Электронный документооборот значение правовое регулирование реферат

Обновлено: 05.07.2024

Содержание

I Введение………………………………………………………………………………………..…2
II 1 .Электронный документ…………………………………………………………………. 3
Сфера применения
Определения
Законодательство в сфере использования электронных документов
Правовой режим электронных документов
Действительность электронного документа
Доказательственная сила договоров
Защита электронных документов
Подлинность электронного документа
Оригиналы электронного документа
Копии электронного документа и их удостоверение
2. Электронный документооборот……………………………………………………….……6
Отправление электронных документов
Время и место отправления и получения электронного документа
Основные принципы электронного документооборота
2.1. Системы электронного документооборота………………………………………………8
2.2. Проблемы электронного документооборота……………………………………….……10
3. Электронная цифровая подпись, электронная подпись и цифровая подпись (понятия, отличия). Электронная цифровая подпись (понятие, виды, особенности и пределы использования) .………………………………………………………………………………. 12
III Заключение……………………………………………………………………………………..15
IV Список литературы…………………………………………………………………………….17

Прикрепленные файлы: 1 файл

реферат Электронный документ, документооборот.docx

Сфера применения

Определения

Законодательство в сфере использования электронных документов

Правовой режим электронных документов

Действительность электронного документа

Доказательственная сила договоров

Защита электронных документов

Подлинность электронного документа

Оригиналы электронного документа

Копии электронного документа и их удостоверение

2. Электронный документооборот……………………………………… ……………….……6

Отправление электронных документов

Время и место отправления и получения электронного документа

Основные принципы электронного документооборота

2.1. Системы электронного документооборота…………………………………… …………8

2.2. Проблемы электронного документооборота…………………………………… ….……10

3. Электронная цифровая подпись, электронная подпись и цифровая подпись (понятия, отличия). Электронная цифровая подпись (понятие, виды, особенности и пределы использования) .…………………………………………………………………………… …. 12

Именно компьютеризация информационной деятельности помогла человечеству существенно ускорить процессы обработки, поиска, передачи информации, повысить надежность хранения больших ее массивов и тем самым преодолеть так называемый "второй информационный барьер".

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Актуальность темы. Поскольку сегодня Интернет занимает огромное значение в жизни современного общества. С технической точки зрения, Интернет - объединение транснациональных компьютерных сетей, работающих по самым разнообразным протоколам, связывающих всевозможные типы компьютеров, физически передающих данные по телефонным проводам и оптоволокну, через спутники и радиомодемы.

Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно- распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

1. Электронный документ.

Электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.

По сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд преимуществ:

-Даёт возможность поиска по ключевым словам;

-Не изнашивается с течением времени;

-Может содержать URL-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений;

-Электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов;

-Меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество других функциональных усовершенствований.

Электронная форма документов появилась и получила распространение в связи с унификацией и автоматизацией бизнес процессов и процессов управления во многих областях. Бумажный документооборот постепенно сдает свои позиции, за последнее десятилетие различные виды электронных документов практически вытеснили из оборота аналоговые.

В мире существует сейчас только один зрелый стандарт на формат электронного документа - это ODF, который в 2006 г. принят под № ISO 26300.

ODF - это формат хранения документов изначально создан в 1999 г. как открытая и свободная альтернатива закрытым форматам и с соблюдением всех процедур и формальностей, в 2006 г. формат был принят как международный стандарт. Полное описание формата занимает 738 страниц. На сегодня, формат ODF не зависит ни от конкретной компании, ни от конкретного приложения. Формат доступен для чтения и записи всем без каких-либо ограничений, связанных с лицензиями или патентами. Такой подход даёт ODF ряд существенных преимуществ.

Разработка формата некоммерческой организацией гарантирует обратную совместимость. Формат поддерживается уже более чем в 30 пакетах, работающих не только под Windows, но и под Linux.

В России в настоящее время заканчиваются работы по принятию ODF в качестве ГОСТа. Принимая его, государство преследует цель предоставить бизнесу и гражданам возможность использовать электронные документы без отчислений третьим фирмам, сократить риски потери документов за счёт гарантии обратной совместимости. Некоторые предприятия регламентируют для внутреннего обращения правила форматирования электронного документа.

В отличие от электронной копии страницы, отсканированной или посланной на принтер, в электронном документе отсутствуют поля и связано это с тем, что по правилам этикета работа по форматированию сводится к минимуму. Зачастую документы в организацию принимаются только в таком виде. Например размер копии листа А4 без полей с текстовой информацией должен быть равен 3200x2200 пикселей.

В деятельности абсолютно каждого предприятия, учреждения или ИП должна быть организована работа с документами, в чем должно быть заинтересовано любое руководство. Построение данной работы состоит из приведения документооборота в определенную последовательность, хранения и применения документов о текущей работе физического или юридического лица.

Документооборотом является процесс передвижения документов между теми, кто их составил и их исполнителями по технологическим цепочкам информации, который делает возможным известить всех кого необходимо, оповестить о принятых решениях, реализовывать учет и контроль.

ЭДО может реализовываться в виде способа ведения документов, при котором основная масса создаваемых электронных документов поддерживается благодаря компьютерным информационно-коммуникационным технологиям. Они должны быть объединены в одну сеть, которая даст возможность формировать и вести распределенную базу данных. В то же время возможно использовать документы в бумажном виде, но наиболее приоритетными все же являются документы в электронном виде, которые создаются, корректируются и хранятся в компьютере.

Документооборот делает возможным:

результативную регистрацию, хранение и учет документации;
быстрый доступ к документам и отчетам;
плодотворно управлять движением и обработкой документации;
экономить время при координации документации и принятия решений;
повысить уровень дисциплины среди исполнителей;
сократить непроизводственные затраты рабочего времени сотрудников;
минимизировать денежные затраты на делопроизводство и документооборот;
размещать в документе не только текстовые данные, но и мультимедиа;
рассылку информации на высоких скоростях для большого количества адресов;
свести на минимум расходы на обслуживающий персонал, который работает с документами (курьеры, канцелярии) и специальные кадровые службы.

Система электронного документооборота обозначена схемой на рис. 1.

Рисунок 1. Система электронного документооборота

С – субъекты; Д – документы в электронном виде (объекты); ИО – информационные отношения.

Следовательно, исключительность ЭДО выражается:

субъектным составом информационных отношений;
объектами (документами, документированными данными);
возможностью существования информационных ресурсов как в статическом состоянии, так и динамическом;
формой передачи и обмена данными.

Виды документооборота

На данный момент существует несколько видов документооборота, разных по форме и характеристике носителя:

бумажный (традиционный);
смешанный (преобладающий на сегодняшний день);
электронный (безбумажный).

По сфере осуществление бывают:

внутренний (локальный) – осуществляется в пределах отдельной организации, предприятия;
внешний – он имеет прямые и обратные связи с внешними документами.

В сфере банковского дела используют:

административный (т. е. внутренний и внешний банковский, который ориентирован на деятельность самой банковской организации);
операционный (используется для обслуживания клиентов банковского учреждения).

Образование ноосферного информационного общества связано моментами, которые касаются сферы преображения разнообразия медиа информации. Развитие документирования в XXI в. имеет сильно выраженный характер. Это проявляется в нескольких аспектах:

меняются виды носителей информации. Мир движется в сторону уплотнения потоков данных, соответственно структура и состава документальной информации также видоизменяется;
процесс обогащения документооборота традициями отдельно взятых стран;
новые отношения в сфере экономики воздействуют на рост международного влияния на обороты документированных данных, в которых заметен процесс унификации и стандартизации;
появляется все больше информационных отношений, которые осложнены иностранным элементом (носят международный характер).

Для административной документации необходимой особенностью представляются не только ее формы и объем, но и отличительные черты самого государственного органа власти, в котором она циркулирует. Работа понятий ЕГСД, ЕГСД и ОКУД на сегодняшний невозможна с той же силой, как в прошлом веке.

Подлинник – первостепенный и единственный экземпляр документа.

Дубликат – повторный экземпляр подлинника, который наделен юридической силой.

Копия – документ, который имеет полную информацию подлинника и имеет все или часть его внешних признаков, но не имеет юридической силы.

Заверенная копия – копия документа, с наличием реквизитов, которые наделяют ее юридической силой.

Выписка – копия лишь части документа, которая оформлена в установленном порядке.

Вышеописанная классификация порой не соответствует реалиям сегодняшнего ЭДО. Если все экземпляры электронных документов подписаны одним и тем же аналогом подписи, например электронной цифровой подписью, могут ли они иметь в равной мере юридическое значение? Если обратиться к вышеуказанной терминологии общероссийской классификации управленческой документации, то появляются вопросы: что представляет из себя подлинник электронного документа? Все его экземпляры или только первый? Есть ли разница между подлинником и оригиналом?

Если документы выполнены в разных форматах, к примеру в .doc и .txt, будут ли они равноценны? Если да, то какие признаки на это указывают (т.к. двоичные символы в разных форматах файлов значительно отличаются между собой)? Если же нет, то по каким признакам один формат является лучше другого? На данные вопросы и многие другие, на сегодняшний день сложно ответить однозначно, если опираться на уже существующие нормы законодательства.

Современные технологии сильно влияют на область документирования.

Для современного этапа характерны следующие особенности:

отмечается совместное ведение бумажного и электронного документооборота;
в средней по срокам перспективе будет можно предсказывать поэтапный переход от одной формы к другой через создание цифровой копии бумажных документов, также будет возможно их дублирование при одновременном курсировании документов в коммерческом и гражданском обороте; вследствие чего можно предположить, что откажутся от бумажной формы, заменяя ее в большей степени на электронную;
идет процесс подготовки кадров, которые умеют плодотворно работать и обучить приобретенным навыкам в области новейших технологий и других работников. Прежде всего это касается юристов. Во главе всего должно стоять умение будущих специалистов права пользоваться новейшими технологиями правового регулирования электронного документооборота;
изменение структуры и формы электронных документов, происходит процесс их унификации и международной стандартизации (например, правила международного бухгалтерского документооборота).

Электронный вид документооборота в большей степени создан в налоговой, банковской, таможенной сферах, дистанционного образования, а также массовых коммуникаций и связи. Но даже самые современные ведомства с точки зрения использования электронных документов в большинстве делают копии с бумажных документов, а не создают его первоначально в электронном виде.

Стоит заметить, что комплексное использование бумажных и электронных документов в делопроизводстве создает эффект дублирования, что прилично уплотняет массив документации. Вследствие этого возникает вопрос прежде всего об обеспечении сохранности и безопасности электронных документов, а также о хранении бумажных.

Для того, чтобы произвести смешанный документооборот в более крупном масштабе, чем на сегодняшний день, необходимо унифицировать формы документов, программы их обработки, снизить стоимость на технические средства их обработки данных.

Правовое регулирование

С целью того, чтобы создать более-менее нормальное представление о положении документооборота в сфере управления, требуется на уровне государства сделать конкретные индикаторы, которые будут соответствовать целям информационного обеспечения органов власти.

В наибольшей степени интересными инициативами в сфере электронного документооборота в последние годы представляются примеры интернет-голосований, которые проводятся в стране (например, при формировании совета при Президенте РФ по развитию гражданского общества и правам человека и в Общественную палату).

Такая карта будет ключом к общей базе данных, в которой будет храниться много различной информации о гражданах государства: информация о постоянной или временной регистрации, сделках с недвижимостью, о зарплате, истории болезней и т.д. Она будет оформлена на русском языке. Ее будут обязаны иметь все граждане РФ, которые достигли возраста 14-ти лет и проживают в стране.

Получение электронной карты возможно при условии:

достижения 14-летнего возраста гражданином Российской Федерации;
утраты (хищения) электронной карты;
приобретения российского гражданства.

Заменить свою электронную карту можно по некоторым причинам:

по истечению срока действия данной карты;
при изменении гражданином его фамилии, имени отчества (при его наличии);
при изменении информации о дате (числе, месяце, годе) и/ или месте рождения;
при изменении пола;
при значительном изменении внешнего вида гражданина;
при ее непригодности для последующей эксплуатации по причине износа или повреждения.

Срок действия такой карты будет составлять 10 лет. После того, как законопроект вступит в силу, уполномоченные органы продолжат выдавать бумажные паспорта граждан РФ, которые будут действительны до 1 января 2025 г. Следовательно, переход с обычных паспортов на электронные карты, после вступления в силу данного закона составляет 10 лет. Повсеместное введение этой системы может быть осуществлено лишь в случае масштабного общественного обсуждения.

На сегодняшний день по указанию Правительства РФ от 19 сентября 2013 года № 1699-р принята Концепция введения в РФ удостоверения личности гражданина страны, который оформлен в виде пластиковой карты с электронным носителем данных, что будет являться главным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ внутри государства. Этой концепцией, которую разработали ФМС вместе с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и учреждениями, формируются основные направления и принципы введения, задачи, цели введения в РФ документа, удостоверяющего личность гражданина РФ, оформленного в виде пластиковой карты с электронным носителем данных, что будет являться главным документом для удостоверения личности в пределах государства.

Само по себе внедрение системы документооборота в электронном формате в коммерческой компании или в государственном учреждении не может являться самоцелью. Даже отказ от использования бумаги и сокращение затрат, как денежных, так и по времени, на печать, отправку, получение и хранение документов – здесь не столь важны. На этот процесс следует смотреть шире, при этом разделяя области внедрения.

Внедрение СЭД – системы электронного документооборота внутри организации, позволит организовать полностью контролируемое пространство для взаимодействия между департаментами, территориально отдаленными представительствами и отдельно взятыми сотрудниками.

Внедрение ЭДО – внешнего юридически значимого электронного документооборота, широко используемая за счет регулирования государством система обмена электронными документами, осуществляемого через операторов ЭДО, которая позволяет передавать документы по телекоммуникационным каналам связи (с использованием средств криптографической защиты информации и специальных программ операторов) и получать обратную связь о статусе переданного документа.

Системы обмена электронными документами – это не только создание, отправка и получение документов, это сокращение затрат и выход на новый уровень бизнес-процессов и коммуникаций с контрагентами, а также четкий контроль всей совокупности процессов при работе с документами.

В этой статье мы рассмотрим ключевые шаги в постановке как внутреннего, так и внешнего документооборота организации, а также технологию безроумингового ЭДО. И начнем с СЭД, ведь именно работа этой системы сопровождает каждый бизнес-процесс на предприятии.

Зачем нужна система электронного документооборота на предприятии?

Целью внедрения электронного документооборота в учреждении является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления, коммуникации и работы. Именно поэтому для построения эффективной СЭД необходимо:

провести аудит сложившегося документооборота;
исследовать функции имеющихся инструментов обмена (почта, системы, записи о курьерах и почте у секретарей);
провести интервьюирование участников обмена.

Анализ действующей системы работы с документами в компании

утеря документов;
дублирование документов и процедур;
длительное время согласования;
денежные траты на бумажный документооборот и т.д.

Анализ также позволяет понять, какой участок бизнес взаимодействий является наиболее критичным и требует наиболее быстрого внедрения электронного взаимодействия. Если процессы локализованы в рамках подразделения или узкоспециализированы (например, перевод на электронный документооборот участка кассовых документов в случае географически отдаленно расположенных точек продаж). В этом случае можно рассмотреть локальное внедрение обмена ЭД, которое в свою очередь может послужить пилотным проектом внедрения СЭД, требует меньше временных и финансовых затрат.

На основе анализа разрабатывается целевая схема, которая будет реализована технически. Она должна, как минимум, обеспечивать:

удобный поиск;
оперативный контроль всех этапов работы с документом;
редактирование и согласование в соответствии с установленными ролями;
а также требования, обусловленные спецификой бизнеса.

Рис.1 СЭД на предприятии

Нужно ли составлять положение об электронном документообороте?

Исходя из возможностей и функционала технических инструментов, на базе которых будет построена целевая СЭД, в положение прописывают регламенты обработки документов, инструкции для исполнителей, их ответственность и порядок организации взаимодействия, а также права, доступ и возможность одновременной работы. Также положение должно четко описывать точки управления и контроля в процессе, маршруты движения документов, очередность согласования и утверждения, а также порядок их исполнения.

Оформление приказа о введении СЭД

На базе ТЗ принимается план внедрения СЭД и утверждается методология, что должно быть зафиксировано в соответствующем приказе. Этот, на первый взгляд, формальный этап, во-первых может затянуться, если в компании разветвленная система согласования, а во-вторых, очерчивает границы проекта и прописывает роли, что в будущем избавит участников процесса от взаимных претензий, даже если к внедрению не привлекались специалисты сторонней организации.

Установленной формы приказа нет, но, ориентируясь на то, что документ должен содержать исчерпывающие указания, в него должны быть включены следующие важные моменты:

когда и при каких условиях система будет запущена в промышленную эксплуатацию;
методологическая документация – ТЗ, регламенты, инструкции, правила;
назначение ответственных лиц по участкам – за внедрение технических средств, первоначальную обработку массива документов, обучение сотрудников
какие поправки и дополнения должны быть внесены в корпоративные нормативные акты и должностные инструкции.

Официальный запуск системы в эксплуатацию

Запуск системы в промышленную эксплуатацию, как правило, предваряется тестовым периодом, который позволяет отработать все недочеты и доработать недостающий функционал.

Теперь мы перейдем к процессу внедрения системы внешнего электронного документооборота.

Зачем нужна система ЭДО с контрагентами?

Если внедрение СЭД на предприятии чаще всего оптимизирует внутренние процессы и снижает издержки взаимодействия между участками и, как правило, является логичным следствием продуманного руководства, и, самое главное, регламентируется самим предприятием, то внедрение системы электронного взаимодействия с контрагентами вот уже более 20 лет проходят тяжелый путь.

И только регулирование со стороны государства, создание порядка аккредитации операторов электронного документооборота, большая просветительская работа в данном направлении постепенно дает свои плоды.

Устанавливая форматы и регламенты обмена документами между хозяйствующими субъектами, определяя порядок равнозначности электронного документа и бумажного оригинала и судебную защиту на основании такого документа государство подталкивает бизнес к электронному взаимодействию при совершении сделок. А сотрудничество с аккредитованным оператором, который берет на себя передачу и доставку документов, а также подтверждение всех сопутствующих действий, дает компании эффективный инструмент мгновенных бизнес-коммуникаций без потери юридической значимости взаимодействия.

Централизованная структура документооборота, систематизированное хранение документов в электронном архиве оператора, возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, – все сделает саму структуру документооборота полностью контролируемой и прозрачной, а в совокупности с СЭД ускорит процессы регистрации и согласования.

Что важно, переходить на электронные документы выгодно при любом количестве документов. Статистика говорит о сокращении расходов на бумагу и услуги доставки в среднем в 10 раз, без учета экономии на архивном хранении, а интеграция с системами бухучета, которые применяют компании любого масштаба, принесет ряд дополнительных преимуществ.

Среди них – автоматизация большой части ручных операций, контроль наличия оригинала и исключение риска его потери, структурированное хранение документов (по закону первичные документы хранят не менее 4 лет), простота их поиска, особенно при при форс-мажорах, например, при запросе контролирующих органов на аудит – все это вряд ли заставит пожалеть об отказе от бумажного документооборота.

Внедрение электронного документооборота в организации по этапам

Рис.2 ЭДО в организации

Важно учесть то, к какому оператору ЭДО подключен или планирует подключиться ваш контрагент. Механизм установления автоматического роуминга между различными операторами не всегда реализован. Например, прямой роуминг налажен между операторами ЭДО, входящими в Хаб 1С: Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр. В случае обмена документами с контрагентами, использующими Контур.Диадок, придется налаживать роуминг вручную. Эта процедура может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки роуминга надо отслеживать самостоятельно.

Если ваши контрагенты используют разных операторов ЭДО, то целесообразнее выбрать технологию ЭДО, которая поддерживает безроуминговый обмен между всеми операторами – WA:ЭДО. Технология интегрирована напрямую с 1С-ЭДО и Контур.Диадок. Она позволяет автоматически настраивать роуминг с различными операторами, работать с различными операторами в едином интерфейсе, вся информация автоматически отображается онлайн. Согласовывать документы можно в Личном кабинете, в 1С (сервис максимально интегрирован с 1С) или в привычной всем электронной почте. Предусмотрена поддержка различных маршрутов согласования и автоподпись документов без вашего участия.

Поскольку в WA:ЭДО агрегированы различные операторы ЭДО, исходящие документы отправляются самым дешевым маршрутом, что позволит вам существенно экономить на ЭДО, так как кроме этого вы заплатите только за ЭП, если у вас ее нет. При этом технология безопасна в использовании и отвечает всем требованиям законодательства РФ.

С организационно-технической точки зрения внедрение ЭДО на небольшом предприятии состоит из формальных задач, которые сводятся к обеспечению юридической силы электронных документов:

Для крупных предприятий, имеющих разветвленную структуру документооборота с большим количеством контрагентов для достижения максимального эффекта от перехода на ЭДО рекомендуется внедрение специализированных программных продуктов или кастомизированных интеграционных решений с привлечением сторонних организаций.

Этап №1. Выбор вида электронной подписи

Все электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Неформализованные документы свободны от жесткого регулирования со стороны государства (счета на оплату, письма, договоры, доверенности, техническая документация паспорта сделки и др.). Их принятие и распознавание возможно только с участием человека.

Для формализованных в отдельных законодательных актах четко описан и утвержден единый формат и регламент передачи. Это позволяет использовать программные средства всех участников обмена для распознавания и обработки в информационных системах, в том числе в программах для бухгалтерии и системе ФНС. Рекомендованный формат используют все операторы ЭДО при обмене.

Для юридически значимого взаимодействия через оператора необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, особенно это жестко закреплено для подписания электронных счетов-фактур, поэтому для обмена с контрагентами посредством операторов используют только самый защищенный вид подписи.

Рис.3 Выбор ЭЦП

В иных случаях, по соглашению сторон законодательно допускается использование простой и неквалифицированной подписи:

простая только подтверждает факт подписания документа;
неквалифицированная позволяет определить подписанта и обнаружить исправления, сделанные после подписания документа.

Этап №2. Выбор удостоверяющего центра (УЦ) и оператора

Оператор – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для реализации форматов и регламентов обмена электронными документами, утвержденными законодательно. Защищенные сервера и каналы связи оператора обеспечивают безопасность при обмене открытой и конфиденциальной информацией в рамках электронного документооборота. Оператор своевременно вносит изменения в механизмы обмена и форматы документов в соответствии с корректировками требований регуляторов рынка (ФНС, ФСБ, Правительство).

Оператор уведомляет ФНС, что юрлицо присоединилось к обмену (важно при обмене счетами-фактурами), проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов, гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом, а также реализует функциональность обмена приглашениями между контрагентами.

Организовать систему обмена юридически значимыми документами, например, обмен теми же счетами-фактурами без участия оператора, невозможно, так как не будет соблюдаться регламент передачи документов, установленный законодательно. Помимо этого участие оператора поможет избежать многих рисков, связанных с переходом на ЭДО, и упростить ряд технических моментов. Все аккредитованные операторы перечислены на сайте ФНС.

При выборе операторов стоит исходить из собственных потребностей и ориентироваться на стоимость и перечень услуг, пакетные предложения, наличие техподдержки и колл-центра, популярность и линейку сервисов.

Удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющий функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции сопровождения сертификатов.

При выборе УЦ важно обратить внимание на его правовой статус. Его аккредитация зависит от возможностей нести финансовую ответственность в случае убытков третьих лиц, доверившимся информации, указанной в сертификате ключа проверки ЭП, выданном этим УЦ, или данным реестра ключей, который ведет этот УЦ.

Этап №3. Подготовка документов и заключение договора с УЦ и оператором

Для покупки электронной подписи, как правило, необходимо заключить договор с УЦ, оплатить услугу, предоставить оригиналы заявительных документов и пройти процедуру идентификации владельца сертификата, предоставив документы удостоверяющие личность и подтверждающие полномочия, при личной встрече с представителями удостоверяющего центра. Поскольку усиленная квалифицированная подпись требуется представителям руководящего звена, посещение ими УЦ необходимо запланировать заранее.

Регистрируясь в системе ЭДО выбранного оператора, компания присоединяется к регламенту работы сервиса, что позволяет не заключать специальные соглашения с каждым контрагентом в дальнейшем и облегчает процесс внедрения ЭДО. Также организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена. Операторы могут дорабатывать свои системы по запросам пользователей, что также важно отразить в документах.

Если вы планируете внедрение технологии безбумажного документооборота на предприятии и вам необходима консультация, обратитесь к нашим специалистам любым удобным для вас способом. Наша компания специализируется на построении таких систем, начиная с типовых – где требуется только внедрение и настройка типового 1С-ЭДО, до сложнейших проектов построения полноценных BPM-систем с использованием уникальной технологии WA:ЭДО.

элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта,

водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента –

без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает

практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую

деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без

документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является

обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер

С развитием информационных технологий для документооборота

открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети

Интернет и ег о важным атриб утом - элект ронной почтой, проблема расстояния

перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ

приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы,

появилась другая – защита информации, которую содержит электронный

документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому

настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве,

культуре требует адекватной реакции со стороны и нформационных технологий.

Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и

информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие.

В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи.

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации

2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки:

соответствующей производительной вычислительной техники, высокой

пропускной способности коммуникационных линий, технологичности

3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки

(например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не

примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор,

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики

требует интенсификации и четкой организ ации всего предприятия , вплоть до

каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности,

прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как

катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и

эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного

1.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием

Для эффективного менеджм ента в деятельност и любого предприятия

информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаем ый и

управляемые процесс. Т иповым информационным объектом, фиксирующим и

регламентирующим деятельность на предприятии, является документ.

Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия

принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе

делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного

обмена – документопоток.Для любой организации можно выделить три основных

потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих

документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов,

учета, регистрации, контроля за исполнение м, формирования дел, организации

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой

государственной системой документационного обеспечения управления

(ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня

хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы

работы с документами. В то ж е время сегодня желательна детальная

регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная

до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного

обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией

модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а

также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим

местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию

документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию

документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в

управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации,

позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных

Электронный оф ис предполагает организацию работы групп пользователей

над совместным решением сложных распред еленных задач в электронных

компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня

существует большое число концепций построения электронного оф иса, в

частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию

“workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами,

необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно

пересылать документы из одного подразделения в друг ое без временных

задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль,

поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов.

Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми

человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов,

предлагаемых в бумажном виде. Классическими прим ерами являются письма и

факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства

к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии

оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR).

Последние достижения в этой области послуж или толчком к активному

внедрению технологий электронного доку ментооборота, в том числе и у нас в

стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет

Читайте также: