История появления бланков реферат
Обновлено: 05.07.2024
Управленческий документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Содержание
Введение…………………………………………………………………………. 3
История возникновения и становления управленческого документа…………4
Общая характеристика управленческих документов…………..………………7
Классификация документов……………………………………………………..7
Общие требования к составлению и оформлению документов……………. 10
Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов……………………………………………………………………….14
Требования к изготовлению бланков документов…………………………….15
Нормативно-правовая база управленческих документов…………………….17
Основные положения по документированию управленческой деятельности……………………………………………………………………..20
Заключение……………………………………………………………………….22
Список источников и литературы
Вложенные файлы: 1 файл
документоведение.docx
Оглавление
Введение………………………………………………………… ………………. 3
История возникновения и становления управленческого документа…………4
Общая характеристика управленческих документов…………..………………7
Классификация документов…………… ………………………………………..7
Общие требования к составлению и оформлению документов……………. 10
Требования к изготовлению организационно- распорядительных документов…………………………………………………… ………………….14
Требования к изготовлению бланков документов…………………………….15
Нормативно-правовая база управленческих документов…………………….17
Основные положения по документированию управленческой деятельности……………………………………………… ……………………..20
Заключение…………………………………………………… ………………….22
Список источников и литературы………………………………………………24
Введение
Управленческий документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
История управленческих документов началась еще на ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности. Это были договора или соглашения. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти.
Цель данной работы - показать роль документов, необходимость их взаимодействия на организации. На организации существует управленческая документация, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности и играющая особую роль среди всех других систем.
Задачи этой курсовой показать, как возник управленческий документ, показать, отразить главные этапы его становления и конечно выделить значимость на современном этапе развития.
Глава 1. История возникновения и становления управленческого документа
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность, узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.
Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.
Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство.
Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.
С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Составные части столпа назывались "поставами". Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.
Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.
В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований.
Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: "Рапорт о получении указа", хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.
Глава 2. Общая характеристика управленческих документов
2.1 Классификация документов
Специалисты - документоведы классифицируют многообразие документов по разным основаниям. Распределение документов по видам позволяют вырабатывать определённые методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. Условно документы можно разделить на следующие группы, для удобства изложения представленные в таблице 1.
По видам деятельности
Научно-технические документы, проектно-смектные, нормативные, отчётно-статистические, финансово-расчётные, учебно-методические, производственные( технологические) и т.д.
Чертежи, графики, схемы, акты, инструкции, планы, отчёты и др.
По способу документирования
Рукописные, электронные, графические, изобразительные, кино-, фото - , фонодокументы, цифровые.
По месту составления
Документы подразделяются на внешние (входящие и исходящие) и внутренние.
Исходящие - это документы, отправляемые из организации.
Внутренние - составленные и используемые в самой организации.
По степени сложности
Простые и сложные.
Простые документы - это документы, в которых рассматривается один вопрос.
Сложные документы - это документы, в которых рассматривается несколько вопросов.
По форме изложения (по степени унификации)
Документы подразделяются на :
Индивидуальные - документы, содержание которых излагается в свободной форме;
Трафаретные - документы, в которых структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении;
Типовые - документы, созданные для документирования стандартных ситуаций и используемые во всех организациях.
Документы могут быть:
Официальные (служебные) - документы, затрагивающие интересы организации, составленные юридическими или физическими лицами, оформленные в установленном порядке;
Личные - документы, касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.
По грифу ограничения доступа
Документы подразделяются на открытые и документы с ограниченным доступом.
Документы могут иметь след. грифы:
По степени подлинности
Документы делятся на :
- подлинники (оригиналы) - первичные или единичные экземпляры официальных документов, в которых содержатся сведения, подтверждающие их достоверность (сведения об авторе, времени и месте создания);
- копии - документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы;
- заверенные копии - это копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу;
- дубликаты - это повторные экземпляры подлинника, имеющие юридическую силу.
Подлинные документы бывают действительными и недействительными.
Недействительными документы становятся в результате истечения срока или отмены его другими документами.
По срокам исполнения
Срочные и несрочные документы.
Штамп имел круглую форму с гербом и указанием цены листа.
Обязанность производить гербовую бумагу, т. е. ставить штампы, была возложена на Оружейную палату. Позже, с 24 августа 1722 г., этим начала заниматься Мануфактур-коллегия, с 24 февраля 1727 г. — Коммерц-коллегия, а затем — Экспедиция о государственных доходах.
Первая партия гербовой бумаги предназначалась для разрезки на столбцы, поэтому штамп ставился на каждом листе два раза, в верхних правом и левом углах. Такая расстановка штампов была нужна для того, чтобы при разрезке листа на два столбца на каждом столбце имелся штамп. Это привело к путанице и спекуляциям — в отдаленных от столицы местах стали продавать столбец по цене листа, так как в присутствующем на каждом столбце штампе указана цена целого листа. Трудности использования в справочных целях столбцов, сложности, возникшие при хранении, привели к их отмене.
С 1702 г. на каждом листе ставилось четыре штампа — на каждой стороне по два в верхнем и нижнем углах.Позже порядок штампования листов утвердился окончательно — по одному штампу на странице в правом верхнем углу. С 1719 г. помимо цены на штампе стали ставить год выпуска. Таким образом, гербовую бумагу без даты следует относить к периоду с 1699 по 1718 гг. Датировать более точно внутри этого периода можно по расположению штампов на листе.
Появление в делопроизводстве России бланков относится к началу XIX века, когда широкое распространение и законодательное закрепление угловой формы расположения сведений об учреждении — авторе документа можно связать с появлением в начале XIX века практической возможности часть реквизитов документов писать на бумаге заранее, то есть заготавливать бланки заранее.
Определялся и круг документов, для которых могли изготавливаться бланки. На бланках писали обычно письма, иногда на бланках писали и отпуски (черновики) писем.
Указы, журналы, протоколы, записки и др. писались на чистых листах бумаги, без бланков.
В XIX в. формуляр документа выдерживается более строго. В каждом документе имеются все его реквизиты, они получают определенное место. Выделение бланковой надписи с обозначением в ней автора, даты и номера документа ускоряло обработку документов.
Для ведения делопроизводства в XIX в. применялись как гербовая бумага, бланки, так и чистые листы бумаги.
Таким образом,мы можем сделать вывод, что, гербовая бумага была введена Петром I и на протяжении нескольких столетий постоянно преобразовывалась, истоки современного бланка относятся к XIX веку.
Бланки начали широко использоваться в делопроизводстве российских учреждений с XIX в. Первоначально они были рукописные, их писали каллиграфы и они заготовлялись впрок "для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских работников.
Затем бланки стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим получили распространение бланки, набранные в типографии. В это время бланки использовались только для переписки, они включали наименование учреждения, одного или нескольких структурных подразделений, место для даты и регистрационного индекса, местонахождение учреждения.Адрес учреждения – автора документа в бланке не помещали. Внедрение в практику делопроизводства бланков избавило служащих от необходимости многократно переписывать одни и те же сведения об учреждении. В это же время начинают создаваться бланки, содержащие обозначение должности автора управленческого документа, которые в настоящее время принято называть должностными.
Бланки относятся к тем элементам документирования, которые в числе первых были упорядочены в первые годы советской власти. Еще в 1918 г. специальное постановление правительства определило состав реквизитов бланка государственных учреждений РСФСР – название ведомства, учреждения, должностного лица, дата, номер, адрес учреждения-автора.
Первые советские стандарты, регламентирующие правила составления и оформления управленческих документов, были созданы в 1920-е годы. В одном из них3 была закреплена форма бланка письма, установлен состав обязательных реквизитов, их расположение на листе бумаги. Действовал стандарт до начала Великой Отечественной войны.
Стандартизация документов в нашей стране была возобновлена как одно из направлений совершенствования документов управления только в 1970-е годы и в числе первых стандартов были разработаны требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов, в числе которых были и требования к бланкам документов.
Согласно терминологическому стандарту, бланк документа – это "набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.Бланк даёт сведения об авторе документа, позволяющие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.
3. Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков
Гербовые бланки документов, т.е. бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, является полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Изготовление гербовых банков производят по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответств4ующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости – и серии этих номеров.
Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале).
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации.
В случае обнаружения нарушений комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья.
Законом установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный варианта геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте, а также его воспроизведение без геральдического щита в виде главной фигуры – двуглавого орла.
Государственный герб Российской Федерации (многоцветный вариант) помещается на бланках:
- федеральных конституционных законов и федеральных законов;
- указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
- постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
- решений Конституционного Суда Российской Федерации;
- решений Верховного.Суда Российской Федерации
- решений Высшего Арбитражного суда Российской Федерации;
- Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- Правительства Российской Федерации;
- Конституционного Суда Российской Федерации;
- Верховного Суда Российской Федерации;
- Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации; в одноцветном варианте помещается на бланках:
- Администрации Президента Российской Федерации;
- Полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
- Федеральных органов исполнительной власти;
- Генеральной Прокуратуры Российской Федерации;
- Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
- Счетной палаты Российской Федерации;
- Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
- Центрального банка Российской Федерации/
Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещают на бланках:
- Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
- органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
- органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
- органов прокуратуры Российской Федерации;;
- дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.
Изображения герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.
При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.
Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.
Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.
Содержание работы
1 Этапы возникновения и развития документов………..……………………. 4
2 Распорядительный документ - приказ . 13
3 Процедура составления и оформления распорядительных документов….15
5 Приказ в кадровой документации……………………………………………17
Список использованных источников и литературы ………………………..…24
Содержимое работы - 1 файл
история документов.docx
4) Министерское делопроизводство (XIX -- начала ХХ вв.)
а) порядок вступления дел;
б) движение их( производство) ;
в) отправление дел;
а) переписка министра;
б) переписка департамента
5) Советское делопроизводство (1917-1920 г.г.)
Становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. Он находил их в сокращении бумажной волокиты, в следствии чего заменил переписку переговорами по телефону, деловые бумаги - телефонограммами и установил контроль за всеми распорядительными документами. Для первых лет советской власти характерна законодательная, регламентация работы с обращениями граждан. Узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.
1) создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
2) разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;
3) разработку положения о кадрах канцелярских работников;
4) механизацию труда канцелярских работников;
5) унификацию и трафаретизацию служебной документации;
6) создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;
7) изучение в школах правил составления служебных документов;
8) подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;
9) создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.
Многие методические разработки, стандарты, ГОСТы и др. претерпели изменения, а некоторые действуют до сих пор. Можно сделать вывод, что именно в советское время сформировалась та основа делопроизводства, которая дала толчок для нынешних разработок и усовершенствования.
6) Современное делопроизводство
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.
В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основой деятельности и личному составу.
Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.
Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".
Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме "О чем?", например:
"О создании филиала общества в г. Оренбурге"
"Об увеличении уставного капитала общества"
текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер:
"В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденном Советом директоров общества 15.05.1996, и на основе решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г.Оренбурге (протокол от 18.03.1997 №1)
ПРИКАЗЫВАЮ:…"
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:
"В связи с завершением строительства нового учебного корпуса по ул. Металлистов, д.37а ПРИКАЗЫВАЮ:…"
Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.
Читайте также: