Инструменты личной работы реферат

Обновлено: 04.07.2024

Календарь. Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла в позапрошлом веке и в совершенном виде материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 г. На каждый день отводилась одна страничка календаря, где указывалось число, день недели, месяц и год, а впоследствии добавились национальные и религиозные праздники, дни рождения великих людей. Наличие свободного пространства давало возможность делать необходимые записи: переговоры, совещания, расходы, встречи, мероприятия. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом чиновника и менеджера. Однако с развитием радио, телевидения его роль как оперативного информатора стала снижаться, а стационарное размещение на рабочем столе было явным неудобством для коммивояжеров, брокеров, агентов, маклеров. Поэтому результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник.

Ежедневник — это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разнообразного формата (А4, А5 и А6) с прочной обложкой. Ежедневник можно было брать с собой в командировки и на совещания, положив в портфель или дипломат. Сохранность информации была уже выше, чем у перекидного отрывного календаря, и ее можно было архивировать по годам. Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных мероприятий, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации, которая группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням. В 1980-х гг. еженедельники почти вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятия.

Делегирование полномочий

Делегирование можно считать одной из самых важных проблем в управлении и вместе с тем одной из самых сложных и актуальных. Это способ распределения среди работников организации задач (работ), выполнение которых необходимо для достижения поставленных целей организации. В небольших организациях, относящихся к сфере малого бизнеса, предприниматель может руководить сам, выполняя практически все основные функции управления и принимая необходимые решения. Однако по мере расширения деятельности и роста масштабов организации руководитель вынужден часть своих задач передавать подчиненным, так как время, знания и опыт любого руководителя ограничены и единоличное руководство становится невозможным или крайне неэффективным. Именно умение добиваться выполнения работы другими составляет смысл управления, а возможность делегирования превращает человека в менеджера. Если какому-либо работнику руководитель делегирует выполнение определенных задач, он должен представить ему и необходимые для этого ресурсы, поэтому вместе с задачами руководитель вынужден делегировать и соответствующий объем полномочий.

Полномочия — это право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации. Делегирование предполагает передачу задач и полномочий от высших уровней управления к низшим. На практике процесс делегирования двусторонний: он предполагает как передачу, так и принятие полномочий, что требует учитывать не только волю и желание руководителя, но и возможность и согласие подчиненного, поскольку, если подчиненный не принимает полномочий от руководителя, то делегирование не происходит. Чтобы добиться эффективной организации взаимодействия, руководитель должен делегировать работнику полномочия, достаточные для выполнения всех задач, связанных с занимаемой им должностью. Это простое правило, называемое в менеджменте принципом соответствия, на практике, к сожалению часто нарушается, и на работника возлагают задачи, выполнить которые он оказывается не в состоянии, так как соответствующие полномочия ему забыли делегировать. Одновременно с рабочей задачей должны также делегироваться необходимая компетенция и функциональная ответственность.

Современные научные концепции разделяют делегирование ответственности и делегирование власти, прав. Ответственность — это обязательство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда. Власть — реальная возможность использовать ресурсы организации и действовать или то, что человек действительно может делать.

По характеру полномочий принято различать два основных типа организационных полномочий: линейные и аппаратные. Линейные полномочия — основной вид полномочий, появившийся одновременно с возникновением иерархических организаций. Они означают право непосредственного единоличного командования, отдачи приказов и распоряжений, принятия решений по всем вопросам, возникающим в подчиненном руководителю коллективе. Линейные полномочии лежат в основе формирования организационной структуры. Возникновение аппаратных полномочий вызвано усложнением организаций и управленческого труда, его разделением и специализацией руководства. В результате такой специализации сформировался управленческий аппарат, главное назначение которого — помощь линейным руководителям в принятии и реализации решений.

Технология делегирования включает следующее: выбор сотрудника, инструктаж, стимулирование работы, наблюдение и предупреждение ошибок, помощь в случае необходимости, контроль, совместная оценка хода реализации цели и полученного результата, получение информации для постоянного совершенствования рабочего процесса.

Делегирование целесообразно в в следующих ситуациях: 1. Подчиненный может эту работу выполнить лучше руководителя. 2. Большая загруженность не позволяет самому заняться данной проблемой. 3. Делегирование в качестве метода подготовки перспективных сотрудников в кадровый резерв. 4. Необходимо освободить время для более важных проблем. 5. Изучение коллектива путем выявления деловых качеств, поручая решение тех или иных задач. 6. Необходимость покинуть рабочее место на продолжительное время. В любой из перечисленных ситуаций делегирование должно осуществляться с учетом особенностей конкретного случая.

Тысячелетняя история развития менеджмента до середины прошлого столетия базировалась на примитивных технических средствах (папирус, бумага, блокнот, кисточка, карандаш, гусиное перо, ручка, счеты, арифмометр, часы, телеграф). Принятые решения передавались чаще в виде устных распоряжений или письменных приказов через курьеров. Концентрация производства, рост числа управляющих, интернационализация бизнеса потребовали разработки унифицированной документации и технических средств, облегчающих работу менеджера. Со временем пришло понимание, что механизация управленческого труда дает значительно больший эффект, чем сокращение ручного труда в производстве. Известно множество технологий и средств организации управленческого труда, которые в зависимости от принципов фиксации информации и техники работы можно разделить на пять поколений.

Календарь.Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла в позапрошлом веке и в совершенном виде материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 г. На каждый день отводилась одна страничка календаря, где указывалось число, день недели, месяц и год, а впоследствии добавились национальные и религиозные праздники, дни рождения великих людей. Наличие свободного пространства давало возможность делать необходимые записи: переговоры, совещания, расходы, встречи, мероприятия. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом чиновника и менеджера. Однако с развитием техники его роль как оперативного информатора стала снижаться, а стационарное размещение на рабочем столе было явным неудобством для коммивояжеров, брокеров, агентов, маклеров. Поэтому результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник.

Ежедневник– это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разнообразного формата (А4, А5 и А6) с прочной обложкой. Ежедневник можно было брать с собой в командировки и на совещания, положив в портфель или дипломат. Сохранность информации была уже выше, чем у перекидного отрывного календаря, и ее можно было архивировать по годам. Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных мероприятий, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации, которая группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням. В 1980-х гг. еженедельники почти вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятия.

Электронная записная книжка.Электронные записные книжки (ЭЗК) были сконструированы в Японии в 1980-х гг. и сразу получили признание у широкого круга людей (бизнесменов, менеджеров, коммивояжеров, инженеров, студентов, туристов) в основном благодаря многоцелевому использованию и малому габариту. В настоящее время на российском рынке предлагаются к продаже модели ЭЗКс различными характеристиками и различных фирм-производителей.

Тысячелетняя история развития менеджмента до середины прошлого столетия базировалась на примитивных технических средствах (папирус, бумага, блокнот, кисточка, карандаш, гусиное перо, ручка, счеты, арифмометр, часы, телеграф). Принятые решения передавались чаще в виде устных распоряжений или письменных приказов через курьеров. Концентрация производства, рост числа управляющих, интернационализация бизнеса потребовали разработки унифицированной документации и технических средств, облегчающих работу менеджера.

Со временем пришло понимание, что механизация управленческого труда дает значительно больший эффект, чем сокращение ручного труда в производстве. Известно множество технологий и средств организации управленческого труда, которые в зависимости от принципов фиксации информации и техники работы можно разделить на пять поколений.

Календарь. Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла в позапрошлом веке и в совершенном виде материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 г . На каждый день отводилась одна страничка календаря, где указывалось число, день недели, месяц и год, а впоследствии добавились национальные и религиозные праздники, дни рождения великих людей. Наличие свободного пространства давало возможность делать необходимые записи: переговоры, совещания, расходы, встречи, мероприятия. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом чиновника и менеджера. Однако с развитием радио, телевидения его роль как оперативного информатора стала снижаться, а стационарное размещение на рабочем столе было явным неудобством для коммивояжеров, брокеров, агентов, маклеров. Поэтому результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник.

Ежедневник — это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разнообразного формата (А4, А5 и А6) с прочной обложкой. Ежедневник можно было брать с собой в командировки и на совещания, положив в портфель или дипломат. Сохранность информации была уже выше, чем у перекидного отрывного календаря, и ее можно было архивировать по годам. Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных мероприятий, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации, которая группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням. В 1980-х гг. еженедельники почти вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятия. Автор книги 12 лет пользовался ежедневником и еженедельником и до сих пор держит их в личном архиве.

Устранения перечисленных недостатков удалось достигнуть в тайм-менеджере.

Тайм-менеджер создает единую технологическую базу для принятия и исполнения решений (цели, функции, задачи, операции) на основе гибкого календаря (планы на год, месяц, неделю, день). Инструмент ТМ будет более подробно рассмотрен в следующем разделе, поэтому отметим здесь только его достоинства и недостатки.

Однако ТМ имеет и свои недостатки:

  • невозможность применения для широкого круга руководителей и специалистов. Так, ТМ неприемлем для неорганизованных и малодисциплинированных людей, работающих за столом, забитым и заваленным бумагами;
  • необходимость специального обучения по ТМ (минимум 2-дневный семинар) и дополнительные расходы времени на внесение информации в ТМ (не менее 30 мин в день);
  • высокая стоимость инструмента и обучения, оплату которых могут позволить себе только преуспевающие организации (от 400 до 900 долл. на человека).

В настоящее время на российском рынке предлагаются к продаже разные модели ЭЗК различных фирм-производителей . Предлагаемые модели отличаются по характеристикам довольно значительно, поэтому сказать однозначно, ЭЗК какой фирмы предпочтительнее, нельзя. Все зависит от практической значимости возможностей каждой модели.

Каковы же преимущества использования ЭЗК?

Какие проблемы могут возникнуть у пользователя ЭЗК?

  • Как и любая другая вещь, ЭЗК может потеряться. Причем, как правило, информация, которую она хранит, намного более ценна, чем сам инструмент. Более того, если ЭЗК с вашей информацией каким-либо образом попадет к вашему конкуренту, то можете попрощаться со своими коммерческими тайнами, если только не храните их в секретном файле, защищенном паролем.
  • Никогда не храните ЭЗК под действием сильных магнитных полей. Были случаи, когда память стиралась при прохождении с ЭЗК через дугу металлоискателя в аэропорту.
  • При смене батареек строго соблюдайте инструкцию: сначала меняйте одну, потом другую батарейку. Если вы извлечете сразу обе батарейки, ваши данные будут потеряны.
  • Не оставляйте ЭЗК под действием прямых солнечных лучей, не пользуйтесь ей при минусовой температуре, не допускайте контакта с кислотными и щелочными средами. Не протирайте экран и клавиатуру спиртом — можете стереть буквы с клавиатуры, а экран сделается мутным.
  • Несвоевременная зарядка аккумулятора может привести к отключению в нужный момент.

Однако, несмотря на неудобства технологии, ЭЗК повсеместно признана для планирования и хранения информации и все более широко используется.

Для чего же можно использовать карманный компьютер (КПК), какие функции у него имеются?

Во-первых, это ежедневник (ввод периодических дел; адресная книга имеет массу полей, разбита на категории; для заметок предусмотрены многочисленные блокноты). В идеале он должен заменить все записные книжки и разрозненные документы. Вся информация, которая требует сохранения, заносится в КПК и вы всегда получаете легкий и удобный доступ к ней. Ведь все, что вы внесли, сортируется по дате/времени и доступно через поиск по ключевым словам. Но это лишь одна из многих возможностей применения КПК.

Вторая основная функция – это напоминания. Ведь КПК всегда подаст сигнал при наступлении любого запланированного события – будь то день рождения знакомого или важный звонок (в этом случае вы и номер телефона сразу увидите на экране), встреча или вечеринка.

Электронная книга (любой текст, доступный на настольном компьютере, будь то книга, статья, web-ca&r, можно скопировать в память КПК и прочесть в любой удобный момент).

Словари имеют лексические базы для большинства популярных языков, в том числе узкоспециализированные, по темам, например такой, как Lingvo, есть и в версии для КПК.

Немаловажным свойством КПК является возможность постоянного обмена данными с вашим персональным компьютером . У вас всегда будут под рукой все ваши документы и электронная почта. Вы можете закачать на КПК только что полученную на работе почту и ответить на нее в свободное время.

Практически все КПК позволяют выходить в Интернет (через традиционный модем или мобильный телефон), пользоваться музыкой и видео (все современные модели КПК прекрасно справляются с воспроизведением музыки и видео).

Владея КПК, вы имеете сразу море информации под рукой -а это комфорт и удобство в повседневной жизни. Это лишь небольшая часть тех функций, которые имеет карманный компьютер. Все описать просто невозможно — этому можно посвятить целую книгу.

Компьютерные системы организации труда. Получили распространение в начале 1980-х гг. с бурным развитием персональных компьютеров, когда они стали неотъемлемой частью офиса и дома.


Они позволяют решать следующие задачи:

При этом сохраняются изменения на диске, информация печатается на принтере и защищается паролем.

Компьютерные системы обладают целым рядом явных преимуществ по сравнению с ручными инструментами и ЭЗК:

  1. Практически неограниченный объем памяти, позволяющий записывать значительные объемы информации, хранить долгие годы и искать данные в режиме реального времени, что особенно эффективно на больших предприятиях и в государственных органах.
  2. Возможность обмена данными внутри организации по локальным сетям, а через публичные глобальные или виртуальные частные сети – с любыми другими архивами в стране и мире.
  3. Полная унификация и систематизация процессов и получение любых разрезов информации (сотрудник, функция, день, отдел, проект, период времени и т.п.).
  4. Автоматизированное преобразование долгосрочных целей и планов в задания на неделю и день, резкое сокращение затрат времени на рутинные операции поиска и записи мероприятий и концентрация усилий на решении ключевых задач.

Недостатки компьютерных систем организации труда:

Очень непростое дело — дать совет, на каком инструменте личной работы остановить свой выбор. Это зависит от целого ряда факторов: типа предприятия, категории сотрудника, планируемых годовых расходов, уровня владения компьютером и характера работы сотрудника . Мы постарались дать наши рекомендации в табличной форме (табл. 4.1), где крестиком указаны советы по применению конкретного инструмента. Дадим краткие комментарии.

Предприятие малого бизнеса с численностью работников 50— 100 чел., которое не может позволить такие расходы на создание фирменного стиля, может закупить инструменты в обычных магазинах.


Категория сотрудника имеет также большое значение в выборе инструмента. Первый руководитель (директор, президент) может пользоваться любым инструментом, но в современных рыночных условиях он обязан иметь престижный ТМ в кожаном футляре или ЭЗК. Удручает организация, где руководитель сидит в кожаном кресле, пользуется перекидным календарем и хранит запыленный компьютер IBM.

Важное значение в выборе инструмента имеет характер работы сотрудника, определяемый временем нахождения на рабочем месте. Если вы постоянно находитесь в офисе и за письменным столом, то ваш выбор максимальный.

Посмотрите еще раз на табл. 4.1 и окончательно выберите приемлемый для вас инструмент!

Календарь был приспособлен для планирования времени кон­торской работы еще в позапрошлом веке и в совершенном виде материализовался в 1870 г. На каждый день отводилась одна стра­ничка перекидного календаря, где указывалось число, день недели, месяц и год, а впоследствии добавились национальные праздники, дни рождения великих людей и т.п. На свободном пространстве можно делать необходимые записи: переговоры, совещания, расхо­ды, встречи, мероприятия. Почти столетие календарь был основным инструментом чиновника и менеджера. Впоследствии стационарное размещение календаря стало неудобным, поэтому результатом со­вершенствования перекидного календаря стал ежедневник.

Ежедневник - это перекидной безотрывной календарь в виде блокнотов разного формата (А4, А5, А6) с прочной обложкой. В со­временных ежедневниках имеются возможности планирования ра­бочего дня и недели, контроля выполнения записанных мероприя­тий, анализа израсходованного времени (часовая разбивка рабоче­го дня), более быстрого поиска информации. Также он может ис­пользоваться и как телефонная книга (в конце ежедневника есть телефонная книга с латиницей и кириллицей), и как справочник (например, карты Европы, а также телефонные коды, различные единицы измерения, государственные праздники в разных странах и др.).

Организатор, органайзер - инструмент, в котором совмещены календарь, блокнот и телефонная книжка. Взамен обычного скоро­сшивателя или отрывного блокнота здесь используется съемный кольцевой механизм. Это позволяет многократно использовать справочные данные (адреса фирм, телефоны, нормативы и т.п.) и легко их заменять при необходимости.

o Дерево имеет ствол, который держит на себе большие ветви. o Ветви несут на себе веточки, на которых расположены иголки. О Ствол - это вы и те основные цели, которые вы поставили перед собой как в личной, так и в профессиональной жизни.

о Крупные ветви - ключевые области - основные области, на которых необходимо сконцентрировать свое внимание для дости­жения поставленных целей.

о Веточки - это крупные задачи, которые необходимо выпол­нять в каждой из ключевых областей.

о Иголки являются практическими мероприятиями и деталя­ми, которые необходимы для завершения каждой задачи.

Ваши цели - ствол дерева. Раздел целей создан для занесе­ния главных целей - как личных, так и связанных с работой. Это может быть цель по объему продаж, по сдаче экзамена, покуп­ке нового дома и т. п. Опишите ваши цели ясно и как можно точнее, чтобы их можно было бы измерить. Это поможет вам убедиться в том, действительно ли время, потраченное на задачу, ведет к дос­тижению поставленной цели.

Ваши ключевые области - ветви. Задайте себе вопросы: За что я лично несу ответственность? Каковы мои задачи? Каких целей я бы хотел достичь? Составьте список ваших задач, сгруппи­руйте их в логическом порядке, озаглавьте их, т.е. из каждой группы сформируйте ключевую область.

Ваши задачи - небольшие ветви. Под каждой ключевой обла­стью перечислите задачи, которые им принадлежат.

Опишите зада­чи с целью получить обзор того, что вам нужно сделать для дости­жения своих целей. Назначьте им контрольные даты для того, что­бы гарантировать их выполнение.

Советы пользователю Тайм-менеджера:

о Не перегружайте ваш Тайм-Менеджер, не помещайте в него больше днев­ных и/или недельных планов, чем необходимо на данный момент.

о Используйте ваши собственные символы и аббревиатуры. Они более по­нятны и к тому же экономят место.

о Пишите карандашом. Тогда вам будет легче изменять даты встреч и т.п. о Обновляйте ваши ключевые области периодически, когда ставите новые цели и задачи.

Картотечный органайзер. Картотеки по принципам своей ор­ганизации, простоте и удобству эксплуатации лучше других техни­ческих средств соответствуют идеям научной организации труда:

- расчленение сложной работы на составные части (подзада­чи);

- устранение звеньев, излишних с точки зрения достижения конечного результата;

- оптимальное сочетание оставшихся составных частей.

Картотечные системы наиболее приспособлены для фиксации

составных частей, сортировки, классификации, устранения ненуж­ного, оптимального сочетания оставшихся компонентов. В карто­течном органайзере легко решается проблема записи сложных дел (проектов, событий).

В отличие от других средств планирования организация ин­формационных потоков в картотеке - это движение карточек по оп­ределенным правилам, исключающим многократное перезаписы­вание переносимых дел и сложных, длительных заданий.

Помещение нужной карточки в определенную ячейку картотеки - это принятие определенного решения. При изменении внешних об­стоятельств легко принять новое решение и поместить карточку в другую ячейку, без перезаписывания.

Техника простейшего варианта картотечной системы несложна. Каждая запись - по отдельному вопросу, лицу, предстоящей рабо­те - должна обязательно производиться на отдельной карточке. В качестве карточки можно использовать обычный листок бумаги оп­ределенного формата, по размерам совместимый с конструкцией картотеки. Гораздо эффективнее использовать для целей опера­тивного планирования карточку-задание в виде специального блан­ка - фрейма. Для хранения карточек можно использовать различ­ные варианты организации картотеки:

- картотека в ящике письменного стола;

- плоская картотека (картоплан) в настенном варианте;

- мобильная плоская картотека оперативного планирования - картотечный органайзер (формат А4).

Рассмотрим более подробно последний вариант. Ядро карто­течного органайзера - это плоская картотека в планшетном вари­анте, в которой может быть предусмотрено 116 ячеек.

Основными информационными компонентами органайзера яв­ляются специальные бланки: карта-задание и карта-проект. Разме­ры бланков - носителей информации соответствуют стандарту ви­зиток (5х9 см). В бланках предусмотрен полный цикл деятельности исполнителя - от постановки задания до отчета о результатах вы­полненной работы.

Плоская картотека имеет модульную конструкцию, состоит из трех самостоятельных блоков:

Кроме ячеек плоской картотеки в органайзере предусмотрены дополнительные инструменты. Это встроенные в органайзер скоро­сшиватели (не менее 4) для размещения самых необходимых до­полнительных учетных бланков, расширяющих возможности карто­течного органайзера. В базовом варианте используются следующие табличные формы:

Видение перспективы Баланс

Концентрация на краткосрочном Управление в условиях кризиса Репутация хамелеона Представление о бессмысленности целей и планов

Ощущение себя жертвой, не вла­деющей собой

- месячный график распределения событий. Предназначен для наглядного представления карты предстоящих событий. Это пря­моугольная матрица, в которой каждая строка - шкала времени от 8 до 24 часов (один день). Количество строк соответствует количе­ству дней в месяце. Предстоящие события отображаются в графике в виде прямоугольных фрагментов определенной длины. Внутри этих прямоугольников можно поместить краткие записи с названием события. Если карта событий по каким-либо причинам радикально меняется, есть возможность убрать устаревший график из органай­зера и заменить его другим. Месячный график, в котором оператив­но отражается наглядная карта распределения событий, помогает руководителю принимать оптимальные решения в цикле планиро­вания и организации деятельности, исключая возможность назна­чения нескольких событий на одно и то же время;

Цель курсовой работы: проанализировать, как можно увеличить эффективность личной работы и работы предприятия.
Задачи курсовой работы:
• Рассмотреть систему планирования личной работы;
• Выделить преимущества и недостатки техники;
• Выявить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени.

Содержание работы
Файлы: 1 файл

артем.docx

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет авиационного менеджмента

Выполнил: студент 1 курса, 623 гр.

Факультет авиационного менеджмента.

Проверила: Иванова М.О.

Список использованной литературы…………………………………………………. ..23

В настоящее время одним из основных факторов успешной работы любого предприятия является профессионализм его руководителя и отточенная техника руководства.

Актуальность моей работы заключается в том, что человек проводит треть своей сознательной жизни на работе. А потери рабочего времени управленческого персонала в России составляют 25% от договора рабочего времени и являются следствием неправильной организации труда и нечетким распределением функций управления. Временем, как ресурсом любой человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различны. Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление характерное для большинства людей во всем мире. Еще Альберт Эйнштейн подметил, что людям нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за отдаленности результата во времени людям свойственно медлить с выполнением крупных и непростых заданий, считая, что времени у него в достатке, и он успеет выполнить его в срок.

Следует иметь в виду, что нехватка времени - не причина, а следствие плохой организации.

В современных условиях данные факторы во многом приобретают первостепенную роль и обуславливают качественную деятельность всего предприятия. В процессе управления у каждого руководителя вырабатывается собственная техника работы, которую он применяет в повседневной деятельности. Однако, существует ряд принципов и положений, на которых должна основываться техника личной работы любого руководителя. Кроме того, в работе предприятия также необходимо учитывать необходимость правильного выбора стилей и методов руководства.

Данная работа посвящена рассмотрению особенностей и основных принципов техники личной работы руководителя.

Цель курсовой работы: проанализировать, как можно увеличить эффективность личной работы и работы предприятия.

Задачи курсовой работы:

  • Рассмотреть систему планирования личной работы;
  • Выделить преимущества и недостатки техники;
  • Выявить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени.

Объект курсовой работы: техника личной работы.

Предмет курсовой работы: оптимизация техники личной работы.

Для написания работы были использованы учебники, деловая литература и интернет-ресурсы.

Для того чтобы правильно выполнять свои функции и достичь целей, руководитель должен правильно планировать и организовывать труд подчиненных и свой собственный.

Руководитель организации - физическое лицо, которое в соответствии с законом или учредительными документами организации осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа. 1

Организация труда руководителя - использование эффективной системы приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочего дня и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций. Организация труда или организационные отношения - это форма, в которой реализуются экономические результаты трудовой деятельности. 2

Управленческий труд имеет специфические особенности, проявляющиеся в том, что он участвует в создании материальных ценностей через организацию труда лиц, занятых производственным трудом. Важной особенностью труда, служащих, вытекающей из специфического содержания средств и продуктов труда, является его в основном умственный характер.

Чтобы выполнить задачи, стоящие перед предприятием, необходимо организовать труд работников, т.е. определить функции каждого из них, разработать формы кооперации труда, определить рабочие места, показать методы выполнения работ.

Менеджер – это человек, занимающий постоянную управленческую должность и наделённый правом принимать решения по определённым видам деятельности организации.

Специфика его труда состоит в том, что задачи любого плана – производственные,

  1. Трудовой Кодекс РФ. - М.: Эксмо, 2008. - С.261.
  2. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. - М.: Высш. шк., 2006. - С. 118.

экономические, технические, социальные – он решает в основном в организационном порядке, воздействуя на людей, которые должны непосредственно решать эти задачи. 3

Виды труда менеджера ( методы управления) - это способы воздействия управляющей подсистемы – субъекта управления на управляемую подсистему – объект управления (работник, коллектив, организационно-экономический объект управления) для достижения поставленных целей. Различают методы управления и методы процесса управления. Методы управления характеризуют законченный процесс воздействия на объект управления; методами процесса управления выполняются лишь отдельные работы. Различают также методы прямого и косвенного воздействия, формальные и неформальные. При использовании методов прямого воздействия предполагается получить непосредственный результат воздействия; методами косвенного воздействия создаются условия для достижения высоких результатов. Соотношение методов формального и неформального воздействия отражает характерные черты стиля управления. 4

В системе методов управления выделяются общие методы. К ним традиционно относятся экономические, административные (иногда их называют организационными) и социально-психологические методы.

-Экономические методы управления представляют собой совокупность способов воздействия на экономические интересы объекта управления, основанных на сознательном использовании требований экономических законов. Эти методы можно подразделить на две группы:

* методы, используемые федеральными и региональными органами;

* методы, используемые предприятиями (организациями).

- Административные методы управления включают:

* систему законодательных актов страны и региона;

* систему нормативных и методических (обязательных к применению) документов предприятия;

* систему оперативного управления (систему власти).

- Социально-психологические методы управления направлены на управление социально-психологическими процессами в коллективе для достижения поставленной цели при условии соблюдения законодательства и требований нормативных актов. Объектами управления социально-психологическими процессами являются:

* личностные характеристики работников, а также их психические и психофизиологические особенности;

* способы организации труда и рабочих мест;

* система подбора, расстановки, подготовки и переподготовки кадров;

* информационное обеспечение и его использование;

* система стимулирования работников;

* морально-психологический климат в коллективе;

* социально-бытовые условия работников;

В общем, существуют такие организационные процессы как: контроль, вознаграждение, оценка и процессы принятия решений. Рассмотрим их подробнее.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из определения стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Система вознаграждения сотрудников. Кто вознагражден, за что и в каком объеме -эти вопросы жизненно важны для большинства членов организаций. Это особенно актуально там, где вознаграждение используется как метод контроля, и персонал исполняет задачи из-за материальных выгод. Если сотрудник не опаздывает на работу, значит он хорошо организован. Если он выполняет все в срок, то можно применить систему вознаграждений.

Следующий элемент - система оценки. При осуществлении изменений процесс оценки должен рассматриваться как важный фактор повышения эффективности системы вознаграждения.

Один из важнейших организационных процессов - принятие решений.

Решение - это выбор, который должен сделать сотрудник предприятия, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой должностью. 5

Можно выделить следующие этапы рационального решения проблем или задач:

1. Диагностика проблемы.

2.Формулировка ограничений и критериев для принятия решений, т.е. какими решения не могут быть, и какие цели должны достигать этими решениями.

3.Выявление (генерация) альтернатив.

4.Оценка выработанных альтернатив.

С точки зрения организационного совершенствования важны не только эффективные процедуры принятия решений, но и организация этих процессов, например, распределение типов принимаемых решений по уровням управления.

Менеджмент имеет свой собственный экономический механизм, направленный на решение конкретных проблем взаимодействия в реализации социально-экономических, технологических, социально-психологических задач, возникающих в процессе хозяйственной деятельности.

Экономический механизм менеджмента состоит из нескольких блоков, в том числе:

-управление хозяйственной деятельностью;

- управление персоналом и др.

Анализ литературных источников показывает довольно низкую проработанность вопроса оптимизации техники личной работы. Данный вопрос в литературе рассмотрен в общих чертах, но виды инструментов личной работы разобраны довольно детально.

В учебной литературе по основам организации труда и по менеджменту, данная тема практически не раскрыта. Изложение материала носит непоследовательный, несистематический характер, что не позволяет составить цельное представление о теме.

В электронных ресурсах можно найти достаточной большой объем информации по данной теме. Вопрос раскрыт достаточно полно, изложенная информация представляет большой интерес.

Тысячелетняя история развития менеджмента до середины прошлого столетия базировалась на примитивных технических средствах (папирус, бумага, блокнот, кисточка, карандаш, гусиное перо, ручка, счеты, арифмометр, часы, телеграф). Принятые решения передавались чаще в виде устных распоряжений или письменных приказов через курьеров.

К самым элементарным инструментам можно отнести популярные цветные стикеры, которые размещают на мониторах, рабочих столах, холодильниках; доски, на которых мелком или маркером обозначают важные дела; напоминания в мобильном телефоне тоже позволяют не забыть о важном днем или встрече. Но все эти средства совершенно не подходят для работы. Данные инструменты можно использовать только для личного применения, да и постоянно вешать стикеры и записывать на листочках свои дела неудобно.

Концентрация производства, рост числа управляющих, интернационализация бизнеса потребовали разработки унифицированной документации и технических средств, облегчающих работу менеджера.

Известно множество технологий и средств организации управленческого труда,

Давайте рассмотрим их подробнее.

1)Календарь. Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла в позапрошлом веке и в совершенном виде материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 г. На каждый день отводилась одна страничка календаря, где указывалось число, день недели, месяц и год, а впоследствии добавились национальные и религиозные праздники, дни рождения великих людей. Наличие свободного пространства давало возможность делать необходимые записи: переговоры, совещания расходы, встречи, мероприятия. Почти столетие перекидной

Читайте также: