Функции и свойства документа реферат

Обновлено: 02.07.2024

Цель данной работы – рассмотреть функции и классификацию документации на предприятии.

Основными задачами являются:

- изучить историю возникновения управленческого документа;

- отразить его значимость на современном этапе развития;

Содержание

Введение……………………………………………………………………..3 3
Глава 1. Функции документов предприятия……………………………..6
Организационно-правовые документы…………………………….10

Распорядительные документы………………………………………12
Информационно-справочные документы………………………….14

Работа состоит из 1 файл

Новая курсовая.docx

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Филиал ГОУ ВПО ТвГУ в г. Нелидово

Курсовая работа на тему:

студент III курса заочной формы обучения

Шустрова Екатерина Сергеевна

Никитина Елена Эдуардовна

Глава 2. Классификация документов на предприятии………………….16

Документоведение в различных источниках рассматривается как научная дисциплина, изучающая закономерность ведения документов и разрабатывающая теоретические и методические вопросы документационного обеспечения общества. Документоведение в ряде случаев называют теорией делопроизводства.

Управленческий (организационно- распорядительный) документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц.

История управленческих документов началась еще на ранних стадиях развития Древнерусского государства. Это были договора или соглашения. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов: указные грамоты, наказы были заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; памяти и отписки заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Для министерской системы характерны такие документы: сношения (или отношения), реестры, протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные письма, записки, выписки. На современном этапе к управленческим документам относят: приказы, распоряжения, постановления, указания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора.

Ссылаясь на многие источники, автор назвал виды документов: письменные, исторические, архивные, печатные, документы, имеющие юридическое значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные (заключение должностного лица, письменный доклад, донесение, служебное письмо).

А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский дают определение научного документа, а также первичного и вторичного документов. Под научным документам авторы понимают и материальный объект, содержащий закрепленную научную информацию, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве и используемый в общественной практике. По форме различают документы: текстовые, (книги, журналы, рукописи) графические или изобразительные (чертежи, схемы, графики) аудиовизуальные (звукозаписи, кинофильмы).

Цель данной работы – рассмотреть функции и классификацию документации на предприятии.

Основными задачами являются:

- изучить историю возникновения управленческого документа;

- отразить его значимость на современном этапе развития;

Глава 1. Функции документов предприятия

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно- распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре . В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

- ретроспективную (относящуюся к прошлому);

- перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие социальных процессов, но и тормозить их.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Содержание

Вложенные файлы: 1 файл

Реферат по делопроизводству.doc

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Выполнил студент группы

Зачтено / Не зачтено

(дата проверки и подпись преподавателя)

Понятие документ, его виды, реквизиты, правила оформления, классификация…………………………………………… ……………..

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Что такое документ и каковы его функции? Этот вопрос т является темой данной контрольной работы.

Актуальность данной темы состоит в том, что управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения и т. п.

Цель данной работы:

2) Определить, что включает в себя система документационного обеспечения.

3) Выяснить основные функции документа.

4) Определить общие требования к документам.

5) Определить общие нормы и правила составления и оформления документов.

1.Что такое документ.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Сущность, признаки и свойства документа:

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

В состав документации по личному составу входят различные виды документов:

- организационные (штатное расписание, положение о персонале, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.) ;

- распорядительные (приказы по личному составу);

- информационно - справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты);

- персональные документы ( трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии);

- учетные документы ( личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.);

- плановые документы (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

- отчетно-статистические документы (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.)

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

- входящие (поступившие в организацию);

-исходящие (отправляемые из организации);

-внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По ограничению доступа документы разделяются на:

-для служебного пользования;

По степени подлинности документы делятся на:

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания)

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

По срокам хранения документы делятся на:

-долговременного (свыше 10 лет);

-временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

По способу передачи документов различают:

2. Основные правила при оформлении документов:

- текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

- первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;

- реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

- реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работы – определить понятие документа, виды и функции документов, а также рассмотреть классификации и системы документации.

Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

Документ – это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.

С научной точки зрения, документ – это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.

Согласно Закону Украины "Об информации" от 02.10.02, "документ – предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке или другом носителе".

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".

Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную.

Рис.1 Функции документов.

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. (Рис.1)

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

ретроспективную (относящуюся к прошлому);

перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Документ – массовое, наиболее распространенное средство информации. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В юридических справочниках под документом также понимают письменное свидетельство, доказательство; акт, удостоверяющий юридический факт (рождение, вступление в брак) или предоставляющий право на что-либо (диплом, завещание); любой письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий личный характер; паспорт, удостоверение личности.

Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Носитель документированной информации– материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Основные признаки документа:

- наличие материального носителя информации;

- идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений (достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись); реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения;

- возможность изменения форм закрепления информации (информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов, т.е. по существу, это возможность копирования информации).

Документированная информация – объект материальный, при определенных условиях ее можно относить к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности. Но это вещь особого рода. Главное отличие от других вещей – двуединство информации и материального носителя, на котором она зафиксирована, из-за чего предъявляются особые требования к правовому режиму такой информации.

Научно-технический прогресс привел к появлению электронной документации. Специфика – человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе. Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

Информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

- по средствам фиксации – на письменные (рукописные, машинописные, изданные типографским способом); графические (чертежи, схемы, планы, графики, рисунки и т.п.); фотокинодокументы; фонодокументы (фонограммы);

- по видам деятельности – на организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, финансовые, бухгалтерские, расчетно-денежные, по материально-техническому снабжению и сбыту, по внешней торговле и т.д.;

- по месту составления – на внутренние (составленные работниками данной организации) и внешние (поступающие от других организаций и физических лиц);

- по форме – на индивидуальные и типовые; - по срокам исполнения – на срочные (требующие исполнения в срок, установленный законом, инструкцией, приказом) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

- по происхождению – на служебные (затрагивающие интересы организации, подразделения, группы работников) и личные (касающиеся конкретного лица);

- по срокам хранения – на документы постоянного, долговременно- го и временного сроков хранения.

2. Свойства документированной информации – качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями, а также с требованиями к документированной информации.

Обобщенная характеристика, свидетельствующая о степени полезности информации для потребителя – ее качество. Важнейшие показатели качества и одновременно свойства документированной информации: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищенность, ценность, эргономичность.

Релевантность (от англ. relevant- уместный, относящийся к делу) информации – способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

Ценность информации – потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. Ценность информации может быть реализована только в рамках определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими ее структурными элементами и блоками. Может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.

Результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для ее источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределенность, уменьшает вероятность достижения цели.

Полнота информации – оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основе управленческих или иных решений. Документированная информация никогда не бывает полной, поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность – ценность информации в конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

Достоверность документной информации – степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. Достоверная информация – сведения, не вызывающие сомнений. Связана с полнотой (но не сверхизбыточностью) информации. Достоверность зависит от источника ин- формации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создается человеком, постольку содержащаяся в нем информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя степень субъективности.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным ее искажением – дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искаженной интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Любая информация со временем информация устаревает. Поэтому важнейшим ее свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника. С новизной связана своевременность информации, ее способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Защищенность – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения ее со стороны других лиц.

Одно из свойств документированной информации – ее доступность, возможность получения потребителем.

Эргономичность – оптимальность формы или объема информации для конкретного потребителя.

Адекватность (определенность), т.е. соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределенности, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят свое выражение в объеме информации, ее внутренней организации, структуре.

Общие свойства, характеризующие информацию как правовую категорию: физическая неотчуждаемость информации от ее обладателя, содержательность и независимость форм предоставления сведений. Особые свойства гражданско-правового характера информации: обособляемость, тиражируемость, организационная форма (сюда же добавляют релевантность, указанную нами выше).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 указывает и на такую характеристику документа как целостность, которая определяется его полнотой и неизменностью.

Основные требования к документной информации – юридическая сила, объективность, достоверность, своевременность.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическую силу придают документу необходимые реквизиты: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Объективная информация – непредвзятые, беспристрастные сведения.

Своевременность информации – фиксация информации в свое время, в нужный момент. Документ фиксирует информацию о фактах, явлениях и событиях в момент их происхождения или непосредственно после завершения.

Достаточная документная информация – строго необходимый (минимальный, исчерпывающий) объем сведений, максимально полно обеспечивающий конкретное использование содержащейся в них информации.

Юридическая сила электронному документу придается электронной цифровой подписью (ЭЦП) – аналогом собственноручной подписи. ЭЦП – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП (пин-кода) и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Условия, при одновременном соблюдении которых признается юридическая сила электронного документа:

• сертификат ключа ЭЦП не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент его подписания;

• подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;

• ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ее ключа.

Информация подразделяется в зависимости от возможности свободного доступа к ней третьих лиц на общедоступную и необщедоступную (информацию ограниченного доступа). Критерием подобной классификации выступают мера важности и мера доступности тех или иных сведений. Причем следует иметь в виду, что абсолютно доступных сведений, в отношении которых установлен тот либо иной режим, не существует. Всегда есть фактические или юридические препятствия, затрудняющие доступ к определенным блокам сведений.

С развитием информационного общества все большее значение приобретают проблемы, связанные с защитой конфиденциальной информации. Понятие тайны в правовой науке не совпадает с понятием конфиденциальной информации, так как тайна одновременно означает и правовой режим информации. Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

По мнению некоторых специалистов, к конфиденциальной информации должна быть отнесена вся информация с ограниченным доступом, составляющая любой вид тайны (А. И. Алескенцев). Статья 16 Таможенного кодекса РФ выделяет информацию, составляющую государственную, коммерческую, банковскую или иную охраняемую законом тайну, а также конфиденциальную информацию (информацию, не являющуюся общедоступной и могущую нанести ущерб правам и охраняемым законом интересам предоставившего ее лица).

Виды конфиденциальной информации: государственная, коммерческая, личная и семейная, служебная и профессиональная тайна, которая, в свою очередь, имеет ряд разновидностей. Правовой режим большинства из указанных видов конфиденциальной информации полностью не разработан.

По степени конфиденциальности (степени ограничения доступа) в настоящее время можно классифицировать только информацию, составляющую государственную тайну. Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Помимо содержания, документ должен иметь метаданные, отражающие операции деловой деятельности, или быть постоянно связанным или объединенным с ними. При этом:

• структура документа, т.е. его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами, должна оставаться неизменной;

• в документе должен быть отражен контекст его создания, по- лучения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники);

• должны быть представлены связи между отдельными записями, составляющими в совокупности документ.

3. Социальная природа документа тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. functio – исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью обще- научного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций.

Функции документа можно разделить на общие и специфические, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные).

Особые функции документа:

• информационная (фиксация и сохранение информации);

• социальная (обеспечение социальных потребностей, выполнение важных общественных задач);

• культурная (закрепление и передача культурных традиций);

• коммуникативная (обеспечение связи между отдельными элементами общественной структуры, людьми).

Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных ее подсистем. Она может быть интерактивной, т.е. вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в одном направлении: сверху – вниз или снизу – вверх. Соответственно возникают и различные категории документов:

• двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.);

• многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего общества (например, Всеобщая декларация прав человека);

• документы, ориентированные сверху вниз, т.е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.д.); документы, ориентированные снизу вверх – от исполнителя и подчинённого к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки, рапорты и т.д.).

Возникновение и широкое распространение в последние десятилетия компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации резко увеличили скорость и объемы передачи информации и, как следствие, коммуникативные возможности документа.

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций – архивов, информационных центров, музеев, библиотек и др. Специфические функции документа:

• управленческая (обеспечение организации системы и процессов управления);

• правовая (закрепление и изменение правовых норм и правоотношений в обществе);

• функция исторического источника (отражение исторических сведений о развитии общества).

Читайте также: