Документы по оформлению отпусков реферат

Обновлено: 02.07.2024

В отпуска сотрудники уходят круглый год. Поговорим о том, как документировать отпуска.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска

Документирование факта предоставления работникам предприятия отпусков производится посредством издания соответствующего приказа (распоряжения). В общем случае правом издания приказов о предоставлении отпусков обычно наделяется руководитель предприятия, а распоряжений о предоставлении отпусков - другие уполномоченные руководителем предприятия должностные лица (например, из числа заместителей руководителя, руководителей филиалов и др.).

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся:

- заявление о предоставлении отпуска;

- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

В необходимых случаях в качестве основания для издания приказа (распоряжения) могут использоваться и иные документы, подтверждающие право работника на соответствующий отпуск.

Уточним, что приказами (распоряжениями) документируется факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок предоставления отпусков работникам предприятия - их виды, продолжительность, размер выплачиваемых при предоставлении отпуска денежных средств и т. п. - определяется в соответствии с гл. 19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками.

В общем случае основанием для предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска служат график отпусков и соответствующее заявление.

В соответствии с гл. 19 ТК РФ работникам предприятия, заключившим трудовые договоры, предоставляются следующие виды отпусков:

- ежегодные оплачиваемые отпуска - с сохранением места работы (должности) и среднего заработка за весь период отпуска - на общих основаниях (продолжительностью 28 календарных дней);

- ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска - работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; работникам, имеющим особый характер работы; работникам с ненормированным рабочим днем; работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных законодательством, локальными актами предприятия или трудовыми договорами, заключенными с соответствующими работниками;

- отпуска без сохранения заработной платы - по семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам на срок, определяемый по согласованию между работником и работодателем. При этом работодатель обязан предоставлять отпуск без сохранения заработной платы следующим категориями работников (на основании поданных работниками письменных заявлений): участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году; работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году; родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы - до 14 календарных дней в году; работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году; работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней; в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными актами предприятия.

В соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска в личную карточку работника вносятся необходимые дополнения.

Документы, сопровождающие издание приказа (распоряжения)

о предоставлении отпуска

1. График отпусков.

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам предприятия определяется в соответствии с графиком отпусков. Функциональное назначение графика отпусков заключается в установлении очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии, а также в информировании должностных лиц и работников о планируемом времени предоставления последним ежегодных оплачиваемых отпусков.

Обычно проект графика отпусков составляется по структурным подразделениям предприятия уполномоченными должностными лицами. После этого проект визируется руководителем соответствующего подразделения, сотрудником отдела кадров, согласуется с выборным представительным органом работников и утверждается руководителем предприятия. Как правило, оформление проекта графика отпусков производится с применением унифицированной формы N Т-7.

Работники предприятия должны быть ознакомлены с графиком отпусков, как правило, не позднее, чем за две недели до предполагаемой даты начала предоставляемого им ежегодного оплачиваемого отпуска. Уточним, что продолжительность этого отпуска согласно ст. 115 ТК РФ в общем случае должна составлять не менее 28 календарных дней.

При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. Таким образом, основанием для предоставления отпуска, срок которого был изменен в установленном ТК РФ порядке, наряду с заявлением работника является приказ о внесении изменений в график отпусков. Обстоятельства, вследствие которых возникла необходимость в издании такого приказа, должны быть документально подтверждены.

2. Уведомление работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска.

В соответствии со ст. 123 ТК РФ работник должен быть предупрежден о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска.

Такое предупреждение (уведомление) (в соответствии с общим порядком предупреждения (уведомления)) следует направлять работнику персонально и в письменной форме.

Допускается предупреждение работников одного структурного подразделения об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочей тетради руководителя структурного подразделения (с соблюдением вышеуказанного срока).

3. Заявление о предоставлении отпуска.

Заявление о предоставлении отпуска - это документ, содержащий просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого документа состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска.

Подготовка заявления производится лично работником в соответствии с установленной предприятием формой (образцом). В заявлении о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в качестве основания указывается график отпусков.

При подготовке заявления о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска или отпуска без сохранения заработной платы к нему следует приложить документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя.

Отметим, что в соответствии со ст. 122 ТК РФ право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации. Предоставление последующих ежегодных оплачиваемых отпусков производится в соответствии с графиком отпусков с учетом стажа работы работника, дающего ему право на предоставление отпуска.

4. Записка-расчет о предоставлении отпуска.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска производится оформление записки-расчета о предоставлении отпуска работнику с применением унифицированной формы N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". Указанный документ предназначен для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска.

Формулировки приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска

Как правило, оформление проекта приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм N Т-6 (N Т-6а). При этом форма N Т-6 применяется для документирования факта предоставления отпуска одному работнику, тогда как форма N Т-6а - для документирования факта предоставления отпуска двум и более работникам. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. Формулировки приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска представлены ниже.

Документы на отпуск — их требуется целый пакет. В нашем материале расскажем, какие документы нужны для отпуска в стандартной и нестандартных ситуациях, и предложим подходящие для этого бланки и образцы.

Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь

Документы для предоставления отпуска начинают формироваться задолго до того, как работники отправятся отдыхать. Первым и очень важным документом из нашего пакета является график отпусков. Составляют его в конце года. Утвердить график на следующий рабочий год работодатель должен не позднее чем за 2 недели до окончания декабря. При установлении очередности отпусков работодателю рекомендуется учитывать пожелания работников. В то же время график должен быть составлен так, чтобы отпуска не сказывались негативно на деятельности фирмы.

Подробнее о том, в каком порядке предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска, читайте в этой статье.

Составляют график по унифицированной форме Т-7 или по форме, принятой в организации. Для утверждения графика может издаваться приказ, образец которого вы найдете здесь. Если в течение года случаются события, не вписывающиеся в установленную очередность отпусков, в график могут вноситься изменения.

Документы по оформлению отпуска: уведомление

Если работник идет в отпуск по графику, за две недели до его начала работодатель должен уведомить работника об этом. Как именно это делать, нигде не прописано. На практике используются несколько способов уведомления (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1):

Работнику направляется отдельный документ — извещение или уведомление. Составляют его в свободной форме с указанием даты начала и количества дней отпуска. Как правило, делают два экземпляра уведомления, один из них с подписью работника хранится у работодателя. Формулировка может быть следующей:

Работодатель ведет специальную ведомость или журнал, где работники ставят свою подпись и дату уведомления об отпуске.
Графой об уведомлении дополняется непосредственно график отпусков. Когда приходит время, работники расписываются в этой графе с указанием даты их уведомления.
Уведомление включают непосредственно в приказ об отпуске. В этом случае приказ должен быть издан не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем работник и распишется о том, что извещен о предстоящем отдыхе.

Что будет, если не уведомить работника о начале отпуска? Работник может перенести свой отпуск, а работодатель — заработать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Уведомление не требуется, если работник идет в отпуск вне графика на основании заявления.

Подробнее об этом читайте:

Какие документы нужны непосредственно для оформления отпуска

Для приказа это форма Т-6. Образец и комментарии по заполнению вы найдете здесь.
Для записки-расчета — форма Т-60. Об этом документе читайте тут.

Какие еще документы используются при оформлении отпуска

Указанный выше алгоритм документирования отпусков используется в общих случаях. Но могут быть и частности. Например, работник может захотеть перенести отпуск и пойти отдыхать не по графику. В этом случае он должен написать заявление о переносе, а вы, если вы не против, издать соответствующий приказ.

Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков (в форме Т-7 это графы 8 и 9), а также в личной карточке.

Аналогичным образом оформляется перенос отпуска из-за больничного. Если отпуск не переносится, а продлевается на дни болезни, сделать это можно на основании больничного, оформлять приказ о продлении отпуска не обязательно.

В особом порядке оформляется и отзыв работника из отпуска. Данная процедура подробно описана в этой публикации.

Итоги

Стандартная схема документооборота по отпускам такова:

в конце года — график, чтобы наметить время отдыха;
за две недели до отпуска — уведомление, чтобы исполнить график;
за три дня — приказ и записка расчет, чтобы выплатить отпускные;
во время отпуска и до его окончания — табель и личная карточка, чтобы зафиксировать факт использования отпуска.

Но от нее могут быть отступления.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, отпусков без сохранения заработной платы. Составление и заполнение графика отпусков. Трудовые отношения между работником и работодателем. Трудовой стаж для получения права на предоставление отпуска.

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	дипломная работа
Язык	русский
Дата добавления	13.06.2011
Размер файла	127,5 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

40. Доронина Л. График отпусков: исполняем и планируем // Кадровое делопроизводство. - 2008. - №12. С. 37-40.

41. Захарова И.В. Учебные отпуска и другие льготы работникам, обучающимся в образовательных учреждениях высшего профессионального образования // Справочник кадровика. - 2004. - № 3. С. 14-17.

42. Коршунова Т. Удлиненные отпуска // Социальная защита. - 2005. - №7. С. 21-26.

43. Майорова Е. Отпуск поневоле // Управление персоналом.- 2006. - №18. С. 6-7.

44. Миронов В.И. Трудовое право России. - 2004.

45. Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Заработная плата в современных условиях. - 2003.

46. Орловский Ю.П., Нуртдинова А.Ф., Чиканова Л.А. 500 актуальных вопросов по трудовому кодексу РФ: комментарии и разъяснения. - 2007.

47. Орловский Ю.П. Комментарий к Трудовому кодексу РФ. - 2009.

48. Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Заработная плата в современных условиях. - 2003.

49. Северская О. Как правильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству? // Кадровое дело. - 2008. - №9. С. 27-30.

50. Теплицкая Т.Ю. Справочник менеджера по кадрам. - 2005.

51. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. -- 1982.

52. Французова Л.И. Вы уже составили график отпусков? Давайте проверим! // Кадровое дело. - 2006. - №12. С. 11-14.

Таблица 1. Продолжительность удлиненных отпусков. Составлено по: Теплицкая Т.Ю. Справочник менеджера по кадрам. - 2005. - С. 231.; Коршунова Т. Удлиненные отпуска // Социальная защита. - 2005. - №7. - С. 12.; действующее законодательство.

График отпусков – это основной документ, который определяет порядок предоставления работникам отпусков в течение календарного года. Это обязательный документ организации (см. часть вторую ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации; далее – ТК РФ).

Унифицированная форма графика отпусков № Т-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, однако использовать ее в организации не обязательно, поскольку с 01.01.2013 формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. То есть организация может либо самостоятельно разработать соответствующие формы документов, в том числе график отпусков, либо использовать формы, утвержденные Госкомстатом России. Для этого достаточно включить в приказ об учетной политике пункт, разрешающий использовать для создания первичных учетных документов унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

На практике форма № Т-1 – самая распространенная форма графика отпусков, поэтому рассмотрим основные аспекты подготовки и заполнения графика на ее примере.

РАБОТА НАД ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ

Работа над подготовкой графика отпусков начинается после того, как руководитель организации издал соответствующий приказ, в котором назначил ответственного за подготовку документа и обозначил срок выполнения этой работы.

Процедуру, сроки составления, правила оформления, согласования и утверждения целесообразно прописать в локальном нормативном акте, например, в инструкции по кадровому делопроизводству.

Чтобы быстро спланировать отпуска работников организации и вовремя подготовить документ с графиком отпусков для утверждения, следуйте шагам, приведенным в алгоритме (Схема).

Подробно рассмотрим все шаги алгоритма.

Шаг 1: определите, кого не включать в график отпусков

Руководствуйтесь общим количеством числящихся в организации работников, которым следует предоставить отпуск в наступающем году. Включайте в график отпусков работников, которым положены ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска. К ним также относятся:

– работники, занятые по совместительству;

– работники, принятые по срочным трудовым договорам;

– работники, которые в наступающем году выйдут на работу из длительного отпуска (например, из отпуска по уходу за ребенком).

Шаг 2: определите, чей отпуск превышает стандартную продолжительность основного оплачиваемого отпуска

Согласно части первой ст. 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Однако ТК РФ и некоторые федеральные законы устанавливают категории работников, которым положен удлиненный основной оплачиваемый отпуск, продолжительность которого дольше, чем 28 дней (Таблица 1).

Кроме этого, удлиненные отпуска положены докторам и кандидатам наук, государственным гражданским служащим, муниципальным служащим, судьям, сотрудникам органов внутренних дел, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета Российской Федерации, сотрудникам таможенных органов, спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб и профессиональных аварийно-спасательных формирований и т.д.

Шаг 3: определите, кто имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск

В некоторых случаях работникам положен не только основной оплачиваемый отпуск, но и дополнительный оплачиваемый отпуск (Таблица 2).

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются и иным лицам в случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Например, государственным гражданским служащим, муниципальным служащим, судьям, сотрудникам органов внутренних дел, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета Российской Федерации, сотрудникам таможенных органов, спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб и профессиональных аварийно-спасательных формирований и т.д.

Н.В. Сенаторова, корпоративный юрист

Читайте также: