и объекты, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки;
в момент выемки, должен фиксироваться факт изъятия каждого документа, с указанием количества листов;
о производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол, который тоже должен быть правильно оформлен ( ст. 99 НК РФ ).

Как изымают бухгалтерские документы

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Изыматься должны копии документов. Подлинники изымаются, если у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены ( п. 8 ст. 94 НК РФ ).

Если изымаются подлинники, с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом уполномоченного органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение 5 дней после изъятия ( п. 8 ст. 94 НК РФ ).

В случае если по истечении 5 дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение 3 дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением , о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления.

Копии документов направляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе.

Несоблюдение должностными лицами налоговой инспекции порядка выемки документов или оформления протокола может послужить поводом к обжалованию в суде. В судебной практике не так редки случаи принятия судом стороны налогоплательщика.

Если к вам пришли за документами

Не паникуйте и постарайтесь оттянуть время, не отказывая органам в выдаче документов. Переговоры желательно записывать с помощью звукозаписывающего устройства. Попросите сотрудников предъявить личные документы (удостоверения). Перепишите все указанные в них данные.

Потребуйте предъявить документ на изъятие с печатью, подписанный руководителем. Если такого документа нет, а сотрудники настаивают на выполнении своих действий, попросите их связаться с руководителем. Если в предоставлении документа на изъятие вам отказывают — звоните в полицию (они записывают все вызовы) и просите помочь разобраться в ситуации.

В общем, сплошной стресс. Но можно обойтись и без него, если заранее подготовиться к изъятию документов. Что можно предпринять?

Снизить эффект внезапности и решить проблему нехватки времени можно создав территориально распределенный архив. Т.е. передать документы на внеофисное хранение . Такой способ хранения предполагает, что архивная компания вывозит архив документов за пределы вашего офиса и размещает их в специализированном помещении с повышенным уровнем безопасности.

Контролирующие органы приезжают по месту фактического пребывания компании, что позволяет руководству — пригласить адвоката, юриста или иным образом позаботиться о снижении рисков изъятия, а то и совсем отказать в нем, если проверяющие грубо нарушают регламент..

Не забывайте вовремя уничтожать документы с истекшими сроками хранения . Согласно законодательству вы имеете на это право, но для грамотного уничтожения документов важно не ошибиться в определении сроков хранения. Своевременное выделение дел к уничтожению позволит компании минимизировать риски, возникающие вследствие доступа уполномоченных органов к документам с истекшими сроками хранения.

Существует еще комплексное решение для выхода из ситуации, когда изымаются подлинники документов.

Если у вас остались вопросы по организации хранения документов, оставьте ваши контакты в форме ниже и наши специалисты проконсультируют вас подробно:

Содержимое работы - 1 файл

готовое.doc

Изъятие бухгалтерских документов работниками контролирующих и правоохранительных органов.

Бухгалтерские документы широко используются в процессе расследования и судебного рассмотрения отдельных категорий уголовных дел, прежде всего в отношении преступлений в сфере экономики (раздел VIII Уголовного кодекса Российской Федерации (УК РФ)).

Деятельность по выявлению и доказательству преступлений можно представить в виде процедуры обнаружения, предоставления, оценки и использования одних документов и продуцирования на их основе других юридически значимых документов.

Деятельность контрольно-ревизионных органов регламентируется Положением о порядке взаимодействия контрольно-ревизионных органов Министерства финансов Российской Федерации с Генеральной прокуратурой Российской Федерации, Министерством внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службой безопасности Российской Федерации при назначении и проведении ревизий (проверок) (утв. приказом Минфина РФ, МВД РФ и ФСБ РФ от 7 декабря 1999 г. № 89н/1033/717).

Так, согласно названному Положению, контрольно-ревизионные органы Минфина России и Генеральная прокуратура РФ, МВД РФ, ФСБ РФ взаимодействуют между собой на постоянной основе для повышения результатов по борьбе с преступностью в сфере экономики по вопросам организации, проведения и реализации материалов ревизий, а также обмена информацией по укреплению законности в области финансовой, бюджетной и валютной политики России, разработки совместных методических рекомендаций, указаний при осуществлении контрольных функций, принятии совместных мер по единообразному применению финансового, бюджетного и валютного законодательства Российской Федерации.

Приоритетным направлением в деятельности контрольно-ревизионных органов во взаимодействии с правоохранительными органами является контроль за целевым и рациональным использованием и сохранностью средств федерального бюджета, государственных внебюджетных фондов и других федеральных средств (п. 2 названного Положения).

Работники контрольно-ревизионных органов при организации и проведении ревизий руководствуются действующим законодательством, приказами, инструкциями, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти.

Можно выделить следующие виды контрольных мероприятий при проведении контрольно-ревизионной работ: ревизия, проверка, предварительное изучение документов при различных основаниях их проведения — по инициативе контрольно-ревизионного органа, по требованию правоохранительных органов.

По требованию должностного лица правоохранительного органа контрольно-ревизионный орган проводит проверку правомерности использования средств федерального бюджета, государственных внебюджетных фондов, доходов от имущества, находящегося в федеральной собственности (п. 7 Положения).

Контрольно-ревизионные органы по требованию правоохранительных органов участвуют в предварительном изучении изъятых документов проверяемой организации при подготовке решений о проведении ревизии (п. 9 Положения).

Контрольно-ревизионные органы рассматривают требования правоохранительных органов и проводят ревизии по этим обращениям в порядке очередности их поступления. При возникновении необходимости проведения внеочередной ревизии правоохранительными органами контрольно-ревизионный орган совместно с правоохранительным органом, по заданию которого уже проводится ревизия, решают вопрос о необходимости ее проведения, что оформляется совместным решением (п. 11 Положения).

Контрольно-ревизионный орган при необходимости и по согласованию с правоохранительным органом имеет право проводить встречные проверки на предприятиях и в организациях, осуществляющих взаимные расчеты с ревизуемой организацией. Правоохранительные органы должны оказывать содействие в организации таких проверок, предоставляя необходимую информацию о местонахождении предприятий и организаций, организуя взаимодействие с проверяющим в месте их проведения.

Правоохранительный орган оказывает содействие в получении объяснений от должностных и материально ответственных лиц.

Правоохранительный орган вправе обратиться в контрольно-ревизионный орган с просьбой о замене ревизоров, участвующих в проверке, при наличии достаточных оснований.

Результаты ревизии оформляются актом.

Акты ревизий, проводимых по инициативе контрольно-ревизионного органа, в которых выявлены факты правонарушений в сфере экономики, передаются в правоохранительный орган в 10-дневный срок после завершения их оформления.

Правоохранительный орган при получении материалов по результатам проведенных ревизий должен рассмотреть их и при наличии оснований осуществляет действия, предусмотренные УПК РФ, а также информирует контрольно-ревизионный орган о принятых мерах.

При анализе материалов ревизии необходимо выяснить, какие конкретные факты установлены ревизором, содержат ли они признаки преступления или являются всего лишь правонарушением или обстоятельством, за которым могут скрываться преступления.

При анализе таких материалов важно знать типичные способы и признаки совершения хищений имущества и иных преступлений в сфере производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учреждений, организаций.

После получения акта ревизии с приложениями следователю необходимо ознакомиться с поступившими материалами, проанализировать и правильно оценить их с учетом других материалов дела, а затем наметить план действии, вытекающих из произведенного анализа.

Следователь анализирует акт:

1) с точки зрения доброкачественности проведенной проверки;

2) с точки зрения доказательственного значения полученных материалов.

Следователю необходимо выяснить:

1) правильно ли с точки зрения действующего законодательства оформлены отдельные ревизионные действия;

2) в полном ли объеме выполнена проверка;

3) применены ли ревизором все необходимые в данной ситуации приемы проверки документальных данных;

4) все ли необходимые документы приобщены к акту;

5) на каком этапе к участию в ревизии привлекались должностные и материально ответственные лица, дали ли они объяснения и как эти объяснения учтены ревизором;

6) не имеются ли в акте противоречия между содержанием исследования и выводами ревизора.

Перед тем как использовать материалы ревизии при расследовании уголовного дела, необходимо убедиться в их доброкачественности и реальности отраженных в них фактов.

На стадии предварительного расследования необходимо установить:

1) какие факты преступлений выявлены ревизией;

2) какие собраны сведения о способах и обстоятельствах совершения преступления, все ли они известны;

3) какие конкретно лица подозреваются в совершении преступления;

4) определен ли размер материального ущерба;

5) выявлены ли обстоятельства, способствовавшие совершению преступления;

6) имеются ли данные, ставящие под сомнение доброкачественность ревизионных материалов;

7) обоснованы ли выводы ревизии.

В ходе изучения материалов ревизии необходимо обратить внимание на приложенные к акту ревизии объяснения должностных лиц по фактам нарушений и злоупотреблений, так как они имеют большое значение.

После изучения акта первичной ревизии следователь принимает следующие решения:

1) признать проведенную ревизию доброкачественной и ее материалы приобщить к делу;

2) возвратить материалы ревизии органу, проводившему ревизию, для доработки при наличии существенных недостатков;

3) признать первичную ревизию недостаточной, потребовать ее повторного производства.

Также может быть назначена дополнительная или повторная ревизия с учетом новых данных, появившихся в уголовном деле.

На основе анализа и оценки материалов ревизии и других данных, собранных к моменту возбуждения уголовного дела, следователь решает, как они могут быть использованы в рамках уголовного дела. При этом им учитывается, что факты, которые устанавливает ревизор, часто могут являться следствием не только преступлений, но и других различных причин. Окончательный вывод о преступлении и его обстоятельствах можно сделать лишь после проведения соответствующего расследования.

Дальнейшее использование материалов ревизии при расследовании уголовного дела обязательно должно сочетаться с проверкой этих материалов путем проведения соответствующих следственных действий.

Ревизия должна проводится в соответствии с правовыми нормами, регламентирующими порядок ее производства и права ревизора и ревизуемых лиц, так как это имеет большое значение при оценке материалов ревизии с точки зрения их доброкачественности. На следователя возлагается обязанность по обеспечению участия в инвентаризациях, обмерах выполненных работ и других ревизионных действиях ревизуемых лиц. Следователи должны давать объяснения ревизору, знакомиться с соответствующими документами и материалами ревизии.

Наиболее частым нарушением в юридической практике является проведение ревизии без участия указанных лиц и составление акта без проверки и учета их объяснений.

В дальнейшем при анализе материалов ревизии необходимо выяснить были ли привлечены и в какой форме к участию в ревизии те работники, служебная деятельность которых проверялась. На сегодняшней день не редки случаи когда ревизоры проводят отдельные проверочные действия такие как, обмер выполненных работ, контрольный запуск сырья и материалов в производство, без участия некоторых ревизуемых лиц, которые непосредственно отвечали за соответствующие участки работы. Как правила эти лица начинают оспаривать результаты обмера или иного действия, но ревизор редко принимает во внимание их возражения.

Данные нарушения могут быть установлены сотрудниками правоохранительных органов с помощью ознакомления с актами, составленными при производстве указанных действий, и с объяснениями ревизуемых лиц. Если такие случаи будут установлены то может возникнуть необходимость в производстве повторной ревизии. Некоторые недобросовестные ревизоры при установлении в процессе ревизии фактов, которые расцениваются ими как признаки злоупотреблений, несвоевременно получают по ним объяснения от соответствующих лиц и не знакомят последних с документами, послужившими основанием для выводов. В дальнейшем при ознакомлении с актом ревизии эти лица пытаются опровергнуть сделанные выводы, для чего ссылаются на обстоятельства, которые не были проверенны ревизорами, и в виде доказательства представляют не исследованные ими документы. Но как правило по их объяснениям не проводится надлежащая дополнительная проверка.

26. Изъятие бухгалтерских документов работниками контролирующих и правоохранительных органов.

Изъятие это принудительное лишение организаций, предприятий и учреждений независимо от формы собственности возможности пользоваться и распоряжаться бухгалтерскими документами.

Процесс по организации подготовки изъятия бухгалтерских документов можно разделить на три этапа:

1) подготовительный этап определение перечня бухгалтерских документов, подлежащих изъятию, их местонахождения и хранения; оформление документа, подтверждающего основание изъятия (постановление);

2) основной этап осмотр документов, подлежащих изъятию; оформление процесса изъятия; снятие главным бухгалтером копий с изымаемых документов;

3) заключительный этап организация доставки и хранения изъятых документов.

Документы, которые могут быть изъяты: первичные документы, денежные документы, планы, сметы, справочные материалы и расчеты, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Бухгалтерских документов могут быть изъяты правоохранительными и контролирующими органами:

1) до возбуждения уголовного дела;

2) после возбуждения уголовного дела.

Большую сложность представляют изъятие документов и получение необходимых сведений из банковских учреждений. Законодательство предусматривает, кроме изъятия, такой способ получения документов для ознакомления с ними, как истребование документов. Истребование оформляется письменным запросом.

До возбуждения уголовного дела изъятие документов может быть оформлено актом, запросом или протоколом.

Результаты изъятия оформляются соответствующим документом, который должен соответствовать следующим требования:

1) указываются дата и время изъятия;

2) указываются должность лица, производящего изъятие, и присутствующие при этом лица;

3) правовые основания изъятия бухгалтерских документов;

4) перечисляются изымаемые документы, их номер, дата, количество листов;

5) каждая страница протокола (акта) об изъятии подписывается участниками изъятия и присутствующими лицами, допущенные исправления, изменения, дополнения, вносимые в текст акта, оговариваются и подтверждаются подписями;

6) даются письменные объяснения по всем зафиксированным в документе об изъятии фактам нарушений и злоупотреблений. Объяснение, написанное на отдельном листе, прилагается к протоколу, как неотъемлемая его часть.

После возбуждения уголовного дела изъятие осуществляется в ходе осмотра места происшествия, обыска и выемки, личного обыска. Для изъятия документов необходимо наличие постановления, вынесенного следователем. В постановлении о производстве выемки необходимо расписаться главному бухгалтеру.

Обыск в жилище может производиться только на основании судебного решения.

Знание сотрудниками контролирующих и правоохранительных органов порядка изъятия бухгалтерских документов позволяет своевременно и на законном основании получить их.

Читайте также: