Документооборот в колледже реферат
Обновлено: 06.07.2024
В последнее время в рамках информатизации образования все больше говорят об электронном документообороте. Ни одна организация в современном обществе не может существовать без грамотно организованной системы электронного документооборота.
Многие образовательные учреждения уже осознали необходимость внедрения автоматизированных средств управления учебным процессом и некоторые из них даже приняли попытки самостоятельной разработки и внедрения подобных систем. Решение обозначенной задачи не такое простое, каким может показаться на первый взгляд - сложность управления учебным процессом заключается в том, что оценка качества управления и корректировка учебных планов, распределения нагрузки преподавателей, расписания занятий возможны только после завершения определённого цикла обучения (семестра, учебного года).
Использование автоматизированной системы управления учебным процессом позволяет координировать потоки информации, ускорять процессы её обработки, оптимизировать процессы принятия управленческих решений.
I глава. Организация электронного документооборота
в российских госучреждениях
Современные технологии проникли во все сферы деятельности человека. Двадцать лет назад Интернет и сотовые телефоны казались чем-то непонятным и недостижимым. На сегодняшний день уже сложно себе представить человека, который живет и не пользуется этими предметами. Повсюду внедряются новые технологии, в жизнь вошли такие понятия, как электронное правительство и электронный документооборот. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повышает эффективность управления образовательным учреждением.
В настоящее время образовательные учреждения оказывают следующие электронные услуги: прием заявлений и зачисление детей в общеобразовательные учреждения; предоставление информации о порядке проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего и среднего (полного) общего образования, в том числе в форме единого государственного экзамена и о результатах ЕГЭ; предоставление информации об образовательных программах и учебных планах, рабочих программах учебных курсов, предметов, дисциплин (модулей), годовых, календарных, учебных графиках; предоставление информации о текущей успеваемости учащегося, ведение электронного дневника и электронного журнала успеваемости.
На сегодняшний день автоматизация документооборота учреждений образования также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов прошлого века. Причин для этого много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа, на бумагу и копирование документов тратится немало средств; на подготовку и согласование документов уходит много времени.
Внедрение системы электронного документооборота решает все эти проблемы, а также позволяет обеспечить согласованную работу всех подразделений сферы образования; упростить работу с документами, повысить ее эффективность; повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысить оперативность доступа к информации; разграничить права доступа сотрудников к информации.
Введение классного журнала в электронной форме — это попытка прийти к единому информационному пространству школы, в котором были бы объединены учителя, администрация, ученики и их родители.
В современной школе информационные технологии должны использоваться как естественный элемент образовательной среды: должно быть создано виртуальное образовательное пространство (виртуальное общение, массовые видеоконференции, виртуальные образовательные программы, виртуальные экскурсии и лаборатории, электронный документооборот, электронные дневники, автоматизированные системы учета достижений учеников и учителей). Именно к такой структуре организации документооборота должны стремиться все учебные заведения.
II глава. Использование систем электронных журналов и дневников в российских школах
Внедрение электронных форм отчетности в образовательную деятельность предусматривает практическое использование систем электронных журналов и дневников в большинстве школ страны, что должно обеспечить рост качества и повышение эффективности системы образования Российской Федерации в целом. [2, c .7] На сегодня в образовательных учреждениях субъектов Российской Федерации используется более десяти различных программных пакетов и сервисов.
Проект Дневник.ру предлагает ряд инструментов для организации дистанционного процесса обучения, что позволит школьникам, находясь дома, не отстать от программы и проявить способности к самостоятельному изучению предметов, перенести все классные мероприятия в виртуальное пространство и участвовать в них дистанционно (во время карантина).[4, c .2]
В настоящее время идет большая планомерная работа со всеми образовательными учреждениями по внедрению электронного документооборота в условиях реализации Национальной образовательной инициативы "Наша новая школа", модернизации и инновационного развития школы XXI века. Система "Наша новая школа" – это мониторинг образовательной деятельности, предоставляемых услуг, реализации образовательных стандартов и технологий обучения, оплаты труда учителей общеобразовательных школ, лицеев, гимназий по всей стране.[3, c . 4]
Цель – рассмотрение такой системы как документооборот.
Основные задачи – выявить основную составляющую документооборота, рассмотреть его организацию, как он осуществляется на предприятии, сравнить электронный и бумажный документооборот.
Содержание
Введение…………………………………………………………………………. 3
1.Документ - основная составляющая документооборота……………………..4
2.Жизненный цикл документов…………………………………………………..6
3.Организация документооборота……………………………………………….8
4.Маршруты прохождения документов………………………………………..11
5.Электронный документооборот……………………………………………. 12
Заключение………………………………………………………………………15
Список использованной литературы…………………………
Прикрепленные файлы: 1 файл
информатика.docx
Министерство образования Нижегородской области
Государственное образовательное учреждение
Нижегородский государственный инженерно- экономический институт
2 курса, группа 09БО
1.Документ - основная составляющая документооборота……………………..4
2.Жизненный цикл документов……………………………………… …………..6
3.Организация документооборота…………………………………… ………….8
4.Маршруты прохождения документов………………………………………..11
5.Электронный документооборот……………………………………… ……. 12
Список использованной литературы…………………………………………. 16
Следовательно, в данном реферате объектом исследования является документооборот.
Цель – рассмотрение такой системы как документооборот.
Основные задачи – выявить основную составляющую документооборота, рассмотреть его организацию, как он осуществляется на предприятии, сравнить электронный и бумажный документооборот.
Источники информации теоретической основой данной работы - материалы периодической печати и материалы электронных ресурсов.
1.Документ - основная составляющая документооборота
Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Основой документооборота является документ.
Документ — материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи ли изображения, оформленный по определенным правилам, заверенный в установленном порядке и предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента.
Выделяют несколько типов документов, используемых в работе предприятия:
- входящие. Это документы от внешних партнеров. Принимаются к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).
-исходящие. Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело .
-внутренние. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело. Документы каждого из этих типов могут быть достаточны разнообразны: письма, распоряжения, циркулярные указания .
Основное свойство документов — наличие реквизитов.
Реквизит состоит из реквизита-признака, характеризующего качественные свойства описываемого объекта (наименование, время действия и т. д.), и реквизита-основания, дающего количественную характеристику этому объекту. Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, образует показатель. На основе показателей строятся документы, которые могут включать в себя один или несколько из реквизитов, показателей и документов, характеризующих какой-либо объект, называемый информационной совокупностью.
Документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным регистрационным номером. Для входящих документов используется однозначная их нумерация по исходящим номерам: контрагент, номер исходящего у контрагента, дата выпуска документа. Все уникальные номера должны проставляться системой автоматически.
Реквизиты документов у каждого заказчика свои, характерные только для него. В то же время можно выделить общую часть реквизитов, которые встречаются практически у всех партнеров. К общим можно отнести: регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно. Источник документа (контрагент) - указывает на источник получения документа. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия. Ответственный исполнитель документа - указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда только один.
Организация работы с документами закреплена в различных ГОСТах, разработана государственной системой документационного обеспечения управления. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации .
2.Жизненный цикл документов
1)разработку содержания документа;
На стадии разработки документ считается неопубликованным и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя. Стадия опубликованного документа включает в себя стадии:
1)активный (интенсивный) доступ;
2)активное хранение документа. Все сроки, которые необходимо хранить тот или иной документ, определяет комиссия экспертов в процессе проведения экспертизы. Они бывают постоянные и временные.
На постоянные сроки следует определить те виды бумаг, которые считаются ценными практически и содержат исторически важную информацию. Прежде всего, к данному виду бумаг следует отнести отчеты финансового отдела предприятия. Так же сюда включаются бумаги, которые говорят о создании предприятия, о его деятельности, процессах делопроизводства.
Остальные бумаги следует хранить только временно. Здесь так же есть деление на долгосрочное хранение и краткосрочное. К первому виду относятся все бумаги, которые хранятся больше чем десять лет, с момента исполнения документа. К краткосрочным относят документы, имеющие сроки хранения меньше чем десять лет.
Практически все документа с отдела кадров определяются как долгосрочные, то есть они хранятся не меньше семидесяти пятилетнего периода. 3)уничтожение документа. По истечении времени некоторые архивные документы теряют свою ценность для предприятия, однако продолжают оставаться источником информации для конкурентов. Таким образом, для исключения возможности использования устаревших сведений в каких-либо целях происходит уничтожение документов.
Права на опубликованный документ – право на чтение. Кроме него могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.
3.Организация документооборота
Основным принципом документооборота является отсутствие локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение.
Основным инструментом работы с документом является автоматизация рабочего места, по возможности, объединение в локальные сети. Это позволяет централизованно отслеживать ход дела.
Основным местом хранения документов является канцелярия. Основная задача канцелярии – обеспечение движения входящих документов.
Выделяют следующие этапы прохождения документов:
- контроль исполнения, систематизация, формирование, составление описи, передача в архив.
При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
- ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
- полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.
В статье рассматривается документация образовательной организации СПО, а также приводятся конкретные примеры.
Ключевые слова: входящая документация, исходящая документация, внутренний документ
Самым распространённым видом входящей документации в образовательном учреждении являются письма по учебным вопросам, которые могут поступать из органа опеки и попечительства, а также от других органов государственной власти и других образовательных учреждений (о подтверждение обучения в образовательной организации, о получение академической стипендии и т. д.).
Не менее важную роль в деятельности образовательной организации играет внутренний документ — это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы по своей структуре делятся на четыре группы: 1. Организационные, которые регламентируют деятельность самого образовательного учреждения. Примером данной документации могут выступать Устав, Положения об отделах, службах, правила и т. д.); 2. Распорядительные — это те документы, которые издаются директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений (например: приказы о зачислении или об отчислении студентов, распоряжения; 3. Информационно-справочная документация создается с целью решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки на студентов, которые не приступили к занятиям с момента их зачисления, а также те, которые отсутствуют по неуважительной причине, характеристики на студентов, которые оформляются, как правило, кураторами группы); 4. Учебно-педагогическая документация, как правило, оформляется преподавателем или куратором группы, а также членом приемной комиссии. В эту категорию документов входит алфавитная книга записи обучающихся, анкеты студентов, личные дела обучающихся, классные журналы, журнал учета пропущенных и замещенных уроков и др.).
Устав колледжа включает несколько разделов: 1. Общие положения; 2. Цели образовательного процесса. Виды реализуемых образовательных программ; 3. Платные образовательные услуги; 4. Структура финансовой и хозяйственной деятельности учреждения; 5. Компетенция, права, обязанности и ответственность учреждения; 6. Управлением учреждением; 7. Реорганизация и ликвидация учреждения; 8. Локальные нормативные акты; 9. Заключительные положения.
В Уставе колледжа также можно рассмотреть гриф согласования и гриф утверждения документа, которые являются обязательными реквизитами в документе.
Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность работы организации, в данном случае образовательной организации.
Положение разрабатывают по инициативе руководителей образовательного учреждения в лице директора, а также руководителей структурных подразделений.
Положение оформляется на общем бланке образовательной организации и содержит следующие реквизиты: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, гриф утверждения документа.
Следующий документ, который подлежит нашему рассмотрению, является характеристика на студента. Как и докладная записка, данный вид документации не имеет унифицированной формы. Но существует, как положительная характеристика на студента, так и отрицательная.
Как правило, положительная характеристика с места обучения требуется для перевода в другое образовательное учреждение или при устройстве на работу.
Отрицательные характеристики на студента также имеют место быть в образовательных учреждениях. Обычно, это является обязательным действием для постановки на внутриколледжный учет.
Данная характеристика оформляется на листе в 2 экземплярах (1 экземпляр вкладывается в личное дело студента, а 2-й отправляется, соответственно в органы опеки и попечительства) формата A4 и подписывается руководителем образовательной организации в лице директора, ставится печать организации.
В характеристике обязательно должны указываться личные данные студента (относящиеся к категории биологического или социального сиротства), отношение к учебе, информация об участии в жизни колледжа (участие в конференциях, олимпиадах, спортивных мероприятиях и т. д.).
Таким образом, мы рассмотрели входящую, исходящую и внутреннюю документацию, а также проанализировали отдельные виды документов, с которыми чаще всего встречается образовательная организация.
Основные термины (генерируются автоматически): образовательная организация, орган опеки, положение, студент, данные, документ, куратор группы, лицо директора, образовательное учреждение, Тульский колледж строительства.
Из нашего колледжа выходят самостоятельные, здоровые, востребованные личности, настоящие граждане и просто хорошие люди!
здравствуйте. хотела спросить, я знаю что в этом году экзамены отменены,поэтому хотела спросить каки.
В последнее время происходит стремительное развитие информационных технологий. Это связано с тем, что во всем мире возросли информационные потоки. Объем информации, который используется сегодня в процессе функционирования колледжа, постоянно увеличивается, а текущая информация часто изменяется. Поэтому должностным лицам колледжа, ответственным за ведение документооборота и другим участникам образовательного процесса приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени. Это негативно сказывается на эффективности работы учебного заведения.
На сегодняшний день автоматизация документооборота учреждений образования актуальна и необходима. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным, бумажным способом: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование документов тратиться немало средств; на подготовку и согласование документов тратится много времени.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также обеспечит согласованную работу всех подразделений колледжа; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда работников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации; позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
Каждая из выше названных папок открыта для чтения всего педагогического состава колледжа. В зависимости от направления работы корректировка информации в блоках возможна лишь руководителям подразделений ( директору, заместителям директора, заведующим дневного и заочного отделений, методисту, председателям ЦМК, координатору по внедрению информационных технологий, председателю КДМ).
Таким образом, подобная автоматизация документооборота для ведения отчётности в электронном виде, сокращения временных затрат работников колледжа в процессе решения повседневных задач, ведения электронного архива по всем видам документации, используемой учебным заведением, позволит вывести колледж на новый уровень развития, совершенствовать административно-управленческую работу, а также повысить уровень материально-технического оснащения организации.
Учебное занятие по физике с использованием системы электроного документооборота
Переоценить преимуществаэлектронного документооборота сложно. Компьютеры есть в каждом колледже, а Интернет и скоростные каналы позволяют обмениваться документами в считанные секунды, в любое время иметь к ним доступ, согласовывать и распределять потоки внутри учебного заведения, предоставлять документы в соответствующие инстанции.
Читайте также: