Источники получения сведений о деятельности организации реферат

Обновлено: 06.07.2024

Исследования систем управления основываются на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по
рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и
методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.
Выбор основной проблемы организации, сдерживающей ее развитие, ее всестороннее исследование, анализ и в конечном счете решение —
это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации. Поэтому знание процесса исследования систем
управления является принципиально важным.
Целью данной работы является изучение основных аспектов процесса исследования системы управления, основных организационных и
методических вопросов данного процесса, этапов исследования систем управления, а также рассмотрение источников получения
сведений о деятельности организации.

Итак, основными источниками сведений о деятельности организации являются:
• различного рода документы — устав организации и другие регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях
подразделений; должностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);
• сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;
• непосредственные наблюдения специалистов-системщиков за процессом деятельности организации.
С практической точки зрения методика проведения исследований системы управления, как правило, включает три основных раздела:
теоретический, методический, организационный.
В теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования. Методический раздел содержит
обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их
оформления. Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей,
распределение трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е.
индивидуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются
специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении
исследования систем управления.

После офорления заказа Вам будут доступны содержание, введение, список литературы*
*- если автор дал согласие и выложил это описание.

Эту работу можно получить в офисе или после поступления денег на счет в течении 30 минут (проверка денег с 12.00 до 18.00 по мск).

Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

• различного рода документы — устав организации и другие регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; долж­ностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);

• сотрудники организации, описывающие ее дея­тельность в процессе бесед и опросов;

• непосредственные наблюдения специалистов-сис­темщиков за процессом деятельности организации.

Однако ни один из указанных источников в отдель­ности не может обеспечить необходимой полноты и дос­товерности сведений о работе системы. Документы сравнительно быстро устаревают и не всегда отражают действительное состояние дел; сотрудники могут не­преднамеренно (или умышленно) исказить существую­щее положение дел; наблюдение может оказаться иска­женным случайными обстоятельствами. Поэтому на всех стадиях изучения обязательна интеграция методов полу­чения информации о работе системы, их проверка, со­поставление сведений, полученных из разных источни­ков, повторное возвращение к уже изученному процессу с целью исправления, корректировки ранее полученных сведений, детализации ранее не уточненных важных ас­пектов. Сопоставление сведений и выявление истинного состояния дел существенно облегчается при системати­зации и группировке полученных сведений, формализа­ции их представления.

Окончательно убедиться в полноте и правильности полученных сведений можно после того, как будет по­строена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей системой.

Обычно изучение полезно начинать с документов, прежде всего рассмотрев структурную организационную схему. Если такой схемы нет, ее надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание. Во многих случаях полезно на этой схеме указать вышестоящие и подчиненные организации и связи с ними.

Изучение, как правило, надо начинать с высших звеньев аппарата, последовательно переходя к низшим.

Документы, связанные с системой, можно разделить на следующие группы:

1) официальные положения и инструкции, регламен­тирующие функции организации или подразделения и определяющие сроки и процедуры обработки ин­формации и принятия решений;

2) входные документы, возникающие вне системы;

3) систематически обновляемые записи (массивы) в виде картотек или книг, используемые в процессе работы;

4) промежуточные документы, получаемые и (или) ис­пользуемые в процессе обработки данных;

5) выходные документы.

После того как аналитик получил на основе докумен­тов общее представление об изучаемой организации или подразделении, он переходит к стадии опросов и бесед с сотрудниками.

Первый контакт с сотрудниками осуществляйся с участием руководителя изучаемого подразделения, ко­торый сообщает сотрудникам цель проводимой работы, заинтересованность в ее проведении, наличие приказов или других официальных документов, на основании ко­торых работа выполняется, говорит о необходимом со­действии и сотрудничестве с разработчиками.

Сбор сведений путем опросов должен быть избира­тельным и целенаправленным. При решении некоторые задач и на первых этапах работы нужны обобщенные данные; для других задач и на более поздних этапах " детальные. Поэтому надо предварительно наметить круг интересующих вопросов, а после каждой беседы оценить полученные сведения и корректировать план дальнейших бесед.

Следует учесть, что получение и последующая обра­ботка сведений является весьма важной, но в то же вре­мя и очень трудоемкой работой. Надо все время пом­нить, что изучение существующей системы не самоцель, а средство познания и требует соизмерять степень дета­лизации данных и соответствующие затраты с возмож­ной эффективностью.

Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце обследования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовре­мя завершить изучение организации. В процессе изуче­ния необходимо выяснить не только как работает систе­ма, но и почему она работает именно так, а не иначе. Умение отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта.

I Краткие выводы 1, Системное исследование целесообразно проводить на основе выбранной методологии, которая пред­ставляет собой совокупность целей, методов и средств, необходимых для комплексного исследо­вания. 2. Важное значение при проведении исследований при­обретает общая концепция, построенная на основе системы научных знаний в области управления, а также теории и практики организационного проек­тирования. 3. Системная концепция предполагает комплексное про­ектирование систем управления, включающее выбор целей функционирования, формирование состава ре­шений, реализующих выбранные цели, проектирова­ние технологии подготовки управленческих решений, формирование структуры управления, разработку регламентирующей документации.

Контрольные вопросы

1. В чем сущность методологии исследования систем управления?

2. В чем сущность общей концепции исследования систем управления?

3. Какое значение для анализа и проектирования ор­ганизации имеет общая концепция.

4. Назовите и поясните основные этапы общей кон­цепции.

5. Какое значение для проведения исследований име­ют такие характеристики процесса управления, как, цели организации, функции управления, управленческие ре­шения, организационная структура.

Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

различного рода документы - устав организации и другие регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);

сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;

непосредственные наблюдения специалистов-системщиков за процессом деятельности организации.

Однако ни один из указанных источников в отдельности не может обеспечить необходимой полноты и достоверности сведений о работе системы. Документы сравнительно быстро устаревают и не всегда отражают действительное состояние дел; сотрудники могут непреднамеренно (или умышленно) исказить существующее положение дел; наблюдение может оказаться искаженным случайными обстоятельствами. Поэтому на всех стадиях изучения обязательна интеграция методов получения информации о работе системы, их проверка, сопоставление сведений, полученных из разных источников, повторное возвращение к уже изученному процессу с целью исправления, корректировки ранее полученных сведений, детализации ранее не уточненных важных аспектов. Сопоставление сведений и выявление истинного состояния дел существенно облегчается при систематизации и группировке полученных сведений, формализации их представления.

Окончательно убедиться в полноте и правильности полученных сведений можно после того, как будет построена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей системой.

Обычно изучение полезно начинать с документов, прежде всего рассмотрев структурную организационную схему. Если такой схемы нет, ее надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание. Во многих случаях полезно на этой схеме указать вышестоящие и подчиненные организации и связи с ними. [2, с. 179]

Изучение, как правило, надо начинать с высших звеньев аппарата, последовательно переходя к низшим.

Документы, связанные с системой, можно разделить на следующие группы:

) официальные положения и инструкции, регламентирующие функции организации или подразделения и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений;

) входные документы, возникающие вне системы;

) систематически обновляемые записи (массивы) в виде картотек или книг, используемые в процессе работы;

) промежуточные документы, получаемые и (или) используемые в процессе обработки данных;

После того как аналитик получил на основе документов общее представление об изучаемой организации или подразделении, он переходит к стадии опросов и бесед с сотрудниками.

Первый контакт с сотрудниками осуществляйся с участием руководителя изучаемого подразделения, который сообщает сотрудникам цель проводимой работы, заинтересованность в ее проведении, наличие приказов или других официальных документов, на основании которых работа выполняется, говорит о необходимом содействии и сотрудничестве с разработчиками.

Сбор сведений путем опросов должен быть избирательным и целенаправленным. При решении некоторые задач и на первых этапах работы нужны обобщенные данные; для других задач и на более поздних этапах " детальные. Поэтому надо предварительно наметить круг интересующих вопросов, а после каждой беседы оценить полученные сведения и корректировать план дальнейших бесед. [1, с. 223]

Следует учесть, что получение и последующая обработка сведений является весьма важной, но в то же время и очень трудоемкой работой. Надо все время помнить, что изучение существующей системы не самоцель, а средство познания и требует соизмерять степень детализации данных и соответствующие затраты с возможной эффективностью.

Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце обследования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовремя завершить изучение организации. В процессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Умение отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта.

• различного рода документы — устав организации и иные регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);

• сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;

• непосредственные наблюдения специалистов-системщиков за процессом деятельности организации.

Однако ни один из указанных источников в отдельности не может обеспечить необходимой полноты и достоверности сведе­ний о работе системы. Документы сравнительно быстро устаре­вают и не всегда отражают действительное состояние дел; со­трудники могут непреднамеренно (или умышленно) исказить существующее положение дел; наблюдение может оказаться ис­каженным случайными обстоятельствами. Поэтому на всех ста­диях изучения обязательны:

• интеграция методов получения информации о работе сис­темы и их проверка;

• сопоставление сведений, полученных из разных источников;

• повторное возвращение к уже изученному процессу с целью исправления, корректировки ранее полученных сведений, детализации ранее не уточненных важных аспектов.

Сопоставление сведений и выявление истинного состояния дел существенно облегчается при систематизации и группировке полученных сведений, формализации их представления. Окон­чательно убедиться в полноте и правильности полученных све­дений можно после того, как будет построена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей системой.

1. Работа с документами. Обычно изучение следует начинать с документов, рассмотрев прежде всего структурную организа­ционную схему. Если такой схемы нет, ее надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание. Во многих слу­чаях полезно на этой схеме указать вышестоящие и подчинен­ные организации и связи с ними.

Изучение, как правило, надо начинать с высших звеньев ап­парата, последовательно переходя к низшим.

Документы, связанные с системой, можно разделить на сле­дующие группы:

1) официальные положения и инструкции, регламентирующие функции организации или подразделения и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений;

2) входные документы, возникающие вне системы;

3) систематически обновляемые записи (массивы) в виде кар­тотек или книг, используемые в процессе работы;

4) промежуточные документы, получаемые и (или) используе­мые в процессе обработки данных;

5) выходные документы.

2. Опросы сотрудников и беседы с ними. Эта стадия работы на­чинается после того, как аналитик получил на основе документов общее представление об изучаемой организации или каком-либо ее подразделении.

Первый контакт с сотрудниками осуществляется с участием руководителя изучаемого подразделения, который сообщает со­трудникам цель проводимой работы, заинтересованность в ее про­ведении, наличие приказов или других официальных документов, на основании которых работа выполняется, говорит о необхо­димом содействии и сотрудничестве с разработчиками.

3. Наблюдение специалистов-системщиков за деятельностью организации. Это есть один из важнейших способов получения необходимой информации. Наблюдение могут вести как специа­листы из самой организации, так и приглашенные со стороны (из специальных агентств, консалтинговых компаний).

Итак, получение и последующая обработка сведений являет­ся весьма важной, но в то же время и очень трудоемкой рабо­той. Надо все время помнить, что изучение существующей сис­темы не самоцель, а средство познания, поэтому следует соиз­мерять степень детализации данных и соответствующие затраты с возможной эффективностью.

Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце об­следования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовремя завершить изучение организации. В про­цессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Уме­ние отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта и совершенствования профессиональных навыков.

Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

• различного рода документы — устав организации и другие регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);

• сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;

• непосредственные наблюдения специалистов-системщиков за процессом деятельности организации.

Однако ни один из указанных источников в отдельности не может обеспечить необходимой полноты и достоверности сведений о работе системы.

Документы сравнительно быстро устаревают и не всегда отражают действительное состояние дел; сотрудники могут непреднамеренно (или умышленно) исказить существующее положение дел; наблюдение может оказаться искаженным случайными обстоятельствами. Поэтому на всех стадиях изучения обязательна интеграция методов получения информации о работе системы, их проверка, сопоставление сведений, полученных из разных источни- ков, повторное возвращение к уже изученному процессу с целью исправления, корректировки ранее полученных сведений, детализации ранее не уточненных важных аспектов.

Сопоставление сведений и выявление истинного состояния дел существенно облегчается при систематизации и группировке полученных сведений, формализации их представления.

Окончательно убедиться в полноте и правильности полученных сведений можно после того, как будет построена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей системой.

Обычно изучение полезно начинать с документов, прежде всего рассмотрев структурную организационную схему. Если такой схемы нет, ее надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание. Во многих случаях полезно на этой схеме указать вышестоящие и подчиненные организации и связи с ними.

Изучение, как правило, надо начинать с высших звеньев аппарата, последовательно переходя к низшим.

Документы, связанные с системой, можно разделить на следующие группы:

1) официальные положения и инструкции, регламентирующие функции организации или подразделения и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений;

2) входные документы, возникающие вне системы;

3) систематически обновляемые записи (массивы) в виде картотек или книг, используемые в процессе работы;

4) промежуточные документы, получаемые и (или) используемые в процессе обработки данных;

5) выходные документы.

После того как аналитик получил на основе документов общее представление об изучаемой организации или подразделении, он переходит к стадии опросов и бесед с сотрудниками.

Первый контакт с сотрудниками осуществляется с участием руководителя изучаемого подразделения, который сообщает сотрудникам цель проводимой работы, заинтересованность в ее проведении, наличие приказов или других официальных документов, на основании которых работа выполняется, говорит о необходимом содействии и сотрудничестве с разработчиками.

Сбор сведений путем опросов должен быть избирательным и целенаправленным. При решении некоторых задач и на первых этапах работы нужны обобщенные данные; для других задач и на более поздних этапах — детальные.

Поэтому надо предварительно наметить круг интересующих вопросов, а после каждой беседы оценить полученные сведения и корректировать план дальнейших бесед.

Следует учесть, что получение и последующая обработка сведений является весьма важной, но в то же время и очень трудоемкой работой. Надо все время помнить, что изучение существующей системы не самоцель, а средство познания и требует соизмерять степень детализации данных и соответствующие затраты с возможной эффективностью.

Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце обследования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовремя завершить изучение организации. В процессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Умение отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта.

1. Системное исследование целесообразно проводить на основе выбранной методологии, которая представляет собой совокупность целей, методов и средств, необходимых для комплексного исследования.

2. Важное значение при проведении исследований приобретает общая концепция, построенная на основе системы научных знаний в области управления, а также теории и практики организационного проектирования.

3. Системная концепция предполагает комплексное проектирование систем управления, включающее выбор целей функционирования, формирование состава решений, реализующих выбранные цели, проектирование технологии подготовки управленческих решений, формирование структуры управления, разработку регламентирующей документации.

1. В чем сущность методологии исследования систем управления?

2. В чем сущность общей концепции исследования систем управления?

3. Какое значение для анализа и проектирования организации имеет общая концепция.

4. Назовите и поясните основные этапы общей концепции.

5. Какое значение для проведения исследований имеют такие характеристики процесса управления, как, цели организации, функции управления, управленческие решения, организационная структура.

Читайте также: