Использование современных технологий для хранения и поиска документальной информации реферат

Обновлено: 02.07.2024

Глава 20 компьютерные технологии организации хранения и поиска документальной информации: Организация работы с документами, Кудряев В.А, 1999 читать онлайн, скачать pdf, djvu, fb2 скачать на телефон Рассмотрены история развития системы государственного делопроизводства, норма-тивно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с доку-ментами, информационные технологии обеспечения управленческой деятельности.

Глава 20 компьютерные технологии организации хранения и поиска документальной информации

Цель документального поиска — нахождение и выдача соответствующих запросу пользователя документов или их описаний. Документы, отвечающие запросу пользователя, называются релевантными.

Традиционно информационно-поисковые системы (ИПС) применяются для тематического поиска научно-технической информации в крупных библиотеках, научно-технических центрах, архивах, патентных библиотеках.

В настоящее время в связи с возрастанием объема документальной информации, необходимой для принятия эффективного управленческого решения, и возможностями, предоставляемыми новыми компьютерными технологиями, автоматизированные информационно-поисковые системы стали широко использоваться в различных сферах экономики.

По оценкам американских экспертов (фирма Delphi Consulting), в США ежедневно генерируется более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн. документов, причем поток деловой информации чрезвычайно разнообразен по видам ее представления. Можно выделить три основных составляющих деловой информации. Поданным вышеназванной фирмы, 12\% информации — структурировано, представлено в электронной форме, хранится и управляется с помощью систем управления базами данных. Примерно 15\% информации представляет собой неструктурированные данные в электронной форме, как правило, это текстовая информация. Для автоматизации хранения и поиска такой информации используются технологии информационно-поисковых систем. И оставшиеся около 73\% информации традиционно хранятся на бумаге. Организация быстрого и эффективного поиска такой документальной информации становится все более неразрешимой проблемой.

Таким образом, сфера приложения для технологий информационно-поисковых систем представляется достаточно широкой.

Примерами документальной информации, для которой эффективно автоматизированное хранение и поиск, могут служить: законы, постановления, комментарии к нормативным актам, тексты контрактов, переписка с клиентами и партнерами, проекты, стенограммы переговоров, приказы, распоряжения, письма, отчеты, планы, программы, записи судебных дел, постановления судов, научные статьи, доклады, конспекты, рефераты, периодические и специальные печатные издания, каталоги фирм, рекламные издания, справочники и другие документы.

При автоматизации поиска документальной информации важнейшими являются задачи формализации содержания документа и запроса. При решении этих задач могут использоваться различные подходы.

Первый подход состоит в том, что содержание документа, а также его характеристики (дата издания документа, автор и т.п.) отображаются в некую структурированную информацию, представляющую собой, например, запись реляционного файла или строку в электронной таблице. В этом случае поиск документа .сводится к поиску структурированной информации средствами СУБД или табличного процессора.

Второй подход состоит в том, что поиск происходит по всему тексту документа или по его поисковому образу. При этом в качестве запроса чаще всего выступают отдельные ключевые слова или их логические комбинации. Этому подходу, соответствующему традиционному пониманию документального поиска, и посвящена данная глава.

Эффективность документального поиска оценивают на основе показателей полноты и точности. Полнота поиска определяется как отношение числа выданных в ответ на запрос релевантных документов к числу всех имеющихся в поисковом массиве релевантных документов. Точность поиска определяется как отношение числа релевантных документов в выдаче к общему числу выданных документов.

Автоматизированный документальный поиск может быть организован на основе различных технологий: поиска по поисковому образу документа, поиска по полному тексту документа, поиска документов по гипертекстовым ссылкам.

Технология полнотекстового поиска является неотъемлемой составляющей таких современных и перспективных информационных технологий, как: системы управления документами (Document management system, DMS), технологии групповой работы над документами (groupware), технологии поиска в Internet/intranet, На технологии гипертекста базируется самый известный сервис Internet — World Wide Web (WWW).

Организация работы с документами

Комментарии, рецензии и отзывы

Все материалы сайта охраняются авторским правом! Наш сайт предоставляет возможность онлайн чтения учебников, но не скачивания. Если вас заинтересовала какая то книга, купите её в издательстве.
Если вы автор книги и не хотите, чтоб она была на сайте, то напишите нам и она будет немедленно удалена. По всем вопросам обращаться на почту [email protected]

Рассмотрение основных средств хранения и поиска документов и решений в разработках систем компьютерного ведения документов.
Главные составляющие при построении и внедрении системы автоматического документооборота. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы организаций, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.
В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации финансового труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке технологической и других видов документации, что дает для малого предприятия прямой экономический эффект.
Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам.
Поэтому в настоящее время велика потребность различных организаций в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

Басаков М. И. Современное делопроизводство; Феникс - Москва, 2016. - 480 c.
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство; Юрайт - Москва, 2014. - 576 c.
Коробейникова Л. С., Купрюшина О. М. Документационное обеспечение делового общения; Магистр - Москва, 2015. - 304 c.
Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях; Флинта, Наука - Москва, 2016. - 294 c.
Михайлов Ю. М. Секретарь руководителя. Универсальный справочник; Альфа-Пресс - , 2012. - 576 c.
Пшенко А. В., Степанов Е. А. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности; Академия - Москва, 2016. - 272 c.
Теплицкая Т. Ю. Все виды деловой корреспонденции. Правила составления и оформления; Феникс - Москва, 2015. - 192 c.

Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях; Флинта, Наука - Москва, 2016. - 294 c.
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство; Юрайт - Москва, 2014. - 576 c.
Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях; Флинта, Наука - Москва, 2016. - 294 c.

1. Басаков М. И. Современное делопроизводство; Феникс - Москва, 2016. - 480 c.
2. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство; Юрайт - Москва, 2014. - 576 c.
3. Коробейникова Л. С., Купрюшина О. М. Документационное обеспечение делового общения; Магистр - Москва, 2015. - 304 c.
4. Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях; Флинта, Наука - Москва, 2016. - 294 c.
5. Михайлов Ю. М. Секретарь руководителя. Универсальный справочник; Альфа-Пресс - , 2012. - 576 c.
6. Пшенко А. В., Степанов Е. А. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности; Академия - Москва, 2016. - 272 c.
7. Теплицкая Т. Ю. Все виды деловой корреспонденции. Правила составления и оформления; Феникс - Москва, 2015. - 192 c.

В контексте компьютерных технологий поиска документальной информации документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение. Цель поиска документальной информации - нахождение и выдача релевантных, т.е. соответствующих запросу пользователя документов или их описаний.

Автоматизированные хранение и поиск эффективны для документальной информации следующего порядка: законодательные и иные нормативные акты, комментарии к ним, материалы судебного делопроизводства; приказы, указания и иная распорядительная документация; информация, относящаяся к различного рода коммерческим договорам и контрактам (деловая переписка с клиентами и партнерами, стенограммы переговоров, тексты контрактов и т.д.); отчетно- плановая документация; предпринимательские проекты и программы; материалы научных исследований (научные статьи, доклады, аннотации, рефераты); периодическая печать; рекламная продукция (каталоги фирм, рекламные издания); справочные и другие материалы. Исторически первые информационно-поисковые (ИПС), иначе говоря, системы поиска документальной информации появились в крупных архивах, библиотеках, научно-технических центрах.

Существует два способа автоматизации поиска документальной информации, различающиеся по характеру формализации содержания документа и запроса – фактографический и документальный. Фактографический поиск предполагает, что содержание документа, а также его библиографическое описание (дата издания, автор и т. п.) отображаются в структурированную информацию, вид которой определяется конструкциями соответствующего информационного языка. Поиск сводится кработе со структурированной информацией средствами СУБД (см. параграф 8.4.), при этом пользователю могут выдаваться не только формализованное описание фактов, объектов, событий, явлений, процессов (см. параграф 5.4), но и тексты документов либо ссылки на них.

Документальный поиск происходит по ключевым словам, при этом он ведется по всему тексту документа или по его поисковому образу. Пользователь в ответ на свой запрос получает тексты документов. Эффективность документального поиска определяется качеством информационно-поискового языка (см. параграф 4.5.) и оценивается с помощью показателей полноты и точности. Полнота поиска - это отношение числа выданных пользователю в ответ на его запрос релевантных документов к числу всех имеющихся в поисковом массиве релевантных документов. Точность поиска определяется как отношение числа предоставленных пользователю релевантных документов к общему числу выданных ему документов.

Документальный поиск может быть организован с помощью следующих основных видов технологий: поиска с использованием поискового образа документа (ПОД), поиска по полному тексту документа, поиска документов по гипертекстовым ссылкам. Технология с использованием ПОД успешно применяется при организации как ручного, так и автоматизированного поиска документов. Суть поискового образа документа состоит в том, что за образ документа принимается его центральная идея, которую можно выразить в виде краткого текста (набора ключевых слов). В простейшем случае функцию такого краткого текста выполняет заглавие документа или его первая фраза.

Использование ПОД не требует значительных объемов памяти, мощного и дорогого аппаратного и программного обеспечения, время поиск относительно невелико. Вместе с тем, набор даже самых информативных ключевых слов не может адекватно представлять содержание документа во всей его полноте, более того, существует вероятность искажения его содержания. Указанный недостаток приобретает принципиальное значение для нормативно-правовых документов.

Нормализация терминов состоит в приведении всех форм каждого слова к одной стандартной форме, например, существительного - к именительному падежу единственного числа.

Возможность формулировки запросов на естественном языке имеется, прежде всего, в ИПС, для которых базовым языком общения является английский. Русский язык сложнее английского, так как менее структурирован, имеет более сложные морфологию и синтаксис, поэтому в русскоязычных системах преобладают традиционные средства представления запросов в формализованном виде.

Полнотекстовые базы данных широко используются для хранения и поиска правовой информации, сведений, опубликованных в периодических печатных изданиях, а также корпоративной документации.

Гипертекстовые технологии предполагают, что поиск документальной информации происходит с учетом множества взаимосвязей, имеющихся между документами, а значит более эффективно, чем при выше указанных методах поиска. Гипертекст (нелинейный текст) представляет собой организацию информации, при которой текст образует множество фрагментов с явно указанными ассоциативными связями между ними. В более широком смысле под гипертекстом понимается метод представления ассоциативно связанных фрагментов, объединения взаимосвязанных по тематике (ассоциативно) фрагментов текста, изображений, звука.

Язык разметки представляет собой средство формирования гипертекстовых документов, используется для создания Web-страниц, позволяет осуществлять также связь текста и изображения с документами, расположенными на другом сервере Web.

Протокол обмена данными служит для установления связи с документами формата HTML независимо от их местонахождения.

Средства просмотра Web-страниц – специальные компьютерные программы (браузеры), позволяющие осуществить поиск информации путем просмотра гипертекстовой сети, произвести форматирование и отображение документа на конкретном компьютере пользователя.

Основным инструментом поиска в Интернет являются поисковые системы, в настоящее время насчитывается около 200 таких систем. По используемым поисковым технологиям они классифицируются следующим образом: тематические каталоги, онлайновые справочники, поисковые машины, а также средства мета-поиска.

Тематические каталогипредполагают классификацию и индексирование документов (автоматически или вручную) в соответствии заранее заданным перечнем тематических рубрик, построенных по иерархическому принципу.

Онлайновые справочникипредставляют собой специализированные каталоги, сформированные по выделенным, наиболее популярным темам, сферам деятельности, отраслям, в частности, по новостям, по городам, по адресам электронной почты и т. д.

Поисковые машиныреализуют технологию полнотекстового поиска по базе данных, распределенной в сети. Индексируются тексты, расположенные на опрашиваемых серверах. Индекс наиболее мощных информационных систем содержит информацию о нескольких десятках миллионов документов. Речь идет о поиске в базе данных колоссальных размеров, поэтому формулировка запроса оказывает большое влияние на результат поиска. Поисковые машины - самое развитое из существующих средств поиска.

Средства метапоиска.позволяют осуществить обработку одновременно несколькими поисковыми системами, а результат поиска объединить в общий, упорядоченный по степени релевантности список. Каждая поисковая система обрабатывает только часть узлов сети, поэтому метапоиск позволяет значительно расширить базу поиска.

Наиболее мощными глобальными поисковыми системами являются AltaVista, HotBot, Northern Light, Yahoo.

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Министерство образования Ставропольского края

на тему: Современные информационные технологии в документационном обеспечении управление

по дисциплине: Информационное обеспечение перевозочного процесса

Работу выполнил обучающийся

Курс 2 Группа № 23

Адоньев Михаил Викторович

Специальность: Организация перевозок и управление на

Глава I. Основы организации информационных технологий ………….6

1.1 Понятие и классификация информационных технологий управлени…..6

1.2 Характеристика современных информационных технологий и стратегии их использования……………………………………………………………. 14

Список использованных источников и литературы……………………30

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.

Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.

Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

• наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

• созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

• расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты - от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

Объектом исследования являются информационные технологии на предприятии.

Предметом же исследования являются внедрение информационных технологий.

Цель курсовой работы – рассмотреть основные информационные технологии на предприятии.

Для решения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

1. указать основные понятия информационных технологий и их классификация;

2. дать характеристику современным информационным технологиям;

3. указать стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности

Список литературы можно разделить на две части: на учебные пособия и на статьи в периодических изданиях. К учебным пособиям относятся работы по информационному обеспечению управления, в котором рассматриваются информационные технологии как одно из неотъемлемых составляющих эффективного информационного обеспечения управления. Отдельно можно выделить автора А.Д. Хомоненко (21), которая является самой современной на сегодняшний день по данной теме и содержит информацию об информационных технологиях. Основную разработку данная тема получила в периодических изданиях (13;14). Это статьи, посвященные общим вопросам автоматизации информационного обеспечения управления, а также основам совершенствования документационного обеспечения управления

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

В заключении даны основные выводы по теме исследования, в списке использованных источников и литературы представлено 22 источника.

Глава I. Основы организации информационных технологий

1.1 Понятие и классификация информационных технологий

В одной из современных энциклопедий дается следующее определение данного понятия:

Из трех возможных вариантов определение наиболее близок к информационным технологиям первый вариант.

- объект воздействия (в приводимом определении – это сырье, материал, полуфабрикат, т.е. материальный ресурс);

- результат воздействия (изменение состояния, свойств, формы объекта воздействия);

- методы воздействия (обработка, изготовление, изменение – процессы, приводящие к искомому результату воздействия) (11, 322).

Расширяя перечень ресурсов, рассматриваемых в качестве объекта воздействия, мы получаем соответствующее расширение и состава технологий: если объектом воздействия является энергия, то мы получаем энергетические технологии (передача энергии, преобразование энергии и т.п.); финансовые ресурсы в качестве объекта воздействия обуславливают финансовые технологии (операции на рынке ценных бумаг, валютные операции, кредитование и т.п.); кадровые (людские ресурсы в качестве объекта воздействия порождают технологии обучения, совместной работы в рамках единых коллективов и т.п.

В этом отношении информация, рассматриваемая как ресурс, обуславливает возникновение информационной технологии. С учетом этого можно сформулировать следующее определение информационной технологии:

Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности (21 С. 11-12).

Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами:

- предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные;

- целью процесса является получение информации;

- средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программно- аппаратные вычислительные комплексы;

- процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с предметной областью;

- выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение;

- критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.

С другой стороны информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса. Как следствие, в ее названии произошли некоторые изменения за счет присоединении одного из синонимов: новая, компьютерная или современная (21 С.11-12).

Программные средства обеспечивают обработку данных и состоят из общего и прикладного программного обеспечения и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. К общему программному обеспечению относят операционные системы, системы программирования и программы технического обслуживания, которые предоставляют сервис для эксплуатации компьютера, выявления ошибок при сбоях, восстановления испорченных программ и данных. Прикладное программное обеспечение определяет разнообразие информационных технологий и состоит из отдельных прикладных программ или пакетов, называемых приложениями. Ряд приложений могут применять все пользователи, а применение некоторых приложений требует определенного уровня квалификации проектировщика.

Разнообразие технических средств и операционных систем вынудили разработчиков ввести понятие платформы. Платформа определяет тип компьютера и операционной системы, на которых можно установить используемую информационную технологию. Практика показывает, что эволюция программно-аппаратного комплекса идет непрерывно по мере повышения квалификации и уровня знаний тех, кто реально использует эти средства. Модульность программно-аппаратных средств - ключ к эволюционному развитию систем. Международные организации и крупные фирмы в области информатики предлагают де-юре и де-факто стандарты на аппаратные и программные интерфейсы. (22 С. 26-27).

Интерфейс — это технология общения с компьютером и взаимодействия частей компьютера. Иными словами, это сопряжение частей средств информатики [информации (данных), программ, аппаратуры], в котором все информационные, логические, физические и электрические параметры отвечают установленным стандартам. И именно через стандартизацию интерфейсов обеспечивается совместимость специалиста-функционера с компьютером, то есть через стандарты интерфейса специалист-функционер может выполнять с помощью компьютера определенные действия (определенную технологию) по превращению данных в информацию. Таким образом, информационно-командная среда представляет собой совокупность программного и информационного обеспечения и определенного стандарта интерфейса.

Предметом изучения данной дисциплины являются автоматизированные информационные технологии управления (АИТУ). В АИТУ поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизациии многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер — одну, технолог - другую).

Под автоматизированной информационной технологией управления понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям (22, 26, 28).

Классификация автоматизированных информационных технологий управления

Автоматизированные информационные технологии по способу реализации в автоматизированной информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные АИТУ существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности. Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

Новая информационная технология — это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ (22, 28).

По степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы:

Читайте также: