Формирование профиля должности реферат
Обновлено: 05.07.2024
Когда приходится подбирать персонал, можно ориентироваться на принятые стандарты (образование, опыт), а можно разработать свои. В этом поможет профиль должности. В нем содержатся не только требования к образованию и стажу, но также личные качества, профессиональные умения.
Благодаря такому документу вы увеличиваете шансы найти эффективных работников и сможете уволить тех, кто не показывает нужный результат.
Что такое профиль должности, для чего он нужен
Это внутренний документ, в котором отражены профессиональные и личные качества кандидатов. Там прописывается должность, биографические требования, ключевые компетенции и т.д. Позже мы подробно на примере рассмотрим, что входит в профиль.
Документ поможет отобрать кандидатов, так как в нем прописаны критерии хорошего работника, на которые нужно ориентироваться. Он также поможет в проверке штатных специалистов: соответствуют они занимаемой должности или нет. Если нет, то чему нужно уделить внимание, обучить, чтобы повысить эффективность.
Профили должности – своеобразный компас в руках HR-специалиста. С помощью него менеджер понимает, в каком направлении двигаться, систематизировано подходит к подбору, оценке и развитию кадров предприятия.
Еще одна задача, которую решает профиль, – это определение зоны ответственности. Например, в компании есть два маркетолога. В их задачи входит анализ рынка, анализ конкурентной среды, подготовка плана продаж, работа с клиентами и т.д. Начальник не сказал, кто чем именно должен заниматься, поэтому маркетологи то вместе берутся за одну и ту же задачу, то игнорируют другую. Часто возникают конфликты: каждый утверждает, что работает больше и лучше. Если бы в компании был профиль на каждого маркетолога, то сразу было бы ясно, кто чем занимается.
Обратите внимание! Благодаря четкому пониманию функциональных обязанностей можно сформировать справедливую заработную плату для сотрудника.
Разработка профиля должности: особенности
Профиль бывает ситуативный и методический.
Ситуативный используется, когда срочно требуется разработать профиль. Например, компания расширяется и открывает собственный отдел продаж. Открыть его нужно уже вот-вот, поэтому срочно разрабатывают документ и ищут кандидатов в отдел. Такой документ получается неполным и в дальнейшем требует доработки.
Методический – это комплексный подход к разработке: когда руководители компании заранее продумывают свою стратегию развития и на основе этого понимают, какие специалисты нужны организации.
Обратите внимание! Для разработки следует привлекать целую рабочую группу из HR-менеджера, руководителя отдела персонала и даже рядовых работников.
Для разработки профиля должности специалисты проходят следующие этапы:
Может показаться, что это слишком затратное мероприятие. Однако его нужно провести: оно будет приносить плоды в виде продуктивных кадров еще многие годы. Со временем, конечно, придется вносить небольшие корректировки в документ.
Пример профиля специалиста
Давайте рассмотрим пример профиля инженера по технической безопасности.
| Должность | Инженер по технической безопасности |
| Подразделение | Технологический отдел |
| Миссия компании | Инновационность – сотрудники стремятся становиться лучше и развивать компанию |
| Руководитель | Главный инженер |
| Подчиненный персонал | Нет |
| С кем взаимодействует | Работники производственного и технологического отдела |
| Обязанности | Контролировать соблюдение норм производства.Оценивать состояние оборудования и здания.Предотвращать появление аварийных ситуаций.Проводить инструктажи.Составлять отчеты. |
| Умения и знания | Должен знать:стандарты техники безопасности;особенности эксплуатации оборудования;нормативные правовые акты, методические материалы по технике безопасности;основные процессы производства.Должен уметь:анализировать состояние работников для уравнивания условий их деятельности на всех этапах производства;оценивать соответствие количества работников уровню нагрузки;оказывать первую медицинскую помощь. |
| Ожидания | Снижение уровня несчастных случаев на производстве на 40%.Увеличение производительности труда работников производства на 10% |
| Личные качества | Объективность и беспристрастность.Способность устанавливать и поддерживать конструктивные отношения с коллективом.Умение связно изъясняться в письменной и в устной форме. |
| Требования к образованию | Профессиональное техническое образование (среднее или высшее) |
| Требования к опыту | Четырехлетний опыт работы на производстве в качестве квалифицированного работника или два года на аналогичной должности |
Чтобы внедрить документ, его необходимо согласовать с директором компании и с руководителями подразделений. Важно, чтобы потом не возникло разногласий из-за описанных требований к должности или уровня оплаты труда.
Когда документ будет утвержден специалистами, его можно применять для поиска нового сотрудника и для оценки штатных.
Перед Вами стоит задача закрытия вакансии. Структурированный подход к закрытию вакансии предполагает формирование профиля должности. Только после сведения всех требований в единую форму вы можете приступать к поиску специалиста.
Перед составлением профиля должности необходимо определиться, кто будет принимать участие в процессе, а так же кто принимает окончательное решение о трудоустройстве сотрудника. Сколько этапов собеседования с кандидатом предстоит; кто и в какой последовательности, из вышестоящего руководства, присутствует на этих встречах. В идеале в формировании профиля должны принимать участие непосредственный руководитель будущего сотрудника и сотрудник HR отдела.
- для аттестации сотрудников, прошедших испытательных срок, а так же для последующей аттестации работающего персонала по истечении определенного времени (например, для пересмотра уровня заработной платы по окончанию определенного периода времени – полгода, год);
- личностные особенности, соотносящиеся с корпоративной культурой и внутренними, порой неформальными правилами компании, а так же анкетные данные.
Со стороны компании учитываются особенности корпоративной культуры, выполняемой работы и среды, в которой данная работа выполняется.
Компетенция – Применение этого навыка таким образом, что бы работа выполнялась по определенному заведенному в данной компании стандарту.
Личностные особенности – черты человека ярко проявляющиеся в профессиональной сфере на уровне межличностных коммуникаций.
Анкетные данные – ФИО, дата рождения, образование, дополнительное образование, опыт работы в компаниях, функциональные обязанности, дополнительные навыки, пожелания по уровню заработной плате, графику работы, отношение к командировкам и др.
Корпоративная культура - свод наиболее важных положений деятельности организации, определяемых ее миссией и стратегией развития, находящих выражение в совокупности социальных норм и ценностей, разделяемых большинством работников. Встречается как формальная, так и не формальная корпоративная культура.
Рабочая среда - это физические, химические, биологические, социальные и культурные факторы, совокупность которых составляет среду на рабочем месте.
Как правило, невозможно собрать всю необходимую, для структурированного поиска специалиста, информацию, попросив непосредственного руководителя требуемого специалиста заполнить профиль. Отсутствие понимания необходимости подробно и конкретно заполнять профиль должности и отсутствие единого восприятия терминологии мешает говорить HR специалисту и руководителю на одном языке.
После совместного заполнения HR менеджером и руководителем профиля, может оказаться, что документ перегружен требованиями к кандидату. В этом случае обязательно необходимо расставить приоритеты и понять, что обязательно и что желательно наблюдать в будущем сотруднике компании в соответствии с указанным профилем должности.
Не рекомендуется указывать более 5-и приоритетных компетенций. Помимо этого, каждая из них должна быть максимально подробно расписана.
Что бы достичь понимания, стоит организовать тренинг для руководящего состава компании, с целью договориться о едином понимании задач, способов их достижения и единой терминологии. Или приложить к профилю должности инструкцию по ее заполнению, что менее эффективно.
В любом случае, без дополнительного обсуждения документа руководителем и HR менеджером, на данном этапе работа не будет выполнена корректна.
Настоящая статья посвящена разработке модели компетенций управленческого персонала и построения профиля должности руководителя организации. В статье были разработаны основные компетенции для должности начальника отдела продаж, предложены вопросы, направленные на выявление профессионально важных психологических качеств сотрудников организации, формируемые для оценки каждой компетенции, а также дана характеристика уровней компетенций и представлены критерии оценки по уровню выявленных качеств, знаний, умений, навыков. Предлагаемый подход предусматривает выстраивание соответствия профиля должности на основе предварительной оценки ее параметров профилю компетенций. На основании модели компетенций, разработанной системы оценки уровней кандидатов, разработана модель профиля должности начальника отдела продаж. Результаты определения ключевых компетенций целесообразно использовать при проведении оценки соответствия конкретного работника эталонному профилю должности, что является основой процесса ротации кадров, оценки кандидатов при отборе на вакантные должности. В заключение определено значение внедрения модели компетенций в систему управления персоналом организации.
2. Ефремова Н.Е. Компетенции в организации. Формирование и оценивание – М.: Национальное образование, 2012. – 416 с.
3. Иванова С. Болдагоев Д. Развитие потенциала сотрудников. Профили компетенций, лидерство, коммуникации. – М.: Альпина Паблишер, 2012. – 280 с.
Основная проблема процесса найма персонала – это отсутствие четкого представления у работодателя о том, каким требованиям должен отвечать кандидат на вакантную должность и для выполнения каких трудовых обязанностей и функций необходим будущий работник.
К подбору показателей оценки претендентов на должность следует подходить особенно тщательно. От правильного выбора зависит эффективность системы найма и затраты на ее реализацию. Менеджер, решающий эту задачу, должен учитывать следующие условия [2]:
1. Четкость формулирования показателя. Неопределенные формулировки не позволяют определить, какие стандарты считаются приемлемыми для организации.
2. Простота идентификации. Следование этой рекомендации делает систему найма экономичной в эксплуатации.
3. Целесообразность включения показателей. Перечень оценочных показателей должен отражать реальные требования к претенденту.
Результатом разработки модели компетенций являются профили компетенций, построенные для каждой должности. Профили компетенций – это список компетенций, относящихся к конкретной должности а организации, с точным определением уровня их проявления. Профиль компетенций – индивидуальная эталонная модель компетенций, необходимая для достижения успеха в конкретной должности [5].
По словам О. Марининой, профиль должности – это документ, который включает в себя должностную инструкцию, а также биографические данные сотрудника, специальные знания и навыки, личностные качества и ценности, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей в компании [4]. Под профилем должности традиционно понимается системное описание критериальных требований к потенциальному работнику в терминах компетенций и их значений, которое является основанием для нормального функционирования систем подбора, оценки и развития персонала.
Построение профилей компетенций является эффективным инструментом для корректировки модели компетенций, а также получения обратной связи от линейных руководителей, ведущих специалистов об использовании модели компетенций как инструмента управления кадровой политикой организации [1].
Именно на основании профиля должности составляется заявка на подбор сотрудника. Профили должности являются также основой процесса ротации персонала, оценки кандидатов при отборе на вакантные должности. На практике данный профиль составляется непосредственным руководителем и представителем кадровой службы.
Для разработки профиля должности необходимо выделить компетенции, которые необходимы для успешного выполнения работы на выбранной должности. Для должности начальника отдела продаж была разработана оценочная модель, состоящая из следующих компетенций:
1. Организация работы.
2. Ориентация на достижение.
4. Мотивация и развитие сотрудников.
5. Работа с информацией и документами.
Вопросы, направленные на выявление профессионально важных психологических качеств (ПВК) для начальника отдела продаж
1. С какими трудностями Вы столкнулись в процессе достижения определенных целей? Что предпринимали, чтобы преодолеть эти трудности?
настойчивость, способность удерживать высокий уровень прикладываемых для решения проблемы усилий
ориентация на достижение
2. Как часто на последнем месте работы вводились какие-либо новые правила? Приходилось ли Вам самому внедрять какие либо нововведения?
гибкость, восприятие нового, способность эффективно внедрять нововведения
ориентация на достижение
3. Какие методы влияния на подчиненных Вы использовали?
способность использовать формальные и неформальные виды власти
4. Были ли на прежних местах Вашей работы неформальные лидеры? Как Вы их выявили? Как строилось Ваше взаимодействие с ними?
коммуникативные навыки, лидерство, способность выявлять и использовать влиятельных членов коллектива
5. Расскажите, пожалуйста, какие задачи Вы ставили своим подчиненным. Как это происходило?
организаторские способности, умение правильно ставить задачи
6. Каким образом Вы планировали свою работу? На какой срок? Приходилось ли Вам менять рабочие планы?
личная организованность, способность к планированию
7. Как Вы считаете, от чего зависит качество работы сотрудника? Какие способы мотивирования Вы использовали ранее в работе с подчиненными?
коммуникативные навыки, лидерство, умение определять и использовать ключевые потребности подчиненных
мотивирование и развитие сотрудников
8. Были ли среди Ваших подчиненных сотрудники, которым Вы доверяли часть своих полномочий? Как Вы определяли таких сотрудников? Какие полномочия Вы делегировали?
умение использовать делегирование для развития подчиненных
мотивирование и развитие сотрудников
9. Какими компьютерными программами Вы владеете? Что приходилось в них делать? Какую информацию Вы могли получить, работая с этими программами?
знание ПК, аналитические способности
работа с информацией и документами
Для оценки компетенций существуют различные методики, подробно описанные в работах С. Ивановой, А.И. Турчинова, Р. Боятцис, А.Я. Кибанова и т.д. Наиболее простым и часто применяемым методом является интервьюирование кандидата. В табл. 1 представлены вопросы, направленные на выявление профессионально важных психологических качеств для начальника отдела продаж компании.
Для формирования профиля должности необходимо подробно описать уровни компетенций, чтобы созданный профиль являлся эталоном должности и содержал все требования, соблюдение которых будет обеспечивать выполнение сотрудником своих обязанностей с требуемым качеством и в установленные сроки [7].
В табл. 2 представлена характеристика уровней компетенции для начальника отдела продаж компании.
Критерии оценки по уровню выявленных качеств, знаний, умений, навыков:
1 – отсутствие или слабое проявление компетенции;
2 – полностью соответствует требованиям;
3 – превышает предъявляемые требования.
На основании модели компетенций, разработанной системы оценки уровней кандидатов, разработана модель профиля должности начальника отдела продаж (табл. 3).
Внедрение в существующий процесс отбора персонала профилей должности позволит значительно упростить его, оптимизирует время на поиск кандидатов, уменьшит риски принятия кадровых решений, а также позволит повысить эффективность использования человеческих ресурсов в организации.
Уровни компетенций начальника отдела продаж
Необходимый уровень владения (навыками, умениями)
Умение ставить краткосрочные цели. Без четкого обоснования и путей их достижения
Умение ставить краткосрочные цели. Планировать пути достижения их. Достигать поставленных целей
Умение ставить как краткосрочные, так и долгосрочные (стратегические) цели. Достигать поставленных целей. Оценивать эффективность методов достижения целей
Умение демонстрировать личный пример
Умение демонстрировать личный пример. Иногда брать решение проблем в свои руки. Умение заинтересовать людей
Умение демонстрировать личный пример. Всегда брать решение проблем в свои руки. Умение заинтересовать людей и мобилизовать, делая из них соратников
Умение выстраивать взаимодействие с членами команды (организовывать совместную работу)
Умение выстраивать взаимодействие с другими членами команды (выслушивать и считаться с мнением членов команды, организовывать совместную деятельность)
Умение выстраивать взаимодействие с другими членами команды (выслушивать и считаться с мнением членов команды, наиболее оптимально организовать совместную деятельность). Способность к взаимозаменяемости и взаимовыручке. Декомпозировать цели команды на собственные цели
Способность решать проблемы лишь ограниченного направления. Не всегда достигать результата
Способность решать проблемы, иногда с применением современных методов анализа и решения проблем (отсутствие самостоятельности в выборе инструментов решения проблем). Всегда достигать результата
Способность решать проблемы с применением современных методов анализа и решения проблем. Всегда достигать результата. Анализировать эффективность выбранных методов решения проблем для дальнейшей коррекции
В статье рассмотрен профиль должности и его значение в системе управления персоналом организации. Описана сфера применения оценки персонала на основе компетентностного подхода. Представлена структура профиля должности.
Ключевые слова: компетенция, модель компетенции,профиль должности, профиль компетенций, компетентностный подход.
Эффективная работа персонала организации достигается за счет уникальных индивидуальных качеств людей — их знаний, умений, опыта и личностных особенностей [1]. Для эффективного управления организацией руководству необходимо понимать возможности персонала, выявлять имеющиеся компетенции работников для обеспечения соответствия стратегических целей организации и компетенций сотрудников [2].
В настоящее время большую актуальность в системе управления персоналом организации приобрел компетентностный подход, став ее неотъемлемой частью. При разработке и реализации стратегии управления человеческими ресурсами организации все чаще стали применять технологии управления компетенциями [3, с. 162].
Применение компетентностного подхода современными организациями нашло отражение во всех сферах управления персоналом, при этом модель компетенций является центральным элементом системы управления персоналом, вокруг которого сосредоточены конкретные функциональные направления управления персоналом. Модель компетенций — это набор ключевых компетенций, необходимых работникам для успешного достижения стратегических целей организации, с конкретными показателями их проявлений в профессиональной деятельности [4, с. 34].
Изучение литературы, относящейся к теории компетенций персонала, свидетельствует о многообразии подходов к понятию компетенции как экономической категории. Так, по мнению Ефремовой Н. В., компетенции — это обобщенные и глубокие качества личности, отображающие ее способности наиболее универсально использовать и применять полученные знания, умения и опыт, владеть приемами, действовать и принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях [5, с. 22].
Процесс подбора и найма персонала с применением компетентностного подхода требует тщательной подготовки и специального обучения. Поэтому важно определить насколько эффективен данный подход. Перечень ситуаций, при которых целесообразно применение оценки персонала на основе компетентностного подхода, представлен на рисунке 1 [6, с. 47].
Рис. 1. Сфера применения оценки персонала на основе компетентностного подхода
Результатом проекта по созданию модели компетенций являются профили компетенций, разработанные для каждой должности. Профиль компетенций — это список компетенций, относящихся к конкретной должности в организации, с точным определением уровня их проявления. Профиль компетенций определяет не только ожидаемые результаты от работников, но и то, как им следует действовать. В ходе этого этапа разработчики модели компетенций получают возможность проверить, насколько компетенции точно соответствуют всем рабочим позициям, существующим в организации.
Профиль компетенций является составным элементом профиля должности. Структура профиля должности представлена на рисунке 2.
Рис. 2. Структура профиля должности
Целью разработки профиля должности является создание эталона должности. Эталон должности необходим для описания уровня соответствия работника или кандидата требованиям должности. Ввиду этого, формируя стандарт должности, необходимо провести градацию уровней по соответствию требованиям должности. Благодаря такой дифференциации, становится возможным выявить минимальный порог соответствия, опираясь на который можно рассматривать кандидата как перспективного для данной должности. Эти же уровни помогают специалистам по управлению персоналом выявлять, на каком уровне соответствия стандарту должности находится работающий в организации сотрудник, что, в свою очередь, позволяет разработать программу развития потенциала работника, включая систему обучения и постоянного контроля знаний и умений.
Важно учитывать при формировании профилей должностей то, что они должны быть описаны подробно и содержать все требования, соблюдение которых способно обеспечить качественное выполнение работником своих функциональных обязанностей в установленные сроки [7].
Профиль должности должен быть разработан в организации до формирования заявки на подбор персонала. Заявка на подбор персонала должна разрабатываться на основании профиля должности с участием не только специалистов по управлению персоналом, но и руководителей подразделений и специалистов конкретной предметной области. Руководитель, формирующий заявку на подбор персонала, руководствуясь системой требований к должности, должен определить уровень выраженности требуемых качеств по оценочной шкале, разработанной для конкретной должности и описанной в профиле должности.
Таким образом, менеджер по подбору персонала имеет четкое представление об уровне компетенций кандидата, необходимых для выполнения функциональных обязанностей должности. В этом случае и руководитель, сформировавший заявку на подбор персонала, и менеджер по подбору персонала, правильно и однозначно понимают, привлечение какого специалиста необходимо организации.
Поскольку профиль должности является эталоном должности, он должен состоять из четко сформулированных параметров, являющихся не только требованиями к должности, но и непосредственными критериями оценки. Примером содержания оценочных критериев может послужить элемент профиля компетенций менеджера отдела продаж в организации принтмедиаиндустрии, приведенный в таблице 1.
Элемент профиля компетенций менеджера отдела продаж в организации принтмедиаиндустрии
Читайте также: