Единая государственная система делопроизводства реферат

Обновлено: 07.07.2024

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СОВЕТА МИНИСТРОВ СССР
ПО ВОПРОСАМ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СТАНДАРТОВ
СОВЕТА МИНИСТРОВ СССР

МИНИСТЕРСТВО ПРИБОРОСТРОЕНИЯ, СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ
И СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

Единая государственная система делопроизводства
(Основные положения)

Одобрено
Государственным комитетом
Совета Министров СССР
по науке и технике
(постановление N 435 от 4 сентября 1973 года)

Предисловие

Создание Единой государственной системы делопроизводства обусловлено насущными потребностями дальнейшего совершенствования управленческого труда, поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления является одной из существенных форм его работы.

Основные положения ЕГСД представляют научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив позволяют практически обеспечить документное обслуживание сферы управления.

Внедрение ЕГСД призвано способствовать упорядочению работы с документами в учреждениях, организациях и предприятиях на рациональной основе, в соответствии с возможностями и потребностями управленческого аппарата.

Цель Единой государственной системы делопроизводства - довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы обработки служебной информации. Тематические разделы ЕГСД охватывают вопросы организации делопроизводства, экономики и организаций труда делопроизводственного персонала, механизации процессов документооборота.

Разработка ЕГСД осуществлялась путем всестороннего изучения систем делопроизводства в ряде звеньев государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, присущих большинству учреждений и организаций, а также определения возможности, границ и масштабов системного упорядочения однотипных делопроизводственных операций.

Первая часть (разделы 1-7) основных положений ЕГСД посвящена методике и технике работы с документами. В ней формулируются требования и рекомендации по вопросам подготовки служебных документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и их группировки в дела. К существенным моментам этой части относятся положения, устанавливающие порядок подготовки и издания организационно-распорядительной документации; правила унификации, трафаретизации и способы оптимальной организации прохождения документов; методику создания карточной формы учетно-справочного аппарата; применение перфокарт и перфолент для контроля за исполнением документов.

Вторая часть (раздел 8) основных положений ЕГСД посвящена организации труда делопроизводственного персонала. В нее включены рекомендации, обеспечивающие построение и функционирование делопроизводственных служб, исчисление их штатной положенности, нормирование документационных работ, а также требования к должностному составу и условиям труда работников.

Третья часть (раздел 9) ЕГСД излагает рекомендации в области механизации труда, подчеркивая необходимость последовательно применять технические средства на тех участках работы с документами, где возможна и необходима механизация процессов. Именно комплексное решение в сочетании с дифференцированным подходом к внедрению техники (в зависимости от объема документооборота) способно повысить управленческий и экономический эффект деятельности учреждений, организаций и предприятий.

Организационные мероприятия по внедрению ЕГСД в ведомствах, учреждениях и на предприятиях предусматривают:

- непосредственное активное применение ЕГСД, разработку положений о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкций для различных категорий работников делопроизводства;

- материально-техническое обеспечение применения ЕГСД, изготовление в соответствии с государственными стандартами новых бланков документов, регистрационных карточек, обложек дел, приобретение и установку необходимого оборудования;

- обучение работников ведению делопроизводства на основе положений ЕГСД путем организации курсов, семинарских занятий и т.п.

Внедрение Единой государственной системы делопроизводства, безусловно, потребует организационных усилий и материальных затрат. Однако это станет одним из путей повышения управленческого эффекта, создаст определенные предпосылки для оптимизации управления в будущем. Разработчики рассматривают ЕГСД как важный шаг к внедрению автоматизированных систем управления, поскольку она позволяет регламентировать состав управленческой документации и документационные операции, внедряет научно-нормативную постановку труда делопроизводственного персонала. Механизация работы с документами рассматривается ЕГСД как обязательное условие правильной организации делопроизводства. Необходимо учитывать, что без повсеместной унификации и единообразных схем оптимального документооборота не представляется возможным создание общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации.

Излагаемые в ЕГСД основные положения являются также организующей основой для совершенствования делопроизводства большого количества учреждений, которые призваны в ближайшее время упорядочить работу с документами и обеспечить ее простейшую механизацию. Использование основных положений ЕГСД осуществляется в соответствии с "Методическими указаниями по применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства" '(М., 1974).

Основные положения Единой государственной системы делопроизводства разработаны Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, Институтом государства и права Академии наук СССР, Всесоюзным научно-исследовательским институтом стандартизации, Всесоюзным научно-исследовательским институтом классификации, индексации и кодирования информации, Научно-исследовательским институтом труда, Всесоюзным научно-исследовательским институтом организационной техники.

В разработке основных положений Единой государственной системы делопроизводства принимали участие: В.Н.Автократов, В.Д.Банасюкевич, Н.А.Белева, В.Г.Белов, З.В.Бондаренко, М.А.Васильев, Д.Д.Голованов, А.В.Елпатьевский, А.К.Иванова, Ж.Г.Исаджанян, М.И.Князева, В.И.Кокарев, А.С.Красавин, Б.И.Кремер, М.Т.Лихачев, A.С.Малитиков, М.В.Мурахина, П.Я.Наговицин, Л.П.Никитина, Э.Л.Оганесян, А.К.Палкин, Р.А.Поспелова, Е.В.Предейн, А.Л.Райхцаум, Т.Г.Расщепова, В.И.Ремнев, B.В.Свешников, Г.Э.Слезингер, В.В.Снедкова, А.Н.Сокова, Д.И.Сольский, Е.Л.Сонечкина, И.Д.Тиновицкая, Ю.А.Тихомиров, К.В.Якушева.

1. Общие положения

1.1. Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

1.2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) представляет собой комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях (приложение 1).

1.3. Основные положения ЕГСД распространяются на организационно-распорядительную документацию) создаваемую во всех звеньях органов государственного управления, суда, прокуратуры, администрации предприятий и учреждений, а также общественных организаций. На остальные документы учреждений положения ЕГСД распространяются в части, касающейся общих принципов работы с ними и подготовки к сдаче их в архив.

Далее именуются "учреждения".

Примечание. Порядок работы с секретными документами и документами для служебного пользования" устанавливается специальными инструкциями.

1.4. ЕГСД преследует главную цель - усовершенствовать на единой основе постановку делопроизводства в учреждениях страны путем установления рациональной организаций, форм и методов работы с документами, унификации и стандартизации документов, механизации делопроизводственных процессов.

ЕГСД направлена на совершенствование документации и документооборота в учреждениях и создание условий для последующей разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления.

При условии, если в учреждении действует автоматизированная система управления (АСУ) или отдельные ее подсистемы, базирующиеся на организационно-распорядительной документации, формы документов и работа с ними должны строиться в соответствии с требованиями информационного обеспечения АСУ.

1.5. ЕГСД устанавливает общий порядок документирования и организации работы с документами в учреждении, типовую структуру и функции делопроизводственных служб, номенклатур должностей служащих, занятых в этой сфере деятельности; содержит рекомендации по определению численности делопроизводственного персонала и норм времени на обработку документов; налагает требования к условиям труда и правила применения средств механизации делопроизводственных процессов.

1.6. Положения ЕГСД применяются учреждениями избирательно, в зависимости от отнесения их к одной из четырех категорий:

- учреждения с объемом документооборота свыше 100000 документов в год;

- учреждения с объемом документооборота от 250000 до 100000 документов в год;

- учреждения с объемом документооборота от 10000 до 25000 документов в год;

- учреждения с объемом документооборота до 10000 документов в год.

1. Отнесение учреждений к названным категориям учитывается при установлении структуры делопроизводственных служб, механизации процессов делопроизводства а также при решении отдельных вопросов документирования и организации работы с документами.

2. Случаи избирательного применения положений ЕГСД оговариваются в тексте.

1.7. Делопроизводство в учреждениях организуется на основе полной или частичной централизации, в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.

1.8. Министерства и ведомства на основе положений ЕГСД утверждают инструкций по делопроизводству для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разрабатываться индивидуальные инструкция по делопроизводству применительно к условиям конкретных учреждений.

1.9. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики его деятельности. К инструкций прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т.п.), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.).

1.10. Ответственность за соблюдение требований ЕГСД в учреждениях следует; возлагать на соответствующие делопроизводственные службы или специально выделенных на то сотрудников. Вышестоящим ведомствам и организациям необходимо осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в подведомственных им учреждениях.

2. Подготовка служебных документов

2.1. Документирование управленческой деятельности

2.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование ее в течение определенного времени.

2.1.2. Комплекс документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе своей деятельности;

- объемом и характером компетенции учреждения;

- порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

- объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

2.1.3. Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, производится на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности (приложение 2).

Классификатор составляется на основе положений об учреждении, его структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлений классификатора могут быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

При разработке классификатора учитывается разделение управленческой деятельности учреждения на конкретные участки (вопросы) и установление комплексов видов и разновидностей документов, необходимых для их выполнения.

Комплексы видов и разновидностей документов определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа (приложение 3).

2.1.4. Управленческая деятельность учреждения выражается посредством распорядительных документов.

Согласно действующему законодательству и сложившейся практике учреждения издают:

Советы Министров союзных и автономных республик:

Министерства СССР, союзных и автономных республик:

Государственные комитеты, комитеты и комиссии:

Главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик:

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осу-ществлении процесса управления. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Документ - мате-риальный носитель информации.

Содержание

1. Единая государственная система делопроизводства 3-16

2. Виды редакторской правки 17-21

3. Сроковый контроль 22-29

Работа содержит 1 файл

Доу.rtf

1. Единая государственная система делопроизводства 3-16

2. Виды редакторской правки 17-21

3. Сроковый контроль 22-29

Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно - историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.

От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы аппа-рата, использование информации в будущем

В 1964г. в Московском государственном историко-архивном институте был открыт факультет государственного делопроизвод-ства. В 1966г. создается Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, принимается Единая государственная система делопроизводства - ЕГСД, в рамках которой определены все нормативы ведения документации. ЕГСД установила порядок работы с документами, определила их унификацию и стандартизацию.

Реферат написан на основе изучения специальной литературы. В нем нашли отражение нормы и положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), государ-ственные стандарты на системы документации, методические реко-мендации по их применению.

Единая государственная система делопроизводства

Сегодня в РФ действует ряд общегосударственных норма-тивов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

- обеспечение юридической силы документа;

- организацию длительного хранения документов и последующего их использования;

- рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Создание современной нормативной базы документального обеспечения управления относится к началу 70-х гг. ХХв. В 1973г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

В 1973 году основные положения "Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)" были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практической работе. ЕГСД представлял собой научно-методический, упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и их порядок работы. Положения ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно- распорядительной документации и подкреплялись ГОСТами, перечень которых был указан в приложении. На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству. Необходимо также отметить, что ЕГСД была рассчитана на ручные методы работы с документами, кроме того, основные положение ЕГСД касались только организационно- распорядительной документации, оставляя за пределами своего влияния остальные системы документации. Формально, основные положения ЕГСД не являлись юридически обязательными для применения, не имели статуса общегосударственного норматива, так как система не была утверждена, а лишь была рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и технике.

Появившиеся на практике в 80-е гг. проблемы с внедрением ЕГСД были, в первую очередь, связаны с появлением новых информационных технологий, с появлением электронно-вычислительных машин различного класса.

В 80-х гг. с учетом сложившихся условий была подготовлена ее вторая редакция, получившая название "Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)". Разработка этого документа была вызвана следующими причинами:

внедрением в практику управления, в процессы подготовки и обработки документов вычислительной техники, а затем и персональных компьютеров, что и повлекло за собой изменение ряда традиционных (ручных) делопроизводственных операций, а также необходимость упорядочения работы с машинограммами и т.д.

идей распространения основных положений ЕГСДОУ на документы всех систем документации, создаваемых и используемых в управленческой деятельности.

ЕГСДОУ - это документ, развивающий, уточняющий и дополняющий Основные положения Единой государственной системы делопроизводства в связи с изменениями, которые претерпело делопроизводство к этому периоду времени. На основе ЕГСДОУ был подготовлен новый нормативный документ "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", который одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33. До настоящего времени он остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране.

В 1991г. вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Устанавливаются нормативные требования в организации службы делопроизводства, в частности предусматриваются некоторые условия ее создания в управленческих структурах негосударственных форм собственности.

"Основные правилах работы ведомственных архивов", утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.85 № 263 установили -

основные требования для систематизации документов в текущем делопроизводстве;

принципы и критерии ценности документов, организация экспертизы ценности документов и порядок ее проведения;

правила подготовки и передачи дел на хранение в архив.

Еще один аспект регламентации работы с документами - их архивное хранение

Утвержденный 1989 году "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов", состоящий из двух частей, предназначался для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов.

Данная инструкция отменена в 2000 году в связи с введением "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

Согласно ГОСТ 6.38 - 90 (Унифицированные системы докумен-тации. Система организационно- распорядительных документов) юридическая сила документа обеспечивается наличием определен-ного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа. В сфере работы с документами установление единообразной терми-нологии была решена задача с помощью разработанного в 1983г. ГОСТ 16487-83 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

В 1988г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением ГОСТ 6.10.1-88 (Унифицированные системы документации. Основные положения).

Основополагающими документами для современного дело-производства являются:

- ГОСТ Р 6.30-97 (Унифицированная система организационно-рас- порядительной документации. Требования к оформлению докумен-тов);

- Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 № 24 ФЗ.

Помимо стандартов и федеральных законов, существует еще и альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.

В настоящее время систему органов государственного управления делопроизводством составляют:

Госстандарт - орган, на который возложена ответственность за стандартизацию и унификацию документов. ГОСТ разрабатывается на каждый документ в отдельности.

Главархив - орган, который ведет работу по рационализации делопроизводства и организационно- распорядительной докумен-тации в стране (ОРД). Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства в целом и по отдельным аспектам работы с документами.

Главархив и Госстандарт - основные ведомства, которые регулируют управление документацией во Всероссийском масштабе

Целью данной курсовой работы является: произвести обзор отечественной литературы по вопросам делопроизводства в 1960-1970-х. гг., исследовать актуальность создания и внедрения в систему делопроизводства такой литературы, как инструкции, пособия по вопросам делопроизводства того времени. И конечно выделить их значимость на современном этапе развития делопроизводства.

Содержание

Введение 2
1. Теоритические основы 4
1.1 Документоведение в 1960-1970-е гг. 10
1.2 Разработка литературы по вопросам ЕГСД 12
2. Унификация документов в 1960-1970-е гг. 18
2.1 Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) 18
Заключение 28
Литература 31

Вложенные файлы: 1 файл

ЕГСД.doc

2. Унификация документов в 1960-1970-е гг.

2.1 Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)

На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений.

Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.

Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:

Унификация и стандартизация документов;

Рациональная организация документооборота;

Организация труда делопроизводственного персонала;

Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Вначале кратко остановимся на трех из названных групп вопросов, а именно на тех, подходы к которым в настоящее время существенно изменились. Это означает, что использовать рекомендации ЕГСД по этим вопросам в основном нельзя, так как многие из них устарели. Хотя на некоторые нормы и правила можно ориентироваться и сейчас. Речь идет об унификации и стандартизации документов, организации труда работников и механизации и автоматизации делопроизводства.

Первая группа состоит из раздела “Подготовка служебных документов”. В нем документирование управленческой деятельности рассматривается с точки зрения создания документов различными уровнями управления. Перечень наиболее важных организационно- распорядительных документов, издаваемых на различных уровнях, может быть использован и в настоящее время для определения видов документов, которые должны составляться и использоваться в тех или иных управленческих ситуациях. В разделе устанавливаются юридические основания издания распорядительных документов, что важно знать современным руководителям, а часто и их секретарям-референтам. Следует сказать, что примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов приведен в приложении к ЕГСД. Перечень содержит не только наименования видов документов, но и определяет каждый из них и эти определения используются и сегодня во всех учебниках и учебных пособиях.

Следующее направление – “Основы организации труда делопроизводственного персонала” включает следующие вопросы:

общие требования к организации труда работников делопроизводственных служб;
структура и функции делопроизводственных подразделений учреждения;
должностной и численный состав делопроизводственного персонала;
нормирование делопроизводственных работ;
основные требования к оборудованию рабочих мест;
условия труда работников делопроизводства.

Рекомендации практически по всем перечисленным вопросам в настоящее время устарели. Так, например, должности работников современных служб делопроизводства и требования к ним регламентируются сейчас такими нормативными документами, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (1995 г.), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) и др. Разработаны современные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления, что сказывается и на расчете численности делопроизводственных работников (см., например, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления, 1995г.).

Однако рекомендации по формированию структуры и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять их нужно также с учетом произошедших изменений. В соответствии с ЕГСД, делопроизводством во всех учреждениях и организациях должно заниматься единое структурное подразделение – канцелярия. Документ закрепляет типовую структуру канцелярии и ее типовые функции. В приложении к ЕГСД приводятся типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции некоторых ее работников. Как известно, с момента выхода ЕГСД значимость службы делопроизводства возросла. Уже с 1980 года в крупных министерства и ведомствах начинают создаваться управления делами. Расширились функции служб делопроизводства. Виды современных служб и их функции были закреплены более поздним документом – Государственной системой документационного обеспечения управления, о котором речь пойдет ниже. Однако и сейчас соответствующие рекомендации ЕГСД можно использовать как основу для организации и определения направлений деятельности делопроизводственных подразделений, разработки положений и должностных инструкций.

Что касается рекомендаций, включенных в раздел “Механизация делопроизводственных процессов”, то их использовать нельзя. Закономерно, что именно эти рекомендации устарели. Темпы развития средств механизации и автоматизации работ в сфере делопроизводства велики. Современные технические и программные средства создания и обработки документов в корне изменили представления о работе с документной информацией. Изменения происходят столь быстро, что закрепить их каким либо методическим документом просто невозможно.

Отдельно нужно остановиться на еще одном направлении, которое содержит рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД может оказать помощь работникам современных служб делопроизводства, включая секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется на предприятии, остаются неизменными принципы организации документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов.

Рассматриваемое направление состоит из пяти тематических разделов:

1. Организация документооборота;

3. Контроль за исполнением документов;

4. Составление номенклатуры дел и формирование дел;

5. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.

В разделе “Организация документооборота” сформулированы принципы (основные требования) организации движения документов в учреждении и на предприятии, которые лежат в основе действия и современных систем:

прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;
следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;
необходимо добиваться максимального единообразия в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов.

Таким образом, содержание раздела подчинено идее оптимизации и максимального единообразия работы с документами на всех стадиях их создания и движения. В нем даны рекомендации по разработке маршрутов движения документов, подробно описаны операции по обработке входящих, исходящих и внутренних документов, методика определения объема документооборота.

Основное внимание в разделе уделено карточной форме учетно-справочного аппарата. Подчеркивается единство технологии регистрации и контроля исполнения документов, которая основана на использовании единой формы регистрационно-контрольной карточки. На этой же основе достигается и единство построения справочной системы. Другими словами, единая регистрационно-контрольная карточка была спроектирована таким образом, что могла быть использована для регистрации документов, их учета, контроля исполнения и поиска документной информации. При этом строго соблюдался основной принцип регистрации. Форма карточки была разработана как типовая, ЕГСД закрепляла ее размеры, состав реквизитов и зоны их расположения.

Форма карточки приведена в приложении к ЕГСД и, хотя в настоящее время она не является обязательной, вполне может служить основой для разработки системы регистрации документов предприятия при использовании как традиционной, так и автоматизированной технологии ДОУ. Кстати многие организации и предприятия сейчас используют регистрационно-контрольную карточку, рекомендуемую ЕГСД, так как она содержит необходимые реквизиты для регистрации документов.

“Контроль исполнения документов”. В ЕГСД была поставлена задача организации контроля за каждым документом, требующим ответа и исполнения. В разделе закреплены основные принципы организации контроля, его технология, установлены сроки исполнения документов. Как уже говорилось, технология контроля за исполнением документов основана на применении все тех же регистрационно-контрольных карточек, составляющих сроковую картотеку.

Применение рекомендаций ЕГСД в современных условиях значительно облегчает организацию контроля за сроками исполнения документов. Сроковые картотеки можно вести, как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД: перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю. Эти формы могут служить основой и для разработки соответствующих форм по итогам контрольной деятельности на конкретном предприятии.

Положения, включенные в следующий раздел ЕГСД “Составление номенклатур дел и формирование дел”, заслуживают особого внимания, так как они получили закрепление во всех более поздних нормативно-методических документах практически в неизменном виде.

Раздел, подготовленный как рекомендательный, после выхода ЕГСД нашел почти повсеместное применение. В 1980 году Положение о ГАФ СССР закрепило обязательное использование рекомендаций раздела. В разделе рассматривается ряд элементов методики составления номенклатуры дел, порядок ее согласования и утверждения, правила индексации дел. Кроме того, в него включены правила систематизации отдельных категорий документов при формировании их в дела. В приложениях к ЕГСД приводится форма номенклатуры дел. Более подробно эта методика была раскрыта в Основных правилах работы ведомственных архивов (1986 г.)

Такое же широкое применение получили (и получают в настоящее время) рекомендации раздела “Подготовка документов к последующему хранению и использованию”. В нем речь идет об экспертизе ценности документов, правилах подготовки документов к хранению после окончания их делопроизводством, порядке их передачи на дальнейшее хранение.

ЕГСД раскрывает основы организации и деятельности экспертных комиссий, требования к их составу, функциям, документированию деятельности. Нужно сказать, что проблемам научно обоснованного отбора документов для хранения и уничтожения на многих предприятиях уделяется очень мало внимания. Это особенно характерно для негосударственных коммерческих предприятий. Однако современное законодательство все чаще обращается к вопросам документационного обеспечения управления. В частности, ряд законодательных норм обязывает негосударственные предприятия организовать хранение управленческой, кадровой и др. документации в соответствии с современными нормами и правилами. Проведение этой работы ложится на службы ДОУ, в том числе на секретарей руководителей фирм. И в этом им может помочь ЕГСД, так как в данный раздел включены также рекомендации по составлению описей документов постоянного и временного хранения, изложен порядок передачи дел в архив организации, оформления годовых разделов описей, графика передачи дел. В разделе приводятся и сведения о сроках хранения документов, но ими руководствоваться не следует. В настоящее время действуют современные нормативные документы по определению сроков хранения документации, например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения (2000 г.).

Помощь в работе секретарей и других специалистов по документационному обслуживанию могут оказать документы, составляющие приложения к ЕГСД. Некоторые из них уже упоминались. Это Примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов; Типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции; форма регистрационно-контрольной карточки; формы для сведений по контролю исполнения документов; форма номенклатуры дел.

На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:
обеспечение юридической силы документа;
организацию длительного хранения документов и последующего их использования;
рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Содержание работы

I.ВВЕДЕНИЕ 3
II.ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 6
III УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ 12
IV ЗАКЛЮЧЕНИЕ 16
V Список использованной литературы 17

Файлы: 1 файл

документоведение.doc

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ФАКУЛЬТЕТ ЗАОЧНОГО СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Кафедра делового иностранного

Контрольная работа по дисциплине:

Студент: IV курса заочной формы обучения

Специальность: бухгалтерский учет, анализ и аудит

№ студенч. Билета БА08з-851

Жейда Кристина Николаевна

Ст. преподаватель: Игнатюк Зоя Ивановна

Дата сдачи в деканат:______________ _______

Мурманск 2011 г.

обеспечение юридической силы документа;
организацию длительного хранения документов и последующего их использования;
рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является одобренная, принятая изданная 23 мая 1988 г. Государственная система документационного обеспечения управления — ГСДОУ.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

• состав управленческих документов;

• порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

• общие требования к составлению текстов управленческих документов.

2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;

• контроля исполнения документов;

• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

3. Механизация и автоматизация работы с документами.

4. Организация службы документационного обеспечения управления.

По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации 1 .

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

– совершенствование форм и методов работы с документами;

– обеспечение единого порядка документирования;

– обеспечение единого порядка работы с документами;

– контроль за исполнением документов;

– унификация форм документов;

– сокращение по возможности документооборота;

– методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

– внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники. 2

В связи с появлением новых технологий, таких как компьютеры, многие были уверенны что бумажный документооборот станет меньше, но это мнение оказалось ошибочным. Большинство документов хранится одинаковое время наряду с электронными носителями.

II.Основные положения

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) представляет собой комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях.

Основные положения ЕГСД распространяются на организационно- распорядительную документацию) создаваемую во всех звеньях органов государственного управления, суда, прокуратуры, администрации предприятий и учреждений, а также общественных организаций. На остальные документы учреждений положения ЕГСД распространяются в части, касающейся общих принципов работы с ними и подготовки к сдаче их в архив.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов; выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

• с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

• с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

• с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

• с юридической службой;

• со службой документационного обеспечения;

• с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Читайте также: